Knight Frank India konsolidiert Projekte in Smartsheet und schafft mit Unterstützung von Agilifly eine Single Source of Truth

Knight Frank wurde vor über 128 Jahren in London gegründet und hat sich zu einem der weltweit führenden unabhängigen Immobilienberatungsunternehmen mit über 27.000 Mitarbeiter*innen in 50 Ländern entwickelt. Knight Frank unterstützt alle, von privaten Eigenheimkäufer*innen bis hin zu großen Bauunternehmer*innen, bei Immobilienentscheidungen. In Indien ist das Unternehmen seit 1995 tätig und beschäftigt mittlerweile mehr als 1.900 Spezialist*innen in Mumbai, Delhi-NCR, Bengaluru, Hyderabad, Chennai, Pune, Ahmedabad und Kolkata, die über 50 Standorte im ganzen Land betreuen. Seine Services reichen von Beratung, Bewertung und Transaktionen bis hin zu Facility- und Projektmanagement, alles gestützt auf fundierte Marktforschung.

Mit dem beschleunigten Wachstum des Unternehmens wurde der Bedarf an einem systemgestützten Ansatz deutlich. „Damals erstellten wir Berichte auf der Grundlage bestehender, meist manuell generierter Prozesse und teilten unsere Erkenntnisse mit den Kunden. Wir haben schnell erkannt, dass wir unsere Daten nicht vollständig nutzten, um unser eigenes Geschäft zu verstehen“, sagt Prashant Sharma, stellvertretender Direktor für Strategie und Initiativen, Projektmanagementservices.

Das Team wollte den Kund*innen außerdem Echtzeit-Einblicke in ihre Projekte auf Abruf ermöglichen. Dazu benötigte es ein effizienteres und konsistenteres Berichtssystem, um den bestehenden manuellen Prozess zu ersetzen. 

„Wir mussten uns einen Wettbewerbsvorteil verschaffen – durch besseren Kundenservice, effizientere Abläufe und verbesserte Schulungen. Deshalb begannen wir, die verfügbaren Tools zu untersuchen, die uns dabei helfen konnten“, ergänzt Deben Moza, leitender Geschäftsführer und Leiter der Projektmanagementservices bei Knight Frank India.

Auf der Suche nach einer agilen, skalierbaren Plattform

Das Team benötigte eine Plattform, die einfach zu bedienen und flexibel genug war, um seine vielfältigen Projekte zu unterstützen. Es wollte außerdem eine Lösung, die sich letztendlich über verschiedene Regionen hinweg skalieren lässt und Kund*innen weltweit ein einheitliches Erlebnis bietet. Unternehmenspartner rieten zu Smartsheet. 

„Es überraschte uns, dass eine Lösung flexibel genug war, sämtliche Anforderungen abzudecken“, sagt Herr Moza.

Um sicherzustellen, dass Smartsheet mit den bestehenden Workflows von Knight Frank India kompatibel ist und das Team die Plattform optimal nutzen kann, stellte Smartsheet Agilifly Digital Transformations vor – einen Platinum Partner. „Der Kunde wollte schnell vorankommen und so viele Prozesse wie möglich in Smartsheet integrieren. Also entschieden wir uns für einen agileren Ansatz: Wir begannen mit einem Pilotprojekt, um zu zeigen, wie die Lösung aussehen könnte, und entwickelten sie dann schrittweise in wöchentlichen Sprints weiter. Wir hatten durchweg offene, konstruktive Gespräche, die ein starkes Vertrauensverhältnis geschaffen haben“, erklärt Isheeta Bali, Geschäftsführerin von Agilifly.

Eine erfolgreiche Einführung

Mit rund 900 Mitarbeiter*innen im Team war die Einführung eine weitere Herausforderung. Knight Frank India und Agilifly haben gemeinsam einen breit angelegten Plan für das Change-Management entwickelt. Sie begannen damit, mit einer viermonatigen E-Mail-Kampagne unter dem Motto „Smartsheet is coming“, unternehmensweiten Ankündigungen und Updates der Führungskräfte in allen weltweiten Niederlassungen Interesse zu wecken. Agilifly unterstützte mit Loom-Videos, Webinaren und maßgeschneiderten Schulungen: kurze, einfache Kurse für Standardbenutzer*innen, vertiefende Einführungen für Projektmanager*innen und Prozessverantwortliche sowie detaillierte technische Schulungen für Admins.

Knight Frank India verwaltet jetzt den gesamten Projektlebenszyklus in Smartsheet – von der frühen Geschäftsentwicklung bis hin zur Ausführung und Bereitstellung. „Während der Ausführung erfasst Smartsheet alles an einem Ort: Zeitpläne, Qualitäts- und Sicherheitsbeobachtungen, Risiken, Probleme, Bestellungen und vieles mehr“, erklärt Sharma. Außendienstteams und Subunternehmer verwenden Smartsheet-Formulare, um Aktualisierungen in Echtzeit per Smartphone zu übermitteln, während Data Shuttle die Informationen im gesamten System synchronisiert und auf dem neuesten Stand hält. 

„Smartsheet hat sich sogar de facto zu unserem CRM-System (Customer Relationship Management) entwickelt – es hilft uns dabei, Kundeninteraktionen zu verfolgen und doppelte Kontaktaufnahmen zu vermeiden“, sagt Herr Moza.

Volle Transparenz bei Projekten

Knight Frank India nutzt Smartsheet-Dashboards, um alles von einzelnen Projekten bis hin zu landesweiten Aktivitäten zu überwachen. Jedes Projekt verfügt über ein eigenes Live-Dashboard mit Echtzeit-Updates zu Aufgaben, Qualitätskontrollen, Sicherheitsbeobachtungen und kommerziellen Details. Portfolio-Dashboards fassen Daten aus verschiedenen Regionen zusammen, um Teams ein klares Bild vom Gesamtfortschritt zu vermitteln. Das Team nutzt Dashboards auch für die Geschäftsentwicklung, die Nachverfolgung von Dokumenten, Umsatzprognosen und Sicherheitsberichte. 

„Unser Sicherheitsbeauftragter kann beispielsweise die sicheren Arbeitsstunden und Vorfalldaten aller 250 Projekte in Echtzeit verfolgen und uns so dabei helfen, einheitliche Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten“, sagt Herr Moza. Knight Frank India teilt Berichte sofort mit Kund*innen und Mitarbeiter*innen, wobei der rollenbasierte Zugriff dafür sorgt, dass sensible Daten geschützt bleiben.

Mit einem integrierten System und Echtzeit-Dashboards verfügt Knight Frank India nun über eine Single Source of Truth. „Es gibt keine versteckten Daten. Die Transparenz hat sich sowohl intern als auch extern erheblich verbessert“, sagt Herr Moza. Dadurch kann das Team schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen. 

„Vor Smartsheet war ich auf Telefonate und verstreute Berichte angewiesen, die nicht immer die tatsächliche Situation widerspiegelten. Jetzt kann ich den Projektstatus in allen Regionen in Echtzeit einsehen und Probleme frühzeitig erkennen – bevor sie eskalieren“, fügt er hinzu. Für Sharma bieten die Dashboards sowohl Details als auch Kontext. „Zentralisierte Echtzeitdaten ermöglichen es uns, einen Überblick zu gewinnen und zu verstehen, was bei Kunden, Teams und Projekten vor sich geht. Das hat die Entscheidungsfindung deutlich effizienter gemacht – genau wie wir es uns erhofft hatten“, sagt er.

Vertrauen bei Kunden aufbauen

Mit Smartsheet im Hintergrund hat Knight Frank India den Zeitaufwand für die Nachverfolgung von Aktualisierungen, die Erstellung von Berichten oder die Abhaltung unnötiger Besprechungen erheblich reduziert. Teams können jetzt unterwegs Daten eingeben und abrufen – so bleibt alles ohne zusätzlichen Aufwand auf dem neuesten Stand.

Die automatisierte, schnelle und konsistente Berichterstattung war für die Kund*innen ein großer Gewinn und verschaffte Knight Frank India den gewünschten Wettbewerbsvorteil. „Kunden müssen nicht mehr nach Updates suchen – alles ist direkt auf der Plattform verfügbar“, sagt Herr Moza. „Smartsheet sorgt für Transparenz, hält alle auf dem gleichen Stand und hilft uns dabei, die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen, indem es alle Änderungen kennzeichnet, die sich auf Kosten oder Zeitpläne auswirken könnten.“

Neue Smartsheet-Befürworter

Andere Knight Frank-Niederlassungen prüfen jetzt ebenfalls fortschrittliche Smartsheet-Lösungen – inspiriert vom Erfolg in Indien. „Knight Frank India hat sich zu einem echten globalen Champion entwickelt und präsentiert diese Lösung nun auch anderen Regionen, was fantastisch ist“, sagt Bali. „Es war eine wahre Freude, mit ihrem Team zusammenzuarbeiten – sie setzen Maßstäbe in der Branche und wir sind stolz darauf, sie dabei zu unterstützen.“

Mit Blick auf die Zukunft plant Knight Frank, die Lösung um Funktionen wie die Projektressourcenplanung, benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Projektarten und Portfolio-WorkApps zur Verbesserung der mobilen Zusammenarbeit zu erweitern. Außerdem arbeitet das Team daran, sein Beschaffungssystem zu integrieren, sodass Kaufanfragen, Bestellungen und Ausschreibungsdaten nahtlos in Smartsheet einfließen. Das Team ist zuversichtlich, dass sein Partner es bei den nächsten Schritten kompetent begleiten wird. 

„Agilifly war während des gesamten Prozesses eine unglaubliche Unterstützung“, sagt Sharma. „Wenn technische Fragen aufkommen oder wir zusätzliche Schulungen benötigen, hat das Unternehmen immer die richtige Lösung parat. Es heißt nie einfach nur ‚Hier ist die Software, viel Glück‘ – das Team ist flexibel, reagiert schnell und setzt sich wirklich dafür ein, dass es für uns funktioniert.“

Volles Vertrauen in Partner

Für Herrn Moza ist ständige Innovation unerlässlich – ohne sie laufen Unternehmen Gefahr, irrelevant zu werden. „Wir müssen weiterhin nach besseren und praktischeren Möglichkeiten suchen, um unsere Kunden zu bedienen“, sagt er. „Es ist beruhigend zu wissen, dass wir eine Lösung haben, die sich ständig weiterentwickelt – und einen Partner, der bereit ist, mit uns zu wachsen und die Plattform an die sich wandelnden Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen.“