Top Excel-Vorlagen für Projektmanagement

Gantt-Diagramme gehören zu den beliebtesten Vorlagen unter Projektmanagern. Ein Gantt-Diagramm listet Aufgabennamen, Start- und Enddaten und Dauer auf und stellt diese grafisch in Form von horizontalen Balken auf einer Zeitachse dar. Sie können schnell visualisieren, in welcher Reihenfolge welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Ein Gantt Chart ist besonders bei komplexen Projekten mit zahlreichen Abhängigkeiten eine effektive Lösung.

‌ Vorlage für Excel Gantt-Diagramm herunterladen

Die interaktiven Funktionen der Gantt-Diagramme in Smartsheet ermöglichen Ihnen, Ihre Projekte auf einfache Weise zu visualisieren. Sie können Ihr Diagramm mit verschiedenen Farben und Symbolen für die Statusanzeige gestalten oder mit bedingter Formatierung bestimmte Aufgaben einzelner Mitarbeiter hervorheben. Wenn Sie den kritischen Pfad aktivieren, werden alle Aufgaben angezeigt, die das Abschlussdatum Ihres Projekts direkt beeinflussen. Sie können Ihr Gantt-Diagramm mit Mitarbeitern oder Kunden teilen und damit alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand halten.

 

Gantt-Diagramm in Smartsheet erstellen ‌

 

Bringen Sie alle Ihre Projektinformationen an einem zentralen Ort unter, dann wissen alle Beteiligten, wo sie wichtige Informationen finden. Mit der Vorlage für Projekt-Tracking können Sie Aufgaben, Status, Priorität, zu erbringende Leistungen, Fälligkeitstermine, Kosten, Stundenaufwand und mehr für Ihr gesamtes Projekt eintragen. Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, hilft Ihnen die Vorlage für Projekt-Tracking, alles übersichtlich und gut zu organisieren.

‌ Vorlage für Excel Projekt-Tracker herunterladen

Smartsheet macht es Ihrem Team leicht, in Echtzeit zusammenarbeiten und alle Beteiligten stets auf dem neusten Stand über den Projektfortschritt zu halten. In einem intuitiven, visuellen Layout können Sie Ihr Projekt aktualisieren, Aufgaben neu zuweisen, Daten ändern und mehr.

 

Tracken Sie Ihr Projekt in Smartsheet ‌

 

Eine agile Projektplanung basiert auf Funktionen. Bei der Planung wird abgeschätzt, wie lange die Implementierung jeder einzelnen Funktion in Anspruch nimmt, ohne jedoch über die Art der Umsetzung ins Detail zu gehen. Weil sich die Projektplanung auf Funktionen konzentriert, lassen sich ähnliche Funktionen als Sprints gruppieren.

Agile Projektplanung ist ständig im Wandel. Sobald die Planung steht, obliegt es dem Projektteam, diese zu pflegen und Status und Zeitachsen nach Bedarf zu aktualisieren.

In der Vorlage für diese Art der Zeitplanung, auch agile Zeitplanung genannt, können Sie Aufgaben, Verantwortliche, Start- und Enddaten und den Status eintragen. Die Dauer jeder Aufgabe wird automatisch berechnet. Die Vorlage umfasst auch ein Gantt-Diagramm (eine visuelle Darstellung Ihrer Projekt-Zeitplanung), die sich automatisch anpasst, wenn Sie Ihre eigenen Daten in die Tabelle eintragen.

‌ Excel-Vorlage für agile Projektplanung herunterladen

 

Smartsheet stellt Ihnen eine Vorlage für einfache agile Projekte zur Verfügung. Damit können Sie Sprints, Produktfunktionen und Aufgaben planen und verwalten und das integrierte Gantt-Diagramm verwenden, um Ihr Projekt visuell eingängig in Zeitachsen-Ansicht darzustellen. Ihre Mitarbeiter können die neusten Fortschritte eintragen, Leistungen tracken, Dokumente speichern und Alarme einrichten - alles in einem Blatt, das sich beliebig mit anderen teilen lässt.

 

Agile Projekte in Smartsheet verwalten ‌

 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt jederzeit im Budget bleibt, indem Sie Arbeitskosten, Fixkosten, Material und andere Kosten tracken. Eine Budget-Vorlage hilft Ihnen, Ihre Kosten genau zu kontrollieren und Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, ob Sie über oder unter dem Budget liegen. Diese Vorlage ist hilfreich für Projekte aller Arten und Größen.

‌ Excel-Vorlage für Projektbudget herunterladen

Tracken Sie Projektleistungen und Ihr Budget übersichtlich an einem zentralen Ort mit Smartsheet. Diese Projektvorlage umfasst eine Statuszusammenfassung, Raum für Budget- und Zeitplan-Abweichungen sowie ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten. Damit ist es leicht, geschätzte und Ist-Kosten für Arbeiten, Material und anderes zu vergleichen.

 

Projektbudget in Smartsheet verwalten ‌

 

Wenn bei einem Projekt viele Dinge in Bewegung sind, hilft Ihnen eine To-do-Liste, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Sie können Termine nach Tagen und Stunden verwalten und Ihre Prioritäten für die ganze Woche ansehen. Verwenden Sie die Vorlage für To-do-Listen, wenn Sie einzelne Aufgaben organisieren wollen.

‌ Excel-Vorlage für To-do-Liste herunterladen

 

Mit einer To-do-Liste in Smartsheet haben Sie projektübergreifend eine zentrale Übersicht über Ihre sämtlichen Verantwortlichkeiten. Sie können das Blatt mit Ihren Mitarbeitern teilen und damit ein hohes Maß an Transparenz erzeugen. Außerdem können Sie den Aufgabenstatus mit konfigurierbaren Symbolen tracken und Posten mit hoher Priorität markieren, damit keine Aufgaben übersehen werden.

 

Projektaufgaben in Smartsheet verwalten ‌

 

Eine Zeitachse hilft Ihnen, komplexe Informationen eingängig und übersichtlich zu visualisieren. Sie können dort Fortschritte nachverfolgen, potenzielle Verzögerungen identifizieren, die tatsächliche Zeitdauer einer Projektaufgabe im Auge behalten und vieles mehr. Zeitachsen sind für Projekte aller Größen eine große Hilfe, besonders wenn Sie externe Mitarbeiter oder Interessengruppen über den jeweils aktuellen Stand informieren müssen.

‌ Excel-Vorlage für Projekt-Zeitachse herunterladen

Smartsheet bietet eine Vorlage mit Zeitachse für die einfache Projektplanung mitsamt Aufgaben, Unteraufgaben und einer Gantt-Diagrammansicht. Ihre Mitarbeiter können leicht die neusten Fortschritte eintragen, Leistungen tracken und den aktuellen Stand jederzeit und von überall checken.

 

Projektzeitachse in Smartsheet verwalten ‌

 

Potenzielle Probleme werden beim Projektmanagement oftmals leicht übersehen. Aber wenn sie ungelöst bleiben, können diese Probleme Ihr gesamtes Projekt verzögern und die erbrachten Leistungen beeinträchtigen. Nutzen Sie für Ihr Projekt-Tracking daher eine Vorlage, mit der Sie Probleme schnell erkennen und den Verantwortlichen zuweisen, damit Probleme gleich nach ihrem Auftreten gelöst werden. Diese Vorlage bietet sich an, wenn Sie mittlere bis große Projekte mit vielen Änderungen verwalten.

‌ Excel-Vorlage für Problemverfolgung herunterladen

 

Tracken Sie Probleme und mit der einfachen Vorlage von Smartsheet für das Nachverfolgen von Problemen und Bugs. Probleme werden über ein konfigurierbares Formular von Servicemitarbeitern, Testpersonal und Kunden gemeldet und Sie haben an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle eingehenden Meldungen. Sie können die Antworten priorisieren und koordinieren, bis alle Tickets abgeschlossen sind.

 

Probleme mit Smartsheet tracken ‌

 

Mit einer Vorlage für die Zeiterfassung bekommen Sie schnell einen Überblick über die Zuweisung von Personalressourcen. So können das gesamte Projektteam und alle Beteiligten sehen, wie die einzelnen Personen zeitmäßig für das Projekt verpflichtet wurden. Sie können die Verfügbarkeit von Personalressourcen wöchentlich tracken und erkennen, wer noch Zeitkapazität frei hat und wer überbelastet ist. Eine Vorlage für Zeiterfassung, auch Timesheet genannt, ist ein effektives Instrument für große Projekte mit zahlreichen Personalressourcen.

‌ Excel-Vorlage für Zeiterfassung herunterladen

Mit der einfachen Smartsheet Vorlage für Projekte mit Ressourcemanagement verwalten Sie Ihre Ressourcen in Echtzeit. Sie können einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und unausgelastete oder überbelastete Ressourcen leicht identifizieren.

 

Projekt-Zeiterfassung in Smartsheet erstellen ‌

 

Projekte sind von Natur aus voller versteckter Risiken, z.B. falsch eingeschätzter Projektumfang oder nicht richtig erkannte Abhängigkeiten von Aufgaben untereinander. Der Erkennung dieser Risiken in einem frühen Stadium des Projekts kommt eine Schüsselrolle zu, bevor sie die Kosten und Deadlines beeinträchtigen. Der Projektrisiko Tracker führt alle potenziellen Risiken an einem Ort zusammen. Er hilft bei der Verwaltung von mittleren bis großen Projekten.

‌ Excel-Vorlage für Projektrisiko-Tracking herunterladen

 

 

Sich durch mehrere Dokumente hindurchzuarbeiten, um Berichte für Ihre Vorgesetzten zu erstellen, kann zeitaufwändig und frustrierend sein. Mit einem Projektmanagement-Dashboard lässt sich der aktuelle Stand Ihres Projektes rasch darstellen und Dritten der gewünschte Gesamtüberblick geben. Ein Projektmanagement-Dashboard bietet sich immer dann an, wenn Sie auf hoher Ebene den aktuellen Stand Ihres Projekts an andere Interessengruppen weitergeben möchten.

‌ Excel-Dashboard für Projektmanagement herunterladen

Sie können Ihr Dashboard für Projektmanagement auch in Smartsheet erstellen. Smartsheet Dashboards bieten Ihnen beispiellose Transparenz bei laufenden Arbeiten, indem sie Daten aus einzelnen Projektblättern zusammenführen. Sie können Ihr Smartsheet Dashboard intern mit anderen teilen oder es externen Mitarbeitern öffentlich zugänglich machen, um diesen eine klares Gesamtbild über die Projektmetriken und den Status zu geben.

Projektmanagement-Dashboards wandeln Ihre Projektinformationen in eingängige Grafiken um. Dieser visuell aufbereitete Bericht macht es Ihnen einfach, Kunden oder anderen Interessengruppen den Gesamtstand Ihres Projekts zu vermitteln, ohne Details mitzuliefern. Auf einem Dashboard können Sie auf einen Blick die Zeitachse Ihres Projekts, den Gesamtstatus der Aufgaben, das Budget und offenstehende Dinge mit anderen teilen.

 

So erstellt man ein Projektmanagement-Dashboard in Excel 

Excel Arbeitsblatt erstellen

Ein Projektmanagement-Dashboard besteht hauptsächlich aus Diagrammen. Trotzdem müssen die kompletten dahinterliegenden Daten in einem Excel Arbeitsblatt eingegeben werden. Um ein Dashboard zu erstellen, müssen Sie in einer Excel Arbeitsmappe zwei verschiedene Tabellenblätter anlegen: ein Tabellenblatt für die Diagramme und ein zweites Tabellenblatt für alle Daten, auf deren Grundlage die Diagramme erstellt werden. Auf diese Weise enthält Ihr Dashboard dann keine Zahlen, sondern nur attraktive Charts.  

1. Um das Blatt umzubenennen, unten im Blatt auf Tabelle1 doppelklicken. Wir empfehlen, den Namen in Dashboard Projektmanagement umzubenennen.
2. Dann auf das Plus-Zeichen rechts daneben klicken, um ein zweites Tabellenblatt hinzuzufügen.
3. Auf Tabelle2 doppelklicken und in Notizen umbenennen.
    

 

Projektdaten eintragen

Als nächstes tragen Sie im Tabellenblatt alle Ihre Daten (als numerische Werte) ein. Auf dieser Grundlage werden die Diagramme erstellt, die Sie anschließend in das Tabellenblatt mit dem Namen Dashboard Projektmanagement verschieben. 

Liste mit Projektaufgaben und Gantt-Diagramm erstellen

1. Im Tabellenblatt Notizen eine Tabelle mit den Aufgaben erstellen. Überschriften für Aufgaben, Zugewiesen zu, Start, Ende, Dauer und Status eingeben. 
2. Dann in der Tabelle Ihre Projektinformationen eintragen. Die Aufgaben Ihres Projektes auflisten und außerdem, wem welche Aufgabe zugewiesen wird, an welchem Tag sie beginnt und endet, wie lange die Aufgabe dauert sowie den Status (hier wurden Abgeschlossen, Überfällig, In Arbeit und Nicht begonnen verwendet).
    

 

 

3. Auf Grundlage dieser Informationen ein Gantt-Diagramm erstellen. Hier klicken für eine schrittweise Anleitung, wie man ein Gantt-Diagramm in Excel erstellt.
4. Nachdem Sie das Gantt-Diagramm erstellt haben, auf das Diagramm rechtsklicken und Ausschneiden auswählen. Zum Tabellenblatt des Projekt-Dashboards wechseln, rechtsklicken und Einfügen auswählen. Es ist auch möglich, Teile des Aufgabennamens zu kopieren und einzufügen, wenn Sie diese ebenfalls auf dem Dashboard zeigen möchten.

Anmerkung: In der Aufgabenliste gibt es auch eine Spalte Priorität, in der die Wichtigkeit mit Sternsymbolen angezeigt wird. Um Symbole hinzuzufügen, auf eine Zelle klicken und auf Einfügen, dann auf Symbole ganz rechts klicken. 
 

 

Hinzufügen von Grafiken für Aufgabenstatus, Projektbudget und unerledigte Dinge

Überlegen Sie sich als nächstes, welche anderen Informationen Sie ins Dashboard Projektmanagement aufnehmen möchten. Unser Beispiel zeigt ein Diagramm mit dem Gesamtstatus der Aufgaben, dem Budget und den unerledigten Aufgaben.  

1. Erstellen Sie im Tabellenblatt Notizen eine Mini-Tabelle für jeden Datensatz, den Sie grafisch darstellen möchten. In diesem Beispiel zeigen wir, wie viele Aufgaben erledigt, Überfällig, In Arbeit oder Nicht begonnen sind. Diese Status-Phasen stehen in der linken Spalte und in der Spalte daneben ist der Prozentsatz der Projekte angegeben, die sich in dieser Phase befinden. Im Budgetdiagramm haben wir geplante und Ist-Kosten gegenübergestellt.  
    

 

 

2. Nach dem Hinzufügen der gewünschten Daten die Tabelle auswählen und zum Tabellenblatt Einfügen wechseln. Aus den Diagrammen das gewünschte Diagramm auswählen (Tortendiagramm, Balkendiagramm, Punkt- und Liniendiagramme etc.).
    

 

 

3. Vorgang mit den anderen Datensätzen wiederholen. 
4. Nach dem Erstellen der Diagramme für jeden Datensatz die Diagramme ausschneiden und ins Dashboard Projektmanagement kopieren.
    

 

Projektmanagement-Dashboard individuell gestalten 

1. Um die Hintergrundfarbe der Aufgabenliste zu ändern, auf eine Zelle in der Registerkarte Start klicken, unter Schriftarten den Farbeimer anklicken und die gewünschte Farbe auswählen. 
2. Um die Farben Ihres Gantt-Diagramms zu ändern, auf einen Aufgabenbalken doppelklicken und auf Datenreihen formatieren klicken. Auf das Farbeimersymbol klicken, dann auf Farbeimer Ausfüllen klicken und nochmals unten auf das Farbeimersymbol klicken, um die gewünschte Farbe auszuwählen.
3. Um die Hintergrundfarbe der Grafiken zu ändern, auf die ganze Grafik oder auf einen Auschnitt doppelklicken. Der Kasten Datenpunkt formatieren erscheint jetzt an der Seite. Auf das Farbeimersybmol klicken, dann auf Ausfüllen und schließlich nochmals unten auf das Farbeimersymbol klicken, um die gewünschte Farbe auszuwählen.
    

 

Smartsheet ist eine Plattform für Arbeitsmanagement, welche die Arbeitsweise von Teams, Führungskräften und Unternehmen grundlegend verändert. Mehr als 70.000 Firmen und Millionen von Nutzern verlassen sich auf Smartsheet, um Arbeiten zu planen, tracken und automatisieren und fürs Reporting zu verwenden.

Bei den konfigurierbaren, auf Widgets basierenden Dashboards in Smartsheet können Sie die wichtigsten Informationen für Ihr Unternehmen hervorheben, ohne dass Sie dabei technischen Support hinzuziehen müssen. Sie sehen auf einen Blick den aktuellen Stand von Projekten, erhalten Einblick und beschleunigen das Innovationstempo Ihres Teams - und das alles auf einer Plattform.
 

 

Demo für Smartsheet Dashboards anfordern

 

Eine Projektmanagement-Vorlage ist ein effektives Tool für Projekte aller Art, ob groß oder klein, einfach oder komplex. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass Vorlagen für Projektmanagement nur für große, ausgefeilte Projekte geeignet sind. Das stimmt nicht – eine Vorlage kann auch bei kleinen Projekten äußerst hilfreich sein. Auch wenn es um kleine Leistungen geht, die nicht viel Zeit beanspruchen, muss man trotzdem abschätzen, wie lange jede Aufgabe dauert, welche Ressourcen sie erfordert und wer die Aufgaben übernehmen soll.

Eine Projektmanagement-Vorlage ist in jeder Phase eines Projekts hilfreich, ganz gleich, wie groß das Projekt ist. Vorlagen helfen Ihnen, alle wichtigen Projektinformationen an einem Ort zu sammeln und an Ihre Teammitglieder weiterzugeben. Ein weiterer Vorteil von Vorlagen: sie können immer wieder für neue Projekte verwendet werden, was Ihre Arbeit effizienter macht.  

Smartsheet ist ein Tool für Arbeitsmanagement, das von Tabellenblättern inspiriert wurde, jedoch zusätzlich umfangreiche und solide Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation bietet. Mit einer großen Bandbreite von smarten Ansichten - Tabellenblattansicht, Kalenderansicht, Gantt-Diagramm und Kartenansicht - lässt sich Smartsheet so einrichten, wie es Ihnen am besten passt. Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, eine Vorlage für Projektmanagement zu verwenden. Testen Sie Smartsheet 30 Tage lang kostenlos.

 

Projekte in Smartsheet verwalten

 

Wie wäre es mit weiteren Tipps für Projektmanagement und Best Practices? Auf unseren Infoseiten für Projektmanagement finden Sie aktuelle Artikel, Vorlagen, Videos und mehr.

Wenn Sie als Unternehmen oder Abteilung Hunderte von Projekten verwalten, hilft Ihnen die erstklassige Lösung von Smartsheet für Projekt-Portfolios, Ihre Arbeitsleistung zu steigern, Echtzeit-Transparenz zu schaffen und Projektrisiken zu reduzieren.

Mit der Lösung von Smartsheet für Projekt-Portfolios können Sie:

• Zeit sparen durch automatisches Einrichten neuer Projekte
• Projektleistungen mit Ihren Unternehmenszielen verbinden
• die Befolgung einheitlicher Projektrichtlinien durchsetzen
• Echtzeit-Einblicke in die Performance des Projekt-Portfolios bekommen
• tiefgreifende Analysen des Projekt-Portfolios mit Microsoft Power BI vornehmen

Die Projektportfolio-Lösung von Smartsheet erleichtert Projektmanagern die Arbeit, denn sie gibt ihnen einen Standardsatz von Blättern, Berichten und Dashboards für neue Projekte an die Hand. Bei jedem neuen Projekt werden die Standardeinstellungen für Freigaben, welche die PMO-Leitung festgelegt hat, automatisch übernommen, was projektübergreifende Transparenz im gesamten Portfolio sicherstellt. Und schließlich zieht die Lösung automatisch die Projekt-Metadaten in eine umfassende Datensammlung, auf die Sie über die Smartsheet Dashboards zugreifen können, was Ihnen Reporting auf Portfolio-Ebene ermöglicht.

 

Kontaktieren Sie Smartsheet, um mehr zu erfahren