Die George Washington University School of Nursing nutzt Smartsheet, um die Kursentwicklung zu optimieren

Die George Washington University School of Nursing in Ashburn, Virginia, ist eine der besten Krankenpflegeschulen des Landes und bietet innovative Bildungsprogramme, die von erstklassigen Fakultäten geleitet werden und sich auf die neuesten Gesundheitstechnologie stützen. Die 2010 gegründete School of Nursing bietet Bachelor-, Master-, Promotions- und Zertifikatsprogramme an und hilft Studierenden im Bereich der Krankenpflege, eine qualitativ hochwertige, mitfühlende Gesundheitsversorgung anzubieten. Die Schule hat mehr als 60 Fakultätsmitglieder und rund 800 Studierende.

Hinter den Kulissen verwaltet ein Team von Projektmanager*innen in der Abteilung für Onlinelernen und Unterrichtstechnologie Projekte in der gesamten Schule, einschließlich der Kursentwicklung, der Strategieplanung und der Bereitstellung von Ressourcen zur Unterstützung von Lehrkräften, Beschäftigten und Studierenden. Smartsheet ist die Grundlage für all diese Bereiche. 

„Smartsheet ist das Herzstück unserer Einrichtung“, so Miro Liwosz, stellvertretender Dekan für Onlinelernen und Unterrichtstechnologie an der George Washington University School of Nursing. „Es bietet uns einen robusten Rahmen, der es unserem Büro für Unterrichtsdesign ermöglicht, Projekte zu verwalten und unsere Beschäftigten und Lehrkräfte dabei zu unterstützen, die Kursbereitschaft sicherzustellen.“

Vor einigen Jahren waren Liwosz und sein Team von verschiedenen Tabellenkalkulationssoftwares und digitalen Projektmanagement-Tools abhängig, die alle die wachsenden Anforderungen der Abteilung nicht erfüllen konnten. „Das Projektmanagement war nicht zentralisiert oder koordiniert und alles war ein wenig chaotisch. Wir haben viele E-Mails hin und her geschickt, um aktuelle Informationen zu erhalten“, erzählt Liwosz. So waren beispielsweise die Kursplanung, das Onboarding neuer Lehrkräfte und Beschäftigter sowie die Überprüfung des Lehrplans separate Prozesse, deren Aktualisierung und Nachverfolgung einen erheblichen manuellen Aufwand nach sich zogen. Die Abteilung für Onlinelernen und Unterrichtstechnologie hatte außerdem keine zuverlässige Methode, um Stakeholder*innen über die Metriken zur Kursbereitschaft zu informieren.

Die Suche nach besseren Tools wurde besonders wichtig, als die Schule einen neuen Strategieplan entwickelte. „Wir brauchten eine bessere Möglichkeit, unsere Arbeit auf die anstehenden strategischen Prioritäten der Schule abzustimmen“, meint Liwosz.

Zentrale Verwaltung von Kursentwicklung, Zeitplänen und Bewertungsmaßnahmen in Smartsheet 

Liwosz zog mehrere Projektmanagementsysteme in Betracht und entschied sich dann für Smartsheet. „Ich konnte eine kostenlose Testversion einrichten und mich sofort mit dem Tool vertraut machen“, sagt er. „Ich hatte die Möglichkeit, ganz einfach historische Informationen zu jedem Projekt erstellen zu lassen und diese dann von Anfang bis Ende nachzuverfolgen. Außerdem konnten wir auf eine noch nie dagewesene Art und Weise zusammenarbeiten, um die gesamte Schule an einem einzigen Ort zusammenzubringen.“

Die School of Nursing nutzt Smartsheet, um jährlich mehr als 160 Kurse zentral zu verwalten. Smartsheet zeigt zu jedem Kurs sowohl eine allgemeine Projektmanagement-Ansicht als auch eine Detailansicht an und bietet in Echtzeit einen Überblick über Kurspläne, Dozierende, Checklisten und Lehrbuchbestellungen, auf den interne Beschäftigte und die Fakultät zugreifen können. Jedem Kurs wird außerdem ein*e interne*r Instruktionsdesigner*in zugewiesen, der bzw. die bei der Entwicklung des Kurses hilft und Kursmeilensteine und Feedback nachverfolgt.

Die Einrichtung verwendet die Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um Beschäftigte und Fakultät zu vernetzen, automatische Meilenstein- und Fristbenachrichtigungen an Beschäftigte und Lehrkräfte zu senden und den Lehrplanüberprüfungsprozess der Schule zu automatisieren, zu dem auch ein Kursgenehmigungssystem für Lehrkräfte und Programmdekan*innen gehört. Darüber hinaus nutzt die Schule Smartsheet, um wichtige Bewertungsmaßnahmen am Ende eines Kurses zu verwalten. Jedes Fakultätsmitglied reicht in Smartsheet eine Kursbewertung ein. Die Informationen werden automatisch an die Programmdekan*innen gesendet und mit den Programmergebnissen der Schule verglichen. Darüber hinaus hilft Smartsheet der Schule, die Überprüfung des Lehrplans zu optimieren, Lehrbücher zu identifizieren und eine Verbindung zur Bibliothek herzustellen, um Bücher zu bestellen.

Die Schule verwendet Data Shuttle, um Kurskoordinationsdaten automatisch aus dem internen ERP-System (Enterprise Resource Planning) von Banner in Smartsheet hochzuladen. Durch die Verknüpfung von Banner mit Smartsheet kann die Schule Kurse und Credits zuordnen, aktuelle Anmeldemetriken anzeigen und mithilfe der Echtzeitdaten von Banner Kurspläne in Echtzeit erstellen.  

Zuordnung von Kursen zu Zielen und Ergebnissen 

Mithilfe von Smartsheet optimiert die School of Nursing die Kurskoordination und das Projektmanagement, während jedes Projekt den Zielen und Initiativen der Schule zugeordnet wird. Die Abteilung für Onlinelernen und Unterrichtstechnologie nutzt Sheets und Berichte, um zu ermitteln, welche Kurse die Lernziele erfüllen und welche Kurse von diesen Zielen abweichen. 

„Mit unserem System ‚Map and Gap‘ zur Nachverfolgung der Akkreditierung in Smartsheet können wir leicht erkennen, wenn ein Kurs nicht genau mit einem Ziel übereinstimmt, und den Lehrplan gegebenenfalls neu gestalten“, so Liwosz.

Die Schule hat außerdem angefangen, Smartsheet in Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) für Teile des strategischen Planungsprozesses einzusetzen. Bei einem kürzlich abgehaltenen Strategieplanungstreffen von Beschäftigten und der Fakultät erstellte die Schule Fragen, um zu bestimmten Zielen zu gelangen, zeichnete die Antworten auf die Fragen in Smartsheet auf und nutzte dann OpenAI, um mögliche Strategien zu generieren. „Am Ende des Meetings hatten wir eine Liste potenzieller Strategien in Smartsheet, anhand derer wir einen Strategieplan mit vier Hauptzielen entwickelt haben“, sagt Liwosz. Das Team verfolgt den Fortschritt beim Erreichen der Ziele auf einem einzigen Smartsheet-Dashboard für die Strategieplanung und fördert so proaktiv laufende Initiativen.

Bessere Transparenz dank Dashboards für Studierende, Lehrkräfte und Beschäftigte

Die School of Nursing verwendet Dashboards in Smartsheet, um Studierenden, Lehrkräften und Beschäftigten einfachen Zugriff auf wichtige Ressourcen, Projekte und Kurse zu verschaffen. Ein Ressourcen-Hub-Dashboard in Smartsheet bietet Studierenden beispielsweise einen Ort, an dem Veranstaltungen, Kursinformationen und Technologieressourcen angezeigt werden. „Der Ressourcen-Hub und das Dashboard sind wichtig, um unseren Studierenden zu helfen, tägliche Abläufe und ihre akademische Erfahrung insgesamt zu bewältigen“, sagt Liwosz. „Da Websites statischer sind, bieten die Dashboards eine viel dynamischere Möglichkeit, die von Studierenden benötigten Ressourcen bereitzustellen.“ Ein ähnliches Dashboard für Lehrkräfte bietet Lehrressourcen, etwa zur Kursbewertung, um einen effektiveren Unterricht zu ermöglichen. Die Workflow-Automatisierung hilft der Schule auch, Anträge auf bezahlte Abwesenheit von Lehrkräften nachzuverfolgen. Sobald ein Fakultätsmitglied einen Antrag in Smartsheet stellt, wird dieser automatisch an eine*n Vorgesetzte*n gesendet und genehmigt oder abgelehnt. Liwosz nutzt Smartsheet außerdem, um mit Anbietern geschlossene Verträge über geistiges Eigentum bei der Kursentwicklung einfach zu verwalten.

Die Schule verlässt sich auch auf Smartsheet, um das Onboarding von Lehrkräften und Beschäftigten zu verwalten. Dazu wird ein Dashboard mit einer Liste der Anforderungen für sämtliche neuen Beschäftigten angezeigt, z. B. Computer, Bildungsressourcen und Büros.

Zeitersparnis durch Digitalisierung und Automatisierung wichtiger Abläufe

Die School of Nursing hat den manuellen Aufwand für wichtige Geschäftsabläufe beseitigt. „Durch den Einsatz von Smartsheet haben wir die Überprüfung des Lehrplans, die Zuordnung von Akkreditierungen und die Vertragsverwaltung erheblich vereinfacht, was uns viel Verwaltungszeit erspart“, sagt Liwosz. „Smartsheet automatisiert die Überprüfung und Genehmigung von Lehrplänen, sodass ich nicht mehr E-Mails an Beschäftigte senden und Unterschriften für die Genehmigung von mehreren Abteilungen sammeln muss. Da ich diesen Ablauf rationalisieren kann, spart mir Smartsheet mehrere Stunden pro Woche.“

Smartsheet bietet der Schule die nötige Infrastruktur für erfolgreiches Arbeiten, indem das Projektmanagement organisiert wird und sichergestellt wird, dass die Schule skalieren und wichtige Arbeitsabläufe und Prozesse weiter verbessern kann. Smartsheet bietet der Schule außerdem eine bessere Kontrolle über die Governance, um Datenschutz und Sicherheit zu verwalten und die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren zu gewährleisten. Dadurch kann sich die School of Nursing besser auf ihre wichtigste Aufgabe konzentrieren: Pflegekräfte auszubilden, um eine qualitativ hochwertige, mitfühlende Gesundheitsversorgung zu bieten. 

„Dank Smartsheet kann ich nun besser nachvollziehen, wie Menschen lernen, organisieren und arbeiten“, sagt Liwosz. „Es spielt auch eine entscheidende Rolle dafür, dass sich unsere Fakultät darauf konzentrieren kann, den Studierenden die bestmögliche Ausbildung zu bieten.“
 

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