Wizards of the Coast ist auf der Suche nach sinnvollen Mitarbeiterschulungen für mehr Engagement fündig geworden

„Wir wollen eine Leidenschaft für Spiele entfachen, die ein Leben lang hält“ heißt es auf der Website von Wizards of the Coast, einem preisgekrönten amerikanischen Spieleverlag. Mitte der 1990er hat das Unternehmen mit Magic: The Gathering das Genre der Sammelkartenspiele ins Leben gerufen und populär gemacht. Heute ist es auch für Dungeons & Dragons bekannt, ein Rollenspiel, das Spielefans auf der ganzen Welt zusammengebracht hat. Mit jedem neuen Spiel möchte Wizards of the Coast Kreativität, Fantasie und Leidenschaft entfachen und Menschen einander näherbringen.

Investition in die Weiterbildung

Ähnlich wie Zauberer sind auch die Projektmanager bei Wizards of the Coast Meister darin, Chaos in Ordnung zu verwandeln, und das Unternehmen setzt dabei seit vier Jahren auf Smartsheet. Elf verschiedene Teams nutzen Smartsheet Control Center, um ihre Projekte zu verwalten, wozu auch gehört, mehrere Produktionszeitpläne miteinander in Einklang zu bringen. „Jedes Projekt kann mehrere Jahre dauern und wir brauchen eine Single Source of Truth in Bezug auf unseren sich ständig ändernden Zeitplan“, erklärt Chizu Hieida, Technische Produzentin bei Wizards of the Coast. Das Unternehmen vertraut außerdem auf Smartsheet, um Ressourcen zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen und nachzuverfolgen und Vorgänge wie das Blockieren von Urlaubstagen in seinen Kalendern zu automatisieren.

Wenn Mitarbeiter jedoch auf Probleme stoßen, wenden sie sich oft an Hieida, die Smartsheet-Zaubermeisterin des Unternehmens. „Wir haben über 200 lizenzierte Benutzer und ich habe nicht die Zeit, jeden einzelnen zu unterstützen und ihm zu helfen, Smartsheet-basierte Lösungen zu entwickeln“, erklärt Hieida.

Doch Hieida kennt eine Lösung. 

„Smartsheet verfügt über eine hervorragende Ressource – Smartsheet University. Es ist ein erstaunliches Lerntool und ich möchte, dass es jeder nutzt, um seine Zauberkräfte freizusetzen.“

Hieida beschloss, Anreize für das Lernen zu schaffen. 

„Das war meine Vision: Wenn unsere Mitarbeiter Smartsheet besser beherrschen, können sie ihre eigenen Lösungen entwickeln. Das entlastet nicht nur mich als Ansprechpartnerin, es steigert auch erheblich unsere Gesamtproduktivität“, fügt sie hinzu.

Engagement will belohnt werden

Daraus entstand das Smartsheet-Prämienprogramm. Basierend auf den Ressourcen der Smartsheet University half das Programm den Mitarbeitern, mit Erfahrungspunkten besser im Umgang mit Smartsheet zu werden. Benutzer beginnen mit den Smartsheet-Hauptfunktionen und gehen dann zu Formeln über, um eine solidere Grundlage aufzubauen. „So wussten sie genau, was sie tun mussten, um sich ein umfassendes Wissen über Smartsheet anzueignen“, fügt Hieida hinzu. Für jeden Schritt wurden die Teilnehmer mit Smartsheet-Werbeartikeln belohnt.

Als Hieida feststellte, dass Werbeartikel nicht Anreiz genug waren, ließ sie sich weitere Belohnungen einfallen. „Unser Produktteam hat sich mit eigenen Wizards of the Coast-Werbegeschenken beteiligt, die zu den Smartsheet-Artikeln passten. Mir ist auch aufgefallen, dass einige Mitarbeiter ihre Motivation im Sammeln von LinkedIn-Abzeichen fanden, also haben wir auch diesen Anreiz genutzt“, so Hieida.

Doch nicht alles verlief reibungslos. Hieida stieß in einer Abteilung auf Widerstand gegen das Prämienprogramm, konnte sich jedoch bald einigen. „Ich schlug vor, das Programm an einem der Ziele unseres Unternehmens auszurichten, nämlich der persönlichen Entwicklung. Diese Idee fand sofort Anklang“, erklärt sie.

Wissen in die Praxis umsetzen

Jetzt, da die Mitarbeiter lernbegierig waren, wollte Hieida sicherstellen, dass sie ihr neues Wissen auch im Arbeitsalltag einsetzten. „Ich begann, ihnen eine Art Hausaufgaben aufzugeben“, fährt Hieida fort. „Niemand schien den Begriff ‚Hausaufgaben’ zu mögen, also habe ich sie fortan als Präsentationsaufgaben bezeichnet. Als Belohnung gab es weitere Werbegeschenke.“ Dies förderte nicht nur das individuelle Wachstum, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Unternehmens, da die Benutzer voneinander lernten.

Um die Mitarbeiter zu inspirieren, wurden Erfolge über soziale Medien und Kommunikationsplattformen geteilt. „Wenn einer unserer Benutzer die Hauptanwendung abgeschlossen hatte, haben wir seinen Erfolg in MS Teams gefeiert und alle gebeten, sich den Glückwünschen anzuschließen“, erklärt Hieida. „Ich habe den Benutzer dazu ermutigt, ein lustiges Bild zu teilen, vielleicht in einem Kostüm, da wir hier bei Wizards of the Coast Kostüme lieben. Die Kollegen konnten dann mit dem Beitrag interagieren. Sie konnten beispielsweise ein ‚Gefällt mir’ oder Herz hinterlassen und dem Benutzer gratulieren.“

Lernengagement zahlt sich aus

Heute sind die Mitarbeiter von Wizards of the Coast in der Lage und motiviert, Probleme selbstständig zu lösen. „Es hat dem Team die Augen geöffnet. Die Mitarbeiter haben die Tools zur Hand, um alles zu entwickeln, was sie wollen, und sie können Herr ihrer eigenen Lösungen sein“, so Hieida. 

„Dank Smartsheet hat unser Team unzählige Stunden gespart. Da wir eine Single Source of Truth haben, machen wir weniger Fehler, was die Produktivität steigern kann. Es hilft mir, sehr viele Aufgaben selbst zu automatisieren, meinen Fortschritt auf einen Blick zu erkennen und den Überblick zu behalten.“

Es überrascht wenig, dass Hieida jetzt Smartsheet-Mobilizer ist und von exklusiven Ressourcen und Unterstützung profitiert, die ihr dabei helfen, in Sachen Smartsheet im Unternehmen zu glänzen. „Für mich persönlich war die Teilnahme am Mobilizer-Programm sehr nützlich“, sagt sie abschließend. „Ich konnte aufschlussreiche Gespräche führen, Ideen austauschen und auf alle erforderlichen Vorlagen zugreifen. Ich wünschte, ich hätte früher daran teilgenommen – es war ein absoluter Gamechanger.“

Dieser Artikel basiert auf Hieidas Sitzung bei der ENGAGE 2023: „Driving change: Real world success stories from Smartsheet Mobilizers“ (Veränderungen auf den Weg bringen: Erfolgsgeschichten von Smartsheet-Mobilizern), die ganze Sitzung sehen Sie hier.