Dynamisches Kreativstudio nutzt Smartsheet, um Wettbewerbsvorteile und Wachstum zu erzielen

Das NHL Winter Classic ist kein gewöhnliches Eishockeyspiel. Seit 2008 verlegt die National Hockey League den Sport am Neujahrstag ins Freie und bietet den Fans ein einzigartiges Zuschauererlebnis. Das Winter Classic hat sich schnell zu einer der wichtigsten Veranstaltungen der Liga entwickelt und die Ausgabe im Jahr 2024 hat noch eine Schippe draufgelegt. Die beiden neuesten Franchise-Teams der Liga – die Seattle Kraken und die Vegas Golden Knights – sind beim ersten Winter Classic im T-Mobile Park in Seattle gegeneinander angetreten.

Neben dem Bau eines Eishockeyspielfelds auf einem Baseballfeld nahm sich die NHL vor, sowohl den Zuschauern auf der Tribüne als auch denen vor dem Fernseher ein fantastisches Erlebnis zu bieten. Zu diesem Erlebnis gehörten ein Feuerwerk, der Rapper Sir Mix-a-Lot, fliegende Fische, die an den nahe gelegenen Pike Place Fish Market erinnern, ein Schiffswrack im Außenfeld und ein TNT-Studio vor Ort für die Fernsehübertragung.

Hotopp, das Kreativstudio, das mit dem Design, der Fertigung und der Installation der Kulisse außerhalb des Spielfelds beauftragt wurde, hatte durch die Arbeit am NHL Winter Classic 2015 bereits das ein oder andere über die einzigartigen Herausforderungen gelernt, die ein großes Eishockeyspiel im Freien mit sich bringt. Dieses Mal brauchte die NHL kreative Köpfe, die das düstere Branding der Kraken mit dem charakteristischen Ethos des Pazifischen Nordwestens verschmelzen lassen konnten. 

Angesichts ihrer bisherigen Erfahrung und der Liebe zu ihrer Heimatstadt Seattle war das Hotopp-Team die ideale Wahl. Sie mussten das eigene Personal, den eigenen Fertigungsbetrieb und eine Vielzahl von Lieferanten unter einen Hut bringen und sich gleichzeitig während des Projekts regelmäßig mit der NHL absprechen. Damit dieses dynamische Projekt zu einer atemberaubenden Show werden konnte, mussten die entsprechenden Budgets in Echtzeit nachverfolgt werden.

Man könnte meinen, dass ein Unternehmen mit 17 Mitarbeitern Superkräfte braucht, um ein solches Projekt erfolgreich zu erledigen.

Besser als Superkräfte

Hotopp kann auf etwas noch besseres als Superkräfte zurückgreifen. Das Unternehmen setzt seit 2022 auf Smartsheet. Zuvor hatte Hotopp seinen Geschäftsbetrieb wie viele andere Unternehmen auch verwaltet – nämlich mit einer Mischung aus Tabellenkalkulationen und Dateiordnern. Diese Methode war noch nie ideal, doch als das Geschäft von Hotopp immer komplexer wurde und sich von reiner Designarbeit auf die Fertigung und Installation ausweitete, wurde sie für die proaktive Verwaltung von Projekten noch unbrauchbarer.

Hotopp verwendet Sheets und Berichte in Smartsheet, um Echtzeitdaten zu seinen Projekten abzurufen und diese Informationen mit Entscheidungsträgern und Managern im Unternehmen sowie mit Kunden zu teilen. Die Mitarbeiter erstellten ihre eigenen Smartsheet-Vorlagen, um ihre Verwendung des Tools, das sich schnell zum Standardtool für das Projektmanagement entwickelte, zu standardisieren. Sie nutzen Smartsheet, um alle aktiven, ausstehenden, in der Pipeline befindlichen und potenziellen Projekte nachzuverfolgen. Mithilfe von Smartsheet können sie alle Projektmeilensteine und Schätzungen nachverfolgen und die tatsächlichen Kosten den geschätzten Kosten gegenüberstellen, einschließlich interner und externer Aufwendungen.

Zu Beginn verwendeten die Mitarbeiter nur ein einziges Sheet pro Projekt. Als die Projekte jedoch komplexer und der Ansatz mit nur einem Sheet zu umständlich wurden, ging man dazu über, mehrere Sheets für das Design, die Fertigung und Kundenberichte einzusetzen. Jeder hat Zugriff auf die Sheets, die er für seine Arbeit benötigt, und leitende Manager und Führungskräfte können auf alle Sheets aller Projekte zugreifen. Diese Vorgehensweise ermöglicht einen reibungsloseren Ansatz, den die Mitarbeiter des Unternehmens, insbesondere die kreativen Mitarbeiter, bevorzugen.

Das Unternehmen verfolgt bei der Nutzung von Smartsheet einen evolutionären Ansatz und fügt bei Bedarf Plattformfunktionen hinzu. Zum Beispiel plant Gary Wichansky, CEO von Hotopp, jetzt, Smartsheet-Dashboards hinzuzufügen, um anstelle von einzelnen Projektansichten einen einfachen Überblick über zusammengefasste Informationen aus dem gesamten Unternehmen zu erhalten.

Mehr Transparenz und Zusammenarbeit

Hotopp nutzt Smartsheet, um einen weitaus besseren Einblick in sein Betriebsgeschehen zu erlangen, als dies früher mit Tabellenkalkulationen und Dateien möglich war. Mitarbeiter nutzen das Tool nicht nur, um den Projektstatus nachzuverfolgen, sondern auch, um an beliebigen Geschäftsprozessen zusammenzuarbeiten – und das schneller als je zuvor.

Beispielsweise dauern Projektbesprechungen, deren Vorbereitung und Durchführung früher vier Arbeitsstunden in Anspruch nahmen, jetzt 30 Minuten. Außerdem lassen sich Projektmanagement- und Finanzdaten leichter integrieren, was in einem proaktiveren Finanzmanagement von Projekten resultiert.

„Mit Smartsheet kann jeder im Unternehmen auf ein Sheet klicken, um auf dem Laufenden zu bleiben“, so Wichansky. „Es ist sehr einfach.“

Der CEO von Hotopp lobt auch die Anpassungsfähigkeit der Software. „Wir bekommen manchmal seltsame Aufträge, doch mit Smartsheet ist es ein Leichtes, anhand der Standardvorlage eine den Anforderungen entsprechende einmalige Vorlage zu erstellen. Smartsheet bringt bei uns Ordnung ins Chaos.“

Abteilungen nutzen Smartsheet zudem, um bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Als Beispiel nennt Wichansky seine Personalabteilung, die ein Einstellungs-Sheet erstellt hat, um Bewerber durch das Vorstellungsgespräch, den Kompetenztest, den Angebotsstatus und mehr nachzuverfolgen.

Großartige Kundenerfahrung

Von der verbesserten Transparenz und Zusammenarbeit dank Smartsheet profitieren auch die Kunden von Hotopp, weil sie dadurch ein großartiges Kundenerlebnis genießen. Die Kunden wissen, welch hohes Maß an Transparenz und Kontrolle Hotopp in ihre Projekte einbringt, und schätzen die dadurch erleichterte Zusammenarbeit mit dem Unternehmen.

Wichansky merkt zum Beispiel an, dass sich Kunden manchmal an ihre Kundenbetreuer bei Hotopp wenden, um den Projektstatus zu besprechen oder ein Problem mit der Rechnungsstellung zu melden. Die Kundenbetreuer können die Fragen der Kunden dank Smartsheet oftmals direkt beantworten, anstatt sich erst Tage später bei ihnen zu melden.

„Wir nutzen Smartsheet, um Reibungspunkte im Kundenservice zu beseitigen“, erklärt Wichansky. „So bekommt man zufriedenere Kunden.“

Größerer Wettbewerbsvorteil

Durch die Beseitigung von Reibungspunkten im Kundenservice wächst auch der Wettbewerbsvorteil. Wichansky sieht einen Zusammenhang zwischen der Nutzung von Smartsheet und dem Wachstum des Unternehmens.

„Ohne Smartsheet würde Hotopp nicht so schnell wachsen“, meint er.

Wichansky ist auch der Meinung, dass die verbesserte Effizienz und das proaktive Management, die durch Smartsheet ermöglicht werden, das Rebranding seines Unternehmens fördern. 

„Die Art der Zusammenarbeit mit Kunden, die uns Smartsheet ermöglicht, hebt uns von der Konkurrenz ab und beschert uns einen Wettbewerbsvorteil. Uns ist wichtig, dass potenzielle Kunden das wissen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.