Operation Smile mobilisiert mit Smartsheet weltweit mehr als 6.000 Freiwillige für sichere Operationen und Schulungen

Operation Smile arbeitet bereits seit 1982 für Patient*innen auf der ganzen Welt. Die Organisation führt Spaltoperationen durch und hat über die Jahre eine umfassende Gesundheitsversorgung für Hunderttausende von Menschen gewährleistet. Sie ist eine der weltweit größten gemeinnützigen Organisationen in ihrem Bereich. Mehr als 6.000 freiwillige medizinische Helfer*innen aus 67 Ländern bieten sichere Operationen und Schulungsprogramme auf der ganzen Welt an. Gleichzeitig setzt sich Operation Smile für die Bedeutung sicherer Operationen in ressourcenarmen Gegenden ein. „Unser Ziel ist, so vielen Menschen wie möglich zu helfen. Mit unseren chirurgischen Programmen möchten wir die Gesundheitsversorgung verbessern, indem wir medizinischen Fachkräften Schulungen, Material und Ausrüstung zur Verfügung stellen“, erklärt Sean Riordan, stellvertretender Vizepräsident der IT-Abteilung bei Operation Smile.

Als Riordan seine Stelle vor einigen Jahren antrat, erhielt er die Aufgabe, die Organisation ins Zeitalter der digitalen Transformation zu führen. Dies war eine Herausforderung: Operation Smile setzte damals auf Papier, Tabellen und E-Mails für die Verwaltung von Personalplänen und Budgets vor Ort. Für das Projektmanagement nutzte das Unternehmen die Cloud-Plattform Monday.com. Diese ermöglichte Mitarbeitenden aber nur oberflächliche Einblicke in Projekte. „Wir hatten verschiedene Vorlagen, aber keinen Zugriff auf die neuesten Daten“, erklärt Riordan. „Bei der globalen Planung und Zuweisung von Budgets fallen enorme Datenmengen an, die uns an die Grenzen unserer Möglichkeiten brachten. Die manuelle Verarbeitung war sehr aufwendig. Wir mussten 40.000 Datenzeilen sichten und für ein Projekt in Unterkategorien aufschlüsseln.“

Aufgrund von manuellen Prozessen und uneinheitlichen Tools hatte Operation Smile keinen Überblick über die Programme vor Ort. „Unsere Programme und die Anzahl der Freiwilligen werden regelmäßig aktualisiert. Die Auswirkungen dieser Änderungen auf ein Programm ließen sich jedoch kaum einschätzen“, erklärt Riordan. „Wir haben versucht, mithilfe von Screenshots Berichte für unser Führungsteam zu erstellen. Das war aber überhaupt nicht effizient.“

Die Organisation wollte diese Probleme durch die Implementierung einer neuen Software lösen. Durch eine zentrale Erfassung der Daten sollte mehr Konsistenz und Transparenz erzielt werden. Die Bereitstellung der Software musste jedoch schnell und einfach erfolgen. „Unsere IT-Abteilung unterstützt jeden Tag Mitarbeitende und Freiwillige in verschiedenen Ländern. Wir können diese Aufgaben nicht einfach links liegen lassen, während wir einen neuen Tech-Stack implementieren“, sagt Riordan. „Eine einfache Implementierung war auch deshalb wichtig, weil nicht alle Mitarbeitenden in verschiedenen Regionen die gleichen technischen Fähigkeiten haben, wenn es darum geht, etwas Neues zu lernen.“

Die Smartsheet-Unternehmensdienstleistungen helfen bei der schnellen Entwicklung eines Projekt- und Programmmanagement-Tools 

Ursprünglich wurde Smartsheet bei Operation Smile nur vom Marketingteam für die Verwaltung interner Branding- und Marketingprojekte eingesetzt. Vor Kurzem entschied die Organisation aber, Smartsheet als primäres Projektmanagementtool zu implementieren. Monday.com wurde abgeschafft. Bei der Entwicklung des neuen Tools arbeitete Operation Smile mit Teams der Smartsheet-Unternehmensdienstleistungen zusammen. 

„Smartsheet ist sehr benutzerfreundlich. Die Verwendung einiger komplexer Funktionen mussten wir aber erst lernen“, sagt Riordan. „Die Smartsheet-Unternehmensdienstleistungen waren von unschätzbarem Wert bei der Entwicklung der Lösung. Sie haben schnell alles ins Rollen gebracht. Für die Umsetzung des Projekts haben wir ursprünglich einen Monat veranschlagt. Mit der Hilfe von Smartsheet dauerte sie nur wenige Tage. Das Team hat unseren Business Case klar verstanden und war während der gesamten Umsetzung erreichbar, flexibel und verfügbar.“

Während der Implementierung erhielt Operation Smile auch umfangreiche Schulungen durch die Smartsheet-Unternehmensdienstleistungen. „Smartsheet hat nicht nur die Lösung entwickelt, sondern auch unsere Benutzer*innen eingebunden und unsere Teams geschult“, erklärt Riordan. „Dementsprechend waren die Benutzer*innen vom ersten Tag an startklar.“

Smartsheet-Unternehmensdienstleistungen halfen bei der Erstellung einer programmatischen Liste für die Planung und Überprüfung. Mitarbeitende und Freiwillige in verschiedenen Ländern erhielten Zugriff auf ein Smartsheet-Mastersheet für die Erfassung aktueller Daten zu chirurgischen Programmen. Auch Daten zu nicht chirurgischen Programmen wie Ernährungs- und Sprachpathologie werden dort gespeichert. „Wir haben aktuelle Daten über die Anzahl der benötigten Freiwilligen für einzelne Programme. Auch die voraussichtliche Anzahl an Helfenden ist jetzt auf dem neuesten Stand“, erklärt Riordan. „Diese Daten werden jeden Tag automatisch aktualisiert.“

Mit Smartsheet-Funktionen wie Dynamic View und der bedingten Formatierung verfolgt Operation Smile den Status von Projekten in den einzelnen Programmen. Probleme in Projekten werden durch automatisierte Workflows in Smartsheet überwacht. „Bei unerwarteten Verzögerungen im Programmablauf werden automatisch Benachrichtigungen an die richtigen Personen gesendet. Das gilt auch bei Problemen, die sich auf die Qualität der medizinischen Versorgung oder unsere Freiwilligen auswirken. So lassen sich schnell Maßnahmen ergreifen“, sagt Riordan.

Für einen Überblick über den Status einzelner Projekte in Smartsheet setzt Operation Smile auf ein Ampelsystem (rot, gelb und grün). Änderungen an Projektplänen, z. B. Fristen oder benötigte Freiwillige, lassen sich so schnell hervorheben. Über die Smartsheet-Dashboards erstellt die Organisation Zusammenfassungen, um die Führungsteams über den Programmstatus und geplante Aktivitäten zu informieren. „Wir helfen unseren Führungskräften jetzt bei der Einschätzung, ob wir unsere Meilensteine erreichen werden. Gleichzeitig informieren wir sie über die geplante Vorgehensweise bei Abweichungen vom Zeitplan“, so Riordan. „Das war bisher nicht möglich.“

Effiziente globale Mobilisierung von Freiwilligen durch konsistente, aktuelle Daten

Operation Smile nutzt Smartsheet für eine zeitnahe Erfassung konsolidierter Daten. Diese werden Mitarbeitenden und Führungsteams täglich zur Verfügung gestellt. 

„Unsere Programm- und Projektdaten werden alle paar Minuten aktualisiert, also beinahe in Echtzeit. Wir erhalten ständig aktuelle Informationen über die Arbeit der Mitarbeitenden und Freiwilligen vor Ort“, sagt Riordan.

Mit präzisen Daten lässt sich der Einsatz von Mitarbeitenden und Freiwilligen für chirurgische Programme und Schulungen besser planen. „Unsere Arbeit in vielen verschiedenen Ländern wird durch Entwicklungen in den Bereichen Gesundheit, Umwelt und sogar Politik beeinflusst“, erklärt Riordan. „Diese Entwicklungen führen möglicherweise dazu, dass sich unsere Programme verzögern oder nicht umgesetzt werden. Mit Smartsheet behalten wir diese Probleme immer im Blick. Das ermöglicht eine effektive Planung, wie wir unsere Freiwilligen in verschiedenen Ländern am besten mobilisieren.“

Mehr Zeit für chirurgische Programme 

Mit Smartsheet verbringt Operation Smile weniger Zeit mit der Abfrage von Projektstatusmesszahlen, denn diese Daten stehen allen Mitarbeitenden jederzeit auf Dashboards zur Verfügung. „Durch den besseren Zugriff auf Programmdaten verbringen unsere Programmaktivitätsteams weniger Zeit in Meetings“, sagt Riordan. 

„Das Team trifft sich einmal pro Woche, um unsere Programme durchzugehen. Es prüft, ob alles nach Plan verläuft, und entscheidet das weitere Vorgehen bei Verzögerungen. Diese Meetings dauerten früher mindestens eine Stunde. Mit den auf dem Dashboard verfügbaren Berichten benötigt das Team lediglich 30 Minuten. Diese Dashboards sollen jetzt mehr Teams zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch sollte der Planungsprozess etwa 30 Prozent schneller verlaufen.“ 

Die gewonnene Zeit können die Teams von Operation Smile in die Umsetzung medizinischer Programme in verschiedenen Ländern investieren.

Ein neuer DevOps-Ansatz für die IT

Smartsheet ist eine Low-Code-Lösung, mit der sich Probleme schnell nachbilden und lösen lassen. Diese Tatsache machte sich das IT-Team auch bei der Implementierung eines neuen DevOps-Modells zunutze. Die Integration von Entwicklung und Betrieb ermöglichte eine agilere Arbeitsweise in der IT. „Früher war die IT oft mit Routineaufgaben beschäftigt, zum Beispiel Helpdesk-Support bei Computerproblemen“, sagt Riordan. „Mit unserem neuen DevOps-Ansatz reagieren wir schneller auf interne Anfragen. Wir haben mehr Transparenz in der IT geschaffen und Mitarbeitende in der gesamten Organisation fragen nach mehr Projekten. Das ist ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation.“

Operation Smile plant die Implementierung zusätzlicher Smartsheet-Funktionen wie das Control Center. So soll das Projekt- und Programmmanagement weiter optimiert werden. „Eines unserer nächsten Projekte ist die Entwicklung eines Gesundheits- und Sicherheitstrackers, der uns dabei hilft, bessere Entscheidungen über unser Vorgehen in Regionen mit gesundheitlichen Herausforderungen zu treffen“, sagt Riordan. „Wir glauben, dass Smartsheet das Tool ist, das uns in die Zukunft führt.“

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