Was ist Projektumfang?
Laut dem Text A Guide to the Project Management Book of Knowledge (PMBOK® Guide), der vom Project Management Institute (PMI) erstellt wurde, „ist der Projektumfang die Arbeit, die erforderlich ist, um die Leistungen eines Projekts zu erbringen.” Projektumfang ist im Wesentlichen die Phase der Projektplanung, in der Sie die Ziele, Leistungen, Budgets und Termine des Projekts identifizieren. Beachten Sie, dass der Projektumfang nicht mit dem Produktumfang verwechselt werden darf. Der Produktumfang ist zwar ähnlich, aber der Produktumfang definiert die notwendigen Leistungen und Einschränkungen eines Produkts und nicht eines Projekts.
Zwar können sich sowohl die Projekt- als auch die Produktanforderungen im Laufe der Zeit ändern, das Ziel besteht jedoch darin, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, d.h. eine ungeplante oder unkontrollierte Aufblähung der Erwartungen. Wenn die Umfangsausweitung unkontrolliert bleibt, kann es zu Kostenüberschreitungen, Verzögerungen und weniger Qualität kommen. Es kann auch zu einem Verlust von Vertrauen, einem angeschlagenen Ruf oder Projektversagen führen. Es gibt zwar viele Möglichkeiten, um Umfangsausweitung zu mindern, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Projekt oder Ihren Produktumfang zu definieren, kann es ein langer Weg sein, um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Ressourcen, Zeitplanung und Budget verfügen, um Ihr Projekt wie geplant abzuschließen.
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Wie definieren Sie den Umfang eines Projekts?
Die Definition des Projektumfangs bedeutet, den Zweck und die Leistungen Ihres Projekts sowie die Ressourcen zu identifizieren, die Sie für die Durchführung Ihrer Aufgabe(n) benötigen). Bei der Definition des Projektumfangs bestimmen Sie auch, was außerhalb des Umfangs liegt – das heißt, wofür Ihr Projekt nicht verantwortlich ist. Dazu müssen Sie möglicherweise mit Teammitgliedern, Management oder externen Stakeholdern zusammenarbeiten, aber das Ziel der Definition des Projektumfangs besteht darin, die Erwartungen zwischen allen Beteiligten zu erfüllen. Seien Sie also gründlich in Ihren Einschätzungen und nehmen Sie so lange in Anspruch, wie Sie brauchen, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite sind.
Bei der Definition des Projektumfangs bestimmen Sie unter anderem Projektziele, Leistungen, Einschränkungen, Annahmen, Ausschlüsse, Zeitplan und Budget.
PMI umreißt sechs Phasen der Definition des Umfangs und Sie können mit der Formel die oben genannten Kriterien für sich selbst bestimmen. Sie werden diese Elemente dann formell in einer Projekt-Umfangsbeschreibung dokumentieren (im nächsten Abschnitt detailliert).
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Planungsumfang: In dieser Phase entscheiden Sie, wie der Umfang definiert, überwacht und gesteuert wird. Darüber hinaus definieren Sie die Prozesse des Umfangsmanagements: Wie die Erwartungen der Beteiligten gehandhabt, Meinungsverschiedenheiten gelöst und Anforderungen priorisiert werden. Dieser erste Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er die Bühne und Integrität Ihres gesamten Projektbetriebs festlegt.
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Kontrolle des Umfangs: In dieser laufenden Phase verwalten Sie die Erwartungen der Beteiligten. Im Allgemeinen sollten Sie zu Gunsten des Kunden handeln, aber Sie müssen realistisch und verantwortlich sein, wenn Sie Änderungen vom Kunden annehmen. Sie müssen fortlaufend zusätzliche Anforderungen bewerten und festlegen, wie sie sich mit dem Basisumfang zusammenfinden und entscheiden, ob Änderungen akzeptiert werden sollen oder nicht. Letztendlich ist es das Ziel dieser Phase, unnötige Umfangsausweitung zu verhindern.
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Anforderungserfassung: Dies ist der Kern Ihres Projektumfangs. In dieser Phase legen Sie die Anforderung des Projekts fest (alle Voraussetzungen oder Funktionen, die erfüllt sein müssen oder über die Ihre Leistungen verfügen müssen). Zu diesem Zeitpunkt definieren Sie auch Projektstrategie und -arbeiten, um Projektziele, Einschränkungen, Aufgaben/Unteraufgaben, Phasen/Unterphasen, Annahmen, Ausschlüsse, Meilensteine, bekannte Risiken, Rechtfertigung, Kostenschätzung, Tools und Technologie zu verstehen, die für die Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind. Darüber hinaus weisen Sie einen Projektsponsor zu, identifizieren Beteiligte und definieren Akzeptanzkriterien.
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Definition des Umfangs: Nachdem Sie jetzt alle Anforderungen gesammelt haben, können Sie Ihren vorgeschlagenen Projektumfang formell festlegen – einschließlich des Nicht-Umfangs. In dieser Phase schreiben Sie die Umfangsbeschreibung (im nächsten Abschnitt detailliert definiert): Listen Sie Ihre Projektleistungen, Einschränkungen, Annahmen, Ausschlüsse, Budget, Zeitplan, Genehmigungsanforderungen usw. auf. Es ist auch sinnvoll, Alternativen zu Budget und/oder Zeitplan aufzunehmen, wenn vorgeschlagene Benchmarks nicht erfüllt werden können.
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Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP): Ein Projektstrukturplan dekonstruiert den breiten Projektumfang in eine hierarchische Struktur der kleinsten diskreten Handlungselemente (sogenannte Arbeitspakete). Dies ist sowohl ein entscheidender Schritt als auch ein Leistungserbringen, das Ihrem Team hilft, die zu erledigenden konkreten Arbeiten zu verstehen und die Arbeitspakete an geeignete Parteien zu delegieren.
Mit dieser PSP-Vorlage für Microsoft Excel können Sie Ihre Arbeitspakete sowohl im Umriss als auch im Diagramm anzeigen. Die visuelle Darstellung macht es den Beteiligten leicht zu sehen, wie Arbeitspakete organisiert sind und wie sie miteinander in Beziehung stehen, und Sie können die Felder an Ihre Bedürfnisse anpassen.
PSP-Gliederung und Strukturvorlage herunterladen
Weitere Projektstrukturplan-Vorlagen finden Sie hier.
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Gültigkeitsbereich validieren: In dieser Phase (auch Umfangsverifizierung genannt) melden sich externe Beteiligte (Kunden) formell für Leistungen an. Denken Sie daran, dass Sie immer noch die Kontrolle über Ihre Ausgabe haben, also akzeptieren Sie Änderungen, die der Kunde vorschlägt, nicht blind.
In den folgenden Abschnitten beschreiben wir die Phasen der Definition des Projektumfangs im Detail und zeigen, wie diese Informationen formell in einer Projekt-Umfangsbeschreibung dokumentiert werden.
Was ist eine Projekt-Umfangsbeschreibung?
Eine Projekt-Umfangsbeschreibung ist ein Dokument, das Ihren Projektumfang umreißt. Es dient als formale Aufzeichnung der vorgeschlagenen Leistungen, Zeitplan, Kosten, Ressourcen usw., damit alle Beteiligten ihre Erwartungen aufeinander abstimmen.
Projekt-Umfangsbeschreibungen sind ähnlich, aber nicht identisch mit den folgenden Projektplanungsdokumenten. Im Folgenden stellen wir Ihnen einen Kontext für jede Art von Dokument zur Verfügung und enthalten kostenlose, herunterladbare Vorlagen, die Ihnen beim Einstieg in Ihre Projektplanung helfen.
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Projektmanagementplan (PMP): Dieses Dokument wird wahrscheinlich einige Überschneidungen mit einer Leistungsumfangsbeschreibung aufweisen, aber ein PMP konzentriert sich mehr auf Projektziele und die Gesamtausführung. Im Gegensatz dazu definiert eine Umfangsbeschreibung die spezifischen Grenzen und Anforderungen eines Projekts.
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Projekt-Charta: Eine Projekt-Charta umreißt die Ziele und Absichten eines Projekts, oft in Bezug auf allgemeine Geschäftsentscheidungen. Teams konsultieren die Projekt-Charta während der Produktion, um sicherzustellen, dass die Geschäftsentscheidungen mit der ursprünglichen Absicht des Projekts im Einklang stehen. Mit dieser Vorlage für Projekt-Charta können Sie Excel den Projektzweck, Geschäftsfall, Ziele, Metriken, erwartete Leistungen und einen vorläufigen Zeitplan auflisten.
Projekt-Charta-Vorlage herunterladen
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Leistungsbeschreibung („Statement of Work“, SoW): Die SoW beschreibt die Arbeitsvereinbarung zwischen zwei Parteien und wird verwendet, um sicherzustellen, dass alle Vereinbarungen in der endgültigen Leistung erfüllt werden. Eine Leistungsbeschreibung umfasst in der Regel den Projektumfang, geht aber weiter, um die erwarteten Ergebnisse und zusätzlichen Bedingungen zu beschreiben. Diese SoW-Vorlage enthält Platz zur Beschreibung von Projektzielen und -annahmen sowie Geschäfts-, Lösungs-, Technik-, Service- und Sicherheitsaspekten für das Projekt. Weitere branchenspezifische SoW-Vorlagen finden Sie hier.
Projektmanagement Leistungsbeschreibung herunterladen
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Gemeinsames Anwendungsdesign (JAD): JAD ist ein Prozess, bei dem Wissen und IT-Experten die Geschäftsanforderungen eines Entwicklungsprojekts definieren. JAD wird in der Regel durch einen formellen Workshop erleichtert, der versucht, Missverständnisse zwischen den Beteiligten zu lösen und die Geschäftsanforderungen mit den technischen Einschränkungen zu vermitteln. Zu den Teilnehmern gehören in der Regel der Executive Sponsor, die Fachexperten, ein Protokollant (auch Schreiber oder Dokumentationsexperte genannt), ein Moderator und andere Teammitglieder, die den Workshop beobachten möchten. Das Ergebnis eines JAD kann einer Umfangsbeschreibung ähneln, in der formale Erwartungen festgelegt werden.
So erstellen Sie eine Projekt-Umfangsbeschreibung
Eine Projekt-Umfangsbeschreibung ist ein relativ einfaches Dokument, aber Sie sollten ausreichend Zeit damit verbringen, sie zu recherchieren und abzuschließen, da sie als primäre Referenz für Projekt- oder Produkterwartungen dient.
Mindestens sollte eine Projekt-Umfangsbeschreibung Folgendes enthalten:
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Projektziele und -ziele
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Wichtige Leistungen
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Projektbeschränkungen
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Projektannahmen und -ausschlüsse
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Eine grobe Zeitachse oder ein Zeitplan
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Ein Budget
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Verhältnis zu den gesamtwirtschaftlichen Zielen (wie Ihr Projekt mit den organisatorischen Zielen übereinstimmt)
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Genehmigung der Beteiligten
Sie können die folgende Microsoft Word-Vorlage verwenden, um Ihre Umfangsbeschreibung zu schreiben. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Elementen enthält es Platz, um Aufgaben aufzulisten, die außerhalb des Umfangs liegen, ein PSP anzuhängen und Budget und Zeitachse als Projektbeschränkungen zu beschreiben.
Was ist Umfangsmanagement?
Der PMI beschreibt den Prozess des Umfangsmanagements während des Projektlebenszyklus: „Änderungen passieren, und das Projektumfangs-Management umfasst den Prozess zur Verwaltung von Umfangsänderungen und stellt sicher, dass das Projekt immer noch pünktlich und innerhalb des Budgets erfolgt.” In der Geschäftswelt bedeutet dies, dass Sie den Umfang im Laufe Ihres Projekts oder über die Produktentwicklung aktiv überwachen müssen, auch wenn Sie Ihren Projektumfang definiert und eine Umfangsbeschreibung erstellt haben. Das Umfangsmanagement legt fest, wie der Leistungsumfang ständig gesteuert und gesteuert wird, um Kostenüberschreitungen und Verzögerungen zu vermeiden.
Eine effektive Umfangsverwaltung bietet mehrere Vorteile, aber das größte Plus ist die Vermeidung eines schleichenden Umfangsanstiegs. Um dies zu tun, benötigen Sie eine genaue Abschätzung von Zeit und Kosten – wenn Sie diese beiden Probleme bewältigen können, haben Sie eine größere Chance, ein Projekt oder Produkt auszuführen, das den geplanten Wert liefert und die Ziele erfüllt. Ein effektives Management des Umfangs hilft auch, ein kontinuierliches Buy-in bei den Beteiligten sicherzustellen und hilft ihnen, Vertrauen zu den Kunden aufzubauen. Darüber hinaus kann Umfangsmanagement die Projekt- oder Produktqualität verbessern und Managern einen Ruf als rechenschaftspflichtige, zuverlässige Teammitglieder und Führungskräfte einrennen.
Andererseits führt ein schlecht verwalteter Umfang oft zu einer Umfangsausweitung, die sich in Projektverzögerungen, Kostenüberschreitungen oder schlechter Qualität äußern kann. Letztendlich kann mangelndes oder schlechtes Projektumfangs-Management zu Stress und Versagen führen.
Projektumfangs-Management wird häufig in Verbindung mit folgenden Themen diskutiert:
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Change-Management: Change Management ist die proaktive Identifizierung und Umsetzung von Veränderungen und Entwicklungen innerhalb eines Unternehmens. Es gibt verschiedene Modelle des Change Managements, aber der Begriff selbst bezieht sich auf die kollektiven Maßnahmen, die ergriffen werden, um organisatorische Anpassungen zu erleichtern. Ein effektives Umfangsmanagement umfasst das Change Management, da sich Anforderungen, Budget und Zeitplanung zwangsläufig im Laufe eines Projekts verschieben. Sie müssen jedoch klug sein, wie Sie Änderungen an Beteiligte identifizieren und kommunizieren – Sie sollten Aktionen nicht einfach genehmigen oder ablehnen, ohne sich von allen Beteiligten abzuzeichnen. Darüber hinaus bezieht sich der Begriff integriertes Change Management auf das Ziel der gleichzeitigen Integration zwischen organisatorischen und individuellen Veränderungen und zwischen Projekt- und Change Management.
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Projektportfoliomanagement (PPM): PPM ist eine Managementstrategie, die bei der Bewertung und Priorisierung mehrerer Projekte in einem Portfolio hilft. Wenn Sie den Umfang jedes Projekts richtig detailliert beschrieben haben, wird es viel einfacher, sie zu priorisieren.
Was ist eine Projektumfangs-Managementplan?
Ein Projektumfangs-Managementplan ist ein Dokument, das den Managementansatz für einen bestimmten Prozess beschreibt. In einer Projekt-Umfangsbeschreibung werden die Leistungen, die Kosten, die Zeitachse und die Einschränkungen eines Projekts erläutert, aber in einem Projektumfangs-Managementplan wird erläutert, wie der Umfang des Projekts geregelt wird (einschließlich der Art und Weise, wie Änderungen überwacht werden). Der Bereichsverwaltungsplan umfasst in der Regel Rollen und Verantwortlichkeiten, Methoden zur Änderungskontrolle, Verifizierung und den Projektstrukturplan.
Best Practices für Projektumfangs-Management
Umfangsmanagement ist von Natur aus eine ungenaue Wissenschaft: Sie können nicht jede Änderung oder Entwicklung voraussehen, die die Zeitachse oder das Budget Ihres Projekts in Frage stellt. Sie können jedoch mehrere Best Practices befolgen, um Ihre Erfolgschancen zu maximieren:
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Seien Sie spezifisch und genau. Je genauer Ihre Projektionen sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Umfangsausweitungen eintreten. Vermeiden Sie Unklarheiten, reagieren Sie auf Unsicherheiten und handeln Sie frühzeitig, wenn Sie Fragen haben.
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Erstellen Sie übergeordnete Ziele. Halten Sie Ihre Ziele auf einem hohen Niveau, um Flexibilität in Ihrer Projektplanung zu schaffen. Verwenden Sie eine Sprache, die die übergeordnete Absicht des Projekts oder Produkts beschreibt (PMI empfiehlt Verben wie Ersetzen, Entwerfen, Implementieren, Installieren und Automatisieren) und stellen Sie in den anderen Abschnitten Ihrer Umfangsbeschreibung konkrete Spezifikationen zur Verfügung.
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Zusammenarbeit. Arbeiten Sie mit allen Personen zusammen, die vom Erfolg Ihres Projekts abhängen – sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens. Dies hilft Ihnen, Erwartungen von Anfang an zu klären.
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Binden Sie die richtigen Beteiligten ein. Genauso wichtig wie Kommunikation ist die Kommunikation mit den richtigen Personen. Binden Sie nur die notwendigen Parteien ein. Dies hilft den Verhandlungen, so reibungslos und so schnell wie möglich zu laufen.
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Berücksichtigen Sie potenzielle Änderungen. Wie bereits erläutert, sind Änderungen im Laufe eines Projekts unumgänglich. Denken Sie daran, während der gesamten Produktion, und seien Sie offen für Änderungen – aber nur nach sorgfältiger Überlegung und Berechnungen.
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Erbitten Sie die Genehmigung von Beteiligten. Denken Sie daran, dass Ihre Beteiligten davon abhängen, dass Ihr Projekt pünktlich und termin- und budgetmäßig erfolgreich abgeschlossen wird. Sie sollten zwar offen für Änderungen bleiben, aber als Teamleiter ist es Ihre Verantwortung, Änderungen zu kommunizieren und die Zustimmung von Beteiligten einzuholen, bevor Änderungen vorgenommen werden.
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Achten Sie auf „Goldplating.” Goldplating erfolgt, wenn Teammitglieder zusätzliche Projekt- oder Produktfunktionen anknabbern, um Kunden oder Kunden zu begeistern. Wenn sie darüber hinausgeht, kann dies möglicherweise eine Kundenbeziehung stärken, aber sie kann oft nach hinten losgehen und beide Seiten mehr Zeit und Geld kosten. (Goldplating wird oft als eine Version der Umfangsausweitung betrachtet.)
Im Folgenden finden Sie weitere konkrete Techniken, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie keine Faktoren in Ihrer Umfangsbeschreibung und ihrem Umfangsmanagementplan übersehen. Wenn Sie sich für zusätzliche Dokumentation entscheiden, sollten Sie sie klar, übersichtlich und auf den Punkt bringen, damit Sie die Beteiligten nicht verwirren oder mehr Arbeit schaffen.
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Erstellen Sie SMART-Ziele. Hier erfahren Sie mehr über smarte (smarte, messbare, erreichbare, relevante, zeitgebundene) Ziele.
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Verwenden Sie eine Mind Map, um Ihre Umfangsbeschreibung zu erstellen: Eine Mind Map ist eine visuelle Anzeige von Informationen. Es wird oft bei Brainstorming-Sitzungen verwendet, um Ihre Gedanken nachzuverfolgen und zu sehen, wie sie zusammenhängen. Sie können eine Mind Map verwenden, um Ideen zu generieren, wenn Sie Ihre Umfangsbeschreibung erstellen, aber Sie können die Technik auch anwenden, um hierarchische Beziehungen zwischen Ihren Projektanforderungen zu identifizieren. Es gibt sogar eine Mind-Mapping-Software, mit der Sie je nach Zielgruppe „Zweige“ Ihres Brainstormings zurückziehen oder verlängern können.
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Fügen Sie eine SWOT-Analyse ein: Analysieren Sie Ihr Projekt mithilfe der vier SWOT-Objektive (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen), um Verbesserungspotenziale und Einflüsse zu identifizieren, die Schwierigkeiten darstellen oder Änderungen an Ihrem Projekt erzwingen können.
Eine Möglichkeit, Glaubwürdigkeit im Bereich Umfangsmanagement zu erlangen, ist die Durchführung einer Project Management Professional (PMP)® Zertifizierung durch PMI. Ausführliche Informationen zum Studium und zum Erwerb des PMP finden Sie unter „Boost Your Career with PMP Certification.”
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