Kostenlose Vorlagen für Projektaufträge

By Kate Eby | 19. Februar 2019 (aktualisiert 28. Mai 2024)

Wir haben die besten Vorlagen zum Erstellen eines Projektauftrags für Projektmanager, Mitglieder des Projektrats, Teammitglieder und andere Stakeholder zusammengestellt. 

Auf dieser Seite finden Sie unter anderem eine einfache Projektauftragsvorlage, eine Vorlage für Six Sigma-Projektaufträge, eine Vorlage für Agile-Projektaufträge und eine Vorlage für Projektaufträge im Bauwesen. Sie finden außerdem eine Liste mit hilfreichen Tipps für die Verwendung dieser Vorlagen.

Vorlage für Projektaufträge

Projektauftragsvorlage mit Beispieldaten herunterladen 
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Leere Projektauftragsvorlage herunterladen
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Verwenden Sie diese umfassende, einfach auszufüllende Projektauftragsvorlage, um die Erstellung von Projektaufträgen zu standardisieren. Die Vorlage enthält verschiedene Abschnitte, in denen Sie allgemeine Projektdetails angeben können. Im Abschnitt Projektübersicht geben Sie die Probleme an, die mit dem Projekt gelöst werden sollen, sowie den Zweck, den Business Case, die Ziele, die Messzahlen und die erwarteten Ergebnisse. In den verbleibenden Abschnitten erläutern Sie den Projektumfang, den vorläufigen Zeitplan, die Ressourcen, Kosten, Vorteile, Kunden, Risiken, Einschränkungen und Annahmen.

Weitere Ressourcen und Informationen finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden zum Schreiben eines effektiven Projektauftrags.

Vorlage für einen Six Sigma-Projektauftrag

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Verbessern Sie die Qualität und Erfolgsquote Ihrer Projekte mit dieser Vorlage für Six Sigma-Projektaufträge. Die Vorlage ist vorkonfiguriert mit Feldern für zugewiesene Personen mit Six Sigma-Belts (z. B. „Zugewiesene Green Belts“ usw.) und hilft Ihnen, die Effizienz zu erhöhen, Kosten zu senken und Ihre Wettbewerbsposition auf dem Markt zu verbessern. Mit dieser umfassenden Vorlage können Sie den Umfang Ihres Projekts festlegen, einen vorläufigen Zeitplan erstellen, Ressourcen zuweisen, Projektkosten auflisten und alle potenziellen Risiken, Einschränkungen und Annahmen definieren. Durch die Verwendung dieser Vorlage können Sie die Leistung und die Ergebnisse Ihres Projekts verbessern.

Weitere Ressourcen zur Anwendung der Six Sigma-Methode auf Ihre Projektaufträge finden Sie in diesem Artikel zur Erstellung von Six Sigma-Projektaufträgen.

Vorlage für Agile-Projektaufträge

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Diese Vorlage für Agile-Projektaufträge deckt die Grundlagen für die erfolgreiche Planung und Durchführung iterativer Softwareprojekte ab. Die Vorlage enthält die grundlegenden Bestandteile eines Agile-Projekts, z. B. den Projekt-Champion, den Projektsponsor, die Stakeholder und die Start- und Enddaten. Das macht diese Vorlage für Agile-Projektaufträge zu einer erstklassigen Ressource für Projektmanager und Scrum-Master, die die Ergebnisse eines Softwareprojekts effektiv und effizient planen möchten.

Weitere Informationen dazu, wie Sie mit der Agile-Methode Ihre Projektvision klären können, finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden zur Erstellung von Agile-Projektaufträgen.

Vorlage für Projektaufträge im Bauwesen

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Mit dieser benutzerfreundlichen Vorlage können Sie individuelle Aufträge für Bauprojekte erstellen. Beginnen Sie damit, alle vorgeschlagenen Merkmale Ihres Projekts zu definieren, einschließlich Zweck, Problemstellung, Business Case, Zielen, Erfolgsmesszahlen und voraussichtlicher Ergebnisse. Definieren Sie als Nächstes den Projektumfang, den vorläufigen Zeitplan und die wichtigsten Meilensteine. Verwenden Sie abschließend den Abschnitt Kostentyp, um Posten wie Vergütungssätze, Menge und Gesamtbeträge pro Zeile aufzuführen. Mit dieser Vorlage können Sie Ihr Bauprojekt effektiv planen und verwalten, sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen klar und prägnant erfasst sind, und die Ziele, den Umfang und das Budget Ihres Projekts klar an die Stakeholder kommunizieren.

Einseitige Vorlage für Projektaufträge

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Mit dieser druckfreundlichen einseitigen Projektauftragsvorlage können Sie Projektsponsoren und Kunden einen umfassenden Überblick über das Projekt geben. Geben Sie allgemeine Projektinformationen ein, einschließlich des zu lösenden Problems, der Ziele und der Ergebnisse. Definieren Sie anschließend den Projektumfang, den Zeitplan, die Ressourcen und die Kosten. Beschreiben Sie als Nächstes die Vorteile des Projekts und führen Sie im Abschnitt Projektrisiken, Einschränkungen und Annahmen alle Annahmen, Einschränkungen und potenziellen Risiken auf. Das liefert den Stakeholdern einen Einblick in die Ziele des Projekts, die erforderlichen Ressourcen und die potenziellen Herausforderungen.

Tipps zur Optimierung Ihrer Projektaufträge finden Sie in diesem Leitfaden zu den grundlegenden Elementen eines Projektauftrags.

Business-Case-Vorlage für einen Projektauftrag

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Projektmanager müssen ein detailliertes Dokument erstellen, in dem der Business Case dargelegt wird, um die offizielle Genehmigung der Stakeholder zu erhalten. Mit dieser Vorlage können Sie die Ziele, Vorteile und Ergebnisse des Projekts definieren, die Prozessverantwortlichen auflisten und den Projektumfang beschreiben. Sie eignet sich perfekt für Teams, die eine allumfassende Methode zur Angabe von Projektspezifikationen und Ressourcen benötigen.

Weitere Optionen finden Sie in unserer Sammlung von kostenlosen Business-Case-Vorlagen.

Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag ist ein Überblick über ein Projekt, der auch als Business Case dienen kann. Laut dem PMBOK®-Leitfaden von PMI® dienen Projektaufträge dazu, die Anforderungen und erwarteten Ergebnisse eines Projekts zu strukturieren und zu dokumentieren.

Diese Ressource legt den Grundstein für Projektentscheidungen, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Sie sollte Erfolgsmesszahlen, Hauptakteure, Ziele und einen Plan zur Durchführung des Projekts enthalten. Diese Attribute sollten unbedingt in Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern definiert werden, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.

Was ist eine Projektauftragsvorlage?

Eine Projektauftragsvorlage ist ein Tool zur Definition der Projektziele, des Umfangs und der erforderlichen Ressourcen. Mit dieser Vorlage können Projektmanager das Projekt umschreiben, um die Zustimmung und Genehmigung von Stakeholdern einzuholen. 

Teams können eine Projektauftragsvorlage auch verwenden, um die besten Methoden für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu entwickeln. Das sorgt dafür, dass alle Projektdetails, einschließlich Kosten, Zweck, Messzahlen, Ergebnisse und des zu lösenden Problems, berücksichtigt werden. Die Vorlage erleichtert die Erstellung eines vorläufigen Zeitplans und wichtiger Projektmeilensteine.

Wichtige Bestandteile des Projektauftrags

In einem Projektauftrag werden der Zweck, die Ziele und der Umfang eines Projekts umrissen. Er dient als Roadmap für das Projektteam. Wichtige Informationen, die Sie in Ihren Projektauftrag aufnehmen sollten, sind Projektziele, Stakeholder, Risiken, Einschränkungen und Annahmen.

Ein erfolgreicher Projektauftrag umfasst in der Regel die folgenden Informationen:

  • Projektname und -beschreibung: Geben Sie einen klaren, prägnanten Titel für das Projekt an, gefolgt von einer kurzen inhaltlichen Beschreibung. 
  • Projektzweck und -begründung: Erklären Sie, warum das Projekt notwendig ist und wie es zu den strategischen Zielen Ihres Unternehmens passt. Sie können beispielsweise relevante Markt-, Kunden- oder Geschäftsanforderungen einbeziehen, die das Projekt erfüllen soll.
  • Projektziele: Listen Sie die Ziele des Projekts auf. Dabei sollte es sich um quantifizierbare Ergebnisse handeln, die den Erfolg des Projekts signalisieren. 

    Orientieren Sie sich am SMART-Framework zur Formulierung von Zielen, um die effektivsten Ziele für Ihren Projektauftrag zu erstellen. 
  • Projektumfang: Beschreiben Sie ganz klar, was zum Umfang des Projekts gehört und was nicht.
  • Stakeholder und Rollen: Identifizieren und definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Stakeholder, z. B. Projektmanager, Sponsoren, Teammitglieder und relevanter Abteilungen, um eine klare Kommunikation und Koordination während des gesamten Projekts zu gewährleisten.
  • Projektergebnisse: Geben Sie die Ergebnisse, einschließlich Produkten, Dienstleistungen und Dokumentation, möglichst detailliert an (Merkmale, Funktionalität und Attribute).
  • Projektzeitplan: Erstellen Sie einen Projektplan, der Start- und Enddaten, wichtige Meilensteine, Fristen und alle Abhängigkeiten enthält, die sich auf den Zeitplan auswirken könnten. Der Zeitplan sollte allgemein gehalten, aber umfassend sein.
  • Projektbudget: Geben Sie das geschätzte Projektbudget an, einschließlich der Kosten für Ressourcen, Material und Ausgaben, und identifizieren Sie alle budgetbezogenen Annahmen oder Einschränkungen.
  • Projektrisiken und -einschränkungen: Identifizieren und empfehlen Sie Strategien für den Umgang mit potenziellen Projektrisiken und -einschränkungen.
  • Projektannahmen: Fügen Sie eine Liste der Annahmen hinzu, die während der Entwicklung des Projektauftrags getroffen wurden. Diese können sich auf die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Kapazität der Stakeholder oder andere Variablen beziehen, die sich möglicherweise auf das Projekt auswirken.
  • Genehmigung und Unterschriften: Holen Sie zur Freigabe des Projekts formelle Genehmigungen und Unterschriften vom Projektsponsor bzw. den Projektsponsoren und wichtigen Stakeholdern ein.
  • Vorbereitet von: Erfassen Sie den Namen des Teammitglieds, das den Projektauftrag erstellt hat, sowie das Datum der Erstellung.

Ein umfassender Projektauftrag ist eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Projektimplementierung und die Abstimmung mit den Stakeholdern. Er sollte im Laufe des Projekts immer zugänglich sein und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Greifen Sie während des gesamten Projektlebenszyklus darauf zurück, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Erstellung eines Projektauftrags

Beim Erstellen eines Projektauftrags sollten Sie zunächst den Zweck, die Ziele und den Umfang des Projekts definieren. Geben Sie als Nächstes weitere Details zum Projekt an, einschließlich Stakeholder-Verantwortlichkeiten, Ergebnisse, Budgetinformationen, Risiken und Einschränkungen sowie Genehmigungen.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines eigenen Projektauftrags:

  1. Projekt definieren: Identifizieren Sie zunächst den Zweck und die Ziele des Projekts. Welches Problem soll mit dem Projekt gelöst werden? Was sind die gewünschten Ergebnisse? Seien Sie möglichst spezifisch, um sicherzustellen, dass die Ziele Ihres Projekts messbar und erreichbar sind. 
  2. Stakeholder identifizieren: Identifizieren Sie alle Stakeholder, die direkt oder indirekt mit dem Projekt zu tun haben werden, sowohl interne als auch externe. Dazu gehören Teammitglieder, Sponsoren, Kunden, Lieferanten und andere Parteien, für die das Projekt Bedeutung hat. 
  3. Projektumfang bestimmen: Definieren Sie die Grenzen Ihres Projekts, also was zum Umfang dazugehört und was nicht. Durch die klare Angabe des Leistungsumfangs können Sie die Erwartungen steuern und Scope Creep vermeiden.  
  4. Projektzeitplan entwickeln: Erstellen Sie einen allgemeinen Zeitplan für Ihr Projekt, der wichtige Meilensteine und Fristen enthält. Dies hilft, das Projekt auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. 
  5. Budget festlegen: Schätzen Sie die mit dem Projekt verbundenen Kosten, einschließlich Arbeits- und Materialkosten sowie andere Ausgaben. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt finanziell tragfähig ist und die Ressourcen effizient zugewiesen werden. 
  6. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen: Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Stakeholder, einschließlich des Projektmanagers, des Sponsors und der Teammitglieder. Dadurch wissen alle Beteiligten, was von ihnen erwartet wird, und können erfolgreich zusammenarbeiten. 
  7. Risiken identifizieren: Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken für Ihr Projekt und entwickeln Sie einen Plan zur Minderung dieser Risiken. Das trägt dazu bei, die Auswirkungen unerwarteter Ereignisse auf das Projekt zu minimieren. 
  8. Genehmigung einholen: Holen Sie nach Fertigstellung des Projektauftrags die formelle Genehmigung aller Stakeholder ein. 

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie einen umfassenden Projektauftrag erstellen, der dazu beiträgt, den Erfolg Ihres Projekts zu gewährleisten.

Vorteile eines Projektauftrags

Ein effektiver Projektauftrag klärt die Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder, verhindert Scope Creep und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder die Erwartungen und Ziele kennen. Kurzum, ein Projektauftrag bietet eine klare Roadmap, die dazu beiträgt, den Erfolg eines Projekts sicherzustellen.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile eines Projektauftrags: 

  • Klare Vision: Ein Projektauftrag definiert den Zweck, die Ziele und die Vorgaben eines Projekts und schafft eine klare Vision, die das Team befolgen soll. Das sorgt dafür, dass die Teammitglieder am selben Strang ziehen und weniger Verwirrung aufkommt.
  • Definierter Projektumfang: Ein Projektauftrag beschreibt, was zum Umfang des Projekts gehört und was nicht. Dadurch kann Scope Creep verhindert werden, was zu Verzögerungen und erhöhten Kosten führen kann.
  • Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern: In einem Projektauftrag werden alle am Projekt beteiligten internen und externen Stakeholder aufgelistet, wodurch sichergestellt wird, dass sie in die Planungs- und Implementierungsprozesse einbezogen werden. Das wiederum sorgt für mehr Zusammenarbeit, mehr Kommunikation und ein größeres Verantwortungsgefühl.
  • Klare Erwartungen: Mit einem Projektauftrag werden die Ziele, der Umfang und der Zeitplan eines Projekts klar definiert. So wissen die Stakeholder, was sie vom Projekt erwarten können. 
  • Risikominderung: Ein Projektauftrag enthält alle identifizierten Risiken und beschreibt einen Plan, um sie zu mindern, sodass Teammitglieder Hindernisse antizipieren und die Auswirkungen unerwarteter Ereignisse auf das Projekt minimieren können.

Rahmen für die Entscheidungsfindung: Ein Projektauftrag bietet einen Rahmen für Projektentscheidungen. Das hilft dem Projektteam, fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit den Zielen des Projekts übereinstimmen.

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