Securitas nutzt Smartsheet, um das Projekt-Portfolio-Management zu vereinfachen und Führungskräften bei strategischen Entscheidungen zu helfen

Mehr als 10.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf Securitas, wenn es um den Schutz ihrer Mitarbeitenden, ihrer Grundstücke oder ihres geistigen Eigentums geht. Securitas bietet ein umfassendes Portfolio an Technologien und Dienstleistungen in den Bereichen Vor-Ort-Überwachung, mobile Überwachung und Fernüberwachung, elektronische Sicherheit, Brandschutz und Sicherheit sowie Risikomanagement für Unternehmen.

Das PMO von Securitas nutzt Smartsheet, um alle Prozesse des Projekt- und Portfolio-Managements (PPM) unternehmensweit zu verwalten. „Smartsheet verknüpft für uns alles“, sagt Frank Chiocco, Director, PMO bei Securitas Security Services USA, Inc.

„Benutzer und Benutzerinnen können damit einfach interagieren und Dinge integrieren, aber es ermöglicht auch die Erstellung komplexer Funktionen und Berichte.“

Vor einigen Jahren, vor der Einführung von Smartsheet, startete Securitas eine Initiative zur Umstrukturierung des Unternehmens, die eine Aktualisierung der Backend-Systeme und -Prozesse für kritische Bereiche wie Gehaltsabrechnung, Finanzen und Personalbeschaffung umfasste. Das hatte zur Folge, dass das PMO des Unternehmens mit neuen Projekten überschwemmt wurde. „Wir hatten plötzlich 40 neue Projekte in unserem Portfolio, die wir verwalten mussten“, sagt Larisa Zakharchuk, Vice President, IT Business Management bei Securitas Security Services USA, Inc. „Das heißt, dass wir jedes Projekt organisieren, einem strategischen Ziel zuordnen und die richtigen Ressourcen finden mussten, um alles zu bewerkstelligen.“ Dem Unternehmen fehlten jedoch die richtigen Tools, um alle Projekte einfach an einem Ort nachzuverfolgen. 

„Unsere Projektmanager*innen mussten alles über zahlreiche Tabellen und Projektmanagement-Software nachverfolgen und die Informationen wurden auf diese Weise nicht sonderlich gut verknüpft“, erklärt Chiocco. „Ich brauchte außerdem eine bessere Möglichkeit, der Geschäftsleitung einen ganzheitlichen Bericht über alle Projekte zu liefern, damit sie strategische Entscheidungen treffen konnte.“

Darüber hinaus wünschte sich das IT Center of Excellence and Reporting Team des Unternehmens eine effizientere Möglichkeit, Prozesse wie das halbjährliche Benutzer-Rezertifizierungsaudit zu verwalten, mit dem bestätigt wird, dass die Mitarbeitenden über die richtigen Tools verfügen, um ihre Arbeit erfolgreich auszuführen. „Wir haben verschiedene Software-Tools verwendet, um die Rezertifizierung der Benutzer und Benutzerinnen für das Audit durchzuführen, und wir brauchten für zwei Audits pro Jahr sechs Monate. Das war einfach zu lang“, sagt Gladys Liley, Center of Excellence & Reporting Director, IT bei Securitas. „Außerdem mussten wir für die Umfragen externe Software kaufen und wollten diese Kosten im Zaum halten.

Das Unternehmen wollte auch die allgemeine Governance verbessern und mehr Konsistenz im Projektmanagement schaffen. „Wir mussten als PMO reifer werden und Projekte von Anfang bis Ende besser verwalten. Außerdem wollten wir Echtzeit-Updates über den Fortschritt bereitstellen“, so Chiocco.

Warum Smartsheet?

Das PMO von Securitas entschied sich aufgrund seiner Flexibilität und Skalierbarkeit für Smartsheet. „Es gab hier bereits ein paar Teams, die Smartsheet nutzten. Also habe ich angefangen, mich ein wenig damit zu beschäftigen. Schnell wurde mir klar, dass ich damit alles im Hinblick auf das Projektmanagement erledigen konnte“, sagt Chiocco. „Außerdem kann die Lösung ganz nach Bedarf skaliert werden.“

Securitas nutzt nun Smartsheet, um sein wachsendes Projektportfolio zu verwalten, und nutzt insbesondere Smartsheet Control Center, um jedes Projekt von Anfang bis Ende nachzuverfolgen. „Denjenigen, die zwar etwas Entwicklungserfahrung, aber nicht viel Programmierkenntnisse haben, erleichtert Smartsheet Control Center alles“, so Chiocco. „Da es sich um ein Low-Code/No-Code-Tool handelt, konnte ich Vorlagen verwenden, um schnell eine komplette PPM-Lösung zu entwickeln, die unsere Anforderungen perfekt erfüllt.“

Operationalisierung strategischer Ziele

Securitas nutzt Smartsheet, um die strategischen Ziele des Unternehmens umzusetzen. So hat Securitas kürzlich ein kundenorientiertes Portal eingeführt, das das strategische Ziel des Unternehmens zur Digitalisierung der Kundeninteraktion unterstützt. „Wir haben fünf Regionen in den USA, von denen jede etwas anders arbeitet, daher möchten wir die Kundenkommunikation standardisieren“, sagt Zakharchuk. „Das Portal bietet den Kunden die Möglichkeit, den Zeitplan einzusehen und zu sehen, welches Wachpersonal an einem bestimmten Ort eingesetzt wird. So haben sie einen besseren Einblick.“ Dank der aktualisierten Projektdaten in Smartsheet-Dashboards können Stakeholder*innen und Führungskräfte von Securitas Geschäftsentscheidungen einfacher treffen. Jede Woche sendet das PMO-Team Projektansichten auf Portfolioebene an die leitenden Führungskräfte, um den Fortschritt von 40 Projekten zu überwachen. 

„Durch die Verfügbarkeit von Echtzeit-Projektinformationen in Smartsheet können unsere Führungsteams leichter strategische Entscheidungen über die Priorisierung von Projekten treffen oder feststellen, ob der Betrieb durch zu viele Projekte überlastet ist“, so Chiocco.

Securitas setzt auch auf Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um Projektmeilensteine und Erinnerungen an die wichtigsten Stakeholder*innen im PMO zu senden. Securitas sorgt durch automatisiertes, zentrales Reporting und Dashboards für die volle Transparenz der Projektportfolios. Smartsheet optimiert auch die Effizienz, indem es die manuelle Datenerfassung aus der Welt schafft und die Nachverfolgung und Berichterstellung zu Projekten und Portfolios automatisiert. Führungskräfte nutzen die Dashboards, um den Status der einzelnen Projekte zu sehen und Maßnahmen zu ergreifen, wenn sich Hindernisse ergeben.

Das IT Center of Excellence and Reporting Team nutzt Smartsheet-Dashboards ebenfalls, um Führungsteams und Geschäftspartnern durchgängige Einblicke zu gewähren. „Smartsheet-Dashboards bieten uns eine Single Source of Truth mit Echtzeitinformationen und Messzahlen“, sagt Liley. „Das bietet unseren Teammitgliedern Self-Service-Optionen.“

Das PMO verwendet Smartsheet auch, um Projektverantwortlichen Zugriff auf bestimmte Informationen zur Bearbeitung zu gewähren. „Smartsheet ist praktisch, weil Projektmanager und Projektmanagerinnen damit ihre individuellen Aufgaben aktualisieren können und nicht alles sehen müssen, was mit dem Projekt zusammenhängt“, erklärt Chiocco. Chiocco verwendet auch Data Shuttle, eine Funktion, mit der er Daten aus verschiedenen Datenbanken in Smartsheet hochladen kann.

Zentralisierung halbjährlicher Audits und wichtiger Geschäftsprozesse

Das IT Center of Excellence and Reporting Team von Securitas nutzt Smartsheet nun, um seine halbjährlichen Benutzer-Rezertifizierungsaudits zu zentralisieren und zu optimieren. Die Abteilung verwendet Smartsheet auch, um Unternehmensanwendungen und die dazugehörigen Budgets zu verwalten. 

Die Außendienstmitarbeitenden von Securitas nutzen Smartsheet, um den Prozess der Vorstellungsgespräche für die Personalabteilung zu verwalten. Wenn sich ein*e Kandidat*in jetzt online bewirbt, sendet ein automatisierter Workflow in Smartsheet eine E-Mail mit Optionen für die Planung von Vorstellungsgesprächen.

Die Technologie- und Fernüberwachungsteams von Securitas setzen auf Smartsheet, um Technologiedienstleistungen wie mobile Technologie und Vor-Ort-Bewachungsdienste zu verwalten und Projekte von der Planung über die Bereitstellung bis zur laufenden Wartung zu verfolgen.

Optimiertes, vereinfachtes End-to-End-Projektmanagement

Mit Smartsheet hat das PMO von Securitas seine Projektmanagementprozesse automatisiert und optimiert, sodass es einfacher wird, 40 Projekte von Anfang bis Ende zentral nachzuverfolgen, anstatt mehrere Tabellen und andere Tools zu verwenden. „Smartsheet Control Center automatisiert alles, sodass alle Informationen, die mit diesem Projekt verknüpft sind, automatisch in einer Ansicht auf Portfolioebene zusammengefasst werden, wenn ein neues Projekt eingeht und genehmigt wird“, so Chiocco.

Durch die Optimierung des Projektmanagements in Smartsheet verbringen Chiocco und sein Team weniger Zeit mit der Erfassung von Projektdaten und der Nachverfolgung von Budgets. 

„Wenn Sie 40 Projekte verwalten, kann es sehr lange dauern, eine Frist oder Kontaktinformationen zu aktualisieren. Jetzt können wir bei Bedarf ruckzuck Änderungen an einer Control Center-Vorlage vornehmen, die sich auf alle bestehenden Projekte auswirken“, so Chiocco. “Das dauert nur wenige Minuten und ich muss mir nicht mehr alle 40 Projekte vorknöpfen, um eine Statusaktualisierung vorzunehmen.“

Audits in der Hälfte der Zeit abgeschlossen

Das Securitas Application Security Administration Team kann die halbjährlichen Audits mit Smartsheet viel schneller abwickeln. 

„Wir schließen ein Audit jetzt in etwa eineinhalb Monaten ab, während es früher drei Monate dauerte“, sagt Liley. „Sobald es abgeschlossen ist, können wir dank der Automatisierung und der Dashboards in Smartsheet sofort mit dem Reporting von Messzahlen beginnen.“

Das Tool erhöht nicht nur die Effizienz des Auditprozesses, sondern hilft Liley und ihrem Team auch, Geld einzusparen, das zuvor in externe Audit-Software geflossen ist. „Wir haben auf dem Markt kein vergleichbares Tool gefunden, das uns diese Funktionen bieten würde“, sagt sie.

Mehr Transparenz für den Projektfortschritt

Das PMO von Securitas erhält dank Smartsheet einen viel besseren Einblick in die Projektdetails und hilft Projektmanager*innen, sicherzustellen, dass die Projekte im Zeitplan bleiben. 

„Wenn ein Projektmanager oder eine Projektmanagerin in Smartsheet den Status eines Projekts aktualisiert, werden diese Informationen automatisch als Workflow erfasst und fließen in ein separates Sheet, in dem ich die neuesten Daten und den kompletten Verlauf in einem Dashboard sehen kann“, so Chiocco. „Dank dieser Transparenz kann ich sehen, ob ein Projekt gefährdet ist, mit den Projektverantwortlichen sprechen, um herauszufinden, warum das Projekt stockt, und dann Maßnahmen ergreifen, um es schneller voranzubringen.“

Securitas prüft nun die Ausweitung von Smartsheet auf andere Bereiche des Unternehmens, die möglicherweise eine stärkere Governance und Prozesstransparenz erfordern. „Wir denken derzeit über Projekte nach, die nicht in die traditionelle PMO-Welt passen, und darüber, wie uns Smartsheet da helfen könnte“, sagt Chiocco. „Diese Lösung hat uns geholfen, flexibel und produktiv zu sein, und sie kann problemlos skaliert werden, wenn das Unternehmen wächst.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.