ADP treibt mit Smartsheet Innovationen voran

Automatic Data Processing, Inc. (ADP) ist ein globaler Anbieter im Bereich Human Capital Management. Die cloudbasierten Lösungen von ADP bringen die Verwaltung von Human Resources, Gehaltsabrechnungen, Talenten, Zeit, Steuern und Zusatzleistungen unter einen Hut. 

Das strategische Ziel des Unternehmens ist, internen und externen Kund*innen die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Hierbei setzt ADP auf Smartsheet, um Hunderte von Projekten zu verwalten und Manager*innen und Führungskräften umfassende Einblicke in den Status jedes Projekts zu bieten. „Bei uns stehen die Kund*innen im Mittelpunkt. Wir möchten sicherstellen, dass unsere Teammitglieder über die richtigen Tools verfügen, um unseren Kund*innen die besten Lösungen zu bieten“, sagt Alex Berman, Senior Manager im technischen Betrieb bei ADP. 

„Wir arbeiten ständig an der Verbesserung unserer Services, indem wir die Arbeit unserer Mitarbeitenden optimieren. Wir möchten ihnen auch ermöglichen, ihre Zeit und Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Smartsheet hilft uns, dieses Ziel zu erreichen.“ ADP nutzt Smartsheet auch für eine bessere Zusammenarbeit. „Wir sind ein komplexes Unternehmen mit vielen verschiedenen Tätigkeitsbereichen“, erklärt Anabela Sarti, Geschäftsführerin im Bereich globaler kommerzieller Betrieb bei ADP.  „Wir gewinnen als ein Unternehmen, nicht als einzelnes Team. Die Zusammenarbeit ist daher ein entscheidender Faktor für unseren Erfolg.“

ADP führte Smartsheet in allen Teilkonzernen ein. Zuvor verwendeten die National-Account-Services-, Vertriebs- und Marketingteams eine Kombination aus E-Mail, Tabellenkalkulationssoftware und verschiedenen Projektmanagement-Tools für die Nachverfolgung von Projekten. „Hierdurch wurde ein fragmentiertes Umfeld für die unternehmensweite Zusammenarbeit geschaffen“, sagt Berman. Das galt auch im Commercial-Operations-Team bei ADP. Dort wurden verschiedene Projektmanagement- und Messaging-Tools verwendet, um sich zu Projekten und wichtigen Meilensteinen auszutauschen. „Wir verwalten beispielsweise Kundenveranstaltungen, implementieren neue Tools und bringen neue Produkte auf den Markt. All diese Aktivitäten sind unterschiedlich und die Unterstützung dahinter unterscheidet sich ebenfalls. Das erhöht die Komplexität für unser Team“, sagt Sarti. „Wir brauchten unbedingt eine flexible Lösung als Single Source of Truth, die sich an die unterschiedlichen Projektanforderungen anpassen ließ.“

Mit Smartsheet Hunderte von Projekten nachverfolgen

Das Projektmanagementteam von ADP zog verschiedene Projektmanagementplattformen in Erwägung, bevor es sich für Smartsheet entschied. „Smartsheet ermöglicht alles, was wir wollten. Es bietet zudem die erforderliche Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit“, sagt Sarti. „Smartsheet ist keine Einheitslösung. Es lässt sich an alle unsere Bedürfnisse anpassen.“

Die Projektmanager*innen in den National-Accounts- und Global-Commercial-Operations-Teams bei ADP verfolgen jeden Tag Hunderte von Projekten. Hierbei setzen sie auf Vorlagen, die in Smartsheet Control Center erstellt wurden. Jedes Projekt verfügt über Echtzeit-Informationen, Zeitpläne, Fristen und Projektinhaber*innen. „Bei jedem Projektstart erhalten Projektmanager*innen Zugriff auf ein Toolkit mit einer Reihe von Sheets, Berichten und Dashboards, mit denen wir die Erfahrung für das Projekt anpassen können“, erläutert Sarti. Das National-Accounts-Team des Unternehmens verwendet Control Center und Microsoft Power Automate für Smartsheet. Hiermit lassen sich automatisierte Workflows zwischen Smartsheet und anderen Anwendungen erstellen. „Wir verwenden Control Center für jedes einzelne Projekt“, sagt Berman. „Wir haben mehr als 200 aktive Projekte und jedes hat ein Toolkit. Wir verwenden Power Automate für die automatische Anpassung der Erfahrung in Smartsheet basierend auf der Teamzugehörigkeit.“ ADP verwendet die Workflow-Automatisierung in Smartsheet für automatische Meldungen, die Projektmanager*innen an Meilensteine erinnern und den aktuellen Status jedes Projekts anzeigen.

ADP verwendet Smartsheet auch für die Bereitstellung von Projekt-Dashboards und -Berichten für interne Kund*innen und Führungskräfte. Das National-Accounts-Team erstellt beispielsweise Dashboards, die über einen Direktlink aufgerufen werden, der automatisch an Projektmanager*innen und Führungskräfte gesendet wird. „Mitarbeitende müssen jetzt nicht mehr zahlreiche Tabellen und E-Mails nach Informationen durchsuchen. Stattdessen erhalten sie Echtzeitzugriff auf alle Projektinformationen, darunter Ressourcen, Budgets sowie potenzielle Projekthindernisse und -eskalationen", erklärt Berman.

Sarti und ihr Team verwenden Smartsheet Control Center auch zum Erstellen und Bereitstellen verschiedener Dashboards, die Echtzeit-Projektdaten aus jedem Toolkit abrufen. Sarti stellt zudem aktualisierte Dashboards für Projektteams und Führungskräfte zur Verfügung. „Die Dashboards helfen den Mitarbeitenden bei der Visualisierung der relevanten Daten. Hierbei müssen sie nicht auf alle zugrunde liegenden Daten und Projektdetails zugreifen, die möglicherweise nicht wichtig sind“, sagt Sarti. „Die Informationen in Smartsheet werden automatisch aktualisiert. Informationen müssen also nicht mehr manuell aus verschiedenen Datenquellen erfasst werden. Auch Präsentationen für Projekt- und Management-Updates müssen nicht mehr von Hand erstellt werden.“

Zusammenarbeit von Mitarbeitenden

Mit Smartsheet hat ADP die Projektmanagementdaten der National-Accounts- und Global-Commercial-Operations-Teams standardisiert und zentralisiert. Durch diese Konsolidierung von Informationen verbessert ADP die Zusammenarbeit im Unternehmen. „Smartsheet macht unseren Konzern innovativer, weil wir hiermit nur eine Plattform statt vieler nutzen“, erklärt Berman. „Wir mussten eine Möglichkeit finden, unsere Mitarbeitenden auf den gleichen Stand zu bringen und in die gleiche Richtung zu lenken. Gleichzeitig sollten alle Kundeninteraktionen einzigartig bleiben. Smartsheet bietet diese Möglichkeit.“

Smartsheet verbessert auch die Flexibilität. Dies ermöglicht den Teams eine bessere Unterstützung der Kund*innen. 

„Ich finde es toll, wie viel wir mit Smartsheet erreichen können“, sagt Sarti. „Es hat uns ermöglicht, kreativ zu sein und die Erfahrung für bestimmte Projekte mithilfe von Dashboards, Berichten und Sheets anzupassen. Hiermit liefern wir unseren Kund*innen in Echtzeit genau das, was sie brauchen.“

Bessere Projektsichtbarkeit und Zugriff auf Echtzeitdaten 

ADP hat einen besseren Einblick in den Status von Hunderten von Projekten. Ermöglicht wird dies durch die Dashboards und Berichte, die Projektmanager*innen und Führungskräften zur Verfügung stehen. „Mit Smartsheet können wir alle unsere Initiativen und Projekte konsolidieren und alles besser eingrenzen, damit nichts fehlt“, sagt Sarti. „Wir sehen beispielsweise, wenn ein Projekt nicht im Zeitplan liegt. Und wir können faktenbasierte Diskussionen über Risiken und Möglichkeiten zur Risikominderung führen. So fällt es uns leichter, uns auf die richtigen Dinge zu konzentrieren.“ Mit Echtzeitberichten sehen Führungskräfte jetzt die aktuellen Details zu jedem Projekt. „Früher haben wir Daten aus verschiedenen Tools abgerufen. Und nach der Veröffentlichung waren diese Informationen oft schnell veraltet“, sagt Sarti. „Wenn unsere Führungskräfte jetzt auf einen Bericht oder ein Dashboard klicken, haben sie die Gewissheit, dass sie die neuesten Daten erhalten.“

Mehr Zeit für zusätzliche Projekte 

Mit Smartsheet wurde der manuelle Aufwand für das Abrufen von Projektdetails und -berichten reduziert. Nun verbringen die ADP-Teams weniger Zeit damit, Führungskräfte über Projektupdates zu informieren. 

„Alle Projektmanager*innen berichten von weniger manueller Arbeit und einer besseren Gesamterfahrung dank der Dashboards und Berichte von Smartsheet“, sagt Berman. „Außerdem müssen Projektmanager*innen nicht mehr zwei bis drei Stunden pro Woche mit der Erstellung von Präsentationen verbringen. Diese eingesparten Stunden können jetzt für strategischere Aufgaben eingesetzt werden.“

ADP-Projektmanager*innen sind produktiver und haben mehr Zeit für wichtige Aufgaben, da sie weniger Zeit mit der Erstellung von Berichten und der Verwaltung von Projekten verbringen. „Seit wir nicht mehr auf manuelle Aufgaben setzen, haben unsere Projektmanager*innen jeweils ein zusätzliches Projekt übernommen“, sagt Sarti. Auch Berman und sein Team können nun zusätzliche Initiativen unterstützen. „Dank Smartsheet können wir mehr Benutzer*innen im gesamten Unternehmen unterstützen“, sagt er. „Das ist äußerst vorteilhaft, da sich unsere Aktivitäten direkt auf die Nutzungserfahrung auswirken.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.