Reise- und Spesenrichtlinie

Smartsheet-Personal („Personal“) kann gelegentlich zu Reisen aufgefordert werden, um Kund*innen zu unterstützen. Smartsheet setzt sich dafür ein, dass geschäftlich reisende Mitarbeitende von Komfort, Einfachheit und Sicherheit profitieren. Um Konsistenz zu gewährleisten, wurden die folgenden Richtlinien entwickelt, um zu dokumentieren und zu verdeutlichen, welche zulässigen Geschäftsausgaben Kund*innen in Rechnung gestellt werden. Sofern nachstehend nicht anders angegeben, stellt Smartsheet basierend auf den tatsächlich angefallenen Kosten Rechnungen aus. Smartsheet stellt den Kund*innen eine Rechnung aus und sie bezahlen alle Rechnungen gemäß der Vereinbarung. Quittungen werden auf Anfrage für Artikel zur Verfügung gestellt, die zu den tatsächlichen Kosten in Rechnung gestellt werden. 

 

Flugreisen

  • Alle Flüge unter vier Stunden werden in der Economy-Klasse gebucht. Internationale Flugreisen und Flüge mit einer Dauer von mehr als vier Stunden können in der Economy-Plus-Klasse gebucht werden, und Smartsheet stellt den Kund*innen eine Rechnung auf der Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten aus.
  • Reservierungen sollten für Inlandsreisen mindestens vierzehn (14) Tage im Voraus und für Auslandsreisen mindestens einundzwanzig (21) Tage im Voraus vorgenommen werden, es sei denn, die Kund*innen wünschen eine Reise mit kürzerer Vorankündigung.
  • Nach Möglichkeit sollten nicht erstattungsfähige, nicht änderbare Tickets gebucht werden, um die Kosten zu senken.
  • Wenn die Fluggesellschaft eine Gepäckgebühr für das erste aufgegebene Gepäckstück erhebt, werden diese Kosten zur Erstattung einbezogen.  

 

Bodentransport

  • Mietwagen: Das Personal mietet einen mittelgroßen oder kleineren Wagen, sofern die Kund*innen nichts anderes verlangen. Das Personal betankt das Auto vor der Rückkehr, um unnötige Tankgebühren zu vermeiden. Für inländische Autovermietungen in den USA ist keine zusätzliche Haftpflichtversicherung enthalten, jedoch für internationale Autovermietungen.
  • Andere Bodentransporte: Erstattungen für Taxifahrten, Zug-, U-Bahn- und Bustickets sind für den Transport zum und vom Flughafen oder Mietwagenzentrum und/oder für den Fall zulässig, dass kein Mietwagen verwendet wird. Etwaige Trinkgelder sollten fünfzehn Prozent (15 %) des Reisepreises nicht übersteigen.
  • Fahrtkosten: Wenn der Standort der Kund*innen innerhalb von zweihundert (200) Meilen (etwa 320 Kilometer) oder drei (3) Autostunden vom Arbeitsplatz des Personals entfernt ist, kann das Personal sein eigenes Fahrzeug verwenden, um zum Standort der Kund*innen zu fahren. Wenn Mitarbeiter*innen mit dem eigenen Fahrzeug zum Flughafen fahren, ziehen sie die zurückgelegte Entfernung von ihrem Wohnort bis zu ihrem Arbeitsplatz ab und stellen den Kund*innen die Differenz in Rechnung. Die Kund*innen erstatten die zurückgelegten Kilometer gemäß der geltenden Entfernungspauschale. Die aktuelle Entfernungspauschale finden Sie auf der Website des zuständigen Finanzamtes.
  • Parken/Maut: Parkgebühren und Mautgebühren im Zusammenhang mit Flughäfen, Geschäftsreisen oder für den Standort der Kund*innen sind erstattungsfähig.

 

Hotel und Unterkunft

  • Die Kund*innen erstatten Smartsheet angemessene Übernachtungskosten, einschließlich aller Steuern oder Übernachtungsgebühren, die von der Einrichtung erhoben werden.
  • Hotelrechnungen sollten aufgeschlüsselt sein und keine persönlichen Posten enthalten.

 

Mahlzeiten

  • Smartsheet stellt Kund*innen die tatsächlich angefallenen Kosten in Rechnung. Quittungen zum Nachweis der Gebühren werden auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

 

Änderungen

  • Sollte das Personal seine Reisearrangements aufgrund einer Anfrage der Kund*innen ändern müssen, sind die Kund*innen für alle Gebühren verantwortlich, die Smartsheet entstehen. Diese Gebühren können insbesondere Folgendes umfassen:
  • Gebühren für verspätete Stornierung der Unterkunft, falls Kund*innen nach Ablauf der zulässigen Rückerstattungsfrist stornieren.
  • Umbuchungsgebühren bei Flugreisen.
  • Zusätzliche Tagespauschale für Mahlzeiten bei längeren Zeitplänen.
  • Zusätzliche Übernachtungskosten für längere Zeitpläne.

 

Zuletzt aktualisiert: 15. Dezember 2022