Infosys nutzt Smartsheet, um die Effizienz zu steigern und die Erfolgsquote bei globalen Beratungs- und Implementierungsprojekten zu erhöhen

Infosys, ein weltweit führender Anbieter von IT-Services und -Consulting, hat sich einen Namen als Anbieter groß angelegter, komplexer Transformationsprogramme für Kund*innen aus verschiedenen Branchen gemacht. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 350.000 Mitarbeiter*innen in über 60 Ländern, die an Projekten mit einem Umfang von 500.000 bis über 1 Mrd. US-Dollar arbeiten.

Das Angebot des Unternehmens umfasst digitale Transformation, ERP-Implementierungen, Cloud-Migration und Managed Services, wobei häufig Hunderte von Ressourcen in verschiedenen Regionen zum Einsatz kommen. Angesichts der Komplexität und der unterschiedlichen Tool-Architekturen, die verschiedene Kund*innen einsetzten, war es natürlich eine Herausforderung, diese Programme konsistent und effizient umzusetzen. Mangelnde Konsistenz und Integration führten oft zu Silos und Ineffizienzen. Jeff Keller, Global Leader des Program Management Center of Excellence bei Infosys, sagt: „Wir haben eine Vielzahl von Tools im Einsatz gesehen, aber wir hatten keinen konsistenten, einheitlichen Überblick über die Projekte in diesen Tools. Wir hatten Teile des Programms in verschiedenen Tools und versuchten ständig, sie miteinander zu verbinden.“

Diese fragmentierte Umgebung führte zu inkonsistenten Methoden, wobei Berater*innen ihre eigenen Ansätze aus ihren eigenen Erfahrungen einbrachten, und zu langsamen Projektanlaufzeiten, wobei Projektmanager*innen oft damit beschäftigt waren, Prozesse einzurichten, während die Projekte bereits liefen. Projektmanager*innen hatten auch nur begrenzte Einblicke in das Projekt, und Kund*innen verfügten über keine Single Source of Truth für den Status, Risiken und Ergebnisse des Programms.

Um seinen Kund*innen einen besseren Service bieten zu können, erkannte Infosys die Notwendigkeit einer einheitlichen, skalierbaren Plattform für intelligentes Arbeitsmanagement der Enterprise-Klasse, die Konsistenz, Sicherheit und Transparenz gewährleistet.

Zusammenarbeit mit Prodactive zur Entwicklung einer Smartsheet-basierten Lösung für das Programmmanagement 

Um die Entwicklung der Lösung anzustoßen, beauftragte Infosys Prodactive, einen Partner von Smartsheet, mit der Konzeption und Bereitstellung eines Program Management Control Center (PMCC) auf Basis von Smartsheet. Smartsheet ist die Plattform für intelligentes Arbeitsmanagement, die Menschen, Daten und KI vereint, um die Unternehmensabläufe im Fortune-500-Maßstab zu beschleunigen.

Die Lösung wurde entwickelt, um die Programmmanagementprozesse für die gesamte Belegschaft von Infosys weltweit zu standardisieren, Daten aus verschiedenen Tools in einer einzigen Plattform zu integrieren, eine schnelle Bereitstellung von Projektarbeitsbereichen zu ermöglichen und Dashboards und Governance-Tools bereitzustellen. Prodactive war ein wichtiger Partner auf dem Weg von Infosys zu Smartsheet und stellte Fachwissen, Vorlagen und kontinuierlichen Support zur Verfügung.

Infosys nutzt seine PMCC-Lösung für das Portfoliomanagement und verwendet dabei einen Vorlagenansatz zur Verfolgung aktiver Projekte und zur Verwaltung der Pipeline in Smartsheet. Infosys nutzte die PPM-Vorlage von Prodactive für Transparenz auf Portfolioebene. Zu den im Rahmen der Lösung verwalteten Projekten gehören groß angelegte ERP-Implementierungen, an denen Hunderte von Offshore- und Onshore-Ressourcen sowie Kund*innen und andere externe Implementierungspartner*innen beteiligt sind. 

„Smartsheet bietet uns eine umfassende Plattform, mit der wir alle unsere Projektmanagementfähigkeiten einsetzen und unsere Fachleute unterstützen können“, sagt Keller. „Wir schreiben die Verwendung der Lösung als Teil unseres Vertragsprüfungsprozesses vor und verwalten eine Gesamtübersicht über das PPM-Portfolio jedes Projekts in einem separaten Arbeitsbereich.“

Das Unternehmen nutzt automatisierte Workflows in Smartsheet, um Projektgenehmigungen und Benachrichtigungen zu optimieren. „Wir haben einen Tracker für die Genehmigung von Leistungen entwickelt. Wenn eine Leistung abgeschlossen ist, wird sie in ein anderes Sheet kopiert, wo mehrere Genehmigungsstufen möglich sind. Jeder Genehmigungsschritt wird per E-Mail an die tatsächlichen Genehmiger gesendet, die ihn annehmen oder ablehnen, Kommentare hinzufügen und dann einreichen können. Die Kunden lieben diese Funktion“, sagt Charles Prudente, Global PMCC Lead, Project Management Center of Excellence, Infosys. „Das zeigt, wie effektiv die Automatisierungen und Workflows in Smartsheet sind.“

Darüber hinaus nutzt Infosys Smartsheet-Dashboards, um Meilensteine, Ergebnisse und Risiken intern und für Kund*innen in einer einzigen Ansicht zusammenzufassen. 

„Die Dashboards beeindrucken die Kunden wirklich. In 10 Minuten können wir ihnen zeigen, wie alles in Echtzeit abrufbar ist. Sie stärken das Vertrauen in unser Modell zur Programmausführung und unsere Tools“, sagt Prudente. 

Das Infosys PMCC nutzt außerdem Premium-Funktionen von Smartsheet, darunter Data Shuttle, Bridge, Dynamic View und Calendar, um eine umfassende Umgebung für das Programmmanagement bereitzustellen.

Projekte sind vom ersten Tag an einsatzbereit

Mit dem vorkonfigurierten Ansatz, der durch die PMCC-Lösung ermöglicht wird, kann Infosys die Arbeitsgeschwindigkeit unterstützen, indem größere Projekte schneller gestartet, Verzögerungen reduziert und das Vertrauen der Kund*innen gestärkt werden. „Unser Ansatz bei diesem Tool ist: Wenn wir es richtig machen, stellen wir es so auf, dass es am ersten Tag des Projekts einsatzbereit ist. Berater haben ihre RAID-Protokolle, ihren übergeordneten Projektplan, einen Tracker für Änderungsanfragen – alles ist bereit“, sagt Prudente. „Wenn die Kunden nicht viele eigene Anforderungen haben und bereit sind, unsere definierten Prozesse zu akzeptieren, können wir sehr schnell loslegen. Das Projekt läuft vom ersten Tag an viel effizienter, als wenn wir versuchen würden, alles auf die Beine zu stellen und zu entscheiden, welches Tool wir verwenden sollen.“

Mehr Konsistenz bei allen Programmen und höhere Erfolgsquoten

Mit dem PMCC verfügt Infosys über eine einheitliche, standardisierte Plattformlösung, die den Mitarbeiter*innen mehr Konsistenz zwischen verschiedenen Programmen bietet, sodass sie sich auf die Verwaltung ihrer Arbeit und die Umsetzung von Projekten konzentrieren können, anstatt in mehreren Tools nach den benötigten Daten suchen zu müssen. Mit dieser Single Source of Truth für Projekte sind die Berater*innen von Infosys produktiver und effizienter. „Als ich zu Infosys kam, gab es weniger Standardisierung. Ich musste meine Festplatte durchsuchen, ein oder zwei Optionen finden, mit Kolleginnen sprechen und zu Beginn des Projekts eine Lösung finden“, sagt Prudente. 

„Mit diesem Ansatz in Smartsheet standardisieren wir den Prozess. Unsere Teams haben Zugang zu unserem PM CoE-Portal, wo sie alle Methoden zum Programmmanagement aus einer Hand erhalten. Wenn sie unser Tool bereits bei einem früheren Projekt verwendet haben, wissen sie, wie sie es beim nächsten Projekt einsetzen können. Das steigert die Effizienz unserer Teams erheblich.“

Durch die Integration seiner Tools für das Projektmanagement in eine einzige Lösung hat das Unternehmen auch die Transparenz verbessert. „Das PMCC bietet uns nicht nur eine Umgebung für das Programmmanagement, sondern auch einen Einblick in unseren Systementwicklungslebenszyklus, in dem wir Tests und Entwicklung, Qualitätsmanagement, Anforderungsmanagement und Nachverfolgung sehen können“, sagt Keller. „Mit Smartsheet haben wir mehr Transparenz und können die aktuellen Entwicklungen in Echtzeit in einem leicht verständlichen Format mit den wichtigsten Stakeholdern unserer Kunden, einschließlich der Führungsebene, teilen.“

Dadurch verschafft sich Infosys einen Wettbewerbsvorteil. „Durch den Einsatz der Smartsheet-Lösung konnten wir die Erfolgsquote und die Programmausführung bei Projekten verbessern. Kunden entscheiden sich für unser Tool gegenüber denen der Konkurrenz, und das hilft uns, Dynamik und Glaubwürdigkeit auf dem Markt aufzubauen“, sagt Andrew Brader, geschäftsführender Gesellschafter und Global Delivery Excellence Leader für Digital Platforms bei Infosys Consulting. Zudem hilft die Flexibilität von Smartsheet Infosys dabei, besser auf die Bedürfnisse seiner Kund*innen einzugehen. 

„Smartsheet ist sehr flexibel und lässt sich leicht anpassen und aktualisieren. Diese Flexibilität kommt bei unseren Kunden und unseren Teams gut an, da man damit so ziemlich alles machen kann, was man braucht“, sagt Prudente. „Das bedeutet, dass unsere Teams sehr schnell auf Kundenanforderungen reagieren und ihre Bedürfnisse rasch erfüllen können.“

Innovation mit KI 

Während Infosys seinen Weg mit Smartsheet fortsetzt, experimentiert das Unternehmen mit KI, um innovative neue Funktionen zu entwickeln. Prudente erklärt: „Wir haben eine Fokusgruppe gegründet, um KI-Anwendungen zu untersuchen. Es war erstaunlich, was diese Gruppe vorstellte – die Entwicklung von KI-gesteuerten Widgets und Prompts, die die Funktionen von Smartsheet erweitern“, sagt Prudente. „Wir nutzen diese Arbeit, um diese Funktionen in unsere Projekte einzubringen.“

Infosys plant, seine enge Zusammenarbeit mit Prodactive auch in Zukunft fortzusetzen. „Das Fantastische am Infosys-Team ist sein Innovationsgeist. Das Team hat das Tool wirklich angenommen, fragt ständig: ‚Wie können wir das erreichen?‘ und verschiebt die Grenzen des Möglichen“, sagt Rich Coles, Geschäftsführer und Gründer von Prodactive. Brader fügt hinzu: „Smartsheet ist eine branchenführende Plattform, die es uns ermöglicht, Bestehendes zu nutzen, anstatt alles von Grund auf neu zu erstellen. Wir sind zwar im Softwaregeschäft tätig, aber nicht auf dem Gebiet einer Plattform für das Arbeitsmanagement – wir sind darauf spezialisiert, unseren Kunden einen Mehrwert zu bieten. Mit Smartsheet können wir das in großem Maßstab erreichen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.