Die Stadtverwaltung Minneapolis beschleunigt die digitale Barrierefreiheit und halbiert den Verwaltungszeitaufwand durch den Einsatz von Smartsheet für die Bearbeitung von Veranstaltungsgenehmigungen

Minneapolis ist eine wachsende Stadt in Minnesota mit mehr als 425.000 Einwohner*innen. Sie liegt am Mississippi und ist Teil der weitläufigen Twin-Cities-Metropolregion mit 3,69 Millionen Einwohner*innen.

Jedes Jahr finden in Minneapolis Tausende von Konzerten, Partys, Gottesdiensten, Demonstrationen und anderen Veranstaltungen im Freien statt. Jede Veranstaltung benötigt eine Genehmigung für verstärkte Beschallung im Freien, um das bundesstaatliche Gesetz einzuhalten, laut dem Lärmbelastung nur zwischen 7 und 22:00 Uhr erlaubt ist. Viele Jahre lang verwendete die Stadt eine manuelle, aufwendige Methode zur Verarbeitung der Formulare. Die Mitarbeitenden der Stadt erhielten PDF-Dateien mit Genehmigungsformularen oder Dokumente, die von den Kund*innen ausgedruckt wurden. Diese mussten dann manuell in das Enterprise Land Management System (ELMS) der Stadt eingegeben werden. Kreditkarteninformationen für die Zahlung sowie fehlende Angaben mussten telefonisch abgefragt werden. Das Zusammentragen der erforderlichen Informationen erforderte oft viel Zeit und Mühe. „Der ganze Prozess war ineffizient“, sagt Scott Gehrig, Geschäftsprozess- und Datenanalyst bei der Stadtverwaltung Minneapolis. „Oft antworteten die Kund*innen nicht, so dass wir Zeit für Rückrufe aufwenden mussten. Außerdem waren viele der Anträge nicht klar. In der Veranstaltungsbeschreibung wurde beispielsweise nur die Zeit angegeben, zu der die verstärkte Beschallung stattfinden sollte, aber keine Details zur verwendeten Ausrüstung.“

Die Stadtverwaltung musste sich auch mit Genehmigungen für Gastronomiesponsor*innen für Veranstaltungen auseinandersetzen. Diese sind verpflichtend für jede Veranstaltung, bei der Speisen serviert werden. „Wir haben ein ähnliches manuelles Verfahren verwendet. Hierbei haben wir Anträge erhalten, die Informationen in eine andere Anwendung eingegeben und diese dann vor der Veranstaltung per E-Mail an die Gesundheitsinspektor*innen gesendet“, erläutert Gehrig. „Wir bearbeiteten Anträge auf Gastronomiegenehmigungen, die sich alle sechs Monate zu einem Papierstapel von etwa einem halben Meter auftürmten. Wir mussten unbedingt eine besser automatisierte Methode zur Verwaltung dieser Genehmigungen finden.“

Mit Smartsheet Genehmigungsverfahren vereinfachen

Gehrig kannte Smartsheet aus seiner Zeit in einer anderen Abteilung der Stadtverwaltung. Er beschloss, das Tool zur Abwicklung der Genehmigungen für verstärkte Beschallung im Freien und für Gastronomiesponsor*innen für Veranstaltungen einzusetzen. „Smartsheet eignet sich hervorragend für die Zentralisierung und Optimierung von Projekten und Prozessen. Ich wusste also, dass es die richtige Lösung ist“, sagt er.

Die Stadtverwaltung nutzt Smartsheet nun zur Nachverfolgung aller Anträge für Genehmigungen für verstärkte Beschallung im Freien und für Gastronomiesponsor*innen für Veranstaltungen. 

„Die [Smartsheet-]Formulare für die Genehmigungsanträge sind auf unserer Website verfügbar. Dort können die Kund*innen die Details eingeben. Die Daten werden automatisch in Smartsheet erfasst“, erklärt Gehrig. „Dadurch müssen wir E-Mails und Anträge nicht mehr manuell versenden oder empfangen.“ 

Die Stadt verwendet Smartsheet Document Builder für die automatische Erstellung von Genehmigungsdokumenten. Hierzu werden Daten aus PDF-Dateien, Smartsheet und DocuSign, das die Kreditkarteninformationen und die digitale Unterschrift der Kund*innen enthält, verwendet. Jedes Mal, wenn ein Genehmigungsantrag über die Website eingereicht wird, erstellt Document Builder ein Dokument. 

„Smartsheet Document Builder war eine Revolution, da es den gesamten Prozess automatisiert hat. Jetzt müssen wir niemandem mehr hinterherjagen, um Kreditkartenzahlungen für die Genehmigungsgebühren abzuwickeln“, sagt Gehrig.

Automatisierte Workflows in Smartsheet benachrichtigen die Verwaltungsmitarbeitenden, wenn ein neuer Antrag eingereicht wird. Eine Woche vor einer Veranstaltung im Freien werden zudem automatische Benachrichtigungen an die Polizeidienststellen gesendet, sodass die Mitarbeitenden keine Zeit mit dem Versenden von E-Mails mit Veranstaltungsdetails verbringen müssen. Die Stadtverwaltung nutzt auch die Smartsheet Calendar App: Dort werden alle Veranstaltungen mit verstärkter Beschallung im Freien und alle Veranstaltungen mit Bewirtung angezeigt, die von den Inspektoren des Gesundheitsamtes überprüft werden müssen. Inspektor*innen können Inspektionsformulare und -berechtigungen digital unterschreiben. Diese Daten werden automatisch in Smartsheet erfasst.

Smartsheet-Dashboards verschaffen Minneapolis zudem einen schnellen Überblick über den Status von Anträgen und Genehmigungen für saisonale und verstärkte Beschallung. Die Stadtverwaltung nutzt auch Dashboards für die Anzeige von aktuellen Vertragsinformationen, um die Budgets für Veranstaltungen genau im Blick zu behalten.

Automatisierte Bearbeitung von 400 bis 500 Genehmigungen pro Jahr

Mithilfe von Smartsheet hat die Stadtverwaltung Minneapolis den Prozess zum Erhalten und Abwickeln von Genehmigungen vollständig automatisiert. Infolgedessen kann ein Team von vier Personen problemlos 400 bis 500 Genehmigungen für verstärkte Beschallung und 400 Genehmigungen für Veranstaltungen mit Bewirtung pro Jahr bearbeiten. „Für Genehmigungen für Gastronomiesponsor*innen für Veranstaltungen gibt es zwei Anträge: einen Veranstaltungsantrag mit 12 Seiten und einen kurzfristigen Antrag mit 11 Seiten. Für Veranstaltungen mit Bewirtung im Freien müssen wir teilweise mehr als 50 kurzfristige Bewerbungen von verschiedenen Gastronomieanbieter*innen bearbeiten. Das sind Hunderte von Seiten an Papier. Das wird jetzt alles elektronisch in Smartsheet erledigt.“

Gehrig und sein Team bearbeiten auch Veranstaltungsverträge automatisch in Smartsheet. Hierdurch wird die manuelle Aktualisierung von Verträgen in verschiedenen Tabellen überflüssig. „Wir verwalten in Smartsheet aktive Verträge im Wert von mehr als 150 Millionen $“, sagt Gehrig. „Es ist jetzt viel einfacher, den Überblick über jeden Vertrag zu behalten.“

50 Prozent weniger Zeitaufwand bei der Verwaltung von Anträgen

Durch die Automatisierung in Smartsheet verbringt die Stadtverwaltung Minneapolis keine Zeit mehr damit, Daten aus PDF-Dateien oder E-Mails manuell in ihrer ELMS-Anwendung zu erfassen. „Wir haben die Zeit für die vollständige Bearbeitung eines Antrags um mindestens 50 Prozent reduziert, indem wir alles in Smartsheet erledigen“, sagt Gehrig. Dank der Automatisierung wurde die Überprüfung von Genehmigungen vereinfacht. Daher werden nun alle Veranstaltungen mit verstärkter Beschallung im Freien vor den Veranstaltungsterminen genehmigt. „Wir haben keine Anträge mehr, für die keine Genehmigungen ausgestellt werden, weil wir alles fristgerecht abarbeiten können“, sagt Gehrig. Die Stadtverwaltung nutzt auch automatische Aktualisierungsanforderungen in Smartsheet, wenn ein*e Mitarbeiter*in eine Aufgabe zuweist. „Früher mussten wir eine E-Mail senden, um jemanden um die Aktualisierung eines Eintrags zu bitten. Smartsheet-Aktualisierungsanforderungen haben das automatisiert, was uns Zeit spart.“

Die Stadtverwaltung erwartet zusätzliche Zeiteinsparungen durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Smartsheet. Mit diesen Tools generiert Gehrig Formeln und Texte. 

„Mit den KI-Tools von Smartsheet war es einfach, Formeln in Sheets zu erstellen, um Fälligkeitsdaten von Projekten auf meiner Projektliste zu markieren“, erklärt Gehrig. „Mit der Textfunktion kann ich schnell sagen, was ich brauche, und Texte automatisch generieren lassen. Das spart definitiv Zeit.“

Einfachere Einhaltung der Rechtsvorschriften zur Barrierefreiheit 

Der Einsatz von Smartsheet für den Genehmigungsprozess erleichtert der Stadtverwaltung Minneapolis die Einhaltung der kürzlich verabschiedeten Bundesgesetze zur digitalen Barrierefreiheit. Diese schreiben vor, dass bundesstaatliche und lokale Behörden ihre Websites und mobilen Anwendungen für Menschen mit Behinderungen zugänglich machen müssen. „Wir können diese Gesetze einhalten, sobald sie in Kraft treten, da Smartsheet die Eingabe von Veranstaltungsdetails auf unserer Webseite einfach macht. Das Formular ist direkt in die Seite integriert.“

Die Stadtverwaltung geht davon aus, dass weitere Abteilungen in naher Zukunft Smartsheet einsetzen werden, um manuelle Genehmigungsprozesse zu automatisieren. „Smartsheet hat die Art, wie wir Dinge tun, grundlegend verändert“, sagt Gehrig. „Wir sind gespannt, wie wir es nutzen können, um die Effizienz in anderen Bereichen zu steigern.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.