Zalaris steigert Effizienz, Transparenz und Zusammenhalt seiner Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen

Zalaris hat seinen Hauptsitz in Norwegen und bietet Personal- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen für Unternehmen in 34 Ländern an. „Wir decken alles ab, von grundlegenden Dienstleistungen im Bereich Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zu Rekrutierung, Onboarding, Zielsetzung, Vergütung und dem gesamten Mitarbeiterlebenszyklus von der Einstellung bis zur Pensionierung“, erklärt Mike Ellis, globaler Leiter von Zalaris Consulting bei Zalaris.

Isolierte Betriebsabläufe

In der Vergangenheit bestand Zalaris aus sieben verschiedenen Geschäftsbereichen. Jede Region nutzte eine eigene Software, was es schwierig machte, Informationen regionsübergreifend zu konsolidieren und zeitnahe, genaue Updates für die Lohnbuchhaltung zu erhalten.

Ellis wurde beauftragt, diese Geschäftsbereiche zu vernetzen und die Abläufe im gesamten Unternehmen zu harmonisieren. „Wenn wir globale Projekte übernehmen, erwarten unsere Kunden eine einheitliche Erfahrung“, sagt Ellis. „Mit mehr Zusammenhalt wollen wir auch Größenvorteile erzielen, den Unternehmenswert steigern und die Rentabilität verbessern.“

Ellis hatte Smartsheet bereits in seiner vorherigen Position verwendet. Daher entschied er sich für eine einheitliche Plattform, um Workflows zu optimieren, Prozesse zu standardisieren und die Zusammenarbeit weltweit zu verbessern. „Wir wussten aus Erfahrung, dass Smartsheet die Effizienz steigern und die Projektsteuerung verbessern würde. Also begannen wir, es lokal in der Region Asien-Pazifik (APAC) einzusetzen“, erzählt er. Mithilfe des Smartsheet Platinum Partners InfoSpark startete Zalaris die Smartsheet-Einführung mit einer einfachen Lösung: einem Preiskalkulationstool. „Das Tool wurde schnell zu einem wichtigen Bestandteil. Daraufhin begannen die Projektmanagement- und Lieferteams zu erkunden, was Smartsheet noch zu bieten hatte“, erinnert sich Ellis.

Talente mit den Bedarf zusammenbringen

Kurz darauf begann das APAC-Team, die Teamkapazität mit Smartsheet zu erfassen. „Resource Management ist in vielerlei Hinsicht von unschätzbarem Wert“, so Ellis. „Wenn wir beispielsweise Arbeit neu zuweisen, werden automatisch Personen mit ähnlichen Fähigkeiten vorgeschlagen. Außerdem identifiziert das Tool auch überlastete oder nicht ausgelastete Personen, sodass wir Arbeitslasten neu verteilen und Burnout verhindern können.“ Diese Funktion ist unerlässlich für ein Beratungsunternehmen, in dem das Personal die größten Kosten verursacht und eine ineffiziente Ressourcennutzung erhebliche Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis haben kann.

„Angesichts der Herausforderung, Mitarbeitende mit den erforderlichen Fähigkeiten zu finden, ist eine vorausschauende Planung unerlässlich. Die kurzfristige Einstellung von Auftragnehmern ist teuer“, so Ellis. 

„Mit Smartsheet können wir den Personalbedarf für die nächsten 90 Tage auf die Woche genau abschätzen – nach Funktion, Standort und Kompetenz.“ 

Dadurch kann Zalaris Einstellungsanforderungen in Echtzeit in sein Ressourcenmanagement-Tool eingeben. So haben Personalvermittler*innen genügend Zeit, um die richtigen Kandidat*innen zu finden und sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich beginnt und abgeschlossen wird.

Betrieb und Berichterstellung optimieren

InfoSpark war in der Lage, die Bedürfnisse von Zalaris aufgrund seines Fachwissens schnell zu verstehen und daraus eine effektive Implementierung von Smartsheet und Smartsheet Control Center als Teil einer Gesamtlösung zusammenzustellen. So konnte der Betrieb optimiert, die Governance verbessert und die Konsistenz in allen Regionen sichergestellt werden. So wird beispielsweise der Status aller Leistungen und Daten – wie Fristen, Fertigstellungsprozentsätze und Verzögerungen – automatisch in Echtzeit in ein Projekt-Dashboard übertragen, sodass das Team auf Kurs bleibt. Außerdem konnte mit SCC die Berichterstellung zu wichtigen Messzahlen automatisiert werden, z. B. um die Zeit zu erfassen, die Teams für den Kundensupport aufwenden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Zalaris die Verpflichtungen gegenüber seiner Kundschaft erfüllt.

„Smartsheet war entscheidend für die Projekt-Governance, da es uns einen umfassenden Überblick über das Geschäft gibt und uns hilft, Risiken und die allgemeine finanzielle Gesundheit zu bewerten. Die Dashboards bieten eine klare, unvoreingenommene Momentaufnahme, ohne unnötige Komplexität oder subjektive Interpretation“, erklärt Ellis. 

„Mit Smartsheet Control Center können wir nicht nur Gewinne und Verluste betrachten, sondern auch überwachen, ob wir die versprochenen Umsatzschätzungen erreichen. Dabei liegt der Fokus darauf, wie gut wir unsere Ressourcen nutzen.“

Flexible Lösung, breite Akzeptanz

Um die Einführung in den Niederlassungen weltweit zu erleichtern, beschloss Zalaris, Smartsheet an verschiedene Szenarien anzupassen. „Mit Smartsheet Control Center können Projektmanager beispielsweise Projektpläne und Berichte in der Landessprache erstellen und sie in einem globalen Portfolio zusammenfassen, das in englischer Sprache verwaltet wird“, so Ellis. Smartsheet unterstützt zudem verschiedene Projektmanagement-Methoden. „Einige Module basieren auf einem Waterfall-Ansatz, andere sind agiler“, erklärt Ellis. „Smartsheet Control Center ermöglicht uns, je nach Bedarf Projekte mit unterschiedlicher Komplexität einzurichten und gleichzeitig die Standardisierung zu wahren. Das ist wirklich hilfreich.“

Dank dieser Bemühungen wurden Smartsheet-Lösungen von Zalaris-Teams auf der ganzen Welt eingeführt. „Der Großteil unseres Unternehmens hat die Vorteile erkannt und ist unserem Beispiel gefolgt“, sagt Ellis. „Der Anstieg unserer Lizenzen in den letzten 12 Monaten ist ein guter Indikator. Man sieht es auch an den lächelnden Gesichtern der Mitarbeitenden.“ Laut Ellis hat InfoSpark eine große Rolle dabei gespielt, Smartsheet weltweit im Unternehmen einzuführen. „InfoSpark hat schnell verstanden, was wir erreichen wollten, und hat diese Vision in die Realität umgesetzt“, fügt Ellis hinzu.

Nahtlose Migration von Rechenzentren für Compliance und Skalierbarkeit

Als Zalaris die Smartsheet-Nutzung über die APAC-Region hinaus ausweitete, musste das Unternehmen die Einhaltung strenger europäischer Datenvorschriften gewährleisten. Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und die Datenhoheit zu stärken, migrierte Zalaris vom Smartsheet-Rechenzentrum in den USA zum Rechenzentrum in der EU – ein entscheidender Schritt, um die Branchenstandards zu erfüllen und die Kontrolle über den Datenzugriff zu behalten.

Smartsheet-Experten von Zalaris und InfoSpark arbeiteten eng zusammen, um einen Plan für die Modernisierung der Smartsheet-Lösungen zu formulieren und gleichzeitig eine reibungslose Migration nach Europa zu gewährleisten. Die Ausführung beinhaltete einen starken Einsatz automatisierter Tools, Planungsflexibilität und sorgfältige Qualitätssicherungsprozesse. So konnte Zalaris die Geschäftskontinuität aufrechterhalten und gleichzeitig neue Funktionen freischalten. Die Umstellung ermöglichte dem Unternehmen auch, Smartsheet Control Center zu aktivieren, um die Standardisierung von Projektmanagement- und Berichterstellungsprozessen im gesamten globalen Betrieb voranzutreiben. Durch diesen strategischen Wandel stellte Zalaris sicher, dass das Unternehmen die Funktionen von Smartsheet voll ausschöpfen und regulatorische Anforderungen einhalten konnte.

Umfassende Transparenz in Echtzeit

Heute bietet Smartsheet allen regionalen Zalaris-Niederlassungen eine einheitliche Lösung, die Transparenz in Echtzeit ermöglicht und Teams befähigt, fundierte und präzise Geschäftsentscheidungen zu treffen. „Früher erfolgte die Berichterstellung größtenteils manuell. Wir hatten Probleme mit der effektiven Verwaltung von Ressourcen, der Schätzung der Mitarbeiterkapazität und der Generierung sinnvoller Prozesse“, so Ellis. 

„Heute führen wir einfach mit Live-Dashboards wöchentliche Projektüberprüfungen durch, auf regionaler und globaler Ebene. Ich kann mir jedes Projekt genauer ansehen und Risiken und Probleme bewerten. Regionale Teams haben Dashboards in ihre Microsoft Teams-Gruppen integriert, sodass sie sehen können, woran sie in den nächsten 90 Tagen arbeiten. Das ist ein Gamechanger.“

„Wir haben eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Teams festgestellt“, so Ellis. Standardisierte Prozesse, vorkonfigurierte Vorlagen und ausgereifte Berichte fördern zudem den Zusammenhalt und erleichtern sogar das Onboarding neuer Teammitglieder. „Das System führt unsere Mitarbeitenden durch die jeweiligen Schritte, die für die Verwaltung eines Projekts erforderlich sind“, fügt Ellis hinzu.

99 % mehr Effizienz bei der Projekteinrichtung

Der wichtigste Vorteil war jedoch die verbesserte Effizienz und Zeitersparnis beim Projektmanagement. „Früher konnte es ein bis zwei Wochen dauern, bis ein Projekt vollständig eingerichtet und an den Kunden übergeben war. Mit Smartsheet Control Center können wir das in weniger als 30 Minuten erledigen, also 99 % schneller. Wir müssen nur das Logo aktualisieren, das Startdatum festlegen und den Projektplan anpassen – schon ist der Arbeitsbereich bereit“, erklärt Ellis.

Zalaris hat große Pläne für die Zukunft. „Wir möchten Resource Management in unsere HR- und Zeiterfassungssysteme integrieren. Damit erhalten wir einen umfassenden Überblick über unsere Belegschaft“, so Ellis. Er freut sich auf zukünftige Smartsheet-Funktionen. „Ich freue mich darauf, KI bei Formeln zu verwenden. Resource Manager hat auch so viel Potenzial“, so Ellis abschließend. 

„Ich bin ein großer Befürworter von Smartsheet. Es ist eine großartige Lösung, die ich jedem empfehlen kann. Es ist das Tool meiner Wahl.“