lumenomics verbessert die Transparenz, optimiert die Kommunikation und spart 200.000 US-Dollar durch die Verwaltung von Beleuchtungsinstallationsprojekten mit Smartsheet

lumenomics ist ein in Seattle, Washington, ansässiges Unternehmen im Bereich natürliche Belichtung für Menschen, das sich auf das Design, die Installation und die Wartung von Beleuchtungssystemen für gewerbliche Gebäude spezialisiert hat. Das Unternehmen setzt auf intelligente Technologie, um Gebäudeeigentümern dabei zu helfen, die Energieeffizienz einfacher zu verwalten und die Nutzung natürlichen Lichts zu maximieren.

Diversität ist ein wichtiger Bestandteil der Art und Weise, wie lumenomics Geschäfte macht. Das Unternehmen befindet sich im Besitz von Frauen und Mitgliedern der LGBT-Gemeinschaft und hat eine Belegschaft, die zu 41 Prozent aus ethnischen Minderheiten und 46 Prozent aus Frauen besteht. „Es ist mein persönliches Ziel, dass wir Personen einschließen, die nicht so stark in der Baubranche repräsentiert sind“, sagt Marti Hoffer, Gründerin, CEO und Präsidentin von lumenomics. „Viele unserer Führungs- und Managementpositionen werden von Frauen, People of Color und Mitgliedern der LGBTQ-Community besetzt.“

lumenomics vertraut täglich auf Smartsheet-Software, um Design- und Installationsprojekte zu verwalten, nahtlos zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. „Wir lieben Smartsheet, denn es arbeitet, während wir schlafen“, so Hoffer. „Es läuft immer hinter den Kulissen und sorgt dafür, dass alle unsere Projekte auf dem neuesten Stand sind.“ lumenomics griff für das Projektmanagement und die Kommunikation intern und mit Kunden lange Zeit auf E-Mails und Tabellen zurück. Dies machte es schwierig, Projektinformationen effektiv zu organisieren und Berichte für Führungsteams zu erstellen. „Wir hatten keinen guten Einblick in den Status von Projekten“, sagt Hoffer. „Unsere Mitarbeitenden vor Ort hatten Dutzende von Textnachrichten mit Fotos von Beleuchtungsanlagen, was es schwierig machte, Berichte zügig zu erstellen. Das bedeutete, dass Kunden manchmal unzufrieden waren, weil sie Updates nicht rechtzeitig erhielten.“

Um das Problem zu lösen, suchte lumenomics nach einer besseren Möglichkeit für die Verwaltung von Projekten. „Wir brauchten agile, dynamische Tools“, sagt Hoffer.

Durchgängige Nachverfolgung von Beleuchtungsinstallationen mit Smartsheet 

Im Jahr 2019 fand Hoffer in Smartsheet die Lösung für die Herausforderungen des Unternehmens. „Ich war von diesem Tool begeistert und verbrachte jeden Tag Stunden damit, unser Geschäft mit Smartsheet umzuorganisieren“, sagt sie. Bald darauf übernahm der Rest des Unternehmens Smartsheet und Projektmanager sowie die Buchhaltungs-, Finanz- und Marketingteams vertrauten auf die Software, um Projekte von Anfang bis Ende nachzuverfolgen.

Die Projektmanager von lumenomics nutzen Smartsheet am häufigsten und greifen auf Baustellen auf die Smartsheet-Mobil-App zurück, um Vermessungsdaten und Fotos von Beleuchtungskörpern zu aktualisieren und den Managern in der Zentrale Bericht zu erstatten. Jedes Smartsheet enthält eine Spalte für den Projektabschluss, die als abgeschlossen gekennzeichnet wird, wenn Projektmanager einen Qualitätskontrollprozess durchlaufen haben. Dieser mündet in einen Abschlussbericht, der Führungskräften vorgelegt wird und wichtige Projektinformationen sowie Miniaturfotos der fertigen Beleuchtungsanlage enthält.

„Führungskräfte können Smartsheet nutzen, um jeden Projektstatus zu sehen und im Handumdrehen Projektdetails abzurufen“, sagt Hoffer. 

Sobald ein Projekt in Smartsheet als abgeschlossen gekennzeichnet wurde, verwendet das Buchhaltungsteam des Unternehmens eine Integration zwischen Smartsheet und Acumatica, der ERP-Lösung von lumenomics, um eine Berechnung durchzuführen, die anzeigt, zu wie viel Prozent ein Auftrag abgeschlossen ist. Darüber hinaus nutzt die Fertigungsabteilung von lumenomics Smartsheet-Dashboards, um zu sehen, in welcher Bauphase sich die Rollläden befinden. „Wir verwenden Smartsheet in der Produktion, um aktuelle Zeitpläne anzuzeigen, die all unsere Teams im Tool sehen können“, sagt Hoffer.

Tiefere Einblicke in Projekte und bessere Kommunikation 

Mit Smartsheet verfügt lumenomics über eine einfache, benutzerfreundliche Lösung zur Nachverfolgung aller Projekte. „Stellen Sie sich eine Karte vor, die Ihnen die Position aller Leuchten in einem Gebäude zeigt, die zudem durchnummeriert sind. Smartsheet zeigt auf ähnliche Weise alle Leuchten in einer Tabelle an, die jeder einsehen kann“, sagt Hoffer. „Dann hängen die Projektmanager vor Ort einfach ein Foto an, das für jede Nummer die abgeschlossene Arbeit zeigt. Sie können auch Kommentare zu jeder Leuchte abgeben und sie als erledigt kennzeichnen oder nicht. Es ist wirklich einfach und unkompliziert.“

Bessere Einblicke führen auch zu einer besseren Kommunikation zwischen Teams. Ein Projektmanager kann in Smartsheet beispielsweise einen Kommentar für Installationsleiter hinterlassen, damit diese sehen, welche Projekte abgeschlossen sind. „Bisher lief die Kommunikation zwischen Außendienst und Büro ausschließlich über Textnachrichten“, sagt Hoffer.

„Wenn 30 aktive Projekte laufen und man zu jedem davon 100 Fotos auf dem Handy hat, ist das extrem schwierig zu verwalten. Jetzt kann die Buchhaltung den aktuellen Status in Smartsheet einsehen und schnell feststellen, warum ein Projekt z. B. das Budget überschritten hat. Es hilft uns, Projekte in puncto Budget besser zu verstehen.“

Schnellere, einfachere Updates für Kunden

lumenomics nutzt die tieferen Einblicke und genaueren Projektdaten, um Kunden schneller und einfacher über den Fortschritt von Installationen zu informieren. „Wir haben einen Kunden aus dem Gesundheitswesen, für den wir Fensterabdeckungen herstellen. Wir können in Smartsheet nachschauen und ihm sagen, welche Aufträge sich im Stoffzuschnitt befinden und wie viel Arbeit noch erledigt werden muss“, sagt Hoffer. „Wir können ihnen auch genau sagen, wann wir mit dem Versand von Bestellungen rechnen. Früher konnten wir diese Informationen nicht sofort an unsere Kunden weitergeben. Jetzt sind wir dazu in der Lage.“

Mehr als 200.000 US-Dollar an Einsparungen

Durch den Einsatz von Smartsheet zur Nachverfolgung von Projekten und Budgets senkt lumenomics auch die Betriebskosten.

„Wir hatten eine große Installation mit 30 verschiedenen Projekten und Stakeholdern in fünf Zeitzonen“, so Hoffer. „Früher wären dafür vier bis fünf Projektmanager nötig gewesen, aber mit Smartsheet können wir das um 75 Prozent reduzieren, weil alles optimiert wird und jeder Einblick in den gesamten Prozess hat. Wenn wir unsere Mitarbeiterzahl um 75 Prozent reduzieren, sparen wir bei diesem Auftrag mehr als 200.000 US-Dollar, was für uns zu einer Steigerung der Einnahmen führt.“

Als Nächstes möchte lumenomics den Einsatz von Smartsheet dahingehend ausweiten, das kontinuierliche Geschäftswachstum voranzubringen. „Wir hoffen, dass wir im Rahmen unseres Wachstums und der fortlaufenden Partnerschaft mit Smartsheet noch mehr Premium-Tools und -Funktionen werden nutzen können“, sagt Hoffer. „Unser Ziel ist und bleibt, Projektmanagement effizienter und kostengünstiger zu gestalten, und Smartsheet hilft uns dabei.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.