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Emirates Flight Catering automatisiert die Leistungsbeurteilung für 10.000 Mitarbeiter, spart Zeit und verbessert die Genauigkeit und Datenintegrität
Das manuelle Verfassen und Teilen von Leistungsbewertungen mit 10.000 Mitarbeitern ist zeitaufwändig. EKFC automatisierte den Prozess innerhalb einer Smartsheet Lösung und konnte damit Zeit sparen sowie die Transparenz, Datenintegrität und Genauigkeit erhöhen.
Zielerreichung durch ein automatisiertes Leistungsbeurteilungssystem
„Wir haben eine Smartsheet-Lösung entwickelt, mit der wir ausstehende Aufgaben oder Datensätze leicht identifizieren und mit einem Klick Benachrichtigungen senden oder unseren Managern Aufgaben zuweisen können. So konnten wir in diesem Jahr mit Smartsheet rund 98 Prozent unseres Beurteilungsziels erreichen.“
Human Resources Business Partner bei Emirates Flight Catering
Emirates Flight Catering (EKFC) ist die kulinarische Kraft hinter den Gourmetgerichten, die auf internationalen Flügen vom Dubai International Airport von Fluggesellschaften wie Emirates, Qantas, Air France und Singapore Airlines serviert werden. EKFC betreibt eine der größten Gastronomieanlagen der Welt mit einer Fläche von über 500.000 Quadratmetern und bereitet täglich bis zu 225.000 Mahlzeiten zu. Der Erfolg des Unternehmens basiert auf dem Streben nach Perfektion und kontinuierlicher Mitarbeiterentwicklung.
Straffung von Leistungsbeurteilungen
Als innovativer Arbeitgeber beschloss EKFC, die Leistungsbeurteilung für seine 10.000 Produktionsmitarbeiter zu automatisieren.
„Ohne eine gründliche und umfassende Leistungsbeurteilung können unsere Mitarbeiter ihre Leistung nicht nachvollziehen und wir können keine vernünftige Personalplanung durchführen. Anfangs erfolgte dieser Prozess manuell. Die Vorgesetzten füllten Papierformulare aus, die von der Personalabteilung zusammengestellt wurden“, erinnert sich Jigna Hemant Gohil, Human Resources Business Partner bei Emirates Flight Catering.
„Später gingen wir zu einer Standard-Tabellenkalkulation über, bei der wir Formeln zur Berechnung der Leistungsbewertungen verwendeten. Das Speichern der Beurteilungen in einem Archiv war jedoch sehr umständlich.“
Ein ganzheitliches Leistungsbeurteilungssystem
Smartsheet verwies EKFC an seinen Partner Accienta, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten. Gemeinsam entwarfen sie ein System zur Automatisierung des gesamten Mitarbeiterbeurteilungsprozesses. Mithilfe von Data Shuttle extrahiert EKFC kontinuierlich Mitarbeiterdaten aus seinem ERP-System (Enterprise Resource Planning). Mit DataMesh werden die Daten der Mitarbeiter Leistungsindikatoren (KPIs) zugeordnet, die für die jeweilige Stelle relevant sind. So konnte EKFC ein aktuelles Mastersheet der Mitarbeiter und ihrer Beurteilungen erstellen.
Vorgesetzte füllen Smartsheet-Formulare aus, um die Beurteilungsdaten der Mitarbeiter in das Masterblatt einzugeben. Währenddessen überwachen Vorgesetzte und Abteilungsleiter die Teamleistung mithilfe angepasster Sheets, die mit Dynamic View generiert werden. Die Personalabteilung kann auf ein noch umfassenderes Dashboard zugreifen, um den gesamten Leistungsbeurteilungsprozess zu überwachen.
„Sobald der Beurteilungsprozess abgeschlossen ist, erstellt Dynamic View für jeden Mitarbeiter PDFs – die Dokumente zur Leistungsbeurteilung – das ist fantastisch“, fügt Gohil hinzu.
Plus bei Effizienz und Leistung
Durch das optimierte Verfahren erzielte EKFC eine erhebliche Zeitersparnis. „Mit Smartsheet können wir Leistungsdaten schneller und mit weniger manuellen Schritten erfassen, z. B. wenn Manager die Beurteilung genehmigen müssen, bevor wir sie freigeben", sagt Khider Mohamed, Human Resources Business Partner bei Emirates Flight Catering.
Gohil merkt an, dass die stärkere Automatisierung zu höherer Produktivität und Synergien geführt hat. „Die Kommunikation mit unserem Team ist einfacher geworden“, fügt sie hinzu. „Wir können ausstehende Aufgaben oder Datensätze ganz einfach identifizieren. Wir können Benachrichtigungen senden oder unseren Managern mit einem Klick Aufgaben zuweisen. Auf diese Weise konnten wir in diesem Jahr mit Smartsheet rund 98 Prozent unseres Beurteilungsziels erreichen.“ Als wir noch einfache Tabellen verwendeten, war unsere Leistung viel geringer – definitiv unter 90 Prozent.“
Mehr Genauigkeit und Transparenz
Wenn 700 Mitarbeiter ihre Kollegen beurteilen und mit mehreren Sheets jonglieren müssen, wird unweigerlich etwas unter den Tisch fallen. EKFC konnte durch die verstärkte Automatisierung die Fehlerquote und Auslassungen reduzieren. „Smartsheet macht unsere Dateneingabe- und Feedbackprozesse genauer und unsere Dashboards sind jetzt absolut zuverlässig“, sagt Mohamed.
Letztlich erhielt EKFC einen transparenten Performance-Management-Prozess, der eine kontinuierliche Verbesserung auf allen Ebenen des Unternehmens ermöglicht.
„Jeder kann schnell und einfach in einer benutzungsfreundlichen Oberfläche auf seine Leistungsbeurteilung zugreifen und seine Bewertungen einsehen. Das ist das Beste an der ganzen Sache“, fügt Faraz Alam, Technical Support Lead bei Emirates Flight Catering, hinzu.
Hoch hinaus
EKFC kann nicht nur seine hohen kulinarischen Standards beibehalten, sondern durch den Einsatz von Technologie seine internen Prozesse kontinuierlich verbessern. „Insgesamt verlief die Einführung von Smartsheet durchweg positiv. Inzwischen nutzen wir es für verschiedene Aufgaben“, so Gohil abschließend.