FOX Sports bietet reibungslose Sportübertragungen mit Smartsheet

FOX Sports, die Abteilung für das Sportprogramm der Fox Corporation, strahlt Sportinhalte im Fernsehen, im Radio und über digitale Kanäle aus, die an einem einzigen Wochenende mehr als 100 Millionen Zuschauer*innen erreichen können. Das Unternehmen überträgt Sportveranstaltungen für beliebte Ligen wie die National Football League, die Major League Baseball, die National Basketball Association, NASCAR sowie NCAA Football und Basketball.

Das Projektmanagementteam des Unternehmens ist dafür verantwortlich, die verschiedenen Abteilungen von FOX Sports bei der Gestaltung und dem Aufbau der Übertragungsinfrastruktur zu unterstützen. Das umfasst Bühnen, tägliche Sendungen, die Umgestaltung von Arbeitsbereichen, die Bearbeitung von Inhaltsangeboten, Highlights, die FIFA Fußball-Weltmeisterschaft sowie Audio-/Video-Kontrollräume für Live-Übertragungen bis hin zur Speicherung digitaler Inhalte. „Wenn Projektteams eine Drohne/Kamera benötigen, um ein Spiel zu filmen, Ausrüstung und Systeme für Übertragungsfahrzeuge, die direkt vom Stadion senden, oder einen Live-TV-Feed in mehreren Stadien – wir sorgen dafür, dass vor jedem Ereignis alles für das Betriebsteam richtig vorbereitet wird“, sagt Jessica Nguyen, Leiterin Projektmanagement bei FOX Sports. Zu jeder Zeit verfolgen Projektmanager*innen mithilfe von Smartsheet ein Portfolio von mehr als 40 Logistikprojekten von Anfang bis Ende. 

„Smartsheet zentralisiert alle unsere Projektinformationen, sodass wir alles Wichtige nahtlos nachverfolgen und Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abschließen können, damit zu Spielbeginn alles einsatzbereit ist“, so Nguyen.

Anwendungskonsolidierung

FOX Sports verwendete zunächst mehrere Tools, um Projektinformationen abzurufen, zu erfassen und zu präsentieren. Es gab keine einfache Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Plattformen zu übertragen, z. B. Microsoft Project, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Atlassian Jira und Confluence. „Es war sehr mühsam und zeitaufwendig und die Lizenzkosten für die Verwaltung unserer Projekte waren hoch. Ähnliche Probleme hatte ich schon jahrzehntelang bei anderen Unternehmen erlebt“, sagt Nguyen. „Normalerweise mussten wir alle Teams per E-Mail kontaktieren, um die neuesten Projektinformationen zu erhalten. Das erschwerte es, die genauen Projektzeitpläne aufzustellen, weil wir auf E-Mail-Antworten mit den entsprechenden Daten warten mussten. Es gab keine einheitliche Methode, um uns einen Überblick über die wichtigsten Projektinformationen zu verschaffen, z. B. Zeitpläne, Budgets, Status sowie ausstehende Probleme und Aufgaben.“

Zentralisierter Geschäftsbetrieb 

Nguyen entdeckte Smartsheet, nachdem der neue Senior Vice President des Teams für Systeme und Technologie sie gebeten hatte, eine integrierte Projektmanagementlösung zu finden, da er mit den Lösungen, die von anderen Teams bei FOX verwendet wurden, nicht zufrieden war. „Als ich sah, welche Möglichkeiten Smartsheet bietet, war das wie eine Offenbarung“, sagt sie. Nguyen und ihr Team erstellten Vorlagen in Smartsheet Control Center, um die Projekterstellung und Verwaltung von Daten zu automatisieren, einschließlich Umfangsdokumenten, Zeitplänen, Budgets, Stücklistenbudgets, Ausrüstungslisten, Designprotokollen, RAID-Protokollen und Dokumentcenter-Links. „Es ist ganz einfach, die Vorlagen von einem Projekt zum nächsten zu kopieren und Elemente nach Bedarf anzupassen“, so Nguyen. „Da Smartsheet nicht viel technisches Know-how erfordert, konnten wir sofort loslegen.“

Neben dem Projektmanagement setzt FOX Sports Smartsheet für die Kapitalplanung ein, einen jährlichen Prozess zur Genehmigung von Budgets für neue Projekte pro Geschäftsjahr durch die Konzernführung. Im Rahmen dieses Prozesses nutzt das Unternehmen Smartsheet Dynamic View, eine Funktion, über die interne Kund*innen Projektanfragen einreichen können. „Smartsheet hilft uns, die Kapitalplanung zu optimieren, was es uns einfacher macht, dem Finanzteam des Unternehmens jedes Jahr unsere Budgetpläne vorzulegen“, erklärt Nguyen. Außerdem nutzt FOX Sports eine Smartsheet-Integration in ServiceNow, um den Hardwarebestand zu erfassen, und in Coupa, um den Wareneinkauf zu automatisieren. Darüber hinaus verfolgt FOX Sports Serviceverträge für Hardware und Software in Smartsheet und verwendet die Lösung, um bei Produktionsprojekten in den USA den Einstellungsprozess für Zeitarbeitskräfte zu verwalten und dadurch das Assignment Desks-Team zu unterstützen. „Wir arbeiten auch an einer Workday-Integration“, so Nguyen. „Das würde unseren Projektmanager*innen eine Menge Arbeitszeit ersparen, da sie aktuell für jede Rechnung Ausrüstungslisten in Smartsheet mit den tatsächlichen Zahlungen im Finanzsystem des Unternehmens abgleichen müssen.“

Die Projektmanager*innen und Führungsteams von FOX Sports verwenden Dashboards, um Momentaufnahmen der einzelnen Projekte zu erhalten. „Jede*r Mitarbeiter*in kann Dashboards in Smartsheet aufrufen, um den aktuellen Status eines Projekts einzusehen, mit aktuellen Informationen zu Zeitplan, Budget und Ausrüstungsbestellungen“, sagt Nguyen. „Die Geschäftsführung kann alle Daten und Aktionspunkte eines Projekts in einem Dashboard einsehen. Das hilft ihnen, fundiertere Business-Entscheidungen zu treffen.“

Portfolio-Tracking leicht gemacht

Heute verwendet Fox Sports Smartsheet, um Portfoliodaten zwischen Projekten in Los Angeles und Charlotte in North Carolina zusammenzuführen und für detaillierte Transparenz bis auf Projektebene zu sorgen, indem die Daten der mehr als 60 Projekte verknüpft werden. „Wir haben die gleiche Lösung kürzlich für das Big Ten Network (BTN) in Chicago implementiert, was nur wenige Wochen gedauert hat. In diesem Geschäftsjahr haben sie 18 Projekte im Portfolio“, berichtet Nguyen. Dank automatisierter Datenaggregation und zentralisierten Dashboards kann der Zustand des Portfolios leicht überwacht werden. „Alle Projekte in einer Lösung zu haben und miteinander verknüpfen zu können, ermöglicht uns, Dashboards und/oder Berichte je nach den Bedürfnissen der individuellen Teams zu veröffentlichen“, so Nguyen. „Smartsheet ist ein sehr robustes Tool für unsere Anforderungen. Es ist einfach zu erlernen, leicht zu bedienen und kann innerhalb weniger Wochen implementiert werden.“

Budgetverfolgung optimieren und Geld sparen

Mit Smartsheet hat FOX Sports die Projektdaten zentralisiert. „Früher hatten wir keine Möglichkeit, alle unsere Projekte miteinander zu verknüpfen. Jetzt können wir in Smartsheet einfach auf ein Symbol klicken, um alle Informationen zu einem einzelnen oder mehreren Projekten anzuzeigen“, sagt Nguyen. Dadurch können Projektmanager*innen und die obere Führungsebene in allen Phasen des Workflows Zusammenfassungen der Projektbudgets einsehen. 

„Wir können in Smartsheet jeden Cent nachverfolgen, den wir ausgeben, sei es für Hardware, Software, Unternehmensdienstleistungen, Kabel, Arbeitszeit für die Installation von Systemen oder andere Dinge“, erläutert Nguyen. „Wir sehen, wie viel Geld wir für ein Projekt bereitgestellt haben, welchen Betrag wir veranschlagt hatten und wie viel Budget noch zur Verfügung steht. Das hilft uns in einigen Bereichen sogar, Geld zu sparen, weil wir unsere Budgets jetzt genauer nachverfolgen können.“

Zeitersparnisse durch die Beseitigung manueller Arbeit 

Durch die Vorteile automatisierter Workflows in Smartsheet können die Projektmanager*innen von FOX Sports auf die zeitraubende Korrespondenz mit internen Abteilungen verzichten. 

„Wir müssen jetzt keine E-Mails mehr versenden oder unsere Arbeit manuell ausführen – Smartsheet automatisiert alles und sendet Benachrichtigungen an die richtigen Personen. So sind wir viel effizienter und sparen viel Zeit“, sagt Nguyen. „Erst vor Kurzem haben wir den Bestellprozess komplett automatisiert. Dadurch spart unser Team enorm viel Verwaltungsaufwand.“

FOX Sports untersucht die Einführung zusätzlicher Smartsheet-Funktionen zur Effizienzsteigerung. „Ich wüsste nicht, wie wir unsere Projekte ohne Smartsheet abschließen sollten“, so Nguyen. „Dieses Tool leistet so viel und vereinfacht jeden Tag die Verwaltung jedes einzelnen Projekts.“
 

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