Swinburne Edge transformierte seinen Betrieb mit Smartsheet, optimierte Workflows und verbesserte die Zusammenarbeit

Swinburne Edge, Teil der Swinburne University of Technology in Australien, bietet Weiterbildungskurse, Personalschulungen und maßgeschneiderte Lernlösungen für Unternehmen. Anoush Hovivyan, Leiterin für den Geschäftsbetrieb bei Swinburne Edge, ist für die Kundenerfahrung verantwortlich. „Wir legen großen Wert auf lebenslanges Lernen. Wir möchten, dass unsere Lernenden ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiterentwickeln und in ihren beruflichen Rollen wachsen“, erklärt sie. Um das zu ermöglichen, möchte Swinburne Edge die eigenen Prozesse kontinuierlich verbessern und eine Kultur der Innovation fördern. 

„Es ist wichtig, über die neuesten Trends und Technologien auf dem Laufenden zu bleiben, da sich der Geschäftsbetrieb direkt auf unsere Lernenden und unsere Kundschaft auswirkt“, so Hovivyan.

Teams mit ungenutztem Kollaborationspotenzial, die Automatisierung nutzen, um manuelle Prozesse zu optimieren

Getreu diesem Motto wollte Swinburne Edge seine isolierten Teams vereinen. „Im Jahr 2019 kümmerte sich jeder Projektmanager unabhängig um seine Kundschaft. Wenn ein Mitarbeiter abwesend war, war es für die anderen schwierig, einzuspringen, weil jeder seine eigene Arbeitsweise hatte“, erklärt Hovivyan. 

Der Bildungsanbieter musste auch seine manuellen Prozesse optimieren. „Die Programmkoordinatoren nutzten einfache Tabellen, um Büroaktivitäten nachzuverfolgen“, fügt sie hinzu. Da immer mehr Mitarbeitende remote arbeiteten, wurde es immer schwieriger, alle per E-Mail auf dem Laufenden zu halten.

Hovivyan hatte Smartsheet bereits in einer früheren Rolle verwendet und schlug daher vor, es einzuführen, um Prozesse zu automatisieren, Skalierbarkeit zu schaffen und Workflows zu verbessern. Sie richtet ihr Augenmerk nicht nur auf die Ergebnisse, sondern bemüht sich auch um das volle Engagement des Teams. 

Als Führungskraft verstand Hovivyan, wie wichtig es ist, das gesamte Team in den Implementierungsprozess einzubeziehen, um Bedenken auszuräumen und die Akzeptanz zu fördern. Einige Mitarbeiter zögerten anfangs, eine unbekannte Lösung zu verwenden – sie waren sich beispielsweise nicht sicher, ob automatisierte Benachrichtigungen zuverlässig geliefert werden würden, und fanden es schwierig, sich auf Prozesse zu verlassen, die sie nicht sehen konnten.

Testphase

Um das Team in das neue System einzubinden, führte Swinburne Edge Smartsheet schrittweise ein, beginnend mit einem Projekt zur Verwaltung des jährlichen Kalenders der Mitarbeiter. Früher verfolgte das Team den Status von etwa 4.000 Workshops pro Jahr mit Tabellen – von der Rechnungsstellung bis hin zu Zeitplänen. Es war eine Herausforderung, die Daten am Ende des Jahres abzugleichen.

Mit Smartsheet automatisierte Hovivyan den gesamten Prozess. Nach vier Monaten Arbeit an dem Projekt erkannte das Team den Wert automatischer Erinnerungen und von Dashboards. Dieser Wandel zeigte, welche Effizienzgewinne mit Smartsheet möglich sind. Die Mitarbeiter von Edge begannen, ihre eigenen Sheets zu erstellen und das Potenzial von Smartsheet zu erkunden. „Teammitglieder, die anfangs zögerlich waren, sind jetzt zu begeisterten Befürwortern geworden und fragen sich häufig, wie sie es in ihren Rollen weiter nutzen können.“

Erstellung maßgeschneiderter Lösungen

Nach der erfolgreichen Testphase führte Swinburne Edge Smartsheet in allen Betriebsabläufen ein und automatisierte eine Reihe von Prozessen. Mit Unterstützung des Partners Atturra entwickelte das Team Dashboards, in denen die Kund*innen den Lernfortschritt ihrer Mitarbeitenden in Echtzeit einsehen können. Gleichzeitig konnten Lernende Informationen über Smartsheet-Formulare anfordern und schneller Antworten erhalten.

Smartsheet hat auch den Zugriff auf Informationen erleichtert. „Echtzeiteinblicke waren die überraschendste Errungenschaft“, so Hovivyan. „Die Dashboards und Berichte haben uns über den aktuellen Stand und die Arbeitslast von Projekten informiert. Diese Transparenz war sowohl für unser Team als auch für unsere Kundschaft von entscheidender Bedeutung, da sie alle stärker in die Verantwortung genommen und besser informiert hat.“

Ein reaktionsschnelleres, kollaboratives Team

Mit allem zentralisiert hat Swinburne Edge sein ursprüngliches Ziel erreicht: die Zusammenarbeit des gesamten Projektteams zu verbessern. „Wir haben die Zusammenarbeit mit Smartsheet verbessert. Alle teilen sich Ressourcen und arbeiten als geschlossene Einheit. Durch die transparentere Gestaltung der Arbeit hat Smartsheet dazu beigetragen, das Team zu vereinheitlichen“, fügt Hovivyan hinzu.

Diese Einblicke haben auch die Kommunikation verbessert – nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch mit Kund*innen und Studierenden. „Wenn Schüler*innen eine Verlängerung ihrer Aufgaben beantragen, können wir mit der Smartsheet-Automatisierung innerhalb von 24 Stunden reagieren, was ihren Stress reduziert und den Termindruck verringert“, erklärt Hovivyan.

Zeitersparnis durch Innovation

Dank verbesserter Transparenz sparen die Mitarbeitenden und Kund*innen von Swinburne Edge auch wertvolle Zeit. 

„Dank Echtzeit-Dashboards können Kunden selbstständig auf aktuelle Informationen zugreifen, was häufige Meetings überflüssig macht. Darüber hinaus ersetzen automatisierte E-Mails die manuelle Kommunikation und optimieren unseren Workflow. Durch die Automatisierung entfallen viele manuelle Aufgaben, wodurch wir ungefähr 40 % unserer Zeit in einem einzigen Bereich sparen. Aufgaben, für die früher zwei Koordinatoren erforderlich waren, benötigen jetzt nur noch 1,2. So können sich die Mitarbeitenden auf strategische Initiativen und berufliches Wachstum konzentrieren“, so Hovivyan.

Für Hovivyan ist die Einführung von Smartsheet das beste Beispiel für das Innovationsengagement von Swinburne Edge. „Smartsheet hat transformativ gewirkt. Die neueste Technologie zu nutzen, hat es uns ermöglicht, sowohl unseren Studenten als auch der Organisation erhebliche Vorteile zu bieten“, merkt sie an. „Es war ein Privileg zu sehen, wie viel wir mit Smartsheet erreicht haben.“

Kontinuierliche Verbesserung

Rückblickend ist Hovivyan der Meinung, dass Smartsheet und Atturra maßgeblich zum Erfolg der Umstellung beigetragen haben. „Beide haben uns hervorragend bei der Implementierung von Smartsheet in Swinburne Edge unterstützt. Sie haben stets schnell reagiert, waren für uns da und haben uns maßgeschneiderte Schulungen angeboten, die unseren Bedürfnissen entsprachen“, so Hovivyan.

Mit der Unterstützung durch seine Partner kann Swinburne Edge Smartsheet optimal einsetzen. Der Bildungsanbieter nutzt seit Kurzem Dynamic View und Data Shuttle, um zeitnahe, kontextbezogene Informationen bereitzustellen, damit Lehrkräfte und anderes Personal die Informationen sehen können, die für sie relevant sind. „Dynamic View hat das Potenzial, die Transparenz und Organisation erheblich zu verbessern, und ermöglicht unseren Zeitarbeitskräften, ihre Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen“, erklärt Hovivyan. „Edge untersucht auch den Einsatz von WorkApps und KI-Tools. Unsere Zusammenarbeit mit Swinburne zeigt weiter, welchen Wert Smartsheet in der gesamten Organisation schafft. Atturra und Smartsheet haben Anoush und ihr Team befähigt, hochwertige Arbeit schnell zu leisten.

Stetiges Wachstum

Swinburne Edge wächst weiter und verlässt sich auf die Flexibilität und Skalierbarkeit, die Smartsheet bietet. „Mit unserer Expansion brauchen wir ein System, das mit uns mitwächst. Die Anpassungsfähigkeit von Smartsheet vereinfacht das Onboarding und gewährleistet ein nahtloses Projektmanagement“, fügt Hovivyan hinzu.

Als Führungskraft, die gerne mit gutem Beispiel vorangeht, ist Hovivyan begeistert zu sehen, dass Smartsheet an der gesamten Universität Fuß fasst. 

„Wir zeigen anderen Teams die Vorteile von Smartsheet und ermöglichen es ihnen, ihre eigenen Lösungen zu entwickeln. Ich bin überzeugt, dass wir mit zunehmender Akzeptanz so die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern können, was unserer Vision eines einheitlicheren Ansatzes entspricht.“