Was sind Annahmen im Projektmanagement?
Im Projektmanagement versteht man unter Annahmen gewisse Faktoren, von denen angenommen wird, dass sie zutreffen oder sicher sind, obwohl diese Sicherheit nicht vollständig bestätigt werden kann. Annahmen sind zwar mit Risiken behaftet, dienen aber als Grundlage für den Fortschritt angesichts der Unsicherheit.
Niemand würde jemals ein Projekt beginnen, wenn er darauf warten würde, dass alle Unsicherheiten beseitigt wären, aber eine falsche Annahme kann die Projektstrategie zum Scheitern bringen. „Deshalb“, erklärt Alan Zucker, Gründungsmitglied von Project Management Essentials, „müssen Sie Annahmen dokumentieren und sie so schnell wie möglich validieren oder bestätigen. Nicht validierte Annahmen bringen Sie in Schwierigkeiten, weil Sie Entscheidungen auf der Grundlage schlechter oder unvollständiger Informationen treffen.“
Jeder Mensch macht regelmäßig Annahmen. Hier sind einige Annahmen, die wir im Alltag treffen:
- Aus dem Wasserhahn kommt Wasser, wenn man dran dreht.
- Das Lebensmittelgeschäft hat die Artikel auf Ihrer Einkaufsliste auf Lager.
- Die Internetverbindung in Ihrem Büro ist verfügbar und zuverlässig.
- Der Wecker weckt Sie zu der von Ihnen eingestellten Zeit.
- In der Speisekammer befinden sich Teebeutel für Ihren Morgentee.
Wer morgens Tee trinkt, um in Schwung zu kommen, sollte vor dem Wocheneinkauf regelmäßig seinen Teevorrat überprüfen. Wenn Sie früh am Morgen eine wichtige Besprechung haben, können Sie Ihren Wecker noch einmal überprüfen oder einen zusätzlichen Wecker stellen, bevor Sie schlafen gehen.
Zu den wichtigsten Annahmen im Projektmanagement gehören Faktoren wie die Annahme, dass es an jedem Arbeitstag eine unterbrechungsfreie Stromversorgung im Büro besteht oder dass Sie über einen ausreichenden Papiervorrat für den Drucker verfügen. Die Annahmeanalyse, ein Bestandteil des Risikomanagements in der Projektplanung, umfasst die Identifizierung dieser Annahmen. Ungenaue Annahmen können sich negativ auf die drei Hauptbeschränkungen Zeit, Geld und Umfang auswirken.
In ihrem Artikel Assumption Surfacing and Monitoring as a Tool in Project Risk Management (Erfassung und Überwachung von Annahmen als Instrument im Projektrisikomanagement) im International Journal of Project Risk Management betonen Nils O. E. Olsson und Ingrid Spjelkavik anhand von Fallstudien die Bedeutung von Projektannahmen als grundlegende Faktoren, die die Entscheidung zur Initiierung eines Projekts beeinflussen. Sie schlagen vor, die wichtigsten Annahmen, auf denen ein Projekt basiert, zu identifizieren und sie in einem Format darzustellen, das einen Vergleich mit der aktuellen Situation ermöglicht.
Projektmanager leiten Projektannahmen aus fundierten Vermutungen, früheren Erfahrungen und verfügbaren Informationen ab. Obwohl diese Faktoren in der Regel außerhalb der Kontrolle eines Managers liegen, ist es wichtig, sie genau zu überwachen, um bei Bedarf schnelle und genaue Anpassungen vornehmen zu können.
Im Idealfall werden Projektannahmen in der Projektinitiierungsphase zusammengestellt. Der Projektmanager listet Annahmen in verschiedenen Projektdokumenten auf, z. B. im Business Case, im Projektauftrag, in Verträgen, Vorschlägen, im Arbeitsumfang und in Projektplänen. In Verträgen schafft eine Annahmeliste ein gegenseitiges Verständnis zwischen dem Kunden und dem Lieferanten. Die Dokumentation von Annahmen stellt sicher, dass alle Stakeholder auf dem gleichen Stand sind und diese Faktoren während des gesamten Projektlebenszyklus nachverfolgen können.
Risiken, Probleme, Beschränkungen und Abhängigkeiten
Risiken sind mögliche Ereignisse, die negative Auswirkungen haben können, während es sich bei Problemen um Schwierigkeiten oder Herausforderungen handelt, die bereits eingetreten sind. Beschränkungen sind Einschränkungen, die sich auf die Projektausführung auswirken, und Abhängigkeiten sind die Zusammenhänge zwischen Aufgaben oder Leistungen in einem Projekt.
Annahmen bilden die Grundlage für die Projektplanung und Entscheidungsfindung, während Risiken, Probleme, Beschränkungen und Abhängigkeiten Faktoren sind, die sich auf den Fortschritt, die Ausführung und die Ergebnisse des Projekts auswirken können. Hier finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Faktoren:
- Risiko: Ein Risiko bezieht sich auf ein potenzielles Ereignis oder einen Umstand, der in der Zukunft eintreten kann und sich auf die Ziele, den Zeitplan, das Budget oder den Gesamterfolg eines Projekts auswirken kann. Ein Risiko, das sich positiv auf ein Projekt auswirken könnte, wird als Chance bezeichnet.
- Problem: Ein Problem bezieht sich auf eine Schwierigkeit, eine Herausforderung oder ein Anliegen, das bereits eingetreten ist und einer Lösung bedarf.
- Beschränkung: Jedes Projekt hat Beschränkungen, d. h. inhärente Einschränkungen oder Bedingungen, die sich auf den Umfang, die Zeit, das Budget oder die Ressourcen des Projekts auswirken. Projektmanager haben möglicherweise keine direkte Kontrolle über eine Beschränkung und müssen innerhalb dieser arbeiten.
- Abhängigkeit: Bestimmte Beschränkungen können Abhängigkeiten verursachen. Eine Aufgabe ist von einer anderen abhängig, wenn ihr Beginn oder Abschluss vom Beginn oder Abschluss einer anderen Aufgabe abhängt.
Annahmen können Risiken mit sich bringen, da sie mit Unsicherheiten behaftet sind und falsch sein können. Wenn sich eine Annahme als ungenau oder ungültig herausstellt, kann sie den Erfolg des Projekts gefährden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Projektannahmen als Teil des gesamten Risikomanagementprozesses zu identifizieren, zu überwachen und zu verwalten.
Warum braucht man Projektannahmen?
Teams verwenden Projektannahmen, um sicherzustellen, dass jeder die wichtigsten Projektfaktoren versteht. Durch die Dokumentation von Annahmen können Teams einen Ausgangspunkt für zukünftige Ressourcen- und Zeitplananpassungen festlegen. Diese Praxis ermöglicht es ihnen, Unsicherheiten effektiv zu managen.
In ihrem Artikel im International Journal of Project Risk Management erklären Olssen und Spjelkavik, dass das Projekt auf Schwierigkeiten stoßen kann, wenn die Annahmen, auf denen ein Projekt aufbaut, nicht mehr gültig sind. Änderungen, die mit diesen Annahmen verbunden sind, sollten als signifikante Frühwarnzeichen angesehen werden, die ein schnelles Handeln erfordern.
Die Autoren heben die Investitionsperspektive von Projekten hervor und betonen, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass die Ergebnisse eines Projekts die damit verbundenen Kosten rechtfertigen, und warnen davor, dass Änderungen an den Annahmen, die dem Business Case zugrunde liegen, die Fähigkeit des Projekts beeinträchtigen könnten, die erwarteten Vorteile zu erzielen.
„Projekte können als Investitionen betrachtet werden“, schreiben sie. „Und wenn sie als Investition betrachtet werden, sollten die Auswirkungen des Projekts die damit verbundenen Kosten rechtfertigen.“ Sie kommen zu dem Schluss, dass das Projektrisikomanagement die Klärung und Überwachung der Annahmen umfassen sollte, auf denen der Business Case beruht.
„Diese Bezeichnung ‚Projektannahmen‘! Das ist so ein unbedeutender Titel für etwas, was im Grunde den Kern erfolgreicher Ergebnisse ausmacht“, sagt René Ffrench. Als Master Black Belt, Operations Lean Master und Principal bei Firefly Consulting betrachtet Ffrench das Management von Annahmen aus einem einzigartigen Blickwinkel. „Die meiste Zeit versuchen wir, proaktivere Dinge zu tun, um voranzukommen. Aber leider ist das beim Erzielen von Fortschritten nicht annähernd so effektiv, wie Beschränkungen zu verstehen und zu handhaben. Wenn wir die Hindernisse aus dem Weg räumen, können die Truppen es an die Front schaffen. Es hilft nicht viel, die Truppen schneller voranzutreiben, solange Hindernisse bestehen. Die Führung muss die Hindernisse aus dem Weg schaffen.“
Darüber hinaus trägt das Generieren, Teilen und Dokumentieren von Annahmen im Team dazu bei, ein gemeinsames Verständnis der Projektgrundlagen zu fördern, das unbekannte Risiken, Einschränkungen und neue Prämissen aufdecken kann.
„Es ist schon komisch, dass wir alle dasselbe Wort sagen, dasselbe Wort hören, das Wort auf dieselbe Weise buchstabieren, aber doch unterschiedliche Dinge damit assoziieren“, sagt Michele Barry, die mehr als 13 Jahre lang als Principal Consultant bei Frontis gearbeitet hat. „Sie könnten sich treffen, um über das Budget, den Umfang oder das Wetter zu sprechen. Alle gehen davon aus, dass man sich über dasselbe unterhält. Da sind Menschen mit ähnlichem Hintergrund oder Menschen, die dasselbe erreichen wollen. Man geht davon aus, dass sie dasselbe Ziel verfolgen oder das Ziel auf die gleiche Weise interpretieren, aber das ist oft nicht der Fall.“
Einheitliche Definitionen sind besonders in funktionsübergreifenden Teams von entscheidender Bedeutung, da verschiedene Abteilungen oder Disziplinen unterschiedliche Interpretationen oder Terminologie für wichtige Konzepte haben können.
Das folgende Beispiel aus Alan Zuckers Erfahrung als Projektmanager verdeutlicht, wie wichtig es ist, Annahmen zu formulieren und zu dokumentieren. Im November, nur einen Monat vor der geplanten Projektübergabe, wurde bekannt gegeben, dass sich die Lieferung verzögern würde, da das Unternehmen einen neuen Produktionsserver benötigte. Völlig perplex wollte Zucker wissen, warum diese Anforderung erst so spät kommuniziert wurde, schließlich würden Gespräche bezüglich der Serverkapazität bereits seit Mai geführt. „Man hat darüber gesprochen, aber es wurde nie formalisiert“, sagt er. „Es ist einfach untergegangen, obwohl es genügend Zeit gegeben hätte, alternative Ansätze zu entwickeln.“
Wie identifiziert man Projektannahmen?
Identifizieren Sie Annahmen im Rahmen von Brainstormings oder Einzelgesprächen mit Ihrem Team und mit den Stakeholdern. Darüber hinaus können Sie Annahmen aufdecken, indem Sie Projektdokumente, Vorschriften und Branchenpublikationen untersuchen. Bewerten Sie den Risikograd jeder Annahme, um sie in Ihrem Projekt zu priorisieren.
„Zu Beginn eines Projekts eine Analyse der Annahmen durchzuführen ist eine gute Sache. Ich denke auch, dass man als Projektmanager bei Teammeetings gut zuhören sollte. Es werden Dinge geäußert, bei denen Sie feststellen werden, dass das Risiken oder Annahmen sind“, sagt Zucker.
Befolgen Sie diese Schritte, um so viele Annahmen wie möglich zu identifizieren:
- Brainstorming und Input der Stakeholder einholen: Während der Projektinitiierungsphase sollte der Projektmanager Brainstorming-Sitzungen abhalten, um Annahmen zusammenzustellen. Sie könnten auf Brainstorming-Techniken zurückgreifen, um den Prozess zu erleichtern. Binden Sie aktiv erfahrene Mitarbeiter ein, die an ähnlichen Projekten beteiligt waren oder über umfangreiches Fachwissen verfügen. Indem Sie ihren Input hinsichtlich dessen einholen, was angenommen werden kann und was nicht, können Sie auf wertvolles Fachwissen zurückgreifen und Annahmen aufdecken, die sonst möglicherweise übersehen würden.
- Dokumentation hinzuziehen: Ergänzen Sie Ihre bestehende Liste an Annahmen, indem Sie eine Reihe von Dokumenten zurate ziehen. Gehen Sie dazu Risikobewertungen, Risikoregister, Projektprobleme, Beschränkungen, Datenbanken mit Erfahrungswerten und bestehende Annahmen, die in Chartas, Verträgen und anderen Unterlagen aufgeführt sind, durch. Schauen Sie über die internen Ressourcen hinaus und informieren Sie sich über Branchenpraktiken, Designspezifikationen, Unternehmens- und Geschäftsbereichsgeschichte, Standortanforderungen und Vorschriften. Darüber hinaus sollten Sie technische Bulletins und andere externe Dokumente überprüfen, die dynamische Faktoren enthalten können, die das Projekt beeinflussen.
- Führen Sie Stakeholder-Befragungen durch: Die Einbindung wichtiger Stakeholder durch Befragungen ist ein wertvoller Schritt bei der Identifizierung von Annahmen. Befragen Sie wichtige Stakeholder, um herauszufinden, was diese von Ihrer vorläufigen Annahmenliste halten. Aus Sicht der Stakeholder bekommen Sie ein umfassenderes Verständnis des Projektkontexts und können auf Annahmen stoßen, die für deren Rolle oder Fachbereich spezifisch sind.
- Lieferanten und andere Dritte einbeziehen: Neben internen Stakeholdern ist die Einbeziehung von Anbietern und relevanten Dritten von entscheidender Bedeutung, um umfassende Annahmen zu erfassen. Bitten Sie Anbieter und Dritte, ihre Annahmen zu dokumentieren. Ihre einzigartige Perspektive und ihr Fachwissen können dazu beitragen, Annahmen zu identifizieren, die sich auf den Erfolg des Projekts auswirken könnten.
- Annahmenprotokoll erstellen: Verwenden Sie eine Protokollvorlage für Annahmen, um Ihre Annahmen zu strukturieren und zusammenzustellen, oder geben Sie sie in eine RAID-Vorlage ein, um sie zusammen mit Risiken, Problemen und Abhängigkeiten nachzuverfolgen. Stellen Sie sicher, dass jede Annahme klar dokumentiert wird, mitsamt den relevanten Details wie der Annahme selbst, der Begründung und den potenziellen Auswirkungen.
- Annahmen priorisieren und nachverfolgen: Nach der Zusammenstellung von Annahmen ist es von entscheidender Bedeutung, sie basierend auf ihren potenziellen Auswirkungen und ihrem Risikograd zu priorisieren. Ziehen Sie Konfidenzbewertungen in Betracht, um zu bewerten, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Annahme zutrifft. Identifizieren Sie Annahmen, die große Auswirkungen haben oder erhebliche Risiken für den Projekterfolg darstellen. Überprüfen und aktualisieren Sie das Annahmenprotokoll regelmäßig im Laufe des Projekts.
Bei der Identifizierung von Annahmen ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem Einzelpersonen Annahmen frei äußern und infrage stellen können, ohne befürchten zu müssen, dafür verurteilt oder eines Besseren belehrt zu werden. „Wir rechtfertigen uns nicht dafür, dass wir nach dem Lean Six Sigma-Konzept lernen“, sagt Ffrench. „Bei Lean Six Sigma und anderen Projekten lernen wir meistens aus Fehltritten und Schwierigkeiten. Diese Erkenntnisse fließen in unseren Erfahrungsschatz ein. Wir lernen nie aus und dafür sollten wir dankbar sein.“
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Notwendigkeit, eine umfassende Perspektive einzunehmen und auf potenziell unbekannte Faktoren zu achten. Nehmen wir als Beispiel die jüngsten Probleme in der Lieferkette, die sich auf aktuelle Projekte auswirken. „Man kann nicht mehr die gleichen Annahmen treffen wie noch vor ein paar Jahren“, sagt Barry. „Wer hätte ernsthaft damit gerechnet, dass die Lieferkette unterbrochen werden würde? Wer hätte sich eine globale Pandemie vorstellen können? Dinge, für die man keinen zweiten Gedanken verschwendet hat, sind eingetreten. Jetzt müssen wir uns fragen: Kann die Versorgung sichergestellt werden? Welche Alternativen gibt es? Wie hoch sind die Kosten? Wie sehen ihre Zeitpläne aus?“
Barry liefert ein Beispiel für ein Projekt, bei dem ein neuer Lieferant begann, Waren anders zu verpacken, was dazu führte, dass ein anderer Lieferwagen und eine andere Lagereinrichtung benötigt wurden. „Das ist die Annahme, die niemandem in den Sinn gekommen wäre, weil es sich um einen Standardartikel handelte, nicht um etwas Einzigartiges“, erklärt sie. „Dabei geht es auch um gute Qualitätskontrollmaßnahmen, die Ihr Projekt ohnehin berücksichtigen sollte.“
Vorlage für ein Projektannahmenprotokoll
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Verwenden Sie dieses Projektannahmenprotokoll, um Ihre Annahmen effektiv zu verwalten. Notieren Sie für jede Annahme das Datum der Eintragung, die Beschreibung, die Verantwortung für die Überprüfung und die Frist für die Verifizierung. Notieren Sie schließlich besondere Umstände oder Problemumgehungen im Kommentarbereich.
Annahmenprotokolle müssen nicht kompliziert sein. „Sie brauchen nicht mehr als fünf oder sechs Spalten“, sagt Zucker. „Wann wurde sie identifiziert? Wem wurde sie zugewiesen? Wie weit sind wir von einer Lösung entfernt? Dann können Sie dieses Statusfeld entweder für die Auflösung wiederverwenden oder ein separates Feld für die Lösung einrichten.“
Weitere Ressourcen finden Sie in dieser erweiterten Sammlung kostenloser, druckbarer Vorlagen für Projektannahmen.
So verwenden Sie eine Annahmenmatrix zur Priorisierung von Annahmen
Erfassen und priorisieren Sie Annahmen mithilfe einer Annahmenmatrix. Eine typische Matrix besteht aus einem 2-x-2-Raster mit Achsen zur Kategorisierung von Annahmen als wichtig oder unwichtig sowie wahrscheinlich oder unwahrscheinlich. Diese Matrix hilft bei der Priorisierung von Annahmen basierend auf ihrer Auswirkung und Wahrscheinlichkeit.
Laden Sie Stakeholder zu einem gemeinsamen Meeting vor Ort oder virtuell ein, bei dem Sie gemeinsam Annahmen erarbeiten. Gehen Sie schnell die folgenden Schritte durch:
- Zeichnen Sie eine Matrix auf ein physisches oder digitales Whiteboard.
- Stellen Sie reale oder virtuelle Haftnotizen zur Verfügung und fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre Annahmen über das Projekt schnell aufzuschreiben.
- Sammeln Sie die Haftnotizen ein und platzieren Sie jede Notiz mit den Eingaben der Teilnehmer in einem der vier Quadranten der Matrix.
- Führen Sie kurze Diskussionen über strittige Einträge, bis ein Konsens über ihre Priorisierung erreicht ist.
Tipp: Um ein konzentriertes Gespräch aufrechtzuerhalten und längere Überlegungen oder unnötige Debatten zu vermeiden, begrenzen Sie die Dauer der Übung auf maximal zwei Stunden.
Der Quadrant mit Annahmen, die als wichtig, aber unsicher erachtet werden, verdient besondere Aufmerksamkeit. Es ist wichtig, die Wahrscheinlichkeit dieser Annahmen zu beurteilen. Wie Zucker jedoch vorschlägt, sollten Sie Annahmen, die anderen Quadranten zugewiesen sind, nicht vollständig ignorieren, es sei denn, sie haben sowohl geringe Auswirkungen als auch eine geringe Wahrscheinlichkeit.
Vorlage für Projektannahmen-Matrix
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Dank unserer Vorlagen müssen Sie sich keine Gedanken um die Formatierung machen und können direkt starten. Diese Projektannahmematrix hilft Ihrem Team, Annahmen basierend auf Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zusammenzustellen und zu priorisieren. Stellen Sie einfach jede Annahme in der Matrix dar, indem Sie sie basierend auf ihren Bewertungen hinsichtlich der Wichtigkeit und Gewissheit in den entsprechenden Quadranten einordnen. Sie können die Achsen in dieser Vorlage bei Bedarf umbenennen.
So stellen Sie Annahmen für ein Projekt zusammen
Wenn Sie Annahmen für ein Projekt aufstellen, sollten Sie diese bei der Erstellung des Business Case und des Projektplans berücksichtigen. Darüber hinaus können Sie alle Annahmen zu Referenz- und Überwachungszwecken in einem Annahmenprotokoll dokumentieren und nachverfolgen.
Ein Annahmenprotokoll ist ein wesentliches Tool für die Erstellung von Annahmen und bietet ein zentrales Dokument zur Nachverfolgung von Annahmen während der Projektentwicklung. In einem Annahmenprotokoll notieren Sie alle Änderungen an diesen Annahmen, Entscheidungen und Begründungen. Jeder im Team sollte das Annahmenprotokoll verwenden, erklärt Ffrench: „Es ermöglicht uns, Annahmen mit den Stakeholdern und dem Projektteam zu kommunizieren und zu validieren.“
Ein Annahmenprotokoll kann auch ein wichtiges Managementinstrument sein, insbesondere wenn es während eines Projekts zu personellen Veränderungen kommt. Ein gut geführtes Protokoll ermöglicht es jedem, die Annahmen zu jedem Zeitpunkt des Projekts einzusehen. (Hinweis: Ein Annahmenprotokoll ist kein Ersatz für ein Risikoregister.)
Hier sind die Schritte zum Verfassen von Annahmen für ein Projekt:
- Schlüsselfaktoren ermitteln: Bestimmen Sie die kritischen Faktoren oder Variablen, die für den Erfolg Ihres Projekts unerlässlich sind.
- Annahmen formulieren: Formulieren Sie Annahmen als Aussagen, die Ihre Überzeugungen oder Erwartungen in Bezug auf die identifizierten Faktoren widerspiegeln.
- Annahmen spezifisch und prägnant darstellen: Stellen Sie sicher, dass jede Annahme klar, spezifisch und in direktem Zusammenhang mit dem Projekt steht. Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten oder vage Aussagen.
- Verschiedene Perspektiven berücksichtigen: Berücksichtigen Sie die Standpunkte der Projekt-Stakeholder und Teammitglieder, um eine umfassende Reihe von Annahmen zu erfassen.
- Annahmen dokumentieren: Zeichnen Sie die identifizierten Annahmen in einem strukturierten Format auf, z. B. in Form eines Annahmenprotokolls oder Dokuments.
- Überprüfen und validieren: Überprüfen Sie die Annahmen mit den relevanten Stakeholdern, um die Genauigkeit und Ausrichtung auf die Projektziele sicherzustellen.
- Bei Bedarf aktualisieren: Überprüfen und aktualisieren Sie Annahmen im Laufe des Projekts, wenn sich neue Informationen oder Erkenntnisse ergeben oder wenn sich die Umstände ändern.
Wenn Sie Annahmen in Ihrem Protokoll dokumentieren, stellen Sie sicher, dass Sie für jede Annahme die folgenden Informationen angeben:
- Identitätsnummer: Weisen Sie jeder Annahme eine eindeutige ID zu, um die Identifizierung zu erleichtern.
- Protokolldatum: Geben Sie das Datum ein, an dem die Annahme zum ersten Mal protokolliert wurde.
- Kategorie: Notieren Sie, unter welche Kategorie die einzelnen Annahmen fallen, z. B. Budget, Terminplanung oder Produkt.
- Bezeichnung und Beschreibung: Geben Sie eine Bezeichnung und eine kurze Beschreibung der Annahme an.
- Bewertung der Wahrscheinlichkeit: Bestimmen Sie, ob eine hohe, mittlere oder geringe Wahrscheinlichkeit für das Eintreten der Annahme besteht.
- Bewertung der Auswirkungen: Bestimmen Sie, ob die Annahme ein hohes, geringes oder gar kein Risiko birgt.
- Inhaber: Weisen Sie der Annahme einen Inhaber zu. Der Inhaber ist derjenige, der die Annahme validiert.
- Aktionsplan: Fügen Sie einen Verweis auf einen Aktionsplan hinzu, um die Auswirkungen der Annahme abzumildern, sollte sie sich nicht bewahrheiten.
- Validierungsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem der Verantwortliche die Annahme validiert hat.
- Status: Geben Sie an, ob die Annahme offen oder geschlossen ist.
Wie stellt man am besten sicher, dass sich die Menschen an Annahmen erinnern und sie verwalten? „Der praktische Weg ist der richtige Weg“, so Ffrench. Sowohl Barry als auch Ffrench betonen, dass jede Führungskraft oder jeder Berater „zuerst versuchen muss, zu verstehen“, bevor er Definitionen, Vorlagen, Tools oder irgendetwas anderes auferlegt.
„Egal welche Vorlage Sie nutzen, solange das Team mit ihr vertraut ist, ist es bestimmt die richtige“, erklärt Barry. „Meine klare Botschaft ist, die Benutzererfahrung zu berücksichtigen und Benutzer aus technischer Sicht nicht überzustrapazieren.“
Vorlage für RAID-Protokoll
RAID-Vorlage mit Beispieldaten für Excel herunterladen
Leere Projekt-RAID-Protokollvorlage für Excel herunterladen
Ein RAID-Protokoll ist ein leistungsstarkes Tool für die Verwaltung von Risiken, Annahmen, Problemen und Abhängigkeiten. Mit unserer herunterladbaren RAID-Protokollvorlage können Sie die Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen oder die Beispielvorlage als Orientierungshilfe verwenden. Kategorisieren Sie jedes Element, priorisieren Sie seine Dringlichkeit, geben Sie den Inhaber des Elements an und fügen Sie Identifikations- und Verifizierungsdaten hinzu.
So verwalten Sie Annahmen
Um Projektannahmen zu verwalten, beginnen Sie damit, sie mit Ihrem Projektteam zu identifizieren und zu dokumentieren. Während des gesamten Projektlebenszyklus sollten Sie die Annahmen in Ihrem Protokoll regelmäßig überprüfen und verifizieren und Pläne sowie Maßnahmen entsprechend anpassen.
Ein wichtiger Teil des Verifizierungsprozesses ist die aktive Einbeziehung und Interaktion mit relevanten Stakeholdern und Teammitgliedern bei der Überprüfung und Bewertung der Projektannahmen. Dieser Prozess wird gemeinhin als Engagement bezeichnet.
Engagement kann so einfach sein wie ein Telefonanruf bei einem Stakeholder mit der Bitte, eine Annahme zu bestätigen oder zu hinterfragen. Es kann auch bedeuten, interne Ressourcen per E-Mail oder Personen privat zu kontaktieren. „Berücksichtigen Sie den Engagement-Teil und die Stakeholder-Abbildung in Ihrem Tracking-Tool“, schlägt Barry vor.
Darüber hinaus ermöglicht ein eigens dafür vorgesehener physischer oder virtueller Raum dem Team, Annahmen zu verfolgen und Projektinformationen in den richtigen Kontext zu setzen. „Das Team braucht einen speziellen Ort für die Verwaltung von Annahmen“, sagt Ffrench. „Annahmen müssen festgehalten werden. Man braucht auch einen Projektplan, in dem man das Projekt im Verlauf nachverfolgt. Wir müssen auch wissen, wie diese Annahmen in die Aktivitäten einfließen. Das wahrscheinlich leistungsstärkste Tool für die Projektaktivität, das jemals erfunden wurde, heißt RACI.“ Weitere Informationen zu diesem essenziellen Projektmanagement-Tool finden Sie in diesem umfassenden Leitfaden zu RACI-Matrizen.
Durch das Nachverfolgen und Verwalten von Annahmen können Sie überlegen, wie Sie Risiken mindern können, bevor sie zu Problemen werden. Wenn Sie jetzt nicht jeden Teil des Plans überprüfen können, erstellen Sie Backup-Pläne für kritische Annahmen und notieren Sie diese Eventualitäten. „Das ist kein Hexenwerk. Es geht nur darum, strukturiert vorzugehen oder rigoros nachzuverfolgen“, sagt Zucker. Wenn Annahmen für Ihre Ziele an Bedeutung verlieren, können Sie sie streichen oder sie in ihrer Priorität zurückstellen.
Zusammenfassend sind dies die beiden wichtigsten Komponenten für die Verwaltung von Annahmen:
- Annahmen nachverfolgen: Achten Sie besonders auf Annahmen mit hohem Risiko und großen Auswirkungen und überprüfen Sie deren Richtigkeit. Wenn Sie beispielsweise davon ausgehen, dass der Kaffee vor einem Workshop verfügbar sein wird, bestätigen Sie, dass der Kaffee geliefert wurde, und markieren Sie die Annahme als abgeschlossen.
- Nach Bedarf anpassen: Annahmen können sich ändern. Notieren Sie die Änderungen und informieren Sie den Rest des Teams, um sicherzustellen, dass einzelne Pläne entsprechend aktualisiert werden.
In dieser vollständigen Sammlung von Vorlagen für Projektmanagementpläne finden Sie die richtige Projektplanungsvorlage für Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen.
Beispiele für Projektannahmen
Projektannahmen können für alle Aspekte der Geschäftsentwicklung gelten. Wir haben eine Liste mit Beispielen für Projektannahmen für einen Website-Designauftrag erstellt. Sehen Sie sich die Liste an, um besser zu verstehen, wie verschiedene Annahmen aussehen können.
Hier sind einige Beispiele für Annahmen für ein Team, das mit der Erstellung einer Website für ein neues Unternehmen beauftragt wurde:
- Budget: Das Einkommen des Kunden reicht aus, um das Design und die Entwicklung der Website zu bezahlen.
- Marktnachfrage: Es wird eine ausreichende Nachfrage nach den auf der Website angebotenen Produkten oder Dienstleistungen geben, um die Entwicklungskosten zu rechtfertigen.
- Projektumfang: Das Projekt konzentriert sich ausschließlich auf die Erstellung eines ansprechenden Designs und den Aufbau der notwendigen technischen Infrastruktur für den Online-Auftritt.
- Rechtzeitiger Start: Die Website wird rechtzeitig fertig sein, um die Eröffnung eines stationären Geschäfts zu fördern und zu unterstützen.
- Stakeholder-Engagement: Wichtige Stakeholder werden während des gesamten Website-Designprojekts aktiv teilnehmen und zeitnah Feedback geben.
- Verfügbarkeit von Inhalten: Die notwendigen Inhalte wie Texte, Bilder und Videos sind jederzeit verfügbar und werden von den Stakeholdern zeitnah zur Verfügung gestellt.
- Hosting- und Serverleistung: Der ausgewählte Hosting-Anbieter oder Server verfügt über eine ausreichende Kapazität und Zuverlässigkeit, um die Anforderungen an den Datenverkehr und die Leistung der Website zu erfüllen.
Arten von Projektannahmen
Zu den gängigen Arten von Projektannahmen gehören Kosten, Umfang, Ressourcen, Zeit, Qualität, Umgebung und Stakeholder. Die Kernannahmen drehen sich um das magische Dreieck aus Umfang, Kosten und Zeit.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für häufige Annahmen, aufgeschlüsselt nach Art, sowie Vorschläge zur Risikominderung:
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Qualifizierte Mitarbeiter stehen zur Verfügung, um die Projektrollen und -verantwortlichkeiten zu erfüllen. | Pflegen Sie einen Ressourcenpool mit einer Mischung aus internen und externen Talenten, um Flexibilität bei der Personalbesetzung zu ermöglichen. |
| Die erforderliche technologische Infrastruktur, einschließlich Hard- und Software, wird zugänglich und mit den Projektanforderungen kompatibel sein. | Führen Sie frühzeitig im Projekt eine gründliche Technologiebewertung durch, um potenzielle Kompatibilitätsprobleme aufzudecken. |
| Zugelassene Lieferanten stellen die erforderlichen Roh- und Betriebsstoffe stets zur Verfügung. | Pflegen Sie enge Beziehungen zu mehreren Lieferanten, um eine diversifizierte Lieferkette zu gewährleisten. |
| Es werden geeignete Einrichtungen und Arbeitsbereiche zur Verfügung gestellt, um Projektaktivitäten und Teammitglieder unterzubringen. | Führen Sie eine gründliche Bewertung der Einrichtungsanforderungen durch und sorgen Sie für eine frühzeitige Koordination mit den entsprechenden Abteilungen oder Personen, die für das Gebäudemanagement verantwortlich sind. |
| Externe Support-Services, wie IT-Support oder spezialisiertes Know-how, stehen während des gesamten Projektlebenszyklus bei Bedarf zur Verfügung. | Definieren Sie klar Service Level Agreements (SLAs) mit externen Dienstleistern, um die Erwartungen bezüglich Reaktionszeiten und Verfügbarkeit festzulegen. |
| Die erforderlichen Maschinen und Anlagen werden in gutem Betriebszustand sein und während des gesamten Projekts zur Verfügung stehen. | Implementieren Sie einen proaktiven Wartungsplan für Maschinen und Anlagen, um Ausfälle zu minimieren und eine optimale Leistung zu gewährleisten. |
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Die Arbeitskosten werden im Rahmen des für das Projekt vorgesehenen Budgets bleiben. | Überwachen Sie regelmäßig die Arbeitskosten während des gesamten Projekts. |
| Die Materialkosten werden die geschätzten Beträge nicht überschreiten und während des gesamten Projekts stabil bleiben. | Bauen Sie Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten auf und überprüfen Sie regelmäßig Preisvereinbarungen. |
| Die Kosten für externe Dienstleistungen oder Subunternehmer werden mit den geschätzten veranschlagten Beträgen übereinstimmen. | Definieren Sie Erwartungen und Leistungen in Verträgen oder Vereinbarungen mit externen Dienstleistern oder Subunternehmern klar und deutlich. |
| Die Gemeinkosten wie Versorgungs- und Verwaltungskosten bleiben konstant und innerhalb der budgetierten Beträge. | Überwachen Sie kontinuierlich die Gemeinkosten. |
| Reise- und Übernachtungskosten für projektbezogene Aktivitäten bleiben im veranschlagten Budget. | Implementieren Sie Richtlinien und Leitfäden für Dienstreisen, um kostenbewusste Entscheidungen bei der Planung projektbezogener Reisen zu gewährleisten. |
| Inflation oder Währungsschwankungen haben keinen wesentlichen Einfluss auf die Gesamtprojektkosten. | Führen Sie gründliche Marktforschung und Wirtschaftsanalysen durch, um potenzielle Inflation oder Währungsschwankungen zu antizipieren und zu prognostizieren. |
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Der Projektumfang bleibt während des gesamten Projektlebenszyklus unverändert. | Implementieren Sie einen formellen Prozess für das Änderungsmanagement des Umfangs, der eine gründliche Bewertung und Dokumentation der vorgeschlagenen Umfangsänderungen erfordert. |
| Die identifizierten Leistungen sind umfassend und stehen im Einklang mit den Projektzielen. | Erfassen Sie zu Beginn des Projekts alle Anforderungen im Detail, um ein umfassendes Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder sicherzustellen. |
| Es werden keine zusätzlichen Features, Funktionalitäten oder Umfangserweiterungen für das Projekt erforderlich, die über den ursprünglich definierten Umfang hinausgehen. | Entwickeln Sie ein robustes Änderungskontrollverfahren zur Bewertung und Verwaltung von Anträgen auf Umfangsänderungen. |
| Das Projektteam hat ein klares Verständnis des Umfangs und der Anforderungen und es entstehen keine größeren Missverständnisse oder Fehlinterpretationen. | Führen Sie ausführliche Sitzungen zum Projekt-Kickoff und zur Klärung der Projektanforderungen mit dem Projektteam durch, damit ein einheitliches Verständnis in Bezug auf den Umfang und die Anforderungen des Projekts gewährleistet wird. |
| Der Arbeitsumfang wird nicht durch externe Faktoren, wie z. B. Änderungen der Vorschriften oder Marktbedingungen, beeinflusst. | Führen Sie gründliche Umwelt- und Risikobewertungen durch, um potenzielle externe Faktoren zu identifizieren, die sich auf den Projektumfang auswirken können. |
| Alle wichtigen Stakeholder haben ihren Input und ihre Anforderungen ausführlich dargelegt und es wird während des Projekts keine wesentlichen Änderungen oder Ergänzungen in Bezug auf die Stakeholder-Erwartungen geben. | Erstellen Sie einen soliden Plan zur Interaktion und Kommunikation mit den Stakeholdern. |
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Das regulatorische Umfeld bleibt gleich und unterliegt keinen wesentlichen Änderungen, die sich auf die Compliance-Anforderungen des Projekts auswirken könnten. | Richten Sie regelmäßige Kommunikationskanäle mit Regulierungsbehörden oder Branchenverbänden ein, um über mögliche regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. |
| Die politische Stabilität wird gewahrt und es wird keine größeren Änderungen in der Regierungspolitik oder Unternehmensführung geben, die den Projektbetrieb stören oder neue Risiken mit sich bringen könnten. | Beobachten Sie die politische Landschaft und bleiben Sie über mögliche politische Risiken oder Veränderungen auf dem Laufenden. |
| Soziale Faktoren, wie z. B. die öffentliche Meinung oder kulturelle Normen, bleiben relativ stabil und haben keinen wesentlichen Einfluss auf die Akzeptanz oder Befürwortung des Projekts in der Gemeinschaft oder in den Stakeholder-Gruppen. | Führen Sie eine umfassende Stakeholder-Analyse durch und tauschen Sie sich während des gesamten Projekts mit relevanten Stakeholdern aus. |
| Die Anforderungen an die ökologische Nachhaltigkeit werden eingehalten und das Projekt wird den einschlägigen Umweltvorschriften und -standards gerecht. | Entwickeln und setzen Sie einen Umweltmanagementplan um, der Maßnahmen zur Überwachung und Minderung der Umweltauswirkungen enthält. |
| Naturkatastrophen, extreme Wetterereignisse oder klimatische Bedingungen werden nicht eintreten oder werden keinen wesentlichen Einfluss auf Projektbetrieb, Zeitpläne oder die Verfügbarkeit von Ressourcen haben. | Führen Sie eine gründliche Risikobewertung durch, um die Risiken potenzieller Naturkatastrophen und extreme Wettermuster am Projektstandort zu ermitteln. |
| Die vorgeschlagenen Lösungen oder Methoden des Projekts werden durch technologische Fortschritte und Innovationen, die für die Branche oder den Bereich des Projekts relevant sind, nicht beeinträchtigt oder überflüssig gemacht. | Bleiben Sie durch regelmäßige Marktforschung und die Teilnahme an relevanten Konferenzen oder Foren über Branchentrends und neue Technologien auf dem Laufenden. |
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Der Zeitplan und die Meilensteine des Projekts werden innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens realisierbar sein. | Führen Sie eine gründliche Projektplanungsphase durch, einschließlich einer genauen Aufgabenschätzung und Zuweisung geeigneter Ressourcen. |
| Abhängigkeiten bei Aufgaben werden genau identifiziert und es gibt keine nennenswerten Verzögerungen bei Vorgängeraktivitäten. | Führen Sie während der Projektplanung eine umfassende Analyse von Abhängigkeiten durch, um Aufgabenabhängigkeiten genau zu identifizieren und zu dokumentieren. |
| Das Projektteam hat ausreichend Zeit, um alle Projektaktivitäten und -leistungen wie geplant abzuschließen. | Bewerten Sie regelmäßig die Arbeitslast und den Fortschritt des Projektteams. |
| Der Zeitaufwand für Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse ist angemessen und verursacht keine wesentlichen Verzögerungen. | Definieren Sie klare Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse und legen Sie realistische Zeitpläne für jede Überprüfungsphase fest. |
| Die Verfügbarkeit von Ressourcen, z. B. Personal oder Ausrüstung, richtet sich nach dem Projektzeitplan und verursacht keine erheblichen Zeitbeschränkungen. | Führen Sie frühzeitig im Projekt eine Ressourcenplanung durch, um Ressourcen basierend auf den Projektanforderungen und Zeitplänen zu identifizieren und zuzuweisen. |
| Die geplante Aufgabenabfolge und Abhängigkeiten werden genau identifiziert und es gibt keine wesentlichen Änderungen oder Verzögerungen in der Aufgabenabfolge. | Überprüfen und validieren Sie regelmäßig die geplante Aufgabenabfolge anhand des tatsächlichen Fortschritts und der sich ändernden Projektanforderungen. |
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Die Projektleistungen werden die vorgegebenen Qualitätsstandards erfüllen oder übertreffen. | Entwickeln Sie einen umfassenden Qualitätsmanagementplan, der die Qualitätsstandards und -kriterien für Projektleistungen klar umreißt. |
| Das Projektteam befolgt während des gesamten Projektlebenszyklus etablierte Qualitätssicherungsprozesse und -verfahren. | Stellen Sie dem Projektteam angemessene Schulungen und Ressourcen zu Qualitätssicherungsprozessen und -verfahren zur Verfügung. |
| Die erforderlichen Test- und Validierungsaktivitäten werden gründlich durchgeführt, um die Qualität der Projektleistungen zu gewährleisten. | Entwickeln Sie einen umfassenden Test- und Validierungsplan, der klare Testziele, Testfälle und Akzeptanzkriterien enthält. |
| Die Projektergebnisse werden von den Stakeholdern ohne größere Nacharbeiten oder Überarbeitungen akzeptiert und abgenommen. | Bleiben Sie im regelmäßigen Austausch mit den Stakeholdern und überprüfen Sie den Fortschritt, um kontinuierlich sicherzustellen, dass die Projektergebnisse den Stakeholder-Erwartungen entsprechen. |
| Bei dem Projekt werden Best Practices der Branche und anerkannte Qualitätsrahmen beachtet. | Führen Sie umfassende Recherchen durch und bleiben Sie auf dem Laufenden über branchentypische Best Practices und Qualitätsrahmen, die für das Projekt relevant sind. |
| Das Projektteam priorisiert und behebt aktiv alle erkannten Qualitätsprobleme oder -mängel während der Projektausführung. | Implementieren Sie einen robusten Prozess zur Problemnachverfolgung und -lösung, um Qualitätsprobleme oder Fehler umgehend zu erkennen und zu beheben. |
| Beispiele | Strategien zur Risikominderung |
| Wichtige Stakeholder werden während des gesamten Projekts aktiv teilnehmen und zeitnah Input und Feedback liefern. | Entwickeln Sie einen Plan für das Stakeholder-Engagement, der klare Kommunikationskanäle und Erwartungen an die Beteiligung der Stakeholder umreißt. |
| Die Erwartungen und Anforderungen der Stakeholder werden zu Beginn des Projekts genau erfasst und gut definiert. | Führen Sie frühzeitig im Projekt umfassende Stakeholder-Analysen und Sitzungen zur Anforderungserfassung durch. |
| Die Stakeholder unterstützen die Ziele des Projekts und tragen aktiv zu seinem Erfolg bei. | Richten Sie offene und transparente Kommunikationskanäle ein, um die Zustimmung und Unterstützung der Stakeholder zu fördern. |
| Die Verfügbarkeit der Stakeholder für Besprechungen, Überprüfungen und Genehmigungen ist mit dem Projektzeitplan vereinbar. | Planen und terminieren Sie das Engagement der Stakeholder weit im Voraus und berücksichtigen Sie ihre Verfügbarkeit und Einschränkungen. |
| Die Prioritäten und Präferenzen der Stakeholder bleiben während des gesamten Projekts relativ stabil. | Bleiben Sie im ständigen Austausch mit den Stakeholdern und halten Sie regelmäßige Check-ins ab, um über Änderungen der Prioritäten oder Präferenzen auf dem Laufenden zu bleiben. |
| Die Stakeholder haben ein einheitliches Verständnis in Bezug auf den Umfang, die Ziele und die Ergebnisse des Projekts. | Entwickeln und kommunizieren Sie einen umfassenden Projektauftrag oder eine Vision, die den Umfang, die Ziele und die gewünschten Ergebnisse des Projekts klar umreißt. |
Die häufigsten Projektannahmen
Die häufigsten Projektannahmen umfassen in der Regel Faktoren wie die Produktivität der Mitarbeiter, das Qualifikationsniveau der Teammitglieder, die Einhaltung von Zeitplänen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die veranschlagten Kosten. Obwohl diese Annahmen oft als grundlegend angesehen werden, können sie ein Projekt erheblich beeinflussen.
Hier sind einige der häufigsten Projektannahmen:
- Die Projektteammitglieder verfügen über die erforderlichen Fähigkeiten und Fachkenntnisse, um die ihnen zugewiesenen Rollen effektiv zu erfüllen.
- Die Projekt-Stakeholder haben ein klares und gleichbleibendes Verständnis der Projektziele.
- Das Projekt wird innerhalb des zugewiesenen Budgets abgeschlossen.
- Das Projekt wird innerhalb des angegebenen Zeitrahmens oder der angegebenen Frist geliefert.
- Die Projektanforderungen und der Projektumfang sind klar definiert und werden sich während der Projektlaufzeit nicht wesentlich ändern.
- Das Projektteam hat während der gesamten Projektlaufzeit Zugriff auf die notwendigen Ressourcen wie Ausrüstung, Technologie und Materialien.
- Die Mitglieder des Projektteams arbeiten während des gesamten Projekts effektiv zusammen und kommunizieren effektiv.
- Risiken und Unsicherheiten, die mit dem Projekt verbunden sind, wurden angemessen identifiziert und angegangen.
- Die Projektannahmen und -beschränkungen werden während der Projektplanung genau identifiziert und berücksichtigt.
- Die regulatorischen und Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit dem Projekt bleiben unverändert.
Übergeordnete Projektannahmen
Übergeordnete Projektannahmen sind weit gefasste, übergreifende Annahmen, die die Grundlage eines Projekts bilden. Sie umfassen in der Regel strategische, organisatorische oder branchenspezifische Faktoren, die den Erfolg des Projekts erheblich beeinflussen. Teams sollten diese Annahmen in den Projektauftrag aufnehmen.
Zusätzlich zur Auflistung allgemeiner Annahmen in der Charta sollten Sie diese zusammen mit den Einschränkungen und Leistungen in das Projektumfangsdokument aufnehmen.
Im Folgenden sind einige wichtige anfängliche Annahmen aufgeführt, die zum Scheitern eines Projekts führen können, wenn sie sich nicht bewahrheiten:
| Übergeordnete Annahme | Management-Strategie |
| Das Projekt steht im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens. |
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| Zur Unterstützung des Projekts werden angemessene finanzielle Mittel bereitgestellt. |
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| Die Stakeholder sind engagiert und unterstützen das Projekt. |
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| Das Projekt basiert auf genauer und zuverlässiger Marktforschung oder Kundeneinblicken. |
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| Das Projekt bewegt sich innerhalb des rechtlichen und regulatorischen Rahmens. |
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| Die notwendige technologische Infrastruktur und Systeme sind vorhanden, um das Projekt zu unterstützen. |
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| Die Projektleitung ist fähig und kompetent. |
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„In Projekten ist es oft so, dass Teams sich auf Taktiken konzentrieren, aber diese Taktiken müssen in die Strategie eingebunden werden“, erklärt Ffrench.
Annahmen in einem Projektauftrag
Bei der Erstellung eines Projektauftrags ist es üblich, bestimmte Annahmen aufzunehmen, die die Grundlage für die Planung und Ausführung des Projekts bilden. Beschränken Sie Ihre Liste auf die Annahmen, die für den Projekterfolg am wichtigsten sind.
Hier finden Sie ein Beispiel für eine Zusammenfassung eines Softwareentwicklungsprojekts mit fünf Beispielen für Annahmen, die in den Projektauftrag aufgenommen werden sollten:
| Projektzusammenfassung: Das Projekt zielt darauf ab, eine neue Softwarelösung für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) für ein Unternehmen zu entwickeln und zu implementieren. Das CRM-System wird das Kundendatenmanagement optimieren und die Vertriebs- und Marketingaktivitäten sowie den Kundenservice verbessern. Das Projektteam ist für die Konzeption, Entwicklung und Bereitstellung des CRM-Systems in allen relevanten Abteilungen innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten verantwortlich. | |
| Annahme | Management-Strategie |
| Die gewählte Technologieplattform für das CRM-System ist kompatibel mit der bestehenden IT-Infrastruktur und lässt sich nahtlos in die Unternehmensumgebung integrieren. |
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| Die Endbenutzer im Unternehmen werden das neue CRM-System akzeptieren und aktiv an Tests und Schulungen zur Benutzerakzeptanz teilnehmen. |
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| Das für das Projekt zugewiesene Budget reicht aus, um Entwicklungskosten, Lizenzgebühren und alle erforderlichen Infrastruktur-Upgrades zu decken. |
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| Die bestehenden Kundendaten können ohne nennenswerte Datenverluste oder Integritätsprobleme präzise aus dem aktuellen System in die neue CRM-Lösung migriert werden. |
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| Drittanbieter oder externe Dienstleister, die für das Projekt erforderlich sind, wie z. B. Hosting-Dienste oder Integrationspartner, werden ihre Dienstleistungen erbringen und die vereinbarten Zeitpläne einhalten. |
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Annahmen in Projektplänen
Die Annahmen des Projektplans umfassen detailliertere Elemente des Projekts als die in der Charta enthaltenen, einschließlich Annahmen mit geringeren Auswirkungen. Diese Annahmen umfassen Ressourcen, Meilensteine, Zeitpläne, Budget und Aktivitäten, einschließlich einzelner Aufgaben und Aspekten der Teamkommunikation.
Hier sind einige Beispiele für Projektannahmen im Rahmen eines Personalprojekts, die ein Team in einen Projektplan, nicht aber in den Projektauftrag aufnehmen kann:
| Projektzusammenfassung: Das Website-Neugestaltungsprojekt „Modern Market“ zielt darauf ab, unsere E-Commerce-Website zu überarbeiten, um die Benutzererfahrung, Navigation und Ästhetik zu verbessern und erweiterte Analysetools für eine bessere Kundenverfolgung und Personalisierung zu integrieren. Das Projekt wird über einen Zeitraum von sechs Monaten von unserem hauseigenen Webdesign-Team in Zusammenarbeit mit den Marketing- und IT-Abteilungen durchgeführt. | |
| Projektannahme | Management-Strategie |
| Regelmäßig geplante Wartungsfenster bleiben unverändert, sodass geplante Ausfallzeiten für Updates vor Ort möglich sind. |
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| Die wichtigsten Internetbrowser (z. B. Chrome, Safari, Firefox) werden während der Projektlaufzeit keine wesentlichen Updates veröffentlichen, die die Anzeige oder Funktionalität der Website beeinträchtigen könnten. |
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| Die Plug-ins von Drittanbietern, die zu Analysezwecken in die Website integriert werden sollen, werden während der gesamten Projektlaufzeit stabil bleiben und werden unterstützt. |
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Fehler, die bei Projektannahmen vermieden werden sollten
Treffen Sie keine Annahmen, ohne sie im Rahmen der Projektplanung klar zu dokumentieren und zu kommunizieren. Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, Annahmen nicht regelmäßig zu überprüfen und auf den neuesten Stand zu bringen. Im Laufe der Projektentwicklung kann es vorkommen, dass einige Annahmen nicht mehr zutreffen oder sich neue ergeben.
Hier sind einige Best Practices, die Ihnen helfen, häufige Fehler bei der Dokumentation von Projektannahmen zu vermeiden:
- Annahmen dokumentieren und regelmäßig überprüfen: Erstellen Sie eine Liste von Annahmen und überprüfen Sie sie mindestens zweimal. Legen Sie sie nicht einfach ad acta, wo sie in Vergessenheit gerät, sondern halten Sie sie fortlaufend auf dem aktuellen Stand der Dinge.
- Abhängigkeiten identifizieren: Abhängigkeiten können Annahmen aufdecken, die niemandem in den Sinn gekommen sind. Es ist wichtig, diese Zusammenhänge zu erfassen und zu verstehen.
- Annahmen verifizieren: Tun Sie Annahmen nicht einfach als zutreffend ab, ohne sie zu überprüfen. „Sie müssen Ihre Annahmen definieren, sie anschließend aus einem weiteren Blickwinkel betrachten und um die so gewonnen Erkenntnisse erweitern“, erklärt Barry. „Ergänzen Sie sie im Projektplan und der Zeitplanüberprüfung. Das ist zwar nicht die angenehmste Aufgabe im Projektmanagement, aber es ist wichtig, Annahmen zu überprüfen.“
- Verantwortung für Lücken übernehmen: Wenn Sie etwas bemerken, handeln Sie. Wenn Sie Lücken oder potenzielle Probleme im Plan erkennen, übernehmen Sie die Verantwortung dafür, diese Probleme anzugehen, anstatt sie anderen zu überlassen.
- Input aus Zusammenarbeit: Zusammenarbeit ist bei der Projektplanung das A und O. „Man braucht jemanden, mit dem man sich über seine Ideen austauschen kann“, sagt Ffrench. Sprechen Sie mit anderen Führungskräften und erfahrenen Kollegen und beziehen Sie diejenigen, die die Arbeit machen, in den Planungsprozess ein.
- Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf die bestbezahlte Meinung: Seien Sie sich des HIPPO-Effekts bewusst, bei dem die Meinung der bestbezahlten Person zu Unrecht mehr Beachtung finden kann. Sie könnten dadurch Chancen verpassen, weil andere ihre anderslautenden Ideen nicht zu äußern wagen.
- Herangehensweise anpassen: Halten Sie nicht an Praktiken oder Methoden fest, die nicht mehr relevant oder effektiv sind. Pflegen Sie eine Teamkultur, die offen für Veränderungen und Anpassungen ist. „Wir legen sehr viel Wert auf die Verbesserung des Prozesses, während er schon im Einsatz ist“, sagt Barry. „Auch wenn es irrevelant ist, wir tun es trotzdem. Sie brauchen eine Kultur, in der sich Teams Herausforderungen stellen und Veränderungen annehmen können.“
- Annahmen laufend überprüfen: Beschränken Sie die Überprüfung von Annahmen nicht auf die Phase der Business Case-Entwicklung oder der strategischen Planung. Identifizieren und verfolgen Sie relevante Annahmen während der gesamten Projektlaufzeit.
- Annahmen als potenzielle Risiken behandeln: Annahmen stellen ein Risiko dar. Sorgen Sie dafür, dass die Risiken, die jede einzelne Annahme für den Projekterfolg darstellen kann, vollends verstanden werden.
- Annahmen klar dokumentieren: Es ist wichtig, dass Sie Ihre Annahmen klar und deutlich dokumentieren. Mehrdeutigkeiten können zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen führen und das Projekt gefährden.
- Externe Faktoren berücksichtigen: Beschränken Sie Ihre Annahmen nicht auf interne Projektangelegenheiten. Externe Faktoren wie Marktbedingungen, Vorschriften oder technologischer Fortschritt können sich erheblich auf Ihr Projekt auswirken.
Projektannahmen-Starterkit
Starterkit für Projektannahmen herunterladen
Verwenden Sie dieses Starterkit, um Ihre Projektannahmen schnell aufzudecken und festzuhalten. Das Kit enthält alle Dokumente, die Sie benötigen, einschließlich einer 2x2-Annahmenmatrix und einer Vorlage für ein Annahmenprotokoll zum Ausdrucken. Alle diese Vorlagen sind kostenlos und können vollständig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Laden Sie sie einzeln oder als komplettes Starterkit herunter.
In diesem Kit finden Sie Folgendes:
- Eine 2-x-2-Annahmenmatrix für Excel, die Ihnen hilft, Annahmen zusammenzustellen und nach potenziellen Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten zu priorisieren.
- Eine RAID-Vorlage für Excel zum Aufzeichnen und Bewerten Ihrer Projektannahmen sowie Projektrisiken, Probleme und Abhängigkeiten.
- Eine Protokollvorlage für Projektannahmen in Excel zur Protokollierung und Nachverfolgung von Annahmen während des gesamten Projektlebenszyklus.
- Eine E-Mail-Vorlage für die Ankündigung eines Treffens zum Erfassen von Projektannahmen für Microsoft Word, um Teammitglieder über ein Brainstorming- und Diskussionsmeeting zu Annahmen zu informieren.
- Eine E-Mail-Vorlage für die Ankündigung eines „Assumptions Bash“ für Microsoft Word mit Platz für einen Link für ein virtuelles Meeting.
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