Impact Housing hat die Lücke zwischen Geschäftsbereichen geschlossen und dabei Transparenz und Eigenverantwortung gestärkt

Die meisten Immobilienentwickler in Südkalifornien konzentrieren sich auf hochwertige Häuser oder staatlich bezuschusste Wohnungen für Käufer mit niedrigem Einkommen. Aber Impact Housing ist anders. Das Unternehmen hat sich auf nicht subventionierten Wohnraum für Haushalte mit niedrigem und mittlerem Einkommen spezialisiert – das am stärksten unterversorgte Segment der Bevölkerung. Mit der Vision, allen Menschen unabhängig vom Einkommen zu helfen, sich in ihrer Wohnsituation glücklich zu fühlen, ist das Unternehmen fest entschlossen, die Auswirkungen der Wohnungskrise in Südkalifornien zu lindern. Dafür sollen sozial verantwortliche, erschwingliche Mehrfamilienhäuser in großem Maßstab gebaut werden.

Brücken zwischen den Abteilungen

Bei Immobilienentwicklungsprojekten arbeiten sieben verschiedene Geschäftsbereiche zusammen. Deshalb erkannte Impact Housing schon früh, dass ein robustes Projektmanagement-Tool vonnöten war. „Der Schlüssel lag darin, die verschiedenen Bereiche des Unternehmens, z. B. Architektur, Bauwesen und Fertigung, auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen, damit die Teams jedes Projekt in Echtzeit koordinieren und zusammenarbeiten können“, berichtet Michelle Choate, Betriebsleiterin bei Impact Housing.

Nachdem bereits einige Lösungen ausprobiert wurden, entdeckte Impact Housing Smartsheet. „Ich war sofort begeistert“, erinnert sich Diego Morales, leitender Direktor für Finanzen und Betrieb. 

„Wir haben einen Unterausschuss eingerichtet, der sich mit der Implementierung von Smartsheet im gesamten Unternehmen befasst, insbesondere im mittleren Management. Die Idee war, den Menschen, die ganz nah am eigentlichen Geschehen sind, eine Stimme zu geben. Diese Mitarbeitenden wissen, worauf es in den einzelnen Bereichen ankommt, und streben stets danach, die Effizienz und Zusammenarbeit durch Technologie zu verbessern.“

Eine Fülle von Lösungen

Bald entdeckte Impact Housing alles, was Smartsheet zu bieten hatte. Das Akquisitionsteam startet jedes Projekt im Control Center von Smartsheet und verschiedene Abteilungen fügen wichtige Dokumente wie Budgets, Zeitpläne und Designs hinzu, sodass Smartsheet während des gesamten Projektlebenszyklus die zentrale Anlaufstelle für alle Informationen ist. Mithilfe von DataMesh und Data Shuttle synchronisiert das Team interne Informationen automatisch mit externen Programmen. Das Bauteam verlässt sich bei der Rechnungsverwaltung auf Dynamic View, um Dritten einen maßgeschneiderten Überblick darüber zu geben, wem sie die einzelnen Zyklen in Rechnung stellen können. „Wir verwenden Dynamic View auch, um den Status von Kostenabrechnungen nachzuverfolgen, wenn sie den Genehmigungsprozess durchlaufen“, fügt Choate hinzu, die im Unternehmen die Ansprechpartnerin für Smartsheet ist.

Smartsheet kommt mittlerweile sogar auf Baustellen zum Einsatz. Die Mitarbeitenden von Impact Housing verwenden die Smartsheet-Mobil-App bei der Arbeit vor Ort, was viele Aufgaben erleichtert. „Allen zuständigen Personen wird ein individueller Workflow bereitgestellt, der auf ihre spezifischen Standortanforderungen zugeschnitten ist“, erklärt Choate. „Wir nutzen dieses System auch für Baubegehungen nach der Fertigstellung. Außerdem habe ich ein Toolkit für Vorgesetzte erstellt, das neue Vorgesetzte beim Eintritt ins Unternehmen erhalten. Es bietet ihnen aus einer Hand Zugriff auf Arbeitsaufträge, Vorfallsberichte und Anwesenheitserfassung.“

Eine preisgekrönte Vorlage für die Rechnungsstellung

Eine große Lücke bestand in der Nachverfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) des internen Produktionsbetriebs. „Unser neuer Fertigungsleiter forderte uns auf, ein Tool zu entwickeln, mit dem er und andere Führungskräfte im Fertigungsteam in täglichen Meetings KPIs über verschiedene Zeiträume hinweg auf einen Blick verfolgen können. Außerdem wollte er die Möglichkeit haben, unsere Leistung auf der Grundlage des vergangenen Monats zu prognostizieren“, so Choate. Um dieses Problem zu lösen, erstellte sie eine Smartsheet-Vorlage für die Nachverfolgung von KPIs. Das Ergebnis war so beeindruckend, dass sie von Smartsheet die Auszeichnung Community Created Template Showcase (Showcase: Community-erstellte Vorlage) erhielt.

„Wir haben die KPIs in drei Ebenen kategorisiert, wobei die oberste Ebene für unsere C-Level-Führungskräfte gedacht ist“, erklärt sie. „Die unterste Ebene zeigt uns die wichtigsten Elemente unserer täglichen Arbeitsabläufe, zum Beispiel, ob wir alle elektrischen Tests für den Tag bestanden haben.“

Mit dem neuen Dashboard können Führungskräfte nun sehen, wie sich die Dinge Woche für Woche ändern und zusammenfügen. „Das gab unserer Führungsriege eine neue, ganzheitlichere Verständnisebene“, fügt Choate hinzu. „Sie können den Fokus des Unternehmens jetzt am Bedarf ausrichten.“ So stellte das Team beispielsweise eine hohe Fluktuation im ersten Jahr des noch jungen Fertigungsteams fest. Das Unternehmen beschloss, sich auf das Onboarding neuer Talente sowie die Mitarbeitendenbindung und -zufriedenheit zu konzentrieren. Daraufhin hat sich die Fluktuationsrate erheblich verbessert. Wenn Sie daran interessiert sind, die preisgekrönte KPI-Vorlage mit mehreren Kategorien von Michelle Choate herunterzuladen, finden Sie diese jetzt als Download in der Smartsheet-Vorlagengalerie.

Mehr Eigenverantwortung bei jeder Aufgabe

Mit Smartsheet fällt es dem Team von Impact Housing jetzt einfacher, Aufgaben nachzuvollziehen und zu Ende zu bringen. „Wir setzen uns jeden Morgen zusammen, sehen alle unsere Arbeitselemente in einer Übersicht und konzentrieren uns auf die dringendsten Aufgaben. Wir prüfen Trends und erkennen Verbesserungsmöglichkeiten“, so Choate.

Dieses System hat im gesamten Unternehmen ein Gefühl der Eigenverantwortung gefördert, das letztendlich die Mitarbeitenden befähigt, unabhängiger zu arbeiten. „Mit einer Lösung wie Smartsheet konnten wir unseren Mitarbeitenden mehr Autonomie gewähren und ihnen die Möglichkeit bieten, ihre Kreativität zu entfalten“, sagt Morales.

Mit der Zeit absolvierten die Fertigungs- und Entwicklungsteams auch die Smartsheet-Zertifizierungskurse, die es ihnen ermöglichten, selbstständig Lösungen zu entwickeln. „Jede einzelne Person hat das Gefühl, dass sie ihre eigenen Probleme lösen, innovativ sein und sich beruflich weiterentwickeln kann“, fügt Choate hinzu. „Die gesamte Engineering-Abteilung erstellt ihre Tools selbst. Sie haben zum Beispiel eine Zeitstudienanwendung für Vorgesetzte entwickelt, die es uns ermöglicht, die Zeit, die ein*e Mitarbeitende benötigt, um eine Aufgabe auf einem vorher festgelegten Leistungsniveau zu erledigen, im Blick zu behalten und aufzuzeichnen. Wir konnten auch die Anzahl der Zeitstudien verfolgen, die jede*r Manager*in durchgeführt hat, und so einen kleinen Wettbewerb zwischen ihnen entfachen.“

Zusammenarbeit läuft wie geschmiert

Smartsheet-Lösungen wie die KPI-Tracking-Vorlage haben auch zu unerwarteten Vorteilen geführt. „Wir beschaffen ständig Kapital für das Unternehmen und unsere Investor*innen wollen verstehen, wie die Dinge laufen“, erklärt Morales. „Dank Smartsheet konnten wir ihnen Dashboards mit Echtzeitinformationen bereitstellen. Sie waren sehr beeindruckt. Wir haben gezeigt, wie ein relativ kleines Unternehmen mit komplexen, miteinander verknüpften Bereichen so reibungslos arbeiten kann, indem es seine Abteilungen miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten lässt, solange das primäre Kollaborationstool so robust und agil ist wie Smartsheet.“

Impact Housing nutzt weiterhin Technologie, um die Bedürfnisse seiner Abteilungen zu erfüllen, mit Smartsheet als zentralem Knotenpunkt. 

„Wenn wir eine neue Lösung brauchen, ist die erste Frage, ob sie sich in Smartsheet integrieren lässt“, so Morales.

Für Choate liegt der Schlüssel darin, die Teams zu ermutigen, an einem Strang zu ziehen. „Ich liebe den kollaborativen Charakter von Smartsheet, die Möglichkeit, gemeinsam etwas aufzubauen und Menschen dabei zu helfen, ihre Ziele zu durchdenken“, sagt sie abschließend. „Das ist eine meiner größten Leidenschaften im Leben – einen Weg zu finden, damit Menschen ihre Ziele leichter erreichen und ihr Engagement zum Ausdruck bringen können.“

Sehen Sie sich für weitere Informationen das Video zum Pro-Kundenbericht von Choate an!