Palfinger sorgt mit Smartsheet für Klarheit, Struktur und Automatisierung in über 450 Projekten

Palfinger wurde vor über 90 Jahren gegründet und hat sich zu einem weltweit führenden Anbieter von Kran- und Hebelösungen entwickelt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Österreich beschäftigt über 12.000 Mitarbeitende und verfügt weltweit über 30 Produktionsstätten. Es ist vor allem für seine legendären Ladekrane bekannt, die man häufig auf Lkw, Schiffen und Zügen sieht. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen sein Sortiment erweitert. Heute umfasst es alles von Abrollkippern und LKW-Gabelstaplern bis hin zu Schiffsumschlagsystemen und Hubarbeitsbühnen.

Verwaltung von Projekten in unzusammenhängenden Tabellen

Als Head of PMO Global Operations bei Palfinger ist Nadir Doudou dafür verantwortlich, dass wichtige operative Projekte – von Fertigungsinitiativen bis hin zur internen Logistik und dem Einkauf – reibungslos ablaufen und echten Mehrwert liefern. Als er die Stelle antrat, stellte er fest, dass seine Teamkolleg*innen Projekte größtenteils in einfachen, unzusammenhängenden Tabellen verwalteten. 

„Ich habe erkannt, dass Smartsheet die Möglichkeit bietet, Workflows und Automatisierungen ganz einfach und ohne technischen Support zu erstellen – und das alles mit den Vorteilen einer gemeinsamen Datenbank“, erklärt Joy El Houeiss, Head of PMO Sales bei Palfinger.

Nachdem Smartsheet vom IT-Team sorgfältig überprüft und abgesegnet wurde, begann Doudou mit der Einführung – zunächst bei sich selbst als dem ersten Benutzer. „Ich habe mit Berichten, Dashboards und Automatisierungen herumgespielt und angefangen, die Smartsheet-Vorlagenbibliothek zu durchforsten“, erinnert er sich. „Dort bin ich auf die Vorlage für das Projektmanagementbüro gestoßen. Damit hatte ich eine klare Vorstellung davon, wo ich anfangen sollte, und konnte ein Standard-Toolset für Projektmanager und Projektmanagerinnen erstellen.“ Die Struktur hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, dient jedoch weiterhin als solide Grundlage.

Problemlose Skalierung

Die Abteilung von Doudou hat die Lösung schnell übernommen und innerhalb von nur drei Monaten mit minimalem Schulungsaufwand über 50 Projekte auf die Beine gestellt. Andere Abteilungen zogen schnell nach. „Es war ziemlich einfach, das System anzupassen und auf die Anforderungen der einzelnen Abteilungen oder Projektmanager und Projektmanagerinnen zuzuschneiden“, erklärt Doudou. Es dauerte nicht lange, bis sich Smartsheet mit rund 500 aktiven Projekten im gesamten Unternehmen zur bevorzugten Plattform für das Projekt- und Portfolio-Management bei Palfinger entwickelte.

Je mehr Mitarbeitende die Lösung nutzten, desto mehr Feedback erhielt das Unternehmen. „Jedes Mal, wenn wir eine Spalte ändern oder eine neue Funktion hinzufügen wollten, mussten wir alle 100 Projekte durchgehen, um die Änderung anzuwenden“, erinnert sich Doudou. So entdeckte das Team Smartsheet Control Center, in dem Änderungen übergreifend vorgenommen und neue Projekte auf einmal erstellt werden konnten.

Die Möglichkeiten von Smartsheet entdecken

Mit zunehmender Nutzung von Smartsheet begann Palfinger, weitere Funktionen zu ergänzen. „Dynamic View ermöglicht es uns, genau die richtigen Informationen für die richtigen Personen freizugeben, ohne Zugriff auf vollständige Sheets gewähren zu müssen“, sagt Doudou. Dies ist besonders hilfreich für den Umgang mit sensiblen Daten. Im Hintergrund sorgt Data Shuttle dafür, dass Projektdetails in allen Portfolios synchronisiert werden, sodass Teams nicht immer wieder die gleichen Aktualisierungen vornehmen müssen. Außerdem verwenden sie Resource Management, um die Arbeitslast im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden nicht überlastet werden.

Mit der Zeit begannen die Mitarbeitenden auch, maßgeschneiderte Smartsheet-Lösungen wie Ticketsysteme und Dashboards zu entwickeln. „Bei jeder anderen Plattform benötigt man für Änderungen eine individuelle Programmierung und Unterstützung und jede noch so kleine Anpassung kann ein Vermögen kosten“, sagt Doudou. 

„Hier liegt die Stärke von Smartsheet. Wir können damit selbst eine Umgebung erstellen und der gesamte Prozess ist sehr angenehm, bequem und einfach.“

Mehr Transparenz mit weniger Aufwand

Nach der Umstellung von unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen auf ein zentralisiertes System hat Palfinger nun einen klaren Überblick über die Leistung seiner Projekte. „Wir haben vollen Einblick in jedes Projekt und sehen auf einen Blick, wie viel Zeit und Arbeitsaufwand in jede Aktivität fließen“, so Doudou. Diese Transparenz hilft dem Team, Prioritäten auf der Grundlage echter Daten zu setzen.

Für Doudou gibt es viele Plattformen, die Einblicke bieten – das Besondere an Smartsheet ist jedoch seine schnelle Umsetzung. „Wir erstellen jede Woche etwa ein Dutzend neuer Projekte und dank Control Center können wir dafür eine Standardvorlage verwenden. Allein das spart uns etwa zwei Stunden pro Woche“, sagt er. „Und anstatt Hunderte von Projekten einzeln zu aktualisieren, können wir jetzt mit einem einzigen Klick Änderungen an allen Projekten vornehmen.“ Seine Lieblingsfunktion ist jedoch die Automatisierung. Sie hilft dabei, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und die Dinge ohne ständige manuelle Nachbearbeitung am Laufen zu halten.

Den Schwung nutzen

Palfinger baut die Smartsheet-Nutzung über seine globale Belegschaft hinweg kontinuierlich aus, wobei Resource Management in naher Zukunft voraussichtlich etwa 10 % der Mitarbeitenden unterstützen wird. Für die Zukunft plant das Unternehmen, Smartsheet mit anderen wichtigen Systemen zu verknüpfen, um Stundenzettel, Budgets und agile Entwicklungs-Workflows zu verwalten. „Dies ist mehr als nur ein neues Tool, es ist eine neue Arbeitsweise: einheitlich, transparent und aufeinander abgestimmt“, sagt Doudou. „Es hat unsere Arbeitsweise verändert und hilft uns, mit mehr Klarheit und Zuversicht voranzukommen.“