PMBOK® Guide – Konzept des Projektlebenszyklus
Laut PMBOK®-Leitfaden sollten die Elemente eines Projektlebenszyklus die Arbeit definieren, die das Projekt leistet, angeben, welche Leistungen es liefert, die beteiligten Teammitglieder und wie Sie jede Projektphase kontrollieren und genehmigen.
Die Festlegung dieser Elemente begleitet ein Projekt von Anfang bis Ende. Ein systematischer, zeitnaher und kontrollierter Prozess wird damit erstellt, von dem die Beteiligten eines Projekts profitieren. Die PMs können definieren, was erreicht werden muss, bevor sie zur nächsten Phase eines Projekts übergehen.
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Fünf Phasen des Projektmanagements
Das Projektmanagement lässt sich in fünf Phasen unterteilen. Zunächst initiieren die Beteiligten das Projekt und definieren und planen es dann. Als nächstes führt das Team das Projekt durch und überwacht seine Ergebnisse. Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, muss es geschlossen werden.
Phase 1: Projektinitiierung
Ziel der Projektinitiierung ist es, das Projekt breit zu definieren. Dieser Prozess beginnt in der Regel mit einem Geschäftsfall oder einem Projektauftrag. Wenn Studien oder Machbarkeitstests erforderlich sind, sollten Sie sie in dieser Phase durchgeführt werden.
Wichtige Stakeholder entscheiden sehr sorgfältig, ob das Projekt in Angriff genommen werden kann. Wenn das Projekt grünes Licht erhält, müssen Sie einen Projektauftrag oder ein Projektinitiierungsdokument (PID) erstellen, in dem der Zweck und die Anforderungen des Projekts skizziert sind. Es sollte die Geschäftsanforderungen, die Projektbeteiligten und den Geschäftsfall enthalten. Hinweis: Es stehen Ihnen online viele PID-Vorlagen zum Download zur Verfügung, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Tipp: Verzetteln Sie sich beim Erstellen einer PID nicht zu sehr in technischen Anforderungen. Diese werden in Phase 2 geklärt und klar definiert.
Phase 2: Projektplanung
Diese Phase ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Projektmanagement und konzentriert sich auf die Entwicklung einer Roadmap, an die sich das Team hält. In der Planungsphase sollten Projektmanager ihre Teams organisieren, Ressourcen für die Zusammenarbeit einrichten und Ziele festlegen.
Zwei der bekannteren Methoden zum Setzen von Zielen sind S.M.A.R.T. und CLEAR:
S.M.A.R.T.- Ziele: Anhand dieser Methode wird sichergestellt, dass die Ziele gründlich überprüft wurden. Die Auswirkungen des Zielsetzungsprozesses können damit klar erfasst werden.
Specific (Spezifisch): Beantworten Sie zum Festlegen spezifischer Ziele die folgenden Fragen: wer, was, wo, wann, welches und warum.
Measurable (Messbar): Erstellen Sie Kriterien, anhand derer Sie den Erfolg eines Ziels messen können.
Attainable (Erreichbar): Identifizieren Sie die wichtigsten Ziele und was erforderlich ist, um sie zu erreichen.
Realistic (Realistisch): Sie sollten bereit und in der Lage sein, auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten.
Timely (Terminiert): Erstellen Sie einen Zeitrahmen, in dem das Ziel erreicht werden soll.
Weitere Informationen über S.M.A.R.T.-Ziele und kostenlose S.M.A.R.T.-Zielvorlagen zum Herunterladen finden Sie in „The Essential Guide to Writing S.M.A.R.T. Goals“.
C.L.E.A.R.- Ziele: Eine neuere Methode zum Festlegen von Zielen, die das Umfeld der heutigen schnelllebigen Unternehmen berücksichtigt.
Collaborative (Kollaborativ): Das Ziel sollte die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ermutigen.
Limited (Begrenzt): Es sollte in Umfang und Zeit begrenzt sein, um es überschaubar zu halten.
Emotional: Ziele sollten die Leidenschaft der Mitarbeiter ansprechen und etwas sein, zu dem sie eine emotionale Verbindung aufbauen können. Die Qualität der Arbeit kann dadurch optimiert werden.
Appreciable (Erkennbar): Brechen Sie größere Ziele in kleinere Aufgaben herunter, die schnell erreicht werden können.
Refinable (Verfeinerbar): Seien Sie flexibel, wenn sich neue Situationen ergeben, und verfeinern Sie die Ziele nach Bedarf.
In dieser Phase wird der Umfang des Projekts definiert und ein Projektmanagementplan entwickelt. Nun werden die Kosten, die Qualität, die verfügbaren Ressourcen und ein realistischer Zeitplan ermittelt. Mit den Projektplänen werden auch Baselines oder Leistungsmessungen festgelegt. Sie werden anhand des Umfangs, des Zeitplans und der Kosten eines Projekts erstellt. Eine Baseline ist wichtig, um festzustellen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist.
Zu diesem Zeitpunkt sind die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert, so dass alle Beteiligten wissen, wofür sie verantwortlich sind. Ein PM erstellt in dieser Phase die folgenden Dokumente, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt:
- Umfangsangabe: Ein Dokument, das den geschäftlichen Bedarf, den Nutzen des Projekts, die Ziele, die Lieferungen und die wichtigsten Meilensteine klar definiert. Eine Umfangsangabe kann sich während des Projekts ändern, sollte aber nicht ohne die Zustimmung des Projektmanagers und des Sponsors erfolgen.
- Projektstrukturplan (PSP): Dies ist eine visuelle Darstellung, die den Umfang des Projekts in für das Team überschaubare Abschnitte unterteilt.
- Meilensteine: Identifizieren Sie allgemeine Ziele, die im Laufe des Projekts erreicht werden müssen, und nehmen Sie sie in das Gantt-Diagramm auf.
- Gantt-Diagramm: Eine visuelle Zeitachse, die Sie zur Planung von Aufgaben und zur Visualisierung Ihrer Projektzeitachse verwenden können.
- Kommunikationsplan: Er ist besonders dann wichtig, wenn externe Personen am Projekt beteiligt sind. Entwickeln Sie das richtige Messaging rund um das Projekt und erstellen Sie einen Zeitplan, wann die Kommunikation mit den Teammitgliedern auf der Basis von Lieferungen und Meilensteinen erfolgen soll.
- Risikomanagementplan: Identifizieren Sie alle vorhersehbaren Risiken. Zu den üblichen Risiken zählen unrealistische Zeit- und Kosteneinschätzungen, der Überprüfungszyklus des Kunden, Budgetkürzungen, sich ändernde Anforderungen und Fehlen zugesagter Ressourcen.
Tipp: Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, sollten Arbeitspakete einen Zeitraum von 10 Tagen nicht überschreiten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Input und die Sichtweise der Teammitglieder zu ihren spezifischen Aufgaben einholen.
Phase 3: Projektdurchführung
Während der Projektdurchführungsphase entwickelt und erledigt das Team die Leistungen. Diese Phase beginnt mit einem Kick-off-Meeting, ist gekennzeichnet durch die Einrichtung von Statusberichten und Aktualisierungen und geht im Laufe des Projekts in Leitung und Überwachung über.
Die Aufgaben in der Ausführungsphase:
- Team aufbauen
- Ressourcen zuweisen
- Projektmanagementpläne ausführen
- Beschaffungsmanagement bei Bedarf
- PM leitet und steuert die Projektdurchführung
- Tracking-Systeme einrichten
- Aufgabenzuweisungen werden ausgeführt
- Statusmeetings
- Projektzeitplanung aktualisieren
- Projektpläne nach Bedarf ändern
In der Projektüberwachungsphase sind die Anforderungen zwar anders, doch diese beiden Phasen treten oft gleichzeitig auf.
TIPP: Erwägen Sie den Einsatz einer Cloud-basierten Projektmanagement-Software, damit die Teammitglieder den Aufgabenstatus in Echtzeit aktualisieren können.
Phase 4: Projektleitung/-überwachung
Die Projektleistung und -überwachung stellt sicher, dass die Projektergebnisse mit dem Managementplan übereinstimmen. Die Projektmanager stellen anhand von wichtigen Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) fest, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Im Folgenden haben wir die gängigsten KPIs für das Leistungstracking erläutert:
- Projektziele: Die Messung, ob ein Projekt im Zeit- und Budgetrahmen liegt, ist ein Hinweis darauf, ob das Projekt die Ziele der Beteiligten erreichen wird.
- Qualität der Lieferungen: Dadurch wird festgestellt, ob bestimmte Aufgaben richtig ausgeführt wurden.
- Nachverfolgung von Arbeit und Kosten: PMs berücksichtigen den Aufwand und die Kosten der Ressourcen, um zu sehen, ob das Budget im Plan liegt. Diese Art der Verfolgung gibt Auskunft darüber, ob ein Projekt seinen Fertigstellungstermin auf Basis der aktuellen Performance einhalten wird.
- Projektperformance: Damit werden Änderungen im Projekt überwacht. Dabei wird berücksichtigt, wie viele und welche Probleme auftreten und wie schnell diese gelöst werden. Diese können durch unvorhergesehene Hürden und Umfangsänderungen entstehen.
Während dieser Zeit müssen die PMs möglicherweise Zeitpläne und Ressourcen anpassen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs ist.
Tipp: Überprüfen Sie den Geschäftsfall am Ende jeder Phase und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen am Projektplan vor.
Phase 5: Projektabschluss
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, muss das Team es formell schließen. Projektmanager führen in der Regel ein Post Mortem-Meeting durch, um Erfolge und Misserfolge zu bewerten. Der Projektabschluss hilft einem Team, Dinge zu identifizieren, die gut gelaufen sind, und Bereiche für Verbesserungen zu erkennen.
Nach Abschluss des Projekts haben PMs noch einige Aufgaben zu erledigen. Sie müssen eine Projekt-Punchlist mit Dingen erstellen, die während des Projekts nicht erledigt wurden, und sie gemeinsam mit den Teammitgliedern abschließen. Sie müssen abschließend das Projektbudget errechnen und einen Projektbericht erstellen. Schließlich müssen sie alle Projektdokumente und Lieferungen zusammenstellen und an einem zentralen Ort speichern.
TIPP: Mit einer Cloud-basierten Softwarelösung können alle Projektdokumente während der gesamten Projektlaufzeit an einem Ort gesammelt und gespeichert werden.
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