38 kostenlose Vorlagen für das Zeitmanagement

By Kate Eby | 8. Mai 2017 (aktualisiert 12. Oktober 2024)

Wir haben die nützlichsten kostenlosen Vorlagen für das Zeitmanagement zusammengestellt, ausgelegt auf Projektmanager*innen, Projektsponsor*innen, Scrum-Master, Schichtleiter*innen, Eventkoordinator*innen, Studierende und andere. Diese benutzerfreundlichen Vorlagen helfen Ihnen, Ihre Zeit und Produktivität zu optimieren und Ihre Ziele und Aufgaben effizient zu erreichen. 

Auf dieser Seite finden Sie unter anderem eine Vorlage für einen Zeitmanagementplan, eine Vorlage für einen Zeitmanagementkalender, eine Vorlage für einen Tagesplaner, eine Vorlage für einen wöchentlichen Zeitplan und eine Vorlage für einen Hausaufgabenzeitplan. Außerdem finden Sie allgemeine Tipps zur Verwendung von Vorlagen für das Zeitmanagement, um das Meiste aus Ihrer Zeit zu machen.

Vorlage für ein 24-Stunden-Aktivitätsprotokoll

Vorlage für ein 24-Stunden-Aktivitätsprotokoll

 

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Excel  | Smartsheet

Ein Aktivitätsprotokoll zeichnet auf, wofür Sie täglich oder wöchentlich Ihre Zeit aufwenden. Ähnlich wie bei der obigen Vorlage für Zeitstudien erfasst diese Zeitmanagement-Tabelle alle Ihre Aufgaben an einem Ort, damit Sie genau sehen können, wofür Sie Ihre Zeit nutzen. Diese Excel-Vorlage ist dafür gedacht, Ihren gesamten Tag zu erfassen, nicht nur die Arbeitsstunden. Um die Vorlage zu verwenden, sollten Sie alle Aktivitäten in einem beliebigen Zeitraum erfassen und anschließend auswerten, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden und was Sie gerne ändern würden.

Laden Sie eine dieser kostenlosen Vorlagen für Stundenzettel und Zeitkontrollkarten herunter. Hiermit gewährleisten Sie eine akkurate Zeiterfassung durch Ihr Team.

Vorlage für einen Zeitmanagementplan

Vorlage für einen Zeitmanagementplan

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Excel  |  Microsoft Word  |  Adobe PDF  

Mit dieser Vorlage für einen Zeitmanagementplan skizzieren Sie eine effektive Strategie für die Verwaltung Ihrer Zeit und das Erreichen Ihrer Ziele. Die Vorlage enthält eine Spalte für jeden Tag. Dort lassen sich Aufgaben, Meetings, Pausen und andere Aktivitäten in Halbstundenschritten planen. Das benutzerfreundlichen Design der Vorlage ermöglicht Einzelpersonen und Organisationen den optimalen Einsatz von Zeit und Ressourcen. Hierdurch können Ziele effizient erreicht und die Produktivität maximiert werden.

Vorlage für einen Zeitmanagementkalender

Vorlage für einen Zeitmanagementkalender

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Excel  |  Microsoft Word  |  Adobe PDF  

In der schnelllebigen Welt von heute ist ein effektives Zeitmanagement von entscheidender Bedeutung für Einzelpersonen und Unternehmen. Diese Vorlage für einen Zeitmanagementkalender bietet eine umfassende Lösung für das Planen von Terminen, Aktivitäten, Fristen und anderen Verpflichtungen. Gleichzeitig bietet Sie ein Erinnerungssystem für wichtige Aufgaben oder Ereignisse. Die vielseitige Vorlage kann ausgedruckt und manuell ausgefüllt oder digital verwendet werden. Sie soll Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit effizient zu verwalten, Überplanungen oder Doppelbuchungen zu vermeiden und die Produktivität Ihrer wertvollen Zeitressourcen zu maximieren.

Vorlage für ein Zeitbudget

Vorlage für ein Zeitbudget

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Excel  | Smartsheet

Wenn Sie ein Finanzbudget erstellen, subtrahieren Sie die Ausgaben von den Einnahmen und ermitteln die Differenz. Bei einem Zeitbudget subtrahieren Sie die für verschiedene Aktivitäten (einschließlich Schlaf und persönliche Zeit) aufgewendete Zeit von den 168 Stunden, die eine Woche umfasst. Diese Vorlage für ein Zeitbudget ist ein Tool, mit dem Sie Ihr Zeitmanagement schnell auswerten und auf einen ausgewogenen Zeitplan hinarbeiten können.

Mit unserer umfangreichen Sammlung kostenloser Excel-Vorlagen für Stundenzettel und Zeitkontrollkarten gewährleisten Sie optimale Zeiteinteilung und präzise Nachverfolgung der Stunden für Ihr Team.

Vorlage für einen Aufgabentracker

 Task Tracker Vorlage

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Excel  | Smartsheet

Mit diesem Arbeitsblatt für das Zeitmanagement können Sie sowohl Ihre Zeitnutzung als auch die Priorität, den Status und die Fälligkeitsdaten jeder Aufgabe nachverfolgen. Sie können die Tabelle so anpassen, dass sie beliebige zusätzliche Informationen enthält und die Spalte „Kommentare“ verwenden, um Notizen zu erstellen, Anweisungen festzulegen oder wichtige Erinnerungen hinzuzufügen. Diese Vorlage ist hilfreich für die Organisation Ihrer To-do-Liste oder die Erstellung eines Protokolls mit abgeschlossenen und ausstehenden Aufgaben.

Testen Sie unsere kostenlosen Vorlagen für Aufgabenlisten und Checklisten. Hiermit sorgen Sie dafür, dass Ihr Team alle Aufgaben erledigt und so zum Erfolg Ihres Projekts beiträgt.

Vorlage für einen Tagesplaner

Vorlage für einen Tagesplaner

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Excel  |  Microsoft Word  |  Adobe PDF | Smartsheet

Verwenden Sie diese flexible Vorlage, um umfassende Tagespläne zu erstellen. Sie umfasst stündliche Intervalle mit Unterteilungen in 15 Minuten. Hiermit lassen sich Aufgaben effektiv in kleinere Schritte unterteilen. Die Vorlage bietet zudem Platz für Erinnerungen, Prioritäten und zur Hervorhebung wichtiger Aufgaben. Hierdurch lässt sie sich für den persönlichen oder geschäftlichen Gebrauch anpassen.

Weitere Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Tagesplanung finden Sie in unseren umfassenden Sammlungen kostenloser Vorlagen für tägliche Aufgabenmanager und die Tagesarbeitszeitplanung.

Vorlage für einen Wochenzeitplan

Vorlage für einen Wochenzeitplan

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Excel  |  Microsoft Word  | Smartsheet

Passen Sie diese Vorlage für einen Zeitmanagementplan an, indem Sie das gewünschte Zeitintervall und Startdatum nach Ihren spezifischen Anforderungen festlegen. Wählen Sie aus Zeitintervallen zwischen 10 und 120 Minuten, um den Detailgrad nach Belieben anzupassen. Ein gut gestalteter Wochenplan beinhaltet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen festen und flexiblen Aktivitäten. Hiermit erstellen Sie einen umfassenden Plan und etablieren eine strukturierte Routine.

Weitere Informationen zur Optimierung Ihrer Zeitpläne finden Sie in unserem Artikel zu Vorlagen für Projektzeitpläne.

Vorlage für einen Jahreskalender für 2025

Vorlage für einen Jahreskalender für 2025

Excel-Vorlage für einen Jahreskalender für 2025 herunterladen

Wenn Sie eine Vorlage für einen Jahreskalender benötigen, bietet diese Excel-Version ein simples Layout für alle zwölf Monate, das Sie leicht anzeigen und bearbeiten können. Sie können die Vorlage für den Jahreskalender für eine langfristige Planung verwenden und gleichzeitig Ihre Wochen- und Monatszeitpläne nachverfolgen. Legen Sie sowohl kurz- als auch langfristige Ziele fest und verwenden Sie den Kalender, um die Schritte zu planen, die für Ihr Ziel erforderlich sind.

Vorlage für einen Schichtzeitplan

Vorlage für einen Schichtzeitplan

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Excel  | Smartsheet

Sie können diese Vorlage verwenden, um Tages- und Wochenschichtwechsel unter den Mitarbeitenden zu verwalten. Die Vorlage für die Zeitplanung bietet eine einfache Tabelle für die Eingabe des Schichttyps oder Orts für einen bestimmten Zeitraum. Sie erhalten schnell einen umfassenden Überblick über den Zeitplan und genaue Arbeitsdetails zu jedem Mitarbeiter. Bearbeiten Sie einfach die Schichtbeschreibungen und Stundenintervalle gemäß Ihren Geschäfts- und Zeitplanungsanforderungen.

Vorlage für einen 10-Wochen-Planer

Vorlage für einen 10-Wochen-Planer

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Excel  | Smartsheet

Mit dieser Vorlage kann jede*r einen 10-Wochen-Plan erstellen, aber für Studierende kann sie für die Semesterplanung besonders nützlich sein. Der 10-Wochen-Kalender bietet eine leere Tafel, auf der Sie alle Aktivitäten und Fälligkeitsdaten hinzufügen können, die Sie nachverfolgen müssen. Einen Zeitplan über einen längeren Zeitraum zu erstellen kann Ihnen ein Gefühl der Organisation geben und Ihnen helfen, auf längerfristige Ziele hinzuarbeiten.

Vorlage für einen Vierjahresplan für Studierende

Vorlage für einen Vierjahresplan für Studierende

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Excel  | Smartsheet

Diese Vorlage für einen Vierjahresplan wurde für Hochschulstudierende entwickelt und enthält Abschnitte für jedes Studienjahr. Planen Sie, welche Kurse Sie belegen möchten und wie viele Credits Sie für Ihren Abschluss benötigen. Mit dieser Vorlage erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihren Semester-, Jahres- und Vierjahresplan. Das gibt Ihnen eine Vorstellung von Ihrer Kursbelastung und hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie keine Anforderungen für Ihren Abschluss übersehen.

Vorlage für eine Arbeitszeitstudie

Vorlage für eine Arbeitszeitstudie

Vorlage für eine Arbeitszeitstudie herunterladen:

Excel  | Smartsheet

Sie können diese Excel-Vorlage verwenden, um eine Arbeitszeitstudie durchzuführen, mit der Sie erfassen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden. Fassen Sie alle Aufgaben in der ersten Spalte zusammen und fügen Sie dann die Anzahl der Minuten hinzu, die Sie pro Tag an jeder davon gearbeitet haben. Füllen Sie diese Vorlage im Laufe des Tages aus, um Genauigkeit zu gewährleisten. Achten Sie außerdem darauf, auch Pausen oder unerwartet auftretende Aktivitäten zu berücksichtigen. Am Ende der Woche wissen Sie, wie häufig Unterbrechungen aufgetreten sind und wie lange diese gedauert haben.

Vorlage für einen Stundenplan

Vorlage für einen Stundenplan

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Excel  | Smartsheet

Egal ob Sie sich daran gewöhnen, die Anforderungen des Studentenlebens zu erfüllen oder nicht mehr zu Hause zu wohnen, oder Ihr Abschluss näher rückt und Sie keinen Überblick mehr über die vielen zu erledigenden Aufgaben haben – mit einem Stundenplan können Sie eine wöchentliche Routine erarbeiten und den Überblick über Aufgaben behalten. Wählen Sie die Startzeit für Ihren Tag, das Zeitintervall und das Startdatum der Woche aus und fügen Sie anschließend Ihren täglichen Stundenplan sowie alle weiteren Termine, Aktivitäten oder Fristen hinzu. Sie können bestimmte Zeiten auch als Lernzeit einplanen, um sicherzustellen, dass Sie dafür ausreichend Zeit haben.

Vorlage für einen Hausaufgabenplaner

Vorlage für einen Hausaufgabenplan

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Excel  |  Microsoft Word  | Smartsheet

Diese Vorlage listet die Kurse jedes Wochentags auf. So können Sie einen Hausaufgabenplan erstellen, Lernzeiten verwalten und für anstehende Fälligkeitstermine planen. Da Sie alle Aufgaben in einer Tabelle erfassen, können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie an einem Tag oder in einer Woche für Hausaufgaben einplanen sollten. Sie können die Vorlage auf jeden Ihrer Kurse zuschneiden und die Daten anpassen. Passen Sie diese Vorlage an Ihre spezifischen Kurse an und ändern Sie die Daten einfach nach Bedarf.

Vorlagen für das Zeitmanagement – Word

Vorlagen für das Zeitmanagement – PDF

Vorlage für eine druckbare To-do-Liste

Vorlage für eine druckbare To-do-Liste

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PDF  | Smartsheet

Die Erstellung von Tageslisten ist eine einfache Möglichkeit, sich daran zu erinnern, was erledigt werden muss. Egal, ob Sie Termine und Besorgungen abhaken, eine Einkaufsliste erstellen oder Ihre Aufgaben bei der Arbeit im Auge behalten. Sie können diese Vorlage für eine To-do-Liste auch verwenden, um eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, die andere erledigen müssen, wie beispielsweise Arbeitsprojekte oder angefragte Dienstleistungen. Eine weitere kreative Verwendungsmöglichkeit ist es, eine Liste mit Ablenkungen zu erstellen, die Sie davon abhalten, sich auf Ihre jetzigen Aufgaben zu konzentrieren. Schreiben Sie Aufgaben oder Ideen auf, die Sie in Angriff nehmen oder nicht vergessen möchten, damit Sie sich an Ihren aktuellen Zeitplan halten können.

Druckbarer zweiwöchiger Stundenzettel

Vorlage für einen druckbaren zweiwöchigen Stundenzettel

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Sie können diesen Stundenzettel im PDF-Format drucken. Er umfasst eine Aufzeichnung der Arbeitsstunden der Mitarbeitenden über einen Zeitraum von zwei Wochen. Sie können sämtliche Informationen hinzufügen, die Sie für die Arbeit als relevant erachten (Überstunden, Mittagspausen, Krankschreibungen usw.). Die Vorlage bietet genug Platz für die Nachverfolgung der Mitarbeiterabteilung und des Vorgesetzten sowie des Vergütungszeitraums.

10 Tipps für effektives Zeitmanagement

Wenn Sie keinen Zeitplan erstellen, sich auf zu viele Aufgaben oder Ereignisse fokussieren und sich mit den vielen Ablenkungen des Lebens auseinandersetzen, verschwenden Sie möglicherweise Zeit und fragen sich, wie Sie alles erledigen sollen. Nachfolgend erhalten Sie 10 Tipps, die Sie bei der Verbesserung Ihres Zeitmanagements berücksichtigen sollten:

  1. Bestimmen Sie, welche Aktivitäten fest und welche flexibel sind. 
    Dies ist von Person zu Person unterschiedlich, aber einige Elemente Ihres Zeitplans sind fest – das bedeutet, dass sie jede Woche zur gleichen Zeit stattfinden. Andere treten gelegentlich auf oder können flexibel eingeplant werden. Zu festen Elementen zählen Arbeitsstunden, Kurse, Meetings, Essenszeiten, Gottesdienste, Kinderaktivitäten und Pendelzeiten. Flexible Elemente können Fitnessübungen, Haushaltspflichten, Termine und Besorgungen, Unterhaltung und Erholungszeit umfassen.

  2. Bestimmen Sie realistisch, wie viel Zeit Sie brauchen. 
    Die Gestaltung Ihres Zeitplans kann helfen, sicherzustellen, dass für erforderliche Aktivitäten genügend Zeit eingeplant wurde. Ein Plan verhindert Zeitdruck und erinnert Sie auch daran, nicht zu viel Zeit in Aufgaben zu investieren, die Sie schnell erledigen können.

  3. Teilen Sie Aufgaben in überschaubare Segmente auf. 
    Einige Projekte sind komplex und umfassen mehrere Schritte. Wenn Sie jeden Schritt separat planen, erhalten Sie einige überschaubare Ziele, die Sie erreichen können.

  4. Legen Sie eine Routine fest. 
    Ein Zeitplan ist ein hilfreicher Leitfaden, aber wenn Sie beständigen Gewohnheiten nachgehen, bleiben Sie eher produktiv. Genau wie gute Essensgewohnheiten die Gesundheit fördern, können effektive Zeitmanagement-Gewohnheiten Ihr Selbstvertrauen und Ihre Leichtigkeit fördern.

  5. Belohnen Sie sich selbst. 
    Sie können sich für gut eingeplante Zeit belohnen – etwa mit der Zeitplanung für das Wochenende, damit Sie ausreichend Zeit haben, um sich zu entspannen. Wenn es etwas gibt, das Sie noch mehr motiviert, sollten Sie es als Anreiz verwenden, Leistungen zu belohnen.

  6. Seien Sie flexibel, aber kommen Sie nicht vom Kurs ab.
    Unerwartete Ereignisse können immer auftreten. Sie können in Ihrem Zeitplan mit noch nicht eingeplanter Zeit darauf reagieren. Wenn es zu einer Änderung Ihres Zeitplans kommt, sollten Sie sich im Anschluss wieder an Ihren Plan halten, um auf Kurs zu bleiben.

  7. Gruppieren Sie Aufgaben für maximale Effizienz.
    Sie können Besorgungen nach Ort und Priorität gruppieren und Aufgaben nach Typ ordnen. Entdecken Sie Multitasking für sich, indem Sie Aktivitäten, die gut zusammenpassen, gleichzeitig erledigen. Zum Beispiel können Sie die Wäsche machen, während Sie andere Dinge im Haushalt oder Ihre Hausaufgaben erledigen.

  8. Hören Sie auf Ihren Körper. 
    Die natürlichen Zyklen Ihres Körpers können Ihnen helfen, einen effektiven Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise ein Morgenmensch sind, können Sie bestimmte Dinge vielleicht besser morgens erledigen als im Laufe des Tages. Vielleicht haben Sie einen Schicht- oder Stundenplan, der nicht genau auf Ihren natürlichen Rhythmus angepasst ist. Wenn Sie sich jedoch über Ihre Energiereserven im Laufe des Tages bewusst sind, können Sie antizipieren, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aktivität benötigen werden.

  9. Scheuen Sie sich nicht, Aufgaben zu delegieren. 
    Finden Sie Aufgaben in der Arbeit oder im Familienleben, die Sie delegieren oder mit anderen gemeinsam erledigen können, um Ihre Arbeitslast zu verringern. Sie geben zwar eine gewisse Kontrolle ab, wenn Sie Aufgaben mit anderen erledigen, aber Sie werden auch feststellen, dass Sie mehr Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität und die persönlichen Ziele, die für Sie am wichtigsten sind, aufwenden können.

  10. Behalten Sie Ihr Ziel im Auge.
    Egal ob Sie sich auf kurzfristige Aufgabenschritte oder langfristige Ziele konzentrieren – nutzen Sie diese Ziele als Motivation. Das kann Ihnen helfen, Ihren Zeitmanagementplan einzuhalten und das Gefühl fördern, dass Sie vorankommen.

Es gibt viele Zeitmanagement-Tools, die Sie für die Zeitplanung verwenden können – von Apps für mobile Geräte bis hin zu Kalendern oder Plänen, die mehrere Jahre umfassen. Im Folgenden finden Sie einige Vorlagen in simplem Format und einem professionellen Erscheinungsbild, die Ihnen helfen, Ihre persönliche Zeit und Ihre Arbeitszeit besser zu verwalten. Laden Sie die passenden Vorlagen herunter und passen Sie sie an Ihre Anforderungen an.  


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