28 SMART-Ziele für smarte Projektmanager: Ein vollständiger Leitfaden mit Beispielen

SMART-Ziele für Projektmanager sollten sich auf Prozessverbesserungen, Teambildung und -management sowie die Sicherstellung eines erfolgreichen Projektabschlusses konzentrieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen 16 verschiedene SMART-Ziele für Projektmanager vor.

1. Produktionsleistung steigern: Unser Autorenteam wird die Anzahl der veröffentlichten Artikel in diesem Jahr um 10 Prozent steigern, indem es die Zeit, die es in Meetings verbringt, reduziert und bestehende Prozesse optimiert.

• Spezifisch: Ziel ist es, die Anzahl der veröffentlichten Artikel im Vergleich zum Vorjahr um 10 Prozent zu steigern, indem die Besprechungszeit reduziert und Prozesse effizienter gestaltet werden.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, weil die Gesamtleistung eines Jahres messbar ist.
• Ausführbar: Dieses Ziel ist ausführbar, solange es uns gelingt, dafür zu sorgen, dass das Team weniger Zeit für Meetings und ineffiziente Prozesse aufbringt.
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, da eine 10-prozentige Steigerung der Leistung direkt zu einer Gewinnsteigerung für das Unternehmen führt.
• Terminiert: Dieses Ziel wird am Ende jedes Jahres gemessen.

2. Berichterstattung verbessern: Der Projektmanager verbessert den Prozess der Berichterstattung über den Projektstatus, indem er Echtzeit-Dashboards erstellt, auf die alle Stakeholder zugreifen können. Dieses neue Verfahren wird in der Planungsphase des nächsten Projekts implementiert.

• Spezifisch: Ziel ist es, den Prozess der Statusberichterstattung zu verbessern, indem für jedes neue Projekt Dashboards erstellt werden.
• Messbar: Der Fortschritt dieses Ziels lässt sich an der Zeit messen, die bei der Beantwortung von Aktualisierungsanforderungen und der Erstellung von Statusberichten eingespart wird.
• Ausführbar: Dieses Ziel kann mithilfe einer Projektmanagement-Software oder Dashboard-Vorlagen erreicht werden. 
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, da es dem Projektmanager und den Stakeholdern Zeit spart, die sie sonst dafür aufbringen würden, nach dem Statusupdate zu fragen bzw. ein solches zu erstellen.
• Terminiert: Dieses Ziel wird während der Planungsphase jedes neuen Projekts erreicht.

3. Entwicklung der Fähigkeiten der Teammitglieder: Der Projektmanager investiert Zeit, um die Fähigkeiten der Teammitglieder zu entwickeln. Erfahrene Mitarbeiter betreuen mindestens einmal im Jahr ein weniger erfahrenes Teammitglied bei einem Projekt, um die Fähigkeiten neuerer Mitarbeiter zu verbessern.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, dass erfahrene Mitarbeiter neuere Teammitglieder betreuen, damit diese ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und wertvolle Informationen weitergegeben werden können.
• Messbar: Dieses Ziel ist messbar, da die Leistung neuer Mitarbeiter, die bestimmte Prozesse ausführen, nachverfolgt und mit dem Ausgangswert verglichen werden kann.
• Ausführbar: Dieses Ziel kann erreicht werden, indem die Mentorenbeziehungen auf eine pro Jahr beschränkt werden, um erfahrenere Teammitglieder nicht zu überfordern.
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, weil institutionelles Wissen verloren geht, wenn neue Mitarbeiter nicht dazu ermutigt werden, von erfahrenen Mitarbeitern zu lernen.
• Terminiert: Dieses Ziel ist terminiert, da jeder erfahrene Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter pro Jahr betreuen wird.

4. Neue Projektmanagement-Tools ausprobieren: Einmal pro Quartal testet der Projektmanager ein neues zeitsparendes Technologie-Tool oder eine neue Vorlage. Wenn das Tool erhebliche Zeiteinsparungen bewirkt, wird es künftig in die Prozesse integriert.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, neue Technologien oder Vorlagen auszuprobieren und zu sehen, ob es sich lohnt, sie in großem Umfang zu implementieren.
• Messbar: Dieses Ziel lässt sich messen, indem pro Quartal ein neues Tool oder eine neue Vorlage ausprobiert wird.
• Ausführbar: Dieses Ziel kann mit kostenlosen Testversionen neuer Software und kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen aus dem Internet erreicht werden.
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, weil es dem Projektmanager hilft, über die neuesten Technologien und Praktiken auf dem Laufenden zu bleiben, was die Gesamteffizienz und Produktivität im Projektmanagement verbessern kann.
• Terminiert: Dieses Ziel ist terminiert, da der Projektmanager ein Quartal lang Zeit hat, um eine neue Vorlage oder Technologie zu testen.

5. Prozessaudit durchführen: Der Projektmanager führt einmal pro Jahr ein Audit aller Projektprozessabläufe durch, um sicherzustellen, dass sie effizient und weiterhin notwendig sind.

• Spezifisch: Ziel ist es, einmal im Jahr ein Prozessaudit durchzuführen.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, da die Anzahl der dokumentierten Prozesse bekannt ist und diese nach Abschluss auf der entsprechenden Liste abgehakt werden können.
• Ausführbar: Dieses Ziel kann mithilfe eines kleinen Teams erreicht werden.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, um sicherzustellen, dass Projektteams so effizient wie möglich arbeiten.
• Terminiert: Das Audit findet einmal im Jahr statt.

6. Regelmäßige Teambuilding-Veranstaltungen planen: Der Projektmanager plant vierteljährliche Veranstaltungen, um die Teambildung zu unterstützen und den Zusammenhalt zu stärken. 

• Spezifisch: Ziel ist es, einmal pro Quartal eine Teambuilding-Veranstaltung zu planen und durchzuführen.
• Messbar: Das Ziel gilt als erreicht, wenn eine solche Veranstaltung stattgefunden hat.
• Ausführbar: Dieses Ziel ist mit Zeit- und Budgetzuweisungen für den Veranstaltungsplaner ausführbar.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, weil geschlossene Teams bei Projekten bessere Leistungen erbringen.
• Terminiert: Das Ziel ist terminiert und tritt einmal pro Quartal auf.

7. Neue Anbieter oder Geschäftspartner finden: Bis zum Ende des nächsten Quartals findet und bewertet der Projektmanager einen neuen Drittanbieter oder eine neue Agentur, der bzw. die sein Team bei dessen Arbeit unterstützen soll.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, einen neuen Anbieter oder eine neue Agentur zu finden und zu bewerten, der bzw. die das Team bei seiner Arbeit unterstützt.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, weil der Projektmanager während des Bewertungszeitraums ermittelt, ob seine Anforderungen erfüllt werden.
• Ausführbar: Das Ziel ist ausführbar, weil mit Sicherheit viele Anbieter zur Auswahl stehen werden, die innerhalb des festgelegten Zeitrahmens bewertet werden können. 
• Relevant: Das Ziel ist relevant, weil das Team derzeit überlastet ist und eine Agentur gebrauchen könnte, um mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zu haben.
• Terminiert: Das Ziel ist terminiert, da es bis Ende des nächsten Quartals erreicht werden soll.

8. Kundenzufriedenheit durch Verkürzung der Reaktionszeit erhöhen: Innerhalb des nächsten Quartals sorgt der Projektmanager in seinem Kundendienstteam dafür, dass die Reaktionszeit auf Kundenanfragen um 20 % im Vergleich zur derzeitigen durchschnittlichen Reaktionszeit verringert wird.

• Spezifisch: Ziel ist es, die Zeit zwischen Kundenanfrage und Mitarbeiterantwort um mindestens 20 Prozent zu verkürzen.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, indem die alten und neuen durchschnittlichen Reaktionszeiten nach Umsetzung von Änderungen verglichen werden.
• Ausführbar: Das Ziel lässt sich durch automatisierte Antworten und durch die direkte Weiterleitung von Anfragen an den Support erreichen.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, da Kunden aktuell negatives Feedback darüber geben, dass sie lange auf eine Antwort warten müssen.
• Terminiert: Diese neuen Ansätze werden innerhalb des nächsten Quartals implementiert.

9. Reduzieren Sie die Zeit, die das Team für Besprechungen aufbringt: Der Projektmanager reduziert die Zeit, die jedes Teammitglied in Besprechungen verbringt, bis zum Ende des Monats um 10 Stunden pro Monat.

• Spezifisch: Ziel ist es, die Zeit, die das Team für Meetings aufwendet, um 10 Stunden pro Monat zu reduzieren.
• Messbar: Das Ziel lässt sich leicht messen, indem man die Zeit, die zu Beginn des Monats für Meetings angewendet wurde, mit der Zeit vergleicht, die für Meetings aufgebracht wird, nachdem Änderungen implementiert wurden.
• Ausführbar: Dieses Ziel kann erreicht werden, indem die vorhandene Sitzungszeit effizienter genutzt wird, um die Anzahl erforderlicher Sitzungen zu verringern.
• Relevant: Es ist relevant, weil das Team aktuell mehr Zeit in Meetings zubringt, als sie in wichtige Aufgaben zu investieren.
• Terminiert: Das Ziel ist terminiert, da es bis Ende des Monats erreicht werden soll.

10. Effizienz von Teammeetings verbessern: Der Projektmanager gestaltet wöchentliche Teambesprechungen effizienter, indem er eine Meeting-Agenda verwendet, die vom Team mit den wichtigsten Themen ausgefüllt wird. Diese Änderung tritt mit der nächsten Teambesprechung in Kraft.

• Spezifisch: Ziel ist es, die Zeit, die in wöchentlichen Teambesprechungen verbracht wird, produktiver zu nutzen, indem eine Meeting-Agenda verwendet wird, die für jedes Meeting vom Team erstellt wird.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, da die Teams die Zeit, die sie dafür aufwenden, zu entscheiden, was in jeder Besprechung behandelt werden soll, mit der Zeit vor und nach der Einführung der Agenda vergleichen können.
• Ausführbar: Dieses Ziel lässt sich leicht erreichen, indem Sie ein Dokument erstellen und freigeben, in welches Teammitglieder vor jedem geplanten Meeting Tagesordnungspunkte eintragen können.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, da das Team derzeit die ersten 10 Minuten jedes Meetings damit verbringt, Vorschläge zu machen, was im Meeting besprochen werden soll.
• Terminiert: Das Ziel ist terminiert, da es mit der nächsten geplanten Teambesprechung beginnt.

11. Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessern: Der Projektmanager erhöht die Effektivität der Teamkommunikation, indem er die Verwendung eines asynchronen Kommunikationstools fördert und bis Ende des Monats regelmäßige individuelle Check-ins einrichtet.

• Spezifisch: Ziel ist es, die Effektivität der Teamkommunikation zu erhöhen.
• Messbar: Dieses Ziel lässt sich messen, indem die Anzahl der Teammitglieder erfasst wird, die das neue Tool aktiv nutzen und an Check-ins teilnehmen.
• Ausführbar: Das Ziel ist ausführbar, da es viele bewährte asynchrone Tools zur Auswahl gibt und es einfach ist, einen regelmäßigen Check-in-Rhythmus basierend auf den Zeitplänen des Teams einzurichten.
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, da es die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern verbessert und das Versenden doppelter Nachrichten über mehrere Plattformen hinweg verringert.
• Terminiert: Das Ziel ist terminiert, da es bis Ende des Monats erreicht werden soll.

12. Team Produktivität und Leistung verbessern: Der Projektmanager wird die neue Projektmanagement-Software des Unternehmens nutzen, um ein neues Aufgabenmanagement-System zu erstellen und die Produktivität und Leistung des Teams beim nächsten Projekt zu verbessern.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, die Produktivität und Leistung des Teams beim nächsten Projekt durch den Einsatz eines neuen Projektmanagement-Tools zu steigern.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, indem die Zeit verglichen wird, die vor und nach der Implementierung des neuen Tools für ähnliche Projektphasen und Aufgaben aufgewendet wurde.
• Ausführbar: Dieses Ziel kann mit neuer Software erreicht werden, die bereits vom Unternehmen genehmigt wurde, um automatisierte Aufgabenzuweisungen und Erinnerungen zu erstellen.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, weil das Unternehmen diese Software gekauft hat, damit sie von Projektteams zur Steigerung ihrer Effizienz verwendet wird.
• Terminiert: Das neue Aufgabenmanagementsystem muss vor dem Start des nächsten Projekts eingerichtet werden.

13. Projektziele innerhalb von Beschränkungen erreichen: Innerhalb des nächsten Monats erstellt der Projektmanager eine Vorlage für einen Risikomanagementplan, die verwendet werden kann, um die Projektziele innerhalb der Beschränkungen zu erreichen.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, eine Vorlage für einen Risikomanagementplan zu erstellen, die dem Team helfen kann, die Projektziele innerhalb bestimmter Beschränkungen zu erreichen.
• Messbar: Dieses Ziel lässt sich messen, indem die tatsächlichen Projektanforderungen mit den Beschränkungen verglichen werden, die es einzuhalten gilt.
• Ausführbar: Das Ziel ist ausführbar, indem Vorlagen für Risikomanagementpläne verwendet und an die Anforderungen des Projekts angepasst werden.
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, da das Unternehmen durch das Einhalten von Beschränkungen Budget- und Terminplanungsanforderungen genauer prognostizieren kann.
• Terminiert: Das Ziel wird innerhalb des nächsten Monats erreicht.

14. Proaktiv vorgehen, um Risiken zu mindern: Der Projektmanager verwendet einen Risikomanagementplan und führt in jeder Projektphase regelmäßige Risikobewertungen durch, um Risiken zu antizipieren und zu mindern.

• Spezifisch: Ziel ist es, mithilfe von Risikobewertungen und einem Risikomanagementplan proaktiv auf Projektrisiken zu reagieren.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, da das Team die Anzahl der identifizierten Risiken, den Schweregrad der einzelnen Risiken und die Effektivität der implementierten Risikominderungsstrategien nachverfolgen kann. 
• Ausführbar: Das Ziel ist ausführbar, da Risikobewertungen und Risikomanagementpläne nachweislich dazu beitragen, Risiken frühzeitig anzugehen.
• Relevant: Dieses Ziel ist relevant, da die Minderung von Risiken dem Unternehmen langfristig Zeit und Geld spart.
• Terminiert: Der Risikomanagementplan muss zu Beginn jedes Projekts abgeschlossen und Risikobewertungen sollten in jeder neuen Projektphase durchgeführt werden.

15. Projektziele mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen: Der Projektmanager stellt sicher, dass die Projektziele mit den Zielen der Unternehmensführung in Einklang stehen, indem er die Projektziele zu Beginn jedes Projekts mit einem Projektplan klar umreißt.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, einen Projektplan zu erstellen, der die Projektziele umreißt und sie mit den Gesamtzielen des Unternehmens vergleicht, um sicherzustellen, dass sie miteinander im Einklang stehen.
• Messbar: Das Ziel ist messbar, da der Projektmanager jedes der erklärten Ziele des Unternehmens kurz darstellt.
• Ausführbar: Das Ziel ist ausführbar, wenn ein solides Verständnis der Unternehmensziele und ein Projektplan mit einer klaren Zielbeschreibung vorliegen.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, da Projekte, die mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen, mit größerer Wahrscheinlichkeit von der Unternehmensführung abgesegnet werden und daher mit größerer Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen.
• Terminiert: Der Projektmanager erstellt eine Zielbeschreibung und richtet sie zu Beginn jedes Projekts an den Unternehmenszielen aus.

16. Stakeholder-Erwartungen verwalten: Der Projektmanager erstellt während der Planungsphase jedes Projekts einen Projektkommunikationsplan, um Häufigkeit und Details der Kommunikation mit jedem Projekt-Stakeholder festzulegen.

• Spezifisch: Das Ziel besteht darin, einen Projektkommunikationsplan zu erstellen, der dazu beiträgt, die Erwartungen der Stakeholder in jeder Projektphase zu verwalten.
• Messbar: Das Ziel wird gemessen, indem das Feedback der Stakeholder im Rahmen früherer Projekte mit dem Feedback verglichen wird, das sie nach Umsetzung der Änderung abgeben.
• Ausführbar: Das Ziel kann erreicht werden, wenn eine Kommunikationsplanvorlage verwendet und an die Anforderungen des Projekts angepasst wird.
• Relevant: Das Ziel ist relevant, weil die Verwaltung der Stakeholder-Erwartungen von Anfang an dazu beiträgt, Zeit zu sparen, die für das Stellen und Beantworten von Fragen im Zusammenhang mit einem Projektstatus aufgewendet wird.
• Terminiert: Das Projektteam erstellt den Kommunikationsplan während der Planungsphase jedes Projekts.