Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist eine Zeitachsenansicht eines Projekts, die einzelne Projektaufgaben, Abhängigkeiten, Ressourcen und die verbleibende Arbeit nachverfolgt, um besser zu verstehen, wie ein Projekt voranschreitet und ob es den Zeitplan einhält.
Gantt-Diagramme bestehen aus zwei verschiedenen Achsen: Die vertikale Achse gibt die Anzahl der Aufgaben an und die horizontale Achse gibt die Zeit an, basierend auf den vorgeschlagenen Anfangs- und Enddaten des Projekts.
Jede Aufgabe innerhalb des Gantt-Diagramms wird durch einen Balken dargestellt, der sich über die horizontale Achse erstreckt. Anhand des Balkens oder der Aufgabe können Sie erkennen, welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können, bis zu welchem Datum die Aufgaben voraussichtlich erledigt sein werden und zu welchem Prozentsatz die Aufgabe bereits erledigt ist.
Wenn sich die Balken des Gantt-Diagramms aneinanderreihen, bedeutet dies, dass die Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können und nicht voneinander abhängen, was manchmal auch als parallele Aufgaben bezeichnet wird. Wenn sich die Balken des Diagramms nicht aneinanderreihen, bedeutet dies, dass die zukünftige Aufgabe davon abhängt, dass eine vorherige Aufgabe abgeschlossen ist, bevor sie beginnen kann. Diese Aufgaben werden als abhängige Aufgaben oder Abhängigkeiten bezeichnet.
Gantt-Diagramme bieten den Beteiligten auch einen Einblick in die vorgeschlagene Roadmap, sodass Sie alle Projektelemente von Anfang bis Ende sehen können. Projektmanager*innen verwenden bei einer Vielzahl von Projekten, von Marketingkampagnen bis hin zu Softwarebereitstellungen, häufig Gantt-Diagramme, um Projektaufgaben, Zeitpläne und Ressourcen zu verwalten.
Gantt-Diagramme gelten aufgrund ihrer Nützlichkeit als eines der beliebtesten Tools im Projektmanagement und helfen auch bei der Nachverfolgung der folgenden Komponenten:
Gesamtprojektfortschritt
Erledigung von Aufgaben sowie Aktivitäten
Umfang der verbleibenden Arbeit in einem Projekt, basierend auf dem Fortschritt der einzelnen Aufgaben
Die Arbeitsphase, in die jede Projektaufgabe fällt
Teammitglieder, die für jede Aufgabe verantwortlich sind
Dauer der Aufgabe, basierend auf Start- und Enddatum
Parallele und abhängige Aufgaben
Darüber hinaus zeigen eine Vielzahl von Farben, Schattierungen, Symbolen und andere visuelle Markierungen den prozentualen Anteil der abgeschlossenen Arbeit, Meilensteine, Abhängigkeiten und überfällige Aufgaben an und helfen so, ein Projekt in diesem visuellen Diagramm besser darzustellen. Manchmal werden beispielsweise Sternchen oder Sterne verwendet, um einen wichtigen Projektmeilenstein zu kennzeichnen, sodass alle Beteiligten wissen, wann ein Meilenstein ansteht und welche Aufgaben bis zu diesem Meilenstein zu erledigen sind.
Wie funktionieren Gantt-Diagramme?
Gantt-Diagramme werden in vielen Branchen und Funktionen verwendet, um einen Projektzeitplan visuell darzustellen, indem jede einzelne Aufgabe auf einer vordefinierten Zeitachse eingezeichnet wird. Gantt-Diagramme werden häufig von Projektmanager*innen verwendet, um Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und nachzuverfolgen, damit Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden.
Wenn Sie weitere Informationen erhalten möchten, warum ein Gantt-Diagramm wichtig und nützlich ist, lesen Sie unseren Artikel über die Vorteile und Grenzen von Gantt-Diagrammen im Projektmanagement.
Komponenten eines Gantt-Diagramms
Ein Gantt-Diagramm enthält viele wichtige Komponenten, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Projektaufgaben anhand einer festgelegten Zeitachse genau und effektiv nachverfolgen können. Zu diesen Komponenten gehören:
Zeitachse: Wie lange ein Projekt, einschließlich aller einzelnen Aufgaben, von Anfang bis Ende dauern sollte.
Aktivität: Die Art der abzuschließenden Projektaktivitäten, wie z. B. Softwareentwicklungssprints oder die Umsetzung von Marketingkampagnen.
Vorgänger: Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor andere Aufgaben begonnen werden können.
Abhängigkeiten: Stellt die Beziehung zwischen Aufgaben dar.
Zeitschätzung oder Dauer: Die Zeit, die jede Aufgabe in Anspruch nehmen soll, wird durch die Länge des Balkens auf der Zeitachse angezeigt.
Meilensteine: Wichtige Punkte in einem Projekt, an denen erhebliche Fortschritte erzielt oder wichtige Fristen eingehalten werden müssen.
Erwartete Zeit: Die Zeit, die ein Projekt idealerweise in Anspruch nehmen sollte, bis es abgeschlossen ist.
Tatsächliche Zeit: Die Zeit, die ein Projekt tatsächlich in Anspruch genommen hat, um es abzuschließen.
Aufgaben und Aufgabenfortschritt: Die Komponenten, aus denen ein Projekt besteht, und wie lange es dauern sollte, bis sie abgeschlossen sind.
Startdatum: Das Datum, an dem ein Projekt oder eine Aufgabe beginnt.
Enddatum: Das Datum, an dem ein Projekt oder eine Aufgabe endet.
Zugewiesene Person oder Ressource: Die Person, die für eine Aufgabe oder ein Projekt verantwortlich ist.
Aufgabenbeziehungen: Wie sich Aufgaben zeitlich und ressourcenmäßig aufeinander beziehen.
Zusammenfassungsaufgaben: Eine übergreifende Aufgabe, die viele Unteraufgaben umfasst.
Geplanter Aufwand: Die Anzahl der Ressourcen und der Zeitaufwand für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts.
Prozentsatz abgeschlossen: Anteil des Projekts oder der Aufgabe, der zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen ist.
Arten von Gantt-Diagrammen und Gantt-Diagrammvorlagen
Gantt-Diagramme können basierend auf den individuellen Anforderungen Ihres Projekts wie Größe, Abteilung und Branche angepasst werden. Sie können vorformatierte Gantt-Diagrammvorlagen verwenden, um das effektivste Gantt-Diagramm für Ihr Projekt zu erstellen.
Softwareentwickler*innen können beispielsweise eine Produkteinführung mithilfe einer Gantt-Zeitachsenvorlage vornehmen, die ihnen hilft, die Entwicklung eines neuen Produkts oder einer Aktualisierung eines bestehenden Produkts zu planen und nachzuverfolgen. In ähnlicher Weise sind Bauprojektmanager*innen eher an einer Zeitachse für Bauprojekte mit Gantt-Diagrammvorlage interessiert, da sie eine strenge, zeitkritische Zeitachse mit vielen beweglichen Teilen einhalten müssen.
Weitere Informationen zu Gantt-Diagrammvorlagen und Zugriff auf alle Vorlagen, die für eine Vielzahl von Branchen benötigt werden, finden Sie auf unserer Seite Gantt-Diagrammvorlagen in Excel und anderen Tools.
So wählen Sie die richtige Gantt-Diagrammsoftware aus
Der Einsatz eines Softwaretools zur Erstellung Ihres Gantt-Diagramms kann Ihnen bei der Planung und Terminierung Ihres Projekts und aller damit verbundenen Aufgaben viel Zeit und Mühe ersparen. Es gibt jedoch einige wichtige Punkte, die Sie bei der Evaluierung von Gantt-Diagrammsoftware beachten sollten. Zu diesen Funktionen gehört Folgendes:
Sie lässt sich in Ihre täglichen Workflows integrieren und passt sich leicht an Ihre bestehenden Tools oder Prozesse an.
Sie enthält eine einfache und intuitive Gantt-Ansicht, die sich gut mit Projektzeitachsen kombinieren lässt.
Sie bietet Echtzeitaktualisierungen für abgeschlossene Aufgaben, überfällige Aufgaben und überbuchte Ressourcen.
Sie lässt sich vollständig an Ihre Projektanforderungen anpassen und bietet Ihnen die Möglichkeit, Meilensteine und nach Prioritäten geordnete Aufgaben zu erstellen und zu ändern.
Sie passt sich an alle Computer an, sowohl Mac als auch PC, und synchronisiert sich mit allen Cloud-Services.
Sie kann für mehr Sichtbarkeit unter Teammitgliedern und wichtigen Stakeholder*innen freigegeben werden.
Sie ist einfach zu erlernen, zu verwenden und anzuzeigen.
Sie ermöglicht es Ihnen, Dateien zu importieren und zu exportieren, und zusätzliche Dokumentation und Kommentare direkt im Gantt-Diagramm hinzuzufügen.
Sie ermöglicht Fernzugriff und Zusammenarbeit.
Sie bietet hilfreiche Ressourcen, wie Video-Tutorials und Onlineschulungen.
Besuchen Sie diese Seite, um weitere Informationen über die wichtigsten Funktionen zu erhalten, die Sie bei der Auswahl der richtigen Gantt-Diagrammsoftware berücksichtigen sollten.
Herausforderungen mit Gantt-Diagrammen, die nicht auf Software basieren
Gantt-Diagramme sind am nützlichsten, wenn sie mit einer anpassungsfähigen, leicht zu aktualisierenden Software verwendet werden, die es ermöglicht, Zeitachsen zu ändern, Aufgaben hinzuzufügen und mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Wenn Sie ein nicht softwarebasiertes Gantt-Diagramm verwenden, gibt es eine Reihe von Problemen, die auftreten können, wie z. B:
Das Diagramm ist schwer zu lesen, zu verstehen und zu diskutieren, da es sich nicht ohne Weiteres an Änderungen oder Aktualisierungen anpassen lässt, die nach der Erstellung des ursprünglichen Gantt-Diagramms vorgenommen wurden.
Das Diagramm lässt sich nicht in der Größe verändern oder neu formatieren, wenn neue Aufgaben oder Daten hinzugefügt werden.
Es ist schwieriger, Zeiten und Daten zu beschriften oder Notizen und Anlagen direkt im Gantt-Diagramm zu hinterlassen, um Details im Kontext zu halten.
Es ist schwer zu erkennen, ob Sie mit der neuesten Version des Diagramms arbeiten, denn es kann sein, dass anderswo bereits veröffentlichte Diagramme im Umlauf sind.
Die Zusammenarbeit wird durch den fehlenden Echtzeitzugriff für interne und externe Stakeholder*innen behindert.
Die Geschichte der Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme wurden erstmals Mitte der 1890er-Jahre von Karol Adamiecki erstellt und Henry Gantt hat in den frühen 1900er-Jahren den Namen Gantt-Diagramm geprägt. Heute werden sie häufig als Tool für das Projektmanagement verwendet, mit dem Teams ihre Projekte nachverfolgen und verwalten können.
Die erste Version eines Gantt-Diagramms wurde Mitte der 1890er-Jahre von Karol Adamiecki erstellt, einem polnischen Ingenieur, der sich für Managementideen und -techniken interessierte. Er nannte dieses neue Diagramm ein Harmonogramm und veröffentlichte es nur in polnischer Sprache, was die Verbreitung einschränkte. Die Nützlichkeit des Diagramms blieb jedoch bestehen.
1912 griff Hermann Schurch, ein Schweizer Bauingenieur, auf das Konzept des Gantt-Diagramms zurück, das Adamiecki in den späten 1800er-Jahren entwickelt hatte, und wendete es auf Bauprojekte an, an denen er zu dieser Zeit beteiligt war. Obwohl das Gantt-Diagramm damals diesen Namen noch nicht trug, wurden in diesem Diagramm Aufgaben im Verhältnis zur Zeit dargestellt. Es basierte weitgehend auf dem strukturierten Ansatz von Vorgehensweisen aus Deutschland, um Projekte auf Kurs zu halten.
Zwischen 1910 und 1915 entwickelte der amerikanische Maschinenbauingenieur Henry Gantt seine eigene Version des Projektzeitplans von Adamiecki und Schurch. Gantt veröffentlichte dieses neue Diagramm in englischer Sprache und machte es so einer weitaus größeren Bevölkerungsgruppe zugänglich.
Gantt versuchte, Aufgaben für Teams und Ressourcen so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten, insbesondere in der Fertigungsindustrie, wo Projekte in hohem Maße von strikten Zeitplänen und einer Vielzahl von Ressourcen abhängig sind.
Das nach seinem Schöpfer benannte Gantt-Diagramm hat sich vor allem in viel beachteten Projekten bewährt. Eine der ersten größeren und bedeutendsten Anwendungen des Gantt-Diagramms fand während des Ersten Weltkriegs statt, als General William Krozier, der Rüstungsverantwortliche der US-Armee, Henry Gantt beauftragte, die industrielle Produktion von Munition mithilfe eines effizienten Verfahrens wie dem Gantt-Diagramm zu steigern.
Das Gantt-Diagramm wurde anschließend auch bei ähnlich wichtigen und zeitkritischen Projekten wie dem Bau des Hoover-Damms im Jahr 1931 und der Schaffung des US-Autobahnnetzes im Jahr 1956 eingesetzt. Wallace Clark hat sogar ein Buch mit dem Titel The Gantt Chart, a Working Tool of Management geschrieben, um das Gantt-Diagramm zu beschreiben und seine Effizienz für Unternehmen zu diskutieren.
Gantt-Diagramme wurden jedoch nicht nur in den Vereinigten Staaten verwendet. Walter Polakov, ein überzeugter Anhänger des Gantt-Verfahrens, setzte 1929 in der Sowjetunion Gantt-Diagramme ein, als er mit dem Obersten Rat für Volkswirtschaft an der Ausarbeitung des ersten Fünfjahresplans arbeitete.
Ursprünglich mussten Gantt-Diagramme von Hand auf einem Blatt Papier erstellt werden oder es wurden magnetische Blöcke verwendet, um die einzelnen Aufgaben zu kennzeichnen. Das war zwar hilfreich, um eine Projektzeitachse zu erstellen, bedeutete aber auch, dass bei jeder Aktualisierung einer Projektaufgabe oder Änderung einer Zeitachse das gesamte Diagramm neu gezeichnet oder neu formatiert werden musste.
Da sich viele Projekte im Laufe ihres Lebenszyklus stark verändern, waren Gantt-Diagramme daher nur eingeschränkt brauchbar. Erst in den 1980er-Jahren, als der PC aufkam, wurden Gantt-Diagramme in größerem Umfang und auf einfachere Weise für die Erstellung komplexer, aufwendiger Diagramme verwendet.
Zum Ende der 1990er-Jahre beflügelte das Internet die Zusammenarbeit noch weiter und Gantt-Diagramme konnten erstellt, bearbeitet und über Teams, Abteilungen und Ressourcen hinweg freigegeben werden, was sie zu einer beliebten Funktion vieler webbasierter Anwendungen und Tools machte.
Um dies zu belegen, wurden Gantt-Diagramme 1999 von Robert Klein als „eines der am weitesten verbreiteten Managementtools für die Projektplanung und -steuerung“ bezeichnet, was ihren Platz als unverzichtbares Tool für alle Projektmanager*innen festigte. 2012 wurden fast alle Gantt-Diagramme mit Software erstellt, was bedeutet, dass Projektmanager*innen Änderungen am Zeitplan leicht anpassen und die Arbeitseffizienz steigern können, ohne Gantt-Diagramme neu formatieren oder neu erstellen zu müssen.
Wer verwendet Gantt-Diagramme und warum sind sie effektiv?
Am häufigsten werden Gantt-Diagramme von Projektmanager*innen verwendet, um die Produktivität und Effizienz eines Projekts zu steigern. Gantt-Diagramme helfen Projektmanager*innen bei der Planung von Produkteinführungen, Marketingkampagnen, der Erstellung von Leistungen für Kund*innen und vielem mehr.
Gantt-Diagramme werden in großen, kleinen, einfachen und komplexen Projekten eingesetzt und sind weder branchen- noch marktspezifisch. Zudem sind Gantt-Diagramme nicht darauf beschränkt, wer sie verwenden kann. Obwohl hauptsächlich Projektmanager*innen Gantt-Diagramme verwenden, werden diese auch von den folgenden Personen am Arbeitsplatz genutzt:
Manager*innen in den Bereichen Betrieb, Terminplanung, Finanzen und Marketing
Projektsponsor*innen
Führungskräfte der Führungsebene, wie CEOs, CTOs, CIOs usw.
IT- und Softwareentwicklungsteams
Remote-Teams
Da Gantt-Diagramme so vielseitig sind und für fast alle Projekte anwendbar sind, sind die meisten Menschen der Meinung, dass Gantt-Diagramme ihnen dabei helfen, ihre Projekte und alle dazugehörigen Aufgaben effizient zu planen und nachzuverfolgen – und zwar auf einfachere, visuellere Weise. Außerdem können Projekte von jedem Teammitglied verwaltet werden, nicht nur von der festgelegten Projektleitung, sodass Teams ihre Arbeit schneller erledigen können.
Wofür werden Gantt-Diagramme verwendet?
Gantt-Diagramme können auf vielfältige Weise in verschiedenen Branchen eingesetzt werden. Aus diesem Grund sind sie eine so beliebte Ressource im Projektmanagement. Das Gantt-Diagramm kann insbesondere im Bauwesen, bei der Veranstaltungsplanung und der Softwareentwicklung verwendet werden. So wird das Diagramm in den einzelnen Branchen eingesetzt:
Bauwesen: Da die meisten Bauprojekte über einen starren Rahmen verfügen und zeitkritisch sind, kann ein Gantt-Diagramm Bauteams und Projektmanager*innen dabei helfen, einen strukturierten Zeitplan zu erstellen, abhängige Aufgaben zu ermitteln und Risiken zu erkennen, bevor sie zum Tragen kommen. So wird sichergestellt, dass ein Projekt pünktlich, im Rahmen des Budgets und gemäß der vertraglichen Vorgaben abgeschlossen wird.
Veranstaltungsplanung: Angesichts der vielen Variablen und knappen Fristen bei der Veranstaltungsplanung helfen Gantt-Diagramme dabei, alle koordinierten Zeitpläne zu verwalten, Aufgaben im Vorfeld sowie am Tag der Veranstaltung zu visualisieren und alle relevanten Parteien, wie Anbieter, Mitarbeitende, Kund*innen usw., auf dem Laufenden zu halten.
Softwareentwicklung: Teams können Sprints planen, Bereitstellungen nachverfolgen und jede Iteration des Projekts mithilfe eines Gantt-Diagramms abstimmen, das einen visuellen Überblick über Aufgaben und die erforderlichen Ressourcen für den Abschluss von allen Aufgaben bietet.
Zusätzlich zu den oben genannten Anwendungsfällen werden Gantt-Diagramme in den folgenden Branchen eingesetzt:
Gesundheitswesen
Behörden
Öffentliche Arbeiten
Öl, Gas und Energie
Finanzen
Unternehmensdienstleistungen
Technik
Architektur
Marketing
Fertigungsindustrie
Telekommunikation
Infrastruktur
Militär
Elemente im Zusammenhang mit Gantt-Diagrammen
Gantt-Diagramme sind eine wichtige Projektmanagementfunktion, die sowohl Projektmanager*innen als auch Teammitgliedern hilft, alle Projektelemente wie abhängige Aufgaben, Ressourcen und Teamzeitpläne zu planen, zu verwalten und nachzuverfolgen. Neben den Gantt-Diagrammen gibt es eine Reihe weiterer Projektmanagement-Tools, die Ihnen helfen, Projekte von Anfang bis Ende zu verwalten. Eine Liste dieser Tools mit kurzen Beschreibungen finden Sie in unserem Artikel zu Projektmanagement-Tools.
Weitere Informationen zu den einzelnen Tools sowie Vorlagen und Tipps zu Best Practices finden Sie auf den folgenden Seiten:
Kanban-Boards: Eine visuelle Arbeitsmanagementmethode, die Teams dabei unterstützt, Workflows anzuzeigen, zu verwalten und zu organisieren, indem sie Aufgaben in verschiedene Phasen unterteilt, z. B. in Backlog, laufende Arbeiten und Abschluss.
Projektzeitachsen: Sie stellen eine Möglichkeit dar, bestimmte Aufgaben auf einer Zeitachse wiederzugeben, um wichtige Ereignisse im Auge zu behalten und Zeitpläne zu verwalten, von Geschäftsberichten bis hin zu Lehrplänen für das Schuljahr.
Projektstrukturplan (PSP): Eine Arbeitshierarchie, die sich aus Projektaufgaben zusammensetzt, die im Hinblick auf das Gesamtziel und den Umfang des Projekts in einzelne Leistungen aufgeschlüsselt wurden.
PERT-Diagramme: Ein Tool zur Analyse und Nachverfolgung von Aufgaben in einem komplexen Projekt, um Zeitschätzungen und verfügbare Projektressourcen zu bewerten. Es wird in der Regel in Verbindung mit der Methode des kritischen Pfades (CPM) eingesetzt.
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