Was sind Projektziele?
Das Projektziel ist eine Erklärung über die zu erwartenden Ergebnisse eines Projekts. Projektziele enthalten Vorgaben, d. h. Maßnahmen, an denen der Erfolg des Ziels gemessen wird. Sie sind unerlässlich, da sie Verbesserungen fördern und den Fortschritt steuern.
Wenn Führungskräfte und Stakeholder*innen gemeinsam beschließen, einen Teil einer Organisation zu verbessern, legen sie ein Projektziel fest. Ziele können vom Leitbild des Unternehmens inspiriert sein, sind aber häufig spezifischer, beispielsweise die Verbesserung eines Buchhaltungs-Workflows oder Optimierung der Leistung von Mitarbeitenden. Projektziele bilden oft die Grundlage für andere Elemente eines Projekts, z. B. die Projektbeschreibungen.
Wenn sich ein Unternehmen ein Ziel setzt, legen Manager*innen Vorgaben fest. Darin festgelegte Zahlen und Prozentsätze dienen der Quantifizierung und Nachverfolgung dieser Vorgaben. Vorgaben helfen einem Projekt, auf Kurs zu bleiben. Teilen Sie alle Vorgaben und Zeitpläne mit Stakeholder*innen und Teammitgliedern, damit alle gut informiert sind und am selben Strang ziehen.
Der Unterschied zwischen Projektzielen und Projektvorgaben
Ein Projektziel erklärt, was mit einem Projekt erreicht werden soll. Eine Projektvorgabe ist eine bestimmte, messbare Maßnahme zur Unterstützung des Ziels. Vorgaben bilden eine Checkliste für die fortlaufende Organisation des Projekts. Damit das Projekt fristgemäß umgesetzt wird, müssen Sie Fristen für alle Vorgaben festlegen.
Die Steigerung des Umsatzes ist ein Beispiel für ein Projektziel. Um dieses Ziel zu erreichen, werden folgende Vorgaben festgelegt: die Anzahl der Wiederholungskäufe im ersten Quartal sollen um 10 Prozent erhöht werden und die Mitglieder des Vertriebsteams sollten zwei Stunden pro Woche damit verbringen, neue Leads zu finden.
Erfahren Sie, wie Sie funktionale Projektvorgaben für Ihre Ziele formulieren.
Vielleicht sind Sie im Zusammenhang mit Projektzielen bereits auf den Begriff Geschäftsvorgabe gestoßen. Geschäftsvorgaben unterscheiden sich von Projektvorgaben, da sie Teil eines übergeordneten Ziels für das gesamte Unternehmen sind. Geschäftsvorgaben gelten für alle Geschäftsvorgänge, Projektziele hingegen nur für ein bestimmtes Projekt. Ein Beispiel für eine gemeinsame Geschäftsvorgabe ist die Einführung eines neuen Produkts oder Services. Diese Geschäftsvorgabe wirkt sich auf alle Unternehmensbereiche aus – von der Entwicklung über die Produktion, den Vertrieb und die Buchhaltung bis hin zu Schulungen und mehr.
Warum Projektziele wichtig sind:
Projektziele helfen dabei, Schwung aufzunehmen und Teams zu motivieren. Sie dienen zur Verbesserung des gesamten Unternehmens und tragen dazu bei, die Richtung für das Wachstum vorzugeben.
Brett Harned ist Projektmanagementberater und Coach mit über 20 Jahren Erfahrung und Autor des Buches Project Management for Humans: Helping People Get Things Done. Er sagt: „Ziele sind hilfreich bei der Fokussierung (oder Refokussierung) von Teams und Stakeholder*innen, beispielsweise wenn es um Scope Creep, Unentschlossenheit oder abschweifenden Diskussionen in Meetings geht.“
Warum Projektziele wichtig sind:
- Übereinstimmung mit Unternehmenszielen: Wenn Teammitglieder und Stakeholder*innen auf das gleiche Ergebnis hinarbeiten, werden Einigkeit und Zielbewusstsein im Unternehmen geschaffen.
- Aufbau von Schwung: Das Erreichen von Projektzielen führt zu einem Gefühl des Erfolgs und der Begeisterung, das auf das nächste Projekt übertragen wird.
- Schaffung eines klaren Fokus: Projektziele mit klar definiertem Fokus minimieren Ablenkungen und sorgen dafür, dass Sie das Beste aus der Zeit und den Ressourcen Ihres Unternehmens herausholen.
- Verbesserung der Kundenerfahrung: Positive Erfahrungen stärken die Loyalität von Kund*innen. Dementsprechend sind sie eher bereit, Ihre Produkte oder Services weiterzuempfehlen.
- Motivation von Teammitgliedern: Mitarbeitende arbeiten auf etwas hin, was dem Unternehmen zugutekommt. Hierbei erkennen sie oft den Wert ihrer Position, was sie dazu motiviert, ihr Bestes zu geben.
- Förderung der Verantwortlichkeit: Die Arbeitslast für das Projektziel wird auf die Teammitglieder verteilt. Jede*r weiß genau, wo die eigene Verantwortung liegt.
So legen Sie Projektziele fest
Zur Festlegung von Projektzielen müssen Sie herausfinden, was in Ihrem Unternehmen geändert oder verbessert werden sollte. Besprechen Sie das Ziel mit Teammitgliedern und holen Sie die Meinung von Stakeholder*innen ein. Ermitteln Sie dann, welche Ressourcen und welches Budget Sie zum Erreichen des Ziels benötigen.
- Eine kollektive Absicht identifizieren
Entscheiden Sie, was in Ihrem Unternehmen verbessert oder geändert werden muss. Feedback von Mitarbeitenden sowie internen und externen Kund*innen hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welche Bereiche Aufmerksamkeit benötigen. Die Intention hinter dem Projektziel sollte klar definiert sein. Beziehen Sie Führungskräfte und Stakeholder*innen ein. So können Sie genau festlegen, was mit dem Ziel erreicht werden soll. - Für den Erfolg planen
Kalkulieren Sie bereits im Voraus, was Sie für das gesamte Projekt benötigen werden. Sichern Sie sich die notwendigen Ressourcen schon vor dem Start des Projekts. Legen Sie fest, wie viele Mitarbeitenden Sie ungefähr für das Projekt benötigen werden. Wenn Sie Ausrüstung, Software oder Materialien benötigen, sollten Sie diese beschaffen. Berechnen Sie die Kosten hierfür. Sie benötigen diese Daten für die Erstellung eines Budgets. - Ein Budget festlegen
Das Budget sollte auf den benötigten Ressourcen und dem Zeitplan basieren. Ein Projekt, das sich in einem Monat mit drei Mitarbeitenden abschließen lässt, hat ein anderes Budget als ein Projekt, für das sechs Monate und zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Budget benötigen, laden Sie eine kostenlose Budgetvorlage herunter. - Kommunizieren
Teilen Sie vor Projektbeginn einen Überblick und das gewünschte Ergebnis mit Teammitgliedern und Stakeholder*innen – auch wenn diese nicht direkt daran beteiligt sind. Indem Sie alle Beteiligten an Bord holen, vermeiden Sie Verwirrung oder Fehlinformationen hinsichtlich des Projektziels. - Organisiert bleiben
Planen Sie regelmäßige Meetings mit allen am Projektziel beteiligten Stakeholder*innen. So schaffen Sie eine Routine für das Teilen von Fortschritten, die Abstimmung der Teammitglieder und den Umgang mit Herausforderungen.
So formulieren Sie Projektziele
Das Verfassen von Projektzielen hilft beim Organisieren Ihrer gesammelten Informationen. Ein Projektzieldokument enthält einen Zeitplan, die Stakeholder*innen und die Vorgaben.
Dokumentieren Sie Ihr Projektziel, indem Sie diesen Schritten folgen:
- Das Projektziel aufschreiben
Nach den Gesprächen mit den Teammitgliedern und Stakeholder*innen sollten Sie eine klare Beschreibung Ihres Projektziel haben. Schreiben Sie als Erstes dieses Ziel auf. Die Festlegung des Projektziels ist auch der erste Schritt für einen Projektentwurf. - Einen Zeitplan für das Projektziel festlegen
Fügen Sie dem Dokument ein Start- und Enddatum für das Projektziel hinzu. Berücksichtigen Sie hierbei den Umfang des Projekts sowie die Ressourcen, das Budget und die Zeitpläne für jede Vorgabe. Das Startdatum sollte der Tag sein, an dem Sie das Projektziel formulieren. Das Enddatum ist der Tag, an dem die letzte Vorgabe abgeschlossen wird. - Vorgaben für das Projektziel festlegen
Definieren Sie Meilensteine basierend auf dem Projektumfang. Gehen Sie beim Verfassen der Projektvorgaben ins Detail. Jede Vorgabe auf dem Weg zum endgültigen Ziel benötigt eine eigene Frist. Durch das Einrichten von Erinnerungen stellen Sie sicher, dass die Vorgaben fristgerecht erreicht werden.
Verfassen Sie die Vorgaben mithilfe des SMART-Frameworks. Damit bleibt jedes Ziel spezifisch, messbar, ausführbar, relevant und terminiert.
Eine Vorlage für Projektziele herunterladen
Vorlage für Projektziele und -vorgaben
Excel
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Microsoft Word
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Adobe PDF
Das Verfassen von Projektzielen muss nicht schwer sein. Eine kostenlose Vorlage für Projektziele hilft bei der Formatierung. Geben Sie das Ziel oben in der Vorlage ein. Fügen Sie dann die Vorgaben zum Erreichen des Ziels hinzu. Füllen Sie den SMART-Abschnitt für jede Vorgabe aus. Hiermit legen Sie genau fest, wann das Ziel erreicht und wie der Erfolg gemessen wird.
Sie möchten sich auf etwas anderes konzentrieren? Diese Vorlagen für die Zielsetzung sind in verschiedensten Formaten verfügbar.
32 Beispiele für Projektziele
Beispiele für Projektziele helfen Ihnen beim Sammeln von Ideen, was an Ihrem Unternehmen verbessert werden sollte. Diese Liste spezifischer Projektziele ist in die Kategorien „Mitarbeitende“, „Kund*innen“, „Betrieb“ und „Technologie“ eingeteilt.
Beispiele für mitarbeiterorientierte Projektziele
- Engagement von Mitarbeitenden steigern
- Kommunikation mit Mitarbeitenden verbessern
- Sicherheit der Mitarbeitenden erhöhen
- Work-Life-Balance von Mitarbeitenden verbessern
- Zusammenarbeit im Team stärken
- Hochwertige Schulungen für neue Mitarbeitende ermöglichen
- Überstunden von Mitarbeitenden abbauen
- Wohlbefinden von Mitarbeitenden fördern
- Lernmöglichkeiten für Mitarbeitende erweitern
- Mitarbeiterfluktuation reduzieren
Beispiele für kundenorientierte Projektziele
- Kundenzufriedenheit erhöhen
- Einkäufe der Kund*innen erhöhen
- Anrufe beim Kundendienst reduzieren
- Reaktionszeit bei Kundenanfragen verbessern
- Engagement von Kund*innen in den sozialen Medien steigern
- Telefonische oder persönliche Wartezeiten für Kund*innen verkürzen
- Neue Marketingmaterialien zur Gewinnung neuer Kund*innen entwickeln
Beispiele für operative Projektziele
- Mehr Verkaufserlöse generieren
- Einen Prozess oder Workflow verbessern
- Die Zahlung aus Ansprüchen und/oder von Kund*innen beschleunigen
- Den CO₂-Fußabdruck reduzieren
- Produkte oder Services pünktlich ausliefern
- Betriebskosten senken
- Engagement von Stakeholder*innen verbessern
- Lieferkosten senken
- Anzahl der Vertriebs-Leads erhöhen
Beispiele für technologieorientierte Projektziele
- Ein System verbessern (z. B. ein Abrechnungssystem)
- Ein Bürosystem verbessern (z. B. eine Telefonanlage oder ein Inhaltsmanagement-System)
- Benutzerfreundlichkeit der Unternehmenswebsite verbessern
- Neue Software zur Verbesserung der Produktivität einführen (z. B. eine Zeitplanungs-App)
- Datensicherheit stärken
- Systeme für den Wissensaustausch verbessern
Best Practices für die Projektzielsetzung
Realistische Fristen sind ein wichtiger Aspekt bei der Festlegung von Projektzielen. Als Best Practice empfiehlt es sich, durch Einhalten der Projektvorgaben sicherzustellen, dass Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren.
Hier sind einige zusätzliche Best Practices, die Sie bei der Festlegung eines Projektziels befolgen sollten:
- Folgen Sie den Projektvorgaben: Wenn Sie die Projektvorgaben erfüllen, erreichen Sie Ihr Ziel. Weichen Sie nicht vom Plan ab.
- Halten Sie die Kommunikationswege offen: Veranstalten Sie Check-in-Meetings. Lassen Sie das Team, das an den Vorgaben arbeitet, wissen, dass sie jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen. Dasselbe gilt für die Stakeholder*innen, die bei der Festlegung des Ziels geholfen haben. Erstellen Sie außerdem Fortschrittsberichte.
- Verlieren Sie die Projektziele nicht aus den Augen: Die Projektziele dürfen nicht auf der Strecke bleiben. Harned sagt: „Behalten Sie die Projektziele immer im Auge und sorgen Sie dafür, dass sich alle Beteiligten von Anfang an über die Ziele im Klaren sind. Sprechen Sie die Ziele an, wenn es sich anbietet – in Meetings, bei Präsentationen oder sogar, wenn Sie verschiedene Optionen abwägen.“
- Halten Sie die Vorgabenfristen ein: Die Vorgabenfristen existieren nicht ohne Grund. Sie sollen Ihnen beim Erreichen des Ziels helfen. Mit regelmäßigen Meetings und fortlaufender Kommunikation stellen Sie sicher, dass alle Hindernisse rechtzeitig aus dem Weg geräumt werden.
- Setzen Sie realistische Fristen: Der Input von Führungskräften und Stakeholder*innen ist wichtig für das Festlegen der Zeitpläne für die Vorgaben. Sie müssen aber auch mit den Teammitgliedern sprechen, die für die Einhaltung der Vorgabenfristen verantwortlich sind.
5 häufige Fehler bei der Projektzielsetzung, die Sie vermeiden sollten
Das Festlegen von Projektzielen geht möglicherweise schief, wenn die falschen Personen einbezogen oder das falsche Budget festgelegt wird. Probleme treten auch dann auf, wenn Sie sich eine Vorgabe als Ziel setzen. Unerreichbare Ziele sind zum Scheitern verurteilt.
- Eine Vorgabe als Ziel festlegen
Wenn Ihr Projektziel zu spezifisch ist, wird es zu einer kurzfristigen Lösung für ein größeres Problem. Nehmen Sie die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten für Mitarbeitende als Beispiel: Bei genauerem Hinsehen stellen Sie fest, dass es sich hierbei um eine Vorgabe handeln sollte. Das Ziel ist die Verbesserung der Work-Life-Balance. Flexible Arbeitszeiten sind ein kleiner Teil des großen Ganzen. Zu einem späteren Zeitpunkt treten möglicherweise andere Probleme mit der Work-Life-Balance auf, die mit dem richtigen Ziel bereits gelöst wären.
- Margaret Love ist PMP und Projektmanagementberaterin mit 40 Jahren Erfahrung. Sie erklärt, was schiefgehen kann: „Ich habe Projekte gesehen, bei denen die Ziele und Vorgaben zu detailliert waren. Manche Informationen hätten in anderen Dokumenten untersucht werden müssen, wurden aber stattdessen ohne gründliche Analyse in die Ziele und Vorgaben gepackt. Meiner Meinung nach sollten Ziele und Vorgaben so allgemein formuliert sein, dass die Geschäftsleitung leicht erkennen kann, ob sie erreicht wurden oder nicht.“
- Unerreichbare Ziele setzen
Unerreichbare Ziele haben eine demotivierende Wirkung auf Teammitglieder. Sie machen es schwer, den Schwung aufrecht zu erhalten, und führen zu einem Mangel an Vertrauen und Motivation für zukünftige Zielsetzungsinitiativen.
Nehmen wir an, Sie haben sich das Ziel gesetzt, in zwei Tagen ein neues Telefonsystem für Ihr Kundenserviceteam einzurichten: Das Telefonsystem bringt viele Vorteile mit sich. Doch der knappe Zeitrahmen führt höchstwahrscheinlich zu Stress und Frustration. Das Team benötigt Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen. Achten Sie beim Festlegen eines Ziels immer auf den Umfang und den Zeitplan des Projekts. - Die richtigen Leute nicht einbeziehen
Wenn Sie wichtige Stakeholder*innen außer Betracht lassen, ist das dem Erfolg Ihres Ziels abträglich. Wenn Sie ein Projektziel zur Senkung der Lieferkosten setzen, dann müssen Sie die Stakeholder*innen und Führungskräfte, die mit Verbrauchsmaterialien arbeiten, in das Projekt einbeziehen. - Keine regelmäßigen Meetings planen
Planen Sie Meetings für den gesamten Zeitrahmen Ihres Projekts, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten. Selbst mit kurzen Meetings lassen sich Hindernisse schnell aus dem Weg räumen.
Patti Armanini arbeitet seit über 40 Jahren im Bereich Qualitätssicherung. Sie erklärt: „Ohne regelmäßige Überprüfungen wird möglicherweise am Ende des Projektzeitplans das Ziel verfehlt.“ - Nicht im Rahmen des Budgets bleiben
Wenn die Ausgaben über das Projektbudget hinausgehen, fehlen diese Mittel bei zukünftigen Projekten. Abweichungen von der Finanzplanung verursachen Stress und beeinträchtigen die Moral.
Mit Smartsheet den Fortschritt von Projektzielen nachverfolgen
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