Was sind Projektabhängigkeiten?
Projektabhängigkeiten, auch Aufgabenabhängigkeiten genannt, sind Beziehungen zwischen Aufgaben auf Basis ihrer Reihenfolge. Bevor ein Team abhängige Aufgaben bearbeiten kann, müssen eine oder mehrere andere Aufgaben abgeschlossen oder angefangen werden.
Stellen Sie sich Projektabhängigkeiten als eine Reihe von Zahnrädern vor, die sich nicht ohne die vorangehenden drehen können. Das Erstellen und Verwenden von Abhängigkeiten stellen sicher, dass Sie Workflows stets genau abschließen können.
Die Bedeutung von Projektabhängigkeiten
Projektabhängigkeiten sind ein wichtiger Bestandteil der Projektplanung. Eine klare Abfolge von Aufgaben trägt dazu bei, dass Teams die Arbeit korrekt und effizient erledigen. Bleiben Sie organisiert, vermeiden Sie Verzögerungen und verwalten Sie komplexe Projekte, indem Sie Abhängigkeiten identifizieren.
Trevor Larson, CEO und Mitbegründer von Nectar, erklärt, warum Sie Projektabhängigkeiten verwalten und berücksichtigen sollten: „Abhängigkeiten können sich auf den Zeitplan oder das Budget Ihres Projekts auswirken. Wenn Sie auf ein externes Tool oder einen externen Dienst angewiesen sind, können Änderungen oder Verzögerungen, die durch eine veraltete Version verursacht werden, Zeit und Geld kosten. In einigen Fällen können sogar Sicherheitsrisiken entstehen, wenn Sie Ihre Abhängigkeiten nicht verwalten. Wenn Sie eine alte Softwareversion einer Bibliothek mit bekannten Schwachstellen verwenden und nicht regelmäßig Aktualisierungen durchführen, bevor Sie mit neuen Projekten beginnen, kann Ihr Projekt gefährdet sein.“
Arten von Projektabhängigkeiten
Es gibt vier Haupttypen von Projekt- oder Aufgabenabhängigkeiten. Jeder beschreibt, wann eine Aufgabe, basierend auf dem Status einer anderen Aufgabe, begonnen oder beendet werden kann. Einige Aufgaben können von mehr als einer vorherigen Aufgabe abhängen.
„Es ist wirklich wichtig, Ihre Abhängigkeiten zu kennen, damit Sie Ihr Projekt auf die logischste und effizienteste Weise planen können. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen, würden Sie das Fundament gießen, bevor Sie die Sanitäranlagen einbauen, und Sie würden die Sanitäranlagen fertigstellen, bevor Sie die Wände zumachen. Wenn Sie eine dieser Aufgaben in der falschen Reihenfolge erledigen, werden Sie nicht in der Lage sein, Ihr Haus zu bauen. Das gleiche gilt für jedes Projekt. Es gibt immer Dinge, die erledigt werden müssen, bevor andere erfolgreich abgeschlossen werden können, und deren Verwaltung ist ein entscheidender Bestandteil des erfolgreichen Abschlusses Ihres Projekts“, erklärt Molly Beran, Präsidentin und Gründerin von Projects By Molly.
Es ist auch wichtig zu bedenken, dass mehrere Aufgaben eine oder mehrere Abhängigkeiten gemeinsam haben können. Wie im Beispiel von Beran würden sowohl die elektrische Installation als auch die Isolierung vor dem Zumachen der Wände erledigt werden. Etwa zur gleichen Zeit würden auch die Sanitäranlagen eingebaut werden.
Unter Berücksichtigung dieser Möglichkeit komplexerer Systeme haben wir im Folgenden die Grundlagen der vier Arten von Projektabhängigkeiten beschrieben:
- Ende-Anfang: In diesem Szenario muss Aufgabe A abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnen kann. Dies ist das häufigste Beispiel für eine Projektabhängigkeit und in der Regel die einfachste. Zum Beispiel kann ein Fertigungsteam erst mit dem Bau beginnen, wenn der endgültige Entwurf genehmigt wurde.
- Anfang-Ende: Bei einer Anfang-Ende-Abhängigkeit kann Aufgabe A erst abgeschlossen werden, wenn Aufgabe B begonnen hat. Diese sind weniger verbreitet, aber vor allem im Einzelhandel und in Berufsfeldern mit Schichtarbeit weit verbreitet. Zum Beispiel kann die Morgenschicht der Küche eines Restaurants ihre Arbeit erst beenden, wenn die Abendschicht eingetroffen ist und ihre begonnen hat.
- Anfang-Anfang: Bei Anfang-Anfang-Abhängigkeiten muss Aufgabe A beginnen, bevor Aufgabe B beginnen kann. Zum Beispiel kann ein Schreiber erst mit dem Überarbeiten eines Artikelentwurfs anfangen, wenn der Redakteur mit der Bearbeitung begonnen hat.
- Ende-Ende: In einem Ende-Ende-Szenario kann Aufgabe B erst abgeschlossen werden, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist. Anfang-Anfang- und Ende-Ende-Abhängigkeiten sind oft miteinander verbunden. Zum Beispiel kann ein Kellner Essen erst für einen Tisch servieren, wenn die Küche jedes bestellte Gericht fertiggekocht hat.
Wichtige Abhängigkeiten im Projektmanagement
Es gibt fünf wichtige Abhängigkeiten im Projektmanagement. Die vier internen Abhängigkeiten basieren auf Logik, Ressourcen, Präferenzen und Best Practices sowie teamübergreifenden Abhängigkeiten. Darüber hinaus haben einige Abhängigkeiten ihren Ursprung in externen Quellen.
Dies sind die wichtigsten Abhängigkeiten im Projektmanagement:
- Logisch: Logische Abhängigkeiten folgen einer logikbasierten Dualität, z. B. eine wenn-dann-Aussage. Einige Aufgaben müssen abgeschlossen werden, bevor andere Aufgaben erledigt werden können. Logische Abhängigkeiten folgen von Anfang bis Ende einem vorhersehbaren Pfad.
- Ressourcenbasiert: Ressourcenbasierte Abhängigkeiten befassen sich mit verfügbaren Ressourcen anstatt der Erledigung von Aufgaben. Ressourcenabhängigkeiten können sich auf die Verfügbarkeit von Arbeitskräften, die Finanzierung, Materialien oder Software und Upgrades konzentrieren.
- Präferenziell: Präferenzielle Abhängigkeiten beziehen sich auf Best Practices für die Erledigung einer Aufgabe. Diese Abhängigkeiten legen nahe, dass es am besten ist, sich etwas Zeit zu lassen, bevor man zur nächsten Aufgabe in der Sequenz übergeht.
- Teamübergreifend: Teamübergreifende Abhängigkeiten beziehen sich auf Leistungen und Aufgaben, die von anderen Teams erledigt werden. Zum Beispiel muss das Vertriebsteam warten, bis das Entwicklungsteam ein neues Softwareprodukt fertiggestellt hat, bevor es dieses Kunden anbieten kann.
- Extern: Externe Abhängigkeiten beziehen sich auf alle Umstände, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens sind, wie Wetterereignisse, Bürokratie oder die Gesetzgebung.
Neben diesen wichtigen Projektabhängigkeiten ist es entscheidend, die Idee von Blockern zu verstehen. Ein Blocker ist jedes Ereignis oder jeder Umstand, der die Erledigung einer Projektaufgabe behindern kann, z. B. die Abwesenheit von Teammitgliedern oder Versandverzögerungen. Beachten Sie, dass die meisten Aufgaben eine Kombination aus internen und externen Abhängigkeiten mit unterschiedlichen Auswirkungen haben.
Interne Abhängigkeiten im Projektmanagement
Interne Abhängigkeiten im Projektmanagement umfassen logische, ressourcenbasierte, präferenzielle und teamübergreifende Abhängigkeiten. Im Folgenden haben wir weitere Unterkategorien aufgelistet und für jede dieser Kategorien Beispiele angegeben.
Dies sind einige gängige interne Abhängigkeiten:
- Aufgabenbasiert: Grundlegende, aufgabenbasierte Abhängigkeiten folgen einem logischen Pfad zur Fertigstellung. Beispielsweise müssen Sie Versandetikette drucken, bevor Sie Bestellungen von Kunden versenden können.
- Teambasiert: Teambasierte Abhängigkeiten erfordern die Zusammenarbeit zwischen Teams. Zum Beispiel können Sie keine Produktfotos für Verkaufsbroschüren machen, bis das Produktionsteam einen Prototyp zum Fotografieren erstellt.
- Genehmigungsbasiert: Einige Abhängigkeiten basieren auf Genehmigungsanforderungen. Zum Beispiel können Sie keine neuen großen Fertigungsmaschinen kaufen, bis Sie die Genehmigung des CFO erhalten haben.
- Basierend auf Best Practices: Viele Abhängigkeiten basieren auf den Best Practices, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Zum Beispiel ist es am besten, Ihre Küchengeräte vor dem sauber machen vollständig abkühlen zu lassen.
- Ressourcenbasiert: Bei Ressourcenbasierte Abhängigkeiten ist es notwendig, dass bestimmte Elemente zur Verwendung verfügbar sind, bevor eine Aufgabe beginnen kann. Zum Beispiel können Sie Verkaufsbroschüren nicht ohne die richtige Art von Umschlagmaterial und Tinte drucken.
- Softwarebasiert: Einige Abhängigkeiten erfordern Software-Input oder -aktualisierungen, bevor Aufgaben vorankommen können. Beispielsweise müssen Sie regelmäßig die Speichersoftware aktualisieren, um weiterhin sicher auf Daten zugreifen zu können.
Externe Abhängigkeiten im Projektmanagement
Externe Abhängigkeiten liegen außerhalb der Kontrolle eines Unternehmens. Sie sind am schwierigsten vorherzusagen und zu verwalten. Dazu gehören Faktoren wie Lieferungen, Wetterereignisse, Finanzen und Verkehr.
Dies sind einige gängige externe Abhängigkeiten:
- Lieferungen: Probleme in der Lieferkette können sich auf Projektzeitpläne auswirken. Sie können die Arbeit zur Entwicklung eines Produkts nicht beginnen, wenn die Materialien noch nicht angekommen sind.
- Wetter: Im Baugewerbe ist gutes Wetter für viele Aufgaben eine Voraussetzung. Sie können nicht mit dem Bau eines Hauses beginnen, während ein Wirbelsturm tobt.
- Bürokratie: In den meisten Branchen sind verschiedene Zertifizierungen und Genehmigungen erforderlich, die von lokaler Bürokratie abhängig sind. Oft kann die Arbeit erst beginnen, wenn das Team diese Genehmigungen und Zertifizierungen erhält.
- Verkehr: Staus können einige Arbeiten verzögern. Zum Beispiel können Sie Ihren Stand auf einer Messe nicht aufbauen, wenn Ihre gesamte Ausrüstung im Stau steckt.
- Finanzen: Die Finanzen eines Unternehmens können, insbesondere bei Krediten, aufgrund von Abhängigkeiten zu Verzögerungen führen. Sie können keine teure Ausrüstung kaufen, wenn Ihre Kreditfinanzierung noch nicht ausbezahlt wurde.
- Gesetzgebung: Einige Abhängigkeiten basieren auf voraussichtlichen gesetzlichen Änderungen. Zum Beispiel kann ein Restaurant in einem Bezirk, in dem kein Alkohol ausgeschenkt wird, planen, Wein anzubieten, wenn sich die Verfügung ändert.
Abhängigkeiten in Projektplänen
Viele Projektmanager heben bei der Projektplanung Abhängigkeiten hervor. Abhängigkeiten können sich auf Projektbudgets, Zeitpläne, Ressourcen und Risiken auswirken. Es ist wichtig, sie frühzeitig im Planungsprozess zu berücksichtigen.
Teil der Projektplanung besteht darin, ein Netzdiagramm zu erstellen und den kritischen Pfad zum Projektabschluss zu identifizieren. Indem Sie Ihr Projekt in seine Hauptkomponenten aufschlüsseln und identifizieren, wie sie miteinander in Beziehung stehen, ist es einfacher, zu erkennen, welche Aufgaben von Informationen oder Leistungen aus vorherigen Schritten oder Projekten abhängen. Die Hervorhebung dieser Aufgabenabhängigkeiten hilft Ihnen, sicherzustellen, dass Ihre Projektzeitpläne, Budgets und Ressourcenanforderungen so genau wie möglich sind.
Ebenso wichtig für die Projektplanung sind Projektbeschränkungen bzw. die Grenzen, innerhalb derer Ihr Projekt ablaufen muss. Projektabhängigkeiten hängen von bestimmten Einschränkungen a, insbesondere von der Verfügbarkeit von Ressourcen. Wenn ein Projekt auf einen einzelnen Softwareentwickler beschränkt ist, dauert es länger, als wenn ein ganzes Entwicklungsteam verfügbar wäre.
Beispiele für Projektabhängigkeiten
Projektabhängigkeiten gibt es in vielen Formen. Es gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten für verschiedene Branchen und Projektgrößen. Wir haben einige gängige Beispiele zusammengestellt, auf die Projektmanager bei ihrer Arbeit stoßen können.
Hier sind einige visuelle Beispiele für Projektabhängigkeiten:
- Markenwerbekampagne: Für die Erstellung und Einführung einer Markenwerbekampagne ist die Erstellung eines Marken-Styleguides erforderlich. Bevor Sie Ihren Styleguide erstellen können, müssen Sie ein Kreativteam zusammenstellen. Sobald dieses Team die Erstellung des Styleguides abgeschlossen hat, kann es an der Gestaltung der Materialien arbeiten, die in Ihrer Werbekampagne sein werden. Während das Kreativteam am Branding und Design arbeitet, muss das Marketingteam Werbeflächen finden und kaufen. Sobald Sie sich um diese Abhängigkeiten gekümmert haben, können Sie die Werbekampagne starten.
- E-Mail-Marketingkampagne: Eine E-Mail-Marketingkampagne erfordert zunächst Marktforschung. Während die Recherche und Analysen im Gange sind, kann Ihr Kreativteam mit den visuellen Materialien für die E-Mail-Vorlage beginnen. Wenn das Forschungsteam eine Marktanalyse durchgeführt und eine Marketingstrategie festlegt hat, können Ihre Schreiber die E-Mail erstellen. Sobald Ihr Team sich um diese Abhängigkeiten gekümmert hat, können die E-Mails an Abonnenten verschickt werden.
- Eröffnung eines neuen Geschäftsstandorts: Die Eröffnung eines neuen Geschäftsstandorts erfordert den Kauf oder die Miete des Gebäudes, dann kann mit der Gestaltung des Innenraums und der Einstellung von Mitarbeitern für den neuen Standort begonnen werden. Sobald Sie Ihre neuen Mitarbeiter haben, können Sie sie einarbeiten. Dies können Sie zeitgleich mit dem Kauf, dem Zusammenbau und der Installation der Inneneinrichtung tun. In dieser Zeit müssen Sie auch alle erforderlichen Genehmigungen und Zertifizierungen einholen, um Ihr neues Geschäft zu eröffnen. Sobald Sie sich um diese Abhängigkeiten gekümmert haben, kann Ihr neuer Laden seine Eröffnung feiern.
Beispiele für Projektabhängigkeiten nach Art und Branche
Zusätzlich zu visuellen Karten haben wir eine Tabelle mit grundlegenden Beispielen für jede Art von Abhängigkeit erstellt, die in Bau-, IT- oder Marketingprojekten vorkommen. Mit dem Diagramm können Sie leicht erkennen, wie Aufgabenabhängigkeiten von Branche zu Branche variieren können, aber auch, wie sie einander ähneln können.
| Bauwesen | IT | Marketing | |
|---|---|---|---|
| Logisch | Das Team muss Strukturen in einer bestimmten Reihenfolge bilden, damit Stabilität und Funktionalität erhalten bleiben. | Apps folgen einem logischen Entwicklungsprozess von der Konzeption, dem Design, der Programmierung und Tests bis hin zur Einführung. | Eine Marketingkampagne muss eine logische Abfolge von Schritten von der Konzeption über die Forschung bis hin zum Kampagnendesign und der Einführung durchlaufen. |
| Resosurce | Der Bau kann erst beginnen, wenn die notwendigen Baustoffe vorliegen. | Die App-Entwicklung erfordert, dass sachkundige Softwareentwickler verfügbar sind, sowie High-End-Computerhardware und zuverlässige Internetverbindungen. | Der Zugriff auf große Druckmaschinen, die Verfügbarkeit von Werbetafeln oder der Zugriff auf bestimmte Arten von Umschlagmaterial oder Tinte können sich auf eine Direktmarketingkampagne auswirken. |
| Präferenziell | Es ist eine Best Practice, das Zementfundament hart werden und trocknen zu lassen, bevor weiter darauf gebaut wird. | Es ist eine Best Practice, ein neues Programm auf Bugs und Fehler zu testen, bevor es veröffentlicht wird. | Es ist eine Best Practice, fokussierte Marktforschung durchzuführen, bevor man eine Werbekampagne entwirft. Dies hilft Ihnen, sicherzustellen, dass Ihre Botschaft an die richtigen Personen gelangt. |
| Teamübergreifend | Sanitär- und Elektrikteams müssen ihre Installationen abschließen, bevor das Trockenbauteam die Wände fertigstellen kann. | Vertriebsteams müssen darauf warten, dass die Softwareentwickler ihnen brauchbare Demos oder Endprodukte senden, bevor sie sie mit den Kunden teilen und an sie verkaufen können. | Marketingteams sind davon abhängig, dass Produktionsteams die Produkte und Dienstleistungen herstellen, die sie an Kunden verkaufen. |
| Extern | Unfreundliches Wetter wie Regen oder Schnee kann den Bauzeitplan verzögern. | Sicherheitslücken oder großflächige Stromausfälle können sich auf IT-Zeitpläne und Budgets auswirken. | Der Zeitplan einer Marketingkampagne muss möglicherweise geändert werden, wenn ein Konkurrent zwei Wochen vor dem geplanten Rollout eine identische Kampagne startet. |
Projektabhängigkeiten identifizieren
Um Projektabhängigkeiten zu identifizieren, müssen Sie zunächst eine Übersicht der Projektaufgaben erstellen. Suchen Sie als nächstes nach Aufgaben, die das Team nicht ausführen kann, bis es Informationen oder Leistungen aus einer vorherigen Aufgabe erhält. Diese Aufgaben sind abhängig.
Betrachten Sie Ihr gesamtes Projekt als eine Reihe von Workflows oder ein Flussdiagramm. Skizzieren Sie die wichtigsten Schritte, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Als Nächstes sollten Sie jeden Schritt abbilden, der erforderlich ist, um von einem zum nächsten Schritt überzugehen. Berücksichtigen Sie Ereignisse, die auftreten müssen, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen können. Dies sind Ihre Abhängigkeiten.
Im Allgemeinen werden Abhängigkeiten ersichtlich, wenn man das Projekt als Ganzes betrachtet. Manchmal ist dies nicht der Fall. Cornelius Fichtner, Präsident von OSP International LLC, empfiehlt, Abhängigkeiten zu visualisieren, um sie besser zu verstehen. „Ich verwende meistens Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme, um Teammitgliedern zu zeigen, in welcher Phase sich das Projekt befindet und welche Aufgaben abhängig sind“, sagt er.
Lee Dobson, Head of Client Services bei Bulldog Digital Media, schlägt einen anderen Ansatz vor. „Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Projektabhängigkeiten zu identifizieren. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihren Projektzeitplan zu verwenden und zu identifizieren, welche Aufgaben davon abhängen, dass zunächst andere Aufgaben erledigt werden. Eine andere Methode besteht darin, die Projektressourcen zu betrachten und zu identifizieren, welche Ressourcen eingeschränkt sind und wie sich dies auf die nächsten Schritte auswirkt. Darüber hinaus können Sie sich die Projektrisiken ansehen und feststellen, inwiefern sie sich auf den Projektzeitplan oder die Ressourcenabhängigkeiten auswirken könnten“, erklärt er.
Projektabhängigkeiten verwalten
Der beste Weg, um Projektabhängigkeiten zu verwalten, ist zu lernen, sie zu identifizieren. Organisiert zu bleiben und eine gute Kommunikation mit Ihrem Team zu haben, ist auch hilfreich. Im Folgenden beschreiben wir diese und andere Best Practices für die Verwaltung von Projektabhängigkeiten.
Dies sind einige Best Practices für die Verwaltung von Projektabhängigkeiten:
- Lernen Sie, Abhängigkeiten zu identifizieren: Der erste Schritt zur erfolgreichen Verwaltung von Projektabhängigkeiten ist zu lernen, sie zu identifizieren. „Achten Sie auf alles, was sich auf den Zeitplan oder die Kosten Ihres Projekts auswirken könnte. Dazu gehören sowohl Abhängigkeiten als auch interne Einschränkungen wie die Größe des Teams oder das Budget. Erstellen Sie dann eine Liste aller potenziellen Abhängigkeiten, damit Sie sie im Laufe des Projekts nachverfolgen können“, schlägt Larson vor.
- Bleiben Sie organisiert und auf dem neuesten Stand: Wenn Sie Ihre Projektinformationen auf dem neuesten Stand halten, können Sie Abhängigkeiten frühzeitig erkennen. Dies kann Ihnen auch helfen, diejenigen zu identifizieren, die Sie möglicherweise übersehen haben. „Allgemein ist es am besten, Abhängigkeiten und Einschränkungen so früh wie möglich zu identifizieren. Der Trick besteht darin, sicherzustellen, dass Sie regelmäßig auf neue und verpasste Abhängigkeiten achten. Wöchentliche Status-Meetings mit Ihrem Team oder konsequentes Nachfragen während des gesamten Projekts kann dies vereinfachen“, sagt Beran.
- Identifizieren und verfolgen Sie Risiken nach: Erstellen Sie ein Risikoprotokoll und verwenden Sie es, um Risiken mit Fortschritt des Projekts nachzuverfolgen. Risiken sind oft mit Einschränkungen und Abhängigkeiten verbunden, daher kann es wertvoll sein, sie als Teil Ihrer allgemeinen Strategie für das Risikomanagement im Auge zu behalten.
- Erstellen Sie Notfallpläne: Planen Sie zusätzliche Zeit in Ihren Zeitplan und Geld in Ihr Budget ein. Einige Abhängigkeiten liegen außerhalb Ihrer Kontrolle, und etwas so Einfaches wie ein verpasstes Lieferfenster kann Ihren Zeitplan durcheinanderbringen. Es ist immer eine gute Idee, einen Notfallplan zu haben.
- Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Die Kommunikation des Status von Fristen und Leistungen ist entscheidend, um die Erwartungen in Bezug auf Abhängigkeiten zu verwalten. „Projektabhängigkeiten werden schlecht verwaltet, wenn es an Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen in einem Unternehmen mangelt. Wenn für Projekte keine klaren Ziele und Zeitrahmen festgelegt werden und nicht klar ist, wie jede Aufgabe von der anderen abhängt, werden Prozesse nicht effektiv verwaltet“, erklärt Fichtner.
- Verwenden Sie Software: Viele Softwareprogramme für das Projektmanagement enthalten Tools, die Ihnen helfen, Projektabhängigkeiten nachzuverfolgen und zu verwalten.
Tools für die Verwaltung von Projektabhängigkeiten
Projektmanager verwenden verschiedene Tools, um Projektabhängigkeiten nachzuverfolgen und zu verwalten. Wählen Sie das Tool aus, das zu Ihrem Organisationsstil und den Bedürfnissen Ihres Teams passt. Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender und Projektmanagement-Software sind allesamt nützlich.
- Kanban-Boards: Kanban-Boards sind Tools, die Ihnen helfen, visuelle Workflows für Projektaufgaben und -phasen zu erstellen. Sie können mithilfe von Software digital oder an einer Wand oder einem Whiteboard physisch erstellt werden. Verwenden Sie ein Kanban-Board, um ein Projekt in seine Bestandteile aufzuschlüsseln und abhängige Aufgaben leichter zu identifizieren.
- Gantt-Diagramme: Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das als visuelles Planungstool dient. Jeder Balken stellt die Zeit dar, die benötigt wird, um eine Projektaufgabe oder -phase abzuschließen. Die vertikale Struktur dieser Balken zeigt an, wann eine Aufgabe endet und eine andere beginnt. Gantt-Diagramme können einem Team helfen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu identifizieren und zu visualisieren.
- Freigegebene Kalender: Eine technisch weniger anspruchsvolle Lösung für die Überwachung von Abhängigkeiten ist die Verwendung von freigegebenen Kalendern. Projektmanager können freigegebene Kalender verwenden, um Start- und Enddaten für Projektaufgaben anzugeben. Dies ist eine großartige Option für die Nachverfolgung von Abhängigkeiten in der Zeitplanung, aber die Nachverfolgung ressourcenbasierter oder externer Abhängigkeiten ist mit Kalendern um einiges schwieriger.
- Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Software kann diese Tools in einer einzigen Lösung kombinieren und ihre besten Elemente verwenden, um ein leistungsstarkes Tool für die Projektplanung und Nachverfolgung von Abhängigkeiten zu erstellen. Viele ermöglichen es Ihnen, Ihre Abhängigkeiten auf verschiedene Art zu visualisieren, was hilfreich sein kann, um diejenigen zu identifizieren, die nicht offensichtlich sind.
Weitere Tools und Vorlagen für das Projektmanagement, die Ihnen bei der Planung von Projekten und der Verwaltung von Abhängigkeiten helfen, finden Sie in dieser Sammlung kostenloser Excel-Vorlagen für das Projektmanagement.
Starterpaket mit Vorlagen für Projektabhängigkeiten
Starterpaket für Projektabhängigkeiten herunterladen
Wir haben dieses Starterpaket erstellt, um Ihnen den Einstieg in die Arbeit mit Projektabhängigkeiten zu erleichtern. Es enthält alles, was Sie zum Identifizieren und Verwalten von Abhängigkeiten in Ihrem nächsten Projekt benötigen, einschließlich einer Vorlage für ein Gantt-Diagramm, die speziell für die Nachverfolgung von Projektabhängigkeiten entwickelt wurde. Alle diese Vorlagen können vollständig an Ihre Geschäftsbedürfnisse angepasst werden. Laden Sie die Vorlagen einzeln oder als Set im kompletten Paket herunter.
In diesem Paket finden Sie:
- Eine Vorlage für einen Projektstrukturplan für Microsoft Excel, um Ihr Projekt in kleinere Schritte und Phasen aufzuteilen.
- Eine Vorlage für ein Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten für Microsoft Excel, um alle Aufgaben zu visualisieren und nachzuverfolgen, die für den Abschluss Ihres Projekts erforderlich sind.
- Eine Vorlage für ein Projektrisikoprotokoll für Microsoft Excel, um potenzielle Risiken für Ihr Projekt zu identifizieren und zu verwalten.
Weitere Hilfe bei der Identifizierung und Verwaltung von Projektabhängigkeiten finden Sie in unseren Sammlungen an Vorlagen für Projektstrukturpläne und Vorlagen für Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten.
Fragen zu Projektabhängigkeiten
Fragen Sie sich, wie Sie mit der Verwaltung von Projektabhängigkeiten anfangen sollen? Es gibt einige Fragen, die Sie stellen können, um Abhängigkeiten zu identifizieren und einen Plan für ihre Verwaltung zu erstellen.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um einen Plan für die Verwaltung von Projektabhängigkeiten zu erstellen:
- Wie fange ich am besten mit der Verwaltung von Projektabhängigkeiten an? Der beste Weg, mit der Verwaltung von Projektabhängigkeiten anzufangen, ist zunächst zu lernen, sie in Ihrer Arbeit zu identifizieren. Teilen Sie Ihr Projekt anfangs in einzelne Phasen und Aufgaben auf und notieren Sie sich, welche von dem Beginn oder der Erledigung anderer Aufgaben abhängen.
- Woher weiß ich, ob eine Aufgabe von einer anderen Aufgabe abhängt? Eine Aufgabe hängt von einer oder mehreren anderen Aufgaben ab, wenn sie Informationen von, Leistungen von oder die Erledigung einer anderen Aufgabe erfordert, um angefangen oder beendet werden zu können. Dies kann alles sein, vom logischen Fortschritt von Projektaufgaben bis hin zu Ressourcen oder Genehmigungsanforderungen.
- Welche externen Abhängigkeiten sollte ich für mein Projekt nachverfolgen und verwalten? Die Verwaltung externer Abhängigkeiten ist eine Form des Projektrisikomanagements. Sie können nicht alles kontrollieren, aber indem Sie auf Wettermuster, Liefertermine und die lokale Gesetzgebung achten, können Sie möglicherweise einige externe Abhängigkeiten antizipieren.
- Welche wiederkehrenden Abhängigkeiten habe ich bei ähnlichen Projekten gesehen? Oft weisen ähnliche Projekte ähnliche Abhängigkeiten auf. Wenn Sie nicht das erste Mal an einem Projekt dieser Art arbeiten, verwenden Sie Ihr Wissen aus früheren Projekten, um potenzielle Abhängigkeiten zu identifizieren und zu antizipieren.
Vorteile von Projektabhängigkeiten
Das Identifizieren und Nachverfolgen von Projektabhängigkeiten hat viele Vorteile. Dazu gehören eine bessere Einhaltung von Projektplänen, ein verbessertes Risikomanagement und eine bessere Verwaltung der Durchlauf- und Verzögerungszeit. Erfahren Sie, wie Projektabhängigkeiten Ihnen und Ihrem Team zugutekommen können.
Dies sind einige der größten Vorteile von Projektabhängigkeiten:
- Bessere Verwaltung von Durchlauf- und Verzögerungszeiten: Das Erkennen abhängiger Aufgaben hilft einem Projektmanager, Durchlauf- und Verzögerungszeiten besser zu verwalten. Durchlauf- und Verzögerungszeiten beziehen sich auf die Menge an Zeit, die eine Aufgabe je nach Position im kritischen Pfad nach vorne oder nach hinten verschoben werden kann.
- Bessere Projektvisualisierung: Indem Sie jede Projektphase Schritt für Schritt planen, erstellen Sie eine visuelle Projektkarte, die für die Planung Ihres Projekts und den Austausch wichtiger Informationen mit Stakeholdern nützlich ist.
- Gründlichere Projektplanung: Indem sie Projektphasen in Aufgaben aufschlüsseln und Abhängigkeiten identifizieren, können sich Projektmanager in die Nuancen eines anstehenden Projekts einfühlen. Wenn Sie Projekte auf diese Weise betrachten, können Sie detailliertere Projektpläne erstellen.
- Bessere Einhaltung von Projektplänen: Durch die Nachverfolgung und Verwaltung von Abhängigkeiten können Sie genauere Projektprognosen erstellen, was die Einhaltung Ihrer Pläne erleichtert. „Sie müssen verstehen, dass jede Projektaufgabe von anderen abhängt, um realistische Projektpläne zu erstellen. Abhängigkeiten helfen Ihnen dabei, den richtigen Ablauf der Aufgaben im Blick zu behalten“, erklärt Fichtner.
- Besseres Risikomanagement: Viele Projektrisiken basieren auf Zeit- und Projektabhängigkeiten, sodass die präventive Verwaltung von Projektabhängigkeiten auch eine Form des Risikomanagements ist.
Herausforderungen von Projektabhängigkeiten
Die Nachverfolgung und Verwaltung von Projektabhängigkeiten kann schwierig sein. Zu den häufigen Herausforderungen gehört es, sie genau zu identifizieren oder komplizierte oder widersprüchliche Abhängigkeiten zu finden. Wir haben Experten gebeten, über einige der größten Herausforderungen in Sachen Projektabhängigkeiten zu sprechen.
Dies sind einige Herausforderungen bei der Nachverfolgung von Projektabhängigkeiten:
- Kann zeitaufwendig sein: Jede Projektphase aufzuschlüsseln dauert einige Zeit. Projektmanager müssen für das Identifizieren von Abhängigkeiten zusätzliche Zeit einplanen.
- Erfordert häufige Updates: Die Verwaltung von Projektabhängigkeiten erfordert, dass Teams immer über aktuelle Projektbudgets, Aufgabenstatus und Zeitpläne verfügen. Dies kann für Teams mit einer entspannten Einstellung zum Projektmanagement schwierig sein.
- Erfordert Aufmerksamkeit auf Domino-Effekte: Das Ändern eines Elements des Budgets oder Zeitplans eines Projekts kann im weiteren Verlauf unbeabsichtigte Auswirkungen haben. Beachten Sie, dass eine vermeintlich weniger wichtige Abhängigkeit in späteren Projektphasen große Auswirkungen haben kann. „Es kann schwierig sein, Änderungen über mehrere Abhängigkeiten hinweg zu koordinieren. Wenn Sie eine Abhängigkeit ändern, kann dies zu einem Dominoeffekt an notwendigen Änderungen führen, was zeitaufwendig und kostspielig sein kann“, warnt Larson.
- Schreitet nicht immer linear voran: Es ist nicht immer der Fall, dass Aufgabe C von Aufgabe B abhängig ist, die von Aufgabe A abhängig ist. Manchmal ist eine Aufgabe von der Erledigung von zwei oder mehr Aufgaben abhängig oder sie erfordert Informationen aus einer späteren Projektphase und muss bis dahin pausiert werden.
- Kann zirkuläre Abhängigkeiten erzeugen: Ohne gründliche Planung ist es möglich, dass zirkuläre Abhängigkeiten entstehen. Dies sind Situationen, in denen Aufgabe A Input aus Aufgabe B erfordert, aber Aufgabe B erfordert, dass Aufgabe A abgeschlossen sein muss, bevor dieser Input geliefert werden kann. In diesen komplizierten Situationen ist es wichtig, Aufgaben so detailliert wie möglich aufzuschlüsseln und Abhängigkeiten zu identifizieren, die möglicherweise in den Aufgaben selbst verborgen sind.
- Erfordert auf dem neuesten Stand befindliche Tools: Die Einhaltung eines regelmäßigen Plans für Softwareaktualisierungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Tools zur Nachverfolgung von Abhängigkeiten wie gewünscht funktionieren. „Wir sehen oft wiederkehrende Abhängigkeiten in unseren Projekten, wie z. B. die Abhängigkeit von einer aktuellen Version eines Betriebssystems, die Verwendung bestimmter Tools oder Bibliotheken, die für die Kompatibilität erforderlich sind, und die Arbeit mit Teams, die sich in verschiedenen Zeitzonen befinden“, sagt Larson.
- Ist nicht immer offensichtlich: Während einige Abhängigkeiten sofort offensichtlich sind, gilt dies für viele nicht. Es braucht einen erfahrenen Projektmanager, um Abhängigkeiten zu identifizieren und zu verwalten, die andere nicht erkennen. „Ich habe einen großen Teil meiner Karriere an Softwareimplementierungen im Gesundheitswesen gearbeitet. Immer wenn ein neues System installiert wird, stellen einige Abhängigkeiten, an die nicht immer gedacht wird, sicher, dass es ein starkes Netzwerk gibt und dass diejenigen, die das neue System verwenden, über die erforderlichen technischen Fähigkeiten verfügen. Darüber hinaus hat jedes System seine eigenen Abhängigkeiten, entweder in Bezug auf Entscheidungen, die nacheinander getroffen werden müssen, oder in Bezug auf Funktionssätze, die vor anderen konfiguriert werden müssen“, erklärt Beran.
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