Die Albany State University optimiert das IT-Projektmanagement mit Smartsheet, steigert die betriebliche Effizienz und ermöglicht eine bessere Erfahrung für Studierende

Die Albany State University in Albany, Georgia, ist eine staatliche, historisch Schwarze Universität mit mehr als 6.500 Studierenden. Die Universität wurde 1903 gegründet und bietet eine breite Palette von Zertifikats-, Associate-, Bachelor- und Masterstudiengängen an.

Das Projektmanagementbüro für IT-Services (Informationstechnologie) der Universität ist für die Verwaltung wichtiger Technologieprojekte verantwortlich, die Studierende, Lehrkräfte und Verwaltungsfunktionen unterstützen. Dazu gehören die Überwachung von Software-Integrationen, Upgrades der digitalen Infrastruktur und der Kauf elektronischer Geräte.

Früher mussten Genehmigungen für die Anschaffung neuer Laptops, Computer und anderer Geräte manuell in Papierform erteilt werden. Das Tracking dieser Anforderungen war zeitaufwendig und erforderte viel Verwaltungsarbeit, um Genehmigungen nachzuverfolgen und den Fortschritt zu überwachen. „Wir brauchten einen strukturierten, digitalen Ansatz, um den Genehmigungsprozess zu optimieren und das Projekt-Tracking zu verbessern“, sagt Malinda Barron, IT-Projektmanagement-Analystin II, Projektmanagementbüro für IT-Services, Albany State University.

Zusätzlich zur Anschaffung neuer Geräte war auch das IT-Projekt-Tracking systemübergreifend fragmentiert, was die Einblicke und die Koordination auf dem Campus einschränkte. „Vor Smartsheet mussten wir mehrere Projektmanagement-Tools unter einen Hut bringen, was es schwieriger machte, die Konsistenz über Projekte hinweg zu wahren“, sagt Barron.

Wichtige Projekte und Prozesse in Smartsheet verwalten

Das Projektmanagementbüro führte Smartsheet ein, um das IT-Projekt-Tracking zu konsolidieren, nachdem sich das Tool bereits in anderen Abteilungen der Universität bewährt hatte. „Anfangs haben wir eine Smartsheet-Vorlage für einen Projektplan erstellt und das hat gut funktioniert – von da hat sich das Ganze dann einfach weiterentwickelt“, erklärt Barron. Das Büro weitete dann den Einsatz von Smartsheet aus, um den Anschaffungsprozess zu verwalten, wobei Hardware- und Softwarekäufe von der Genehmigung und Finanzierung bis hin zur Rechnungsstellung und Implementierung nachverfolgt werden.

Seit dem Onboarding von Smartsheet 2018 hat das Projektmanagementbüro der Universität rund 138 Projekte verwaltet, von umfangreichen Infrastrukturupgrades bis hin zu kleineren Initiativen zur Prozessverbesserung. Jedes Jahr beaufsichtigt das Team 15 bis 20 große Projekte, darunter Technologieverbesserungen, Sicherheitsupgrades und Enterprise-Softwareimplementierungen. 

„Smartsheet hilft uns, alle unsere Projekte nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass sie pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden“, so Barron.

Mit Smartsheet erhält das Projektmanagementbüro auf einer zentralisierten Plattform Echtzeiteinblicke in den Status aller IT-Projekte. „Mit Smartsheet-Dashboards können wir jede Projektphase von der Planung über die Anfangsphase bis zum Abschluss klar erkennen“, sagt Barron. „Wir haben auch Dashboards, die zeigen, welche Abteilungen mehr mit unserem Büro zu tun haben, damit wir wissen, wo wir die Kommunikation verbessern können.“

Prozesse campusweit verbessern

Vor dem Einsatz von Smartsheet dauerte der Anschaffungsprozess für elektronische Geräte von Anfang bis Ende in der Regel ganze 30 Tage. Mit Smartsheet konnte das Team die Genehmigungszeiten um mehr als 60 % verkürzen. 

„Anstatt die Anschaffung in einem Monat abzuschließen, können wir den Prozess dank Smartsheet jetzt in 8 bis 10 Tagen erledigen“, sagt Barron. 

Mit automatisierten Workflows trägt Smartsheet dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine größere Verantwortlichkeit gegenüber Stakeholder*innen zu gewährleisten. „Wir müssen uns keine Sorgen mehr darüber machen, dass Formulare verloren gehen. Mit Smartsheet lässt sich leicht nachverfolgen, wo sich ein Kauf im Prozess befindet, und die Antragsteller*innen können den Genehmigungsfortschritt in Echtzeit verfolgen.“

Durch die Verwaltung des IT-Projektportfolios mit Smartsheet konnte das Projektmanagementbüro die Produktivität erheblich steigern, die Effizienz verbessern und die Zusammenarbeit auf dem Campus fördern. „Smartsheet hat unsere Prozesse mit standardisierten Vorlagen transformiert. So müssen wir nicht bei jedem neuen Projekt bei null anfangen“, sagt Barron. „Ganz gleich, ob es sich um übergeordnete Dashboards oder automatisierte Benachrichtigungen handelt, die Projekte auf Kurs halten – dank Smartsheet sind wir in allen unseren Projekten besser organisiert und auf dem neuesten Stand. Das hat uns geholfen, die Prozesse campusweit zu verbessern, und wir sind gespannt, wie es uns in Zukunft weiterbringen wird.“

Eine bessere Erfahrung für Studierende und Lehrkräfte ermöglichen

Da Barron und ihr Team dank Smartsheet schnellere und effizientere Prozesse haben, können sie mehr Zeit für die Unterstützung von Lehrkräften und Studierenden an der Albany State University aufwenden. „Smartsheet beschleunigt unsere Prozesse, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können: die Studierenden“, sagt Barron. 

„Eine unserer Aufgaben ist es, den Studierenden die bestmögliche Ausbildung zu bieten, und dafür benötigen wir unkomplizierte, nahtlose Prozesse. Smartsheet ermöglicht es uns, enger zusammenzuarbeiten und mehr Zeit für strategische Entscheidungen zu verwenden, die Studierende und Lehrkräfte betreffen.“

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