Was ist ein Projektrisikomanagementplan?
Projektteams erstellen einen Projektrisikomanagementplan, ein Dokument, mit dessen Hilfe potenzielle Risiken für ein Projekt ermittelt und bewertet werden können. Der Plan zeigt auf, wie Ihr Team die potenziellen Risiken analysiert und minimiert, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Der Projektrisikomanagementplan ist eines der wichtigsten Dokumente im Projektrisikomanagement. Weitere Informationen über Projektrisiken im Allgemeinen – sowie über bestimmte Arten von Projektrisiken – finden Sie in unseren umfassenden Leitfäden.
Why Have a Project Risk Management Plan?
A project risk management plan helps teams identify, assess, and respond to risks before they disrupt project delivery. It clarifies risk ownership, response steps, and monitoring practices so project managers can reduce uncertainty, make faster decisions, and keep work on track throughout the project lifecycle.
Learn about project risk mitigation and mitigation process types with this guide to project risk mitigation.
When to Use a Risk Management Plan
Use a risk management plan before execution begins and revisit it whenever scope, assumptions, dependencies, or external conditions change. A risk management plan is especially important for complex, high-impact, or cross-functional work that requires clear decision-making, defined risk ownership, and ongoing risk oversight.
Was deckt ein Risikomanagementplan ab?
Ein Risikomanagementplan sollte eine Reihe von Bereichen abdecken, in denen potenzielle Projektrisiken und der Umgang Ihres Teams mit diesen Risiken beschrieben werden. Er enthält eine Beschreibung des Projekts sowie Angaben dazu, wie Ihr Team Risiken ermittelt und bewertet.
Ihr Projektrisikomanagementplan sollte mindestens die folgenden Angaben enthalten:
- Projektbeschreibung, inklusive Zweck
- Plan des Teams zur Identifizierung, Protokollierung und Bewertung potenzieller Risiken
- Wie das Team die allgemeinen Risikokategorien ermittelt
- Wie das Team den Schweregrad der einzelnen potenziellen Risiken evaluiert
- Wie Ihr Team die Risiken während des gesamten Projekts weiterhin überwacht
- Wie Teammitglieder als Inhaber*innen verschiedener Risiken zugewiesen werden
- Toleranz Ihres Unternehmens gegenüber bestimmten Risiken sowie Kriterien für ein großes inakzeptables Risiko
„Ein Risikomanagementplan definiert, wie mit den Risiken eines Projekts umgegangen wird, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden kann“, sagt Veniamin Simonov, Director of Product Management bei NAKIVO, einem Anbieter von Backup- und Ransomware-Wiederherstellungssoftware. „Der Plan sollte die Methodik, die Risikokategorisierung und -priorisierung, einen Reaktionsplan, die Rollen des Personals sowie die Verantwortungsbereiche und Budgets umfassen.“
„Der Risikomanagementplan befasst sich mit den Fragen: ‚Was werden wir tun? Wie werden wir dabei vorgehen? Welche Prozesse werden wir dabei befolgen?‘“, sagt Alan Zucker, Gründer und Leiter von Project Management Essentials. „Dazu könnten beispielsweise die Hauptkategorien gehören, mit denen Sie Ihre Risiken definieren möchten. Und dazu könnten auch einige Richtlinien zur Risikobewertung gehören.“
Komponenten eines Projektrisikomanagementplans
Ein Projektrisikomanagementplan enthält bestimmte Komponenten und beschreibt, wie Ihr Projektteam bestimmte Hilfsmittel einsetzt, um potenzielle Risiken zu verstehen und zu bewältigen. Zu den Komponenten gehören ein Risikoregister, ein Risikostrukturplan und ein Risikoreaktionsplan.
Hier sind einige Komponenten oder Hilfsmittel, die ein Projektrisikomanagementplan häufig enthält oder beschreibt:
- Risikoregister: Ein Risikoregister ist das Dokument, das Ihr Projektteam verwendet, um potenzielle Projektrisiken zu identifizieren, zu protokollieren und zu überwachen.
- Risikostrukturplan: Ein Risikostrukturplan ist ein Diagramm, das es Ihrem Team ermöglicht, allgemeine Risikokategorien und spezifische Risiken zu identifizieren, die in jede Kategorie passen. Ihr Team kann je nach Projekt über die allgemeinen Kategorien entscheiden.
- Risikobewertungsmatrix: Eine Risikobewertungsmatrix ist eine Diagramm-Matrix, die es den Teams ermöglicht, den Schweregrad potenzieller Risiken anhand der Wahrscheinlichkeit des Eintretens jedes Risikos und der Auswirkungen auf das Projekt im Falle des Eintretens eines Risikos zu bewerten.
- Risikoreaktionsplan: Ein Risikoreaktionsplan ist ein Dokument, das detailliert aufzeigt, wie Ihr Team auf jedes potenzielle Risiko reagieren möchte, um es entweder zu verhindern oder die Auswirkungen zu verringern, wenn es eintritt. Hier erfahren Sie mehr über die Minimierung von Projektrisiken.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Der Risikomanagementplan kann Einzelheiten über das Team für das Projektrisikomanagement enthalten, darunter das leitende Mitglied für das Risikomanagement. Häufig werden auch die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder bei der Bewältigung bestimmter Risiken detailliert beschrieben.
- Risikoberichtsformate: Der Risikomanagementplan beschreibt, wie das Projektteam seine Arbeit zur Überwachung und Behandlung von Risiken dokumentiert und berichtet. Er beschreibt das Risikoregisterformat, das das Team verwendet. Er kann auch beschreiben, wie Risiken zum Register hinzugefügt oder daraus gelöscht werden und wie das Projektteam regelmäßig zusammenfassende Risikoberichte an die oberste Projekt- und Organisationsleitung übermittelt.
- Projektfinanzierung und -zeitplan: Der Plan wird wahrscheinlich einen Abschnitt enthalten, in dem die Gesamtfinanzierung und der Zeitplan für das Projekt beschrieben werden. In diesem Abschnitt wird wahrscheinlich auch die Finanzierung aller Arbeiten des Projektrisikomanagements detailliert beschrieben.
Um zu bestimmen, was Sie in Ihren Risikomanagementplan aufnehmen müssen, beachten Sie die folgenden Anforderungen basierend auf der Projektgröße:
| Kleines Projekt (kurze Dauer; 2–4 Mitglieder im Projektteam) | Mittleres Projekt (Dauer von mehreren Wochen bis zu mehreren Monaten; mittelgroßes Projektteam) | Großes/Komplexes Projekt (Dauer von einem Jahr oder mehr; großes Projektteam) | |
| Risikomanagementplan | X | X | |
| Ein grundlegendes Risikoregister, das Spalten für die Beschreibung des Risikos, seiner potenziellen Auswirkungen und Priorität sowie die verantwortlichen Personen für die Überwachung enthält | X | ||
| Ein detailliertes Risikoregister mit allen Inhalten des grundlegenden Risikoregisters sowie mit Details zu Risikoauslösern und dem wahrscheinlichen Zeitraum von Risiken, Details zur Risikominimierung und dem Status der Risikominimierungsreaktion | X | X | |
| Risikostrukturplan | X | ||
| Risikobewertungsmatrix | X | X | X |
| Risikoreaktionsplan für priorisierte Risiken | X | X | |
| Regelmäßige Risikomanagementberichte an die Führungskräfte der Organisation | X |
Der Risikomanagementplan eines Unternehmens ändert sich im Laufe der Projekte oft nicht
Viele Expert*innen für das Risikomanagement betonen, dass sich die Projektrisikomanagementpläne einer Organisation von Projekt zu Projekt nicht wesentlich ändern. Das liegt daran, dass der Plan bestimmte Einzelheiten festlegt, die für alle Projekte gelten.
„Denken Sie daran, dass es sich nur um ein Konzeptdokument handelt, das die Frage nach dem ‚Wie‘ beantwortet“, sagt Kris Reynolds, Gründer und CEO von Arrowhead Consulting in Tulsa, Oklahoma (USA). „Das Unternehmen oder die Abteilung als Ganzes sollte über einen einzigen Risikomanagementplan verfügen, der im Zuge der Entwicklung der Projektmanagementmethodik erarbeitet wird. Und er ist dann Ihre Bibel. Er ist Ihr Leitfaden.
Aber er wird sich nicht von einem Projekt zum anderen ändern“, ergänzt Reynolds. „Was sich ändert, sind die Artefakte, einschließlich des Risikoregisters. Aber Ihr Ansatz, wie Sie Risiken angehen, analysieren oder einplanen möchten, befindet sich in Ihrem Projektrisikomanagementplan. Als Unternehmen oder Organisation erstellen Sie dieses Dokument, und es existiert ein oder zwei Jahre lang, ohne sich zu ändern.“
Roles and Responsibilities Within a Project Risk Plan
Roles and responsibilities within a project risk plan define who will oversee risk management, monitor specific risks, contribute subject-matter expertise, and support escalation when needed. Clear role definitions help teams assign ownership, report updates, and maintain consistent risk oversight throughout the project lifecycle.
Here are common roles and responsibilities included in a project risk management plan:
- Risk Management Lead: Oversees the risk management process and escalates major concerns when needed.
- Risk Owner: Monitors an assigned risk by tracking its triggers and status changes, and helps coordinate response actions if the risk occurs.
- Project Manager: Reviews the project-wide status of risk, aligns decisions with project priorities, and ensures risks remain visible in planning and reporting. May work with the risk management lead to escalate critical risks.
- Team Members and Subject-Matter Experts (SMEs): Help identify risks, assess potential impact, and provide input on response options and emerging issues. Some SMEs may also be assigned as risk owners, depending on the project.
- Project Sponsor or Leadership Stakeholders: Review high-priority risks, set risk tolerance, and approve response decisions when risks exceed acceptable thresholds.
So erstellen Sie einen Projektrisikomanagementplan
Um einen Projektrisikomanagementplan zu erstellen, sollte Ihr Team wichtige Dokumente sammeln und über einen Ansatz entscheiden, mit dem es Risiken bewertet und behandelt. Dieser Prozess umfasst das Zusammenstellen von unterstützenden Dokumenten, das Auflisten möglicher Hilfsmittel für das Risikomanagement und vieles mehr.
Berücksichtigen Sie einige dieser grundlegenden Schritte und Faktoren, wenn Sie mit der Erstellung des Projektrisikomanagementplans beginnen:
- Unterstützende Dokumente sammeln: Sammeln und lesen Sie unterstützende Dokumente im Zusammenhang mit dem Gesamtprojekt, einschließlich des Projekts und des Projektmanagementplans. Es ist wichtig, dass Ihr Projektrisikoteam einen vollständigen Überblick über die Projektziele und -vorgaben hat.
- Kontext einordnen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team sowohl den geschäftlichen Wert des Projekts als auch die Auswirkungen auf das Unternehmen versteht, wenn das Projekt scheitert.
- Risikobewertungskriterien festlegen: Entscheiden Sie, wie Ihr Team wichtige Risiken identifiziert und bewertet. Dazu muss Ihr Team verstehen, welche Arten von Risiken Ihr Unternehmen tolerieren kann und welche Risiken das Projekt zum Scheitern bringen könnten.
- Mögliche Hilfsmittel für das Risikomanagement auflisten: Erstellen Sie eine Liste mit Hilfsmitteln und Dokumenten für das Risikomanagement, die Ihr Team verwenden könnte, um Projektrisiken zu identifizieren und zu behandeln.
- Risiken in Kategorien betrachten: Überlegen Sie, welche Risikokategorien für Ihr Projekt relevant sind, wie interne und externe Risiken. Das könnte bedeuten, dass andere Kategorien für Risiken gefunden werden müssen.
Ihr Team sollte auch allgemein über bekannte, unbekannte und unwägbare Risiken nachdenken:- Bekannte Risiken: Zu Beginn eines Projekts können die Teammitglieder eine Reihe bekannter Risiken identifizieren, z. B. Budgetprobleme, Materialengpässe sowie Personal- und Ressourceneinschränkungen, die messbar sind und auf bestimmten Ereignissen basieren.
- Unbekannte Risiken: Zu Beginn eines Projekts sind die Teammitglieder nicht in der Lage, eine Reihe unbekannter Risiken zu identifizieren, die sich auf Ihr Projekt auswirken könnten. Diese Risiken sind nicht so einfach oder objektiv messbar wie bekannte Risiken und können jederzeit während eines Projekts auftreten. Ein Hauptziel des Projektrisikomanagements besteht darin, Ihrem Team zu helfen, unbekannte Risiken zu erkennen und zu behandeln, bevor sie auftreten.
- Unwägbare Risiken: Ihr Team wird nicht in der Lage sein, unwägbare Risiken zu antizipieren, die sich auf das Projekt auswirken könnten, wie katastrophale Wetterereignisse, Unfälle und größere Systemausfälle.
- Menschliche Verzerrungen verstehen: Studien haben gezeigt, dass Menschen ihre Fähigkeit überschätzen, die Zukunft vorherzusagen und zu beeinflussen. Wir denken oft, dass wir mehr Kontrolle haben, als es tatsächlich der Fall ist. Diese Verzerrungen können sich darauf auswirken, wie wir Risiken in einem Projekt bewerten und behandeln. Wir neigen dazu, zu viel Vertrauen in frühere Entwicklungen zu setzen, anderen in unserer Gruppe zuzustimmen und optimistischer zu sein, als wir sein sollten, wenn es darum geht, wie lange ein Projekt dauern oder wie viel es kosten wird.
Es ist wichtig, alle diese Verzerrungen zu berücksichtigen, wenn Ihr Team Projektrisiken identifiziert und bewertet.
Erfordern komplexe Projekte komplexere Projektrisikomanagementpläne?
Expert*innen sagen, dass komplexe Projekte nicht noch komplexere Projektrisikomanagementpläne erfordern sollten. Ein Projekt kann über komplexere Hilfsmittel verfügen, beispielsweise ein detaillierteres Risikoregister, aber der Risikomanagementplan sollte für alle Projekte die gleichen Grundlagen abdecken.
„Das Problem ist, dass die meisten Leute diese Managementpläne durcheinander bringen. Sie fangen dann an, die Artefakte [z. B. Risikoregister] – die komplexer und detaillierter sein können – in den Risikomanagementplan selbst einzubauen“, sagt Reynolds. „Der Plan soll leicht verständlich sein und leicht befolgt werden können.
Ich glaube nicht, dass sich der Risikomanagementplan durch die Komplexität des Projekts ändert“, sagt Reynolds. „Sie müssen den Plan vielleicht an mehr Personen weitergeben. Sie müssen sich vielleicht häufiger treffen. Sie müssen vielleicht eine quantitative Risikoanalyse einsetzen. Bei komplexeren Projekten wäre das noch komplexer. Aber der Managementplan selbst – nein.“
Sample Project Risk Management Plan
Download the Sample Project Risk Management Plan for Microsoft Word
This completed example of a project risk management plan for an athletic center renovation shows users what a finished plan can look like. It provides a structure for organizing a plan around purpose, risk identification, risk assessment, risk response, mitigation, and tracking and reporting. Users can reference the sample language for defining the plan’s purpose, the risk scoring method for rating probability and impact, and examples of response strategies.
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Project Risk Management Plan FAQs
A risk management plan defines the overall approach a team will use to identify, assess, prioritize, monitor, and respond to project risk. A contingency plan is narrower. It focuses on the actions a team will take if a specific risk occurs. Contingency planning fits within the broader risk response planning process rather than replacing the full risk management plan.
Teams should handle newly identified risks by documenting them, assessing their likelihood and impact, assigning ownership, and deciding whether they require a response plan. They should also follow the plan's process for updating and reporting risk information, including adding risks to the register and reviewing changes over time.
Teams generally consider a project risk management plan closed when the project ends and they no longer need to monitor, update, or report project risks. Until then, teams should continue to use and revisit the plan throughout the project lifecycle as conditions, assumptions, dependencies, and risk exposure change.