Was sind Risikokategorien?
Eine Risikokategorie ist eine allgemeine Klassifizierung von Projektmanagementrisiken. Die beiden übergeordneten Risikokategorien sind Risiken auf Projektebene und Risiken auf Geschäftsebene. Diese können in Unterkategorien unterteilt werden. Risikokategorien berücksichtigen sowohl interne als auch externe Risikoquellen.
- Risiken auf Projektebene: Risiken auf Projektebene können Ergebnisse auf Projektebene beeinflussen. Projektrisiken können Faktoren im Zusammenhang mit der Budgetierung, dem Ressourcenmanagement, der Terminplanung und mehr umfassen.
- Risiken auf Geschäftsebene: Risiken auf Geschäftsebene können sich auf den Gesamtbetrieb eines Unternehmens auswirken. Dazu gehören Faktoren wie Projektpriorisierung, Governance, Kundenzufriedenheit und Personalrisiken. In der Regel werden Risiken auf Geschäftsebene im Risikomanagementplan eines Unternehmens behandelt.
Diese Risikokategorien können auf jeder Ebene jeweils in finanzielle Risiken, strategische Risiken, Leistungsrisiken und externe Risiken unterteilt werden.
Arten von Projektrisiken
Auf Projektebene können Risiken mit finanziellen Entscheidungen, Projektmanagementstrategien, der Projektleistung oder externen Quellen zusammenhängen. Diese vier Risikotypen haben je nach Schweregrad unterschiedliche Folgen. Es ist wichtig, alle vier in Ihrer Risikominimierungsstrategie zu berücksichtigen.
Dies sind die vier Arten von Risiken auf Projektebene:
- Finanzielle Risiken: Finanzielle Risiken betreffen die monetären Faktoren eines Projekts. Dazu können steigende Materialkosten, unrealistische Budgets, höhere Zeit- oder Arbeitsanforderungen als erwartet, niedrigere Verkaufszahlen als erwartet oder die Unfähigkeit, ausreichende Finanzierung sicherzustellen, gehören.
- Strategische Risiken: Strategische Risiken betreffen die für den Abschluss eines Projekts ausgewählten Strategien. Dazu können Ihre Projektmanagementmethodik, Projektplanungstechniken, der tägliche Betrieb, die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindungsquoten, Projektabhängigkeiten oder Investitionen in Technologie gehören.
„Die Risiken, auf die Sie stoßen können, können im Durcheinander unserer Kultur und Umgebung sehr unterschiedlich sein“, sagt Donald Bloom, CEO von Prime Retail Services, „aber die größten Risiken, mit denen alle Unternehmen konfrontiert sind, sind die Handlungen projektverantwortlicher Mitarbeiter. Ihre Schulung und Sorgfalt bei der ganzheitlichen Planung eines Projekts und der Durchführung gemäß der Unternehmensprozesse sind der Grundstein für Erfolg.“
- Leistungsrisiken: Leistungsrisiken betreffen die Gesamtleistung des Projekts. Dazu können unklare Erwartungen bezüglich Leistungen, undefinierte KPIs, veraltete Marktforschung oder enttäuschende Produktlinien gehören.
„Bei einigen Projekten kommen neue Anforderungen mittendrin auf, was bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, alle Anforderungen zu Beginn des Projekts festzuhalten, da Auftraggeber noch nicht genau wissen, was sie wollen“, erklärt Angela Druckman, Inhaberin von The Druckman Company. Projekte mit klaren Richtlinien und Anforderungen sind weniger Leistungsrisiken ausgesetzt als solche ohne.
- Externe Risiken: Externe Risiken haben ihren Ursprung in weniger vorhersehbaren externen Quellen. Externe Risiken können sich je nach Schweregrad auf die Leistung und Ergebnisse auf Projekt- oder Geschäftsebene auswirken. Dazu können Krankheit von Mitarbeitern, wetterbezogene Ereignisse oder Notfälle, Rechtsentscheide, Marktschwankungen und Lieferkettenrisiken gehören.
Um mehr über die Verwaltung von Projektrisiken zu erfahren, lesen Sie diesen umfassenden Leitfaden zum Projektrisikomanagement.
Beispiele für große Risiken im Projektmanagement
Zwar kann ein jedes Risiko die Leistung eines Projekts beeinträchtigen, doch einige können ein Projekt ins Stocken bringen oder komplett unterbrechen. Die potenziell auswirkungsreichsten Projektrisiken sind unter anderem große Budgetüberschreitungen, Personalschwankungen, Produktions- und Beschaffungsprobleme, Zeitplanungs- und Ressourcen-Missmanagement sowie organisatorische Veränderungen.
Große Budgetüberschreitungen
Projektbudgets sind eine der wichtigsten Einschränkungen, die bei der Planung eines Projekts berücksichtigt werden sollten. Ein Projekt, das das Budget überschreitet, kann sich auf die Zahlungsfähigkeit des gesamten Unternehmens auswirken.
Budgetüberschreitungen können an vielen Stellen auftreten, da jeder Teil eines Projekts Geld kostet. Bei ungenauer Planung können Teams in Bereichen wie Materialbeschaffung, Arbeitsaufwand oder anderen notwendigen Aspekten eines Projekts, die nicht im ursprünglichen Budget enthalten waren, schnell zu viel ausgeben.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das seine Projektkosten auf den Dollar genau kalkuliert hat. Sie haben erfolgreich alle Einzelposten berücksichtigt, die bei der erfolgreichen Durchführung ihres Projekts eine Rolle spielen, aber vergaßen, Ausgaben oder Überschreitungen für Notfälle einzuplanen. Mitten im Projektlebenszyklus stellt das Team fest, dass eine Messung nicht korrekt war, sodass die abgeschlossenen Arbeiten erneut durchgeführt werden müssen. Da die Projektmanager diese Möglichkeit nicht berücksichtigt haben, reicht das Budget nicht mehr aus, um die Arbeiten zu wiederholen und es gibt keine Möglichkeit, den Kunden mit den abgeschlossenen Arbeiten zufrieden zu stellen. Das Projekt kostet jetzt viel mehr als erwartet und die Mitarbeiter müssen länger arbeiten, um die Leistungen wieder auf Kurs zu bringen.
„Genauere Budgetprognosen verbessern die Qualität Ihrer Daten“, sagt Jeff Mains, CEO von Champion Leadership Group LLC. „Eine höhere Datenqualität ist zweifelsohne einer der wichtigsten Bestandteile verschiedener Risikomanagementpraktiken.“
Die Verwaltung eines Projektbudgets ist ein aktiver Prozess, der bei der Recherche und Planung anfängt. Erstellen Sie ein detailliertes Budget auf der Grundlage sorgfältiger Recherche. Nutzen Sie zur Erstellung Ihrer Schätzungen Daten aus früheren Projekten sowie reelle Zahlen, die sich aus Ihrer Recherche ergeben. Planen Sie immer einen Puffer für Notfälle in Ihrem Budget ein und halten Sie Ihr Budget-Sheet im Laufe des Projekts mit den aktuellen Kosten auf dem neuesten Stand.
Bindung qualifizierter Mitarbeiter
Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil jedes Unternehmens. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht viele Probleme und ist eine der Hauptquellen für Projektrisiken.
Schwankungen in der Belegschaft treten auf, wenn eine geringe Mitarbeiterzufriedenheit zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation führt. Eine beständig unbeständige Belegschaft erschwert die Planung und Terminierung eines Projekts, verlangsamt den Fortschritt von Projekten und verhindert, dass ein Team eine starke, einheitliche Arbeitsmoral entwickelt.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein hochqualifizierter Ingenieur eine Abteilung leitet, die für ein Unternehmen Maschinen baut. Der Ingenieur ist seit Jahrzehnten im Unternehmen und ist sachkundig, kompetent und mag seine Arbeit. Im Laufe der Zeit ist er der einzige Ingenieur im Unternehmen, der noch weiß, wie man diese Maschinen baut und dies anderen beibringen kann. Anstatt ein Schulungsprogramm für neue Ingenieure zusammenzustellen, erwartet das Unternehmen, dass sie von diesem Ingenieur geschult werden, der immer noch der Einzige ist, der weiß, wie man die Maschinen baut. Nun wird erwartet, dass der erfahrene Ingenieur sowohl die Maschinen baut als auch andere schult. Dieser verlangt, für die zusätzliche Arbeitslast entschädigt zu werden. Das Unternehmen lehnt ab, woraufhin der erfahrene Ingenieur weiterzieht und ein Unternehmen mit unerfahrenen Ingenieuren verlässt, die nicht über das für die Montage und Instandhaltung ihrer Maschinen erforderliche Wissen verfügen und niemanden haben, der sie schulen kann.
Eine hochqualifizierte Belegschaft ist ein wertvolles Gut. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist für die Bindung qualifizierter Arbeitskräfte unerlässlich und eine unzufriedene Belegschaft kostet ein Unternehmen Geld. Gut entlohnte Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit, weshalb es für Unternehmen von Vorteil ist, Zeit in die Schulung wertvoller Mitarbeiter zu investieren und sie angemessen zu vergüten. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten härter und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie eine alternative Beschäftigung suchen. Das bedeutet, dass das Risiko großer Veränderungen an Teams mitten in Projekten sinkt.
Beschaffungs- und Produktionskomplikationen
Für Projekte, in denen physische Produkte hergestellt werden, ist der Erwerb von Rohstoffen unerlässlich. Wenn Sie die Materialien, die Sie für die Herstellung Ihres Produkts benötigen, nicht beschaffen können, wird Ihr Projekt zum Stillstand kommen.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das maßgefertigte Holzmöbel herstellt. Ein Kunde sieht ein Möbelstück in einem Einrichtungshaus und bestellt einen Esstisch. Der Verkäufer, der bereits Dutzende Beistelltische verkauft hat, macht dem Kunden ein Angebot, nennt einen seiner Erfahrung nach passenden Liefertermin und unterzeichnet einen Vertrag mit dem Kunden. Als er das Holz beschaffen möchte, stellt er jedoch fest, dass Waldbrände den Großteil dieser Baumart zerstört haben. Jetzt hat sich der Preis für dieses Holz mehr als verdreifacht und die Lieferung dauert einen Monat länger. Das Unternehmen bleibt auf einem Vertrag für einen Auftrag sitzen, der einen Monat verspätet geliefert wird und keinen Gewinn erzielt.
Probleme in der Lieferkette sind schwer vorherzusagen. Manchmal sind Materialien, selbst wenn sie verfügbar sind, unverhältnismäßig teuer. Sie können diese Probleme bekämpfen, indem Sie verschiedene Quellen für Materialien heranziehen oder einen Materialbestand pflegen, der über Ihren aktuellen Bedarf hinaus geht. Neben Kosten können Probleme in der Lieferkette auch zu Verzögerungen führen, die die Kundenzufriedenheit verringern. Planen Sie einen Puffer für Notfälle in Ihren Zeitplan ein und bieten Sie Ihren Kunden so viel Transparenz wie möglich, wenn Hindernisse auftreten.
Missmanagement von Ressourcen
Die Priorisierung und Planung von Projekten bei gleichzeitiger Verwaltung von Ressourcen ist schwierig, aber notwendig. Wenn sich Ihre Arbeits- und Finanzressourcen nicht in einem angemessenen Gleichgewicht befinden, kann dies sowohl für neue als auch für laufende Projekte katastrophale Folgen haben.
Stellen Sie sich eine wachsende Handelskette für Kaffee vor, die ein neues Geschäft an einem beliebten Standort eröffnet. Sie haben bereits zuvor neue Filialen eröffnet und haben eine Vorstellung von den Arbeitsanforderungen. Sie legen ein Eröffnungsdatum fest, bauen die Fassade aus und stellen Mitarbeiter für den neuen Standort ein. Sie sind nicht in der Lage, bis zum Eröffnungsdatum qualitativ hochwertige Mitarbeiter zu finden und zu schulen, weshalb sie sich dazu entscheiden, jeweils einen Mitarbeiter aus den bestehenden Geschäften am neuen Standort einzusetzen. Jedes Geschäft mit einem Mitarbeiter weniger ist aufgrund der fehlenden Arbeitskraft stärker belastet, während der neue Laden eingespannter ist als erwartet und noch mehr Arbeitskräfte benötigt. Nach sechs Monaten kündigen Mitarbeiter in Scharen, um weniger stressige Arbeit zu finden, sodass dem Unternehmen noch weniger Ressourcen für bestehende Geschäfte zur Verfügung stehen.
Implementieren Sie Ressourcenmanagementprozesse, um das Risiko einer Überbeanspruchung Ihrer Ressourcen zu minimieren. Projektressourcen umfassen Geld, Materialien, Ausrüstung und Mitarbeiter. Ihr Unternehmen sollte über Methoden verfügen, mit denen es bestimmen kann, welche Ressourcen verfügbar und welche im Einsatz sind und mit denen es den Ressourcenbedarf von neu vorgeschlagenen Projekten festlegen kann. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass sie nie mehr Ressourcen einsetzen, als ihnen zur Verfügung stehen. Sie sollten auch Ressourcen für Notfälle in der Hinterhand haben.
Organisatorische Änderungen
Änderungen in der Geschäftsführung können auch Änderungen bezüglich der Prioritäten und Finanzierung mit sich bringen. Projekte, die vorher gute Finanzierung erhielten, können inmitten weitreichender organisatorischer Änderungen untergehen, aufgeschoben oder sogar ganz gestrichen werden.
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem CEO vor, der sich in seiner Freizeit gerne Laufsport widmet. Er wird von einem örtlichen Marathonveranstalter angesprochen, um eine Afterparty zu sponsern und sagt mit Freuden zu. Das Unternehmen macht dies für einige Jahre, weil es dies als gute Werbemöglichkeit empfindet und weil der CEO am Marathon teilnimmt. Schließlich geht der CEO in Rente und das Unternehmen stellt jemand Neuen für die Stelle ein. Als der neue CEO das Jahresbudget überprüft, empfindet er die Kosten für die Marathon-Afterparty als unnötig. Das Team, das an der Party für nächstes Jahr arbeitet, wird dann einem anderen Projekt zugewiesen.
Organisatorische Änderungen können für ein Unternehmen sehr vorteilhaft sein, da sie Unternehmen ermöglichen, sich auf neue, profitablere Chancen zu konzentrieren. Die Priorisierung von Portfolios zu überdenken ist eine gute Möglichkeit, Stellen zu finden, an denen Geld gespart und Ressourcen besser eingesetzt werden können. Manchmal bedeutet dies, auf Projekte zu verzichten, in die bereits viele Ressourcen und großer Aufwand eingeflossen sind. Es liegt im besten Interesse eines Unternehmens, die Vor- und Nachteile der Beendigung eines laufenden Projekts abzuwägen, um die Auswirkungen dieses verschwendeten Aufwands zu bestimmen.
Beispiele für die häufigsten Projektrisiken
Nicht alle Projektrisiken haben das Potenzial, ein Projekt vollständig entgleisen zu lassen, aber sie sollten dennoch ernst genommen werden. Zu den häufigsten Projektrisiken gehören schleichender Funktionszuwachs (Scope-Creep), geringe Vertriebsleistung, ineffizientes Projektmanagement sowie IT- und Baurisiken.
Projektmanager sollten potenzielle Risiken nach Möglichkeit minimieren. Obwohl die meisten Risiken relativ gering sind, kann sich eine hohe Anzahl von Risiken schnell zu einer ernsthaften Bedrohung für das Projekt entwickeln. Wir haben einige Beispiele für häufige Projektrisiken beschrieben, mit Tipps, um sie nach Möglichkeit zu minimieren oder zu vermeiden.
Scope-Creep
Scope-Creep ist ein häufiges Risiko für Projekte aller Größen und Arten. Scope-Creep umfasst steigende Erwartungen an die Anforderungen und Ergebnisse eines Projekts nach Projektbeginn. Manager können Scope-Creep mit einer angemessenen Projektplanung kontern.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das eine Initiative zur Aktualisierung der Bezahlseite in seiner App startet. Zu Beginn besteht das Ziel des Projekts darin, den Bezahlvorgang zu optimieren, indem eine Option hinzugefügt wird, die Kundenkarteninformationen für künftige Einkäufe zu speichern. Der geplante Abschluss ist in einem Monat. Zwei Wochen nach Start des Projekts sagt der CEO, dass er sich für die App die Option wünscht, die Bezahlung online abzuwickeln, die Artikel aber im Geschäft abzuholen. Der CEO fragt den Projektmanager, ob die Option hinzugefügt werden kann, da das Team ohnehin an der Bezahlseite arbeitet. Der Projektmanager stimmt zu. Eine Woche später entscheidet eine andere Führungskraft, dass die Menüs der App in einer anderen Farbe angezeigt werden sollten, und fragt den Projektmanager, ob das Team zusätzlich das neue Farbschema hinzufügen kann.
Am Ende des für das Projekt erwarteten Zeitrahmens wurde die Bezahlseite nicht aktualisiert, die Abholung im Geschäft wurde nicht vollständig implementiert und nur die Hälfte der Menüs hat das neue Farbschema. Das Team und der Projektmanager fühlen sich gestresst, weil das Projekt nicht innerhalb der Frist abgeschlossen wurde, und die Führungskräfte sind verärgert, dass das Projekt länger gedauert hat als erwartet.
Scope-Creep gibt es in allen Branchen und in Unternehmen jeder Größe. Scope-Creep ist das Ergebnis schlechter Kommunikation und Planung und kann zu einer niedrigen Moral, einem geringen Vertrauen der Führungskräfte sowie zu einem erhöhten Budget- und Zeitplanungsbedarf führen.
Behalten Sie Scope-Creep unter Kontrolle, indem Sie einen detaillierten und gründlichen Projektplan erstellen, daran festhalten und die Erwartungen an den Zeitplan und die Leistungen Ihres Projekts verwalten. Es ist sowohl die Aufgabe des Projektmanagers als auch des Projektsponsors, Scope-Creep zu verwalten, indem sie sich genauestens an den Projektplan halten.
Geringe Vertriebsleistung
Eine schlechte Vertriebsleistung ist ein Risiko für jedes Unternehmen. Wenn die Verkaufszahlen niedriger sind als erwartet, sei es aufgrund von Wettbewerb, geringer Nachfrage oder ineffektiven Vertriebstaktiken, können sich Führungskräfte gegebenenfalls dazu entscheiden, die Richtung des Projekts zu ändern oder es ganz zu streichen.
Stellen Sie sich ein Kleinstadtrestaurant vor, das ein Spezial-Menü mit vom Küchenchef gekochten Speisen erstellt. Der Küchenchef möchte verschiedene feine Speisen aus der nahe gelegenen Großstadt nachahmen. Die reguläre Speisekarte ändert sich nicht, aber der Küchenchef verbringt seine Vorbereitung damit, neue Rezepte zu erdenken, Zutaten zu kosten, Testspeisen zu kochen und neue Menüs zu schreiben. Das neue Menü ist aufregend und innovativ, aber bei der Stammkundschaft des Restaurants unbeliebt. Die speziellen Zutaten, die der Küchenchef gekauft hat, verderben, bevor er sie verkaufen kann, und das Restaurant büßt Umsatz ein. Nach dem zweiten saisonalen Menü beschließt das Restaurant, keine Spezialgerichte mehr anzubieten und sich auf die Lieblingsgerichte der Kunden zu konzentrieren.
Geringe Leistung kann kaum vorhergesagt werden, aber einige Strategien können dazu beitragen, sie stärker zu vermeiden. Erforschen Sie den Markt, bevor Sie ein neues Projekt beginnen. Dadurch können Sie besser bestimmen, was sich in der Vergangenheit gut verkauft hat und was bei Ihren Konkurrenten gut funktioniert. Stellen Sie sicher, dass das, was Sie anbieten, das ist, was Kunden kaufen möchten, und bieten Sie Ihre Angebote zu einem angemessenen Preis an.
Externe Gefahren
Externe Gefahren können nicht vorhergesagt werden, aber Sie können dennoch Maßnahmen ergreifen, um ihre Auswirkungen zu minimieren. Risiken wie Brände, Überschwemmungen, Krankheiten oder Verletzungen können Projektzeitpläne verzögern und sich auf Ergebnisse auswirken. Treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen, um deren Auswirkungen zu minimieren.
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit Sitz in Florida vor, das über ein Produktionslager verfügt. Dieses Unternehmen hat einen Plan erstellt, um während der Hurrikansaison Stürme zu antizipieren. Es kann auf einen gründlichen Plan zur Evakuierung von Mitarbeitern, einen Business Continuity-Plan und einen Plan für den Transport kritischer Ausrüstung ins Landesinnere im Falle eines großen Sturms zurückgreifen. Es hat auch eine Richtlinie zur Überwachung von Wetterereignissen und die Möglichkeit, die Arbeit im Laufe des Tages umzulenken, um Verletzungen von Mitarbeitern und die Zerstörung von Ausrüstung zu vermeiden. Zu guter Letzt investiert es auch in die beste verfügbare Versicherung für Wirbelstürme.
Externe Gefahren können den Betrieb eines Unternehmens enorm schädigen und sich auf alle Aspekte eines Geschäfts auswirken. Es ist wichtig, so viele Gefahren wie möglich zu antizipieren und einen Notfallfonds sowie eine Versicherung für die Fälle zu haben, die Sie nicht vorhersehen können. Viele Unternehmen, die mit präventiven Investitionen sparen, zahlen oft mehr, wenn Notfälle eintreffen.
IT-Risiken
Je komplexer Technologie und Prozesse werden, desto mehr Bedingungen können Risikoereignisse auslösen. IT-Risiken hängen hauptsächlich mit dem Erfassen, Speichern und Schützen vertraulicher Daten sowie der Wartung von Hardware und Software, die ein Unternehmen verwendet, zusammen.
Ross Jurewitz, Gründer und geschäftsführender Anwalt der Jurewitz Law Group, beschreibt ein Szenario, in dem Risikomanagementprozesse sein Unternehmen vor einer potenziellen IT-Krise bewahrten. „Wir hatten einmal einen Mitarbeiter, der mitten in einem Projekt gekündigt hat“, sagt er. „Er verließ das Unternehmen sehr plötzlich und löschte alle Daten auf seinem Computer, bevor er ging. Aufgrund eines Versehens war er die einzige Person, die diese wichtigen Informationen hatte. Anfangs geriet ich in Panik, weil ich dachte, dass wir die vertraulichen Daten eines Kunden verloren hatten. Glücklicherweise war eines der Protokolle zur Risikominimierung, die wir implementiert hatten, eine externe Festplatte, die alles, was auf dem Computer gespeichert oder gelöscht wurde, aufbewahrte. Wir konnten alle verloren gegangenen Daten wiederherstellen und das Projekt für den Kunden termingerecht fortsetzen.“
Eine der besten Möglichkeiten, IT-Risiken zu minimieren, besteht darin, Daten regelmäßig zu sichern und sicherzustellen, dass alle Computer und Anwendungen auf dem neuesten Stand sind. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter sowohl im Hinblick auf Hardware- als auch Softwarerisiken in der Nutzung sämtlicher Geräte und Anwendungen und stellen Sie Ressourcen zur Verfügung, mit denen sie selbst Antworten auf häufige Fragen finden können. In einem größeren Unternehmen können Sie eine sehr sachkundige Person oder Abteilung beauftragen, als Autorität für IT-bezogene Probleme zu fungieren.
Risiken im Bauwesen
Bauarbeiten jeglicher Art sind ein teurer und zeitaufwendiger Prozess, der mit vielen zugehörigen Risiken verbunden ist. Ein Bauprojektplan, der keine Strategien zur Risikominimierung enthält, kann Bauherren und ihre Kunden viel Zeit und Geld kosten.
Bloom beschreibt eine Situation, die die Art und Weise, wie sein Unternehmen Bauprojekte angeht, verändert hat. „Wir arbeiteten an einem großen Bauprojekt, das ein weiterer Schritt für die gute Beziehung mit einem großen Einzelhandelskunden zu sein schien“, erinnert er sich. „Der Umfang der Arbeit unterschied sich nicht wesentlich von Projekten, die wir schon oft abgeschlossen hatten. Wir dachten, dass es sich nur um mehrere kleine Projekte an einem Standort und zur gleichen Zeit handelte, aber wir lagen falsch. Aufgrund der Anforderungen großer Projekte verlangte der Kunde mehrere Ebenen bezüglich Einsatzleitung und Projektmanagement. Unser normaler Prozess konnte dies nicht bewerkstelligen und wir kamen nicht hinterher. Als wir dieses Risiko jedoch identifiziert hatten, nahmen wir Änderungen am Projektteam vor und stießen auf erhöhte Kosten. Das Projekt wurde ohne Gewinn abgeschlossen, aber es erfüllte die Erwartungen des Kunden. Wir haben dies als eine Lehre genutzt und beschlossen, große Projekte wie dieses nicht mehr durchzuführen. Jetzt konzentrieren wir uns auf Projekte, die zu den Prozessen passen, die unserem Team liegen.“
Bauprojekte erfordern ausgezeichnete Planung und Kommunikation. Sie umfassen viele kostenintensive dynamische Komponenten, weshalb es wichtig ist, dass Bauprojektmanager Budgets und Zeitpläne in Echtzeit aktualisieren. Auf diese Weise bleiben die Daten genau und die meisten Überraschungen können vermieden werden. Bauprojekte erfordern auch spezielle Genehmigungen, weshalb es wichtig ist, von Anfang an zu wissen, was das Projekt beinhaltet. So können Manager sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Kategorien von Projektrisiken: PMBOK
Das Project Management Body of Knowledge (PMBOK) teilt Projektrisiken in drei Kategorien ein: operative Risiken, kurzfristige strategische Risiken und langfristige strategische Risiken. Im Folgenden haben wir die Erklärungen zu diesen Risikokategorien zusammengefasst:
- Operative Risiken: Operative Risiken sind Risiken, die mit den Ergebnissen eines Projekts zusammenhängen. Operative Risiken treten eher in den späteren Phasen eines Projekts auf. In der Regel hängen sie mit den hergestellten Produkten oder Leistungen oder der Unfähigkeit, diese herzustellen, zusammen.
- Kurzfristige strategische Risiken: Kurzfristige strategische Risiken sind Risiken, die die Projektinhaber während und unmittelbar nach der Laufzeit eines Projekts betreffen. Sie können sich auch auf die Personen auswirken, die die Projektergebnisse nutzen.
- Langfristige strategische Risiken: Langfristige strategische Risiken sind Risiken, die mit den Zielen und Vorgaben eines Projekts sowie den Problemen, die es zu lösen versucht, zusammenhängen. Langfristige Risiken können Anwender betreffen, die nichts mit den Prozessen eines Projekts zu tun haben.
Best Practices für die Verwaltung von Projektrisiken
Die Verwaltung von Projektrisiken ist wichtig, um einen erfolgreichen Projektabschluss sicherzustellen. Wir haben einige Tipps und Best Practices von unseren Experten zusammengestellt. Zu den Best Practices gehören das Arbeiten im Rahmen Ihrer Möglichkeiten, die Umsetzung solider Kommunikationspraktiken und die Verwendung von Software an den nötigen Stellen.
Dies sind einige Best Practices für das Projektrisikomanagement:
- Seien Sie proaktiv: Führen Sie Prozesse zur frühzeitigen Erkennung potenzieller Risiken ein. Schließen Sie die Risikobewertung in die Projektplanung ein und informieren Sie Ihr Team über häufige Risiken, damit es sie auch erkennen kann. „Wir haben festgestellt, dass die Behebung von Problemen günstiger war, je früher wir sie erkennen konnten. Wenn wir in der Lage sind, Fehler frühzeitig im Testzyklus zu erkennen, können wir die Gesamtkosten der Produktion senken“, sagt Druckman.
- Verfolgen Sie einen agilen Ansatz: Einige Projektmanagementstrategien sind für das Risikomanagement besser geeignet als andere. „Bei Scrum dreht sich alles um das Risikomanagement“, erklärt Druckman. „Es ist die ideale Projektmanagementstrategie, wenn Sie ein Projekt haben, das ein überdurchschnittliches Risiko birgt (wenn Sie etwas noch nie zuvor getan haben oder ein unerfahrenes Team haben) und eine oder mehrere Ihrer Ressourcen eingeschränkt sind (z. B. wenn Sie nach einem Team mit 12 Personen gefragt, aber ein Team mit 7 Personen gestellt bekommen haben oder der Unternehmensführung gesagt haben, dass Sie sechs Monate benötigen, diese Ihnen aber nur drei Monate gibt). Scrum hilft Ihnen, diese Risiken zu bewältigen, indem es schwierige Projekte in kurze, vordefinierte Zeiträume, die Sprints genannt werden, aufgliedert.“ Agile Sprints ermöglichen es einem Team, seine Energie auf bestimmte Aufgaben und Leistungen zu konzentrieren und Probleme so direkt zu bekämpfen, wenn sie auftreten.
- Arbeiten Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten: Einer der einfachsten Wege, Risiken zu vermeiden, besteht darin, weniger risikobehaftet zu agieren. Wenn Sie die Ihnen verfügbaren Ressourcen verstehen, ist es einfacher, den Umfang Ihrer Arbeit mit ihnen abzudecken und Überschreitungen zu vermeiden. „Der erste Schritt besteht darin, Ihre Branche und die Möglichkeiten Ihres eigenen Betriebs zu verstehen. Stellen Sie keine voreiligen Vermutungen darüber an, was möglich ist, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was Sie jeden Tag mit hoher Qualität tun können“, rät Bloom.
- Priorisieren Sie unkomplizierte Projekte: Investieren Sie den Großteil Ihrer Zeit in Projekte, die Sie abschließen können und die rentabel sein werden. Ähnliche Projekte wie solche, die Sie in der Vergangenheit erfolgreich abgeschlossen haben, bergen weniger Risiken. „Der Zeitaufwand für ein Problemprojekt ist exponentiell höher als der für mehrere unkomplizierte Projekte“, sagt Bloom. „Führen Sie einen Prozess zur Bewertung potenzieller Projekte ein, um unrentablen Zeit- und Ressourcenaufwand zu vermeiden und gleichzeitig Ihr Kerngeschäft strategisch weiterzuentwickeln. Ihre Teams werden es Ihnen danken und stärker eingebunden sein.“
- Quantifizieren Sie Risikoauswirkungen: Bestimmen Sie, wenn möglich, die tatsächlichen, quantifizierbaren Auswirkungen von Projektrisiken. Unterschiedliche Risiken sind mit unterschiedlichen Kosten verbunden. Wenn Sie Risiken Echtzeitdaten oder bestimmte Kosten zuordnen können, erkennen Sie einfacher, welche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Ein weiterer Vorteil dieser Risikomanagementstrategie ist, dass es einfacher ist, den Schweregrad von Risiken an Stakeholder zu kommunizieren, die mit den Einzelheiten eines bestimmten Projekts nicht vertraut sind.
- Fördern Sie Kommunikation: Projektmanager sollten eine flüssige wechselseitige Kommunikation sicherstellen. Rügen Sie Personen nicht für das Melden auftretender Probleme und stellen Sie sicher, Projektsponsoren potenzielle Risiken mitzuteilen, sobald diese identifiziert werden. „Achten Sie darauf, dass wichtige Führungskräfte Projekten ihren Input geben, um die angemessene Due Diligence sicherzustellen. Dies hilft, in jedem Teammitglied ein Gefühl von Eigenverantwortung zu wecken. Diese Sorgfalt und dieser Wille lassen großartige Dinge entstehen“, sagt Bloom.
- Wahren Sie Projekttransparenz: Gute Transparenzpraktiken stellen sicher, dass jeder, der einen solchen benötigt, einen Überblick über das gesamte Projekt sowie Einblicke darin haben kann, woran jedes Teammitglied wann arbeitet. Manchmal kann diese externe Vogelperspektive anderen helfen, Risiken zu identifizieren, die Personen, die direkter am Projekt beteiligt sind, unter Umständen übersehen haben.
Verwenden Sie Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Software hilft Teams, in allen Phasen des Projektlebenszyklus organisiert zu bleiben. Viele Softwareoptionen bieten Projektmanagern leistungsstarke Tools, darunter Methoden zur Identifizierung, Nachverfolgung und Verwaltung von Risiken.
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