St. Thomas Elgin General Hospital steigert die Effizienz und Produktivität und verbessert die klinische Entscheidungsfindung mit Smartsheet

St. Thomas Elgin General Hospital (STEGH) ist eine Einrichtung mit 179 Betten, die Patient*innen in der Stadt St. Thomas, Ontario, und in acht Gemeinden im Bezirk Elgin versorgt. STEGH bietet eine umfassende Rund-um-die-Uhr-Versorgung in mehreren Bereichen: Innere Medizin, Chirurgie, Geburtshilfe, Pädiatrie, Anästhesie, Notfall, psychische Gesundheit und Familienmedizin. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite: https://www.stegh.on.ca/

STEGH nutzt Smartsheet seit einigen Monaten für die Nachverfolgung von Einweisungen und Entlassungen, zur Visualisierung und Analyse klinischer Daten und zur Optimierung des morgendlichen „Bed Huddle“ – das Meeting zum Auftakt jeden Arbeitstages. 

„Unsere Organisation legt seit ihrer Gründung besonderen Wert auf kontinuierliche Qualitätsverbesserung und für eine fundierte Entscheidungsfindung sind wir sehr von unseren Daten abhängig", erklärt Kat Jacobs, Leiterin der Abteilung für effiziente Transformation und strategische Initiativen. „Mit Smartsheet können wir unsere Daten besser verwalten, Innovation gewährleisten und uns an die sich ständig ändernden Anforderungen anpassen.“

Vor der Implementierung von Smartsheet brauchte STEGH eine bessere Möglichkeit, um wichtige Betriebsinformationen nachzuverfolgen. „St. Thomas and Elgin County wachsen so schnell, dass unser Krankenhaus nicht mithalten kann. In diesem Zusammenhang wächst auch die Anzahl unserer Patient*innen und wir waren auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit zur Erfassung unserer Messzahlen“, sagt Monica Olanski, Vice President für die Betreuung von Patient*innen und Informationstechnologie und Chief Information Officer bei STEGH. „Wir hatten ein veraltetes Verfahren zur Nachverfolgung der Bettenbelegung. Die klinischen Führungskräfte gaben Informationen über Aufnahmen, Entlassungen und Personalprobleme in unseren täglichen Meetings weiter. Eine Führungskraft gab Daten ein, während sie versuchte, den Anruf zu moderieren, und eine andere Führungskraft erfasste die Informationen auf einem Whiteboard, damit wir die Messzahlen nachverfolgen konnten. Wir hatten ausführliche Gespräche und viele Daten, aber wir waren nicht in der Lage, diese Daten so zu dokumentieren, dass wir sie für die zukünftige Entscheidungsfindung einsetzen konnten“, erklärt Olanski.

Nachverfolgung von Belegungs-, Personal-, Zugriffs- und Ablaufmesszahlen

Im Rahmen der Einführung von Smartsheet bezog STEGH wichtige Stakeholder*innen ein und sorgte für eine regelmäßige Kommunikation über anstehende Änderungen. „Wir folgten unserem strategischen Grundpfeiler, bei der Einführung betriebliche Exzellenz zu erreichen“, erklärt Jacobs. „Unsere Mitarbeitenden verstehen, dass Veränderungen nicht über Nacht geschehen, und haben kleine iterative Änderungen während der gesamten Implementierungsphase immer gerne umgesetzt.“

Klinische Führungskräfte verwenden Smartsheet für die Erfassung wichtiger Daten, beispielsweise die tägliche Bettenbelegung, der Personalbestand oder die Messzahlen zum Patientenzugang- und -fluss. Hierfür setzen sie Computer und die Smartsheet-Mobil-App ein. Bis zu 30 Mitarbeitende geben regelmäßig klinische Daten in Smartsheet ein und gewährleisten so eine akkurate Zählung der Patient*innen, Entlassungen und Einweisungen in den Akutstationen des Krankenhauses.

Vereinfachte Berichterstellung und produktivere Morgenmeetings 

Da die klinischen Führungskräfte bei STEGH Daten nicht mehr jeden Tag manuell Daten in Tabellen eingeben müssen, konnte die betriebliche Gesamteffizienz gesteigert werden. „Wenn ich einen Bericht für unseren CEO erstelle, ist es jetzt sehr einfach, diese Daten abzurufen. Früher war das sehr eine sehr zeitaufwendige Herausforderung“, sagt Tina Oliveira, Director of Medicine and Emergency bei STEGH. „Alles ist jetzt standardisierter und zentralisierter, was unsere Berichterstattung vereinfacht und effizienter macht.“

Bessere Personalauslastung 

STEGH nutzt Smartsheet für eine akkurate Überwachung des Personalbedarfs anhand der aktuellen Anzahl der Patient*innen. 

„Mit den Daten in Smartsheet können wir leicht erkennen, wo bei uns möglicherweise zu wenig Personal vorhanden ist. So können wir die richtigen Mitarbeitenden in die richtigen Einheiten schicken“, so Olanski. 

Smartsheet hilft auch dabei, überhöhtes Aufkommen von Patient*innen in den beiden Akutabteilungen des Krankenhauses zu bewältigen. „Wenn wir Patient*innen auf unserer Überlaufstation haben, überschreiten wir unsere Maximalbelegung. Genaue Zahlen zu Patient*innen in Smartsheet sind von unschätzbarem Wert für die Planung“, erklärt Jacobs. „Wenn die Bevölkerung weiter wächst, sind die Zahlen zur Belegung unserer Überlaufbetten von großem Vorteil.“

Fundierte klinische Entscheidungen

Durch den Einsatz von Smartsheet zur Verfolgung von Belegungs-, Fluss- und Personaltrends können klinische Führungskräfte fundiertere Entscheidungen treffen. „Wir befinden uns in der ersten Phase, in der wir Daten sammeln und zentralisieren, aber wir nähern uns der zweiten Phase, in der wir darauf hinarbeiten werden, unsere erfassten Messzahlen besser zu verstehen und für eine fundierte Entscheidungsfindung einzusetzen“, sagt Olanski. 

„Wir legen Wert auf Daten und unsere Geschichte. Mit Smartsheet haben wir jetzt beides – die Daten und eine Geschichte, die uns helfen, bessere Entscheidungen für das Krankenhaus zu treffen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.