DIRECTV nutzt Smartsheet zur Unterstützung der strategischen Transformation durch Vereinfachung und Zentralisierung des Enterprise-Projektmanagements

Millionen von Menschen nutzen täglich DIRECTV, um Sport und Unterhaltung auf ihren Fernsehern, Streaming-Geräten und Mobil-Apps zu genießen. Der Pay-TV-Dienst bietet Hunderte von Kanälen mit abonnementbasierten Premium-Video- und auf Abruf verfügbaren Fernsehinhalten über Satellit oder über eine Internetverbindung.

Unter der Leitung des Transformationsbüros strebt DIRECTV danach, mittels Projekten und Initiativen, die im Einklang mit den strategischen Prioritäten der Organisation stehen, eine strategische Transformation umzusetzen.

„Die Verwaltung des Kundenstamms ist eine unserer wichtigsten Prioritäten. Wir haben Millionen von Kunden, daher suchen wir ständig nach Möglichkeiten, den Service zu verbessern und mehr Inhalte anzubieten“, sagt Amber Grossman, Leiterin für technisches Projektmanagement bei DIRECTV. „Eine weitere wichtige Priorität ist der Gewinn neuer Kunden mittels neuer Marketingkampagnen und anderer Initiativen.“

Das Unternehmen arbeitet an knapp 200 Projekten, die im direkten Einklang mit den strategischen Prioritäten des Unternehmens stehen, und das Transformationsbüro nutzt Smartsheet, um den gesamten Lebenszyklus jedes einzelnen Projekts nachzuverfolgen. Zudem werden die Projekte in diesem Portfolio ständig erweitert, weiterentwickelt und abgeschlossen.

„Mit Smartsheet verfügen wir über ein sehr robustes Projektmanagement-Tool, mit dem wir ein Portfolio strategischer Projekte von Anfang bis Ende der Implementierung verwalten können“, so Grossman.

Bisher hat das Unternehmen Projekte mit einer Reihe von Tabellen und anderen Tools verwaltet.

„Es gibt viele Software-Tools für das Aufgabenmanagement, aber es ist viel schwieriger, KPIs und Finanzdaten effektiv nachzuverfolgen und diese Daten mit den jeweiligen Projekten zu verknüpfen.“

Durchgehende Nachverfolgung geschäftskritischer Projekte in Smartsheet

Die Verwaltung von Projekten dieser Größe und Bedeutung ist ein komplexer Prozess, da bedeutende Programme und Initiativen von Natur aus funktionsübergreifend sind. Smartsheet optimiert dies, indem manuelle Aufgaben automatisiert werden und bei jedem Schritt Effizienz sichergestellt wird.

Neue Ideen und Probleme, die von Führungskräften entdeckt werden, werden an das Transformationsteam weitergeleitet, welches die Problemstellung, die Grundursache und das Ziel definiert, bevor das Projekt an das Machbarkeitsteam übergeben wird, dem Fachexperten aus Stakeholdern in den Bereichen IT, Technik und Finanzen angehören.

Nach der Genehmigung durchläuft jedes Projekt einen Governance-Prozess, bevor es zur Nachverfolgung an Grossmans Team weitergeleitet wird. „Jedes Projekt steht im Einklang mit einer unserer unternehmensweiten strategischen Prioritäten“, sagt sie. „Beispielsweise hängen 15 % aller Projekte, die wir derzeit in Smartsheet nachverfolgen, mit der Priorität des Basismanagements zusammen.“

Sobald ein Projekt formell genehmigt wurde und nachverfolgt werden kann, gibt das Transformationsbüro die Projektdaten in ein Sheet in Smartsheet ein, in dem in Bearbeitung befindliche Projekte aggregiert werden. Darüber hinaus haben alle Benutzer ein eigenes „Dashboard“ auf ihrer Smartsheet-Startseite, auf dem sie ihre spezifischen Initiativen verwalten können. Außerdem können Projektmanager den Status eines Projekts auf einen Blick einsehen, einschließlich Informationen wie Kontaktinformationen zum Projektinhaber, Fristen und aktualisierte Finanzdaten.

DIRECTV verwendet Workflow-Automatisierung in Smartsheet, um Projektgenehmigungen auszulösen und verschiedene Teams zu benachrichtigen, wenn Informationen aktualisiert werden oder eine Frist verstrichen ist. „Mit Smartsheet bringen wir alle unsere Projekte in allen Phasen voran“, sagt Grossman. Das Transformationsteam verwendet zudem Smartsheet Data Shuttle, um Projektdaten zwischen dem Datenbanksystem des Unternehmens und Smartsheet abzuladen. „Beispielsweise müssen wir hin und wieder eindeutige Projekteingangsnummern an andere Teams senden, aber nur genehmigte Projektdaten verschieben“, sagt Grossman. Des Weiteren nutzt Grossman Smartsheet, um KPI-Informationen automatisch zu kopieren und in andere Sheets einzufügen.

Eine zentrale Übersicht über knapp 200 Projekte

DIRECTV nutzt Smartsheet, um sich auf einen Blick ein zentrales Bild der Status von knapp 200 Projekten zu machen und so die Transparenz für Führungskräfte zu verbessern. Smartsheet hilft außerdem dabei, Projektmanager in größere Bemühungen einzuweihen, indem Transparenz darüber geschaffen wird, wie ihre Arbeit strategischen Prioritäten zugutekommt.

„Wir werden regelmäßig, teilweise sogar täglich, nach dem Status eines Projekts gefragt“, sagt Grossman. „Mit Smartsheet kann ich schnell einzelne Berichte erstellen und ein Projekt in einem Dashboard zusammenfassen, sodass unsere Führungskräfte die Daten verarbeiten und Entscheidungen treffen können.“ Das Transformationsteam kann Projekte zudem mühelos aktualisieren, wenn sich Meilensteine ändern oder neue Informationen hinzugefügt werden. 

„Projektaktualisierungen in Smartsheet zu integrieren ist ein sehr einfacher Prozess. Unsere Teammitglieder müssen sich nicht mehr verschiedene Dokumente oder Tabellen ansehen, weil alles, was sie brauchen, auf dem Benutzer-Dashboard erfasst wird.“

Schneller Zugriff auf Finanzendaten

Mit Smartsheet spart DIRECTV Zeit bei der Zusammenstellung von Finanzdaten für verschiedene Projekte.

„Mit Smartsheet haben wir die Möglichkeit, Formeln und Berechnungen zu automatisieren. Früher habe ich viel Zeit damit verbracht, KPI-Daten zu filtern und in Berichte zu exportieren, um monatliche oder jährliche Vergleiche zwischen Zielen und tatsächlichen Zahlen anzuzeigen. Jetzt muss ich sie nur noch kopieren, einfügen und exportieren. Das spart mir viel Zeit“, so Grossman.

Durch die Automatisierung von ehemals manuellen Prozessen haben DIRECTV-Leads schnelleren Zugriff auf Finanzdaten und Leistung, was zur Optimierung der Entscheidungsfindung durch Führungsteams des Unternehmens beiträgt.

Darüber hinaus vertraut DIRECTV auf Smartsheet, um Projekte voranzutreiben und eng an den strategischen Prioritäten des Unternehmens auszurichten.

„Smartsheet hilft uns, überdurchschnittliche Leistungen zu identifizieren, die Gründe zu erforschen und, wenn möglich, den Erfolg auch in anderen Bereichen zu erzielen. Umgekehrt können wir, wenn das Projekt nicht auf Kurs ist, Smartsheet nutzen, um die Mängel des Projekts nachzuvollziehen und eine Lösung für das Problem zu finden. Wir können mühelos Informationen abrufen, um zu sehen, welche Projekte auf Kurs sind und welche etwas mehr Aufmerksamkeit erfordern“, sagt Grossman. 

„Wenn wir die Arbeit im Soll halten, erreichen wir eher unsere finanziellen Ziele. Davon profitieren wiederum unsere Kunden, weil wir in zusätzliche Funktionen und Inhalte investieren können. Die Fähigkeiten von Smartsheet und das Wissen unserer Teams helfen uns, auf unsere strategischen Ziele hinzuarbeiten und einen positiven Einfluss auf unsere Kunden zu haben.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.