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Kostenlose Vorlagen für Aufgabenlisten und Checklisten

Ob Sie nun bei Ihrer Arbeit ein Gruppenprojekt managen, eine Veranstaltung planen oder ihre täglichen Routineaufgaben organisieren, eine detaillierte Aufgabenliste hilft Ihnen, dass alles glatt und erfolgreich abläuft. Wir haben im Folgenden eine Sammlung von Vorlagen für die gängigsten und nützlichsten Aufgabenlisten und Checklisten zusammengestellt. Auf der Seitenliste links finden Sie die verschiedensten Vorlagen für den allgemeinen Bedarf, für Unternehmen sowie private Zwecke. Es stehen Ihnen kostenlos Vorlagen in Excel, Word und PDF zum Herunterladen zur Verfügung, die Sie leicht auf Ihren Bedarf anpassen und ausdrucken können.

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Vorlage Aufgabenliste Team

Vorlage für Aufgabenliste Team

Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihr Team zu organisieren und weniger Zeit mit Statusmeeetings zu verschwenden. Die Vorlage gibt Ihnen eine zentrale, projektübergreifende Ansicht der Verantwortlichkeiten aller Teammitglieder.

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Vorlage Aufgabenliste als Gantt-Diagramm

Vorlage für Aufgabenliste als Gantt-Diagramm

Diese Vorlage für ein Gantt-Diagramm liefert Ihnen eine visuelle Darstellung der anstehenden Aufgaben. Gantt-Diagramme werden häufig im Projektmanagement verwendet. Sie zeigen die Dauer jeder Aufgabe als horizontalen Balken mit Start- und Enddaten an. Damit ist es leicht, die verschiedenen Phasen eines Projekts zu erkennen, Abhängigkeiten zu identifizieren und Aufgaben zu priorisieren. Ein Gantt-Diagramm ist sinnvoll für Aufgaben, die sich über einen bestimmten Zeitraum erstrecken.

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Vorlage Aufgabentracker

Vorlage für Aufgabentracker

Diese Vorlage für das Tracking von Aufgaben dokumentiert die Fortschritte, die bei jeder Aufgabe gemacht werden, und macht es damit einfach, den aktuellen Stand einzelner Aufgaben oder Projektstand insgesamt zu erfassen. In der Vorlage lassen sich die Start- und Fälligkeitstermine eintragen und erledigte Aufgaben abhaken. Diese Vorlage ist auf das Wesentliche reduziert, was Sie zum Aufgaben-Tracking brauchen, aber sie bietet auch Platz für Notizen, falls Sie weitere Details oder Anweisungen hinzufügen möchten.

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Vorlage Projektaufgaben

Vorlage für Projekt-Tracker

Diese Vorlage wurde für das Projektmanagement entwickelt, sie kann jedoch sowohl für Unternehmenszwecke als auch für private Zwecke verwendet werden. In der Vorlage gibt es Abschnitte für Projektaufgaben, Prioritäten, Deadlines, zugewiesene Personen und zu erbringende Leistungen. Sie ermöglicht Ihnen darüber hinaus das Tracking von Projektkosten und den Vergleich von geschätztem und tatsächlichem Stundenaufwand. Diese detaillierte Vorlage lässt sich leicht exakt auf Ihr Projekt anpassen.

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Vorlage wöchentliche Aufgabenliste

Vorlage für wöchentliche Aufgabenliste

Diese Vorlage für wöchentliche Aufgaben enthält Spalten für Kategorie, Deadline und Status. Der Wochenkalender ist auf eine Woche von Montag bis Sonntag voreingestellt, aber Sie können den Anfangstag nach Belieben verändern. Wenn Sie eine Kombination von Kalender und Aufgabenliste brauchen, ist diese Vorlage eine einfache Lösung.

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Vorlage tägliche Aufgabenliste

Vorlage für tägliche Aufgabenliste

Diese Vorlage können Sie nutzen, um tägliche Aufgaben bzw. Arbeiten während eines Tages oder für eine ganze Woche im Voraus zu planen. Die tägliche Anfangszeit sowie das Anfangsdatum dieser Kalenderansicht lassen sich flexibel ändern. Außerdem können Sie das Zeitintervall für jede Aufgabe individuell modifizieren, so dass Sie eine Stunde bei Bedarf in einzelne Aufgaben unterteilen können.

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Vorlage To-Do-Liste mit Drop-Down

Vorlage für To-Do-Liste mit Drop-Down

Diese einfache Vorlage für eine To-Do-Liste umfasst Drop-Down-Menus für die Priorität und den Status jeder Aufgabe. Wenn eine Aufgabe als erledigt abgehakt wird, ändert sich die Farbe der Zeile. Auf diese Weise sehen Sie sofort, welche Aufgaben noch in Arbeit sind und welche noch nicht begonnen wurden. Diese Vorlage lässt sich für eine breite Palette von Anwendungen verwenden, von der Organisation von Hausaufgaben über die Planung einer Veranstaltung bis zum Tracking von Arbeitsprojekten.

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Vorlage Aufgabenliste nach Priorität

Vorlage für Aufgabenliste nach Priorität

Diese erweiterte Form der einfachen Aufgabenliste gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aufgaben unterteilt nach Priorität aufzulisten. Die Vorlage enthält auch Platz für Notizen, wo Sie die jeweiligen Aufgaben detaillierter ausführen oder Erinnerungen hinzufügen können. Diese Vorlage bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einfache Weise gut organisiert zu sein und dabei keine Aufgaben mit hoher Priorität zu übersehen.

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Vorlage Jahreskalender (2018)

Vorlage für Jahreskalender 2018

Dieser Jahreskalender 2018 gibt Ihnen einen Gesamtüberblick über Ihre Terminplanung und demnächst anstehende Aufgaben. Die Vorlage enthält eine Jahresübersicht von Januar bis Dezember, mit der Sie Projekte und Aufgaben, die sich über mehrere Monate erstrecken, auf einen Blick sehen können.

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Vorlage einfache Aufgaben-Checkliste

Vorlage für einfache Aufgaben-Checkliste

Diese einfache Checkliste für Aufgaben enthält Kontrollkästchen für jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste. Außerdem gibt es Felder, in die Sie das Fälligkeitsdatum und den Status jeder Aufgabe eintragen können, was Ihnen bei der Planung hilft. Speichern Sie die Vorlage nach dem Herunterladen als leere Vorlage, dann können Sie diese jederzeit kopieren und als neue Aufgaben-Checkliste verwenden und ausdrucken.

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Vorlage Ressourcen-Bedarfsanalyse

Vorlage für Ressourcen-Bedarfsanalyse

Diese Vorlage ermöglicht Ihnen eine Analyse der Ressourcen und des benötigten Zeitaufwands für die erfolgreiche Erledigung einer bestimmten Aufgabe. Die Vorlage enthält Abschnitte für die Beschreibung der einzelnen Aufgabenschritte, die Ressourcen (Personal, Ausrüstung, Geldmittel) für jeden Schritt sowie die Zeit für jeden Posten. Auf diese Weise erhalten Sie eine detaillierte Analyse einer Aufgabe, was für Schulungszwecke oder für Prozessbewertungen hilfreich sein kann.

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Vorlage Liste Action Items

Vorlage für Liste der Action Items

Diese Vorlage für Action Items im Word-Format hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, Ihre Aktivitäten zu organisieren und dabei im Zeitplan zu bleiben. Die Vorlage weist jedem Action Item eine fortlaufende Nummer zu und enthält Start- und Endtermine, Verantwortliche und ein Feld für Notizen, wo Sie den aktuellen Stand vermerken oder Probleme festhalten können. In der Vorlage werden Aufgaben als Action Items festlegt und deren Durchführung terminiert, so dass Sie die Fortschritte einzelner Mitarbeiter sowie des gesamten Teams nachverfolgen können. Und zugleich schaffen Sie damit ein nützliches Kommunikationstool für alle Beteiligten.

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Vorlage Passwort-Liste

Diese Vorlage hilft Ihnen, den Überblick über alle Ihre Passwörter zu behalten. Sie können dort jeden Account mit der Webseiten-URL, der jeweiligen E-Mail-Adresse, Benutzernamen und Passwort sowie Sicherheitsfragen, Antworten und Notizen eintragen. Speichern Sie die Liste auf Ihrem Computer oder drucken Sie diese aus; stellen Sie dabei jedoch immer sicher, dass Sie die Liste an einem sicheren Ort aufbewahren und Ihre Passwörter keinem Dritten preisgeben.

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Excel | Word


Event To-Do-Liste

Vorlage für Event To-Do-Liste

Bei der Planung einer Veranstaltung wie einer Party, Familienfeier, Geburtstagsfeier oder Hochzeit hilft Ihnen diese Vorlage, gut organisiert zu sein. Sie listen einfach die einzelnen Aufgaben mit den jeweils Verantwortlichen auf und weisen jeder Aufgabe eine bestimmte Priorität zu, damit Sie und Ihre Helfer die vielen im Fluss befindlichen Elemente der Veranstaltung priorisieren können. In der Vorlage lassen sich zusätzlich auch Fälligkeitstermine und Abschlussdaten eintragen. Diskrepanzen zwischen diesen Daten helfen Ihnen, die nächste Veranstaltung zeitlich besser zu planen.

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Aufgabenliste für Familien

Vorlage Aufgabenliste für Familien

Diese Vorlage, die Sie im Word-Format herunterladen können, ist ideal für Familien, die alle Aufgaben an einem zentralen Ort organisieren möchten. Die Vorlage enthält eine eigene Tabelle für jedes Familienmitglied, wo die einzelnen Pflichten und Aufgaben für jeden mit Terminen und Notizen sowie einem Kontrollkästchen zum Abhaken der Aufgabe aufgelistet sind. Die Tabellen können nach Bedarf ergänzt oder gelöscht werden.

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Vorlage Liste Haushaltsaufgaben

Vorlage für Liste Haushaltsaufgaben

Mit dieser Vorlage lassen sich alle in einer Woche anstehenden Aufgaben im Haushalt planen. Sie tragen die Aufgaben in eine Liste ein und weisen sie einer bestimmten Person an einem bestimmten Wochentag zu. Mit ihrer einfachen Formatierung ist diese Vorlage leicht zu nutzen und Sie können gleich damit beginnen, Ihre Haushaltsaufgaben zu organisieren. Die Vorlage kann auch als PDF gespeichert und ausgedruckt werden, so dass Sie sie an andere weitergeben können.

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Einkaufsliste

Vorlage für Einkaufsliste

Mit dieser einfachen Vorlage können Sie eine Einkaufsliste erstellen, die Sie auf Ihrem Computer ausfüllen und ausdrucken oder leer ausdrucken und per Hand ausfüllen können. Die Tabelle ist gut lesbar und enthält neben einer Spalte für Angaben zum Produkt und Preis auch eine Spalte mit einem Kontrollkästchen, wo Sie abhaken können, was Sie bereits eingekauft haben. Diese Vorlage wurde für den Einkauf im Supermarkt entwickelt, aber sie lässt sich auch für andere Listen wie Kleidung, Geschenke, Haushaltsbedarf und andere Zwecke von Endverbrauchern verwenden.

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Kontaktliste

Vorlage für Kontaktliste

Diese Excel Vorlage lässt sich als Kontaktliste für die verschiedensten persönlichen Zwecke verwenden, so z.B. für Schüler, Studenten und Kursteilnehmer, Gruppenmitglieder, Veranstaltungsteilnehmer oder Kontaktpersonen in Notfällen. Die Vorlage enthält Spalten für Telefon, E-Mail-Adresse und Postanschrift sowie die bevorzugte Art der Kontaktaufnahme. Die Vorlage lässt sich komplett konfigurieren, so dass Sie nach Bedarf Abschnitte hinzufügen oder entfernen können.

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Excel | Word


Arbeitsblatt für gemeinsames Brainstorming

Vorlage Arbeitsblatt für gemeinsames Brainstorming

Dies ist ein Arbeitsblatt, mit dem Sie Ideen aus einem gemeinsamen Brainstorming festhalten können. Die Vorlage enthält Felder für Ideen und die jeweiligen Vor- und Nachteile sowie die Person, welche die Ideen beigetragen hat. Darüber hinaus enthält die Vorlage eine Spalte, in der jedes Teammitglied die einzelnen Ideen bewerten kann. Diese Vorlage liefert selbst zwar noch keine Ideen, aber sie hilft Ihnen alle Ideen aus einem Brainstorming übersichtlich an einem Ort zu sammeln, so dass Sie Ideen leichter vergleichen können, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss.

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Excel | Word


Vorlage Checkliste interne Audits

Vorlage für Checkliste interne Audits

Verwenden Sie diese Vorlage zur Vorbereitung eines Finanzaudits. Diese einfache Vorlage enthält Zeilen für alle erforderlichen Unterlagen, die bei einem Audit vorliegen müssen (Hauptbuch, Abrechnungen, Steuererklärungen etc.) sowie eine Spalte, wo Sie abhaken können, ob ein Posten geprüft wurde und ob das Dokument angehängt ist. Die Anzahl der Zeilen lässt sich anpassen, je nachdem, welche Unterlagen für Ihr Audit vorliegen müssen.

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Vorlage Checkliste Geschäftsplan

Vorlage für Checkliste Business-Plan

Verwenden Sie diese einfache Vorlage für einen Geschäftsplan, um Projektaufgaben zu organisieren. Die Vorlage ist in Phasen unterteilt, so dass Sie Aufgaben chronologisch auflisten können. Sie enthält überdies Spalten für Start- und Enddaten und die Dauer.

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Aufgabenliste Gruppenprojekte

Aufgabenliste für Gruppenprojekte

Diese Vorlage ist ideal, um Projekte mit mehreren Personen oder einer Gruppe zu organisieren. Sie müssen nur jede Aufgabe mit Beschreibung und die zugewiesene Person und dem Fälligkeitsdatum auflisten. Für Notizen gibt es eine besondere Spalte und weitere Zeilen lassen sich bei Bedarf hinzufügen. Diese Vorlage ist zwar kein ausgefeiltes Instrument für Projektmanagement, aber sie gibt Ihnen einen Überblick über alle Aufgaben und die jeweils Verantwortlichen. Mehr über komplette Vorlagen fürs Projektmanagement finden Sie im Artikel “Top Excel-Vorlagen für Projektmanagement.”

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Vorlage Stellenaufgaben-Analyse

Vorlage für Stellenaufgaben-Analyse

Die Analyse von Arbeitsaufgaben zeigt, welche Aktivitäten kritisch für eine bestimmte Stelle sind. Dieses Identifizieren von Aufgaben kann Ihnen helfen, dem Umfang einer Arbeitsstelle zu bestimmen, die Leistungen von Mitarbeitern zu bewerten, Schulungsmethoden zu entwickeln und Arbeitsprozesse zu verbessern. In dieser Vorlage lassen sich die Aufgaben eintragen, die zur Erledigung der Arbeit notwendig sind. Anschließend können Sie die Bedeutung jeder Aufgabe anhand einer Skala festlegen und bestimmen, wie oft diese Handlungen erfolgen. Außerdem können Sie Ihre Informationsquelle für jede Aufgabe eintragen.

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Formular Abnahmeprotokoll

Vorlage für Abnahmeprotokoll

Im Baugewerbe wird am Ende eines Projekts ein Abnahmeprotokoll erstellt. Darin listet der Bauherr alle Arbeiten auf, die nicht korrekt ausgeführt wurden oder die nicht den Spezifikationen des Vertrags entsprechen. Das Bauteam verwendet diese Liste dann als Referenz, um die notwendigen Reparatur- oder Nacharbeiten auszuführen, damit das Projekt offiziell abgeschlossen werden kann. Diese Vorlage enthält eine Tabelle zur Auflistung aller beanstandeten Posten. Sie können das Abnahmeprotokoll als PDF speichern, ausdrucken und der Einfachheit halber mit der Hand ausfüllen.

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Vorlage Checkliste Projektabschluss

Vorlage für Checkliste Projektabschluss

Mit dieser Checklist stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Aufgaben eines Projekts erledigt haben. Die Vorlage wurde für Bauprojekte entwickelt, aber Sie können die Kategorien ändern und die Vorlage für jegliche komplexen Projekte verwenden, ob im Baubereich, für Immobilien oder andere Firmenzwecke. Sie können die Vorlage sogar als abschließende Checkliste verwenden, wenn Sie eine Zusammenarbeit, einen Vertrag oder ein Mitarbeiterverhältnis kündigen. Tragen Sie einfach alle Aufgaben mit (falls zutreffend) der benötigten Anzahl und besonderen Anforderungen sowie Notizen ein. Dieses einfache Formular dient als abschließende Prüfung, damit Sie nichts vergessen, wenn Sie ein Projekt offiziell abschließen.

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Matrix zur Risikobewertung

Vorlage für Matrix zur Risikobewertung

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, sollten Sie eine Risikobewertung vornehmen. Sie können zwar nicht alle Risiken kontrollieren oder verhindern, aber es ist dennoch sinnvoll, sich Zeit für die Einschätzung möglicher Gefährdungen Ihres Projekts zu nehmen, um besser zu planen und einige Risiken zu mindern. Mit dieser Matrix können Sie eine qualitative Risikobewertung vornehmen, Wahrscheinlichkeiten abschätzen und vorhersagen, wie jedes Risiko Ihr Projektbudget, den Umfang und die Zeitplanung Ihres Projekts beeinträchtigen würde. Die Vorlage enthält auch Platz, um Ereignisse einzutragen, die das jeweilige Risiko auslösen können, und Personen zu benennen, die im Ernstfall reagieren müssen, sowie Notizen für die Planung im Eintrittsfall.

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Excel | Word 


Kundenliste

Vorlage für Kundenkontaktliste

In diesem einfachen Formular können Sie die Kontaktinformationen für jeden Kunden eintragen. Die Liste enthält Spalten für Firma, Position, E-Mail und Telefonnummer der Kontaktperson sowie für Kommentare. Nach Bedarf lassen sich Spalten hinzufügen oder löschen oder bestimmte Kunden für ein Follow-up markieren.

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Vorlage Checkliste Bestandsaufnahme

Diese Vorlage dient der Bestandsaufnahme von Inventar oder Ausrüstung, das entweder beschafft werden muss oder das Sie kürzlich für ein Projekt erworben haben. Jeder Gegenstand wird mit Nummer und Namen sowie Beschreibung, Kaufdatum, Kaufpreis und anderen Notizen aufgelistet. Darüber hinaus können Sie den Anschaffungswert, Kreditinformationen und Abschreibungssummen für jeden Gegenstand in Ihrem Bestand nachverfolgen.

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Prüfliste für Neueinstellungen

Vorlage Checkliste Neueinstellungen

Mit dieser Vorlage stellt die Personalabteilung sicher, dass alle neuen Angestellten (sowie neu hinzugekommene Mitarbeiter in einer Abteilung oder einem Team) alle notwendigen Onboarding-Aufgaben erledigt haben. Die Excel-Tabelle enthält Spalten für die Unterlagen neuer Mitarbeiter und die Weiterleitung an die zuständigen Sachbearbeiter, aber Sie können die Vorlage ganz auf die Anforderungen anpassen, denen Neueinstellungen in Ihrem Unternehmen unterliegen. Außerdem gibt es Platz für die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter, Fälligkeitstermine sowie Kontaktinformationen.

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Vorlage wöchentliches Mitarbeiter-Meeting

Vorlage für wöchentliches Mitarbeiter-Meeting

Mit dieser Vorlage können Sie regelmäßig stattfindende Meetings vorbereiten. Sie bietet Platz für die Tagesordnung, Teilnehmer, Action Items sowie Eintragungen zum Erledigungsstand von Aufgaben. Diese Vorlage wurde für wöchentliche Meetings entwickelt, sie lässt sich jedoch leicht für Meetings im einem monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Turnus anpassen.

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Vorlage Geschäftsreisen-Checkliste

Vorlage für Geschäftsreisen-Checkliste

Bei der Planung einer Geschäftsreise gibt es vielerlei zu bedenken: Zuständigkeiten und Aufgaben anderer Mitarbeiter während der Abwesenheit, familiäre Terminplanung wie Kinderbetreuung, Packen aller notwendigen Dinge für unterwegs sowie zusätzliche Arbeiten zur Vorbereitung auf die Geschäftsreise. Diese Checkliste für Geschäftsreisen hilft Ihnen, all diese Aufgaben besser zu bewältigen und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wichtige Vorbereitungen oder Gegenstände für die Reise vergessen. Die Vorlage lässt sich individuell auf Ihre Planung anpassen und jeder Posten auf der Liste nach der Erledigung abhaken. Die Vorlage mit allen relevanten Details können Sie auch für Privatreisen verwenden, ganz gleich, ob Sie allein, als Familie oder Gruppe reisen.

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Vorlage Planer für Schüler und Studenten

Vorlage Planer für Schüler und Studenten

Diese kostenlose Vorlage hilft Schülern und Studenten, sich auf eine Woche vorzubereiten und den Überblick über Kurse sowie anstehende Hausaufgaben zu behalten. In der Vorlage gibt es Spalten für den Abgabetermin und den Status jeder Aufgabe. So sind Sie als Schüler oder Student stets gut organisiert, können Ihre Arbeitslast priorisieren und Deadlines mit weniger Stress einhalten.

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Vorlage Tagesplaner

Vorlage für Tagesplaner

In dieser Vorlage für einen detaillierten Tagesplaner können Sie in verschiedenen Abschnitten übersichtlich eintragen, was an dem Tag ansteht, von Einkäufen und Besorgungen über Mahlzeiten bis zu Terminen. Es gibt auch Platz, wo Sie allgemeine Aufgaben sowie Aufgaben eintragen können, die an einem anderen Tag zu erledigen sind. Die Vorlage lässt sich nach Bedarf um weitere Abschnitte mit individuell festlegbaren Überschriften erweitern.

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Aufgabenmanagement in Echtzeit mit Smartsheet erhöht Verantwortungsbewusstsein und Rechenschaftspflicht

Ganz gleich, welche Aufgaben anstehen, To-Do-Listen sind eine einfache Methode, um Ihre Arbeit gegenzuchecken und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Aber die Verwendung einer Vorlage für Checklisten ist nur der erste Schritt. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter volles Verantwortungsbewusstsein für Ihre Arbeit haben, überlegen Sie sich, ob Sie nicht ein Software-Tool verwenden wollen, das Ihnen ermöglicht, relevante Dokumentation anzuhängen, Fortschritte nachzuvollziehen und Aktualisierungen in Echtzeit vorzunehmen. Smartsheet ist ein solches Tool.

Smartsheet ist eine Plattform für Arbeitsmanagement, das die Arbeitsweise von Unternehmen und Teams grundlegend verändert. Mehr als 74.000 Firmen und Millionen von Nutzern verlassen sich auf Smartsheet, um Arbeiten umzusetzen und mit dem heutigen Volumen und der Geschwindigkeit von Zusammenarbeit mitzuhalten.

Die vertraute Benutzeroberfläche von Smartsheet ist so gestaltet, wie Leute tatsächlich arbeiten, und führt daher zu einer zügigen und breiten Annahme in Ihrem Unternehmen. Berichte und Dashboards, die Sie leicht selbst in Smartsheet erstellen können, liefern Ihnen Echtzeit-Transparenz bei Ressourcen, Status und Leistungen, so dass Sie Ihre Betriebsführung rasch mit Ihrer Strategie in Einklang bringen können.

Finden Sie selbst heraus, warum Millionen auf der ganzen Welt bei ihrer Arbeit Smartsheet verwenden, um schnell von der Idee zur Wirkung zu gelangen.

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