Erste Schritte mit Arbeitsgliederungsstrukturen (AGS)

Die Project Management Body of Knowledge, eine international anerkannte Sammlung von Prozessen und Kenntnisgebieten, die als bewährte Praktiken für das Projektmanagement anerkannt sind, definiert eine Arbeitsgliederungsstruktur als eine „hierarchische Aufgliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen.“ Bei einer AGS beginnen Sie mit dem gewünschten Ergebnis oder Produkt, das Sie dann in die kleineren Leistungen oder Aufgaben aufgliedern, die dafür notwendig sind.

In einer AGS kann die Leistung ein Objekt, eine Dienstleistung oder Aktivität sein. Indem sie sich auf die Leistungen und nicht auf die Methoden konzentriert – auf das Was, nicht auf das Wie – hilft eine Arbeitsgliederungsstruktur, unnötige Arbeit zu vermeiden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Eine gut durchdachte AGS hilft bei der Zeitplanung, Kostenschätzung und Risikoermittlung. Dabei handelt es sich in der Regel um ein Diagramm, das den Zeitrahmen und den Ablauf eines Projekts beschreibt und alle Aufgaben, Teilaufgaben und Leistungen festhält, die während des Projekts erstellt und erbracht werden müssen. Sie wird häufig als Gliederung dargestellt, wie ein Inhaltsverzeichnis, kann aber auch mithilfe von Registerkarten oder anderen visuellen Organisationssystemen organisiert werden.

Rod Baxter, Mitbegründer von Value Generation Partners und Autor des Project Management for Success Handbook, bezeichnet die AGS als „ein notwendiges Element des Produktmanagement-Lebenszyklus. Ihre Erstellung erfordert Geschick und Übung, aber sie ist unerlässlich, um Fristen einzuhalten und effizient zu sein.“

Im Jahr 1957 war das Mittelstreckenraketenprogramm (Polaris) der US-Marine im Zeitverzug und es bestand Handlungsbedarf. Das Team entwickelte eine Formel zur Bestimmung der Aufgaben und zur Schätzung des für ein Projekt erforderlichen Aufwands auf Grundlage des Ergebnisses, die als PERT (Program Evaluation and Review Technique) bekannt wurde.

Mit PERT als Modell veröffentlichten das Verteidigungsministerium (DOD) und die NASA 1962 die erste Beschreibung des Arbeitsgliederungsstruktur-Prozesses. Die erste namentliche Erwähnung erfolgte jedoch erst 1968. Mit den Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items (MIL-STD-881) wurden Arbeitsgliederungsstrukturen als Standard im gesamten Verteidigungsministerium eingeführt, wobei Vorlagen für bestimmte militärische Anwendungen wie Flugzeuge oder Schiffe veröffentlicht wurden. Auch zivile Zulieferer, die mit dem Verteidigungsministerium zusammenarbeiten, müssen die entsprechende Arbeitsgliederungsstrukturvorlagen verwenden.

Im Jahr 1987 hat das Project Management Institute mit dem PMBOK die Arbeitsgliederungsstruktur als Standardverfahren für eine Reihe von nicht-militärischen Anwendungen eingeführt. Der Begriff „Arbeitsgliederungsstruktur“ wurde 1993 für Anwendungen in Unternehmen und anderen betrieblichen Projekten eingeführt.

Im Juni 1999 gab das PMI Standards Program eine Projektcharta heraus, um die Standardisierung der Arbeitsgliederungsstruktur (AGS)-Praxis zu entwickeln. Laut PMI beginnt die Planungsprozessgruppe mit drei wesentlichen Schritten: Umfangsplanung (3.2.2.2), Umfangsdefinition (3.2.2.3) und Entwicklung der Arbeitsgliederungsstruktur (3.2.2.4).

Viele Unternehmen überspringen im Interesse von Schnelligkeit und Flexibilität den Schritt, einen AGS-Plan oder -Glossar zu erstellen – oder weil sie aufgefordert werden, „den Flieger zu bauen, während sie ihn fliegen.“ Es ist zwar möglich, ein Projekt ohne angemessene Planung und Übersicht umzusetzen, aber dies geht wahrscheinlich zulasten der Team-Mitglieder und möglicherweise auch der Qualität der Arbeitsergebnisse. Diese Risiken sind auf Dauer nicht tragbar, daher ist die Verwendung einer AGS, wenn möglich, immer vorzuziehen.

Da Unternehmen in jedem Projekt immer mehr Daten anhäufen und analysieren und auch vorhersehen müssen, wie sich die Daten auf ein Projekt auswirken, nachdem damit begonnen wurde, liegt es auf der Hand, dass die AGS und eine sorgfältige Planung auch in Zukunft wichtige Elemente sein werden. Zu den weiteren Variablen, die sich am Horizont abzeichnen, gehören die Globalisierung, Währungsschwankungen, politische Veränderungen und Vorschriften – ein starkes Projekt muss also im Voraus geplant werden, um mit diesen potenziellen Unwägbarkeiten umgehen zu können.

Gute Quellen zum Thema AGS sind „The ABC Basics of the WBS“ von Paul Burek und „The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management“, von Homer & Gunn, 1995.

Obwohl sie im Planungsprozess oft übergangen wird, sind eine Arbeitsgliederungsstruktur oder ein Glossar leistungsfähige Instrumente, um Projekte effizient und termingerecht abzuschließen. Lesen Sie hier einige der Vorteile und Nutzen der Erstellung einer AGS:

• Bietet eine visuelle Darstellung aller Projektbereiche
• Bietet dem Management und den Team-Mitgliedern einen ständigen Überblick über den Fortschritt des Gesamtprojekts
• Definiert spezifische und messbare Ergebnisse
• Unterteilt die Arbeit in überschaubare Teile
• Bietet die Möglichkeit, gelungene Erfahrungen wiederholbar zu machen
• Schafft eine Grundlage für die Kostenschätzung und die Zuweisung von Personal und anderen Ressourcen
• Gewährleistet, dass es zu keinen Überschneidungen und Lücken bei den Zuständigkeiten oder Ressourcen kommt
• Minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie über den Arbeitsumfang hinausgehende Aufgaben hinzufügen oder eine wichtige Leistung vergessen

Darüber hinaus haben Unternehmen weitere Vorteile bei der Verwendung von Arbeitsgliederungsstrukturen festgestellt. Diese Vorteile können im Rahmen eines bestimmten Projekts genutzt werden, aber auch zur Verbesserung der Abläufe und der Kultur Ihres gesamten Unternehmens beitragen. Dazu gehören:

• Durch die Berücksichtigung der AGS für jedes Projekt kann das Unternehmen schnell das Budget für ganze Abteilungen berechnen.
• Teams können den Projektzeitplan und das Budget eines Projekts schnell bestimmen.
• Während des Projektfortschritts können die Teams bestimmte Abschnitte der Arbeitsgliederungsstruktur überwachen, um die Projektkosten zu ermitteln und Schwierigkeiten und Problembereiche im Unternehmen zu erkennen.

Eine gut ausgearbeitete Arbeitsgliederungsstruktur kann dazu beitragen, dass Ihr Team wie eine gut geölte Maschine funktioniert und von diesen Vorteilen profitiert:

• Verbesserte Produktivität
• Unterstützung für Projektmanager bei der Vorhersage von Ergebnissen auf der Grundlage verschiedener Szenarien
• Unterstützung bei der Projektorganisation
• Unterstützung bei der Beschreibung des Projektumfangs für die Beteiligten
• Unterstützung bei der Aufteilung der Verantwortlichkeiten
• Korrekte Schätzung von Kosten, Risiken und Zeit
• Verbesserte Kommunikation
• Mehr Kreativität und Brainstorming
• Konzentration auf die Zielsetzung
• Organisation von Details
• Vorbeuge möglicher Probleme
• Behebung von Zeitplanungsproblemen
• Unterstützung bei der Risikenkontrolle
• Aufgabenzuweisung
• Verschafft Teams Flexibilität
• Beseitigung von Unklarheiten
• Schaffung klarer Aufgabenbeschreibungen für jedes Team-Mitglied
• Unterstützung beim Verfassen und Untermauern der Leistungsbeschreibung
• Lieferung der Grundlage für einen klaren Statusbericht zum Projekt, da jedes Arbeitspaket als messbare Einheit gilt

Der visuelle Vorteil von Arbeitsgliederungsstrukturen

Die Arbeitsgliederungsstruktur oder das Glossar zeigt auf einen Blick Projektdetails und -status an. Ihnen stehen einige Optionen zur Verfügung, um Ihre Arbeit darzustellen. Die klassische AGS-Ansicht ist das Strukturdiagramm, aber Sie können auch nummerierte Listen oder Tabellen verwenden. Eine Gliederung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Arbeitsgliederungsstruktur darzustellen. Im Folgenden finden Sie weitere Formate, die für verschiedene Arten von Projekten nützlich sind.

Während des Projekts können die Elemente der Arbeitsgliederungsstruktur farblich gekennzeichnet werden, um den Status der Arbeit anzuzeigen: Zum Beispiel könnte „im Plan“ in grün, „in Verzug“ in rot, „in Gefahr“ in gelb und „Erledigt“ in blau angezeigt werden. Farbliche Kennzeichnungen können Ihnen helfen, Zeitplanrisiken auf einen Blick zu erkennen.

Eine zuverlässige und nützliche Arbeitsgliederungsstruktur oder ein Glossar sollte die kritischen Bestandteile eines Projekts zusammen mit dem Zeitrahmen, den Kosten und Ressourcen erfassen. Die nützlichsten AGS-Pläne enthalten die folgenden Bestandteile:

• Identifizierung der Organisation, Abteilung oder Person, die für jedes einzelne Arbeitselement verantwortlich ist
• Das geplante Anfangs- und Enddatum
• Erforderliche Ressourcen
• Voraussichtliche Kosten des Projekts
• Chargennummern
• Vertragsdetails, -anforderungen und -meilensteine
• Protokoll für Qualitätskontrolle, Anforderungen und Standards
• Technische Informationen und Ressourcen, die zum Erreichen der gewünschten Resultate benötigt werden

Auf einer höheren Ebene kann die AGS auch richtungsweisende und organisatorische Funktionen erfüllen. Ein gründlicher AGS-Plan kann dazu beitragen:

• Die Personalabteilung bei der Planung von Teamzuweisungen zu unterstützen
• Den Zeitplan zu verwalten und die Projektzeitleiste festzulegen
• Qualität zu steuern und zu messen
• Umweltfaktoren im Unternehmen zu antizipieren
• Organisatorische Prozessressourcen zu identifizieren
• Versionsverläufe nachzuverfolgen
• Abhängigkeiten herzustellen
• Den Gesamtfortschritt eines Projekts zu überwachen

Projektmanager in Unternehmen verwenden Arbeitsgliederungsstrukturen, um einen organisierten, visuellen Überblick über ihre Projekte und deren Bestandteile zu erhalten. Auch diese Teams können von der Verwendung von Arbeitsgliederungsstrukturen profitieren:

• Kundenorientierte Gruppen: Kundenbetreuer verlassen sich auf Arbeitsgliederungsstrukturen, um ihren Kunden Fortschritte (oder Hindernisse) aufzuzeigen. Eine AGS schafft einen „Orientierungspunkt“ für die Ergebnisse und Meilensteine eines Projekts, der wiederum ein nützliches Hilfsmittel ist, um Kunden zu zeigen, wie es vorangeht.
• Kreative: Jeder weiß, dass Designer, Autoren, Inhaltsstrategen und andere Kreative Hilfe benötigen, um ihre Kreativität zu bündeln. Eine Arbeitsgliederungsstruktur schafft ein hilfreiches Leitsystem, damit die Ideen auf relevante, projektbezogene Weise fließen können.
• Räumlich getrennte und intern arbeitende Projektgruppen: Die Übersichtlichkeit einer AGS hilft allen Beteiligten, auch wenn sie nur am Rande betroffen sind, zu verstehen, wer was wann tut.
• Techniker-Teams: Techniker-Teams können eine AGS als Roadmap für ihre Entwicklungsaufgaben verwenden. Diese Teams arbeiten häufig bereits mit visuellen „Schwimmbahnen“ oder anderen Formen von Meilensteintechniken für das Projektmanagement.

Neben Agenturen und Unternehmen gibt es auch andere Bereiche, die sich auf Arbeitsgliederungsstrukturen stützen:

• Gewerbliche Projektplaner: Eine AGS kann alle wichtigen Bestandteile eines großen kommerziellen Projekts erfassen - nicht nur die Projekte des Hauptunternehmens und die Aufgaben der Team-Mitglieder, sondern auch die von Lieferanten und Zulieferern. Sie kann auch Abhängigkeiten für die Einholung notwendiger Genehmigungen, die Nachverfolgung des Fortschritts bei behördlichen Genehmigungen und vieles mehr erfassen.
• Veranstaltungsplaner: Eine AGS gliedert ein komplexes Ereignis in Aufgaben und Teilaufgaben, deren Zuweisung dazu beiträgt, dass mehrere Teams bei knappen Fristen vorankommen.
• Projektmanager für Wohnungs- und Gewerbebauten: Zusätzlich zu den Aufgaben und Team-Mitgliedern, die an einem normalen Gewerbeprojekt beteiligt sind, können Bauprojektmanager eine AGS verwenden, um die einzelnen Phasen von Versorgungsarbeiten, Baugenehmigungen, Umweltgenehmigungen und mehr zu überwachen.
• Manager für Umfangsplanung: Wenn eine Agentur einen neuen Kunden annimmt, müssen die Ressourcenplaner und Direktoren zumindest einen groben Überblick über den Projektzeitrahmen und die benötigten Ressourcen haben, bevor sie dem Projekt ein Budget und einen Umfang zuweisen.
• Softwareentwickler: Softwareentwickler unterteilen ihre Projekte häufig in Phasen oder Schritte. Eine AGS, die auch andere Mitglieder der Organisation mit einbezieht, hilft den Entwicklern, sich zuerst um die wichtigsten Ergebnisse zu kümmern, und verschafft dem Rest des Teams einen Überblick.
• Systemingenieure: Systemingenieure haben die Aufgabe, den Überblick über ihre Systeme zu behalten und für optimale Leistung zu sorgen. Eine AGS gibt ihnen ein organisches Dokument an die Hand, das auch die kleinsten Details erfasst, die sich auf größere Systemabläufe beziehen. Zu wissen, dass sie diese Informationen zur Hand haben, kann sie entlasten, denn so können sie sich auf die größeren operativen Fragen konzentrieren.

Innerhalb einer Organisation, die bereits über einen langfristigen Projektplan oder eine Arbeitsgliederungsstruktur verfügt, sind Arbeitsgliederungsstrukturen des Vorgängers in einem Projekt hilfreich, um zu sehen, wie das Projekt bisher vorangekommen ist. Nachfolgern in einem Projekt hilft die AGS, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was in der Anfangszeit des Projekts funktioniert hat und was nicht, und um Abhängigkeiten und deren Ergebnisse zu verstehen. Kurz gesagt, kann jeder, der eine Aufsichtsfunktion innehat und die Arbeitsteilung in einem Projekt planen muss, von der Verwendung einer Arbeitsgliederungsstruktur profitieren.

Manchmal werden die Begriffe „Arbeitsgliederungsstruktur“ und „Projektgliederung“ synonym verwendet. Tatsächlich wird die Arbeitsgliederungsstruktur am häufigsten als Instrument zur Verwaltung von Projekten eingesetzt, und zwar vom Anfang bis zum Abschluss. Theoretisch können Arbeitsgliederungsstrukturen jedoch bei der Verwaltung von Teilprojekten, Teilaufgaben, Zuliefererbeiträgen und anderen Sammlungen verwandter Aufgaben helfen, die nicht speziell mit der Verwaltung eines Gesamtprojekts verbunden sind. Eine Projektgliederung ist also eine Arbeitsgliederung, die sich vollständig auf ein einzelnes Projekt bezieht.

Was ist in einer Arbeitsgliederungsstruktur enthalten? Im Folgenden finden Sie die Bestandteile, die im Rahmen des AGS-Prozesses erstellt werden, sowie die zugehörigen Begriffe.

• Schlussteile (werden auch als Arbeitspakete bezeichnet): Schlussteile, in der Regel als Arbeitspakete bezeichnet, sind die am niedrigsten angesiedelten Elemente einer AGS, über die hinaus eine Leistung nicht weiter zerlegt werden kann. Arbeitspakete sollten unabhängig von anderen Aufgaben sein und nicht an anderer Stelle im Projekt dupliziert werden. Sie können sich Arbeitspakete auch als die kleinste überschaubare Aufgabe vorstellen, die von einer Person oder einem Team ausgeführt werden kann. Wenn Sie die Aufgabe noch weiter aufgliedern, besteht die Gefahr, dass Sie die Team-Mitglieder mikromanagen.
  
  Im Allgemeinen sollten die Arbeitspakete Aufgaben enthalten, die von einem Team oder einem Team-Mitglied innerhalb eines Berichtszeitraums erledigt werden können. Wenn Sie wöchentliche Statusbesprechungen durchführen, dann muss die Arbeit innerhalb einer Woche abgeschlossen werden. Eine andere Möglichkeit, den Aufwand zu bestimmen, ist die 8/80-Regel, die besagt, dass eine Teilaufgabe nicht weniger als 8 und nicht mehr als 80 Stunden Zeit in Anspruch nehmen sollte.
  
  Ein effektives Arbeitspaket definiert die Arbeit, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die für jede Leistung erforderlich sind. Arbeitspakete sollten eine Dauer von 10 Tagen nicht überschreiten. Die Arbeitspakete sind voneinander unabhängig und sollten eindeutig sein und im gesamten Projekt nicht dupliziert werden.
• AGS-Kennzeichnung: Die Elemente der Arbeitsgliederungsstruktur werden in der Regel in dezimaler Reihenfolge von oben nach unten nummeriert. Ein Element mit der Bezeichnung „1.1.1.3“ befindet sich zum Beispiel auf der vierten Ebene der Hierarchie. Mit einer solchen Nummerierung ist es einfacher, die Ebene der Aufgabe zu identifizieren, für die das Element steht, wenn Sie sich außerhalb des Kontextes der AGS darauf beziehen.
• AGS-Glossar: Das AGS-Glossar (siehe unten) beschreibt detailliert alle Bestandteile oder Aufgaben in der AGS-Hierarchie. Es kann sogar auf Dokumente verweisen, die das Element näher definieren und erläutern. Das AGS-Glossar stützt das Prinzip der gegenseitigen Ausschließlichkeit der Arbeit. Anders ausgedrückt gibt es keine Überschneidungen, da jedes Projekt und jede Teilleistung so genau definiert ist, dass doppelte Arbeit oder Verantwortung kaum möglich ist.
• Aufwandsniveau: Eine Aufwandsniveaukomponente (Level of Effort - LOE) eines Projekts ist eine Aufgabe, die die Hauptaufgaben des Projekts unterstützt. Dazu könnte die administrative Arbeit der Beantwortung und Weiterleitung von Kundenanrufen gehören.
• Ergebnisorientierter Baum: Dies ist ein Modell, das die gewünschten Ergebnisse aufzeigt, die sich aus den in einer AGS dargestellten Projektschritten ergeben.
• Vertragsarbeitsgliederungsstruktur: Hier werden alle Arten von Vertrags- und Lieferantenarbeiten erfasst, die für das Projekt zu erledigen sind.
• Projektzusammenfassungsgliederung: Hier finden Sie eine zusammenfassende Darstellung des Projekts und der Teilprojekte, damit ihnen andere Leistungen zugeordnet werden können.
• Leistungsbeschreibung: Die Leistungsbeschreibung (Statement of Work - SOW) ist die unterzeichnete Vereinbarung, die genau umreißt, was das Unternehmen dem Kunden liefert, einschließlich Meilensteinen und dem Budget, dem alle Parteien zugestimmt haben.
• Projektzeitplan: Dies ist der Zeitplan für alle Bestandteile eines Projekts, unabhängig davon, ob sie sequenziell oder parallel geliefert werden. Er enthält Meilensteine und Leistungen sowie die Ressourcenkosten für jeden Bestandteil.
• Schätzgrundlage: Eine Schätzgrundlage (Basis of Estimate, BOE) ist ein von Projektmanagern, Führungskräften und Finanzverantwortlichen entwickeltes Hilfsmittel, das die Kosten für Arbeit und Ressourcen berücksichtigt, die für ein Projekt benötigt werden. Mit Hilfe des BOE kann ein Unternehmen abschätzen, was es kosten wird, ein Projekt zu realisieren und an einen Kunden zu liefern.
• Ressourcengliederung: Hier wird die Hierarchie der im Laufe eines Projekts benötigten und verwendeten Ressourcen visuell dargestellt, einschließlich der Zeitpunkte, zu denen sie in das Projekt eintreten und es wieder verlassen, und ihre Rollen werden erläutert.
• Risikobewertungsstruktur: Zu einem guten Plan gehört auch die Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Risiken. Dazu zählen Risiken, die auftreten können, wenn das Team in Verzug gerät oder die außerhalb der Kontrolle des Teams liegen, wie z. B. Naturkatastrophen.
• Organisationsstruktur: Die Organisationsstruktur (Organisation Breakdown Structure - OBS) wird auch als Organisationsdiagramm bezeichnet. Darin werden die Projektleiter aufgeführt und es wird erläutert, wer wen in welcher Funktion unterstützt.

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenformaten für Arbeitsgliederungsstrukturen. Dazu gehören:

• Diagrammformat: Betont die visuelle Darstellung des Projekts.
• Diagrammformat: Betont die visuelle Darstellung des Projekts.
• Hierarchische Struktur: Rückt die wichtigsten Elemente eines Projekts für eine bessere Sichtbarkeit an die Spitze.
• Gliederungsstruktur: Stellt einen Zeitrahmen, Abhängigkeiten oder Bestandteile größerer Elemente eines Projekts dar.
• Tabellenansicht: Ermöglicht es den Team-Mitgliedern, einfach zu den Abschnitten zu navigieren, die für sie am wichtigsten sind.

Nicht jedes Projekt erfordert die gleiche Art von Format. Es kann und sollte auf die Art des Projekts und die Arten von Team-Mitgliedern, die darauf zugreifen müssen, zugeschnitten sein.

Sobald der Projektumfang verfügbar ist, sollte die AGS die erste Leistung sein, die erbracht wird. Sobald die AGS definiert ist, können Sie andere Ressourcen wie Personal, bestimmte Fähigkeiten, materielle Ressourcen (z. B. Ausrüstung und Platz) und Einrichtungen einplanen. Das Team kann dann den Basiszeitplan und Aufgabenlisten erstellen sowie Zuweisungen bereitstellen.

Wenn Sie ähnliche Projekte steuern, wird das Erstellen der Arbeitsgliederungsstruktur immer einfacher und kann zur Grundlage für ein besseres Leistungsmanagement werden. Bei einmaligen Projekten, bei denen Sie und das Team noch keine Erfahrung haben, kann die Arbeitsgliederungsstruktur dem Team helfen, genau zu definieren, welche Leistungen und Aufgaben für das Endprodukt erforderlich sind.

Eine Arbeitsgliederungsstruktur kann jedoch nicht isoliert entwickelt werden. Selten kann eine Person alles wissen, was für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist. Schon gar nicht ein Projektmanager, der möglicherweise kein Fachmann ist. Die Erstellung der AGS ist Teamarbeit.

Falsche Vorstellungen über Arbeitsgliederungsstrukturen:

Eine AGS gibt nicht vor, wie oder wann die Aufgaben erledigt werden. Es ist weder ein Plan noch ein Zeitplan. Es handelt sich weder um eine Liste aller Aktivitäten oder Verantwortlichkeiten noch um ein typisches Organigramm. Teamleiter versuchen gelegentlich, alle für ein Projekt erforderlichen Aufgaben in die AGS aufzunehmen. Dies kann dazu führen, dass Aufgaben übersehen werden und Projekte in Verzug geraten.

Die AGS ist auch kein Blankodokument, das für ein Projekt herangezogen werden kann oder nicht. Sie ist vielmehr ein wichtiger Bestandteil Ihrer Projektmanagement-Dokumente. Sie sollten alle Änderungen an den geplanten Leistungen, die dem Änderungssteuerungsverfahren Ihres Unternehmens unterliegen, in der AGS festhalten.

Das Zeichnen einer Arbeitsgliederungsstruktur kann ganz einfach sein. Die folgenden Tipps sind jedoch Gestaltungsprinzipien, mit denen Sie die besten Ergebnisse erzielen können.

Konzentrieren Sie sich auf Leistungen und nicht auf Methoden. Mit anderen Worten, planen Sie die Ergebnisse – nicht Aktivitäten. Denken Sie über das Wasnach, nicht über das Wie. Der wesentliche Zweck einer Arbeitsgliederungsstruktur besteht darin, die Hauptleistung in Form einzelner Bestandteile zu definieren, aus denen sie sich zusammensetzt. Wenn es sich bei der Leistung nicht um ein Produkt handelt, dann muss sie ein bestimmtes und messbares Ergebnis liefern. Wenn Sie zum Beispiel eine AGS für eine gewerbliche Dienstleistung erstellen, definieren Sie die Produkte oder Leistungen, die aus dieser Dienstleistung hervorgehen.

Wenn Sie sich auf eine bestimmte Leistung konzentrieren, egal auf welcher Gliederungsebene, weiß das Team oder die verantwortliche Person genau, was erwartet wird und wie gute Arbeit aussieht. Sie neigen weniger dazu, Elemente hinzuzufügen, die außerhalb des Projektumfangs liegen, was der Fall sein kann, wenn Sie lediglich eine Aufgabenliste erstellen. Wenn sich die Team-Mitglieder auf ein Ergebnis konzentrieren, anstatt Aufgaben abzuhaken, werden sie ermutigt, ihre Initiative und Problemlösungsfähigkeiten einzusetzen, um Innovationen zu fördern.

Keine Überschneidungen (auch bekannt als gegenseitige Exklusivität). Achten Sie darauf, dass sich in der Umfangsdefinition keine Aufgaben ihrer AGS überschneiden. Dies kann zu zwei möglichen Auswirkungen führen: Die Arbeit Ihres Teams würde sich dadurch verdoppeln und zu Verwirrung in Bezug auf Verantwortung, Aufwand und Abrechnung führen. Ein AGS-Glossar, das alle Bestandteile detailliert beschreibt, kann helfen, die gegenseitige Exklusivität zu gewährleisten.

Befolgen Sie die 100-Prozent-Regel. Um Aufgaben zu eliminieren, die nicht zur Leistung beitragen, stellen Sie sicher, dass die Summe aller Ressourcen in der AGS, sei es Zeit, Geld oder ein anderes Element, 100 Prozent ergibt. Mit anderen Worten: Die Elemente der zweiten Ebene summieren sich zu 100 Prozent, und die Elemente der dritten und niedrigeren Ebene gehen in den Prozentsatz der zweiten Ebene ein. Die Summe Ihres fertigen Projekts sollte nie mehr oder weniger als 100 Prozent betragen.

Sehen Sie sich die Detailtiefe an. Generell sollten die Arbeitspakete Arbeiten enthalten, die von einem Team oder einem Team-Mitglied innerhalb eines Berichtszeitraums abgeschlossen werden können. Wenn die Statusbesprechungen wöchentlich stattfinden, dann muss die Arbeit innerhalb einer Woche abgeschlossen werden. Eine andere Möglichkeit, den Aufwand zu bestimmen, ist die 8/80-Regel (siehe oben).

Im Folgenden finden Sie weitere Faktoren, die Sie bei der Festlegung der Detailtiefe der Bestandteile berücksichtigen sollten:

• Wenn Ihr Team weniger erfahren ist und mehr Aufsicht benötigt, sollten Sie die Arbeitspakete kleiner und kürzer gestalten.
• Wenn Sie ein Projekt haben, dessen Fertigstellung länger dauert oder mehr kostet als veranschlagt, unterteilen Sie das Projekt in kleinere Aufgaben mit kürzerer Bearbeitungsdauer. Wenn Sie häufiger Bericht erstatten und überprüfen, können Sie Probleme früher erkennen und beheben.

Schließlich sollten Sie auch diese anderen wichtigen Grundsätze berücksichtigen:

• Nehmen Sie Zuweisungen zu Beginn eines Projekts vor, lassen Sie aber zu, dass es bei Bedarf im Laufe des Projekts zu neuen Zuweisungen kommt.
• Stellen Sie sicher, dass alle Leistungen den Normen entsprechen.
• Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihre Struktur nicht vollständig symmetrisch oder ausgewogen ist. Manche Aufgaben und Leistungen werden mehr Details aufweisen als andere.
• Achten Sie darauf, dass die Aufgaben nicht der Reihe nach aufgelistet werden.

Wenn einige Leistungen noch nicht bekannt sind, können Sie so viele Informationen aufnehmen, wie Ihnen derzeit bekannt sind, und das Dokument dann aktualisieren, wenn Sie mehr Informationen erhalten.

Der erste Schritt bei der Erstellung einer Arbeitsgliederungsstruktur besteht darin, das Team zusammenzubringen. Unabhängig davon, ob Ihr Team vor Ort oder aus der Ferne arbeitet, ist es wichtig, dass die Mitglieder an der Festlegung der Teilleistungen beteiligt sind. Rod Baxter erklärt: „Sie können keine Arbeitsgliederungsstruktur erstellen, wenn Sie nicht jemanden im Team haben, der ein Fachexperte (Subject Matter Expert - SME) ist. Sie brauchen Mitarbeiter im Team, die wirklich wissen, was sie tun.“ SMEs können dabei helfen, alle erforderlichen Aufgaben in einer AGS zu erfassen und überlappende Verantwortlichkeiten oder Lücken im ausgefüllten Plan zu identifizieren.

Außerdem müssen Sie diese wichtigen Dokumente zusammenstellen, um mit der Entwicklung der AGS zu beginnen: die Projektcharta, die Problemstellung des Projekts oder die Definition des Projektumfangs, alle gültigen Verträge und Vereinbarungen sowie die in Ihrer Organisation bestehenden Projektmanagementverfahren.

Eine effektive Arbeitsgliederungsstruktur sollte die folgenden Elemente oder Bestandteile enthalten:

• Eine Projektvisionserklärung
• Definierte Projektphasen, die von der Projektgröße abhängen
• Eine Liste von Aufgaben mit Leistungen

Dr. Larry Bennett, ein Bauingenieur, Projektmanager und Autor von vier Büchern, sieht mindestens zwei Vorteile, wenn eine Arbeitsgliederungsstruktur vom Team erstellt wird: „Es besteht die Möglichkeit, eine große Menge an Beiträgen aus verschiedenen Blickwinkeln einzubringen, und die Eigenverantwortung, die sich aus der Beteiligung ergibt.“  

Ihre Hilfsmittel zum Erfassen von Informationen können so einfach sein wie ein Stapel Karteikarten oder ein Block mit Haftnotizen, auf denen Sie die zu erbringenden Leistungen und die dazugehörigen Bestandteile notieren. Sie können diese dann auf einem Whiteboard, einer Korkplatte oder sogar an einer Wand anordnen. Virtuell arbeitende Teams können eine ähnliche Aktivität mithilfe von Whiteboard-Software für die Zusammenarbeit durchführen.

Um mit der Erstellung einer AGS zu beginnen, definieren Sie die erste Ebene, d. h. die wichtigste Leistung des Projekts. Fügen Sie dann auf Stufe zwei so viele Details wie möglich hinzu, bevor Sie, falls erforderlich, auf Stufe drei und darüber hinaus zu kleineren Arbeitspaketen übergehen. Versuchen Sie immer, die Anforderungen der vorherigen Ebene so detailliert wie möglich zu definieren, bevor Sie zur nächsten wechseln.

Wie man eine AGS erstellt: Die übergeordnete Sicht

Bevor Sie in die Details einer Arbeitsgliederungsstruktur eintauchen, sollten Sie sie zunächst auf hoher Ebene ausarbeiten. Erledigen Sie zunächst diese wichtigen vorbereitenden Schritte:

1. Bestimmen Sie und arbeiten Sie die Projektdarstellung aus
2. Heben Sie alle notwendigen Phasen des Projekts hervor
3. Erstellen und führen Sie die Leistungen auf (einschließlich wie der Erfolg bemessen werden soll)
4. Teilen Sie die Leistungen in überschaubare Aufgaben auf
5. Weisen Sie jeden Abschnitt einem Verantwortlichen zu und stellen Sie sicher, dass dieser liefern kann

Hilfsmittel zur Erstellung einer AGS und verknüpfbarer Informationen

sodassSie können Ihre AGS zwar auch mit Karteikarten oder Stift und Papier erfassen, aber mit elektronischen Vorlagen und Werkzeugen ist es einfacher, das Diagramm zu erstelen, zu bearbeiten und an die Team-Mitglieder zu verteilen und es dann mit den Einstellungen für die Dokumentenkontrolle zu speichern, sodass Aktualisierungen durch die Änderungssteuerung erfasst werden.

Vorlagen machen die Arbeit leichter. Ihr Team oder Unternehmen verfügt vielleicht bereits über eine Vorlage. Wenn nicht, können Sie Ihre eigene AGS erstellen oder eine Vorlage aus dem Internet herunterladen und anpassen. Achten Sie bei einer Vorlage auf diese hilfreichen Funktionen:

• AGS-Kennzeichnungsfeld
• Bezeichnungsfeld für Bestandteile
• Logo-Block des Unternehmens
• Platz für den Teamnamen
• Abschnitt für den Namen des Projektmanagers

Die folgenden Informationen können üblicherweise mit jedem Element in einer AGS verknüpft werden, sodass sie noch nützlicher und dynamischer sind und vom Team genutzt werden können:

• AGS-Nummer: Dies ist die Gliederungs- oder Indexnummer, die jedem Bestandteil oder Schritt des Prozesses zugeordnet ist. Wenn Sie z. B. einen Abschnitt mit „1“ betiteln, werden die Aufgaben und Ergebnisse, die auf diesen Abschnitt oder diese Phase eines Projekts folgen, mit „1.1“, „1.2“ usw. bezeichnet.
• Bezeichnung jedes Elements: Dies ist die vereinbarte Kurzbezeichnung für jeden Meilenstein oder jede Leistung, die in der AGS eingegliedert und darin angegeben wird.
• Definition: Eine kurze, prägnante Bezeichnung nützt nichts, wenn sie für die Beteiligten unklar ist. Deshalb ist es wichtig, die Bedeutung der Bezeichnungen – so kurz wie möglich – zu erläutern. Sie könnten beispielsweise klarstellen müssen, was „Projektabschluss“ bedeutet. Bedeutet dies, dass die Schlussrechnungen bezahlt sind? Oder dass das Projekt endgültig mit ergänzenden Informationen geliefert wird? Falls jemandem nicht klar ist, was die Bezeichnungen bedeuten, oder wenn Sie die Bezeichnungen für jede AGS ändern, erklären Sie das bitte genau.
• Namen der Beteiligten und deren Rollen: Führen Sie die Namen aller Beteiligten auf und benennen Sie ihre Rolle (Teilnehmer, Verantwortlicher, Informant, Zustimmung erforderlich, usw.).
• Aktivitäten und Aufgaben: Legen Sie genau fest, welche Schritte für die Fertigstellung der einzelnen Meilensteine erforderlich sind und wem sie zugewiesen werden, insbesondere dann, wenn es sich um Mitarbeiter handelt, die nicht zu Ihrem Kernteam gehören.
• Definition von „Erledigt“:  Beschreiben Sie die Anforderungen für die Fertigstellung der einzelnen Aufgaben und Meilensteine. Wie sollen sie aussehen, was soll enthalten sein, wer sollte sie sehen, und wohin sollen sie gehen?
• Auslieferungsformat: Beschreiben Sie, wie es aussehen wird – zum Beispiel ein Word-Dokument von etwa 10 Seiten Länge, das elektronisch bereitgestellt wird, oder eine PDF- oder UX-Vorlage, per E-Mail oder als freigegebenes Dokument.
• Abhängigkeiten oder Risiken: Erfassen Sie alle Risiken und Abhängigkeiten, die sich auf die Lieferung jedes Meilensteins auswirken können. Dabei kann es sich um interne Risiken handeln (z. B. ein Kunde, der weitere Überprüfungsrunden wünscht) oder um externe Risiken (ein Stromausfall, der die Lieferung bestimmter Bestandteile beeinträchtigt).
• Geschätztes Budget: Dabei sollten alle notwendigen Aufgaben, die Kosten für Personal, Hardware- und Software-Ressourcen und andere Faktoren berücksichtigt werden.
• Projektphase oder Lebenszyklus: Dies ist optional, kann aber bei längeren oder komplexeren Projekten nützlich sein. Für bestimmte Leistungen kann eine Phase oder ein Lebenszyklus detailliert ausgearbeitet werden, die für andere Bestandteile oder Meilensteine des Projekts nicht erforderlich sind.

Arbeitsgliederungsstrukturen sind zwar flexibel und sollten auf jedes Projekt zugeschnitten sein, aber die folgenden Tipps helfen Projektmanagern und Unternehmen, eine möglichst nützliche AGS zu erstellen:

1. Organisieren Sie ein gemeinsames Brainstorming mit den verschiedenen Abteilungen, die an dem Projekt beteiligt sind.
2. Erlauben Sie den Projektteams, falls gewünscht, den Einsatz von einfachen Hilfsmitteln wie Whiteboards, Notizkarten oder Haftnotizen, um die Haupt- und Teilleistungen sowie bestimmte Arbeitspakete zu identifizieren.
3. Nutzen Sie Hilfsmittel, die Mindmapping und Brainstorming unterstützen.
4. Führen Sie eine Standardstruktur für die Bereitstellung beschreibender Informationen für jedes AGS-Element im AGS-Glossar ein, um Konsistenz zu gewährleisten.
5. Passen Sie die Detailtiefe an. Der Detaillierungsgrad sollte bei AGS-Elementen, die in der Hierarchie höher angesiedelt sind, geringer und bei Elementen auf niedrigerer Ebene höher sein.
6. Sorgen Sie für häufige Überprüfungen. Da die AGS ein organisches Dokument ist, sollten Sie ihren Inhalt häufig überprüfen und bei Bedarf anpassen, um eine ordnungsgemäße Projektdurchführung und -abwicklung zu gewährleisten.
7. Achten Sie darauf, die Dokumentations- und Überprüfungszyklen und die dafür benötigte Zeit festzulegen, ebenso wie die für Schulungen zu Beginn des Projekts und Tests am Ende.
8. Halten Sie die Projektmanagement-Leistungen fest, einschließlich der Erstellung eines Projektplans. Legen Sie die Leistungen fest, die der Kunde oder eine externe Partei erbringen oder liefern muss. Überprüfen Sie den in der Projektcharta beschriebenen Projektansatz auf Aktivitäten, die in die AGS aufgenommen werden müssen.

Eine effektive Arbeitsgliederungsstruktur lässt sich nicht von heute auf morgen oder von einer einzigen Person erstellen. Um wirklich effektiv zu sein, sollte eine AGS:

• Alles, was mit der Erstellung und Lieferung des Projekts zusammenhängt, einschließlich aller Leistungen und Meilensteine erläutern.
• Vom Projektmanager und anderen direkt am Projekt Beteiligten erstellt werden und nicht z. B. einem Projektmanager "von oben" oder von einem Kunden vorgegeben werden. Auf diese Weise wird denjenigen, die zur Verantwortung gezogen werden, klar gemacht, was sie zu tun haben, und sie können sich voll und ganz darauf konzentrieren, was und wie es geliefert wird.
• Alle Informationen werden visuell dargestellt, sodass die Konzepte leicht erfasst und organisiert werden können.
• Ein lebendiges Dokument sein; Abhängigkeiten und Risiken können sich auf den Zeitablauf und/oder den Umfang auswirken, weshalb die AGS als organischer Leitfaden behandelt werden muss, der als „wahrer Orientierungspunkt“ des Projekts fungiert und bei Bedarf angepasst und geändert wird
• An jedes Format und jede Plattform anpassbar sein, sodass Team-Mitglieder schnell darauf zugreifen und handeln können, egal wo sie sich befinden und welches Gerät sie benutzen

Arbeitsgliederungsstruktur-Glossarvorlage herunterladen

Die AGS oder das Glossar sind flexible Dokumente, die jedoch stets bestimmte Informationen enthalten müssen. Im Folgenden finden Sie die Elemente eines gründlichen und belastbaren AGS-Glossars. Beachten Sie, dass die Elemente, die sich in jeder Stufe befinden, nach Belieben verschoben oder angepasst werden können. Hier ein Beispiel, bei dem es um Softwareentwicklung geht. Beachten Sie aber, dass es bei dem Projekt nicht nur um die Phasen der Softwareerstellung und -tests geht.

1. Projektbezeichnung
2. Beginn:
3. Entwicklung der Projektcharta
   A - Leistung: Projektcharta einreichen
   B - Projektpate prüft Projektcharta
   C - Projektcharta wird unterzeichnet und genehmigt
4. Planung
   A – Erstellung der vorläufigen Umfangserklärung
   B – Bestimmen des Projektteams
   C - Auftaktmeeting des Projektteams
5. Der Projektplan
   A - Projektplan entwickeln
   B – Projektplan einreichen
   C - Meilensteine: Genehmigung des Projektplans
6. Ausführung
   A - Projektauftaktmeeting
   B – Benutzeranforderungen überprüfen und bestätigen
   C – System entwerfen
   D – Beschaffung von Hard- und Software
   E – Entwicklungssystem installieren
7. Testphase
   A – Live-System installieren
   B – Benutzerschulungen durchführen
8. Live gehen
9. Kontrolle
10. Projektmanagement
    A - Projektstatusbesprechungen
    B - Projektmanagementplan aktualisieren
    C - Risikomanagement
11. Closeout
12. Beschaffungsaudit
13. Gewonnene Erkenntnisse dokumentieren
14. Aktualisieren von Akten und Unterlagen
15. Formatgenehmigung einholen
16. Akten und die gesamte Dokumentation archivieren

Weitere Glossarelemente:

• Abschlussdatum: Das Datum, an dem mit der AGS erbrachte Leistung geliefert wurde.
• Leistungsstatus: Dies kann auf einzelne Leistungen oder Meilensteine innerhalb des Projekts angewandt werden, oder es kann den Gesamtstatus der Projektleistungen widerspiegeln.
• Abhängigkeiten und Risiken: Beschreiben Sie die Abhängigkeiten, die sich auf den Abschluss der Leistungen auswirken.
• Geschätztes Fertigstellungsdatum: Datum, an dem die Arbeit Ihrer Meinung nach abgeschlossen sein sollte.
• Problemprotokoll: Liste der Probleme, die sich derzeit auf das Ergebnis auswirken (reaktives Tätigwerden).
• Bisherige Fertigstellung in Prozent: Der Grad der Fertigstellung der Leistung, ausgedrückt als Prozentsatz zu einem bestimmten Datum - zum Beispiel 20 Prozent zum 14. Dezember 2020.
• Fortschrittskommentare: Ein Memo-Feld, in dem täglich/wöchentlich ein Fortschrittsprotokoll gespeichert werden kann.
• Verantwortliche Person: Diese Person ist mit der Fertigstellung der Leistung beauftragt. Dabei muss es sich nicht um die Person oder das Team handeln, das die Arbeit erledigt, sondern kann auch ein Abteilungsleiter sein.
• Risikoprotokoll: Liste möglicher Elemente oder Faktoren, die sich negativ auf die Leistung und die Planungsalternativen auswirken könnten (proaktives Tätigwerden).
• Anfangsdatum: Legen Sie fest, wann das Projekt beginnt. Das kann das Datum der Unterzeichnung des Leistungsumfangs sein, aber auch andere " Anfangstermine " wie die Erstellung einer Projektcharta, der formale Start der Arbeit usw.

Wie man eine AGS mit Microsoft Project erstellt

1. Fügen Sie in Microsoft Project den Namen des Hauptleitung in das Feld Aufgabenname ein.
2. Fügen Sie die Liste der Teilleistungen in das Feld Aufgabenname ein. Zum Einrücken der Teilleistungen verwenden Sie die Vorwärtspfeiltaste des Projekts.
3. Fahren Sie mit dem Hinzufügen und Einrücken von Listenelementen fort, bis Sie die Arbeitspaketebene erreichen.
4. Microsoft Project fügt die AGS-Kennziffern automatisch hinzu, basierend auf der Gliederungsstruktur jeder Aktivität/Aufgabe. Sie können jedoch spezielle Kennziffern erstellen, indem Sie auf die Registerkarte Projekt klicken, AGS aus der Menüleiste wählen und auf Kennziffer definieren klicken.

Wie kann ein neuer Programmmanager oder ein neuer Benutzer einer Arbeitsgliederungsstruktur die erforderliche Feinfühligkeit entwickeln, um To-do-Listen zu vermeiden und Arbeitspakete überschaubar, messbar und ergebnisorientiert zu halten?

Michelle Watkins, Lösungsberaterinvon Smartsheet, verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement. „Beginnen Sie mit Vorlagen“, schlägt sie vor. „Mit einer Grundlage, von der aus Sie Ihre Anpassungen vornehmen können.“

Rod Baxter sagt: „Sie müssen nur weiter üben.“ Laut Baxter benötigt ein guter Projektmanager eine Ausbildung und Fähigkeiten in den Bereichen Risikomanagement, Kommunikationsmanagement und Arbeitsgliederungsstruktur. Projektmanager können Selbstvertrauen gewinnen, indem sie Neulinge auf ihrem Weg vom Projektanalysten zum stellvertretenden Programmmanager betreuen.

Dr. Bennett schließt sich der Auffassung an, dass Übung der Schlüssel zur Beherrschung von Arbeitsgliederungsstrukturen ist.

„Wie entwickelt man Vertrauen in ein neues Vorhaben?“, fragt er. „Dafür gibt es keine Zauberformeln. Vertrauen entsteht jedoch durch eine Kombination aus Lernprozessen, der Nähe zu denjenigen, die die Methode erfolgreich anwenden, dem Beobachten, dem Stellen von Fragen, dem Selbermachen, dem Einholen von Rückmeldungen, dem Lernen aus diesen Rückmeldungen und dem erneuten Anwenden der Methode.“

Laut Bennett lernt man am besten, wenn man herausfindet, wo und wie die AGS verwendet wurde, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Diese Art von Informationen findet man wahrscheinlich nicht in wissenschaftlichen Publikationen. „Suchen Sie nach erfahrenen Anwendern aus der Praxis, die ihre Erfahrungen auf Fachkonferenzen vorstellen“, sagt er.

Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.