California State University verfolgt IT-Projekte nahtlos und hilft Mitarbeitenden, mit Smartsheet sicher ins Büro zurückzukehren

Die California State University (CSU) ist die größte staatliche Universität mit vierjährigen Studienprogrammen in den USA und bildet mehr als 450.000 Studierende an 23 Standorten im ganzen Bundesstaat aus. Die CSU bietet mehr als 4.000 Studiengänge an, die Studierende zu Leistungsträger*innen in der sich wandelnden Arbeitswelt von heute ausbilden.

Wie viele öffentliche Hochschulen bemüht sich auch die CSU aufgrund von Budgetbeschränkungen um die Konsolidierung ihrer IT-Umgebung. „In der IT kommunizieren wir über E-Mail, Videokonferenzen, Chat und andere Tools. Es mangelt an Kohärenz und wir sind immer auf der Suche nach einer einzelnen Plattform, um einen besseren Service auf dem gesamten Campus zu bieten“, sagt Karen Malone, Operations Analyst für IT im Office of the Chancellor der California State University.

Früher nutzte das IT-Team der CSU E-Mails und freigegebene Dateien, um alles von IT-Projekten über Budgets bis hin zu Reiseanfragen nachzuverfolgen. Das Auffinden der erforderlichen Informationen war dadurch schwierig und zeitaufwendig. „Wir haben uns hauptsächlich über E-Mails über Projektaktualisierungen auf dem Laufenden gehalten“, so Malone. „Ich habe viel Zeit damit verschwendet, nach Dateien zu suchen und auf der Suche nach Informationen von einer Plattform zur nächsten zu wechseln.“ Aufgaben und Prozesse wie Gehaltsüberprüfungen wurden dadurch unnötig verkompliziert.

„Bei einer typischen Gehaltsüberprüfung haben Management und Personalabteilung Unterlagen hin- und hergeschickt, um zu klären, ob eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt ist. Dies dauerte eine Weile und der eigentliche Prozess der Übermittlung von Informationen für Gehaltsüberprüfungen war ebenfalls komplex“, sagt Malone. „Manchmal wurden die falschen Formulare ausgefüllt, weil nicht klar war, welches Formular man brauchte.“

Als die Mitarbeitenden der CSU nach mehreren Jahren Homeoffice wieder in die Hochschulbüros zurückkehren mussten, wurde das IT-Team zudem mit der Verwaltung dieses campusweiten Projekts beauftragt. „Wir hatten zwei Monate Zeit, um 240 Mitarbeitende bei der Rückkehr in ein leeres Büro zu unterstützen. Also mussten wir kurzerhand Möbel- und Computerlieferungen, IT-Infrastruktur und Arbeitsplätze arrangieren“, erklärt Malone.

Das IT-Team benötigte ein einzelnes Tool, um diese Projekte und Prozesse zu optimieren und die Kommunikation zu verbessern. Für Malone und ihr Team war Smartsheet die Lösung. „Smartsheet ist unser zentrales Tool für Projekttracking und Kommunikation“, so Malone. „Wir haben Smartsheet zunächst hier und im Verwaltungsteam eingesetzt. Später hat sich das auf die gesamte IT, die Personalabteilung und sogar unser CEO-Budgetbüro ausgeweitet.“

Von der Verwaltung kleiner IT-Projekte bis hin zur Förderung großer strategischer Initiativen 

Nachdem sie Smartsheet für einige kleinere IT-Projekte eingesetzt hatte, wusste Malone, dass sie die Plattform nutzen konnte, um andere Prozesse und größere Initiativen wie die RTO-Initiative zu optimieren. „Ich wusste, dass automatisierte Workflows in Smartsheet alles vereinfachen und mir Zeit sparen“, sagt sie.

Malone erhielt die Genehmigung des Managements und entwickelte eine Projektmanagementlösung für die RTO-Initiative in Smartsheet. Das Team nutzte Sheets, um die Zeitpläne für alle zu installierenden Workstations, Arbeitsbereiche, Notebooks und andere Geräte nachzuverfolgen. Da viele Mitarbeitende die Rückkehr ins Büro eher scheuten, konnte das Team Übersichten über die Arbeitsplätze erstellen und diese mithilfe von Dynamic View an die Mitarbeitenden weitergeben, sodass diese im Vorfeld sehen konnten, wo sich ihr Arbeitsplatz befindet, und sich darauf vorbereiten konnten.

Neben der Verwendung von Smartsheet zur Verwaltung des RTO-Prozesses entwickelte das IT-Team eine standardisierte Lösung für die Gehaltsprüfung, um den gesamten Prozess zu vereinfachen. Die Lösung verwendet automatisierte Workflows, um dem Management zu helfen, Fragen der Personalabteilung zu beantworten. „Wenn die Personalabteilung früher Fragen hatte, wurden sie per E-Mail geklärt. So wurden viele E-Mails hin- und hergeschickt, um Informationen über die Gründe für die Gehaltsüberprüfung zu erfragen, und so manche Gehaltsüberprüfung ist in der Informationsflut untergegangen“, sagt Malone. „Jetzt ist die Personalabteilung in den gesamten Prozess eingebunden, was die Begründung und Genehmigung einer Überprüfung vereinfacht.“

Das IT-Team der CSU hat ein Dashboard erstellt, um das Auffinden von Informationen, die Nachverfolgung und Berichterstattung zu all diesen Projekten und Prozessen zu erleichtern und die interne Kommunikation zu verbessern. 

„Ich habe ein Dashboard für die IT-Administration erstellt, das als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Büroprozessen fungiert“, sagt Malone. Wenn ich jetzt in einer Besprechung bin, brauche ich nur einen Blick auf das Dashboard zu werfen, um die neuesten Informationen zu sehen, anstatt mich abzumühen, diese Daten zu finden.“

240 Mitarbeitende bei der Rückkehr ins Büro unterstützen und Verwaltungszeit sparen

Durch den Einsatz von Smartsheet zur Verwaltung der gesamten RTO-Initiative konnte das IT-Team der CSU den zweimonatigen Zeitplan für die Rückkehr ins Büro problemlos einhalten. „Wir haben alle 240 Mitarbeitenden bis zum gewünschten Termin zurück ins Büro gebracht, weil uns Smartsheet die Verwaltung des gesamten Prozesses erleichtert hat – von der Erstellung von Grundrissen bis zur Bestellung und Lieferung von Ausrüstung“, sagt Malone. „Dadurch sparen wir mindestens 30 Stunden pro Monat ein, die wir sonst für banale Aufgaben wie die Bestellung von Laptops, die Nachverfolgung von Parkausweisen und die Zuweisung von Büroschlüsseln an die richtigen Personen aufgewendet hätten.“

Durch die Effizienzsteigerung dank dieser Lösung konnte die IT-Abteilung der CSU laut Malone die Einstellung von zwei zusätzlichen Vollzeitkräften zur Bewältigung der zusätzlichen Arbeit vermeiden. 

„Die Arbeitslast im Team hat zugenommen, aber Smartsheet spart uns genug Zeit, um diese Arbeit zu erledigen“, erklärt Malone.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

Durch die Automatisierung des Gehaltsüberprüfungsprozesses mithilfe von Smartsheet hat CSU dem Management geholfen, fast alle Überprüfungsanträge zu genehmigen. 

„Früher wurden nur 10 bis 15 Prozent aller Anträge auf Gehaltsüberprüfung tatsächlich genehmigt. Da sich der Prozess in Smartsheet verbessert hat und alle die erforderlichen Schritte kennen, ist diese Zahl auf 75 bis 80 Prozent gestiegen“, sagt Malone. „Das ist Geld, das in die Taschen der Mitarbeitenden zurückfließt.“

Erhöhte Smartsheet-Nutzung durch einfache Einführung

Mit ihrer Smartsheet-Erfahrung ist Malone interne Mobilizer geworden und hat eine Reihe erfolgreicher Smartsheet Days und vierteljährlicher Smartsheet-Showcases organisiert, um neue Mitarbeitende zu schulen. „Durch die Smartsheet Days konnten wir unsere Lizenzen von 550 auf mehr als 800 steigern“, sagt Malone. Malone hat auch ein Smartsheet-News-Dashboard eingerichtet, auf das Mitarbeitende zugreifen können, um ein Formular auszufüllen, wenn sie Hilfe bei den Smartsheet-Funktionen benötigen. Die Mitarbeitenden erhalten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sie das Formular ausgefüllt haben, und werden zu einem Kalender weitergeleitet, in dem sie Termine mit Malone und ihrem Team buchen können. „Es ist bemerkenswert, dass die Nutzung von Smartsheet bei uns mit einem so kleinen Projekt begann und sich so schnell auf die verschiedenen Abteilungen der Universität ausbreitete“, sagt Malone. 

„Smartsheet hat auch meine eigene berufliche Laufbahn verändert. Meine aktuelle Position und mein Gehalt habe ich Smartsheet zu verdanken. Es hat meine Arbeit in der IT so viel einfacher gemacht und ich kann mich jetzt auf die strategischen Ziele der Universität konzentrieren, wie zum Beispiel die Ausbildung unserer Studierenden in neuen Technologien wie künstlicher Intelligenz und die optimale Ausschöpfung unseres Budgets.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.