Wie der REACH-Hub der Deakin University mit Smartsheet bahnbrechende Innovationen in Recycling und sauberer Energie vorantreibt

Im Jahr 2021 vergab die australische Regierung über das Trailblazer Universities Program Mittel an die Deakin University für die Einrichtung des Recycling and Clean Energy Commercialization Hub (REACH). Das Programm fördert die Zusammenarbeit zwischen Industrie und Hochschulen, um Innovationen schneller und in größerem Maßstab voranzutreiben und souveräne Fertigungskapazitäten aufzubauen. Als Innovationszentrum entwickelt REACH Australiens größtes und modernstes Ökosystem im Bereich Recycling und saubere Energie.

REACH vereint mehr als 15 Partner aus Industrie, öffentlicher Hand und Bildung in über 20 parallel laufenden Projekten, von denen viele mehrere Forschungsschwerpunkte aufweisen. Das Programm verwaltet 50 Mio. AUD an Fördermitteln der australischen Regierung, bei einer Gesamtinvestition von 380 Mio. AUD.

Tool-Chaos und Einzelkämpfer

In der Startphase des Programms suchte das Team nach einer Plattform, die alle Projekte in einem System zusammenführen konnte. „Die verschiedenen Abteilungen und Forschenden der Universität haben alle eigene Tools und Methoden verwendet. Eben alles, was für sie funktioniert hat“, erklärt Matthew Constable, Director, REACH Industry Engagement. Eine einzige Plattform würde nicht nur bereichsübergreifende Teams vereinen, sondern auch die Berichterstattung an die öffentliche Hand vereinfachen und Partnern sicheren Zugriff auf Projektdaten bieten.

Innerhalb von sechs Monaten hat REACH mit Smartsheet eine umfassende, maßgeschneiderte Lösung entwickelt. Den Auftakt bildete ein Workshop, bei dem die Anforderungen von REACH ermittelt, Workflows vereinfacht und Problemstellungen angesprochen wurden. 

„Das Smartsheet-Team war fast eine eigene Abteilung unserer Organisation. Es war unglaublich hilfsbereit – kein Wunsch war zu groß.  Das Team war hochmotiviert, genau die Lösung zu liefern, die wir brauchten – stets mit einem Blick fürs Budget sowie mit Problemlösungen und Optionen“, erklärt Padraig Stapleton, Senior Governance Manager bei REACH.

Eine einheitliche Plattform

Smartsheet ist heute der Kern von REACH. Hier kommen alle Maßnahmen, Updates und Pläne zusammen. Es ist in interne Systeme für Budgetierung, Projektplanung, Berichterstattung, Risiko- und Problemmanagement und interne Kommunikation integriert. Projektdaten werden in Themenbereiche wie Energie, Wasserstoff, Recycling und Kreislaufwirtschaft eingeordnet. Zudem vereint die Plattform die Berichterstattung auf Portfolio-Ebene und die Nachverfolgung wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs). Jedes Projekt enthält ROI-Berechnungen. Das Team verwendet Data Shuttle, um die Datenaggregation und Berichterstattung zu optimieren, und Control Center, um Blueprints für die Projektverwaltung festzulegen.

Mit Control Center kann das Team von Deakins REACH zudem unkompliziert Gruppen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen auf die Sheets einrichten. So können Partner zum Beispiel nur auf bestimmte Daten und Projekte zugreifen und diese bearbeiten. Sie können auch spezifische Tools wie Gantt-Diagramme nutzen. „Die sichere Verwaltung von Zugriffsrechten durch Smartsheet hat das Vertrauen von Partnern enorm gestärkt, deren Finanzdaten und Projektdetails streng vertraulich behandelt werden müssen“, so Stapleton. Der Vorstand erhält nun automatisierte Benachrichtigungen zu Risiken, Problemen oder Entscheidungen in allen Projekten.

Vollständige Transparenz

Der größte Vorteil ist die absolute Transparenz für alle Beteiligten, von der Führungsebene bis hin zu Partnern und Forschenden. „Dank unserer umfangreichen Dashboards konnten Vorstand und Führungsebene den Fortschritt des Programms auf einen Blick nachvollziehen. Wir haben einen Single Point of Truth“, so Stapleton. „Mit den Dashboards können sie auch genauer in die Details gehen und leichter fundierte Entscheidungen treffen.“

Früher mussten Forschende bei Budgetfragen mit Deakins Finanzteam zusammenarbeiten. Jetzt können sie selbst auf ihre Budgets, Aufgaben und Projektpläne zugreifen. Die flexible Anpassung der Datendarstellung ist auch bahnbrechend. 

„Früher brauchten wir für jede neue Darstellung eine eigene Datei. Mit Smartsheet ist alles an einem Ort. Wir können die Daten als Grafiken, Tabellen oder Kreisdiagramme anzeigen – je nachdem, was uns persönlich am besten gefällt“, erklärt Jeremy Carlton, Program System Administrator bei REACH.

Durch die gebündelten Daten ist für REACH die Zusammenarbeit mit bereichsübergreifenden Teams erheblich einfacher geworden. „Smartsheet hat unsere Teammitglieder vernetzt. Wir haben das Chaos aus Nachrichten, E-Mails und Konferenzanrufen hinter uns und arbeiten alle in einem automatisierten System“, erklärt Stapleton. Mit Smartsheet kann REACH auch zuverlässig und effektiv mit externen Stakeholder*innen kommunizieren, was die Vertrauensbasis stärkt. „Branchenpartner haben oft das Gefühl, dass sie Geld in Forschungsprojekte investieren, ohne klare Einblicke in Ergebnisse zu erhalten. Smartsheet ermöglicht vollständige Transparenz über jedes Projekt und dessen Ergebnisse“, erklärt Constable.

Auch die genaue Berichterstattung an die öffentliche Hand konnte dadurch verbessert werden. „Es ist mit der Plattform ganz einfach, Daten zu erfassen und Berichte schnell und zuverlässig zu generieren. Das war für die Berichterstattung und bei Audits enorm wichtig“, so Carlton. Das System verzeichnet Partnerzahlungen automatisch nach Meilensteinen, gibt Mittel frei, wenn Ziele erreicht werden, und warnt, wenn diese verfehlt werden.

REACH hat damit die ideale Grundlage geschaffen, um grünere Lieferketten aufzubauen und eine nachhaltige Kreislaufwirtschaft voranzutreiben.