Was sind Risikokategorien?
Eine Risikokategorie ist eine allgemeine Klassifizierung von Projektmanagementrisiken. Die beiden übergeordneten Risikokategorien sind Risiken auf Projektebene und Risiken auf Geschäftsebene. Diese können in Unterkategorien unterteilt werden. Risikokategorien berücksichtigen sowohl interne als auch externe Risikoquellen.
- Risiken auf Projektebene: Risiken auf Projektebene können Ergebnisse auf Projektebene beeinflussen. Projektrisiken können Faktoren im Zusammenhang mit der Budgetierung, dem Ressourcenmanagement, der Terminplanung und mehr umfassen.
- Risiken auf Geschäftsebene: Risiken auf Geschäftsebene können sich auf den Gesamtbetrieb eines Unternehmens auswirken. Dazu gehören Faktoren wie Projektpriorisierung, Governance, Kundenzufriedenheit und Personalrisiken. In der Regel werden Risiken auf Geschäftsebene im Risikomanagementplan eines Unternehmens behandelt.
Diese Risikokategorien können auf jeder Ebene jeweils in finanzielle Risiken, strategische Risiken, Leistungsrisiken und externe Risiken unterteilt werden.
Beispiele für große Risiken im Projektmanagement
Zwar kann ein jedes Risiko die Leistung eines Projekts beeinträchtigen, doch einige können ein Projekt ins Stocken bringen oder komplett unterbrechen. Die potenziell auswirkungsreichsten Projektrisiken sind unter anderem große Budgetüberschreitungen, Personalschwankungen, Produktions- und Beschaffungsprobleme, Zeitplanungs- und Ressourcen-Missmanagement sowie organisatorische Veränderungen.
Große Budgetüberschreitungen
Projektbudgets sind eine der wichtigsten Einschränkungen, die bei der Planung eines Projekts berücksichtigt werden sollten. Ein Projekt, das das Budget überschreitet, kann sich auf die Zahlungsfähigkeit des gesamten Unternehmens auswirken.
Budgetüberschreitungen können an vielen Stellen auftreten, da jeder Teil eines Projekts Geld kostet. Bei ungenauer Planung können Teams in Bereichen wie Materialbeschaffung, Arbeitsaufwand oder anderen notwendigen Aspekten eines Projekts, die nicht im ursprünglichen Budget enthalten waren, schnell zu viel ausgeben.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das seine Projektkosten auf den Dollar genau kalkuliert hat. Sie haben erfolgreich alle Einzelposten berücksichtigt, die bei der erfolgreichen Durchführung ihres Projekts eine Rolle spielen, aber vergaßen, Ausgaben oder Überschreitungen für Notfälle einzuplanen. Mitten im Projektlebenszyklus stellt das Team fest, dass eine Messung nicht korrekt war, sodass die abgeschlossenen Arbeiten erneut durchgeführt werden müssen. Da die Projektmanager diese Möglichkeit nicht berücksichtigt haben, reicht das Budget nicht mehr aus, um die Arbeiten zu wiederholen und es gibt keine Möglichkeit, den Kunden mit den abgeschlossenen Arbeiten zufrieden zu stellen. Das Projekt kostet jetzt viel mehr als erwartet und die Mitarbeiter müssen länger arbeiten, um die Leistungen wieder auf Kurs zu bringen.
„Genauere Budgetprognosen verbessern die Qualität Ihrer Daten“, sagt Jeff Mains, CEO von Champion Leadership Group LLC. „Eine höhere Datenqualität ist zweifelsohne einer der wichtigsten Bestandteile verschiedener Risikomanagementpraktiken.“
Die Verwaltung eines Projektbudgets ist ein aktiver Prozess, der bei der Recherche und Planung anfängt. Erstellen Sie ein detailliertes Budget auf der Grundlage sorgfältiger Recherche. Nutzen Sie zur Erstellung Ihrer Schätzungen Daten aus früheren Projekten sowie reelle Zahlen, die sich aus Ihrer Recherche ergeben. Planen Sie immer einen Puffer für Notfälle in Ihrem Budget ein und halten Sie Ihr Budget-Sheet im Laufe des Projekts mit den aktuellen Kosten auf dem neuesten Stand.
Bindung qualifizierter Mitarbeiter
Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil jedes Unternehmens. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht viele Probleme und ist eine der Hauptquellen für Projektrisiken.
Schwankungen in der Belegschaft treten auf, wenn eine geringe Mitarbeiterzufriedenheit zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation führt. Eine beständig unbeständige Belegschaft erschwert die Planung und Terminierung eines Projekts, verlangsamt den Fortschritt von Projekten und verhindert, dass ein Team eine starke, einheitliche Arbeitsmoral entwickelt.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein hochqualifizierter Ingenieur eine Abteilung leitet, die für ein Unternehmen Maschinen baut. Der Ingenieur ist seit Jahrzehnten im Unternehmen und ist sachkundig, kompetent und mag seine Arbeit. Im Laufe der Zeit ist er der einzige Ingenieur im Unternehmen, der noch weiß, wie man diese Maschinen baut und dies anderen beibringen kann. Anstatt ein Schulungsprogramm für neue Ingenieure zusammenzustellen, erwartet das Unternehmen, dass sie von diesem Ingenieur geschult werden, der immer noch der Einzige ist, der weiß, wie man die Maschinen baut. Nun wird erwartet, dass der erfahrene Ingenieur sowohl die Maschinen baut als auch andere schult. Dieser verlangt, für die zusätzliche Arbeitslast entschädigt zu werden. Das Unternehmen lehnt ab, woraufhin der erfahrene Ingenieur weiterzieht und ein Unternehmen mit unerfahrenen Ingenieuren verlässt, die nicht über das für die Montage und Instandhaltung ihrer Maschinen erforderliche Wissen verfügen und niemanden haben, der sie schulen kann.
Eine hochqualifizierte Belegschaft ist ein wertvolles Gut. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist für die Bindung qualifizierter Arbeitskräfte unerlässlich und eine unzufriedene Belegschaft kostet ein Unternehmen Geld. Gut entlohnte Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit, weshalb es für Unternehmen von Vorteil ist, Zeit in die Schulung wertvoller Mitarbeiter zu investieren und sie angemessen zu vergüten. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten härter und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie eine alternative Beschäftigung suchen. Das bedeutet, dass das Risiko großer Veränderungen an Teams mitten in Projekten sinkt.
Beschaffungs- und Produktionskomplikationen
Für Projekte, in denen physische Produkte hergestellt werden, ist der Erwerb von Rohstoffen unerlässlich. Wenn Sie die Materialien, die Sie für die Herstellung Ihres Produkts benötigen, nicht beschaffen können, wird Ihr Projekt zum Stillstand kommen.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das maßgefertigte Holzmöbel herstellt. Ein Kunde sieht ein Möbelstück in einem Einrichtungshaus und bestellt einen Esstisch. Der Verkäufer, der bereits Dutzende Beistelltische verkauft hat, macht dem Kunden ein Angebot, nennt einen seiner Erfahrung nach passenden Liefertermin und unterzeichnet einen Vertrag mit dem Kunden. Als er das Holz beschaffen möchte, stellt er jedoch fest, dass Waldbrände den Großteil dieser Baumart zerstört haben. Jetzt hat sich der Preis für dieses Holz mehr als verdreifacht und die Lieferung dauert einen Monat länger. Das Unternehmen bleibt auf einem Vertrag für einen Auftrag sitzen, der einen Monat verspätet geliefert wird und keinen Gewinn erzielt.
Probleme in der Lieferkette sind schwer vorherzusagen. Manchmal sind Materialien, selbst wenn sie verfügbar sind, unverhältnismäßig teuer. Sie können diese Probleme bekämpfen, indem Sie verschiedene Quellen für Materialien heranziehen oder einen Materialbestand pflegen, der über Ihren aktuellen Bedarf hinaus geht. Neben Kosten können Probleme in der Lieferkette auch zu Verzögerungen führen, die die Kundenzufriedenheit verringern. Planen Sie einen Puffer für Notfälle in Ihren Zeitplan ein und bieten Sie Ihren Kunden so viel Transparenz wie möglich, wenn Hindernisse auftreten.
Missmanagement von Ressourcen
Die Priorisierung und Planung von Projekten bei gleichzeitiger Verwaltung von Ressourcen ist schwierig, aber notwendig. Wenn sich Ihre Arbeits- und Finanzressourcen nicht in einem angemessenen Gleichgewicht befinden, kann dies sowohl für neue als auch für laufende Projekte katastrophale Folgen haben.
Stellen Sie sich eine wachsende Handelskette für Kaffee vor, die ein neues Geschäft an einem beliebten Standort eröffnet. Sie haben bereits zuvor neue Filialen eröffnet und haben eine Vorstellung von den Arbeitsanforderungen. Sie legen ein Eröffnungsdatum fest, bauen die Fassade aus und stellen Mitarbeiter für den neuen Standort ein. Sie sind nicht in der Lage, bis zum Eröffnungsdatum qualitativ hochwertige Mitarbeiter zu finden und zu schulen, weshalb sie sich dazu entscheiden, jeweils einen Mitarbeiter aus den bestehenden Geschäften am neuen Standort einzusetzen. Jedes Geschäft mit einem Mitarbeiter weniger ist aufgrund der fehlenden Arbeitskraft stärker belastet, während der neue Laden eingespannter ist als erwartet und noch mehr Arbeitskräfte benötigt. Nach sechs Monaten kündigen Mitarbeiter in Scharen, um weniger stressige Arbeit zu finden, sodass dem Unternehmen noch weniger Ressourcen für bestehende Geschäfte zur Verfügung stehen.
Implementieren Sie Ressourcenmanagementprozesse, um das Risiko einer Überbeanspruchung Ihrer Ressourcen zu minimieren. Projektressourcen umfassen Geld, Materialien, Ausrüstung und Mitarbeiter. Ihr Unternehmen sollte über Methoden verfügen, mit denen es bestimmen kann, welche Ressourcen verfügbar und welche im Einsatz sind und mit denen es den Ressourcenbedarf von neu vorgeschlagenen Projekten festlegen kann. Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass sie nie mehr Ressourcen einsetzen, als ihnen zur Verfügung stehen. Sie sollten auch Ressourcen für Notfälle in der Hinterhand haben.
Organisatorische Änderungen
Änderungen in der Geschäftsführung können auch Änderungen bezüglich der Prioritäten und Finanzierung mit sich bringen. Projekte, die vorher gute Finanzierung erhielten, können inmitten weitreichender organisatorischer Änderungen untergehen, aufgeschoben oder sogar ganz gestrichen werden.
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem CEO vor, der sich in seiner Freizeit gerne Laufsport widmet. Er wird von einem örtlichen Marathonveranstalter angesprochen, um eine Afterparty zu sponsern und sagt mit Freuden zu. Das Unternehmen macht dies für einige Jahre, weil es dies als gute Werbemöglichkeit empfindet und weil der CEO am Marathon teilnimmt. Schließlich geht der CEO in Rente und das Unternehmen stellt jemand Neuen für die Stelle ein. Als der neue CEO das Jahresbudget überprüft, empfindet er die Kosten für die Marathon-Afterparty als unnötig. Das Team, das an der Party für nächstes Jahr arbeitet, wird dann einem anderen Projekt zugewiesen.
Organisatorische Änderungen können für ein Unternehmen sehr vorteilhaft sein, da sie Unternehmen ermöglichen, sich auf neue, profitablere Chancen zu konzentrieren. Die Priorisierung von Portfolios zu überdenken ist eine gute Möglichkeit, Stellen zu finden, an denen Geld gespart und Ressourcen besser eingesetzt werden können. Manchmal bedeutet dies, auf Projekte zu verzichten, in die bereits viele Ressourcen und großer Aufwand eingeflossen sind. Es liegt im besten Interesse eines Unternehmens, die Vor- und Nachteile der Beendigung eines laufenden Projekts abzuwägen, um die Auswirkungen dieses verschwendeten Aufwands zu bestimmen.
Organisatorische Änderungen
Änderungen in der Geschäftsführung können auch Änderungen bezüglich der Prioritäten und Finanzierung mit sich bringen. Projekte, die vorher gute Finanzierung erhielten, können inmitten weitreichender organisatorischer Änderungen untergehen, aufgeschoben oder sogar ganz gestrichen werden.
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem CEO vor, der sich in seiner Freizeit gerne Laufsport widmet. Er wird von einem örtlichen Marathonveranstalter angesprochen, um eine Afterparty zu sponsern und sagt mit Freuden zu. Das Unternehmen macht dies für einige Jahre, weil es dies als gute Werbemöglichkeit empfindet und weil der CEO am Marathon teilnimmt. Schließlich geht der CEO in Rente und das Unternehmen stellt jemand Neuen für die Stelle ein. Als der neue CEO das Jahresbudget überprüft, empfindet er die Kosten für die Marathon-Afterparty als unnötig. Das Team, das an der Party für nächstes Jahr arbeitet, wird dann einem anderen Projekt zugewiesen.
Organisatorische Änderungen können für ein Unternehmen sehr vorteilhaft sein, da sie Unternehmen ermöglichen, sich auf neue, profitablere Chancen zu konzentrieren. Die Priorisierung von Portfolios zu überdenken ist eine gute Möglichkeit, Stellen zu finden, an denen Geld gespart und Ressourcen besser eingesetzt werden können. Manchmal bedeutet dies, auf Projekte zu verzichten, in die bereits viele Ressourcen und großer Aufwand eingeflossen sind. Es liegt im besten Interesse eines Unternehmens, die Vor- und Nachteile der Beendigung eines laufenden Projekts abzuwägen, um die Auswirkungen dieses verschwendeten Aufwands zu bestimmen.
Organisatorische Änderungen
Änderungen in der Geschäftsführung können auch Änderungen bezüglich der Prioritäten und Finanzierung mit sich bringen. Projekte, die vorher gute Finanzierung erhielten, können inmitten weitreichender organisatorischer Änderungen untergehen, aufgeschoben oder sogar ganz gestrichen werden.
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einem CEO vor, der sich in seiner Freizeit gerne Laufsport widmet. Er wird von einem örtlichen Marathonveranstalter angesprochen, um eine Afterparty zu sponsern und sagt mit Freuden zu. Das Unternehmen macht dies für einige Jahre, weil es dies als gute Werbemöglichkeit empfindet und weil der CEO am Marathon teilnimmt. Schließlich geht der CEO in Rente und das Unternehmen stellt jemand Neuen für die Stelle ein. Als der neue CEO das Jahresbudget überprüft, empfindet er die Kosten für die Marathon-Afterparty als unnötig. Das Team, das an der Party für nächstes Jahr arbeitet, wird dann einem anderen Projekt zugewiesen.
Organisatorische Änderungen können für ein Unternehmen sehr vorteilhaft sein, da sie Unternehmen ermöglichen, sich auf neue, profitablere Chancen zu konzentrieren. Die Priorisierung von Portfolios zu überdenken ist eine gute Möglichkeit, Stellen zu finden, an denen Geld gespart und Ressourcen besser eingesetzt werden können. Manchmal bedeutet dies, auf Projekte zu verzichten, in die bereits viele Ressourcen und großer Aufwand eingeflossen sind. Es liegt im besten Interesse eines Unternehmens, die Vor- und Nachteile der Beendigung eines laufenden Projekts abzuwägen, um die Auswirkungen dieses verschwendeten Aufwands zu bestimmen.
8. Organizational Risk
Organizational risk is the likelihood of internal business conditions, culture, structure, or shifting priorities negatively affecting a project. These risks arise when leadership alignment, funding stability, or organizational readiness changes during execution.
For example, imagine that an enterprise begins a large ERP implementation, but six months into the project, a new CIO shifts corporate priorities toward cloud migration. Executive support and funding for the ERP initiative weaken, putting the project at risk. In this scenario, the team will have to quickly reassess the project’s strategic fit. If support cannot be restored, the initiative may need to be re-scoped or formally paused.
Common Causes of Organizational Risk:
- Shifting executive priorities or strategy changes
- Weak or inconsistent executive sponsorship
- Organizational restructuring or leadership turnover
- Conflicting priorities across departments
How to Mitigate Organizational Risk:
- Secure strong executive sponsorship early
- Regularly validate that project objectives support business strategy
- Monitor organizational changes that may affect project priorities
- Implement structured change management and communication plans
Learn how to secure executive support for risk management with this guide to building the case for project risk management.
9. Stakeholder Risks
Stakeholder risk is the possibility that key stakeholders become misaligned, disengaged, resistant, or have conflicting expectations about project outcomes. When stakeholders do not share a common understanding of goals, timelines, or responsibilities, projects can experience confusion, rework, delayed decisions, and loss of support.
Common Causes of Stakeholder Risk:
- Unclear roles and responsibilities
- Siloed teams using different tools
- Infrequent status updates
How to Mitigate Stakeholder Risk:
- Establish clear communication channels and regular updates to keep team members aligned
- Clarify roles and deliverables to prevent duplicate work
- Provide consistent status reporting and checkpoints for stakeholders
Here is a real-world example of stakeholder risk
A marketing team and product development team are launching a new feature. The marketing team understands the launch date is firm and begins their campaign.
Meanwhile, the development team encounters technical issues and assumes they can delay the launch. Neither team communicates their plans or concerns to the other.
Marketing launches their campaign for a feature that is not ready, damaging customer trust and wasting marketing budget.
How to Prevent Stakeholder Risk:
- Define and document stakeholder expectations early
- Establish and maintain a regular stakeholder communication cadence
- Create a single source of truth for project status and decisions
- Use collaboration tools that keep discussions tied to project work
10. Strategic Risks
Strategic risk is the possibility that a project will fail to deliver expected business value due to changing market conditions, flawed assumptions, or shifting priorities.
For example, think of an energy company that invests in building new natural gas infrastructure based on projected long-term demand. During the multi-year project, policy incentives rapidly accelerate renewable adoption, reducing the expected ROI. Even if the project is delivered on time and within budget, the business case may no longer hold.
Strategic risks often emerge when market conditions evolve faster than project timelines or when initial business assumptions prove inaccurate. Because these risks affect the fundamental value of the initiative, they can result in significant opportunity costs and stranded investments.
Common Causes of Strategic Risk:
- Flawed or outdated market and demand assumptions
- Rapid shifts in customer preferences or technology trends
- Competitive disruption
- Changes in corporate strategy or investment priorities
- Long project timelines that outlast original business assumptions
How to Mitigate Strategic Risk:
- Validate the business case with current market data before major investments
- Reassess strategic alignment at key project milestones, especially for projects with long timelines
- Use phased funding or stage-gate reviews for high-uncertainty initiatives
Kategorien von Projektrisiken: PMBOK
Das Project Management Body of Knowledge (PMBOK) teilt Projektrisiken in drei Kategorien ein: operative Risiken, kurzfristige strategische Risiken und langfristige strategische Risiken. Im Folgenden haben wir die Erklärungen zu diesen Risikokategorien zusammengefasst:
- Operative Risiken: Operative Risiken sind Risiken, die mit den Ergebnissen eines Projekts zusammenhängen. Operative Risiken treten eher in den späteren Phasen eines Projekts auf. In der Regel hängen sie mit den hergestellten Produkten oder Leistungen oder der Unfähigkeit, diese herzustellen, zusammen.
- Kurzfristige strategische Risiken: Kurzfristige strategische Risiken sind Risiken, die die Projektinhaber während und unmittelbar nach der Laufzeit eines Projekts betreffen. Sie können sich auch auf die Personen auswirken, die die Projektergebnisse nutzen.
- Langfristige strategische Risiken: Langfristige strategische Risiken sind Risiken, die mit den Zielen und Vorgaben eines Projekts sowie den Problemen, die es zu lösen versucht, zusammenhängen. Langfristige Risiken können Anwender betreffen, die nichts mit den Prozessen eines Projekts zu tun haben.
Best Practices für die Verwaltung von Projektrisiken
Die Verwaltung von Projektrisiken ist wichtig, um einen erfolgreichen Projektabschluss sicherzustellen. Wir haben einige Tipps und Best Practices von unseren Experten zusammengestellt. Zu den Best Practices gehören das Arbeiten im Rahmen Ihrer Möglichkeiten, die Umsetzung solider Kommunikationspraktiken und die Verwendung von Software an den nötigen Stellen.
Dies sind einige Best Practices für das Projektrisikomanagement:
- Seien Sie proaktiv: Führen Sie Prozesse zur frühzeitigen Erkennung potenzieller Risiken ein. Schließen Sie die Risikobewertung in die Projektplanung ein und informieren Sie Ihr Team über häufige Risiken, damit es sie auch erkennen kann. „Wir haben festgestellt, dass die Behebung von Problemen günstiger war, je früher wir sie erkennen konnten. Wenn wir in der Lage sind, Fehler frühzeitig im Testzyklus zu erkennen, können wir die Gesamtkosten der Produktion senken“, sagt Druckman.
- Verfolgen Sie einen agilen Ansatz: Einige Projektmanagementstrategien sind für das Risikomanagement besser geeignet als andere. „Bei Scrum dreht sich alles um das Risikomanagement“, erklärt Druckman. „Es ist die ideale Projektmanagementstrategie, wenn Sie ein Projekt haben, das ein überdurchschnittliches Risiko birgt (wenn Sie etwas noch nie zuvor getan haben oder ein unerfahrenes Team haben) und eine oder mehrere Ihrer Ressourcen eingeschränkt sind (z. B. wenn Sie nach einem Team mit 12 Personen gefragt, aber ein Team mit 7 Personen gestellt bekommen haben oder der Unternehmensführung gesagt haben, dass Sie sechs Monate benötigen, diese Ihnen aber nur drei Monate gibt). Scrum hilft Ihnen, diese Risiken zu bewältigen, indem es schwierige Projekte in kurze, vordefinierte Zeiträume, die Sprints genannt werden, aufgliedert.“ Agile Sprints ermöglichen es einem Team, seine Energie auf bestimmte Aufgaben und Leistungen zu konzentrieren und Probleme so direkt zu bekämpfen, wenn sie auftreten.
- Arbeiten Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten: Einer der einfachsten Wege, Risiken zu vermeiden, besteht darin, weniger risikobehaftet zu agieren. Wenn Sie die Ihnen verfügbaren Ressourcen verstehen, ist es einfacher, den Umfang Ihrer Arbeit mit ihnen abzudecken und Überschreitungen zu vermeiden. „Der erste Schritt besteht darin, Ihre Branche und die Möglichkeiten Ihres eigenen Betriebs zu verstehen. Stellen Sie keine voreiligen Vermutungen darüber an, was möglich ist, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was Sie jeden Tag mit hoher Qualität tun können“, rät Bloom.
- Priorisieren Sie unkomplizierte Projekte: Investieren Sie den Großteil Ihrer Zeit in Projekte, die Sie abschließen können und die rentabel sein werden. Ähnliche Projekte wie solche, die Sie in der Vergangenheit erfolgreich abgeschlossen haben, bergen weniger Risiken. „Der Zeitaufwand für ein Problemprojekt ist exponentiell höher als der für mehrere unkomplizierte Projekte“, sagt Bloom. „Führen Sie einen Prozess zur Bewertung potenzieller Projekte ein, um unrentablen Zeit- und Ressourcenaufwand zu vermeiden und gleichzeitig Ihr Kerngeschäft strategisch weiterzuentwickeln. Ihre Teams werden es Ihnen danken und stärker eingebunden sein.“
- Quantifizieren Sie Risikoauswirkungen: Bestimmen Sie, wenn möglich, die tatsächlichen, quantifizierbaren Auswirkungen von Projektrisiken. Unterschiedliche Risiken sind mit unterschiedlichen Kosten verbunden. Wenn Sie Risiken Echtzeitdaten oder bestimmte Kosten zuordnen können, erkennen Sie einfacher, welche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Ein weiterer Vorteil dieser Risikomanagementstrategie ist, dass es einfacher ist, den Schweregrad von Risiken an Stakeholder zu kommunizieren, die mit den Einzelheiten eines bestimmten Projekts nicht vertraut sind.
- Fördern Sie Kommunikation: Projektmanager sollten eine flüssige wechselseitige Kommunikation sicherstellen. Rügen Sie Personen nicht für das Melden auftretender Probleme und stellen Sie sicher, Projektsponsoren potenzielle Risiken mitzuteilen, sobald diese identifiziert werden. „Achten Sie darauf, dass wichtige Führungskräfte Projekten ihren Input geben, um die angemessene Due Diligence sicherzustellen. Dies hilft, in jedem Teammitglied ein Gefühl von Eigenverantwortung zu wecken. Diese Sorgfalt und dieser Wille lassen großartige Dinge entstehen“, sagt Bloom.
- Wahren Sie Projekttransparenz: Gute Transparenzpraktiken stellen sicher, dass jeder, der einen solchen benötigt, einen Überblick über das gesamte Projekt sowie Einblicke darin haben kann, woran jedes Teammitglied wann arbeitet. Manchmal kann diese externe Vogelperspektive anderen helfen, Risiken zu identifizieren, die Personen, die direkter am Projekt beteiligt sind, unter Umständen übersehen haben.
Verwenden Sie Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Software hilft Teams, in allen Phasen des Projektlebenszyklus organisiert zu bleiben. Viele Softwareoptionen bieten Projektmanagern leistungsstarke Tools, darunter Methoden zur Identifizierung, Nachverfolgung und Verwaltung von Risiken.
Best Practices für die Verwaltung von Projektrisiken
Die Verwaltung von Projektrisiken ist wichtig, um einen erfolgreichen Projektabschluss sicherzustellen. Wir haben einige Tipps und Best Practices von unseren Experten zusammengestellt. Zu den Best Practices gehören das Arbeiten im Rahmen Ihrer Möglichkeiten, die Umsetzung solider Kommunikationspraktiken und die Verwendung von Software an den nötigen Stellen.
Dies sind einige Best Practices für das Projektrisikomanagement:
- Seien Sie proaktiv: Führen Sie Prozesse zur frühzeitigen Erkennung potenzieller Risiken ein. Schließen Sie die Risikobewertung in die Projektplanung ein und informieren Sie Ihr Team über häufige Risiken, damit es sie auch erkennen kann. „Wir haben festgestellt, dass die Behebung von Problemen günstiger war, je früher wir sie erkennen konnten. Wenn wir in der Lage sind, Fehler frühzeitig im Testzyklus zu erkennen, können wir die Gesamtkosten der Produktion senken“, sagt Druckman.
- Verfolgen Sie einen agilen Ansatz: Einige Projektmanagementstrategien sind für das Risikomanagement besser geeignet als andere. „Bei Scrum dreht sich alles um das Risikomanagement“, erklärt Druckman. „Es ist die ideale Projektmanagementstrategie, wenn Sie ein Projekt haben, das ein überdurchschnittliches Risiko birgt (wenn Sie etwas noch nie zuvor getan haben oder ein unerfahrenes Team haben) und eine oder mehrere Ihrer Ressourcen eingeschränkt sind (z. B. wenn Sie nach einem Team mit 12 Personen gefragt, aber ein Team mit 7 Personen gestellt bekommen haben oder der Unternehmensführung gesagt haben, dass Sie sechs Monate benötigen, diese Ihnen aber nur drei Monate gibt). Scrum hilft Ihnen, diese Risiken zu bewältigen, indem es schwierige Projekte in kurze, vordefinierte Zeiträume, die Sprints genannt werden, aufgliedert.“ Agile Sprints ermöglichen es einem Team, seine Energie auf bestimmte Aufgaben und Leistungen zu konzentrieren und Probleme so direkt zu bekämpfen, wenn sie auftreten.
- Arbeiten Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten: Einer der einfachsten Wege, Risiken zu vermeiden, besteht darin, weniger risikobehaftet zu agieren. Wenn Sie die Ihnen verfügbaren Ressourcen verstehen, ist es einfacher, den Umfang Ihrer Arbeit mit ihnen abzudecken und Überschreitungen zu vermeiden. „Der erste Schritt besteht darin, Ihre Branche und die Möglichkeiten Ihres eigenen Betriebs zu verstehen. Stellen Sie keine voreiligen Vermutungen darüber an, was möglich ist, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was Sie jeden Tag mit hoher Qualität tun können“, rät Bloom.
- Priorisieren Sie unkomplizierte Projekte: Investieren Sie den Großteil Ihrer Zeit in Projekte, die Sie abschließen können und die rentabel sein werden. Ähnliche Projekte wie solche, die Sie in der Vergangenheit erfolgreich abgeschlossen haben, bergen weniger Risiken. „Der Zeitaufwand für ein Problemprojekt ist exponentiell höher als der für mehrere unkomplizierte Projekte“, sagt Bloom. „Führen Sie einen Prozess zur Bewertung potenzieller Projekte ein, um unrentablen Zeit- und Ressourcenaufwand zu vermeiden und gleichzeitig Ihr Kerngeschäft strategisch weiterzuentwickeln. Ihre Teams werden es Ihnen danken und stärker eingebunden sein.“
- Quantifizieren Sie Risikoauswirkungen: Bestimmen Sie, wenn möglich, die tatsächlichen, quantifizierbaren Auswirkungen von Projektrisiken. Unterschiedliche Risiken sind mit unterschiedlichen Kosten verbunden. Wenn Sie Risiken Echtzeitdaten oder bestimmte Kosten zuordnen können, erkennen Sie einfacher, welche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Ein weiterer Vorteil dieser Risikomanagementstrategie ist, dass es einfacher ist, den Schweregrad von Risiken an Stakeholder zu kommunizieren, die mit den Einzelheiten eines bestimmten Projekts nicht vertraut sind.
- Fördern Sie Kommunikation: Projektmanager sollten eine flüssige wechselseitige Kommunikation sicherstellen. Rügen Sie Personen nicht für das Melden auftretender Probleme und stellen Sie sicher, Projektsponsoren potenzielle Risiken mitzuteilen, sobald diese identifiziert werden. „Achten Sie darauf, dass wichtige Führungskräfte Projekten ihren Input geben, um die angemessene Due Diligence sicherzustellen. Dies hilft, in jedem Teammitglied ein Gefühl von Eigenverantwortung zu wecken. Diese Sorgfalt und dieser Wille lassen großartige Dinge entstehen“, sagt Bloom.
- Wahren Sie Projekttransparenz: Gute Transparenzpraktiken stellen sicher, dass jeder, der einen solchen benötigt, einen Überblick über das gesamte Projekt sowie Einblicke darin haben kann, woran jedes Teammitglied wann arbeitet. Manchmal kann diese externe Vogelperspektive anderen helfen, Risiken zu identifizieren, die Personen, die direkter am Projekt beteiligt sind, unter Umständen übersehen haben.
Verwenden Sie Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Software hilft Teams, in allen Phasen des Projektlebenszyklus organisiert zu bleiben. Viele Softwareoptionen bieten Projektmanagern leistungsstarke Tools, darunter Methoden zur Identifizierung, Nachverfolgung und Verwaltung von Risiken.
Smartsheet kann Ihnen helfen, sich auf Projektrisiken vorzubereiten und sie zu verwalten
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Frequently Asked Questions About Project Risk Types
The most common types of project risks include schedule, financial, scope, resource, technical, stakeholder, and external risks. They represent the main sources of uncertainty affecting project success. They might mean timeline slippage, overspending, scope creep, staffing gaps, tech issues, stakeholder conflict, and more.
The difference between project-level and business-level risks is scope. Project-level risks threaten project success. They involve specific project execution, like missed deadlines, budget issues, or scope changes. Business-level risks threaten enterprise performance. They include competitive pressures, regulatory exposure, or revenue volatility, which affect the whole organization.
To identify project risks before they occur, perform a structured risk assessment during project planning. Brainstorm with stakeholders, review lessons learned from past projects, and conduct a SWOT analysis. Record potential risks in a risk register and review it regularly to detect emerging threats early.
Project management software helps with risk management by identifying, tracking, and mitigating risks in a single system. It allows teams to log risks in a risk register, assign owners, set alerts, assess likelihood and impact, and monitor changes in real time. This ensures proactive risk response and better decision-making.
Learn more about project risk management software capabilities.