Was ist der Zweck von Standardbetriebsverfahren?
Ein Standardbetriebsverfahren (SOP) ist eine Reihe von schriftlichen Schritten, die die besten Praktiken eines Feldes oder einer Branche erfassen, wie sie in einer bestimmten Organisation angewendet werden. SOPs werden oft so erstellt, dass sie bestimmte Schritte bereitstellen, wenn Vorgänge bekannte Gefahren enthalten, die einen Verlust von Eigentum oder Verletzungen verursachen könnten, aber SOPs sorgen auch für die Wiederholbarkeit und Konsistenz der Leistung jeder Art von Prozess. SOPs helfen den Mitarbeitern, bei der Durchführung komplizierte Aufgaben, bei denen es schwierig sein kann, sich an jedes Detail eines Verfahrens zu erinnern, oder in denen eine genaue Abfolge von Schritten unerlässlich ist. Diese Dokumente schaffen messbare Prozesse, die bei Problemen oder Notfällen strukturierte Ansätze bieten. SOPs können als Skript bezeichnet werden — im Falle der Dienstleistungsbranche sind SOPs oft ein Skript, bei dem ein Callcenter oder Gastarbeiter Kunden begrüßen und mit einer Wortformel auf Situationen reagieren.
Wenn SOPs ihren Ursprung in Compliance-Anforderungen haben, standardisieren sie Aktivitäten, garantieren Konsistenz und Qualität und bieten ein Mittel, um Leistungsmetriken zu erfassen und jeden Weg zur Ergebnisabweichung zu erfassen. Diese Aufzeichnungen können beim Korrekturprozess helfen. Das SOP-Entwicklungs-, Implementierungs- und Revisionsverfahren ähnelt dem Qualitätsmanagementmodell des Plan-do-Check-Act (PDCA): Recherchieren Sie die Schritte in einem Verfahren (Plan); das Verfahren erstellen (do); verifizieren Sie das Verfahren in einem Walk-through (Check); und nutzen Sie das SOP, um die tägliche Aktivität zu standardisieren und nach Bedarf zu überarbeiten (Act). Die Verfahren eines SOP bilden auch die Grundlage für Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter. Darüber hinaus bieten sie Abhilfemaßnahmen oder Auffrischungsschulungen für bestehende Mitarbeiter an. Solange SOPs jedoch einen Weg zu einer höheren Effizienz in der täglichen Praxis ebnen, sollte ihre Erstellung und Aufrechterhaltung nie zum Selbstzweck werden. SOPs müssen der Qualität und Effizienz dienen und nicht umgekehrt.
Was ist Standardbetriebsverfahren-Software?
Standard-Betriebsprozedur-Software bietet zentralisierte, oft Cloud-basierte Unterstützung für SOPs. Zu den Funktionen gehören zweckorientierte Vorlagen für Dokumente, Dokumenten- und Änderungskontrolle, Überprüfungsplanung, Nachverfolgung für Revisionsgenehmigungen, Aufgabennachverfolgung, Schulung und Protokollierung von Schulungssitzungen, die als zentrales Repository für Dokumente und mehr dienen. Einige Pakete kosten nur 40 USD pro Monat.
Wer verwendet Standard-Vorlagen für Betriebsverfahren?
Viele Vorschriften und Governance-Frameworks fordern, dass Standardbetriebsverfahren definiert, umgesetzt und regelmäßig überprüft werden. In diesen Fällen beweisen SOPs, dass Ihr Unternehmen die Richtlinien im täglichen Leben Aktivitäten befolgen und eine Struktur für die Erfassung der Details zu Aufgaben und Vorgängen. SOPs und SOP-Vorlagen sind auch in Regierungs- und Militärorganisationen üblich. Verwenden Sie SOPs, um die Einhaltung einiger der folgenden Standards und Vorschriften nachzuweisen:
- Buchhaltung: Sarbanes-Oxley Act (SOX); Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP); Internationale Rechnungslegungsstandards (IFRS)
- IT: Kontrollziele für Information und verwandte Technologien (COBIT); IT-Infrastrukturbibliothek (ITIL)
- Lebensmittel- und Pharmakologie: Food and Drug Administration (FDA)
- Qualitätssysteme: Internationale Organisation für Normen (ISO 9000); Grundqualitätssystem für Luft- und Raumfahrt (AS 9000)
- Gesundheit und Sicherheit: Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzverwaltung (OSHA)
- HR: Americans with Disabilities Act von 1990 (ADA); Chancengleichheitsgesetz (EOE); Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA); Fair Labor Standards Act (FLSA)
Was ist das Format einer Vorlage für Standard-Betriebsverfahren?
Die Stärke einer Vorlage ist, dass Benutzer keine Designer werden müssen, um einen zu verwenden. Eine Vorlage sollte Sie dabei unterstützen, welche Inhalte sie enthalten sollen. Hier sind die wichtigsten Merkmale eines SOP:
- Schriftlich (nicht Überlieferung oder Mundpropaganda)
- Strukturiert in einer genehmigten Vorlage
- Nummeriert und betitelt, so dass es leicht zu finden ist
- Zur Dokumentenkontrolle hinzugefügt
- Gesponsert und vom Management abgezeichnet
- Wird im täglichen Aktivitäten verwendet
- Regelmäßig überprüft
- Archivierte
Ein SOP umfasst im Allgemeinen zwei Teile: Identifizieren von Informationen (Informationen zur Dokumentenkontrolle) und Inhalte, einschließlich der Verfahren und unterstützenden Informationen.
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Identifizieren von Informationen (Dokumentenkontrollinformationen oder Metadaten): Dokumentkontrollinformationen wie das Logo, der Titel des SOP usw. werden oft in einer Tabelle auf der Titelseite oder oben im Dokument wiedergegeben. Wenn Sie jedoch einen einfachen ein- oder zweiseitigen SOP haben, können Sie diese Informationen auch am linken Rand auflisten. Hier einige Beispiele für Metadaten:
- Name und Logo der Organisation
- SOP-Titel
- Dokumentennummer
- Name und Unterschrift des Genehmigers
- Versionsnummer
- SOP-Vorlagenreferenzen
- Das Datum der Umsetzung oder das Datum des Inkrafttretens
- Überprüfungs-Termine
- Kopf- und Fußzeilen (einschließlich Firmenname, Dokumentname und -nummer, Datum und Seitenzahl)
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SOP-Inhalte: Obwohl Ihr Unternehmen möglicherweise mehr oder weniger Elemente benötigt, enthält ein SOP in der Regel die folgenden Abschnitte:
- Links zum referenzierten Prozess
- Standard oder Richtlinie, die das SOP erfüllt
- Zweck des spezifischen SOP
- Umfang des SOP (für welche Abteilungen, Gruppen oder Personen das Dokument gilt)
- Die für die SOP verantwortliche Partei
- Verweise auf Dokumentation, die das Verfahren unterstützen (Richtlinien, Vorschriften oder andere SOPs)
- Definitionen von Jargonen oder Begriffen, die möglicherweise missverstanden werden können
- Die Schritt-für-Schritt-Verfahren (die eine einzelne nummerierte Ebene oder mehrere Ebenen haben können, aber im Allgemeinen nicht mehr als drei Ebenen)
- Bewertungskriterien zur Angabe, ob die Verfahren wirksam sind
- Eine Liste mit Überarbeitungen, die zeigen, wie sich das Dokument entwickelt hat und wann Änderungen hinzugefügt wurden
Wie schreibt man ein Verfahren?
Die Erstellung eines SOP mag entmutigend erscheinen. Wenn Sie jedoch einige einfache Schritte ausführen, können Sie Ihr Dokument schnell auf den Weg bringen.
- Suchen Sie nach einer branchen- oder abteilungsspezifischen Standard-Betriebsverfahren-Vorlage oder wählen Sie ein geeignetes Format für die Erstellung einer neuen Vorlage.
- Berücksichtigen Sie die Zielgruppe für das Dokument und schreiben Sie für sie. Geben Sie beim Schreiben von Prozeduren die Ratschläge potenzieller Benutzer des SOP ein.
- Entscheiden Sie, ob Sie ein Handbuch mit vielen Verfahren oder einzelnen Verfahren wünschen.
- Berücksichtigen Sie den Umfang des Dokuments — nicht nur in Bezug auf das Personal oder die Abteilungen und Tätigkeiten es gilt, sondern auch in Bezug auf die individuelle Verfahrensebene.
- Legen Sie fest, wo ein Verfahren beginnt und endet, um Überschneidungen und Ineffizienzen zu vermeiden.
- Verwenden Sie Sprache und Ton, die ihrem Publikum und der Funktion des Dokuments angemessen sind. Verwenden Sie in jeder Dokumentation auch die richtige Notation für Ihren Bereich. Beispielsweise müssen Sie Workflow-Diagramme mithilfe der Business Process Modeling Language (BPML) genau beschriften.
- Berücksichtigen Sie alle Risiken, die mit Ihren Verfahren verbunden sind, um die Sicherheit zu fördern und das Ausmaß Ihrer Haftung zu verstehen.
- Verifizieren Sie die Verfahren, um sicherzustellen, dass sie korrekt und rationalisiert sind.
- Stellen Sie sicher, dass ein Entwurf Ihres SOP von einem Vorgesetzten mit Unterschriftsberechtigung und von Personen überprüft wird, die vom Dokument betroffen sind.
- Erstellen Sie einen Revisionsplan, um zu gewährleisten, dass SOPs Aktualisierungen in Ihrem Bereich und Änderungen in Ihrem Prozess widerspiegeln.
Um mehr über das Schreiben eines SOP zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
Erstellen einer Standard-Vorlage für Betriebsverfahren
Eine Vorlage spart Benutzern Zeit, da das Dokument nicht mehr mit Schriftarten, Stilen und Farben formatiert werden muss. Noch wichtiger ist, dass die Benutzer daran erinnert werden, welche Arten von Informationen sie enthalten müssen, um ein effektives Dokument zu erstellen. Wenn Sie eine neue SOP-Vorlage erstellen oder eine für Ihre Organisation anpassen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
- Verwenden Sie das übliche Textverarbeitungsprogramm Ihres Unternehmens, um eine Vorlagendatei zu erstellen. In Microsoft Word sind viele Standard-Vorlagen für Betriebsverfahren verfügbar, aber auch andere Textverarbeitungsprogramme eignen sich gut.
- Definieren Sie das Format, einschließlich Formatvorlagen für Überschriften und Textkörper, Schriftarten und Farbe. Berücksichtigen Sie die Lesbarkeit bei der Gestaltung.
- Fügen Sie allgemeine SOP-Elemente hinzu, wie oben aufgeführt.
- Fügen Sie für jedes Element einen kurzen erläuternden Text hinzu, um die hinzuzufügenden Inhaltstypen und das zu verwendende Format zu empfehlen.
- Veröffentlichen Sie die Vorlage und stellen Sie sie der Organisation vor. Speichern Sie Ihre Vorlage auf einem lokalen Laufwerk oder Intranet, in dem jeder, der sie verwenden sollte, sie finden kann.
Vorlagen für Standard-Betriebsprozeduren
Vorlage für Help Desk-Standard-Betriebsverfahren
Unabhängig von Ihrem Geschäftsbereich leiten Helpdesk-SOPs Ihre Kundendienstmitarbeiter bei der Bearbeitung von Online- und telefonischen Kundenproblemen und -fragen und sorgen für Konsistenz und Struktur bei den Antworten der Mitarbeiter. Vervollständigen Sie diese Help Desk-SOP-Vorlage, um Informationen zu beschreiben, die während des ersten Kontakts mit einem Kunden gesammelt werden müssen, Priorisierung von Problemen auf der Grundlage einer vordefinierten Prioritätsmatrix, Schritte zur Fehlerbehebung bei bekannten Problemen und Kunden-Nachvervolgungsprozesse.
Vorlage für Standard Betriebsverfahren für die Handhabung von Hotelgastgepäck
Standardbetriebsverfahren sind von entscheidender Bedeutung, um Konsistenz und Servicequalität in einem Hotel zu erhalten. Ein SOP kann die Grundlage für eine Checkliste für tägliche Aufgaben bilden und bietet Schulungsmaterial für neue Mitarbeiter und Auffrischungsmaterial für bestehende Mitarbeiter. Ein Hotel verfügt in der Regel über mehrere kurze SOPs, die alles vom Check-in-Prozess über die Rechnungsstreitigkeiten bis zum abendlichen Bettenmachen. Diese Word-Vorlage hilft Ihnen, zu beschreiben, wie das Personal an der Rezeption bei der Ankunft neue Gäste begrüßen, Gepäck transportiern, Gepäck einsammeln, Gäste beim Auschecken unterstützen und die Gegenstände der Gäste in Langzeitlager organisieren und aufbewahren sollte.
Vorlage für Laborstandard-Betriebsverfahren
Standardbetriebsverfahren sind für die Effizienz und Sicherheit jedes Labors von entscheidender Bedeutung. Obwohl nicht jeder Prozess oder jede Chemikalie gesetzlich geregelt ist, helfen SOPs Mitarbeitern, Studenten und anderen Mitarbeitern in einem Labor, sicher mit Chemikalien und Prozessen zu arbeiten, die Verletzungen oder Arbeitsplatzschäden verursachen können. Labor-SOPs sollten in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern erstellt werden, die täglich in Ihrer Einrichtung arbeiten. Außerdem können Sie Ihre eigenen Prozesse mit Hilfe von Datenblättern und Herstellerdokumentationen zum Verständnis und zur Beschreibung von Stoffen und Geräten verbessern. Verwenden Sie diese Word-Vorlage, um alle SOPs für die Arbeit in einem Labor einzuhalten.
Vorlage für Standard-Betriebsverfahren für Lager
Ordnung und Routine sind in jedem Lager wichtig, aber wenn Ihre Einrichtung reguliertes Material verarbeitet, können gut überlegte Verfahren für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich sein. Verwenden Sie diese SOP-Vorlage in Word, um zugelassenen Lieferanten und Prozesse für die Bestellung von Material zu beschreiben, katalogisieren, wo Sendungen eingehen, zu dokumentieren, wie Lieferungen vor der Annahme überprüft werden sollten, und verfolgen Sie, wie Papierkram (wie Lieferscheine und Etiketten) verarbeitet wird.
Vorlage für IT-Standard-Betriebsverfahren
IT-Standard-Betriebsverfahren können von Ihrem Unternehmen für die Einhaltung finanzieller und technischer Vorschriften und Standards erforderlich sein. Diese IT-Standard-Betriebsverfahren in Word bietet eine Erinnerung nicht nur zum Definieren und Dokumentieren von Fehlerbehebung, Sicherheitsereignissen und Einrichtungsverfahren, sondern auch zum Erstellen von Wartungsplänen, Ablauflisten und Konfigurationshinweisen und Diagrammen.
Vorlage für das HR-Standard-Betriebsverfahren
Personal-SOPs können viele Aspekte der Funktionen eines Unternehmens abdecken. Verwenden Sie diese SOP-Vorlage in Word, um HR-Prozesse von der Einstellung bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses detalliert zu beschreiben,z.B. in Bezug auf das Verhalten der Mitarbeiter, Computer- und Telefonrichtlinien und vieles mehr. Beachten Sie auch diese Checklisten für die Einarbeitung von Mitarbeitern.
Vorlage für Standard-Betriebsverfahren für Restaurants
Zweifellos betrifft das wichtigste SOP, das ein Restaurant jeder Größe veröffentlichen kann, die Lebensmittelsicherheit. Diese SOP-Vorlage für Lebensmittelsicherheit in Word ist im Wesentlichen ein Handbuch, das die Hygiene der Mitarbeiter, die Lagerung von Lebensmitteln, korrekte Koch- und Kühlverfahren, die Verwendung von Utensilien und mehr abdeckt. Ein Restaurant-SOP sollte auch angeben, wer auf korrekte Verfahren, Protokollierungspraktiken und Aufzeichnungsarchivierungsroutinen kontrolliert.
Vorlage für Standard-Betriebsverfahren für Apotheken
Das Ziel eines Apotheken-SOP ist das Risikomanagement. Verwenden Sie diese Apothekenvorlage in Word, um Definitionen, Verantwortlichkeiten und Verfahren zu beschreiben. Bei der Erfüllung der CAPA-Anforderungen sollten Apotheken-SOPs aktualisiert werden, um verbesserte Praktiken zu reflektieren.
Vorlage für die Standard-Betriebsverfahren für die Hygiene
Dieses Word-Dokument, das als Sanitation Standard Operating Procedure (SSOP) (Standard-Betriebsverfahren für die Hygiene) bezeichnet wird, enthält Reinigungsvorgänge für lebensmittelbezogene Landwirtschaftsbetriebe wie Verpackungshäuser. In dieser Vorlage beschreiben Sie, was zu reinigen ist, wie sie gereinigt werden soll und wer sie reinigen sollte.
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