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Projekterwartungen besser koordinieren mit kostenlosen Vorlagen für die Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist ein Dokument, das die Geschäftsbedingungen und Ziele eines Projekts oder Dienstleistungsvertrags beschreibt. Es enthält den Arbeitsumfang, der erforderlich ist zur Erreichung der Ziele, zur kostengerechten Ausführung und Erbringung der erwarteten Leistungen sowie zur pünktlichen Erfüllung und Erfüllung anderer Erwartungen. In diesem Artikel haben wir die besten Vorlagen für die Leistungsbeschreibung und den Projektumfang in den Formaten Microsoft Word und Excel zusammengetragen. Alle Vorlagen sind komplett konfigurierbar und stehen zum kostenlosen Download zur Verfügung.


Vorlage Leistungsbeschreibung Consulting

Consulting Statement of Work Template German

Als Beratungsunternehmen oder als freiberuflicher Berater müssen Sie Ihren Kunden eine Leistungsbeschreibung vorlegen, die als Angebot und zugleich als verbindlicher Vertrag dient. Darin wird nicht nur die zu leistende Arbeit umrissen, sondern eine Leistungsbeschreibung für Consulting enthält außerdem die Geschäftsbedingungen für Auslagen und Zahlung, die Projekttermine sowie rechtliche Bestimmungen wie Geheimhaltungsklausel und andere Anforderungen. Sie geben Ihren Kunden damit einen Überblick über die Gesamtkosten und den Projektumfang sowie detaillierte Informationen über die zu erbringenden Leistungen und die notwendigen Voraussetzungen zur Leistungserfüllung. Bevor Sie mit Ihrer Beratungstätigkeit beginnen, muss die Leistungsbeschreibung endgültig genehmigt werden.

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Vorlage Leistungsbeschreibung Projektmanagement

Leistungsbeschreibung Projektmanagement

Im Projektmanagement kann eine Leistungsbeschreibung ein grundlegendes Instrument sein, um das Projekt gegenüber Lieferanten, Dienstleistern oder freiberuflichen Mitarbeitern klarzustellen und darüber zu kommunizieren. Das Verständnis aller Beteiligten darüber, welche Aufgaben und Leistungen erwartet werden und zu welchen Terminen, sowie Klarheit über Budget, Ausrüstung und andere relevante Informationen tragen zur Erfolgssicherung bei und verhindern später mögliche Auseinandersetzungen. Wenn Sie während eines Projekts Änderungen am Arbeitsumfang vornehmen müssen, können Sie in der Leistungsbeschreibung auch festlegen, wie Änderungen zu handhaben sind, damit bei eventuellen Anpassungen alles glatt abläuft. Je nachdem, wie komplex Ihr Projekt und Ihr Unternehmensbedarf ist, können Sie die Abschnitte in der Vorlage für die Leistungsbeschreibung bearbeiten oder zusätzliche Abschnitte hinzufügen.

 

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Vorlage Übersicht Leistungsbeschreibung

Vorlage Übersicht Leistungsbeschreibung

Verwenden Sie diese Übersicht für eine Leistungsbeschreibung, wenn Sie ein Dokument mit einer ausführlichen Leistungsbeschreibung im Word-Format oder wenn Sie ein einfaches Muster brauchen. Die Abschnitte in dieser Vorlage umfassen einleitende Informationen, Arbeitsumfang. Aufgaben, Terminplanung und Zahlungsbedingungen sowie vorformatierte Tabellen, was die Nutzung der Vorlage einfach macht und Ihnen ermöglicht, wichtige Einzelheiten hervorzuheben. Überlegen Sie sich, in den Abschnitten der Vorlage, die keine Tabellen enthalten, eventuell Bullet Points zu verwenden, um den Text zu gliedern und das Dokument besser lesbar zu machen. Diese Vorlage lässt sich nicht nur für Projekte, sondern auch für bestimmte Rollen oder Stellbeschreibungen verwenden.

 

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Vorlage Arbeitsumfang

Vorlage für Arbeitsumfang

Diese Vorlage ist gedacht als Bestandteil einer weitergehenden Beschreibung, mit der eine Arbeit detailliert ausgeführt wird, oder als eigenständiges Dokument wie eine Vereinbarung über die Leistungsbeschreibung. Die Vorlage hat ein einfaches Format mit Abschnitten, in denen Sie Informationen über Leistungen, Aufgaben und Termine sowie andere Details über den Projektumfang eintragen können. Exakte Formulierungen in diesem Dokument helfen dem Verständnis aller Beteiligten und verhindern anschließende Probleme. Sie können diese Vorlage für jedes branchenspezifische Projekt konfigurieren, so z.B. für Bau und Architektur oder Audits, und die Vorlage für Projekte aller Größen, ob groß oder klein, anpassen.

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Vorlage für einfaches Lastenheft

Vorlage für einfaches Lastenheft

Diese einfache Vorlage für eine Leistungsbeschreibung enthält grundlegende Informationen in einem gut lesbaren Layout. Sie können die Vorlage aber auch für eine detaillierte Leistungsbeschreibung verwenden - das Format liefert Ihnen dafür eine unkomplizierte Grundlage. Selbst bei kleinen Projekten ist eine Leistungsbeschreibung nützlich, denn sie legt klar alle Arbeiten und Anforderungen fest. Diese Vorlage passt gut für Projekte, die eine knappe Dokumentation erfordern.

 

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Vorlage Beschreibung Projektumfang

Project Scope Statement German

Die unkomplizierte Word-Vorlage liefert Ihnen eine ausführliche Übersicht für die Beschreibung Ihres Projektumfangs. In den einzelnen Abschnitten können Sie die Projektleistungen, wichtige Projektaufgaben und/oder einen Projektstrukturplan auflisten, sowie Verantwortlichkeiten außerhalb des Projektrahmens, Projektvoraussetzungen, Einschränkungen, Kostenschätzungen und Genehmigungen der Beteiligten. Wenn Sie diese Vorlage mit all ihren Abschnitten verwenden, haben Sie am Ende eine detaillierte, umfassende Leistungsbeschreibung für Ihr Projekt, die für alle Beteiligten klar die Verantwortlichkeiten aufzeigt.  

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Vorlage Beschreibung Produktumfang

Vorlage Produktumfang

Diese Vorlage ist der obigen Vorlage für die Beschreibung des Projektumfangs sehr ähnlich, aber diese Vorlage wurde speziell für Produkte entworfen. Der Produktumfang unterscheidet sich vom Projektumfang darin, dass hier die Anforderungen eines zukünftigen Produkts und nicht die Anforderungen eines prozessorientierten Projekts erfasst werden. Daher enthält diese Vorlage Platz für detaillierte Produkteigenschaften und -funktionen anstelle von Aufgaben.

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Vorlage Projekt-Charta

Vorlage Projekt-Charta

Eine Projekt-Charta ist eine Gesamtübersicht über die Anforderungen, erwarteten Leistungen und Verantwortlichkeiten eines Projekts. Diese Vorlage für eine Projekt-Charta ist im Excel-Format und Word-Format verfügbar und enthält Platz für allgemeine Projektinformationen, Projektziele, Projektumfang und Zeitplanung, Kosten, Nutzen und Zielgruppen (Kunden), Risiken, Einschränkungen und Voraussetzungen. Verwenden Sie eine Projekt-Charta, um alle vorläufigen Informationen über ein geplantes Projekt an einem Ort zusammenzutragen. In der Vorlage lassen sich nach Bedarf Abschnitte hinzufügen oder entfernen.

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Vorlage Leistungsbeschreibung IT

IT Leistungsbeschreibung

Diese Vorlage für eine Leistungsbeschreibung wurde für den Arbeitsumfang und die Logistik von IT-Projekten entworfen. Sie enthält Platz für eine Gesamtübersicht des Projektzwecks und Projekthintergrunds, Informationen über die Teammitglieder und andere Projektbeteiligte, sowie Ressourcen und eine Auflistung der Kostenposten, Sicherheitsbedenken und mehr. Hier können Sie Softwareanforderungen spezifizieren, eventuell notwendige Schulungen auflisten, die verantwortlichen Teams für die jeweiligen Bereiche festlegen und erwartete Leistungen definieren. Eine umfassende Leistungsbeschreibung für IT trägt dazu bei, dass Ihr Projekt glatt abläuft und stellt sicher, dass Ziele und Budgetanforderungen erfüllt und Sicherheitsbedenken berücksichtigt werden.

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Vorlage Leistungsbeschreibung Softwareprojekt

Leistungsbeschreibung Softwareprojekt

Verwenden Sie diese Vorlage, um den Umfang eines Softwareprojekts festzulegen. Sie bietet Platz für Informationen über den Projekthintergrund, das Team, Ressourcen- und Budgetanforderungen sowie für eine Liste der erwarteten Leistungen, Meilensteine und eine Projektzeitplanung. Außerdem können Sie sich hier Notizen über Risiken, Verantwortlichkeiten und unterstützende Maßnahmen wie Kommunikation, Qualitätsmanagement und Schulungen machen. Natürlich lässt sich die Vorlage nach Bedarf modifizieren und um Abschnitte für Implementierung und Leistungserbringung erweitern.

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Vorlage Leistungsbeschreibung Webdesign

Vorlage Leistungsbeschreibung Webdesign

Mit dieser Vorlage können Sie eine Leistungsbeschreibung für ein Webdesign erstellen. Zum Arbeitsumfang beim Webdesign können Aufgaben bezüglich Design und Entwicklung, Hosting und Wartung, Content und Tests gehören. Sie können detaillierte Informationen über die Funktionen der Webseite aufnehmen sowie eine Zeitplanung der erwarteten Leistungen und wichtige Voraussetzungen für das Projekt und die fertiggestellte Webseite. Wie bei allen Leistungsbeschreibungen ist es wichtig, detaillierte Informationen und besondere Anforderungen aufzulisten, denn sie helfen dem Webdesigner und Kunden, Missverständnisse zu vermeiden und ein Budget und termingerechtes erfolgreiches Endprodukt zu liefern.

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Vorlage Projektplanung

Vorlage Projektplanung mit Gantt-Diagramm

Nachdem Sie Ihre Leistungsbeschreibung abgeschlossen haben, möchten Sie den Fortschritt Ihres Projekts vielleicht mit einem Tool nachverfolgen. Diese Vorlage für Ihre Projektplanung enthält Platz für grundlegende Informationen wie Projektname, Projektmanager, erwartete Leistungen, Start- und Enddaten sowie eine Tabelle, in der Sie alle Aufgaben, die Verantwortlichen und den Status eintragen können. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das eingebaute Gantt-Diagramm, den Fortschritt bei jeder Aufgabe und beim Projekt insgesamt nachzuverfolgen.

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Planung Projekt-Workflow

Diagramm für Workflow Projektentwicklung

Diese Vorlage stellt den Workflow Ihres Projekts visuell eingängig dar - von der ersten Problemanalyse über die Entwicklung und Implementierung bis zur Beurteilung, Bewertung und zum konstanten Monitoring. Die Vorlage liefert Ihnen schlichtweg eine grafische Darstellung eines herkömmlichen Projekt-Workflows, welche Ihnen bei Ihrer Projektplanung als Bezugspunkt dienen kann. Es lassen sich bei jeder Phase Notizen anbringen und Sie können Phasen ganz nach Ihrem Bedarf ergänzen oder entfernen.

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Vorlage Projekt-Feedback

Vorlage für Projekt-Feedback

Lektionen aus vorangegangenen Erfolgen und Herausforderungen können Ihnen helfen, Ihre Projekte nach und nach zu verbessern. Diese Excel-Vorlage gibt Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, ihr Feedback zu einem abgeschlossenen Projekt abzugeben. Sie können Projekterfolge und -misserfolge, Herausforderungen und frustrierende sowie erfreuliche Aspekte festhalten und Wachstumschancen benennen sowie das Projekt insgesamt bewerten. Diese Vorlage enthält einige Beispiele für Feedback, die Sie selbstverständlich für Ihr Projekt überschreiben können. Die Vorlage enthält außerdem ein zweites Arbeitsblatt für Projektmanager und Teamleader, in der sie das Feedback aus dem ersten Formular als kritischen Projektbericht zusammentragen können, um auf dieser Grundlage zukünftige Projekte zu verbessern.

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Was ist eine Leistungsbeschreibung?

Wie oben erwähnt ist eine Leistungsbeschreibung, auch bekannt als engl. Statement of Work (SOW), ein Dokument mit Projekterwartungen, zu erbringenden Leistungen, Budget und einer vorläufigen Zeitplanung. Eine Leistungsbeschreibung lässt sich in jeder Branche und für jedes Unternehmen verwenden, von Bau über IT bis zu Dienstleistern und kreativen Branchen. Der Sinn und Zweck einer Leistungsbeschreibung ist nicht nur die Bestimmung des Projektumfangs, sondern auch, eine Vereinbarung zwischen Kunden und Lieferanten oder Dienstleitern in einem Dokument festzuschreiben. In diesem Sinne kann eine Leistungsbeschreibung auch als rechtlich verbindlicher Vertrag dienen.

Eine Leistungsbeschreibung ist oft Bestandteil einer Angebotsanfrage, mit der Firmen Angebote von potenziellen Lieferanten oder Dienstleistern einholen. Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge wird eine Liste der technischen Spezifikationen (Lastenheft) erstellt, in der die Merkmale des von der Behörde zu vergebenden Dienstleistungs-, Liefer- oder Bauauftrags festgelegt sind.

Im Gegensatz dazu ist im Projektumfang oder Arbeitsumfang vertraglich festgelegt, was von Lieferanten bzw. Dienstleistern erwartet wird, wie Leistungen, Produkte und Leistungsprotokolle. Der Projektumfang kann in einer Leistungsbeschreibung enthalten sein, aber er kann auch eine eigenständige rechtliche Vereinbarung zwischen Kunden und Lieferanten sein. In der Regel enthält der Projektumfang Angaben zur Zeitplanung und Zahlungsbedingungen.

Hinweis: In der Baubranche gibt es zusätzlich zur Leistungsbeschreibung das Leistungsverzeichnis (LV), welches ein Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist.


Übersicht Leistungsbeschreibung

Unabhängig von der Art des Projekts enthält eine Leistungsbeschreibung stets ähnliche Informationen. Im Folgenden sind einige gängige Elemente einer Leistungsbeschreibung aufgelistet:

  • Ziele: Dieser einleitende Abschnitt kann allgemeine Hintergrundinformationen über das Projekt enthalten und erläutern, warum das Projekt notwendig ist. Es liefert ein Gesamtbild der Projektziele.
  • Arbeitsumfang: Im Arbeitsumfang wird festgelegt, welche Arbeiten erfolgen sollen und wie. Dazu können außerdem Arbeitsanforderungen, erwartete Leistungen und Voraussetzungen kommen. Ebenfalls enthalten sind besondere Aufgaben, detaillierte Informationen über die erwarteten Leistungen und jegliche angenommene Voraussetzungen in Bezug auf den Projektumfang. Es ist wichtig, ausreichend Details zu liefern und angenommene Voraussetzungen zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sowohl Kunde als auch Dienstleister das notwendige Verständnis besitzen.
  • Leistungszeitraum: In diesem Abschnitt können die Start- und Enddaten eines Projekts, die Berechnung zulässiger Stunden auf Wochen- oder Monatsbasis und jegliche andere zeitrelevante Informationen enthalten sein.
  • Ort der Leistungserbringung: Diese Information kann aufgenommen werden, wenn bestimmte Anforderungen bezüglich des Arbeitsorts oder der Ausrüstung bestehen.
  • Terminplanung für die Leistungen: Diese detaillierte Zeitplanung für die erwarteten Leistungen kann im Tabellen- oder Listenformat erfolgen und gibt eine Übersicht über Meilensteine, Aufgaben und Deadlines.
  • Preisstruktur: Dieser Abschnitt behandelt Auslagen bzw. Spesen und Zahlungskonditionen, darunter Zahlungstermine und Zahlungsmodus. Bedenken Sie: Eine Leistungsbeschreibung ist kein Verhandlungsinstrument, sondern vielmehr ein Dokument, in dem festgehalten wird, was bereits vereinbart wurde, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Preise und Zahlungsmodalitäten auf dem gleichen Stand sind, bevor diese formell in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden.
  • Abnahme: Dies kann ein Abschnitt sein, wo die Kriterien für die Abnahme der Leistungen beschrieben werden, genauer: wie gemessen wird, ob die Leistungen akzeptiert werden, und durch wen die Abnahme erfolgt. Eine Leistungsbeschreibung umfasst außerdem einen Abschnitt für die Unterschriften aller Beteiligten wie Kunde und Lieferant bzw. Dienstleister oder Subunternehmer bzw. Agentur. Dieser Abschnitt signalisiert, dass alle Beteiligten der Leistungsbeschreibung zugestimmt haben, bevor die Arbeiten aufgenommen werden.

Eine Leistungsbeschreibung kann auch wichtige Voraussetzungen enthalten, die nicht direkt im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfang stehen und daher separat aufzulisten sind, zusammen mit allen anderen besonderen Anforderungen, die zu dokumentieren sind, wie Sicherheitsbeschränkungen, Reisen oder andere Anforderungen.


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