Special Olympics baut eine weltweite Community mit verstärkter Präsenz und Zusammenarbeit durch Smartsheet auf

Mit Smartsheet erhalten die Special Olympics mehr Einblicke in ihr globales Projektportfolio, sparten Hunderte von Arbeitsstunden pro Jahr und verbessern die Kommunikation mit regionalen und lokalen Teams, Freiwilligen und externen Partnern.

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Industrie

  • Gemeinnützige Organisationen

Organisationsgröße

  • Mittel (200–1.999 Beschäftigte)

Region

  • Nordamerika

Benutzerfälle

  • Veranstaltungsmanagement
  • PMO
  • Business-Betrieb standardisieren

Enhancing visibility and collaboration 

With Smartsheet, Special Olympics can gain better visibility into its global portfolio of projects, save hundreds of hours of staff time per year, and improve communication with regional and local teams, volunteers, and external partners.

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Nächstes Jahr werde ich etwa 90 % der Organisation des Projektmanagements übernehmen. Unsere mehrphasige Implementierung hat den Mitarbeitern einen einfachen Einstieg ermöglicht und weil wir eine Sportorganisation sind, hat sie einen gesunden Wettbewerb zwischen unseren Regionen geschaffen, die versuchen, ihre Prozesse und Projekte auszubauen.

Laura Jones, Director of Project Management, Special Olympics International

Special Olympics International hat die Vision, Kindern und Erwachsenen mit geistigen Behinderungen Fähigkeiten zu bieten und Chancen zu eröffnen – nicht nur durch die Sportarten, die vielen Menschen vertraut sind, sondern auch durch Leadership-Training, Gesundheitsinitiativen und ein Gemeinschaftsgefühl. Smartsheet hilft Special Olympics dabei, Projektdaten und die Kommunikation an einem zentralen Ort zu integrieren und gleichzeitig Transparenz sowohl für die Leitung als auch für die gesamte Organisation zu schaffen. 

„Wir sparen Zeit, Geld und Arbeitskraft“, sagt Laura Jones, Director of Project Management bei Special Olympics International. „Smartsheet ist eine Investition, die uns dabei hilft, Arbeitskraft zu sparen, indem sie uns die Möglichkeit gibt, unsere Zusammenarbeit unter die Lupe zu nehmen. Wir können doppelte Prozesse eliminieren und damit beginnen, besser an denselben Prozessen zusammenzuarbeiten.“

Laut Jones strukturiert Special Olympics seine gesamte Arbeit in Form von Projekten, von öffentlichen Veranstaltungen bis hin zu Zusammenarbeitsprogrammen und dem internen Betrieb. Ihre Rolle ist es, den PMO-Prozess (Project Management Organization) und Tools für die gesamte Organisation im Einklang mit einer strategischen Initiative zu definieren, die vor ein paar Jahren ins Leben gerufen wurde.

„Als ich ins Team kam, habe ich realisiert, dass Transparenz schaffen mussten“, so Jones. „Es gab keine Transparenz. Eine Region hatte keine Ahnung, was die andere tat, sofern nicht die Mitarbeiter miteinander sprachen. Es gab keinen zentralen Ort, den die Mitarbeiter einsehen und sagen konnten „Oh, daran arbeitet dieses Team also gerade“.

Das Führungsteam hatte sich bereits für den Einsatz von Smartsheet entschieden, als Jones eingestellt wurde, und sie freute sich, eine Programmgrundlage mit einem ihr bereits vertrauten Tool aufzubauen. In Zusammenarbeit mit dem Organizational Excellence Team und mit der Unterstützung durch die Unternehmensleitung leitete sie einen mehrphasigen Ansatz ein und stellte die Lösung allen Teams nacheinander bereit, um so ein Gefühl der Vertrautheit und Sicherheit zu schaffen.

„Unsere IT- und HR-Teams haben die Lösung zu einem frühen Zeitpunkt eingeführt, als ich damit begann, Schulungen für die am Projektmanagement beteiligten Personen durchzuführen“, so Jones. „Wir haben sichergestellt, dass wir einen Teil ihres Teams für das Projektmanagement und in Smartsheet eingerichtet und einsatzbereit gemacht haben, dass alle Schulungen erhalten und verstanden hatte, wie Smartsheet funktioniert. Und da die Organisationsleitung den ganzen Prozess und die Gründe für seine Durchführung unterstützte, konnten wir den Rest des Teams wirklich motivieren, das Tool ebenfalls zu verwenden.“

Eine Plattform für bessere Kommunikation

Im ersten Jahr nach der Einführung, haben Jones und ihre Kollegen 20 Projekte in ihre Smartsheet-Lösung integriert. Heute haben sie mehr als 150 und die Nutzung von Smartsheet nimmt zu, da die Benutzer sehen, wie Transparenz und Automatisierung ihre Arbeit viel einfacher machen können.

Einer der wichtigsten Anwendungsfälle für Smartsheet liegt in der Verwaltung von Veranstaltungen. Jones zufolge nutzen die Mitarbeiter, die die World Games organisieren, Smartsheet auf jedem Schritt – vom Angebotsprozess über Testspiele bis hin zu den tatsächlichen Live-Veranstaltungen. Seit die COVID-19-Pandemie das Wettbewerbsprogramm unterbrochen hat, bot Smartsheet eine Struktur für die Planung und Ausführung, die umgesetzt werden kann, wenn Veranstaltungen wieder sicher durchgeführt werden können.

„Einer unserer früheren Athleten aus dem Sports and Competition Team setzt auf Unified Beach Games in der Karibik“, so Jones. „Er hat dies bereits gemacht, und zwar mit großem Erfolg. Warum auch nicht? Es sind Beach Games und natürlich möchte man die gerne in der Karibik abhalten. Ich freue mich, weil wir das jetzt in Smartsheet nachverfolgen können, indem er alles dokumentiert, was er schon gemacht hat. Er hat bereits das Design und die Projektzeitplanung zusammengestellt. Jetzt muss nur sichergestellt werden, dass COVID uns (für die Spiele im nächsten Jahr) keinen Strich durch die Rechnung macht, damit der Prozess weitergehen kann.“

Während der Pandemie hat Special Olympics Smartsheet verwendet, um mit den Athleten in Kontakt zu bleiben und so das Gemeinschaftsgefühl und die Verbindung wiederherzustellen, die durch die Aussetzung persönlicher Wettbewerbe verloren gegangen waren. Smartsheet hilft lokalen und regionalen Organisationen dabei, die Kommunikation nachzuverfolgen, Programme wie Gesundheitschecks durchzuführen und Ressourcen wie Brillen und Mobilitätshilfen zur Verfügung zu stellen. Die Smartsheet-Plattform bietet einen Kommunikationskanal, der Teams zusammenbringt, selbst wenn sie sich nicht treffen können.

„Es gibt ein lokales Organisationskomitee, das mit unseren Teams gemeinsam die USA Games organisiert“, so Jones weiter. „Sie haben damit begonnen, Smartsheet zu nutzen, und wir konnten ihnen viele Informationen geben, damit sie über die Kommunikationsfunktion in Smartsheet eng zusammenarbeiten konnten, um Notizen zu hinterlassen. Personen können damit automatisch benachrichtig werden, wenn jemand in einem bestimmten Blatt über sie spricht. Das war eine entscheidende Komponente.“

Die Organisation verwendet Smartsheet auch für die Verwaltung von Unternehmens- und internen Prozessen, von HR-Leistungszyklen bis hin zu Schulungen und der Nachverfolgung von IT-Ressourcen. Softwarelizenzen können über ein Smartsheet-Formular angefordert und für Erneuerungen oder Upgrades nachverfolgt werden. Automatisierte Alarme helfen Teams dabei, Deadlines einzuhalten und auf dem neuesten Stand bezüglich Konversationen zu bleiben.

Einfache Zusammenarbeit spart Zeit und Ressourcen

Special Olympics spart durch die Verwendung von Smartsheet Zeit und Geld bei der Ermöglichung einer klaren, teamübergreifenden Zusammenarbeit und von Einblicken in das, woran die Kollegen gerade arbeiten. Vor Smartsheet haben vielleicht verschiedene Teams weltweit an derselben Art von Projekt gearbeitet, wussten aber nicht, dass ihre Kollegen eine schnelle Lösung für ein Problem oder eine schnellere Möglichkeit der Einrichtung einer Initiative gefunden hatten. Jones berichtet von einem Fall, in dem drei verschiedene Teams Tipps und Lösungen für ein gemeinsames Projekt teilen und mehr als 45 Arbeitsstunden pro Monat und Team einsparen konnten.

Die über Programme und Initiativen hinweg generierten Daten werden in Dashboards eingespeist, die die Unternehmensleitung in Echtzeit über den Fortschritt informieren. Jones und ihre Kollegen können Informationen anzeigen und teilen, ohne Berichte zusammenzustellen und sich Zeit für Briefings nehmen zu müssen.

„Unsere Unternehmensleitung liebt die Dashboards“, so Jones. „Ich treffe mich jeden Monat mit der CEO und bevor wir die Telefonkonferenz beginnen, hat sie sich bereits die Daten angesehen und beobachtet, wie sie zum Leben erwachen. Ich kann eine Geschichte erzählen, aber ein stark beschäftigter Manager hat nicht immer den Luxus, so viel Zeit zu haben, weshalb es schön ist, diese Geschichte zu sehen, genau zu wissen, was vor sich geht, ohne vor Ort sein zu müssen.“

Automatisierungen und Vorlagen sparen ebenfalls Zeit, sowohl durch die Beschleunigung der Einrichtung neuer Projekte als auch durch die Schaffung standardisierter Ansätze, die es einfacher machen, den Fortschritt nachzuverfolgen und den Erfolg zu messen.

„Ich freue mich sehr auf die Implementierung von Control Center“, sagt Jones weiter. „Wir haben einen sehr robusten Initiierungsprozess für unsere Projekte, sodass wir dies erfassen und Transparenz in der gesamten Organisation gewährleisten können. Das ist wirklich wichtig für uns, aber es kommt noch viel Arbeit auf mich zu, wenn ich alle Portfolios selbst verwalte. Control Center gestaltet dieses auf einfache Weise effizient. Die Leute müssen nicht mehr warten, bis ich eine Vorlage für sie hochgeladen habe. Sie können sie sich einfach nehmen, um damit zu arbeiten.“

Auf der enthusiastischen Einführung aufbauen

Jones sagt, dass Smartsheet eine leistungsstarke Ressource für die Planung, die Festlegung des zeitlichen Rahmens und Analysen in ihrer Organisation ist. Es ermöglicht SOI-Benutzern zu sehen, was mit Projekten los ist und welche Probleme und Chancen sich auftun.

Sie ist auch davon beeindruckt, wie bereitwillig die Mitarbeiter die Plattform angenommen haben. Während andere Organisationen lieber schneller und umfassender agieren, was die Implementierung angeht, konnte Special Olympics die Bereitstellung in mehreren Phasen nutzen, um die Vorfreude und die Annahme in der gesamten Organisation sicherzustellen. Je weiter die Implementierung voranschritt, desto mehr erkannten die Menschen, die zu Beginn skeptisch waren, was Smartsheet bietet. Jetzt blickt Jones in die Zukunft und sucht nach der besten Strategie, um die Plattform zu pflegen und zu erweitern.

„Wir haben die Phase erster Schulungen für das Projektmanagement abgeschlossen“, so Jones. „Jetzt kommen wir zu den fortgeschritteneren Tools in Smartsheet und wie diese Ihre Projektarbeit verbessern können. Die Herausforderung besteht jetzt darin, wie wir dies aufrechterhalten und sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter in der Organisation das Projektmanagement und Smartsheet nutzen. Ich habe mich sehr gefreut, unseren Online-Kurs zu den Prozessen von Special Olympics International zu starten und unsere Mitarbeiter auf die Videos im Smartsheet Center of Excellence zu verweisen, um mehr zu erfahren.“