Clear Digital setzt Smartsheet ein, um das Kundenvertrauen durch nahtloses Tracking von Website- und Digitalprojekten zu steigern

Clear Digital ist eine Full-Service-Kreativagentur für digitale Inhalte, die B2B-Unternehmen und anderen Kund*innen Marketing- und Werbedienstleistungen und Markenerlebnisse anbietet. Die Agentur ist auf Webdesign, individuelle Webentwicklung, UX-/UI-Design, Technologieintegration, Markenstrategie, Markenbotschaften und visuelle Identitätsdienste spezialisiert und hat eine Kundenbindungsrate von 90 Prozent. Durch eine speziell entwickelte Methode liefert Clear Digital wirkungsvolle und sinnvolle Markenerlebnisse.

Clear Digital wurde vor 26 Jahren gegründet und das Unternehmen vertraut seit fast einem Jahrzehnt auf Smartsheet, um Projekte nachzuverfolgen. 

„Wir sind in 26 Jahren stark gewachsen und mit diesem Wachstum geht das Verständnis einher, dass für Erfolg die richtigen Tools benötigt werden“, sagt Annie Raygoza, Leiterin der Kundenservices bei Clear Digital. „Smartsheet macht uns effizienter und hilft uns, unseren Kunden und Kundinnen zu zeigen, dass wir ihre Projekte auf Kurs halten.“

„Clear Digital verfolgte lange einen fragmentierten Projektmanagementansatz und verließ sich auf eine Mischung aus E-Mails und Tabellen, um den Fortschritt nachzuverfolgen. Das war eine ziemliche Herausforderung. Jedes Team hatte sein eigenes System, was zu Inkonsistenzen und Ineffizienzen führte“, sagt Raygoza. „Wenn Prozesse nicht konsistent sind, bedeutet das, dass unsere Kunden und Kundinnen nicht den gleichen Service erhalten. Wir müssen ihnen eine nahtlose Erfahrung bieten und dazu gehört auch, dass Tools und Prozesse einheitlich sind.“

Mit Smartsheet das Projektmanagement automatisieren und zentralisieren 

Nachdem sie sich für Smartsheet entschieden hatten, begann Clear Digital, alles damit nachzuverfolgen, von großen individuellen Webentwicklungsprojekten bis hin zu kleinen Videoprojekten. Das Unternehmen verwendet Smartsheet Control Center-Vorlagen, um neue Projekte zu erstellen und von Anfang bis Ende zu verwalten. Clear Digital nutzt Smartsheet auch, um die Budgetierung und das Marketing für Konferenzen und andere Veranstaltungen sowie interne Meetings und Veranstaltungen zu verwalten.

Die Kreativteams der Agentur setzen Smartsheet ein, um wichtige Meilensteine und Fristen von Projekten nachzuverfolgen. „Smartsheet hilft uns zu verstehen, wofür wir verantwortlich sind. Unsere Kreativteams wissen so, dass sie erst mit etwas beginnen können, wenn der vorherige Meilenstein erfüllt ist“, sagt Raygoza. Darüber hinaus benachrichtigen automatisierte Workflows in Smartsheet Kreativleiter*innen und Projektmanager*innen über Fälligkeitstermine und nächste Schritte. „Das Letzte, was wir wollen, ist, dass sich Kunden oder Kundinnen fragen, warum ein Projekt verspätet ist“, sagt Raygoza. „Wir müssen den Überblick über Fristen behalten und automatisierte Workflows helfen uns dabei.“

Raygoza und andere Mitarbeitende im Kundenserviceteam nutzen auch Smartsheet-Dashboards, um Momentaufnahmen von laufenden Projekten zu erhalten und schnell festzustellen, ob wichtige Fristen möglicherweise versäumt werden und ob Korrekturmaßnahmen ergriffen werden müssen. „Über die Dashboards sehen wir während unserer wöchentlichen Meetings schnell, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet und ob wir auf irgendeine Weise auf Probleme reagieren müssen“, sagt Raygoza.

Tagtäglich mehr als 20 Projekte auf Kurs halten

Smartsheet hilft Clear Digital, die Verwaltung von mehr als 20 Projekten gleichzeitig zu optimieren, und zwar mit einem konsolidierten Tool für Kundenservices, Marketing, Entwicklung und Kreativteams. „Projekte bestehen aus einer Vielzahl dynamischer Aufgaben, darunter Design, Entwicklung, Recherche, Schreiben, Video und Strategie“, sagt Raygoza. „Es ist sehr wichtig, dass die Teams auf dem gleichen Stand sind und alle Fristen kennen, da jede Aufgabe von einer anderen abhängt. Smartsheet vereint alles an einem Ort, bietet uns Echtzeiteinblicke in den Projektfortschritt und stellt sicher, dass nichts übersehen wird. Diese Transparenz hält nicht nur unser Team auf Kurs, sondern baut auch Vertrauen bei unseren Kunden und Kundinnen auf, da sie genau sehen, wo die Dinge stehen, und sich sicher fühlen, dass ihre Projekte reibungslos voranschreiten.“

Clear Digital erhält einen Echtzeitüberblick über jedes Projekt und kann so proaktiver handeln. 

„Bei effektivem Projektmanagement geht es darum, Probleme zu verhindern, bevor sie eskalieren. Dank Smartsheet erkennen wir potenzielle Risiken frühzeitig, sei es eine verspätete Antwort oder eine nicht abgeschlossene Aufgabe“, sagt Raygoza. „So können wir proaktiv mit unseren Kunden und Kundinnen kommunizieren und einen klaren Aktionsplan erstellen, um nichts zu übersehen.“

Sicherstellen, dass Kund*innen immer wiederkommen 

Mithilfe von Smartsheet hat Clear Digital einen umfassenden Einblick in die Meilensteine, Ressourcen und wichtigen Kontaktpersonen von Projekten. „Wir haben mit Smartsheet Einblick in jedes Projekt von Anfang bis Ende“, sagt Raygoza. „Das sorgt für die Konsistenz in den Tools und Prozessen, die wir benötigen, um die Verantwortlichkeit für unsere Kunden und Kundinnen sicherzustellen.“ Während wöchentlicher Kundenmeetings können Projektmanager*innen von Clear Digital beispielsweise Fristen und Updates in Smartsheet teilen, um den neuesten Stand zu präsentieren oder auf Hindernisse oder Probleme hinzuweisen, die möglicherweise verhindern, dass ein Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Darüber hinaus können Kund*innen mit Smartsheet interagieren, um Statusaktualisierungen oder Dashboards aufzurufen. „Mit Smartsheet wissen wir jederzeit, wie der Stand der Dinge ist, und unsere Kunden und Kundinnen auch“, sagt Raygoza. „Kein Projektupdate sollte uns überraschen – wir erhalten über Smartsheet Informationen in Echtzeit, wodurch Überraschungen vermieden werden.“

Darüber hinaus erhält das Unternehmen genauere, aktualisierte Projektdaten, was das Vertrauen der Kund*innen erhöht. „Genauere Daten bedeuten mehr Vertrauen bei unseren Kunden und Kundinnen und das ist sehr wichtig für die Bindung“, sagt Raygoza. „Wir müssen sicherstellen, dass unsere Kunden und Kundinnen sich immer wieder für uns entscheiden. Wir haben eine Kundenbindungsrate von 90 Prozent und diese Zahl wäre ohne ein Tool wie Smartsheet wahrscheinlich viel niedriger. In dieser Branche kann es schwierig sein, Kunden und Kundinnen bei Laune zu halten. Smartsheet löst dieses Problem.“

Die Optimierung von Projektmanagement- und Kundenkommunikationsprozessen ist auch deshalb von entscheidender Bedeutung, weil alle Projekte von Clear Digital abrechnungsfähige Stunden haben und stark von Meilensteinen abhängen. „Mit einem abrechenbaren Ansatz ist es wirklich wichtig, Zeit zu sparen und Fristen einzuhalten, da wir das Budget für unsere Kunden und Kundinnen nicht überschreiten und die starken Beziehungen, die wir zu ihnen haben, nicht beeinträchtigen möchten“, sagt Raygoza.

Projektmanager*innen bei der Steigerung der Effizienz um bis zu 50 % unterstützen

Mit besserer Sichtbarkeit und einem konsolidierten Tool für die Verwaltung von Projekten verbringt Clear Digital weniger Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten und mehr Zeit mit der direkten Zusammenarbeit mit Kund*innen. 

„Wir sind mit Smartsheet mindestens 40 bis 50 Prozent effizienter, da wir damit einen Großteil der bisher manuellen Arbeit der täglichen Zeitplanung und Verschiebung für unsere Projekte automatisieren können“, sagt Raygoza. „Dadurch können wir strategischer mit unseren Kunden und Kundinnen arbeiten und ihnen mehr Aufmerksamkeit schenken, anstatt uns zu sehr in Projektdetails zu verlieren.“

Da mehr Zeit zur Verfügung steht, können Projektmanager*innen bei Clear Digital mehr Projekte übernehmen und an der Akquise neuer Kunden und Kundinnen arbeiten. „Smartsheet ist über die Jahre mit uns gewachsen, sodass wir jetzt auch größere, komplexere Projekte mit größeren Budgets verwalten können“, sagt Raygoza. 

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.