Die Foxtel Group vereint ihre Marken unter einer Struktur und sorgt so für Sichtbarkeit und Entscheidungsfindung

Die Foxtel Group ist die erste Wahl für Australier*innen auf der Suche nach guten Filmen oder Nachrichten. Foxtel bietet alles: von Live-Kanälen bis hin zu On-Demand-Katalogen, von Nachrichten bis hin zu Sport. Das Angebot umfasst auch Streaming-Marken wie Kayo, Binge und Flash. Mit 4,5 Millionen Abonnent*innen ist Foxtel eines der größten Medienunternehmen Australiens.

Unterschiedliche Unternehmen, unterschiedliche Kulturen

Aber die Foxtel Group hat nicht immer als Einheit agiert. Vor einigen Jahren bestand der Konzern aus mehreren separaten Unternehmen wie Foxtel, Foxtel Media und Streamotion, das für Streaming-Produkte wie Kayo, Binge und Flash verantwortlich war. Als das Unternehmen beschloss, diese Marken in einem Konzern zusammenzuführen, stand es vor einer Herausforderung: Aktivitäten mussten über die verschiedenen Marken hinweg vereinheitlicht werden. „Während einige der Unternehmen eine etablierte Kultur hatten, arbeiteten andere in einem eher kreativ und dynamisch geprägten Produktionsumfeld“, erklärt Mike Nicholls, Group Director für Portfoliomanagement bei der Foxtel Group. „Diese verschiedenen Entitäten hatten unterschiedliche Arbeits- und Herangehensweisen. Die Vereinheitlichung der Abläufe stellte also eine ziemliche Herausforderung dar und erforderte viel Änderungsmanagement.“ Die Unternehmen hatten auch unterschiedliche Governance-Strukturen: Während einige von ihnen auf projektspezifische Finanzierung setzten, verwendeten andere laufende Produkt-Roadmaps. Daraus ergaben sich unterschiedliche Arten der Berichterstattung.

Auch bei der Projektverwaltung wurden verschiedenste Softwarelösungen eingesetzt. „Teilweise wurden im gesamten Unternehmen 30 oder 40 verschiedene Tools für das Projekt- und Portfoliomanagement eingesetzt. Dies erschwerte die Erfassung von Informationen, das Nachverfolgen von Fortschritten und die effektive Berichterstattung, was zu viel Doppel- und Nacharbeit führte“, sagt Nicholls.

Die Komplexität der Medienproduktion

Die hohe Komplexität ihrer Projekte zwang die Foxtel Group schließlich dazu, ihre Prozesse so weit wie möglich zu vereinfachen. „Die Fernseh- und Medienproduktionsbranche ist sehr technologie- und logistiklastig“, erklärt Nicholls. 

„Stellen Sie sich vor, Sie haben 45 Sportveranstaltungen an einem Wochenende und die Crews müssen an mehrere Orte reisen. Dies erfordert ein hohes Maß an Logistik, Vernetzung und Zusammenarbeit.“

Jedes Unternehmen in der Foxtel Group umfasste zudem verschiedene Abteilungen und externe Stakeholder*innen, die enger zusammenarbeiten mussten. Nicholls fährt fort: „Wir haben Teams für Marketing, Produkte, Abrechnung, Kundensupport, Infrastrukturmanagement und mehr. Wir müssen auch viele Partner, Lieferanten und Standorte unter einen Hut bringen. Das schafft viele Abhängigkeiten für interne und externe Teams.“

Bei der Auswahl der richtigen Lösung für die Vereinheitlichung dieser Unternehmen und Teams musste die Foxtel Group also sorgfältig vorgehen. „Wir brauchten ein umfassendes Portfoliomanagement. Die vorlagenbasierte und automatisierte Lösung von Smartsheet vereinfachte den Arbeitseingang, die Finanzierungsgenehmigung und die Nachverfolgung der Projektabwicklung“, sagt Nicholls. Die Foxtel Group konnte mit Smartsheet auch alle Genehmigungen, Audits und Änderungen ordnungsgemäß nachverfolgen. Eine weitere wichtige Anforderung waren Funktionen für die nahtlose Kommunikation, Berichterstattung und Einbindung von Stakeholder*innen. „Einer der größten Vorteile von Smartsheet ist die Möglichkeit zum Erstellen von benutzerfreundlichen Dashboards für die Stakeholder*innen im Unternehmen und die verschiedenen Projektabwicklungsteams. Das macht es Führungskräften, Projektmanager*innen und Technolog*innen leicht, verschiedene Elemente der Arbeit in Echtzeit nachzuverfolgen“, sagt Nicholls.

Ein hilfsbereiter, entgegenkommender Partner

Nachdem die Foxtel Group entschieden hatte, Smartsheet zur Vereinheitlichung der Prozesse und Portfolios einzusetzen, begann sie mit der Planung der Implementierung. Hierzu holte sie sich die Unterstützung des Smartsheet-Teams. „Wir wollten in nur acht Wochen live gehen und haben das Smartsheet-Team herausgefordert, dieses Ziel für uns zu erreichen. Die Leute von Smartsheet atmeten einmal tief durch und stimmten dann zu. Und sie haben es tatsächlich geschafft“, erzählt Nicholls. In einer Reihe von iterativen Sprints entwickelte die Foxtel Group die wichtigsten Sheets und Strukturen. 

„Alles musste von Anfang an korrekt eingerichtet werden und mit dem hilfreichen und kooperativen Team von Smartsheet war es ein voller Erfolg. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Smartsheet-Team bei der Entwicklung der Lösung lässt sich der beste Ansatz für jedes Unternehmen finden.“

Kurze Zeit später begann die Foxtel Group, Smartsheet für das Projekt- und Portfoliomanagement einzusetzen. Alle Geschäftseinheiten und Portfolios verfügen über jeweils eigene Bereiche. Hierdurch kann jede Gruppe ihr Programm effektiv verwalten. Zum Beispiel kann das Marketingteam in einem einzigen Projekt zusammenarbeiten, während das Streamingunternehmen mehrere Programme für jeden Streamingservice verwalten muss. „Jedes Portfolio verfügt über ein eigenes Dashboard, auf dem wir die Projekte durchsuchen und einsehen können. Auch Governance-Aspekte wie Ressourcenmanagement, Finanzgenehmigungen und Investitionsverfolgung sind enthalten – alles in einem Portfolio“, so Nicholls. Technologieteams verwalten Projekte weiterhin in der Projektmanagement-Software Jira, wobei aber jede Aufgabe in Smartsheet gespiegelt wird. So erhält das Unternehmen gleichzeitig eine allgemeine und eine detaillierte Ansicht über den gesamten Projektverlauf.

Super-Benutzer*innen gesucht

Für eine umfassende Annahme startete die Foxtel Group eine Änderungsmanagementinitiative. Hierfür wurde zudem eine einheitliche Arbeitsweise für das gesamte Unternehmen festgelegt. Außerdem schulte das Unternehmen wichtige Benutzer*innen in jeder Geschäftseinheit als „Super-Benutzer*innen“, die sich mit Smartsheet auskennen und verschiedene Teams bei der Einführung von Smartsheet unterstützen. „Unsere Super-Benutzer*innen dürfen selbst entscheiden, wie sie die Plattform nutzen wollen. Dabei müssen sie nur unsere Kernmethodologien wie vierteljährliche Geschäftsberichte und wertbasiertes Tracking einhalten“, fügt Nicholls hinzu. Das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitenden auch umfassende Schulungen zum effektiven Einsatz der Lösung.

Das gesamte Team der Foxtel Group hat das neue Tool ohne Weiteres angenommen. „Wir alle halten Smartsheet für eine großartige Lösung. Unsere Mitarbeitenden begannen bereits nach kurzer Zeit damit, ihre eigenen Ansichten zu erstellen oder ihre Setups anzupassen. Smartsheet ist einfach viel leichter zu verwenden als unsere vorherigen Systeme“, sagt Nicholls.

Eine flexible, ansprechende Plattform

Einer der größten Vorteile von Smartsheet ist für Nicholls die Flexibilität. Smartsheet-Ansichten und -Dashboards lassen sich problemlos für die richtigen Teams oder sogar für externe Benutzer*innen freigeben. Sie lassen sich auch an verschiedene Verwendungszwecke anpassen, beispielsweise Stand-up-Team-Meetings, vierteljährliche Portfolio-Reviews oder Lenkungsausschüsse. „Hinzu kommt, dass sich Smartsheet-Setups einfach gestalten lassen. Wenn wir beispielsweise beschließen, unsere Fernsehteams aufzuteilen oder eine neue Abteilung zu gründen, können wir die Portfoliostruktur in Smartsheet leicht anpassen“, so Nicholls.

Laut Nicholls lassen sich mit Smartsheet auch Informationen ansprechender bereitstellen. „Durch die Art, wie wir Daten kommunizieren, haben wir das Engagement in unserem Team gestärkt“, erklärt er. 

Statt langweiliger Berichte haben wir nun Echtzeit-Roadmaps für unsere Produkte, mit denen die Leute interagieren können. Alles ist miteinander verknüpft, wird in Echtzeit aktualisiert und kann vollständig freigegeben werden. Wir müssen die Informationen nicht mehr für bestimmte Zielgruppen neu verpacken. Wir präsentieren alles jederzeit auf eine ansprechende Art. Dies hatte einen großen Einfluss auf die Abstimmung im gesamten Unternehmen und hat unsere Arbeitsweise verändert.“

Mehr Klarheit bei der Entscheidungsfindung

Gut strukturierte, zugängliche und zentralisierte Informationen geben dem gesamten Konzern einen umfassenden Überblick über die Portfolios. „Unsere Führungskräfte erhalten vollständige Sichtbarkeit über unsere Fortschritte“, erklärt Nicholls. „Alle Mitarbeitenden wissen, welche Vorteile es hat, alles an einem Ort zu haben. Das Finanzteam kann jetzt beispielsweise besser nachvollziehen, wofür die Investitionen ausgegeben werden.“ Diese Sichtbarkeit hat auch verschiedenen Teams die Möglichkeit gegeben, ihren Wert unter Beweis zu stellen.

Mehr Transparenz ermöglicht der Foxtel Group zudem eine datengestützte Entscheidungsfindung. „Smartsheet erleichtert die Entscheidungsfindung spürbar“, so Nicholls. Hierfür müssen keine Dokumente mehr im Unternehmen herumgereicht werden. Stattdessen haben alle Beteiligten bereits Zugriff auf die benötigten Informationen für die Quartalsmeetings. Nicholls sagt: „Hierdurch lassen sich die Priorisierung und die Ressourcenplanung viel effektiver gestalten. Dies sind wichtige Aspekte, auf die wir uns in Zukunft konzentrieren möchten.“

Ein vereintes, engagiertes Team

Die Foxtel Group hat ihr wichtigstes Ziel erreicht: ihre Teams zusammenzubringen. 

„Dank Smartsheet sehen wir mehr Engagement in verschiedenen Teams, beispielsweise Marketing, Projekte und Produkte“, erklärt Nicholls. „Das erleichtert die Entscheidungsfindung weiter. Es war auch unglaublich befriedigend zu sehen, wie die Teams zusammengekommen sind.“

In der Zukunft möchte sich die Foxtel Group weiterhin auf die Automatisierung konzentrieren. Auch weitere Bereiche mit Verbesserungspotenzial sollen identifiziert werden. „Wir haben erst vor einem Jahr angefangen und es gibt noch viel zu tun, aber es funktioniert hervorragend“, sagt Nicholls abschließend. „Smartsheet hatte einen großen Einfluss und wir freuen uns darauf, uns weiterzuentwickeln und anzupassen.“