Excel Projektmanagement Vorlagen für das Bauwesen

Jedes Bauprojekt ist anders, daher ist es wichtig, eine Excel Vorlage auszuwählen, die Ihren besonderen Anforderungen entspricht. Eine Vorlage für Bauprojekte kann so einfach oder so komplex sein wie Ihr Bauvorhaben. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Bauprojekt-Vorlagen mit Beschreibung der verschiedenen Anwendungen.

Diese Baubudget Vorlage ist für Neubauten, Umbauten und Renovierungen geeignet. Mit dieser Vorlage können Sie ein umfassendes Baubudget mit allen wichtigen Details erstellen. Während der Bauarbeiten hilft Ihnen die Tabelle zu tracken, ob Sie über oder unter den jeweils veranschlagten Kosten liegen.  

 Excel Vorlage für Baubudget herunterladen

 Baubudget mit Smartsheet erstellen

Dies ist eine Vorlage für die geschätzten Kosten eines Bauvorhabens. Damit können Sie als Bauunternehmer auf einfache Weise einen Kostenvoranschlag für Lohn und Material abgeben. Listen Sie in dieser Vorlage alle Posten mit den geschätzten Kosten auf und lassen Sie sich unten die Summe anzeigen. 

 Excel Vorlage für Baukostenvoranschlag herunterladen

 Baukostenvoranschlag mit Smartsheet erstellen

Bauprojekte können aus mehreren Phasen bestehen und viele Arbeiten sind dabei von anderen Arbeiten abhängig. Wenn eine Aufgabe nicht rechtzeitig fertiggestellt wurde, können sich die davon abhängenden Arbeiten verzögern, was mitunter zu einem verspäteten Abschluss des gesamten Bauprojekts führt. Mit einer Vorlage für die Zeitachse eines Bauprojekts lassen sich die Fortschritte der Bauarbeiten tracken, gefährdete Termine frühzeitig erkennen und damit sicherstellen, dass das Projekt zum vertraglich vereinbarten Termin fertiggestellt wird. In dieser Zeitachsen Vorlage können Sie alle notwendigen Arbeiten mit Start- und Endterminen und der geschätzten Dauer eintragen.  

 Excel Vorlage für Bauprojekt mit Zeitachse herunterladen

 Bauprojekt mit Zeitachse mit Smartsheet erstellen

Unabhängig von der Größe eines Projekts gehört das Einholen von Angeboten verschiedener Anbieter zu den ersten Schritten bei jedem Bauprojekt. Die eingehenden Angebote müssen dann miteinander verglichen werden. Diese Vorlage macht den Vergleich der Angebote leicht. Alle Anbieter lassen sich übersichtlich mit Kostenvoranschlägen und Qualifikationen auflisten und die Angebote auf diese Weise schnell bewerten.

 Excel Vorlage für Zusammenfassung von Angeboten herunterladen

 Zusammenfassung von Angeboten in Smartsheet erstellen

Je nach Größe umfassen Bauprojekte Dutzende bis Hunderte von Posten, aus denen sich die Gesamtsumme des Angebots zusammensetzt. Durch diese Komplexität und den Zeitdruck, unter dem Angebote oftmals erstellt werden, unterlaufen dabei leicht Fehler, die dann zu einer inkorrekten Summe führen und die Vergabeentscheidung beeinflussen können. Wenn Sie für die Angebotsliste eine Vorlage verwenden, können Sie leicht prüfen, ob die Gesamtsumme korrekt berechnet wurde. Die Vorlage enthält außerdem eine besondere Spalte, mit der Sie die ursprüngliche Kostenschätzung des Ingenieurs oder Bauherrn mit dem Angebot jedes Bieters vergleichen können. 

 Excel Vorlage Angebotsliste herunterladen

 Angebotsvergleichsliste in Smartsheet erstellent

Bauprojekte umfassen in der Regel eine Vielzahl von Unterlagen und Dokumenten, die zu festgelegten Terminen und vor bestimmten Arbeiten vorliegen müssen – von Plänen und Spezifikationen über Prüfberichte und Genehmigungen bis zu Abnahmen. Mit einem genauen Überblick über alle erforderlichen Unterlagen wird der planmäßige Bauabschluss unterstützt. In diesem Tracker können Sie eintragen, wann die notwendigen Unterlagen angefordert oder vorgelegt werden müssen, und die Unterlagen rasch orten.

 Excel Vorlage für Bauunterlagen Tracker herunterladen

 Bauunterlagen Tracker & Checkliste in Smartsheet erstellen

Wenn an einem Bauprojekt Subunternehmer beteiligt sind, ist es wichtig, genau Buch zu führen über notwendige Unterlagen und Dokumente wie Verträge und Genehmigungen sowie Kontaktinformationen. Auch hier gilt es Termine und Fälligkeiten einzuhalten und eine mangelhafte Organisation kann zu Verzögerungen des gesamten Projekts führen. Mit einem Tracker für Subunternehmer-Unterlagen stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Papiere rechtzeitig vorliegen und Sie stets den Überblick behalten. Mit dieser Vorlage haben Sie alle Informationen zu Subunternehmern, Leistungsumfang, Vertragsdetails etc. an einem Ort.

 Excel Vorlage Unterlagen-Tracking Subunternehmer herunterladen

 Unterlagen-Tracking & Checkliste Subunternehmer in Smartsheet erstellen

Bei Bauprojekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, werden der Bauunternehmer und andere Subunternehmen oft abschnittsweise für geleistete Arbeiten während eines bestimmten Rechnungszeitraums bezahlt. In dieser Zahlungsaufforderung wird aufgelistet, welche Beträge bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt fällig sind, ob Änderungen erfolgt sind und welcher Art, welche Zahlungen bereits geleistet wurden und ob Einbehalte erfolgten. In einer zweiten Tabelle lässt sich nach Leistungen aufgeschlüsselt ermitteln, wie viel von jeder Aufgabe bereits erledigt wurde. 

 Excel Vorlage Zahlungsaufforderung Bauunternehmer herunterladen

 Teilzahlungsaufforderung in Smartsheet erstellen

Im Laufe eines Bauprojekts kann es notwendig sein, wegen äußerer Einflüsse wie Witterung und unvorhergesehener Ereignisse Änderungen an den im Vertrag spezifizierten Kosten oder an den Fertigstellungsterminen vorzunehmen. Mit dieser Vorlage für Änderungsanfragen ist es für Bauunternehmer und andere Vertragspartner einfach, die angeforderte Änderung zusammenzufassen und im Einzelnen darzulegen. Auf dieser Grundlage können Sie dann entscheiden, ob die Änderung notwendig ist und wer die Verantwortung für eventuelle Auswirkungen auf das Projektbudget und die Terminplanung des gesamten Bauvorhabens hat.   

 Excel Vorlage Änderungsanfrage herunterladen

 Änderungsanfrage mit Smartsheet erstellen

Vor allem bei umfangreichen und großen Projekten ist es wichtig, exakt Protokoll  über erfolgte Änderungen zu führen. Diese Vorlage hilft Ihnen, Änderungsanfragen mit allen Details wie Beschreibung der Änderung und sich daraus ergebende Terminänderungen sowie Kostenveränderungen gegenüber den im Vertrag festgelegten Beträgen nachzuvollziehen

 Excel Vorlage Änderungsprotokoll herunterladen

 Änderungsprotokoll in Smartsheet erstellen

Während eines Bauprojekts haben Bauunternehmer, Subunternehmer und andere Handwerksfirmen oftmals Fragen zu Plänen und Spezifikationen. Daher ist es wichtig, einen Ort zu haben, an dem diese Fragen gesammelt, gesichtet und beantwortet werden, um Verzögerungen zu vermeiden. Mit dieser Vorlage für Informationsanfragen behalten Sie stets den Überblick über Fragen und Antworten. Mit bedingten Formatierungen können sie außerdem wichtige Fragen hervorheben, die sofort beantwortet werden müssen. 

 Excel Vorlage für Informationsanfragen-Protokoll herunterladen

 Informationsanfragen-Protokoll in Smartsheet erstellen

Bei Bauprojekten ist es wichtig, die Fortschritte regelmäßig zu protokollieren. Diese Vorlage hilft Ihnen, bei täglichen oder wöchentlichen Begehungen der Baustelle die Fortschritte visuell zu inspizieren, die geleisteten Arbeiten zu dokumentieren und Probleme zu identifizieren. In dieser Vorlage können Sie auch die Anzahl der Arbeitsstunden sowie verwendetes Material und Geräte bzw. Ausrüstung eintragen.

 Excel Vorlage für Tagesprotokoll oder Wochenprotokoll herunterladen

 Inspektionsprotokoll für Tage oder Wochen in Smartsheet erstellen

Diese Vorlage ist hilfreich, wenn ein Bauprojekt vorsieht, dass der Bauunternehmer und andere beteiligte Firmen ihre Lohn- und Stundenabrechnungen einreichen. Dort können alle Details der Lohnabrechnungen eingetragen werden und es wird sichergestellt, dass von allen beteiligten Firmen stets alle erforderlichen Informationen zur Lohnabrechnung vorliegen. 

 Excel Vorlage für Lohn- und Stundenabrechnung herunterladen

 Lohn- und Stundenabrechnung in Smartsheet erstellen

Eine Stunden- und Materialkostenrechnung wird meistens dann verwendet, wenn während eines Bauprojekts unvorhergesehene Zusatzarbeiten anfallen. Damit können der Bauunternehmer und Subunternehmer auf einfache Weise über die notwendigen Arbeiten Buch führen und diese berechnen. In der Vorlage können Stundenaufwand, verwendetes Material und Aufschläge eingetragen und die Gesamtsumme errechnet werden. 

 Excel Vorlage für Stunden- und Materialkostenrechnung herunterladen

 Stunden- und Materialkostenrechnung in Smartsheet erstellen

Ein wichtiger Schritt vor dem Abschluss eines Bauprojekts ist die Inspektion aller Arbeiten, ob sie den Bauplänen und Spezifikationen entsprechen und zur Zufriedenheit des Bauherrn durchgeführt wurden. In dieser Vorlage für eine Mängelliste lassen sich alle Mängel mit notwendigen Nach- oder Neuarbeiten auflisten. Damit wird dem Bauunternehmer und Subunternehmern eine vollständige Liste der noch anstehenden Arbeiten an die Hand gegeben. 

 Excel Vorlage für Mängelliste herunterladen

 Mängelliste in Smartsheet erstellen

Der Projektabschluss bei einem Bauprojekt kann ein langwieriger Prozess mit vielen Schritten sein, Dazu gehören z.B. die Erstellung von Mängellisten, Endinspektionen, vertraglich festgelegte Abnahmen, Bestandsdokumentation und mehr. Mit einer Checkliste für den Projektabschluss wird sichergestellt, dass alle Schritte termingerecht erfolgt sind. In diese Vorlage können Sie alle Punkte mit ihren besonderen Anforderungen und Terminen eintragen und damit den gesamten Abschluss einen Bauprojekts im Detail nachvollziehen.  

 Excel Vorlage für Checkliste Projektabschluss herunterladen

 Checkliste Bauprojektabschluss in Smartsheet erstellen

Smartsheet ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das auf vertrauten Tabellenblättern beruht, dabei jedoch weitreichende Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Kommunikation bietet. Die Bauprojekt-Vorlagen von Smartsheet machen es noch einfacher, eine Zeitachse zu erstellen, Fortschritt zu tracken, Prozesse zu dokumentieren und selbst viele Einzelheiten übersichtlich zu organisieren. Die soliden Smartsheet Vorlagen können Sie sofort verwenden und alle an einem Bauprojekt beteiligten Parteien stets auf dem aktuellen Stand halten.

Bei Smartsheet werden Gantt-Diagramme automatisch erstellt und automatisch angepasst, wenn Sie die eingegebenen Informationen in der Tabelle ändern. Dadurch können Sie Fortschritte unmittelbar und ohne manuellen Aufwand visuell darstellen. Sie können Ihre Gantt-Diagramme und Bauprojekt-Tracker auch leicht mit anderen Mitarbeitern und externen Dritten teilen und müssen keine statischen Tabellenblätter per E-Mail hin- und herschicken.

Und mit den leistungsstarken Features für Zusammenarbeit wie Diskussionen, Erinnerungen und Anlagen an Tabellenblätter können Sie bei Smartsheet alle Projektinformationen an einem Ort speichern, so dass alle Beteiligten die Daten einsehen, darauf zugreifen und in Echtzeit Änderungen vornehmen können.

Die beste Vorlage für Bauprojekte

Die richtige Vorlage für Ihr Bauprojekt-Management hilft Ihnen, bei Ihren Bauvorhaben stets gut organisiert zu sein und keine Details zu übersehen. Die vorformatierten Vorlage können Sie für jedes neue Bauprojekt verwenden und frühere Projekte lassen sich problemlos archivieren und bei neuen Projekten heranziehen – alles Faktoren, die zur Verschlankung von Planungsabläufen führen.

Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, eine Bauprojekt Vorlage von Smartsheet zu verwenden. Testen Sie Smartsheet 30 Tage lang kostenlos.

Testen Sie Smartsheet kostenlos

How Do You Calculate or Estimate Construction Costs?

To accurately estimate your construction costs, you must first determine specific aspects of your construction project, like schedule based unit prices, assembly based unit prices, and labor costs. This will give you a baseline understanding of what it will cost you to complete the project.

From there, apply a markup to your costs that will yield profits after any expenses. This will ensure that the project is profitable and comes in under budget. Make sure to track your estimates to ensure that your construction project is hitting under or on budget during every phase of the project.

What Are the Key Steps in Managing a Construction Project?

First, create a comprehensive project plan. Define roles and responsibilities for each phase of the project, and assign specific tasks.

Develop a clear project scope and baselines to assess your project plan for success. Create a schedule for the project and identify cost baselines that should be hit at each part of the project timeline. Analyze project risks and identify specific mitigation plans for any potential risks.

After all of these variables and project details have been established, hold a kickoff meeting to communicate the construction project plan to all involved team members and key stakeholders.

At this time, the procurement phase can begin where the project team obtains all necessary equipment, materials, and resources needed to complete the project.  

The construction phase comes after the planning process and kickoff meeting are complete. The team must get ready for construction by setting up storage facilities, securing the site, and developing a handling and safety plan.

Once construction is complete, the team must commission the project by testing all new systems and equipment, and training personnel to use the updates appropriately. The owner or key stakeholder in the project can then occupy the space and decide whether or not the project meets the expectations that were outlined in the original contract.

The final phase of a construction project is project closeout, where the team completes any outstanding contractual obligations. The team may use a project punch list to identify and complete any tasks that didn’t get completed during the original project. A post-project review outlines all lessons learned and archives any project documents.