Kostenlose Onboarding-Checklisten und -Vorlagen

By Becky Simon | 4. Januar 2017

Onboarding ist der Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen, doch effektive Onboarding-Programme gehen weit über den ersten Tag der Orientierung hinaus. Der Prozess kann bereits während der Rekrutierungs- und Einstellungsphase beginnen. Dieser manchmal auch als „Preboarding“ bezeichnete Prozess kann dazu beitragen, die Bewerber auf eine Stelle vorzubereiten, indem er ihnen Informationen über die Unternehmenskultur, die Werte und Ziele des Unternehmens vermittelt und ihnen Zeit gibt, einige der für die Stelle erforderlichen Formalitäten frühzeitig zu erledigen. Automatisierte Personalsysteme können in dieser Phase besonders hilfreich sein, um elektronische Dokumente zu liefern, die IT-Abteilung darüber zu informieren, welche Hilfsmittel der neue Mitarbeiter benötigt, und multimediale Online-Informationen über die Führungskräfte und die Kultur des Unternehmens bereitzustellen.

Onboarding kann auch sicherstellen, dass eine angemessene Schulung durchgeführt wird, um die Lernkurve eines Mitarbeiters zu verkürzen und sein Vertrauen zu stärken. Darüber hinaus ermöglicht das Onboarding eine konsistente Kundenzufriedenheit und stellt sicher, dass während des Wechsels eines Mitarbeiters keine Lücke in der Servicequalität entsteht. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Onboarding und bewährten Vorgehensweisen und finden kostenlos herunterladbare Word- und Excel-Vorlagen und Checklisten für das Onboarding.

Wir haben auch Onboarding-Vorlagen in Smartsheet integriert, eine Plattform für die Arbeitsausführung, mit der Sie Personalprozesse durch Echtzeit-Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung besser verwalten können.

Onboarding-Checkliste und -Vorlagen – Excel

Onboarding-Checkliste und -Vorlagen

Um Ihnen Zeit zu sparen, bieten wir mehrere kostenlose Vorlagen für das Onboarding, einschließlich Checklisten. Diese Vorlagen sind anpassbar, so dass Sie sie auf Ihre Planungs- oder Dokumentationsanforderungen abstimmen können. Smartsheet bietet auch eine Onboarding-Vorlage mit erweiterten Funktionen wie einfacher Zusammenarbeit. Im folgenden Abschnitt über Smartsheet können Sie sich über die verschiedenen Vorlagen informieren.

Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter

 Checklistenvorlage für Neueinstellungen

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Excel

Verwenden Sie diese Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter, um den Überblick über alle Unterlagen zu behalten, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter erforderlich sind. Führen Sie alle neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Unterlagen, dem Ort und dem Status der Dokumente, den Fälligkeitsdaten und anderen Informationen auf. Diese Vorlage kann als Nachverfolgungsbogen und Checkliste dienen, damit Personalverantwortliche sicherstellen können, dass alle Unterlagen bem Onboarding neuer Mitarbeiter berücksichtigt werden. Im folgenden Abschnitt über Smartsheet können Sie sich über die verschiedenen Vorlagen informieren.

Onboarding-Checkliste für die Personalabteilung

 HR-Onboarding-Checklistenvorlage

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Excel

Diese Onboarding-Checkliste für die Personalabteilung bietet einen Überblick über die einzelnen Phasen eines Onboarding-Programms. Sie können eine aufgeschlüsselte Liste von Aktivitäten erstellen, den Status für jede Aktivität markieren, eine Kontaktperson zuweisen und zusätzliche Notizen hinzufügen. Die Checkliste ist für einen 90-tägigen Onboarding-Prozess vorformatiert, kann aber problemlos für jeden Zeitraum bearbeitet werden.

Vorlage für einen Onboarding-Plan

Onboarding-Plan-Vorlage

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Excel

Verwenden Sie diese Vorlage, um zu planen, welche Onboarding-Aktivitäten in den einzelnen Phasen durchgeführt werden und von wem. In der ersten Spalte werden die Ansprechpartner aufgeführt, zu denen ein Vertreter der Personalabteilung, der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters, die IT-Abteilung, ein Mentor oder andere gehören können. Der Rest des Arbeitsblatts zeigt die Onboarding-Aufgaben, die jedem Kontakt im Laufe eines Jahres zugewiesen werden. Fügen Sie nach Bedarf Spalten hinzu oder entfernen Sie sie, um einen umfassenden Onboarding-Plan zu erstellen.

Onboarding-Checkliste für Führungskräfte

Vorlage für die Onboarding-Checkliste für Manager

Excel-Onboarding-Checkliste für Führungskräfte

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Führungskräfte können diese Checklistenvorlage verwenden, um sicherzustellen, dass alle Grundlagen für jede Phase eines Onboarding-Programms abgedeckt sind. Die Aufgaben einer Führungskraft werden für das Preboarding neuer Mitarbeiter und die Begleitung in den ersten Monaten der Beschäftigung aufgeführt. Die Checkliste deckt die typischen Aufgaben von Führungskräften beim Onboarding ab, von der Einführung eines Mitarbeiters an einem Arbeitsplatz bis hin zur Leistungsbewertung und dem Einholen von Feedback.

Onboarding-Checkliste für die IT-Abteilung

 Vorlage für die IT-Onboarding-Checkliste

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In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine gesonderte Checkliste für das Onboarding im Bereich der Informationstechnologie (IT) zu erstellen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter mit den richtigen Geräten, einem E-Mail-Dienst, einer Sicherheitsfreigabe und dem Zugang zu internen Systemen ausgestattet sind. Sie können diese Vorlage verwenden, um die benötigten Dienste und Tools, den Status für jedes Element und Notizen aufzulisten, die für die Übermittlung von Anweisungen an neue Mitarbeiter oder an die IT-Abteilung nützlich sein können.

Checkliste für das Onboarding von Entwicklern

Vorlage für die Onboarding-Checkliste für Entwickler

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Diese Checklistenvorlage für das Onboarding von Mitarbeitern wurde speziell im Hinblick auf Entwickler entwickelt. Es führt durch die Schritte für das Onboarding neuer Mitarbeiter in eine Entwicklerposition, von der Einführungsphase bis zur Zuweisung von Projekten und der Überprüfung des Onboarding-Prozesses. Die Vorlage dient als erster Überblick, kann aber um alle Details erweitert werden, die für Ihren Arbeitsplatz, den neuen Mitarbeiter und die zu besetzende Stelle relevant sind.

Vorlage für einen 90-tägigen Onboarding-Plan für den Vertrieb

 90-Tage-Onboarding-Plan für Vertriebsvorlage

Excel-Vorlage für einen 90-tägigen Onboarding-Plan für den Vertrieb

Erstellen Sie mit dieser kostenlosen Vorlage einen 90-Tage-Plan für das Onboarding von Vertriebsmitarbeitern. Ein klar umrissener Plan kann den Verkäufern helfen, sich schnell mit den Prozessen und Produkten vertraut zu machen, mit denen sie arbeiten und die sie verkaufen werden. Die Aufteilung des Plans in einen dreimonatigen Prozess kann dazu beitragen, dass in jeder Phase des Onboardings die richtigen Ziele gesetzt und erreicht werden.

Vorlage für einen Onboarding-Zeitplan

Vorlage für den Onboarding-Zeitplan

Excel-Vorlage für einen Onboarding-Zeitplan

Diese Vorlage für einen Onboarding-Zeitplan kombiniert eine Checkliste mit einem Kalender zur Planung und Verfolgung von Onboarding-Aktivitäten. Führen Sie einfach alle Schritte in Ihrem Onboarding-Programm auf und planen Sie sie nach Bedarf für einen neuen Mitarbeiter. Diese Vorlage ist nicht nur für die Planung nützlich, sondern auch als Kommunikationsinstrument, das für andere Abteilungen und den neuen Mitarbeiter freigegeben werden kann.

Vorlage für das Onboarding von Führungskräften

 Onboarding-Vorlage für Führungskräfte

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Das Onboarding von Führungskräften kann aufwändiger und individueller sein als der Prozess für neue Mitarbeiter. Da es für ein Unternehmen ein finanzielles Risiko darstellen kann, wenn die Führungskraft nicht die Richtige ist, ist es unerlässlich, dass sie richtig eingearbeitet wird. Außerdem werden viele Führungskräfte eingestellt, um ein Unternehmen zu verändern, anstatt sich einfach in den Status quo einzufügen, und der richtige Onboarding-Prozess kann ihnen helfen, den Einstieg zu schaffen. Diese Vorlage für das Onboarding von Führungskräften bezieht den Input der Führungskraft mit ein, um den Onboarding-Prozess auf der Grundlage ihrer Ziele, Fähigkeiten und identifizierten Wachstumsbereiche anzupassen.

Formular für Onboarding-Feedback

Onboarding-Feedback-Formularvorlage

Excel-Formular für Onboarding-Feedback

Eine Umfrage zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann nützliche Erkenntnisse darüber liefern, welche Aspekte in Ihrem bestehenden Prozess funktionieren und welche nicht. Auch die Einholung von Feedback zu anderen Phasen eines Onboarding-Programms kann Ihnen helfen, den Prozess zu optimieren und Ihre Ziele in Bezug auf Produktivität, Leistung und Mitarbeiterbindung zu erreichen. Mit diesem Feedback-Formular können Sie herausfinden, welche Elemente der Einarbeitung und des Onboardings für neue Mitarbeiter am ansprechendsten und effektivsten waren.

Onboarding-Checkliste und-Vorlagen – Word

Vorlage für den Onboarding-Prozess

 Vorlage für den Onboarding-Prozess

Word-Vorlage für den Onboarding-Prozess herunterladen

Diese Vorlage für den Onboarding-Prozess bietet einen einfachen Leitfaden für die typischen Onboarding-Phasen, vom Preboarding bis zur abschließenden Erfolgsmessung. Mit dieser Vorlage können Sie Ihre eigene Liste bewährter Vorgehensweisen für das Onboarding erstellen, sie als Referenzinstrument für die Personalabteilung nutzen oder sie in eine Präsentation einbinden. Sie kann auch als Leitfaden für die Erstellung Ihrer eigenen Checklistenvorlage verwendet werden.

Vorlage für die Checkliste zum Kunden-Onboarding

Vorlage für die Kunden-Onboarding-Checkliste

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Onboarding ist nicht nur für neue Mitarbeiter wichtig. Es kann auch bei der Aufnahme neuer Kunden nützlich sein. Anhand eines Onboardings können Teams sicherstellen, dass sich alle Beteiligten über die angebotenen Dienstleistungen und die zu erreichenden Ziele einig sind, und um mit den Kunden über ihre Erfahrungen zu sprechen. Eine Checkliste für das Kunden-Onboarding strukturiert diesen Prozess und zeigt auf, welche Schritte in jeder Phase der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden unternommen werden sollten.

Vorlage für ein formloses Angebotsschreiben

Form eines formlosen Angebotsschreibens

Word-Vorlage für formloses Angebotsschreiben herunterladen 

Diese Vorlage enthält das Format für ein formloses Angebotsschreiben, das Sie an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens und die angebotene Stelle anpassen können. Ein förmliches Angebotsschreiben geht ausführlicher auf die Vergütung, die Sozialleistungen sowie die Richtlinien und die Verfahren ein, während ein informelles Schreiben lediglich einige dieser Details hervorhebt.

Vorlage für Stellenangebot per E-Mail

 E-Mail-Vorlage für Stellenangebote

Word-Vorlage Stellenangebot per E-Mail herunterladen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Stellenangebot per E-Mail verschickt wird. Sie können diese Vorlage verwenden, um eine einladende und gleichzeitig professionelle Nachricht für Ihr Stellenangebot zu verfassen. Wie das obige informelle Angebotsschreiben enthält auch diese E-Mail-Vorlage nur einige wesentliche Angaben zur Stelle und dient als erster Kontakt nach der Rekrutierung und dem Vorstellungsgespräch.

Muster eines Empfehlungsschreibens

Mustervorlage für Empfehlungsschreiben

Muster eines Empfehlungsschreibens in Word herunterladen

Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, wechseln ehemalige Mitarbeiter möglicherweise zu anderen Unternehmen, und Sie werden mit der Vorlage von Referenzen beauftragt. Dieses Muster eines Empfehlungsschreibens kann zur schnellen Erstellung eines Referenzschreibens verwendet werden und hilft Ihnen, Zeit zu sparen und gleichzeitig positive Mitarbeiterbeziehungen zu pflegen.

E-Mail zur Ankündigung neuer Mitarbeiter

Neue E-Mail-Vorlage für Mitarbeiterankündigungen

E-Mail zur Ankündigung neuer Mitarbeiter herunterladen

In einer Ankündigungs-E-Mail wird den Mitarbeitern kurz ein neuer Mitarbeiter vorgestellt, der bald zu ihnen stoßen wird. Eine Ankündigung unterstützt den Onboarding-Prozess, indem es eine einladende Umgebung für neue Mitarbeiter schafft, in der sie sich schnell zu Hause und mit ihrem Team und anderen Netzwerken verbunden fühlen.

Willkommensschreiben für neue Mitarbeiter

 Willkommensbrief an neue Mitarbeiter Vorlage

Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter in Word herunterladen

Dieses Willkommensschreiben vermittelt neuen Mitarbeitern, dass sie in ein kontaktfreudiges Unternehmen eintreten, das sich für ihre Leistungen begeistert. Diesem Schreiben können zusätzliche Ressourcen beigefügt werden, um den weiteren Einarbeitungs- und Onboarding-Prozess zu beschleunigen. Passen Sie den Text in der Vorlage für das Willkommensschreiben einfach so an, dass er Ihre Unternehmenskultur und die Rolle des neuen Mitarbeiters widerspiegelt.

Formelles im Vergleich zu informellem Onboarding

Ein Onboarding-Programm kann je nach Prozess mehrere Monate oder länger dauern. Wenn Sie neue Mitarbeiter durch die einzelnen Schritte des Onboarding-Prozesses begleiten, können Sie sie schneller einarbeiten, sicherstellen, dass ihnen die richtigen Ziele zugewiesen werden, das Gemeinschaftsgefühl und die Unterstützung fördern und die Produktivität steigern. Einstellung und Onboarding sind zweiseitige Prozesse: Unternehmen wollen Top-Mitarbeiter anziehen und halten, und Arbeitnehmer wollen das Gefühl haben, dass ihr Arbeitsplatz zu ihnen passt. Da Onboarding-Programme zum Teil dazu dienen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und damit die Fluktuation zu verringern – was dem Unternehmen letztlich Geld spart – kann es sinnvoll sein, neue Mitarbeiter einfach zu fragen, wie sie geführt werden möchten und welche persönlichen Ziele sie haben. Dies kann (zusätzlich zu gemeinsamen Mittagessen und frühzeitigen Beurteilungen) dazu beitragen, einen individuelleren Prozess für jeden Mitarbeiter zu schaffen. Es vermittelt auch das Gefühl, dass das Unternehmen in seine Mitarbeiter investiert und mit ihnen zusammenarbeiten möchte.

Einige Unternehmen verwenden einen informellen Onboarding-Prozess, d. h. es gibt keinen festen Plan, der befolgt werden muss. Wenn das Onboarding zu informell ist, kann der neue Mitarbeiter das Gefühl haben, dass er blindlings in einen Job geworfen wird und untergehen oder schwimmen muss. Im Gegensatz dazu folgen formelle Onboarding-Programme bestimmten Verfahren, um Klarheit darüber zu schaffen, was die neue Rolle des Mitarbeiters mit sich bringt, und einen Zeitplan für bestimmte Ziele und Projekte zu erstellen. Ein formellerer Ansatz kann dazu beitragen, die Leistung zu verbessern, Frustrationen zu verringern und einfach einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Einem Bericht der Society for Human Resource Management (SHRM) zufolge gibt es vier Komponenten, die in das Onboarding einbezogen werden können:

  • Compliance: Bereitstellung grundlegender rechtlicher Informationen und Schulung über Vorschriften und Regelungen.
  • Klärung: Klärung der Rollen und Erwartungen für neue Mitarbeiter.
  • Kultur: Einführung neuer Mitarbeiter in die Unternehmensnormen.
  • Verbindung: Unterstützung neuer Mitarbeiter beim Aufbau von Netzwerken und Beziehungen.

Je nach dem Grad der Formalität decken einige Onboarding-Programme nur die Compliance-Ebene ab, während andere eine Rollenklärung oder andere Elemente der vier Komponenten beinhalten. Je mehr Ebenen einbezogen werden, desto effektiver wird ein Onboarding-Programm sein. Jede Ebene ist ein wichtiger Aspekt, um den Mitarbeitern zu helfen, sich anzupassen und einen effektiven Beitrag innerhalb einer Organisation zu leisten.

Bewährte Vorgehensweisen beim Onboarding

Der Onboarding-Prozess hängt von der Rolle des Mitarbeiters sowie von der Größe und den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Zum Beispiel können Führungskräfte aufgrund ihrer Verantwortlichkeiten und Erwartungen andere Erfahrungen beim Onboarding machen als Angestellte. Es gibt jedoch allgemeine bewährte Vorgehensweisen, die helfen, ein effektives Programm zu erstellen. Hier ist eine Checkliste mit den grundlegenden Onboarding-Praktiken:

  • Vor dem Starttag beginnen: Betrachten Sie, wie bereits erwähnt, die Rekrutierung und Einstellung als Teil des Onboarding-Prozesses, und stellen Sie sicher, dass jemand zur Verfügung steht, um alle Fragen der Bewerber zu beantworten. Auch das Branding des Unternehmens kann das Onboarding beeinflussen, indem es den Bewerbern eine einheitliche Botschaft darüber vermittelt, wofür das Unternehmen steht und welche Art von Arbeitserfahrung sie erwarten können.
  • Personalprozesse: Alle Mitarbeiter müssen angemessen über Leistungen, Richtlinien und Notfallverfahren informiert werden. Sie sollten gegebenenfalls Zugang zu den Sicherheitssystemen erhalten, und alle Verwaltungsverfahren sollten innerhalb der ersten Woche der Beschäftigung erledigt werden.
  • Das Büro kennenlernen: Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich am ersten Tag mit dem Büro vertraut zu machen. Beziehen Sie die allgemeine Unternehmenskultur und -ziele sowie die informellen sozialen Normen mit ein.
  • Werkzeuge und Ausstattung: Eine möglichst frühzeitige Einrichtung hilft den Mitarbeitern, am ersten Arbeitstag mit voll funktionsfähigen Arbeitsplätzen und mobilen Geräten zu arbeiten.
  • Kontakte knüpfen: Einen neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen bedeutet auch, das Team vorzustellen, vom ersten Tag an gemeinsame Mittagessen zu organisieren, Treffen mit wichtigen Interessengruppen zu arrangieren und generell Netzwerke aufzubauen.
  • Die Aufgaben erlernen: Je nach Stelle sollten die Rollenanforderungen und -erwartungen so eindeutig wie möglich sein. Klarheit kann das Selbstvertrauen eines neuen Mitarbeiters stärken und dazu beitragen, dass er seine Meilensteine schneller erreicht.
  • Bewertung: Messen Sie die Onboarding-Erfahrung der Mitarbeiter, indem Sie ihr Feedback einholen und ihre Leistung während des Programms bewerten. Auf diese Weise können Sie den Erfolg Ihres Onboarding-Prozesses ermitteln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Die Erstellung einer Checkliste für das Onboarding bietet einen Überblick, der sicherstellt, dass jede Phase des Programms abgeschlossen ist. Die Dokumentation des Prozesses minimiert die Gefahr, dass etwas Wichtiges übersehen wird, und gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensverfahren.

Bessere Verwaltung Ihrer Personalarbeit mit Smartsheet für die Personalabteilung

Die Suche nach der richtigen Vorlage zur Verfolgung und Verwaltung des Onboardings neuer Mitarbeiter kann Ihnen den Einstieg erleichtern. Da Onboarding-Prozesse jedoch sehr komplex sind und ein einziger Fehler zu einer schlechten Erfahrung für Ihr neues Teammitglied führen kann, ist es wichtig, die richtige Lösung einzusetzen, um den Überblick über alle Details zu behalten.

Smartsheet ist eine Arbeitsausführungsplattform, die Unternehmen und Teams befähigt, von der Idee zur Wirkung zu gelangen – und zwar schnell. Führende Personalexperten verlassen sich auf Smartsheet, wenn es darum geht, alles, von einfachen Onboarding-Aufgaben bis hin zum komplexen Änderungsmanagement, der Personalbeschaffung, Sozialleistungen und Rentenansprüchen zu verwalten.

Maximieren Sie mit Smartsheet den ROI bei Rekrutierungsaktivitäten, bleiben Sie stets im Budget und straffen Sie die interne Planung und Koordination. Verfahren und Papierkram werden gestrafft und Sie können ohne zusätzlichen Aufwand eine nachprüfbare Datenbank pflegen mit besser informierten Mitarbeitern, die das Wachstum Ihres Unternehmens sichern.

Testen Sie Smartsheet, um zu erfahren, wie Sie Ihre Bemühungen im Rahmen des Personalwesens noch heute maximieren können.

Additional Resources

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