Caravel verbessert die Projektbesetzung und das Management durch die Optimierung der Ressourcenzuweisung in Smartsheet

Caravel, BPM Technology Solutions, ein Unternehmen der Technologie-Dienstleistungsgruppe des Wirtschaftsprüfungsunternehmens BPM LLP, unterstützt Firmen bei der Bereitstellung von Buchhaltungssoftwarelösungen und bietet umfassende Beratungs- und Supportservices. Die mehr als 1.300 Beschäftigten des Unternehmens arbeiten in vier globalen Lieferzentren, um Kundschaft bei der Implementierung von NetSuite, Salesforce und anderen Technologien zu unterstützen.

Caravel konzentriert sich auf die Beschleunigung des Geschäftswachstums und musste bessere Projektmanagement-Tools finden, um dieses Ziel zu erreichen. „Wir möchten auf allen Ebenen weiter wachsen und skalieren, sei es durch unser Serviceangebot, neue Produkte, die IT-Entwicklung oder Innovationen“, sagt Tai Valenzuela, Senior Managing Director, Delivery and Operations bei Caravel. Wachstum und Skalierbarkeit zu erzielen, war jedoch gar nicht so einfach, weil das Unternehmen mehrere Produktivitäts- und Projektmanagement-Tools verwendete, wodurch das Ressourcenmanagement erschwert wurde. „Die Ressourcenzuweisung für Projekte war nicht einfach, da wir nicht die richtigen Tools zur Hand hatten, um eine konsistente Lieferung für unsere Kundschaft zu gewährleisten“, sagt Evan Jackson, Senior Director of PMO bei Caravel. „Es war eine Herausforderung, sicherzustellen, dass wir die richtigen Personen für die Aufgabe hatten.“

Das Unternehmen wollte auch leitenden Führungskräften einen besseren Einblick in Implementierungsprojekte geben. „Wir hatten nur sehr begrenzte Reporting-Funktionen, sodass es schwierig war, den Fortschritt von Projekten aufzuzeigen“, sagt Valenzuela. „Wir verwendeten einfache Tabellen, um Berichte zu Projekten zu erstellen. Insgesamt waren wir in unserer Skalierungs- und Wachstumsfähigkeit eingeschränkt.“

Implementierungen nachverfolgen und Ressourcen mit Smartsheet verwalten 

Um die Verwaltung von Implementierungsprojekten zu optimieren, hat Caravel Smartsheet sowohl für interne als auch für externe Projekte eingeführt. Das Unternehmen verwendet Projekt-Dashboards in Smartsheet, um Kundenimplementierungen zu verwalten, sodass Caravel-Berater*innen und Caravel-Kund*innen den Projektstatus und Berichte an einem zentralen Ort einsehen können.

Wenn eine neue Kundenimplementierung ansteht, klicken die Projektmanager*innen von Caravel auf eine Schaltfläche, um auf einen Blueprint zuzugreifen, der Sheets mit Informationen zum Projekt, zum Plan, zu Aktionspunkten, Risiken, Änderungen, Checklisten und zum Starttermin enthält. „Wir nutzen den Blueprint und die Dashboards täglich intern wie extern“, sagt Valenzuela. „Während der Umsetzung unserer Implementierungsaufgaben wird von uns erwartet, dass wir die entsprechenden Sheets aktualisieren, um unsere Fortschritte auf dem Weg zur Inbetriebnahme zu zeigen und alles auf Kurs zu halten.“  

Caravel verwendet auch Smartsheet Resource Management, eine Lösung für die Ressourcen- und Projektportfolioplanung, um die für jedes Projekt erforderlichen Ressourcen zu identifizieren und die Kapazität zu verwalten, um die beste Zuweisung zu gewährleisten. „Für jedes Projekt haben wir ein entsprechendes Projekt in Resource Management, das wir nach Aufgaben aufschlüsseln“, sagt Jackson. „Unsere Berater und Projektmanager verwenden das für die Eingabe von Projektstunden, und sie verwenden es auch, um Zeitpläne zu betrachten, um Konflikte zu vermeiden, Ressourcen, Zeitpläne oder Stunden bei Bedarf anzupassen.“

Automatisierte Workflows in Smartsheet helfen Caravel, Aktionspunkte zu verwalten und Erinnerungen an Fälligkeitstermine an Projekt-Stakeholder zu senden, und das Unternehmen verlässt sich auf Smartsheet, um bis zu 175 Implementierungsprojekte jederzeit zu verwalten. „Wir verfolgen auch laufende Supportservices in Smartsheet. So kann die Anzahl der Projekte noch höher ausfallen“, sagt Jackson.

Schnellere Personalbesetzung von Projekten durch Optimierung der Ressourcenzuweisung 

Mithilfe von Resource Management kann Caravel sicherstellen, dass seine Implementierungsprojekte immer mit angemessenen Ressourcen ausgestattet sind. „Mit Smartsheet Resource Management haben wir ein Tool zur Hand, mit dem wir die Ressourcenzuweisung unseres Teams überprüfen können, um zu sehen, wo wir möglicherweise über- oder unterbesetzt sind. So wissen wir, ob wir übergreifende Schulungen durchführen oder andere Anpassungen vornehmen müssen“, so Jackson. „Das hat uns geholfen, unsere Zeitachse zur Besetzung neuer Projekte um etwa vier Wochen zu verkürzen, was letztendlich zu mehr Arbeit und Umsatz und zufriedeneren Kunden führt.“ Durch den Einsatz von Resource Management konnte Caravel die Projektauslastung durch ein besseres Verständnis der Personalverfügbarkeit um 25 Prozent steigern. 

Durch den Einsatz von Resource Management kann das Unternehmen auch potenzielle Projekthindernisse effektiver voraussehen. „Manchmal wird im Laufe eines Projekts deutlich, dass es problematisch wird, wenn sich ein Termin verschiebt und wir wissen, dass unsere Inbetriebnahme gefährdet ist“, sagt Jackson. 

„Resource Management hilft uns, in einem solchen Fall richtig zu planen, da die Daten zur Ressourcenzuweisung sehr übersichtlich und für alle Projektbeteiligten einsehbar sind.“ 

Darüber hinaus hat Caravel seine Einstellungsmöglichkeiten mit Resource Management verbessert. „Anhand unserer Prognosen und der voraussichtlichen Projektstunden können wir erkennen, in welchen Positionen möglicherweise Mitarbeitende fehlen oder ob bestimmte Rollen erforderlich sind, z. B. Junior-Berater statt Senior-Berater oder Projektmanagerin statt Entwicklerin“, erklärt Jackson.

Mehr Zeit für Projektanpassung und Kundendienst 

Caravel hat seine Effizienz durch den Einsatz von Smartsheet insgesamt verbessert. So müssen Projektmanager*innen weniger Zeit für manuelle Aufgaben aufbringen und können sich stattdessen der Verbesserung von Projekten widmen. 

„Smartsheet spart unseren Projektmanagern viel Zeit im Front-End, sodass sie sich auf die Anpassung von Projekten konzentrieren können, anstatt bei null anzufangen“, sagt Valenzuela. „Dank Smartsheet konnten wir bis zu 1.400 Arbeitsstunden pro Woche einsparen. So können wir mehr Zeit in die Zusammenarbeit mit Kunden und Kundinnen investieren und mehr Personal in die Projektarbeit einbinden.“

Das Unternehmen kann auch weiterhin einen erstklassigen Kundenservice bieten und gleichzeitig mehr Arbeit bewerkstelligen, da seine Projektmanager*innen mit Smartsheet produktiver arbeiten. „Mit dem Wachstum unseres Smartsheets können wir immer mehr Projekte auf Ressourcenebene übernehmen, ohne unsere Möglichkeiten zu verlieren, einen erstklassigen Service zu bieten. Das liegt an unserer Automatisierung und der höheren Effizienz“, so Jackson. „Smartsheet ermöglicht es uns, mit weniger mehr zu erreichen und das Beste aus unseren Ressourcen zu machen.“

Beschleunigtes Wachstum bei Umsatz und Mitarbeiterzahl

Seit der Einführung von Smartsheet hat Caravel sein Geschäft schnell ausgeweitet. Das Unternehmen verzeichnete seit der Implementierung des Smartsheets in fünf Jahren ein Wachstum der Belegschaft um 500 Prozent und eine Steigerung der Bruttomargen um 20 Prozent. „Smartsheet hat uns definitiv die Möglichkeit gegeben, sowohl beim Umsatz als auch bei der Teamgröße zu skalieren und zu wachsen“, sagt Valenzuela.

 „Mit Smartsheet können wir vorlagenbasierte Pakete erstellen, um die Implementierungen für unsere Kundschaft zu optimieren. Das erleichtert uns auch den Geschäftsabschluss, da unsere Vertriebsmitarbeitenden beispielsweise Dashboard-Demos als Teil des Projektplans verwenden können, den sie mit neuen Kunden und Kundinnen teilen.“

Das Unternehmen hat es sich zum Ziel gesetzt, mit Smartsheet zu wachsen. „Wir sind Teil des Early Adopter Program, daher haben wir Einblicke in neue Funktionen und Verbesserungen der Technologie“, sagt Jackson. „Wir sind sehr gespannt, was als Nächstes kommt.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.