Special Olympics baut eine weltweite Community mit verstärkter Präsenz und Zusammenarbeit durch Smartsheet auf

Special Olympics International hat die Vision, Kindern und Erwachsenen mit geistigen Behinderungen Fähigkeiten zu bieten und Chancen zu eröffnen – nicht nur durch die Sportarten, die vielen Menschen vertraut sind, sondern auch durch Führungstraining, Gesundheitsinitiativen und ein Gemeinschaftsgefühl. Smartsheet hilft Special Olympics dabei, Projektdaten und die Kommunikation an einem zentralen Ort zu integrieren und gleichzeitig Transparenz sowohl für die Leitung als auch für die gesamte Organisation zu schaffen. 

„Wir sparen Zeit, Geld und Arbeitskraft“, sagt Laura Jones, Director of Project Management bei Special Olympics International. „Smartsheet ist eine Investition, die uns dabei hilft, Arbeitskraft zu sparen, indem sie uns die Möglichkeit gibt, unsere Zusammenarbeit unter die Lupe zu nehmen. Wir können doppelte Prozesse eliminieren und besser an denselben Prozessen zusammenzuarbeiten.“

Laut Jones strukturiert Special Olympics die gesamte Arbeit in Form von Projekten, von öffentlichen Veranstaltungen bis hin zu Kooperationsprogrammen und dem internen Betrieb. Ihre Rolle ist es, den PMO-Prozess (Project Management Organization) und Tools für die gesamte Organisation im Einklang mit einer strategischen Initiative zu definieren, die vor ein paar Jahren ins Leben gerufen wurde.

„Als ich ins Team kam, wurde mir klar, dass wir Transparenz schaffen mussten“, so Jones. „Es gab keine Transparenz. Eine Region hatte keine Ahnung, was die andere tat, sofern nicht die Mitarbeiter miteinander sprachen. Es gab keinen zentralen Ort, den die Mitarbeiter einsehen und sagen konnten „Oh, daran arbeitet dieses Team also gerade“.

Das Führungsteam hatte sich bereits für den Einsatz von Smartsheet entschieden, als Jones eingestellt wurde, und sie freute sich darauf, ein Programm mit einem Tool aufzubauen, mit dem sie bereits vertraut war. In Zusammenarbeit mit dem Organizational Excellence Team und mit der Unterstützung durch die Unternehmensleitung begann sie mit einem schrittweisen Ansatz, bei dem die Lösung Team für Team eingeführt wurde, um Vertrautheit und Vertrauen aufzubauen.

„Unsere IT- und HR-Teams haben die Lösung zu einem frühen Zeitpunkt eingeführt, als ich damit begann, Schulungen für die am Projektmanagement beteiligten Personen durchzuführen“, so Jones. „Wir sorgten dafür, dass ein Teil des Teams mit Projektmanagement und Smartsheet vertraut gemacht wurde, dass sie geschult wurden und verstanden, wie Smartsheet funktioniert. Und da die Organisationsleitung den ganzen Prozess und die Gründe für seine Durchführung unterstützte, konnten wir den Rest des Teams wirklich motivieren, das Tool ebenfalls zu verwenden.“

Eine Plattform für bessere Kommunikation

Im ersten Jahr nach der Einführung haben Jones und ihre Kollegen 20 Projekte in ihre Smartsheet-Lösung integriert. Heute haben sie mehr als 150 und die Nutzung von Smartsheet nimmt zu, da die Benutzer sehen, wie Transparenz und Automatisierung ihre Arbeit viel einfacher machen können.

Einer der wichtigsten Anwendungsfälle für Smartsheet liegt in der Verwaltung von Veranstaltungen. Jones zufolge nutzen die Mitarbeiter, die die World Games organisieren, Smartsheet für jeden Schritt – vom Angebotsprozess über Testspiele bis hin zu den tatsächlichen Live-Veranstaltungen. Die COVID-19-Pandemie hat das Wettbewerbsprogramm zwar unterbrochen, aber Smartsheet bietet eine Struktur für die Planung und Durchführung, auf die man zurückgreifen kann, wenn Veranstaltungen wieder sicher durchgeführt werden können.

„Einer unserer ehemaligen Athleten aus dem Sports and Competition Team organisiert Unified Beach Games in der Karibik“, so Jones. „Er hat dies bereits gemacht, und zwar mit großem Erfolg. Warum auch nicht? Es sind Beach Games und natürlich möchte man die gerne in der Karibik abhalten. Ich freue mich, weil wir das jetzt in Smartsheet nachverfolgen können, indem er alles dokumentiert, was er macht. Er hat bereits das Design und die Projektzeitplanung zusammengestellt. Jetzt muss nur sichergestellt werden, dass COVID uns (für die Spiele im nächsten Jahr) keinen Strich durch die Rechnung macht, damit wir sehen können, wie dieser Prozess weitergeht.“

Während der Pandemie hat Special Olympics Smartsheet verwendet, um mit den Athleten in Kontakt zu bleiben und so das Gemeinschaftsgefühl und die Verbindung wiederherzustellen, die durch die Aussetzung persönlicher Wettbewerbe verloren gegangen waren. Smartsheet hilft lokalen und regionalen Organisationen dabei, die Kommunikation, Programme wie Gesundheitschecks und die Bereitstellung von Ressourcen wie Brillen und Mobilitätshilfen nachzuverfolgen. Die Smartsheet-Plattform bietet einen Kommunikationskanal, der Teams zusammenbringt, selbst wenn sie sich nicht treffen können.

„Es gibt ein lokales Organisationskomitee, das mit unseren Teams gemeinsam die USA Games organisiert“, so Jones weiter. „Sie begannen, Smartsheet zu nutzen, und wir konnten viele Informationen austauschen und eng zusammenarbeiten, indem wir die Kommunikationsfunktion in Smartsheet nutzten, um Notizen zu hinterlassen. Personen können damit automatisch benachrichtigt werden, wenn jemand in einem bestimmten Sheet über sie spricht. Das war eine entscheidende Komponente.“

Die Organisation verwendet Smartsheet auch für die Verwaltung von Unternehmens- und internen Prozessen, von HR-Leistungszyklen bis hin zur Verfolgung von Schulungen und IT-Ressourcen. Softwarelizenzen können über ein Smartsheet-Formular angefordert und für Erneuerungen oder Upgrades nachverfolgt werden. Automatisierte Alarme helfen Teams dabei, Fristen einzuhalten und auf dem neuesten Stand bezüglich Konversationen zu bleiben.

Einfache Zusammenarbeit spart Zeit und Ressourcen

Special Olympics spart Zeit und Geld, indem es Smartsheet einsetzt, um eine klare teamübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen und den Mitarbeitern einen Überblick darüber zu geben, was ihre Kollegen gerade tun. Vor Smartsheet konnten verschiedene Teams weltweit an derselben Art von Projekt arbeiten und wussten nicht, dass ihre Kollegen eine schnelle Lösung für ein Problem oder einen schnelleren Weg zur Umsetzung einer Initiative gefunden hatten. Jones berichtet von einem Fall, in dem drei verschiedene Teams Tipps und Lösungen für ein gemeinsames Projekt austauschen und mehr als 45 Arbeitsstunden pro Monat und Team einsparen konnten.

Die über Programme und Initiativen hinweg generierten Daten fließen in Dashboards ein, die die Unternehmensleitung in Echtzeit über den Fortschritt informieren. Jones und ihre Kollegen können Informationen einsehen und austauschen, ohne Berichte zusammenzustellen und sich Zeit für Briefings nehmen zu müssen.

„Unsere Unternehmensleitung liebt die Dashboards“, so Jones. „Ich treffe mich jeden Monat mit der CEO und bevor wir die Telefonkonferenz beginnen, hat sie sich bereits die Daten angesehen und beobachtet, wie sie zum Leben erwachen. Ich kann eine Geschichte erzählen, aber ein viel beschäftigter Manager hat nicht immer den Luxus, so viel Zeit zu haben. Es ist also toll, diese Geschichte zu sehen und genau zu wissen, worum es geht, ohne dass ich dabei sein muss.“

Automatisierungen und Vorlagen sparen ebenfalls Zeit, indem sie die Einrichtung neuer Projekte beschleunigen und standardisierte Ansätze schaffen, die es einfacher machen, den Fortschritt nachzuverfolgen und den Erfolg zu messen.

„Ich freue mich sehr auf die Implementierung von Control Center“, sagt Jones weiter. „Wir haben einen sehr robusten Prozess für die Initiierung unserer Projekte, damit wir diese erfassen und in der gesamten Organisation transparent machen können. Das ist wirklich wichtig für uns, aber es würde eine Menge Arbeit bedeuten, wenn ich alle Portfolios selbst verwalten würde. Control Center bietet hier eine einfache Optimierung. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr warten, bis ich eine Vorlage für sie hochgeladen habe. Sie können sie sich einfach nehmen, um damit zu arbeiten.“

Auf der enthusiastischen Einführung aufbauen

Jones sagt, dass Smartsheet für ihre Organisation eine leistungsstarke Ressource für Planung, Terminierung und Analysen ist. Es ermöglicht SOI-Benutzern zu sehen, was mit den Projekten los ist und welche Probleme und Möglichkeiten sich ergeben.

Sie ist auch davon beeindruckt, wie bereitwillig die Mitarbeiter die Plattform angenommen haben. Während andere Organisationen eine schnellere und umfassendere Implementierung bevorzugen, konnte Special Olympics die schrittweise Einführung nutzen, um die Begeisterung und Annahme in der gesamten Organisation sicherzustellen. Je weiter die Implementierung voranschritt, desto mehr erkannten die Mitarbeiter, die zu Beginn skeptisch waren, was Smartsheet bietet. Jetzt blickt Jones in die Zukunft und sucht nach der besten Strategie, um die Plattform zu pflegen und zu erweitern.

„Wir haben die Phase erster Schulungen für das Projektmanagement abgeschlossen“, so Jones. „Jetzt kommen wir zu den fortgeschritteneren Tools in Smartsheet und wie diese die Projektarbeit verbessern können. Die Herausforderung besteht jetzt darin, wie wir dies aufrechterhalten und sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter in der Organisation Projektmanagement und Smartsheet nutzen. Ich habe mich sehr gefreut, unseren Online-Kurs zu den Prozessen von Special Olympics International zu starten und unsere Mitarbeiter auf die Videos im Smartsheet Center of Excellence zu verweisen, um mehr zu erfahren.“

 Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.