Was ist ein Projektstrukturplan im Projektmanagement?
Project Management Body of Knowledge, eine international anerkannte Sammlung von Prozessen und Wissensbereichen, die als Best Practices für das Projektmanagement anerkannt sind, definiert einen Projektstrukturplan als eine „hierarchische Aufgliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Leistungen zu erzielen.“ Bei einem PSP beginnen Sie mit dem gewünschten Ergebnis oder Produkt, das Sie dann in die kleineren Leistungen oder Aufgaben aufgliedern, die dafür notwendig sind.
In einem PSP kann die Leistung ein Objekt, ein Service oder eine Aktivität sein. Indem sie sich auf die Leistungen und nicht auf die Methoden konzentriert – auf das Was, nicht auf das Wie – hilft ein Projektstrukturplan, unnötige Arbeit zu vermeiden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Ein gut durchdachter PSP hilft bei der Zeitplanung, Kostenschätzung und Risikoermittlung. Dabei handelt es sich in der Regel um ein Diagramm, das die Zeitachse und den Prozess eines Projekts beschreibt und alle Aufgaben, Unteraufgaben und Leistungen festhält, die während des Projekts erstellt und erbracht werden müssen. Er wird häufig als Gliederung dargestellt, wie ein Inhaltsverzeichnis, kann aber auch mithilfe von Tabs oder anderen visuellen Organisationssystemen organisiert werden.
Rod Baxter, Mitbegründer von Value Generation Partners und Autor des Project Management for Success Handbook, bezeichnet den PSP als „ein notwendiges Element des Produktmanagement-Lebenszyklus. Seine Erstellung erfordert Geschick und Übung, aber er ist unerlässlich, um Fristen einzuhalten und effizient zu sein.“
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Die Geschichte des PSP: Eine Zeitachse und ein Blick in die Zukunft
Das Mittelstreckenraketenprogramm (Polaris) der US-Marine war im Jahr 1957 im Zeitverzug und es bestand Handlungsbedarf. Das Team entwickelte eine Formel zur Bestimmung der Aufgaben und zur Schätzung des für ein Projekt erforderlichen Aufwands auf Grundlage des Ergebnisses, die als PERT (Program Evaluation and Review Technique) bekannt wurde.
Mit PERT als Modell veröffentlichten das US-Verteidigungsministerium (DOD) und die NASA 1962 die erste Beschreibung des Projektstrukturplan-Prozesses. Die erste namentliche Erwähnung erfolgte jedoch erst 1968. Mit den Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items (MIL-STD-881) wurden Projektstrukturpläne als Standard im gesamten Verteidigungsministerium eingeführt, wobei Vorlagen für bestimmte militärische Anwendungen wie Flugzeuge oder Schiffe veröffentlicht wurden. Auch zivile Auftragnehmende, die mit dem Verteidigungsministerium zusammenarbeiten, müssen die entsprechende Vorlage für den Projektstrukturplan verwenden.
Im Jahr 1987 hat das Project Management Institute mit dem PMBOK den Projektstrukturplan als Standardverfahren für eine Reihe von nicht-militärischen Anwendungen eingeführt. Der Begriff „Projektstrukturplan“ wurde 1993 für Anwendungen in Unternehmen und anderen Organisationsprojekten eingeführt.
Im Juni 1999 veröffentlichte das PMI Standards Program einen Projektauftrag zur Entwicklung des Praxisstandards für Projektstrukturpläne (PSP). Laut PMI beginnt die Planungsprozessgruppe mit drei wesentlichen Schritten: Umfangsplanung (3.2.2.2), Umfangsdefinition (3.2.2.3) und Entwicklung des Projektstrukturplans (3.2.2.4).
Viele Unternehmen überspringen im Interesse von Schnelligkeit und Flexibilität den Schritt, einen PSP-Plan oder ein PSP-Verzeichnis zu erstellen – oder weil sie aufgefordert werden, „das Flugzeug zu bauen, während sie es fliegen.“ Es ist zwar möglich, ein Projekt ohne angemessene Planung und Einblicke umzusetzen, aber dies geht wahrscheinlich zulasten der Teammitglieder und möglicherweise auch der Qualität der Leistungen. Diese Risiken sind auf Dauer nicht tragbar, daher ist die Verwendung eines PSP, wenn möglich, immer vorzuziehen.
Da Unternehmen in jedem Projekt immer mehr Daten anhäufen und analysieren und auch vorhersehen müssen, wie sich die Daten auf ein Projekt auswirken, nachdem damit begonnen wurde, ist klar, dass der PSP und eine sorgfältige Planung auch in Zukunft wichtige Elemente sein werden. Zu den weiteren Variablen, die sich am Horizont abzeichnen, gehören die Globalisierung, Währungsschwankungen, politische Veränderungen und Vorschriften – ein starkes Projekt muss also im Voraus geplant werden, um diese potenziellen Abhängigkeiten bewältigen zu können.
Gute Quellen zum Thema PSP sind „The ABC Basics of the WBS“ von Paul Burek und „The Intelligent Structure of Work Breakdowns Is a Precursor to Effective Project Management“ von Homer und Gunn (1995).
Was sind Nutzen und Zweck von Projektstrukturplänen?
Obwohl sie im Planungsprozess oft übergangen werden, sind Projektstrukturpläne oder Verzeichnisse leistungsfähige Tools, um Projekte effizient und pünktlich abzuschließen. Hier sind einige der Vorteile und Nutzen der Erstellung eines PSP:
- Bietet eine visuelle Darstellung aller Teile eines Projekts
- Bietet dem Management und den Teammitgliedern einen kontinuierlichen Überblick über den Fortschritt des gesamten Projekts
- Definiert spezifische und messbare Ergebnisse
- Unterteilt die Arbeit in überschaubare Teile
- Bietet eine Möglichkeit, erfolgreiche Erfahrungen wiederholbar zu machen
- Schafft eine Grundlage für die Kostenschätzung und die Zuweisung von Personal und anderen Ressourcen
- Stellt sicher, dass es zu keinen Überschneidungen und Lücken bei den Zuständigkeiten oder Ressourcen kommt
- Minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie über den Arbeitsumfang hinausgehende Elemente hinzufügen oder eine wichtige Leistung vergessen
Darüber hinaus haben Unternehmen weitere Vorteile bei der Verwendung von Projektstrukturplänen festgestellt. Diese Vorteile können im Rahmen eines bestimmten Projekts realisiert werden, aber auch zur Verbesserung der Prozesse und der Kultur Ihres gesamten Unternehmens beitragen. Dazu gehören:
- Durch die Berücksichtigung des PSP für jedes Projekt kann das Unternehmen schnell das Budget für ganze Abteilungen berechnen.
- Teams können den Projektzeitplan und das Budget eines Projekts schnell bestimmen.
- Während des Projektfortschritts können die Teams bestimmte Abschnitte des Projektstrukturplans nachverfolgen, um die Projektkosten zu ermitteln und Schwierigkeiten und Problembereiche im Unternehmen zu erkennen.
Ein gut ausgearbeiteter Projektstrukturplan kann dazu beitragen, dass Ihr Team wie eine gut geölte Maschine funktioniert und von diesen Vorteilen profitiert:
- Verbesserte Produktivität
- Unterstützung für Projektmanager*innen bei der Vorhersage von Ergebnissen basierend auf verschiedenen Szenarien
- Unterstützung bei der Projektorganisation
- Unterstützung bei der Beschreibung des Projektumfangs für die Stakeholder*innen
- Unterstützung bei der Verteilung der Verantwortlichkeiten
- Korrekte Schätzung von Kosten, Risiken und Zeit
- Verbesserte Kommunikation
- Mehr Kreativität und Brainstorming
- Fokus auf die Endziele
- Organisation von Details
- Verhinderung potenzieller Probleme
- Behebung von Problemen bei der Zeitplanung
- Unterstützung beim Risikomanagement
- Zuweisung von Aufgaben
- Mehr Flexibilität für Teams
- Beseitigung von Unklarheiten
- Schaffung klarer Aufgabenbeschreibungen für jedes Teammitglied
- Unterstützung beim Verfassen und Untermauern der Leistungsbeschreibung
- Schaffung der Grundlage für einen klaren Statusbericht zum Projekt, da jedes Arbeitspaket als messbare Einheit gilt
Der visuelle Vorteil von Projektstrukturplänen
Das Diagramm oder das Verzeichnis des Projektstrukturplans zeigt auf einen Blick Projektdetails und -status an. Ihnen stehen einige Optionen zur Verfügung, um Ihre Arbeit darzustellen. Die klassische PSP-Ansicht ist das Baumstrukturdiagramm, aber Sie können auch nummerierte Listen oder Tabellen verwenden. Eine Gliederung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, einen Projektstrukturplan darzustellen. Im Folgenden finden Sie weitere Arten von Formaten, die für verschiedene Arten von Projekten nützlich sind.
Während des Projekts können die Elemente des Projektstrukturplans farblich gekennzeichnet werden, um den Arbeitsstatus anzuzeigen: Zum Beispiel könnte „im Plan“ in grün, „in Verzug“ in rot, „in Gefahr“ in gelb und „abgeschlossen“ in blau angezeigt werden. Farbliche Kennzeichnungen können Ihnen helfen, Zeitplanrisiken auf einen Blick zu erkennen.
Was sind die wichtigsten Bestandteile eines Projektstrukturplans?
Ein zuverlässiger, nützlicher Projektstrukturplan und das zugehörige Verzeichnis sollten die kritischen Elemente eines Projekts zusammen mit Zeitplan, Kosten und Ressourcen enthalten. Die hilfreichsten PSPs enthalten folgende Komponenten:
- Kennzeichnung der Organisation, Abteilung oder Person, die für eine spezifische Aufgabe verantwortlich ist
- Geplante Start- und Enddaten
- Erforderliche Ressourcen
- Geschätzte Projektkosten
- Auftragsnummern
- Vertragsdetails, Anforderungen und Meilensteine
- Protokoll für Qualitätskontrolle, Anforderungen und Standards
- Technische Informationen und Ressourcen, die zum Erzielen der gewünschten Ergebnisse erforderlich sind
Auf einer höheren Ebene kann der PSP auch richtungsweisende und organisatorische Rollen unterstützen. Ein umfassender PSP kann zu Folgendem beitragen:
- Unterstützung der Personalabteilung bei der Verwaltung von Teamzuweisungen
- Verwalten von Zeitplänen und Festlegen von Projektzeitachsen
- Verwalten und Messen der Qualität
- Antizipieren von ökologischen Faktoren für das Unternehmen
- Identifizieren von Prozessressourcen im Unternehmen
- Anzeigen des Versionsverlaufs
- Festlegen von Abhängigkeiten
- Verfolgen des Gesamtfortschritts eines Projekts
Wer verwendet Projektstrukturpläne?
Business-Projektmanager*innen verwenden Projektstrukturpläne, um eine organisierte, übersichtliche Ansicht von Projekten und zugehörigen Komponenten zu gewährleisten. Auch Teams können von der Verwendung eines Projektstrukturplans profitieren:
- Gruppen mit Kundenkontakt: Account-Manager*innen verwenden Projektstrukturpläne zum Veranschaulichen von Fortschritten (oder Hindernissen) gegenüber Kund*innen. Ein PSP bietet einen Fixpunkt für die Leistungen und Meilensteine eines Projekts. Diese sind wiederum nützlich, um Kund*innen über die aktuelle Projektlage zu informieren.
- Kreativgruppen: Designer*innen, Autor*innen, Content-Strateg*innen und andere Kreative benötigen bekanntermaßen Hilfe dabei, ihre Kreativität zu fokussieren. Ein Projektstrukturplan schafft hilfreiche Orientierungshilfen, damit die Ideen in relevanter, projektbezogener Weise weiterfließen.
- Remote- und interne Projektgruppen: Ein PSP schafft Transparenz. Hiermit wissen alle, auch nur am Rande Beteiligten, wer zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben übernimmt.
- Technische Gruppen: Technische Teams können einen PSP als Roadmap für Entwicklungsaufgaben verwenden. Diese Teams arbeiten oft bereits mit visuellen „Swimlanes“ oder anderen strukturierten Arten von Projektmanagement-Meilensteinen.
Neben Agentur- und Unternehmensumgebungen werden auch in anderen Bereichen Projektstrukturpläne benötigt:
- Kommerzielle Projektplanung: Ein PSP erfasst alle beweglichen Teile eines kommerziellen Großprojekts – und zwar nicht nur die Projekte und Aufgaben der Teammitglieder des Hauptunternehmens, sondern auch die von Lieferanten und Subunternehmen. Hiermit lassen sich auch Abhängigkeiten zum Erhalten notwendiger Genehmigungen erfassen, Fortschritte bei behördlichen Genehmigungen nachverfolgen und mehr.
- Veranstaltungsplanung: Ein PSP unterteilt komplexe Veranstaltungen in Aufgaben und Teilaufgaben. Die Zuweisung dieser Aufgaben hilft mehreren Teams, knappe Fristen einzuhalten.
- Projektmanagement für Wohn- und Bauprojekte: Projektmanager*innen im Bauwesen können mit einem PSP die Aufgaben und Teammitglieder nachverfolgen, die an herkömmlichen Gewerbeprojekten beteiligt sind. Zudem lassen sich hiermit die Phasen von Installationsarbeiten, Baugenehmigungen, Umweltgenehmigungen und mehr nachverfolgen.
- Umfangs-Planungsmanagement: Wenn eine Agentur neuen Kund*innen annimmt, müssen die Ressourcenplaner*innen und Führungskräfte zumindest einen groben Überblick über den Projektzeitplan und die benötigten Ressourcen haben, bevor sie dem Projekt ein Budget und einen Umfang zuweisen.
- Softwareentwicklung: Softwareentwickler*innen unterteilen ihre Projekte oft bereits in Phasen oder Stufen. Mit einem PSP, der auch andere Kolleg*innen umfasst, bleiben Entwickler*innen hinsichtlich der wichtigsten Leistungen im Zeitplan. Gleichzeitig geben sie dem Rest des Teams Einblicke in die Fortschritte.
- Systems Engineering: Systemingenieur*innen müssen den Überblick über ihre Projekte behalten und diese für eine optimale Leistung am Laufen und auf dem neuesten Stand halten. Mit einem PSP erhalten sie ein organisches Dokument, in dem sich die kleinsten Details erfassen lassen, die für den Betrieb größerer Systeme wichtig sind. Wenn sie diese Informationen zur Hand haben, können sich die Systemingenieur*innen beruhigt auf größere betriebliche Fragen konzentrieren.
In Unternehmen, die bereits seit längerer Zeit einen Projektplan oder Projektstrukturplan verwenden, sind Projektstrukturen hilfreich für Projektvorgänger*innen, da sie hiermit sehen, wie sich das Projekt während ihrer Abwesenheit entwickelt hat. Projektnachfolger*innen können anhand des PSP sehen, was im Projekt bereits funktioniert hat und was nicht. Auch Abhängigkeiten und ihre Ergebnisse lassen sich nachverfolgen. Kurzum: Alle Personen, die eine Aufsichtsfunktion innehaben und die Arbeitsteilung für ein Projekt planen müssen, können von der Verwendung eines Projektstrukturplans profitieren.
Was ist eine Projektstruktur?
Manchmal werden die Begriffe „Projektstrukturplan“ und „Arbeitsgliederungsstrukturplan“ synonym verwendet. Tatsächlich werden Projektstrukturpläne aber generell als Tool zur umfassenden Verwaltung von Projekten eingesetzt. Mit Projektstrukturplänen lassen sich jedoch theoretisch auch Teilprojekte, Teilaufgaben, Lieferantenbeiträge und andere Sammlungen verwandter Aufgaben verwalten, die nicht unbedingt mit dem Management eines gesamten Projekts zusammenhängen. Ein Projektstrukturplan ist also ein Arbeitsgliederungsstrukturplan, der vollständig einem einzigen Projekt zugeordnet ist.
Wesentliche Bestandteile eines Projektstrukturplans oder Verzeichnisses
Was ist in einem Projektstrukturplan enthalten? Im Folgenden werden die im PSP-Prozess erstellten Funktionen sowie verwandte Begriffe dargestellt.
- Schlüsselemente (Arbeitspakete): Schlüsselemente werden in der Regel als Arbeitspakete bezeichnet. Hierbei handelt es sich um die untersten Teile in eines PSP, über die hinaus eine Leistung nicht weiter aufgeschlüsselt werden kann. Arbeitspakete dürfen nicht von anderen Aufgaben abhängen oder an anderer Stelle im Projekt dupliziert werden. Arbeitspakete beinhalten die kleinsten umsetzbaren Aufgaben, die von einer Person oder einem Team ausgeführt werden können. Wenn Sie Aufgaben weiter aufschlüsseln, laufen Sie Gefahr, Teammitglieder zu mikromanagen.
Im Allgemeinen sollten Arbeitspakete Aufgaben enthalten, die von einem Team oder Teammitglied innerhalb eines Berichtszeitraums erledigt werden können. Wenn Sie wöchentliche Statusmeetings abhalten, müssen einzelne Aufgaben innerhalb einer Woche abgeschlossen werden. Eine andere Möglichkeit, den Aufwand zu bestimmen, ist die 8/80-Regel: Diese besagt, dass die Erledigung einer Unteraufgabe nicht weniger als 8 oder mehr als 80 Stunden in Anspruch nehmen sollte.
Ein effektives Arbeitspaket definiert den Aufwand, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die für jede Leistung erforderlich sind. Die Arbeitspakete sollten eine Dauer von 10 Tagen nicht überschreiten. Arbeitspakete sind im Arbeitsablauf voneinander unabhängig. Sie sollten zudem eindeutig sein und nicht innerhalb des Projekts dupliziert werden. - PSP-Codierung: Projektstrukturplanelemente werden in der Regel in Dezimalsequenz von oben nach unten nummeriert. Ein Element mit der Bezeichnung „1.1.1.3“ befindet sich beispielsweise auf der vierten Ebene der Hierarchie. Diese Nummerierung vereinfacht die Identifizierung der Aufgabenebenen für einzelne Elemente, auch wenn sie außerhalb des Kontexts des PSP-Diagramms verwendet wird.
- PSP-Verzeichnis: Das PSP-Verzeichnis (siehe unten) beschreibt jede Komponente oder Aufgabe in der PSP-Hierarchie im Detail. Es kann sogar auf Dokumente verlinken, die das Element weiter definieren und unterstützen. Das PSP-Verzeichnis unterstützt den Grundsatz der gegenseitigen Exklusivität von Arbeiten. Mit anderen Worten: Es gibt keine Überschneidungen, da alle Leistungen und Teilleistungen so gut definiert sind, dass keine Arbeiten oder Verantwortungen dupliziert werden.
- Level of Effort: Bei Level-of-Effort-Komponenten (LOE) handelt es sich um Aktivitäten, die die Hauptfunktionen des Projekts unterstützen, z. B. der administrative Aufwand für die Beantwortung und Weiterleitung von Kundenanrufen.
- Ergebnisorientierte Baumstruktur: Dieses Modell veranschaulicht die gewünschten Ergebnisse, die sich aus den in einem PSP beschriebenen Projektschritten ergeben.
- Vertragsarbeits-Gliederung: Hier werden alle Arten von Vertrags- und Lieferantenarbeiten erfasst, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind.
- Projektzusammenfassungs-Gliederung: Hier werden das Projekt und die Teilprojekte beschrieben, sodass andere Leistungen darauf zugeordnet werden können.
- Leistungsbeschreibung: Die Leistungsbeschreibung ist die unterzeichnete Vereinbarung, die genau beschreibt, was das Unternehmen an die Kund*innen liefert, einschließlich der festglegten Meilensteine und des vereinbarten Budgets.
- Projektzeitplan: Dies ist der Zeitplan aller Komponenten eines Projekts, unabhängig davon, ob sie sequenziell geliefert werden oder sich überschneiden. Der Zeitplan enthält Meilensteine, zu erbringende Leistungen und die Ressourcenkosten für jede Komponente.
- Schätzungsgrundlage: Eine Schätzungsgrundlage ist ein von Projektmanager*innen, Führungskräften und Finanzleiter*innen entwickeltes Tool, das die für ein Projekt benötigten Kosten für Arbeit und Ressourcen einschätzt. Anhand der Schätzungsgrundlage kann ein Unternehmen abschätzen, was es kosten wird, ein Projekt zu erstellen und an eine*n Kund*in zu liefern.
- Ressourcengliederungsstruktur: Hier wird visuell die Hierarchie der benötigten und eingesetzten Projektressourcen aufgelistet, inklusive den Einstiegs- und Ausstiegsdaten einzelner Ressourcen. Auch die Rollen werden hier beschrieben.
- Risikoaufschlüsselungsstruktur: Ein guter Plan berücksichtigt Abhängigkeiten und Risiken. Dazu gehören Risiken im Zusammenhang mit Verzögerungen bei der Arbeit oder Risiken, die außerhalb der Kontrolle des Teams liegen, z. B. Naturkatastrophen.
- Organisationsstruktur: Der Organisationsstrukturplan (OSP) wird auch als Organisationsdiagramm bezeichnet. Der OSP listet die Projektverantwortlichen auf und legt fest, wer wen in welchen Rollen unterstützt.
Formate und Richtlinien für Projektstrukturpläne
Für Projektstrukturpläne werden verschiedene Formate verwendet, Dazu gehören:
- Diagrammformat: Hiermit wird die visuelle Ansicht eines Projekts hervorgehoben.
- Diagrammformat: Hiermit wird die visuelle Ansicht eines Projekts hervorgehoben.
- Hierarchische Struktur: Bringt die wichtigsten Elemente eines Projekts an die oberste Stelle, um mehr Transparenz zu schaffen.
- Gliederungsstruktur: Stellt einen Zeitrahmen, Abhängigkeiten oder Komponenten größerer Elemente eines Projekts dar.
- Tabellarische Ansicht: Ermöglicht den Teammitgliedern ein einfaches Navigieren zu relevanten Abschnitten.
Nicht jedes Projekt erfordert das gleiche Format. Das Format kann und muss auf das jeweilige Projekt sowie auf die betroffenen Teammitglieder zugeschnitten sein.
Projektstrukturpläne für das Projektmanagement
Sobald der Projektumfang festgelegt wurde, sollte der PSP die erste Leistung sein. Sobald der PSP festgelegt ist lassen sich auch andere Ressourcen abgrenzen, einschließlich Personalressourcen, bestimmte Fähigkeiten, Materialressourcen (z. B. Ausrüstung und Platz) und Einrichtungen. Das Team kann dann den grundlegenden Zeitplan entwickeln, Aufgabenlisten erstellen und Aufgaben zuweisen.
Bei der Verwaltung ähnlicher Projekte wird der Projektstrukturplan einfacher und lässt sich als Grundlage zur Verbesserung des Leistungsmanagements einsetzen. Bei einzigartigen Projekten, bei denen Sie und Ihr Team noch keine Erfahrung haben, legen Sie mithilfe des Projektstrukturplans fest, welche Leistungen und Aufgaben für das Endprodukt erforderlich sind.
Ein Projektstrukturplan lässt sich nicht in einem Vakuum erstellen. Einzelne Personen wissen nur in Ausnahmefällen, was für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist. Dies trifft insbesondere auf Projektmanager*innen zu, die möglicherweise kein Expertenwissen besitzen. Die Erstellung des PSP ist Teamarbeit.
Mythen über Projektstrukturpläne
Ein PSP ist kein Zeitplan, er legt also nicht fest, wie oder wann Aufgaben erledigt werden. Der PSP ist weder eine Liste aller Aktivitäten oder Verantwortlichkeiten noch ein typisches Organigramm. Teamleiter*innen versuchen manchmal, alle für ein Projekt erforderlichen Aufgaben in den Projektstrukturplan aufzunehmen. Dies kann dazu führen, dass Aufgaben übersehen und Projekte verzögert werden.
Der PSP ist auch kein Scratch-Dokument, dessen Verwendung optional ist. Er ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Projektmanagementdokumente. Sie sollten alle Änderungen an den geplanten Leistungen im PSP vermerken. Dieser sollte zudem auch dem Änderungskontrollprozess Ihres Unternehmens unterliegen.
Best Practices und Gestaltungsprinzipien für Projektstrukturpläne
Das Erstellen eines Projektstrukturplans muss nicht schwer sein. Mit den folgenden Tipps als Designprinzipien erzielen Sie jedoch die bestmöglichen Ergebnisse.
Konzentrieren Sie sich auf Leistungen, nicht auf Methoden. Mit anderen Worten: Planen Sie Ergebnisse, nicht Handlungen. Denken Sie über das was nach, nicht über das wie. Der Hauptzweck eines Projektstrukturplans besteht darin, die Hauptleistung anhand der kleinen Komponenten zu definieren, aus der sie besteht. Wenn es sich bei der Leistung nicht um ein Produkt handelt, muss sie ein bestimmtes und messbares Ergebnis liefern. Wenn Sie beispielsweise einen PSP für eine professionelle Dienstleistung erstellen, müssen Sie die Produkte oder Auswirkungen dieser Dienstleistung definieren.
Die verantwortlichen Teams oder Personen müssen genau wissen, was für jede Leistung erwartet wird und wie gute Arbeit aussehen soll. Dies muss auf allen Ebenen des Plans gelten. So vermeiden Sie das Hinzufügen von Elementen, die außerhalb des Projektumfangs liegen, was bei der Erstellung einer Aufgabenliste der Fall sein kann. Wenn sich Teammitglieder auf eine Leistung konzentrieren, anstatt Elemente auf To-do-Listen abzuhaken, werden sie ermutigt, ihre Initiative und Problemlösungsfähigkeiten zu nutzen, um Innovationen zu fördern.
Vermeiden Sie Überschneidungen (gegenseitige Exklusivität). Achten Sie darauf, dass sich der festgelegte Umfang der Aufgaben in Ihrem PSP nicht überschneidet. Diese Überschneidungen haben zwei mögliche Folgen: Sie duplizieren die Bemühungen Ihres Teams und führen zu Verwirrung in Bezug auf Verantwortung, Aufwand und Buchhaltung. Mit einem PSP-Verzeichnis, das jede Komponente detailliert beschreibt, vermeiden Sie solche Überschneidungen.
Befolgen Sie die 100-Prozent-Regel. Um Arbeiten zu eliminieren, die nicht zur Leistung beitragen, stellen Sie sicher, dass sich die Summe aller Ressourcen im PSP, sei es Zeit, Geld oder andere Elemente, 100 Prozent ergibt. Mit anderen Worten: Die Elemente der zweiten Ebene ergeben insgesamt 100 Prozent. Die Elemente der dritten Ebene und darunter ergeben den Prozentsatz der zweiten Ebene. Ihr fertiges Projekt sollte nie mehr oder weniger als 100 Prozent betragen.
Achten Sie auf den Detailgrad. Im Allgemeinen sollten Arbeitspakete Aufgaben enthalten, die von einem Team oder Teammitglied innerhalb eines Berichtszeitraums erledigt werden können. Bei wöchentlichen Statusmeetings müssen einzelne Aufgaben innerhalb einer Woche abgeschlossen werden. Eine andere Möglichkeit, den Aufwand zu bestimmen, ist die 8/80-Regel (siehe oben).
Bei der Bestimmung des Detailgrades von Elementen sollten Sie außerdem folgende Faktoren berücksichtigen:
- Wenn Ihr Team weniger erfahren ist und mehr Aufsicht benötigt, verwenden Sie kleinere und kürzere Arbeitspakete.
- Wenn Sie Leistungen haben, die das zeitliche oder finanzielle Budget überschreiten, sollten Sie das Projekt in kleinere Leistungen mit kürzeren Arbeitszeiten unterteilen. Durch regelmäßige Berichte und Überprüfungen lassen sich Probleme aufdecken und schneller lösen.
Im Rahmen Ihres Projekts sollten Sie auch diese anderen wichtigen Grundsätze beachten:
- Weisen Sie Arbeiten zu Beginn eines Projekts zu, aber ermöglichen Sie die Erstellung neuer Zuweisungen, wenn dies im Laufe eines Projekts erforderlich ist.
- Stellen Sie sicher, dass jede Leistung den Normen entspricht.
- Machen Sie sich keine Sorgen, wenn der Strukturplan nicht vollständig symmetrisch oder ausgewogen ist. Viele Aufgaben und Leistungen sind detaillierter als andere.
- Listen Sie Aufgaben nicht symmetrisch auf.
Wenn einige Leistungen nicht bekannt sind, geben Sie nur die verfügbaren Informationen ein. Wenn Sie weitere Details erfahren, können Sie das Dokument aktualisieren.
Projektstrukturplan erstellen
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans besteht darin, das Team zusammenzubringen. Unabhängig davon, ob Ihr Team vor Ort oder remote arbeitet, müssen alle Mitglieder an der Festlegung der Teilleistungen beteiligt werden. Rod Baxter erklärt: „Ohne eine*n Fachexpert*in im Team erstellen Sie keine Projektstrukturpläne. Ihr Team benötigt Leute, die wirklich wissen, was vor sich geht.“ Fachexpert*innen helfen bei der Auflistung aller für einen PSP benötigten Aufgaben. Sie identifizieren zudem sich überschneidende Verantwortlichkeiten oder Lücken im fertigen Diagramm.
Zu Beginn der Entwicklung des PSP müssen Sie auch diese wichtigen Dokumente zusammenstellen: den Projektauftrag, die Projektproblembeschreibung oder Umfangsdefinition, alle zutreffenden Vertrags- und Vereinbarungsdokumente und die bestehenden Prozesse zur Projektmanagementpraxis in Ihrem Unternehmen.
Ein effektiver Projektstrukturplan sollte die folgenden Elemente oder Komponenten enthalten:
- Ein Vision-Statement für das Projekt
- Definierte Projektphasen, abhängig von der Projektgröße
- Eine Liste der Aufgaben mit Leistungen
Dr. Larry Bennett ist Bauingenieur, Projektmanager und Autor von vier Büchern. Er sieht mindestens zwei Vorteile, wenn ein Projektstrukturplan vom Team erstellt wird: „Hierbei können sich Teammitglieder mit verschiedensten Sichtweisen einbringen. Gleichzeitig schafft die Beteiligung auch Eigenverantwortung.“
Zur Erfassung von Informationen benötigen Sie nicht mehr als einen Stapel Karteikarten oder einen Block Haftnotizen, auf dem Sie die Leistungen und die zugehörigen Komponenten aufschreiben. Diese Karten/Haftnotizen können Sie dann auf einem Whiteboard, einer Korktafel oder sogar an der Wand anordnen. Virtuelle Teams können ähnlich vorgehen, indem sie eine kollaborative Whiteboard-Software verwenden.
Um mit der Erstellung eines PSP zu beginnen, legen Sie die erste Ebene bzw. die Hauptleistung des Projekts fest. Fügen Sie dann so viele Details wie möglich zur zweiten Ebene hinzu, bevor Sie bei Bedarf zu den kleineren Arbeitsabschnitten in Ebene drei und darüber hinaus übergehen. Versuchen Sie immer, so detailliert wie möglich festzulegen, was in der vorherigen Ebene erforderlich ist, bevor Sie zu den nächsten Ebenen übergehen.
So erstellen Sie einen PSP: die Übersicht
Bevor Sie sich eingehend mit den Details des Projektstrukturplans befassen, müssen Sie diesen auf hoher Ebene ausarbeiten. Befolgen Sie zur Vorbereitung zunächst diese Schritte:
- Erarbeiten und verfassen Sie die Projektbeschreibung
- Beschreiben Sie alle notwendigen Projektphasen
- Erstellen Sie die Liste der Leistungen (und beschreiben Sie, wie der Erfolg gemessen wird)
- Unterteilen Sie die Leistungen in überschaubare Aufgaben
- Weisen Sie jeden Abschnitt zu und gewährleisten Sie, dass alle Verantwortlichen die erwarteten Leistungen erbringen können.
Tools für die Erstellung von PSPs und zum Verknüpfen von Informationen
Sie können Ihren PSP natürlich auf Karteikarten oder mit Stift und Papier erstellen, aber elektronische Vorlagen und Tools erleichtern die Aufzeichnung, Bearbeitung und die Weitergabe des Diagramms an Teammitglieder. Hiermit lässt sich Ihr PSP auch mit Dokumentenkontrolleinstellungen speichern, damit Aktualisierungen im Rahmen des Änderungskontrollprozesses aufgezeichnet werden.
Vorlagen erleichtern diese Arbeit. Möglicherweise verfügt Ihr Team oder Unternehmen bereits über eine Vorlage. Wenn nicht, können Sie Ihren eigenen PSP erstellen oder eine Vorlage aus dem Internet herunterladen und anpassen. Achten Sie auf diese nützlichen Vorlagenfunktionen:
- Feld für die PSP-Codierung
- Feld für die Komponentenbeschriftung
- Block für das Unternehmenslogo
- Platz für den Teamnamen
- Abschnitt für den Namen des*der Projektmanager*in
Die folgenden Informationen können in der Regel mit jedem Element in einem PSP verknüpft werden. Hierdurch wird der Strukturplan noch nützlicher und dynamischer und kann auch an das Team freigegeben werden:
- PSP-Nummer: Dies ist die Gliederungs- oder Indexnummer, die jeder Komponente oder jedem Schritt im Prozess zugewiesen ist. Zum Beispiel erhalten Aufgaben und Leistungen unter dem Abschnitt 1 die Nummerierung 1.1, 1.2 usw.
- Titel jedes Elements: Dies ist der vereinbarte Kurzname jedes Meilensteins oder jeder Leistung, die im PSP organisiert und beschrieben wird.
- Definition: Eine kurze, einprägsame Bezeichnung ist nicht nützlich, wenn sie Ihren Stakeholder*innen unklar ist. Daher müssen Sie kurz erklären, was jeder Name bedeutet. Sie müssen beispielsweise erklären, was „Projektabschluss“ bedeutet. Bedeutet dies, dass die letzten Rechnungen gezahlt sind oder dass das endgültige Projekt, mit zusätzlichen Details, geliefert wurde? Sollte ein Titel unklar sein oder in verschiedenen PSPs unterschiedlich genutzt werden, erläutern Sie ihn.
- Namen und Rollen der Stakeholder*innen: Listen Sie die Namen und die Rollen (z. B. Teilnehmer*in, verantwortliche Person, „auf dem Laufenden halten“ oder „Genehmigung erforderlich“) der einzelnen Stakeholder*innen auf.
- Aktivitäten und Aufgaben: Legen Sie fest, welche Schritte zum Erreichen einzelner Meilensteine erforderlich sind. Legen Sie auch die Verantwortlichkeiten hierfür fest, insbesondere wenn es sich hierbei um Mitarbeitende außerhalb Ihres Kernteams handelt.
- Definition von „Erledigt“: Beschreiben Sie die Anforderungen für den Abschluss jeder Aufgabe und jedes Meilensteins. Wie soll es aussehen, was sollte enthalten sein, wer sollte es sehen und wie geht es weiter?
- Leistungsformat: Beschreiben Sie, wie die Leistung aussehen wird – zum Beispiel ein Word-Dokument mit einer Länge von etwa 10 Seiten, das elektronisch bereitgestellt wird, oder eine PDF- oder UX-Vorlage, die per E-Mail oder als freigegebenes Dokument geliefert wird.
- Abhängigkeiten oder Risiken: Erfassen Sie alle Risiken und Abhängigkeiten, die sich möglicherweise auf die Erreichung einzelner Meilensteine auswirken. Hierbei kann es sich um interne Risiken handeln (z. B. Kund*innen, die mehrere Überprüfungsrunden wünschen) oder um externe Risiken (z. B. ein Stromausfall, der sich auf die Lieferung bestimmter Komponenten auswirkt).
- Geschätztes Budget: Hierbei sollten alle Anforderungen, Personalkosten, Hardware- und Softwareressourcen und andere Faktoren berücksichtigt werden.
- Projektphase oder Lebenszyklus: Dies ist optional, ist aber nützlich für längere oder komplexere Projekte. Für bestimmte Leistungen können detaillierte Phasen oder ein Lebenszyklen ausgearbeitet werden, die für andere Komponenten oder Meilensteine im Projekt nicht benötigt werden.
Tipps und Best Practices für die Erstellung nützlicher PSPs
Projektstrukturpläne sollten flexibel sein und auf einzelne Projekte zugeschnitten werden. Mithilfe der folgenden Tipps erstellen Projektmanager*innen und Unternehmen jedoch die nützlichsten PSPs:
- Organisieren Sie ein Brainstorming mit den verschiedenen Abteilungen, die am Projekt beteiligt sind.
- Hierbei können Projektteams auch analoge Tools wie Whiteboards, Karteikarten oder Haftnotizen einsetzen, um wichtige Leistungen, Teilleistungen und bestimmte Arbeitspakete zu identifizieren.
- Nutzen Sie Tools, die sich für Mindmapping und Brainstorming eignen.
- Verwenden Sie eine Standardstruktur für die Beschreibungen einzelner PSP-Elemente im PSP-Verzeichnis, um Konsistenz zu gewährleisten.
- Passen Sie den Detailgrad an. PSP-Elemente, die sich weiter oben in der Hierarchie befinden, sollten einen geringeren und Elemente auf niedrigerer Ebene einen höheren Detailgrad besitzen.
- Sorgen Sie für regelmäßige Überprüfungen. Beim PSP handelt es sich um ein organisches Dokument. Sie sollten den Inhalt also regelmäßig überprüfen und anpassen, um eine ordnungsgemäße Projektleistung und -lieferung zu gewährleisten.
- Erfassen Sie Dokumentations- und Überprüfungszyklen und die dafür benötigte Zeit sowie Schulungen zu Beginn und Tests am Ende des Projekts.
- Notieren Sie die Projektmanagementleistungen, einschließlich der Erstellung eines Projektplans. Beschreiben Sie die Leistungen, die von Kund*innen oder externen Parteien geliefert werden müssen. Überprüfen Sie den im Projektauftrag beschriebenen Projektansatz auf Aktivitäten, die in den PSP aufgenommen werden müssen.
Merkmale eines effektiven Projektstrukturplans
Ein effektiver Projektstrukturplan kann nicht von heute auf morgen oder von einer Person zusammengestellt werden. Ein effektiver PSP muss:
- alles festlegen, was mit der Erstellung und Durchführung des Projekts zu tun hat, einschließlich aller Leistungen und Meilensteine.
- von den Projektmanager*innen und anderen Beteiligten erstellt werden und nicht beispielsweise „von oben“ oder von Kund*innen vorgegeben werden. Auf diese Weise legen die für das Projekt Verantwortlichen fest, was zu tun ist, und sie können sich voll und ganz darauf einlassen, was wie geliefert wird.
- alle Informationen visuell darstellen, damit sich die Konzepte leicht verstehen und organisieren lassen.
- ein lebendiges Dokument sein: Da sich Abhängigkeiten und Risiken möglicherweise auf den Projektzeitplan oder -umfang auswirken, muss der PSP als organischer Leitfaden behandelt werden, der als Orientierungshilfe für das Projekts fungiert und bei Bedarf angepasst und modifiziert wird.
- sich an alle Formate und Plattformen anpassen lassen, um Teammitgliedern schnellen Zugriff und schnelle Bearbeitung zu ermöglichen – überall und auf jedem Gerät.
Vorlage für ein Projektstrukturplanverzeichnis herunterladen
Das PSP-Verzeichnis: wichtige Begriffe und Schritte für anhaltende Fortschritte
Die PSP-Struktur wird auch als Verzeichnis bezeichnet. Hierbei handelt es sich um ein anpassbares Dokument, das aber immer bestimmte Informationen enthält. Hier sind die Elemente eines gründlichen, zuverlässigen PSP-Verzeichnisses. Beachten Sie: Die Elemente unter den einzelnen Phasen lassen sich nach Belieben verschieben und anpassen. Beim folgenden Beispiel geht es um Softwareentwicklung. Beachten Sie aber, dass das Projekt nicht nur aus den Entwicklungs- und Testphasen besteht.
- Der Projekttitel
- Initialisierung
- Entwicklung des Projektauftrags
A – Leistung: Einreichen des Projektauftrags
B – Überprüfung des Projektauftrags durch Projektsponsor*in
C – Unterzeichnung und Genehmigung des Projektauftrags - Planung
A – Erstellen der vorläufigen Umfangsbeschreibung
B – Festlegen des Projektteams
C – Projektteam-Kickoff-Meeting - Projektplan
A – Entwicklung des Projektplans
B – Einreichen des Projektplans
C – Meilenstein: Genehmigung des Projektplans - Umsetzung
A – Projekt-Kickoff-Meeting
B – Verifizierung und Validierung der Benutzeranforderungen
C – Gestaltung des Systems
D – Beschaffung von Hard- und Software
E – Installation des Entwicklungssystems - Testphase
A – Installation des Live-Systems
B – Durchführung von Benutzerschulungen - Veröffentlichung
- Kontrollieren
- Projektmanagement
A – Projektstatus-Meetings
B – Aktualisierung des Projektmanagementplans
C – Risikomanagement - Abschluss
- Beschaffungs-Audit
- Dokumentieren gewonnener Erkenntnisse
- Aktualisieren von Dateien und Datensätzen
- Gewinnung von Format-Akzeptanz
- Archivierung von Dateien und Dokumentationen
Weitere Verzeichniseinträge:
- Abschlussdatum: Das Datum, an dem die PSP-Leistung übergeben wurde.
- Status der Leistungen: Dieser Status kann auf einzelne Leistungen oder Meilensteine innerhalb des Projekts angewendet werden oder den Gesamtstatus der Projektleistung widerspiegeln.
- Abhängigkeiten und Risiken: Beschreiben Sie die Abhängigkeiten, die sich auf die Fertigstellung der Leistung auswirken.
- Voraussichtliches Fertigstellungsdatum: Bis zu diesem Datum sollten sich die Arbeiten realistisch abschließen lassen.
- Problemprotokoll: Hierbei handelt es sich um eine Liste der Probleme, die sich derzeit auf die Leistung auswirken (reaktives Engagement).
- Prozentsatz der Fertigstellung bis heute: Die Fertigstellung der Leistung wird hier als Prozentsatz zu einem bestimmten Datum ausgedrückt, z. B. 20 Prozent zum 14. Dezember 2020.
- Kommentare zum Fortschritt: In diesem Memo-Feld können Sie ein tägliches/wöchentliches Fortschrittsprotokoll führen.
- Verantwortliche Person: Diese Person ist mit der Fertigstellung der Leistung beauftragt. Diese Person (oder dieses Team) muss die Arbeit nicht unbedingt selbst erledigen, es kann sich auch um eine*n Funktionsmanager*in handeln.
- Risikoprotokoll: Diese Liste umfasst mögliche Elemente oder Faktoren, die sich negativ auf die Leistung auswirken können. Auch Alternativpläne werden hier verzeichnet (proaktives Engagement).
- Startdatum: Geben Sie das Projektstartdatum an, z. B. das Datum, an dem ein Arbeitsumfang unterzeichnet wird. Hier lassen sich auch andere „Startdaten“ verzeichnen, z. B. Erstellung des Projektauftrags oder der formelle Arbeitsbeginn.
So erstellen Sie einen PSP in Microsoft Project
- Fügen Sie in Microsoft Project den Namen der Hauptleistung in das Feld Vorgangsname ein.
- Fügen Sie dem Feld Vorgangsname die Liste der Teilleistungen hinzu. Um die Teilleistungen einzurücken, verwenden Sie die rechte Pfeiltaste.
- Fügen Sie weitere Listenelemente hinzu und rücken Sie diese ein, bis Sie die Arbeitspaketebene erreicht haben.
- Microsoft Project fügt automatisch PSP-Codes hinzu, basierend auf der Gliederungsstruktur jedes Vorgangs und jeder Aktivität. Sie können auch eigene Codes festlegen, indem Sie auf den Tab „Projekt“ klicken, in der Menüleiste PSP auswählen und auf Code definieren klicken.
Projektstrukturpläne für das Projektmanagement meistern: Expertentipps
Wie gewinnen neue Programmmanager*innen oder Benutzer*innen von Projektstrukturplänen mehr Erfahrung? Und wie lassen sich To-do-Listen vermeiden, während Arbeitspakete realistisch, messbar und umsetzbar gestaltet werden?
Michelle Watkins, Lösungsberaterinvon Smartsheet, verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement. „Beginnen Sie mit Vorlagen“, schlägt sie vor. „Mit einer Grundlage, von der aus Sie Ihre Anpassungen vornehmen können.“
Rod Baxter sagt: „Sie müssen nur weiter üben.“ Laut Baxter benötigt ein guter Projektmanager eine Ausbildung und Fähigkeiten in den Bereichen Risikomanagement, Kommunikationsmanagement und Arbeitsgliederungsstruktur. Projektmanager können Selbstvertrauen gewinnen, indem sie Neulinge auf ihrem Weg vom Projektanalysten zum stellvertretenden Programmmanager betreuen.
Dr. Bennett schließt sich der Auffassung an, dass Übung der Schlüssel zur Beherrschung von Arbeitsgliederungsstrukturen ist.
„Wie entwickelt man Vertrauen in ein neues Vorhaben?“, fragt er. „Dafür gibt es keine Zauberformeln. Vertrauen entsteht jedoch durch eine Kombination aus Lernprozessen, der Nähe zu denjenigen, die die Methode erfolgreich anwenden, dem Beobachten, dem Stellen von Fragen, dem Selbermachen, dem Einholen von Rückmeldungen, dem Lernen aus diesen Rückmeldungen und dem erneuten Anwenden der Methode.“
Laut Bennett lernt man am besten, wenn man herausfindet, wo und wie die AGS verwendet wurde, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Diese Art von Informationen findet man wahrscheinlich nicht in wissenschaftlichen Publikationen. „Suchen Sie nach erfahrenen Anwendern aus der Praxis, die ihre Erfahrungen auf Fachkonferenzen vorstellen“, sagt er.
Bessere Projektstrukturpläne mit Smartsheet für das Projektmanagement
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.