Bayer erhält mit Smartsheet Echtzeiteinblicke und spart so unzählige Stunden

Wenn Sie an Bayer denken, stellen Sie sich vielleicht eine Packung Aspirin vor. Doch das Unternehmen tut weit mehr, als nur Kopfschmerzen zu lindern. Von bahnbrechenden Arzneimitteln bis hin zu revolutionären Nutzpflanzenlösungen steht das Unternehmen an der Spitze der Bereiche Gesundheitswesen und Landwirtschaft und entwickelt Innovationen in einer Zeit, in der eine alternde Bevölkerung und Ernährungssicherheit drängende Probleme sind.

Doch für einen globalen Konzern stellt die Zusammenarbeit zwischen dem Hauptsitz, den regionalen Niederlassungen und den lokalen Standorten häufig eine Herausforderung dar. „Wir mussten einen zweiseitigen Kommunikationsweg schaffen, über den der Hauptsitz auf dem Laufenden darüber gehalten wird, was an den Niederlassungen vor sich geht, und die Niederlassungen über die globalen Veränderungen wie neue Richtlinien und Tools informiert werden“, so Andreas Ahammer, Head of Change, Adoption and Sustainment Excellence bei Bayer. „Wir brauchten eine Portfoliomanagement-Lösung mit globaler, sofortiger Transparenz und Flexibilität.“
 

Die Suche nach einem ganzheitlichen, flexiblen und nutzbaren Tool

Jeffrey Manning, Leiter Nordamerika, Produktbereitstellung, Projektportfoliomanagement bei Bayer, hat die verfügbaren Tools genau unter die Lupe genommen. „Ich hatte Mühe, eine Plattform zu finden, auf der sich sowohl die Projektumsetzung als auch die Planung erledigen lässt“, erinnert er sich. „Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit waren ebenfalls sehr wichtig. Also habe ich mich auf zwei Optionen konzentriert. Die erste Option bot uns nicht die gewünschte Flexibilität und die nötigen Funktionen. Außerdem hatten viele unserer Mitarbeiter bereits Smartsheet-basierte Lösungen entwickelt und waren begeistert davon – sie wollten sie unbedingt implementieren. Wir mussten also nicht lang überlegen.“

„Smartsheet fiel im Vergleich zu anderen Tools als deutlich benutzerfreundlicher auf“, stimmt Ahammer zu. „Sowohl Aussehen als auch Handhabung sind bereits vertraut, wodurch sich die Architektur leichter nachvollziehen lässt. Dies gilt nicht nur für Sheets. Mit dem richtigen Framework, den richtigen Vorlagen und Tools können wir das Change-Management konsistent gestalten.“

Teams beim Projektmanagement unterstützen

Also machte sich Bayer daran, in Smartsheet eine Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement zu entwickeln. „Jetzt, ein Jahr nach der Implementierung von Smartsheet, führen wir etwa 1.500 Projekte in der Lösung durch“, erinnert sich Manning. Alles beginnt mit einem einfachen Aufnahmeformular, in das alle Beteiligten Projektdetails eintragen können. Das generische Formular lässt sich an die Bedürfnisse verschiedener Teams anpassen. Mit nur einem Klick fordern Mitarbeiter ein spezielles Toolkit an, das eine Reihe von Projektmanagement-Tools generiert, einschließlich Änderungs-, Kommunikations- und Projektplänen. Bei kleineren Projekten können sie sich für eine Tabellenansicht entscheiden, die sich auf wichtige Messzahlen konzentriert.

Die Lösung umfasst auch Toolkits, die automatisch Arbeitsbereiche und Berichte für jede Abteilung einrichten. Mit WorkApps und Dynamic View bietet Bayer auch Ansichten und Dashboards an, die für bestimmte Projekte kuratiert wurden. „Man geht davon aus, dass ich Tage brauche, um das einzurichten. Tatsächlich dauert es nur wenige Minuten, eine voll funktionsfähige End-to-End-Lösung für eine Abteilung zu entwickeln“, sagt Manning.

Ziele im Auge behalten

Kurz darauf entwickelte Bayer eine weitere Smartsheet-basierte Lösung zur Nachverfolgung von Zielen. „Die Mitarbeiter erhalten in der Regel Vorgaben von der Unternehmensführung und legen außerdem Ziele für ihr Team fest“, erklärt Manning. „Diese beiden Elemente wurden zuvor in der Regel manuell in Präsentationsfolien für Berichte kombiniert, was zeitaufwendig war.“ Heute legt die Abteilung für Exzellenz in der Lieferkette zu Beginn des Jahres Hauptziele fest, die über Smartsheet automatisch für die Abteilungen freigegeben werden. „Jeder Abteilungsleiter kann seine eigenen Ziele hinzufügen, um so alle Ziele an einem Ort nachzuverfolgen und zu aktualisieren“, fügt Manning hinzu.

Präsentationsfolien gehören nun der Vergangenheit an. Die Echtzeitdaten von Bayer bieten die dringend benötigten Einblicke. 

„Der größte Vorteil ist die Geschwindigkeit, mit der ich den Führungskräften Informationen zur Verfügung stellen kann“, so Manning. „Vor drei Jahren bat mich ein Senior Vice President zum Beispiel um eine Übersicht über laufende Investitionsprojekte. Damals hätte ich dafür Wochen gebraucht. Jetzt habe ich bereits den vollständigen Überblick über unsere Projekte und kann die Informationen mit einem Mausklick abrufen.“

Das Trio: Sichtbarkeit, Vergleichbarkeit und Einfachheit

Für Ahammer geht diese zusätzliche Sichtbarkeit mit Vergleichbarkeit und Einfachheit einher. „Da ich alle Informationen immer zur Hand habe, kann ich meine Arbeit auch mit der Arbeit anderer Teams vergleichen“, erklärt er. „Dabei ist aber alles sehr übersichtlich und einfach gehalten. Sonst würden wir uns wieder in Details verlieren.“

Laut Ahammer ist dies der Grund, warum Smartsheet einen unternehmensweiten Kulturwandel ermöglicht hat. „Wir versetzen unsere Teams in die Lage, Bürokratie abzubauen, Komplexität zu reduzieren, innovativ zu sein und den dynamischen Ansatz der gemeinsamen Verantwortung zu übernehmen“, stellt er fest. „Anstatt dass wir von oben Anweisungen geben, kennen unsere Teammitglieder die anstehenden Herausforderungen und spezifischen Aufgabenbereiche.“

Budgets und Zeitpläne kürzen

Dank effektiver Umsetzung und Nachverfolgung spart Bayer Zeit und Ressourcen. „Dank des Einsatzes von Smartsheet Control Center konnte ein Team durch die Automatisierung von Prozessen über 500 Stunden einsparen“, berichtet Manning.

Bemerkenswert: Smartsheet hat sogar die Unternehmensführung von Bayer entlastet. „Für Personen in Führungspositionen erspart das potenziell mindestens zwei bis drei Stunden pro Woche“, sagt Ahammer. Früher führte das Unternehmen zum Beispiel Interviews mit Kollegen und präsentierte das Feedback der Unternehmensführung. „Obwohl dieser Prozess in der Theorie einfach ist, geht er in der Praxis mit hohen Kosten einher, da externe Interviewer bezahlt werden müssen und das Feedback kategorisiert werden muss“, erklärt Ahammer. „Vor Kurzem sind wir auf Smartsheet umgestiegen und haben ein Formular mit Fragen erstellt, das durch künstliche Intelligenz ergänzt wird und uns so automatisch umsetzbare Elemente liefert.“ 

„Genaue Zahlen lassen sich nur schwer nennen, aber die in Smartsheet verwalteten Projekte sind wesentlich effizienter und die Ergebnisse dieser Projekte sparen uns jährlich Millionen und allein im Jahr 2023 über 20.000 Arbeitsstunden ein.“

Für Wandel und Effizienz eintreten

Rückblickend sieht sich Manning als Botschafter für Smartsheet. „Es macht mir so viel Spaß, Menschen zu helfen, indem ich ihnen das Leben erleichtere. Es ist so erfüllend“, sagt er abschließend. „Manchmal sagt man mir ‚Von Smartsheet hab ich schon gehört – das ist doch wie Excel auf Steroiden, oder?‘. ‚Schlagen Sie sich das aus dem Kopf‘, sage ich dann. Smartsheet ist eine Plattform, auf der Sie eine codefreie Lösung erstellen können, die Ihre Geschäftsbedürfnisse erfüllt.“