Redbox senkt mit Smartsheet Control Center die Kreativkosten der Marke um 20 % und wirbt gleichzeitig für mehr Produkte

Der Redbox-Kiosk ist eine bekannte Einrichtung an 40.000 Einzelhandelsstandorten in den USA. An diesen Kiosken können Kunden Filme auf DVD und Blu-ray-Disc leihen oder kaufen. In den letzten beiden Jahren hat Redbox sein Angebot um Streaming-Inhalte, kostenlose werbegestützte Angebote und Live-TV ergänzt. Das Unternehmen wuchs und benötigte eine bessere Möglichkeit zum Verwalten seiner kreativen Marketinginhalte. Mit Smartsheet kann Redbox Tausende von Kampagnen-Assets verwalten und nachverfolgen, um das Angebot innovativer Produkte zu expandieren.  

„Wann immer wir über die Einführung neuer Produkte oder Dienste nachdenken, hat die Frage ‚Wie können wir damit die Probleme der Kunden angehen und lösen?‘ oberste Priorität“, sagt Durriya Gunja, Senior-Leiterin Marke, kreative Dienstleistungen und Content-Management bei Redbox.

„Mit Smartsheet können wir Lösungen entwickeln, die unsere Marke von Mitbewerbern abhebt, und die von unseren Kunden nachgefragten Services effizient und erfolgreich bereitstellen.“

In der Unterhaltungsbranche nimmt der Wettbewerb zu. Die großen Media-Streaming-Unternehmen und DVD-Verleiher buhlen um die Gunst und Treue der Kunden. Redbox hat eine einzigartige Marke, die moderne Online-Streaming-Angebote mit Millionen von physischen DVDs und Blue-ray-Discs kombiniert, die seit Gründung des Unternehmens an Kunden verliehen wurden. Als Gunja 2017 bei Redbox anfing, war sie allein für die Marken- und kreativen Services verantwortlich. Als das Unternehmen dann expandierte, musste sie Hunderte von kreativen Marketingprojekten entwickeln und umsetzen – ganz ohne formalisierten Prozess. 

Gunja benötigte eine Plattform, auf der kreative Inhalte und Projektstatus zentral verwaltet werden können. Außerdem war es wichtig, dass ihre vielbeschäftigten Kollegen und die neu eingestellten Mitarbeiter schnell in die Verwendung der Plattform einsteigen konnten. Gunja hatte Smartsheet zuvor für das Event-Management verwendet und wusste, dass sich damit Lösungen ganz schnell implementieren lassen, um effizienter zu arbeiten.

„Meine Erfahrung mit Smartsheet in der Vergangenheit war sehr begrenzt, daher kannte ich nicht alle Funktionen“, sagt Gunja. „Andere Lösungen schienen mühsam zu sein, mit langen Vorlaufzeiten bis zur Implementierung – irgendwo zwischen 6 Monaten und einem Jahr. Diese Zeit hatte ich einfach nicht. Daher begann ich, unsere Projekte mit Smartsheet zu digitalisieren. Damals wusste ich noch nicht, wie sehr diese Entscheidung zu einer so positiven Entwicklung für uns beitrug.“

Reibungsloser Projektablauf dank Automatisierung

Heute leitet Gunja ein 10-Personen-Team, das mit Smartsheet Control Center einen standardisierten Prozess für die Projektanforderung und -umsetzung eingerichtet hat. Projekte werden über ein Onlineformular beantragt, mit dem automatisch ein Kreativ-Briefing erstellt und ein Projektmanager mit der Planung eines Kick-offs beauftragt wird. 

Die Projektvorlagen füllen einen Zeitplan mit integrierten Prozess-Workflows und Benachrichtigungen über einen Zeitraum von zwei oder vier Wochen. Darüber hinaus gibt es eine separate maßgeschneiderte Kurzdarstellung für dringende Projekte, die in fünf oder weniger Tagen benötigt werden. Die Vorlagen sind gesichert, sodass versehentliche Fehler vermieden werden, und können in den meisten Fällen über Control Center aktualisiert werden. Mit ihnen lassen sich Projekte in einem Bruchteil der 5–10 Minuten einrichten, die für eine manuelle Projekterstellung erforderlich sind.

Das Team verwaltet derzeit zwischen 70 und 100 Projekte, einschließlich der Erstellung von 1.000 Assets jeden Monat. Dazu gehören beispielsweise E-Mail-Texte, Sticker, Banner, Live-Videos oder Animationen usw. Smartsheet macht es einfach, den Status eines ganzen Projekts und aller dazugehörigen Assets im Blick zu behalten.  

„Bevor wir mit der Verwendung von Control Center begannen, mussten wir viele Dinge manuell erledigen“, sagt Gunja. „Das Kreativ-Briefing musste manuell aus den Unternehmensinformationen zusammengestellt werden, was sehr viel Zeit erforderte – sowohl auf der Kundenseite als auch auf der Projektmanager-Seite. Es war eine enorme Zeitersparnis, dass die Erstellung des Kreativ-Briefings mit Control Center automatisiert wird und automatisch Benachrichtigungen an die Stakeholder versendet werden. Auch die Stakeholder werden entlastet. Es fühlt sich so an, als wäre der Prozess auf Autopilot gestellt.“

Detaillierte Berichte fördern die strategische Entscheidungsfindung

Es ist zwar sehr hilfreich, dass Hunderte von Projekten gleichzeitig verwaltet werden können, aber Gunja nennt als wirklich entscheidenden Vorteil von Smartsheet die Berichte, die sich damit generieren lassen. Die Projektinformationen werden in die Dashboards importiert. Darin werden Projektstatus und Prognose nach Kosten und Budget, Share of Voice, Geschäftszweig, Kanäle und mehr angezeigt. Sie kann sehen, wie viele Projekte in einem Monat oder Jahr abgeschlossen wurden und welche Assets in bestimmten Kanälen verwendet werden. Anhand der Daten kann sie die Bandbreite des Teams ermitteln und in Zeiten mit hoher Auslastung zusätzliche Unterstützung einplanen, die basierend auf vergangener Arbeit prognostiziert wird.

Mithilfe dieser detaillierten Informationen kann die Redbox-Unternehmensführung strategische Entscheidungen zu Unternehmensprioritäten treffen. Wenn das Unternehmen neue Produktangebote entwickelt und die Differenzierung der Marke vorantreibt, liefern die Daten Gunja und ihrem Team gute Argumente, um zusätzliche Ressourcen anzufordern oder neue Initiativen anzustoßen. Gunja sagt, dass Redbox eine kontinuierliche Verbesserung anstrebt und mithilfe von Forschungsdaten versucht, neue Ideen auszuprobieren und Risiken einzugehen; Smartsheet liefert zusätzliche Informationen, die den Entscheidungsfindungsprozess und die Ideenbildung unterstützen.

„Mit Smartsheet können wir unsere Zeit dort investieren, wo es am nötigsten ist“, sagt Gunja.

„Wir können nachverfolgen, ob wir ausreichend Zeit pro Geschäftssparte oder Share of Voice investieren und wo die Renditen erzielt werden. Wir können unsere Rendite dem investierten Aufwand gegenüberstellen. Ich teile diesen Bericht jeden Monat mit dem Führungsteam, um es darüber zu informieren, wofür wir unsere Zeit nutzen und wie viel Arbeit erledigt wird. Der Bericht ist sehr wichtig, um zu entscheiden, ob neue Ressourcen ergänzt werden sollten oder die Zahl der Projekte reduziert werden muss.“

Redbox verwendet auch Smartsheet Proofing und die Adobe-Integration der Plattform, um die Überprüfung einer Vielzahl von Inhalten zu optimieren. Teammitglieder können PDFs erstellen, sie für die Überprüfung durch Smartsheet freigeben und sämtliches Feedback zentral erfassen, ohne dazu jemals die Adobe Creative Cloud verlassen zu müssen.

Kosten reduzieren, aber nicht die Anzahl der Mitarbeiter oder Projekte

Dank Smartsheet konnte Redbox bei seinen kreativen Marketingprojekten viel Zeit und Geld sparen. Im letzten Jahr konnte das Team von Gunja die Kosten für kreative Projekte um 20 % senken – ohne Personal oder die Anzahl der durchgeführten Projekte zu reduzieren. Durch die Automatisierung und Kommunikation, die Smartsheet bietet, konnte das Team die Arbeitsprozesse beschleunigen und die Hindernisse beseitigen, die zu Verzögerungen oder Zusatzausgaben führen.

Gunja und ihr Team können die Arbeit jetzt effizienter erledigen und ihren Fokus vergrößern. Statt sich nur auf die einfache Projektumsetzung zu konzentrieren, haben sie jetzt mehr Zeit für strategische Ideenbildung und Planung. Die erfassten Daten ermöglichen einen detaillierten Überblick darüber, was funktioniert und wie. Die so gewonnene Zeit kann verwendet werden, um basierend auf dem erlangten Wissen neue Möglichkeiten zu finden, die Markenbekanntheit zu fördern, die Redbox-Produktangebote zu erweitern und die Kundenerfahrung kontinuierlich zu verbessern.  

„In meinem ersten Jahr bei Redbox lief ich immer herum, um mich über den Stand der Projekte zu informieren“, sagt Gunja. „Diese Informationen werden jetzt automatisch gefüllt. Ich muss lediglich die Berichte aufrufen. Wenn eine Frage auftaucht, muss ich nur auf eine Schaltfläche klicken, um herauszufinden, wie weit eine Aufgabe vorangeschritten ist und wer dafür zuständig ist. Das hat es mir ermöglicht, an allen strategischen Gesprächen mit Kunden beteiligt zu sein.“

Ein Grund für den großen Erfolg von Smartsheet ist, dass die Lösung einfach zu erlernen und zu verwenden ist. Gunja sagt, dass die Plattform fast überall bei Redbox eingesetzt wird. Es gab keine Rückschläge. Die Benutzererfahrung ist so einfach, dass neue Benutzer schnell den Einstieg finden, ohne überfordert zu sein. Es hilft, dass sie bei jedem Schritt im Projektverlauf ein Training integriert hat.

„Wir haben so enorm von Smartsheet profitiert, viel mehr, als ich mir damals bei der ersten Vertragsunterzeichnung vorstellen konnte“, berichtet Gunja. „Größere Plattformen erfordern so viel mehr Arbeit. Echte Zeiträuber. Oft verbringt man Stunden um Stunden damit, sich mit der Verwendung vertraut zu machen. Smartsheet hat uns das erspart. Je mehr wir Smartsheet nutzten, desto verständlicher wurde die Plattform für uns und desto mehr konnten wir damit erreichen – ganz intuitiv. Sogar heute noch fallen mir so viele Dinge ein, die ich damit machen möchte. Jeder sollte Smartsheet ausprobieren, um selbst zu erfahren, was es für einen Unterschied macht.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.