Was ist Bauprojektmanagement?
Bauprojektmanagement bezieht sich auf die Prozesse, die für die erfolgreiche Ausführung eines Bauprojekts erforderlich sind. Bauprojektmanager*innen stellen sicher, dass alle Elemente eines Bauprojekts während des gesamten Projektlebenszyklus beachtet und effizient umgesetzt werden.
Im Wesentlichen befasst sich das Bauprojektmanagement mit der Koordination, Ausführung und Planung von Bauprojekten. Das kann Projekte in unterschiedlichen Bereichen umfassen, z. B. im Landschafts-, Wohn- und Gewerbebau, Institutions-, Industrie-, Ingenieur- oder Umweltbau.
Das Bauprojektmanagement beinhaltet in der Regel komplizierte Aufgaben, die sich je nach konkreter Tätigkeit stark verändern können, und erfordert starke Kommunikationsfähigkeiten, fundierte Kenntnisse des Bauprozesses und Problemlösungskompetenz. Es ist ein komplexes Feld, das Kenntnisse in vielen verschiedenen Bereichen erfordert, etwa Finanzen, Mediation, Recht und Wirtschaft.
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Die Geschichte des Baumanagements
Die Bauleitung spielt eine wichtige Rolle, seit Bauprojekte komplexer geworden sind. In frühen Bauprojekten wurde der Betrieb von Architekten beaufsichtigt, aber im Laufe der Zeit wurde die Rolle der Leitung spezialisierter und komplexer.
Bis in die Renaissance hinein wurden einzelne Architekt*innen für ihre Entwürfe bekannt, z. B. Sir Christopher Wren aus England. Wren entwarf und baute im späten 17. und frühen 18. Jahrhundert unter anderem die St. Paul’s Cathedral, ein architektonisches Meisterwerk. Seine Gebäude prägen auch heute noch das prächtige Erscheinungsbild von London. Wren verfügte über ein breites Wissen, das erahnen ließ, welche Fähigkeiten für ein kompliziertes Bauprojekt erforderlich sein würden. Er hatte Fachkenntnisse in höherer Mathematik und Physik sowie in Design. Jeden Tag war er auf seinen Baustellen und überwachte jede Phase der Arbeiten.
Die Regeln des Projektmanagements begannen um die Zeit des Zweiten Weltkriegs in der amerikanischen Unternehmenswelt Gestalt anzunehmen. In den 1950er-Jahren wurden sie als Leitlinie bei Bauprojekten eingesetzt. Dies bedeutete, dass die Phasen und Grundsätze des Bauprojektmanagements nun auf eine Vielzahl von Unternehmensprojekten angewendet wurden.
Immer mehr Aspekte des Bauprojektmanagements können digital durchgeführt werden (siehe unten im Abschnitt „Software“) und dieser Trend wird sich voraussichtlich noch verstärken. Für Mobilgeräte optimierte Technologie und Software werden in diesem Bereich eine wichtige Rolle spielen, da eine jüngere Belegschaft mit der Technologie vertrauter ist und die Arbeit auf diese Weise von überall aus gemanagt und verfolgt werden kann.
Rollen von Bauleitung und Auftragnehmer*innen
Bauleitung und Auftragnehmer*innen spielen eine Schlüsselrolle bei der Projektausführung. Die Bauleitung koordiniert und überwacht die Bauarbeiten und stellt sicher, dass sich die Beteiligten an Budgets und Zeitpläne halten. Auftragnehmer*innen arbeiten eng mit der Bauleitung zusammen und sind für die konkreten Bauarbeiten verantwortlich.
Um mehr über diese Rolle zu erfahren, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zum kaufmännischen Baumanagement.
An erster Stelle steht bei jedem Bauprojekt die Designphase. Wenn diese abgeschlossen ist, öffnen Bauprojektmanager*innen das Ausschreibungsverfahren für interessierte Auftragnehmer*innen. Um für eine Ausschreibung infrage zu kommen, müssen Auftragnehmer*innen ihre Kompetenzen in verschiedenen Bereichen nachweisen können: öffentliche Sicherheit, Entscheidungsfindung, Ingenieurwesen, Konzeption, Personalwesen sowie Zeit-, Kosten- und Qualitätsmanagement. Auftragnehmer*innen, die diese Voraussetzungen erfüllen, werden dann entweder anhand des niedrigsten Preises, des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses oder qualifikationsbasiert ausgewählt – das sind alles gängige Maßnahmen.
Das Ausschreibungsverfahren für Bauprojekte
Beim Ausschreibungsverfahren für ein Projekt geben Bauherr*innen zunächst Informationen an eine große Gruppe von Auftragnehmer*innen weiter und holen dann Angebote von diesen ein. Sobald die Bauherr*innen ein Angebot ausgewählt haben, einigen sich beide Parteien auf ein Zahlungsmodell.
Arten von Ausschreibungsverfahren für Bauprojekte
Es gibt zwei Arten von Ausschreibungsverfahren:
- Offene Ausschreibung: Offene Ausschreibungen gelten für öffentliche Projekte und werden in der Regel bekannt gemacht. Bei einer offenen Ausschreibung kann jede*r Auftragnehmer*in ein Angebot abgeben.
- Geschlossene Ausschreibung: Ein privates Bauprojekt beginnt mit einer geschlossenen Ausschreibung, bei der die Bauherr*innen eine ausgewählte Gruppe von Auftragnehmer*innen auffordern, ihre Angebote einzureichen.
Auswahlverfahren bei Bauprojektausschreibungen
Unabhängig davon, ob sich die Bauherr*innen für ein offenes oder ein geschlossenes Ausschreibungsverfahren entscheiden, werden Angebote eingehen und die Auswahl eines Auftragnehmers oder einer Auftragnehmerin kann auf der Grundlage einer Reihe von Kriterien beginnen:
- Auswahl des günstigsten Angebots: Für die Bauherr*innen steht das Endergebnis – also der Preis – im Vordergrund. Die Auftragnehmer*innen mit dem niedrigsten Preisangebot erhalten den Zuschlag.
- Auswahl auf Grundlage der Qualifikationen: Bei diesem Verfahren fordern die Bauherr*innen die Auftragnehmer*innen auf, zusammen mit ihrem Angebot eine Qualifikationsanfrage (RFQ) einzureichen, in der die Erfahrung des Auftragnehmers bzw. der Auftragnehmerin, die Pläne für das Management, der Organisationsablauf und die Erfolge bei der Einhaltung des Budgets und des Zeitplans zusammengefasst sind. Die Bauherr*innen wählen dann die Auftragnehmer*innen mit den besten Qualifikationen aus.
- Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Bei diesem Ansatz berücksichtigen die Bauherr*innen sowohl den Angebotspreis als auch die Qualifikationen des Auftragnehmers bzw. der Auftragnehmerin, um die beste Kombination aus Kosten und Qualifikationen zu finden.
Arten von Zahlungsmodellen für Bauprojekte
Nachdem sich die Bauherr*innen für Auftragnehmer*innen entschieden haben, besteht der nächste und letzte Schritt darin, eine Zahlungsvereinbarung auszuhandeln. Zur Auswahl stehen in der Regel vier Zahlungsmodelle:
- Pauschalpreis: Ein Pauschalpreisvertrag ist die am weitesten verbreitete Variante. Die Bauherr*innen und Auftragnehmer*innen einigen sich auf die Gesamtkosten für die Arbeiten und die Bauherr*innen müssen diesen Betrag zahlen, unabhängig vom Erfolg des Projekts oder davon, ob die endgültige Rechnung den ursprünglichen Angebotspreis übersteigt.
- Selbstkostenerstattungsvertrag: Bei diesem Modell zahlen die Bauherr*innen den Auftragnehmer*innen zusätzlich zu den Gesamtkosten des Projekts einen bestimmten Prozentsatz auf die mit der Bauwerkserrichtung verbundenen Kosten. Dies ist die auftragnehmerfreundlichste Vereinbarung, da sie alle zusätzlichen Kosten abdeckt.
- Garantierter Maximalpreis (GMP): Bei einem Vertrag mit garantiertem Maximalpreis vereinbaren Bauherr*innen und Auftragnehmer*innen einen festgelegten Preis, den die Gesamtkosten samt Honorar nicht überschreiten dürfen.
- Einheitspreis: Wenn sich die beiden Parteien im Voraus nicht auf die Kosten einigen können, entscheiden sie sich für ein Einheitspreismodell, bei dem die Bauherr*innen in jeder Phase des Projekts einen bestimmten Einheitspreis zahlen.
Das Bereitstellungsmodell „Construction Management At-Risk“
Construction Management at Risk (CMAR) ist ein Bereitstellungsmodell, bei dem die Bauleitung ein Projekt zu einem garantierten Maximalpreis (GMP) abschließt. Die Bauleitung hilft bei der Festlegung des GMP während der Entwurfs- und Planungsphase und haftet dann für alle zusätzlichen Kosten.
Die Bauleitung muss nicht nur im Interesse des Bauherrn bzw. der Bauherrin handeln, sondern auch die Baukosten kontrollieren, um den GMP einzuhalten. Da die Vereinbarung eine Maximalzahlung garantiert, werden niedrige Angebote in der Regel nicht berücksichtigt. Stattdessen muss die Bauleitung anderweitig versuchen, das Finanzziel zu erreichen.
Der Vorteil einer CMAR-Vereinbarung ist die Budgetverwaltung. Bevor die Planung eines Projekts abgeschlossen ist (sechs bis 18 Monate Koordinierung zwischen Planer*in und Bauherr*in), kümmert sich die Bauleitung um die Schätzung der Baukosten des Projekts auf Grundlage der Ziele des Planers bzw. der Planerin und des Bauherrn bzw. der Bauherrin (Planungskonzept) und des Projektumfangs. Optimale Qualität steht dabei stets im Vordergrund. Die Bauleitung muss auf mögliche Änderungen vorbereitet sein, um die Kosten, den Zeitplan, die Qualität und den Umfang des Projekts in Einklang zu bringen und gleichzeitig die finanziellen Ziele zu erreichen.
Anstelle einer Neuplanung kann die Bauleitung beispielsweise Änderungen vorschlagen. Sollten Bauherr*innen beschließen, das Projekt zu erweitern, muss das Team vor der Preisgestaltung Anpassungen vornehmen. Vor Abschluss der Planungsarbeiten und vor Baubeginn führt die Bauleitung Baustellenbesichtigungen durch und kauft die wichtigsten Materialien im Voraus ein, um das Budget zu wahren.
Vorteile: Bei dieser Vereinbarung übernimmt die Bauleitung das Risiko, sodass sie einen Anreiz hat, im Interesse des Bauherrn bzw. der Bauherrin zu handeln und die Kosten effizient zu verwalten, wenn man bedenkt, dass GMP-Überschreitungen in der Verantwortung des Unternehmens der Bauleitung liegen.
Nachteile: Eine Kostenüberschreitung kann die Bauleitung teuer zu stehen kommen. Die Bauleitung hat einen gewissen Spielraum, sodass sie Fehler durch eine Kürzung des Arbeitsumfangs ausgleichen kann, um den GMP einzuhalten. Da der GMP vor Beginn der Planung festgelegt wird, können Bauherr*innen nur schwer feststellen, ob sie das bestmögliche Angebot erhalten haben.
Fazit: Das CMAR-Bereitstellungsmodell eignet sich am besten für große Projekte – sowohl Neubau- als auch Renovierungsprojekte –, die nicht einfach zu definieren sind, deren Umfang sich ändern kann oder bei denen strenge Fristen eingehalten werden müssen. Es kann auch eine effiziente Methode bei Projekten sein, die technisch komplex sind, bei denen eine Koordination zwischen mehreren Gewerken erforderlich ist oder die mehrere Phasen umfassen.
Beschleunigte Bauverfahren: Beginnend mit dem Accelerated Bridge Program in den späten 2000er-Jahren begann das Verkehrsministerium von Massachusetts mit dem Einsatz beschleunigter Bauverfahren, bei denen es Verträge mit Anreizen für eine frühzeitige Fertigstellung und Strafen für eine verspätete Fertigstellung unterzeichnet und intensive Bauarbeiten während längerer Vollsperrungen durchführt, um die Gesamtprojektdauer zu verkürzen und die Kosten zu senken. Das US-amerikanische Bundesverkehrsministerium und das kalifornische Verkehrsministerium setzten diese Verfahren nach dem Northridge-Erdbeben im Jahr 1994 ebenfalls ein, um die Reparatur von Autobahnen in der Gegend von Los Angeles zu beschleunigen.
Vertrags- und Planungsmodelle für Bauprojekte
Der Ausschreibungsprozess ist in der Regel unabhängig von der Art des Bauprojekts gleich, aber in der Baubranche kann man mit zwei Geschäftsmodellen rechnen:
- Design-Bid-Build-Verträge: Bei den beliebten und weitverbreiteten Design-Bid-Build-Verträgen können Bauherr*innen nach Abschluss der Planungsphase durch Architekt*innen oder Ingenieur*innen eine*n Auftragnehmer*in auswählen.
- Design-Build-Verträge: Im Gegensatz zum Design-Bid-Build-Vertrag werden bei einem Design-Build-Vertrag die Planung und Fertigung von ein und derselben Partei (Design-Build-Auftragnehmer*in) durchgeführt. Dieser Ansatz beschleunigt die Fertigstellung des Projekts, da die Planungs- und die Bauphase gleichzeitig stattfinden können.
Wie in den beiden oben genannten Modellen erwähnt, beginnt das Ausschreibungsverfahren mit der Entwurfsphase. Die Entwurfsphase selbst kann in verschiedene Ansätze unterteilt werden.
- Konzeption/ Programmplanung und Machbarkeit: Bei diesem Modell wird das endgültige Gebäudekonzept als Ausgangspunkt für die Bestimmung der Anforderungen, Ziele und Vorgaben verwendet. Berücksichtigt werden die Größe des Gebäudes, die Anzahl der Räume, die Nutzung der Räume und sogar, wer die Räume nutzen wird. Diese Informationen werden in der Regel in einer Tabelle erfasst, in der jeder Raum, die wichtigsten Informationen über diese Räume und die ungefähre Quadratmeterzahl jedes Bereichs aufgeführt sind.
- Schematischer Entwurf: Schematische Entwürfe sind Zeichnungen oder Skizzen, die verwendet werden, um Räume, Formen und Muster zu identifizieren. Natürlich können nicht alle Teile eines Bauprojekts skizziert werden, aber die möglichen Teile sind in dieser Art von Entwurf enthalten. In den Skizzen werden Materialien, Farben und Texturen vermerkt. Diese Skizzen können auch Grundrisse enthalten, in denen Konstruktionen wie Aufzüge platziert werden und so weiter.
Die 5 Phasen des Bauprojektmanagements
Die fünf Phasen des Baumanagementprozesses entsprechen den traditionellen Projektmanagementphasen: Projektinitiierung, Planung, Umsetzung, Überwachung und, sobald das Team alle Ziele erreicht hat, Projektabschluss.
1. Initialisierung
Bevor das Projekt beginnt, muss die Projektleitung den Business Case entwickeln und bewerten, um festzustellen, ob das Projekt durchführbar ist und sich lohnt. Die Stakeholder*innen können aufgefordert werden, ihre Due-Diligence-Prüfung und bei Bedarf Machbarkeitsprüfungen durchzuführen. Wenn alle Beteiligten dem Projekt zustimmen, fertigt die Projektleitung einen Projektauftrag oder ein Projektinitiierungsdokument (PID) an, das sowohl die Geschäftsbedürfnisse als auch den Geschäftsfall enthält.
2. Planung
Anschließend entwickelt das Projektteam eine Roadmap für alle Beteiligten. Dazu gehört der Projektmanagementplan (PMP), ein formelles, genehmigtes Dokument, das von der Projektleitung erstellt wird, um die Ausführung und Kontrolle zu steuern und die Basiswerte für Umfang, Kosten und Zeitplan festzulegen. In der Planungsphase können auch folgende Dokumente eine Rolle spielen:
- Umfangsbeschreibung und Umfangsdokumentation: Hier werden die geschäftlichen Anforderungen, Vorteile, Ziele, Leistungen und wichtigen Meilensteine des Projekts definiert.
Projektstrukturplan: Der Projektstrukturplan unterteilt den Projektumfang in überschaubare Abschnitte.
Kommunikationsplan: Hier werden alle Aspekte der Kommunikation beschrieben, von Zielen und Vorgaben über Rollen bis hin zu Tools und Methoden. Der Kommunikationsplan schafft einen gemeinsamen Rahmen, an dem sich alle orientieren können, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden.
Risikomanagementplan: Dieser hilft den Projektmanager*innen, Risiken im Voraus zu erkennen, z. B. Zeit- und Kostenschätzungen, die möglicherweise nicht eingehalten werden können, mögliche Budgetkürzungen, veränderte Anforderungen und ein Mangel an zugewiesenen Ressourcen.
3. Umsetzung
Jetzt beginnt die Arbeit. In der Regel halten alle Beteiligten ein Kickoff-Meeting ab und dann beginnt das Projektteam mit der entscheidenden Arbeit, nämlich der Zuweisung von Ressourcen, der Umsetzung von Projektmanagementplänen, der Einrichtung von Nachverfolgungssystemen, der Erledigung von Aufgaben, der Aktualisierung des Projektplans und gegebenenfalls der Änderung des Projektplans.
4. Leistung und Überwachung
Die Überwachungsphase findet häufig parallel zur Umsetzungsphase statt. Diese Phase ist notwendig, um Fortschritte und Leistung zu messen und sicherzustellen, dass die Elemente mit dem Gesamtprojektmanagementplan übereinstimmen.
5. Abschluss
Diese letzte Phase kennzeichnet den Abschluss des Projekts. Um den Abschluss zu feiern, können Projektmanager*innen ein Post-Mortem-Meeting abhalten, um zu besprechen, inwieweit das Projekt seine Ziele erreicht hat. Anschließend erstellt das Projektteam eine Mängelliste mit allen noch ausstehenden Aufgaben, führt eine abschließende Budgetierung durch und erstellt einen Projektbericht.
Expertentipps für Bauprojektmanagement-Neulinge
Die Leitung von Bauprojekten kann für Management-Neulinge entmutigend sein. Von praktischen Erfahrungen über die Förderung der Kommunikation bis hin zur Verpflichtung zur kontinuierlichen Weiterbildung haben wir einige der besten Expertenratschläge auf diesem Gebiet zusammengestellt.
Hier sind einige wichtige Tipps von sechs Baumanagement-Experten und -Expertinnen:
"Spend time on the job site observing the work being done and asking lots of questions. Get out in the field, get your boots muddy, and show respect to the trades who actually do the work of getting projects built. It's important that entry-level CMs understand the many field elements, such as weather, site conditions, limited lay down space, traffic congestion, etc., that can impact cost, schedule, quality, safety, and the other project variables that CMs are responsible for managing."
— Barbara Jackson, author of Construction Management Jumpstart and director of the Franklin L. Burns School of Real Estate & Construction Management
“Keep communication flowing. Bad news is just as important as good news. Making sure all stakeholders in the project are aware of what is happening on the job will minimize the phone calls, emails, and conference calls in the midst of trying to fix or recover from an issue onsite.”
— Dan Julien, principal of Julien Management, a construction and project management consultant to some of the largest brands and high-profile individuals
"The best piece of advice I can offer is that you commit yourself to on-going education. The construction industry is in the midst of change - cost, project delivery systems, technology, demographics, and, perhaps most important, sustainability ("green") expectations, are all impacting how projects are designed, built, managed, and financed. Successful CMs are nimble and informed and understand the implications of these many changes. The old way of doing things is disappearing; keeping up to date on everything from standards and codes, to construction practices, to collaborative project delivery and more will be required."
Alison Dykstra, AIA, founder of Kirshner Books and author of "Construction Project Management: A Complete Introduction" and soon-to-be-published "Green Construction: An Introduction to a Changing Industry."
"In construction management, the more we plan the luckier we get and the more successful our project becomes. Planning begins before starting the project, including selecting the best construction methodologies, preparing the construction schedule/program, and organizing resources. It also encompasses daily and weekly planning through the life of the project to ensure all tasks are completed.
“Construction is all about teamwork, and good communication is essential for every project manager. You have to communicate with your team, subcontractors, suppliers, your client, designers, local authorities and sometimes neighbors and members of the public."
— Paul Netscher, author of two construction project management books, including Successful Construction Project Management
"Never stop studying or analyzing everything you see in a project. Never take anything for granted. The construction management profession demands complete attention, great commitment and excellent learning and analytics skills. Live the project in its day to day and never forget to prepare for the unexpected."
Vicente Barrera, 18 years of professional experience in industrial construction and infrastructure. Currently a project manager for SENER, a private engineering and technology group.
„Mein wichtigster Ratschlag: Hören Sie niemals auf, zu lernen. Das war tatsächlich einer der Hauptgründe, warum wir Construction Junkie entwickelt haben. Mag sein, dass sich einige Dinge in der Baubranche seit Jahrzehnten nicht verändert haben, aber es gibt immer Raum für Verbesserungen und es sollte immer besser werden. Schauen Sie sich nur die Fortschritte an, die derzeit bei Beton gemacht werden. Beton wird seit Jahrhunderten verwendet, aber jetzt finden Wissenschaftler Wege, wie er seine eigenen Risse schließen kann, und andere entwickeln Möglichkeiten, um durchlässigen Beton stark genug für Schwerbeton zu machen. Wenn wir aufhören zu lernen, gibt es keinen Fortschritt mehr.“
– Shane Hedmond, Chefredakteur von ConstructionJunkie.com
Die Abschnitte des Bauprojektmanagements
Das Baumanagement beginnt mit der Entwurfsphase, gefolgt von den Bauvorleistungen und der Beschaffung. Anschließend stellt das Team den Bau fertig und führt die Inbetriebnahme durch. Sobald der*die Bauherr*in das Gebäude bezieht und sicherstellt, dass es den Spezifikationen entspricht, wird das Projekt abgeschlossen.
Hier sind die Phasen eines Bauprojekts:
1. Design
Dies ist die erste Phase eines Bauprojekts. Sobald sie abgeschlossen ist, beginnt das Ausschreibungsverfahren. Bei Design-Bid-Build-Verträgen wählen Bauherr*innen Auftragnehmer*innen auf der Grundlage fertiggestellter Entwürfe aus.
In dieser Phase bewerten Architekt*innen oder Ingenieur*innen zunächst die Machbarkeit des Entwurfs auf der Grundlage von Vorschriften und Normen für das Gebäude sowie der Anzahl der Räume, der Größe des Gebäudes und des Platzangebots. Dann erstellen sie schematische Entwürfe oder Skizzen und recherchieren die Art der benötigten Geräte und Materialien sowie deren Kosten.
2. Bauvorleistungen
Das Ausschreibungsverfahren ist abgeschlossen und die Bauherr*innen haben sich für eine*n Auftragnehmer*in entschieden. Der*Die Auftragnehmer*in wird dann dem Projektteam vorgestellt, welches aus Vertragsverwalter*in, Projektmanager*in, Ingenieur*in vor Ort und Bauleitung besteht. Dann bereitet das Team die Baustelle vor. Sie untersuchen den Baugrund, testen den Boden und ermitteln mögliche unerwartete Situationen, wie etwa Umweltprobleme.
3. Beschaffung
Das Projektteam beschafft die erforderliche Ausrüstung, Materialien und Arbeitskraft. Mit anderen Worten: In der Beschaffungsphase kauft das Team alles, was es für den Abschluss des Projekts benötigt. Die Komplexität dieser Phase hängt von der Größe des Projekts und des Unternehmens ab. Große nationale Bauunternehmen verfügen in der Regel über Beschaffungsabteilungen, die Arbeitskräfte einstellen und Materialien für Hunderte von Projekten gleichzeitig einkaufen. Bei kleineren Projekten kann hingegen auch die Bauleitung begrenzte Mengen an Materialien in örtlichen Baumärkten kaufen oder eine örtliche Arbeitskraft einstellen.
4. Bau
Zu Beginn der Bauphase trifft sich die Bauleitung mit den Subunternehmern und Materiallieferanten, um die Grundregeln für die Zusammenarbeit festzulegen. Dann muss sich das Team auf den Baubeginn vorbereiten und Aufgaben wie die Einrichtung von Zwischenlagern, die Sicherung der Baustelle, die Entwicklung eines Material- und Handhabungsplans, die Erstellung von Sicherheitsprogrammen und vieles mehr erledigen. Danach beginnt das Team mit dem Bau.
5. Inbetriebnahme
Sobald der Bau abgeschlossen ist, beginnt die Inbetriebnahme. Der Inbetriebnahmeprozess besteht aus zwei Teilen. Zunächst muss das Projektteam die Systeme und Geräte testen, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert, bevor es das Gebäude an die Bauherr*innen übergibt. Dann muss das Team das Personal des Bauherren oder der Bauherrin im Betrieb und der Wartung der Systeme im neuen Gebäude schulen.
6. Bezug
Mit dem Einzug des Bauherren bzw. der Bauherrin in das neue Gebäude beginnt die Garantiefrist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Materialien, Geräte und die Bauqualität den im Vertrag festgelegten Erwartungen entsprechen. Es gibt zwei Arten von Garantien: ausdrückliche Garantien (schriftlich und im Vertrag enthalten) und stillschweigende Garantien (gesetzlich festgelegt oder vorgeschrieben).
7. Projektabschluss
In dieser letzten Phase werden alle möglichen Probleme gelöst. Das Team erfüllt formell alle verbleibenden vertraglichen Verpflichtungen, um das Projekt abzuschließen. Es kann eine Mängelliste mit allen Aufgaben erstellen, die nicht erledigt wurden, und eine Überprüfung nach dem Projekt durchführen, die gewonnenen Erkenntnisse dokumentieren, Projektdokumente archivieren oder einen Projektabschlussbericht erstellen.
Budgetierung im Bauprojektmanagement
Projektmanager*innen müssen immer an die Finanzen denken. Von der Schätzung des Budgets vor Projektbeginn bis zur Beauftragung und Bezahlung von Auftragnehmer*innen ist das Finanzmanagement einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Projekts.
Hier erfahren Sie, was Sie über Finanzangelegenheiten im Baugewerbe wissen müssen:
1. Preisgestaltung und Auftragsvergabe im Bauwesen
Es gibt eine Reihe von Optionen bei der Bezahlung von Auftragnehmer*innen und bei der Festlegung des Preises in Verträgen. Im Ausschreibungsverfahren geben Auftragnehmer*innen ihr Angebot für die Arbeit an dem Projekt ab. Diese Angebote werden entweder auf Pauschal- oder Einheitspreisbasis abgegeben, je nachdem, was die Bauherr*innen angeben. Ein Pauschalangebot bezieht sich auf den Gesamtpreis der Arbeit des Auftragnehmers bzw. der Auftragnehmerin. Angebote zum Einheitspreis werden bei Projekten verwendet, bei denen der Arbeits- und Materialaufwand ungewiss ist.
Anstelle von Ausschreibungen entscheiden sich einige private Bauherr*innen dafür, Aufträge an einen oder mehrere ausgewählte Auftragnehmer*innen mit ausgehandelten Verträgen zu vergeben, was mehr Flexibilität bei der Preisgestaltung bietet. Ausgehandelte Verträge sehen in der Regel die Erstattung der direkten Projektkosten zuzüglich des Honorars des Auftragnehmers bzw. der Auftragnehmerin vor, das nach einer der folgenden Methoden ermittelt wird: Kosten plus fester Prozentsatz, Kosten plus feste Gebühr, Kosten plus variable Gebühr, Zielkostenvoranschlag oder garantierter Maximalpreis.
2. Kostenschätzung und Budgetierung
Eine Kostenschätzung wird erstellt, um ein Angebot für ein Bauprojekt abzugeben, und wird verwendet, um ein Budget für das Projekt festzulegen, sobald man den Zuschlag erhalten hat. Der Prozess umfasst die Ermittlung von Kostenvoranschlägen für Gebäude, Einheitspreise und Pauschalbeträge, Baustellen und Gemeinkosten, Ausschreibungsverfahren und Arbeitskosten. Kostenvoranschläge werden manchmal von Spezialist*innen erstellt, z. B. von Gebäudeschätzer*innen oder Baukalkulator*innen. Auch wenn Projektmanager*innen möglicherweise nicht allein für den Kostenvoranschlag verantwortlich sind, müssen sie sich mit dem Prozess vertraut machen, um den Umfang des Projekts zu verstehen.
3. Kostenkontrolle
Zu Beginn des Projekts müssen die Projektmanager*innen schnell ein Verfahren zur Überwachung der Projektkosten entwickeln. Je früher die Phase der Kostenkontrolle beginnt, desto schneller können Problemstellen identifiziert werden. Wenn beispielsweise ein Posten den Kostenvoranschlag spürbar übersteigt, sollte das Projektmanagement den Grund für die Differenz ermitteln und prüfen, ob sich die Kostensteigerung auf andere Bereiche des Budgets auswirkt.
4. Capital Improvement Plan, CIP
Ein Capital Improvement Plan (oder Program) ist ein Vier- bis Zehnjahresplan, aus dem Kapitalprojekte und beschaffte Ausrüstung hervorgehen. Er enthält einen Zeitplan und zeigt Optionen für die Finanzierung des Plans. Der Plan verknüpft eine staatliche Einrichtung mit einem strategischen Plan und dem Jahresbudget der Einrichtung. Ein CIP enthält eine Liste aller Projekte und Anschaffungen, eine Rangfolge der Projekte, einen Finanzierungsplan für die Projekte, einen Zeitplan für die Bauphase des Projekts, eine Begründung für das Projekt und eine Erläuterung der Kosten.
5. Projektbuchhaltung
Die Projektmanager*innen und/oder die Buchhaltungsabteilung der Agentur müssen das Projektbudget für das Steuerjahr erstellen, Ausgaben erfassen und melden, Rechnungen von Auftragnehmer*innen prüfen und bezahlen und den Cashflow verwalten. Von den Materialien bis zum Arbeitsaufwand fallen bei Bauprojekten viele Kosten an. Bei den Kosten handelt es sich entweder um direkte Kosten (Arbeit, Material, Unteraufträge und Grundstücke) oder um indirekte Kosten (Kosten für indirekte Arbeit, Überwachung, Werkzeuge, Ausrüstung, Material, Versicherung und Unterstützung).
Das Projektteam und die Buchhaltungsabteilung müssen möglicherweise eng zusammenarbeiten, um Rechnungen von Auftragnehmer*innen zu verwalten. Das Projektteam prüft die Rechnungen, um sicherzustellen, dass die Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt wurden, und die Buchhaltungsabteilung stellt sicher, dass die Rechnungen vertraglich zulässig sind und die Preise mit dem Vertrag übereinstimmen.
Bauprojekte organisieren und planen
Es kann schwierig sein, bei einem Bauprojekt den Überblick über die erforderlichen Dokumente zu behalten, wie z. B. Ausschreibungen, Verträge, Rechnungen und Baupläne. Da Bauprojekte so groß und komplex sind, sind eine effiziente Organisation und Zeitplanung von entscheidender Bedeutung.
Organisationsstrategien im Bauprojektmanagement
Es gibt verschiedene Informationsströme, die bei jedem Bauprojekt organisiert und verwaltet werden müssen, von der Dokumentation und Vertragsverwaltung bis hin zur Planung der Auftragsbeschaffung und der täglichen Organisation.
Im Folgenden haben wir einige gängige Organisationsstrategien skizziert:
Schriftgutverwaltung: Die Schriftgutverwaltung steuert die Verteilung, Speicherung und den Abruf von Projektdokumenten, sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form, auf eine sichere Art und Weise. Die Projektmanager*innen müssen dafür sorgen, dass alle ein- und ausgehenden Dokumente über die für die Schriftgutverwaltung zuständige Person übermittelt werden, die eine Software für die Nachverfolgung der Unterlagen einsetzt (auf diese Weise wird auch eine zentrale Bibliothek für alle Projektdokumente und -informationen geschaffen).
Vertragsmanagement: Es ist wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Projektteammitglieder, die das Projekt verwalten, und die Projektmitarbeitenden, die für die Verwaltung von Verträgen und Dokumenten verantwortlich sind, klar zu definieren. Der Plan für das Vertragsmanagement soll die Erwartungen und Verfahren in diesem Zusammenhang festlegen, indem er regelt, wer die Befugnis hat, die Auftragnehmer*innen zur Arbeit anzuweisen, wie die Arbeit der Auftragnehmer*innen überwacht und in Berichten erfasst wird, wie sie bezahlt und genehmigt werden, wie Verträge geändert werden, welche Finanzprüfungen erforderlich sind, usw.
Planung der Auftragsvergabe: Die Projektmanager*innen müssen auch sicherstellen, dass die Beschaffungsaktivitäten mit dem Bauplan übereinstimmen. Sie haben unter anderem folgende Aufgaben:
- Festlegen des erwarteten Vertragspreises
- Erstellung des Arbeitsumfangs für jeden Vertrag
- Standardisierung der Beschaffungsdokumente und aller anderen erforderlichen Dokumente
- Ergänzen der Fertigstellungstermine in den Verträgen, die mit dem Projektzeitplan übereinstimmen
Inbetriebnahmeplan und -liste: Der Inbetriebnahmeplan und die entsprechende Liste sollten frühzeitig in der Entwurfsphase angelegt und im Laufe des Projekts kontinuierlich aktualisiert werden. Der Inbetriebnahmeplan soll die Richtung für den Inbetriebnahmeprozess während der Bauphase vorgeben, Fragen im Zusammenhang mit der Zeitplanung, den Aufgaben und Zuständigkeiten klären und bei der Berichterstattung, den Genehmigungen und der Koordination helfen. Es ist ein systematischer Prozess, der sicherstellen soll, dass Gebäude dem Entwurf und den betrieblichen Anforderungen des Bauherren bzw. der Bauherrin entsprechen.
Projektsteuerungsprozess: Der Projektsteuerungsprozess verfolgt und verwaltet den Umfang, die Kosten und den Zeitplan eines Bauprojekts. Die Ziele dieses Prozesses bestehen darin, eine Baseline festzulegen, die Leistung im Vergleich zur Baseline nachzuverfolgen, die Leistung bei Abschluss zu prognostizieren und mit der Baseline zu vergleichen sowie Änderungen zu ermitteln und die Auswirkungen auf die Baseline zu überwachen.
Projektanforderungsdefinition: Dieses Dokument, auch als Leistungsbeschreibung bekannt, beschreibt die Projektleistungen. In der Projektanforderungsdefinition erläutern Projektmanager*innen den Arbeitsumfang und alles, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Es hilft Stakeholder*innen, Teammitgliedern und externen Parteien, das Projektziel zu verstehen, und dient als Aufzeichnung der ursprünglichen Erwartungen.
Bestandszeichnungen: Dies sind überarbeitete Zeichnungen, die von Auftragnehmer*innen am Ende eines Projekts vorgelegt werden. Sie spiegeln alle Änderungen wider, die während des Bauprozesses an den Arbeitszeichnungen vorgenommen wurden, und zeigen die Abmessungen, geometrische Angaben und die Lage aller im Vertrag enthaltenen Elemente. Bestandszeichnungen ermöglichen einen schnellen Einblick in das bestehende Design und erfassen Abweichungen von den Originaldokumenten.
Tägliche Dokumentation: Das Führen von Bautagebüchern, Protokollen und Tagesberichten über die Projektaktivitäten dient als Nachschlagewerk nach Abschluss der Arbeiten und kann zur Schadensbegrenzung beitragen. Diese Art von Dokumentation kann zeigen, wie Fragen beantwortet und Probleme gelöst wurden, und sie kann alle ungewöhnlichen Bedingungen an einem bestimmten Tag aufzeichnen. Mit dieser Art von Protokollierung erhalten Sie einen Papiernachweis für das gesamte Projekt, falls später etwas schiefgeht.
Und schließlich werden die Arbeitszeichnungen erstellt. Dabei handelt es sich um die endgültigen Spezifikationen und Darstellungen des Projekts, die Bauherr*innen für den Bau verwenden und die Auftragnehmer*innen ihrem Angebot beifügen.
Planungsstrategien im Bauprojektmanagement
Organisieren Sie Ihre Dokumente, um die Informationen, die Sie für die Erstellung Ihres Projektplans benötigen, nach Priorität zu ordnen. Ein wohldurchdachter Zeitplan hilft Ihnen bei der Planung, der Identifizierung potenzieller Risiken, der Prognose von Cashflows und der Ermittlung des Ressourcenbedarfs.
Im Folgenden beschreiben wir einige grundlegende und fortgeschrittene Techniken für die Zeitplanung:
- Gantt-Diagramme: Ein Gantt-Diagramm ist die einfachste Möglichkeit, einen Bauzeitplan zu erstellen. Sie können damit Ihren Projektzeitplan visualisieren, indem Sie Aufgabennamen, Daten, Dauer und Enddaten in kaskadierende horizontale Balkendiagramme umwandeln. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Gantt-Diagrammen in Smartsheet.
- Zeitplanung mit kritischem Pfad: Die am häufigsten verwendete Planungstechnik ist die Methode des kritischen Pfades. Mit dieser Methode werden die minimale Projektfertigstellungszeit sowie die Start- und Endtermine für alle Projektaufgaben berechnet. Sie identifiziert die kritischen Aufgaben, deren Verzögerung Ihr gesamtes Projekt verzögern würde. Die Methode des kritischen Pfads hilft Ihnen, Zeitabläufe zu verkürzen, Ressourcen zu verwalten und Soll mit Ist zu vergleichen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Der kritische Pfad im Projektmanagement – Definition & Anleitung.
- Line of Balance: Diese Planungstechnik eignet sich am besten für repetitive Aufgaben und wird häufig im Straßenbau eingesetzt. Es handelt sich um ein Managementkontrollverfahren zur Erfassung, Messung und Darstellung von zeitlichen Gegebenheiten, gemessen an einem bestimmten Plan. Bei einem Zeitplan nach der „Line of Balance“-Methode müssen Sie für jeden Schritt Ressourcen zuweisen, um sicherzustellen, dass sich der nächste Schritt nicht verzögert.
- Qualitative Planung (Q Scheduling): Diese Form der Bauplanung berücksichtigt die Abfolge der Aktivitäten, die Beziehungen zwischen Aufgaben und die Gesamtkosten für die Fertigstellung des Projekts. Sie umfasst die gesamte Baustelle und verhindert, dass zwei konkurrierende Tätigkeiten zur gleichen Zeit am gleichen Ort stattfinden. Diese Technik kommt der Realität zwar am nächsten, erfordert jedoch eine spezielle Software und kann für die Projektmanager*innen einen höheren Aufwand bei der Auswertung der Kostenanalysen für die verschiedenen erstellten Zeitplanalternativen bedeuten.
Welche Risiken birgt ein Bauprojekt?
Bauprojekte entwickeln sich ständig weiter und Unsicherheit kann zu Konflikten in Projektteams führen. Bauprojektmanager*innen sind für die Beilegung von Streitigkeiten, die Identifizierung und Minderung von Risiken und das Verständnis rechtlicher Konsequenzen verantwortlich.
Folgendes sollten Bauprojektmanager*innen wissen:
Streitigkeiten beilegen
Bei jedem Projekt kommt es zu Konflikten. Es ist Aufgabe der Projektmanager*innen, Streitigkeiten beizulegen, damit das Team produktiv bleiben und gut zusammenarbeiten kann. Mögliche Konflikte in einem Projekt können mangelhafte Kommunikation, mangelndes Verständnis, Interessenkonflikte, begrenzte Ressourcen oder Machtkämpfe sein. Obwohl jeder Konflikt anders ist, gibt es mehrere Lösungsstrategien, die Sie anwenden können:
- Schlichtung: Externe Vermittler*innen werden beauftragt, die Streitigkeiten zwischen den beiden Parteien beizulegen. Diese Strategie ist die kosten- und zeiteffizienteste Lösung.
- Mini-Trial: Ein Mini-Trial findet in einem informellen Rahmen mit einer beratenden Partei oder Anwält*innen statt, die bezahlt werden müssen. Die Einigung ist nicht bindend und kann aufgehoben werden. Ein Mini-Trial ist teurer und zeitaufwendiger als eine Schlichtung.
- Schiedsverfahren: Ein Schiedsverfahren ist die teuerste und zeitaufwendigste Methode zur Beilegung eines Konflikts. Jede Partei wird von einem Anwalt oder einer Anwältin vertreten, während Zeug*innen befragt und Beweismittel vorgelegt werden. Dann trifft der*die Schiedsrichter*in eine Entscheidung und diese ist verbindlich.
Risikomanagementplan erstellen
Wenn sich Projektmanager*innen auf die Risikoprävention konzentrieren, müssen sie weniger Zeit dafür aufwenden, unerwartete Probleme zu lösen, und können mehr Zeit dafür aufbringen, ihre Auswirkungen zu mindern. Ein Risikomanagementplan wird verwendet, um alle Projektrisiken zu managen, die Rollen der Projektmitarbeitenden im Risikomanagement zu definieren, potenzielle Risiken zu identifizieren und sie hinsichtlich ihrer Wahrscheinlichkeit und ihrer Auswirkungen zu kategorisieren.
Rechtsgrundsätze verstehen
Wenn Projektmanager*innen Verträge aushandeln, sich mit den Genehmigungsvorschriften der jeweiligen Länder befassen, Versicherungen abschließen und die Sicherheit auf der Baustelle regeln müssen, kann ein Verständnis der rechtlichen Grundlagen Zeit und Geld sparen. Im Baumanagement haftet man in mehreren Bereichen. Wenn ein Angebot den Kostenvoranschlag übersteigt, wenn sich die Gemeinkosten erhöhen oder wenn sich das Projekt verzögert, kann ein Anspruch wegen Nichterkennung von Mängeln geltend gemacht werden. Die meisten Berufshaftpflichtversicherungen decken eine fehlerhafte Verarbeitung (wie Herstellung oder Installation) oder wirtschaftliche Risiken in keiner Weise ab, daher müssen Projektmanager*innen sicherstellen, dass sie über den entsprechenden Versicherungsschutz verfügen und alles in ihrer Macht Stehende tun, um Haftungen und Ansprüche zu vermeiden.
Qualitätskontrollplan erstellen
Ein Qualitätskontrollplan stellt sicher, dass das Gebäude einem bestimmten Standard entspricht. Die Qualitätskontrolle ist der letzte Schritt, den ein Projekt vor der Übergabe an die Bauherr*innen durchläuft, und sie besteht aus einer Reihe von Systemen und Verfahren, die sicherstellen, dass das Projekt den höchsten Standards entspricht. Die Projektmanager*innen müssen evaluieren, wie die Projektqualität gemessen werden kann, ein Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Prüfung des Projekts erstellen und den Plan überarbeiten und überprüfen, um neue Problembereiche aufzudecken. Sie müssen sich auch mit Sicherheitsmanagement und -vorschriften, Bauvorschriften und Compliance-Vorschriften auskennen und diese Aspekte in den Plan aufnehmen.
Auswirkungen von Baumaßnahmen auf die Umwelt und die umliegenden Bereiche vorhersehen und angehen
Bauprojektmanager*innen können Lizenzen, Genehmigungen und örtliche Vorschriften einplanen, aber manche unvorhergesehene Hindernisse lassen sich einfach nicht vermeiden. Im Folgenden haben wir beschrieben, wie man mit einigen Problemen umgeht, z. B. übermäßigem Schlamm, Vegetation, gefährdeten Arten und kulturellen Artefakten.
Staub und Schlamm: Wenn Baufahrzeuge einfach auf einer Baustelle fahren oder Erde von einem Ort zum anderen verfrachten, kann es zu übermäßiger Staubentwicklung kommen. Da die erhöhte Feinstaubbelastung umliegende Betriebe und Anwohner*innen stören kann, tut die Bauleitung gut daran, die Staubentwicklung zu kontrollieren. Eine einfache Möglichkeit dafür besteht darin, das Gelände mithilfe eines Wasserwagens zu befeuchten. Dabei entsteht jedoch Schlamm, der über Baufahrzeuge in die umliegenden Gebiete verteilt werden kann. Um dem entgegenzuwirken, sollte die Projektleitung eine Straßenkehrmaschine organisieren, um die Straßen zu reinigen.
Regenwasserverschmutzung: Durch Bauprojekte können Fremdstoffe in den Boden gelangen. Bei einem Sturm könnten diese potenziellen Schadstoffe in nahe gelegene Bäche, Flüsse, Seen, Grundwasserleiter, Feuchtgebiete oder Küstengewässer gespült werden.
Gefährdete Arten: Wird eine gefährdete Art auf der Baustelle gefunden, muss die Baustelle den Betrieb so lange einstellen, bis die Behörden die Situation beurteilt haben. Sobald eine Entscheidung gefallen ist, setzen die Auftragnehmer*innen geeignete Maßnahmen um, um die Arten nicht zu stören.
Vegetation: Nicht nur Tiere sind geschützt, auch Bäume und Pflanzen auf einer Baustelle können unter den Umweltschutz fallen. Möglicherweise müssen Bauprojektmanager*innen einen sicheren Bereich für das Wachstum ausweisen, etwa mit einem Zaun oder Sicherheitsband.
Feuchtgebiete: Feuchtgebiete gehören zu den am stärksten geschützten Gebieten in den Vereinigten Staaten. Auftragnehmer*innen und Bauherr*innen müssen besonders aufpassen, um zu verhindern, dass Schadstoffe oder unreguliertes Material in diese geschützten Gebiete gelangen.
Historische oder kulturelle Artefakte: Unter diese Klassifizierung können Pfeilspitzen, Keramikscherben, frühe Werkzeuge, Knochen und vieles mehr fallen. Wenn Artefakte auf der Baustelle gefunden werden, müssen alle Arbeiten unterbrochen werden, bis die Teile untersucht und entfernt werden können.
Nachhaltige Bauprojekte verwalten
Projektmanager*innen, die nachhaltige Bauprojekte leiten, müssen wissen, wie sich diese auf die Umwelt auswirken, sie müssen sicherstellen, dass Abfälle ordnungsgemäß entsorgt werden, und sie müssen nachhaltige Materialien und effiziente Baumethoden verwenden. Sie müssen auch alle gebietsspezifischen Umweltprobleme und Compliance-Standards verstehen.
Umweltfreundliches Bauen konzentriert sich darauf, Gebäude energieeffizienter und umweltfreundlicher zu machen. Derzeit erfährt es ein enormes Wachstum in der Baubranche. Der Begriff Green Building bezieht sich auf die Bemühungen, sicherzustellen, dass sowohl das eigentliche Bauwerk als auch der Bauprozess umweltverträglich sind. Von vielen „grünen“ Projektmanager*innen wird verlangt, dass sie sich mit den Dokumentationsanforderungen für Leadership in Energy and Environmental Design (LEED) auskennen.
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