Vorlagen für die Präsentation und Nachverfolgung des Projekts
Die folgenden Vorlagen enthalten Sheets, Widgets und Gliederungen, die Ihnen helfen können, Stakeholder*innen einen Überblick über das Projekt zu verschaffen. Diese Vorlagen helfen Ihnen auch, den Fortschritt bei der Durchführung des Projekts zu überwachen.
Vorlage für Gliederung für Projektmanagementplan
Ein umfassender Projektmanagementplan enthält viele Pläne und Dokumente, die für den Erfolg eines Projekts erforderlich sind. Teildokumente des Projektplans können den Projektumfang, den Projektstrukturplan (PSP), die Meilensteinliste und mehr umfassen. Diese Vorlage für einen Projektmanagementplan bietet auch eine Gliederung, sodass Sie alle Plandetails in einem Dokument zusammenfassen oder separate Planungsdokumente anhängen oder verlinken können.
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Vorlage für Kalenderdiagramm zu Ressourcenanforderungen herunterladen
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Vorlage für Dashboard zur Projektmanagementplanung
Ein Dashboard bietet Projektmanager*innen, Stakeholder*innen und Teammitgliedern eine praktische Möglichkeit, wichtige Messzahlen übersichtlich anzuzeigen. Diese integrierte Projektplanvorlage enthält eine Aufgabenliste, die ein entsprechendes Gantt-Diagramm aktualisiert, wenn Sie Aufgaben beginnen und erledigen. Die Vorlage bietet auch ein Widget, um den Aufgabenstatus, die Projektausgaben und ausstehende Elemente zusammenzufassen.
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Vorlage für einen integrierten Projektplan (IPP)
Möglicherweise benötigen Sie eine ausführliche Beschreibung von Teilen oder des gesamten Projektplans. Eine visuelle Darstellung kann jedoch vermitteln, wie Aspekte des Projekts miteinander und mit dem Zeitplan in Beziehung stehen. Bei dieser integrierten Projektplanvorlage haben Sie die Wahl zwischen einem Gantt-Diagramm und einer statischen Zeitachse. Füllen Sie dann die Aufgabenliste aus, listen Sie die Verantwortlichen auf und fügen Sie Fälligkeitstermine hinzu. Die Vorlage enthält auch ein Kostenbasis-Sheet und ein Kommunikationsplan-Sheet.
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Vorlage für einen Projektmanagementplan
Diese anpassbare Vorlage schlägt Ihnen die Punkte vor, die Sie für die Umsetzung Ihres Projekts vorbereiten müssen, und bietet Platz für die Fälligkeitstermine der einzelnen Punkte. Außerdem finden Sie Abschnitte für die Projektgenehmigungsphase, die Projektplanung, die Projektausführung und den Projektabschluss.
Vorlage für die Projektplanung herunterladen
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Vorlagen für die Recherche und Vorbereitung eines Projektplans
Die folgenden Projektmanagement-Planungsvorlagen helfen Ihnen dabei, die für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Aufgaben und Ressourcen zu bestimmen und zu dokumentieren.
Vorlage zur Beschreibung des Projektumfangs
Der Projektumfang definiert die zu erbringenden Leistungen und die Ressourcen, die Sie zur Erbringung dieser Leistungen benötigen. Indem Sie diese Elemente vor Projektbeginn identifizieren, senken Sie die Wahrscheinlichkeit eines Scope Creep, bei dem sich Erwartungen und Budgets unbegrenzt erweitern. Wenn Sie einen Projektumfang aufsetzen, beziehen Sie sich auf die Projektziele, Zielbeschreibungen und den Projektauftrag. Wenn Sie ein Anbieter sind, der einen Projektplan erstellt, können Sie sich stattdessen auf die Leistungsbeschreibung beziehen, die Sie mit der Ausschreibung erhalten haben.
Die nachstehende Vorlage für den Projektumfang enthält folgende Angaben: die zu erbringenden Projektleistungen, die Projektannahmen, die nicht zum Projektumfang gehörenden Punkte, Zeit-, Budget-, Qualitäts-, regulatorische und Ressourcenbeschränkungen sowie die Aufgaben, die Sie zur Erbringung der Leistungen erfüllen müssen. In dieser Vorlage können Sie die Aufgaben ohne ein separates Projektstrukturplan-Dokument beschreiben. Alternativ können Sie die nachfolgende PSP-Vorlage verwenden.
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Diagrammvorlage für Projektstrukturpläne
Ein Projektstrukturplan ist ein visuelles Hilfsmittel, um zu verstehen, wie Sie ein Projekt bewerkstelligen können. Beginnen Sie mit dem Ziel oder der zu erbringenden Leistung und unterteilen Sie dann den erforderlichen Aufwand in immer kleinere Aufgaben. Ein Projektstrukturplan konzentriert sich auf Aufgaben und Leistungen, ergänzt jedoch den Projektzeitplan, der einen Überblick über die im Laufe der Zeit anfallenden Arbeiten gibt. Einige Projektmanagement-Expert*innen sind der Meinung, dass vorwiegend die Unternehmensführung von Zeitplänen profitiert, während Teams und Einzelpersonen von einem Projektstrukturplan profitieren. Diese Vorlage bietet ein Diagramm zum Ausfüllen und eine Vorlage für eine Aufgabenliste. Verwenden Sie beide Formate mit der Vorlage für den Arbeitsumfang.
Vorlage für Stakeholder-Managementpläne
Bei der Stakeholder-Analyse werden Personen und Gruppen ermittelt, die ein potenzielles Interesse an dem Projekt haben, das Ausmaß ihres Interesses und der Grad ihrer möglichen Einflussnahme bestimmt und versucht, die besten Mittel zur Kommunikation mit diesen Personen und Gruppen über das Projekt zu finden. Eine Stakeholder-Analyse bildet eine wichtige Grundlage für den Projektkommunikationsplan.
Diese Vorlage für das Stakeholder-Management bietet Platz für die Auflistung von Stakeholder*innen, die Beschreibung ihrer Rolle in der Organisation und im Projekt, die Identifizierung der Arten von Projektaktivitäten, die für sie von Interesse sein könnten, die Definition ihres Engagements und die Angabe der Gründe für ihr Interesse an Ihrem Projekt. Ein Sheet in dieser Vorlage enthält eine Stakeholder-Analyse-Matrix, sodass Sie eine visuelle Bewertung des Engagements und Einflusses für jede*n Stakeholder*in erstellen können.
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Vorlage für Kostenschätzung und Budget
Verwenden Sie diese Vorlage für Kostenschätzung und Budget, um den Prozess der Bestimmung und, falls erforderlich, Anpassung Ihres Budgets zu dokumentieren. Die Vorlage enthält eine Tabelle, aus der hervorgeht, wer Überschreitungen des Ausgabenlimits genehmigen kann, sowie Platz für die Beschreibung des Budgetierungsverfahrens, des Verfahrens für die Kostenbasis, des Änderungsverfahrens und des vorgeschlagenen Budgets.
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Word
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Risikobewertungsvorlagen
In jedem Unternehmen gibt es Risiken und auch Projekte sind anfällig für Probleme, wie z. B. Unfälle, Scope Creep oder Liefer- und Qualitätsprobleme von Lieferanten. Diese Risikobewertungsvorlage ist vorrangig auf Risiken in Bezug auf Aufgaben- und Projekttermine ausgelegt, aber Sie können die verlinkte Vorlage auch für andere Risiken anpassen. Die Vorlage enthält die Beschreibung der Aufgabe, die Frist, die Risikostufe und den Status in der Aufgabentabelle. Die Statistiken für das Projekt werden in der Status- und Prioritätstabelle angezeigt.
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Vorlage für Projektressourcenplanung
In einem Ressourcenplan werden die für ein Projekt benötigten Ausrüstungsgegenstände, Materialien und Arbeitskräfte aufgeführt. Ressourcenpläne helfen bei der Planung gemeinsam genutzter Ressourcen, einschließlich Hardware, Software und Büro oder Arbeitsbereich. Diese Vorlage skizziert Projektphasen und listet dann Ressourcen nach Projektphase, Rolle, Abteilung, Vergütungssatz und mehr auf.
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Excel
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Vorlage für Projektzusammenfassungen
Ihr Projektplandokument oder Ihre Präsentation beginnt mit einer groben Zusammenfassung des Projekts. Dennoch sollten Sie die Zusammenfassung bei der Erstellung eines Plans ganz am Ende verfassen. Um diese Zusammenfassung zu verfassen, beziehen Sie sich auf den Projektauftrag. Als Lieferant*in oder Auftragnehmer*in, der*die einen Teil eines größeren Projekts durchführt, lesen Sie die Projektbeschreibung. Diese anpassbare Vorlage führt Sie durch die Bestandteile einer Zusammenfassung, einschließlich der wichtigsten Meilensteine und der zu lösenden Probleme. Bei Bedarf können Sie eigene Bestandteile in die Zusammenfassung aufnehmen.
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Vorlagen für die Implementierung und Verwaltung eines Projektplans
Die folgenden Beispielpläne für das Projektmanagement helfen Ihnen, Probleme zu lösen, mit Ihrem Team und den Stakeholder*innen zu kommunizieren und die Qualität der Ergebnisse bei der Umsetzung des Projekts zu gewährleisten.
Projekt-Governance-Vorlage
Die Projekt-Governance beschreibt, wie Sie das Projekt durchführen werden und wer die Verantwortung und Rechenschaftspflicht für die effektive und effiziente Ausführung des Projekts trägt. Diese Vorlage für die Projekt-Governance skizziert den Projektumfang und listet auf, wer für welche Anforderungen und Aufgaben verantwortlich ist. Außerdem bietet es eine RACI-Matrix und Platz für Links zu den Lebensläufen der wichtigsten Mitarbeitenden. Darüber hinaus werden in der Vorlage der Prozess zur Verwaltung und Eskalation von Problemen, der Entscheidungsfindungsprozess und der Qualitätssicherungsprozess beschrieben.
Vorlage für Kommunikationsplan
Um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen, müssen sich interne und externe Stakeholder*innen über die Ziele und Änderungen im Klaren sein. Eine Vorlage für einen Kommunikationsplan hilft Ihnen bei der Dokumentation von Stakeholder*innen, Kontaktinformationen, Interessenbereichen, erforderlichen Informationen sowie Nachrichtenformat und -häufigkeit.
Vorlage für chronologische oder einfache Zeitachse
Eine Zeitachse ist ein wichtiges Tool im Projektmanagement. Zeitachsen erfassen die erforderlichen Aktivitäten in einem Projekt in Form von übergeordneten Meilensteinen oder detaillierten Aufgaben und Unteraufgaben und zeigen, wie diese Aktivitäten miteinander in Beziehung stehen. Diese chronologische Zeitachse eignet sich gut für einfache Projekte. Mit dieser Vorlage können Sie Aufgaben zur Liste hinzufügen und diese Aufgaben werden in der Zeitachse angezeigt.
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Vorlage für Gantt-Zeitachse
Ein dynamisches Gantt-Diagramm kann als Zeitachse für komplexere Projekte dienen. Fügen Sie der Zeitleiste Meilensteine hinzu, um alle Aufmerksamkeit auf das Ziel zu richten und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben hervorzuheben.
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Change-Management-Prozessvorlage
Veränderungen sind bei Projekten unvermeidlich, aber es ist viel besser, sie einzuplanen und einen konsistenten Prozess für die Überprüfung, Implementierung und Verfolgung von Anpassungen und Aktualisierungen zu schaffen. Diese Vorlage für den Change-Management-Prozess bietet ein visuelles Hilfsmittel, um zu verstehen, wie man Änderungen vorschlägt, vorgeschlagene Änderungen prüft, ihre Umsetzung plant und die Ergebnisse bewertet.
Testplanvorlage
Um ein erfolgreiches und brauchbares Ergebnis zu gewährleisten, sollten Sie einen Qualitätssicherungs- oder Qualitätskontrollplan erstellen. Diese Testplanvorlage ist besonders für die agile Produktentwicklung geeignet, kann aber an Ihren Managementansatz und Ihr Produkt angepasst werden. Führen Sie einfach die Test-ID, die Testnummer, die Testbeschreibung, das erwartete und das tatsächliche Ergebnis, die Angabe, ob das Produkt bestanden oder nicht bestanden hat, sowie einschlägige Kommentare auf.
Das gehört in einen Projektmanagementplan
Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem detaillierten Projektmanagementplan. Vorlagen für Projektmanagementpläne führen Sie durch den Planungsprozess. So können Sie sich auf die Details konzentrieren, anstatt zu versuchen, sich daran zu erinnern, was Sie überhaupt berücksichtigen müssen. Laden Sie die in diesem Artikel enthaltenen Vorlagen herunter, um sich die Arbeit zu erleichtern und eine erfolgreiche Planung sicherzustellen.
Ein Projektmanagementplan kann aus einem einzigen Dokument oder aus einer Sammlung von Dokumenten zu den einzelnen Komponenten bestehen, die zusätzliche Details für bestimmte Planungsbereiche enthalten, z. B. den Zeitplan, den Projektstrukturplan oder die Stakeholder-Analyse. Ob kombiniert oder separat, die meisten Vorlagen für Projektmanagementpläne enthalten die folgenden Abschnitte:
Einleitung
Beschreiben Sie kurz den Zweck, die Ziele und die Leistungen des Projekts. Beziehen Sie sich beim Verfassen dieses Abschnitts auf den Projektauftrag.
Projektansatz oder Zusammenfassung
Skizzieren Sie den Managementansatz für das Projekt. Listen Sie wichtige Mitarbeitende und alle Personen mit spezifischen Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnissen auf. Führen Sie Annahmen und Einschränkungen auf. Sie können auch Risiken in diesem Abschnitt aufnehmen.
Projektumfang
Um Scope Creep zu vermeiden, müssen Sie klar definieren, welche Ergebnisse Sie von dem Projekt erwarten und was außerhalb des Projektumfangs liegt. Der Projektauftrag bietet einen Ausgangspunkt für die Definition des Umfangs, aber Sie sollten auch die folgenden Abschnitte in Ihre Projektumfangsbeschreibung aufnehmen oder auf separate Dokumente verweisen:
- Projektstrukturplan (PSP): Der Projektstrukturplan bietet eine visuelle Beschreibung aller übergeordneten und untergeordneten Aufgaben, die zur Erstellung der zu erbringenden Leistungen erforderlich sind. Listen Sie im PSP-Diagramm oben die wichtigsten Aufgaben auf und unterteilen Sie dann die Elemente in immer kleinere Aufgaben, bis Sie die kleinsten Aufgaben oder Arbeitseinheiten bestimmt haben. Der PSP arbeitet mit dem Projektstrukturplan-Verzeichnis, einer detaillierten Liste von Aufgaben, Verantwortlichen, Fälligkeitsterminen und mehr.
- Grundlegender Zeitplan: Um herauszufinden, ob Ihre Aktivitäten, Meilensteine und Projekte auf Kurs sind, erstellen Sie einen grundlegenden Zeitplan.
- Meilensteine: Meilensteine markieren wichtige Phasen der Fertigstellung Ihres Projekts. Erstellen Sie eine Liste mit übergeordneten Meilensteinen und stellen Sie sie und ihren Kontext im gesamten Projektzeitplan kurz vor.
Change-Management-Plan
Ein Change-Management-Plan bietet ein einheitliches Modell für die Dokumentation, Einreichung, Genehmigung und Nachverfolgung von Änderungen in einem Projekt. Diese wichtigen Anweisungen werden oft in einem separaten Dokument erstellt.
Risikomanagementplan
Fassen Sie für den Projektplan den Risikomanagementansatz zusammen, einschließlich des Verfahrens zur Ermittlung von Risiken und der Strategie zur Risikominderung. Am Ende des Projekts bewertet die Projektleitung im Rahmen der Nachbereitung die ermittelten Risiken anhand des Managementkonzepts und empfiehlt eventuelle Verbesserungen für künftige Projekte.
Ein Risikoregister erfasst alle Risiken und die Maßnahmen der Risikominderung. Ein Register ist für die Qualitätsverbesserung unerlässlich und kann für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich sein. Es erfasst eine eindeutige ID für ein Risiko, ein Risikodetail, wer das Risiko identifiziert hat, das Datum, an dem es identifiziert wurde, die Wahrscheinlichkeit des Risikos, den Schweregrad seiner Auswirkungen und so weiter. In PRINCE2 wird ein Risikoregister als Risk Log (Risikoprotokoll) bezeichnet.
Projektumfang-Managementplan
Der Abschnitt zum Management des Projektumfangs beschreibt, wer die Befugnis hat, den Aufwand einzuschränken. Er führt die Tools und Methoden zur Festlegung des Projektumfangs samt Begleitdokumenten detailliert auf. Diese Begleitdokumente können den PSP und den Projektauftrag oder die Leistungsbeschreibung enthalten. Der Plan für das Umfangsmanagement sollte auch eine Erklärung dessen enthalten, wie Sie den Umfang messen und verfolgen. Darüber hinaus sollte in dem Dokument klar dargelegt werden, wie die Projektleitung den Umfang im Team kommuniziert.
Kommunikationsplan
Ihr Kommunikationsplan beschreibt die Projektinformationen, die Sie an Ihr Team und die Stakeholder*innen weitergeben müssen, die Identität dieser Empfänger*innen, ihre Kontaktinformationen sowie die Mittel und Häufigkeit der Kommunikation. Der Kommunikationsplan ist ein entscheidendes Tool für den effizienten Ablauf des Projekts. Ziehen Sie in Erwägung, bereits zu Beginn der Projektplanung eine Stakeholder-Analyse durchzuführen, damit Sie diese als Grundlage für den Kommunikationsplan nutzen können.
Kostenmanagementplan
In einem Kostenmanagementplan beschreiben Sie, wie Sie die Kosten während der Projektlaufzeit messen, verwalten und entsprechende Berichte erstellen werden. Legen Sie fest, wer für die Kostenkontrolle verantwortlich ist, wie sie Budgetänderungen genehmigen und verfolgen, und wie und wie oft sie Budgetberichte erstellen werden.
Eine Kostenbasis beschreibt die genehmigten, zeitlich gestaffelten Ausgaben für ein Projekt und stellt die Gesamtsumme der geschätzten Projektkosten und Notfallreserven dar.
Ressourcen- oder Beschaffungsplan
Der Ressourcenplan oder Beschaffungsplan definiert Ausgabenlimits und identifiziert, wer die Befugnis hat, Überschreitungen dieser Limits zu genehmigen. Außerdem wird angegeben, welche Arten von Ressourcen Sie verwenden werden, z. B. Geräte, Versorgungseinrichtungen, Infrastruktur und Kosten, und ob Sie diese Ressourcen mieten, leasen oder kaufen werden.
Ressourcenkalender
Ein Ressourcenkalender vermittelt visuell, wann und wie lange Sie wichtige Ressourcen benötigen. Diejenige Person, die die funktionale Verantwortung für die Ressourcen trägt, muss den Ressourcenkalender genehmigen.
Personalmanagementplan
Der Personalplan gibt Aufschluss über die für das Projekt erforderlichen Qualifikationen, die Vergütungssätze für das Projekt und darüber, ob die Personalabteilung neue Mitarbeitende oder Auftragnehmer*innen für das Projekt einsetzen wird.
Qualitätsmanagementplan
Um sicherzustellen, dass Ihr abgeschlossenes Projekt die Qualitätserwartungen erfüllt, erstellen Sie einen Qualitätsmanagementplan. Dieser Plan definiert die Standards, anhand derer Sie das Endergebnis beurteilen werden. In dem Plan werden auch die Prozesse festgelegt, mit denen die Arbeit gemessen werden soll. Notieren Sie im Qualitätsplan, wer für die Qualität verantwortlich ist, und beschreiben Sie alle geltenden Qualitätssicherungs- oder Qualitätskontrollvorschriften, -standards, -prozesse und -tools.
Eine Qualitätsbasis beschreibt die spezifischen Messzahlen, anhand derer Sie die Qualität während des gesamten Projekts bewerten werden. Um die geeigneten Messgrößen zu ermitteln, sollten Sie die aktuellen Qualitätsmanagementprozesse oder -normen, kürzlich durchgeführte oder ähnliche Projekte sowie einschlägige Branchen- oder gesetzliche Normen prüfen.
Weitere nützliche Vorlagen fürs Projektmanagement
Andere Dokumente und Pläne können Ihnen helfen, die einzigartigen Aspekte Ihres Projektplans zu beschreiben. Hier ist eine Auswahl von Links zu hilfreichen Beispielen und Vorlagen:
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