Was ist Stakeholder-Analyse und -Mapping und wie machen Sie es effektiv?

Smartsheet-Mitbearbeiter Becky Simon

21. November 2016

Ohne Stakeholder gibt es keine Projekte zu verwalten. Die Stakeholder sind alle an einem Projekt interessierte Parteien - die Personen, die das Projekt beeinflussen und beeinflussen werden, sowie diejenigen, die davon beeinflusst werden. Stakeholder können auch Personen auf hoher Ebene "über" der täglichen Arbeit eines Projekts stehen, wie z. B. der CEO eines Unternehmens, der Präsident einer Universität oder der Gründer Ihrer Agentur. Stakeholder können sogar Personen sein, mit der Sie möglicherweise nicht regelmäßig zusammenarbeiten, wie Mitglieder der Öffentlichkeit, Anwohner eines Bauprojekts und andere. Und natürlich gelten auch diejenigen, die eng an Ihrem Projekt arbeiten (wichtige Kunden und Verbindungspersonen, Manager und Teammitglieder), als Stakeholder.


Wenn Sie ein Projekt starten, ist es wichtig, eine Stakeholder-Analyse und Zuordnung durchzuführen. Dies hilft Projekt- und Programmmanagern, schnell die wichtigsten Stakeholder in jedem Bereich zu identifizieren, sowie die Arten von Input, die sie benötigen, welche Art von Kommunikation sie wann benötigen und vieles mehr.


In diesem Artikel erläutern wir die Analyse und Zuordnung von Stakeholdern und wie Sie entscheiden können, welche Elemente des Projekts mit welchen Stakeholdern in Verbunge stehen und wie Sie Ihr Projekt und Ihre Stakeholder am besten aufstellen, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Definitionen: Was sind Stakeholder-Analyse und Stakeholder-Zuordnung?

Um Ihre Stakeholder Ihres Projektes zufrieden zu stellen, müssen Sie zuerst Ihre Stakeholder identifizieren und herauszufinden, wer wann was wissen muss. Bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen, ist es wichtig, Ihre Stakeholder entsprechend ihrer Beteiligung, emotionalen und finanziellen Investitionen und anderen Kriterien im Zusammenhang mit Ihrem Projekt zu identifizieren, zu analysieren und dann zu ordnen.


Normalerweise sollte eine Stakeholder-Analyse mit einer Brainstorming-Sitzung mit Ihrer Projektgruppe beginnen, einschließlich der leitenden Führung Ihres Unternehmens, falls gewünscht. Auf diese Weise können Sie alle Personen erfassen, die von dem Projekt betroffen sein könnten, während Sie daran arbeiten und nachdem es gestartet ist. Sobald Sie den größeren Kreis von Stakeholdern identifiziert haben, können Sie beginnen, sie an ihrem Interesse und ihrer Beteiligung auszurichten, vielleicht in einem einfachen Rasterdiagramm.


Stakeholder-Zuordnung ist die visuelle Darstellung einer Stakeholder-Analyse, die diese Personen nach den wichtigsten Kriterien organisiert, mit denen Sie sie während des Projekts verwalten werden. Einige dieser Kriterien können Interesse, Einfluss, finanzieller Anteil, emotionaler Anteil, diejenigen an der Peripherie umfassen, die immer noch wichtig genug sind, um einbezogen zu werden usw. Dies kann in einem Raster oder in einer Tabelle erfolgen.

Wer ist ein Stakeholder? Alle, die ein persönliches Interesse am Projekt haben

Nehmen wir an, Sie arbeiten bei einer Marketing-Agentur, und Ihre Agentur wurde ausgewählt, um an einem Projekt für ein Technologieunternehmen zu arbeiten. Dieses Projekt beinhaltet die Aktualisierung eines beliebten Softwareprogramms, das vom Unternehmen produziert wird, und umfasst mehrere Arbeitsphasen über einen Zeitraum von sechs Monaten. Hier sind einige Kategorien von Stakeholdern, die Sie für dieses Beispiel haben könnten:

 

  • Externe: Der Kunde, einschließlich des Hauptkundenteams, seiner Manager und des Abteilungsleiters. In der Regel gibt es ein oder zwei Stakeholder, die vom Kunden-Projektteam als Ihre Verbindung identifiziert werden.
  • Intern: Die oberste Leitung Ihrer Agentur sowie ein Verkehrsleiter, eine Buchhaltungsabteilung und Mitglieder des Führungsteams, die alle einen effizienten und gewinnbringenden Projektlauf sehen möchten.
  • Internes/Projektteam: Dies ist das Team Ihrer Agentur, das sich für die Arbeit an diesem Projekt engagiert, einschließlich des Account Director, Programmmanagers (falls erforderlich), Projektmanager und anderer Ressourcen wie Designer, UX-Designer, Entwickler, Werbetexter und alle anderen, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um zum Erfolg des Projekts beizutragen.
  • Andere: Dazu gehören möglicherweise die Entwickler-Community, Tech-Evangelisten, Tech-Influencer und vielleicht sogar Endbenutzer, die auf dieses Software-Update gewartet haben und es wahrscheinlich verwenden werden.

Stakeholder-Rollen: Was sind typische Stakeholder-Personas und wie ordnen Sie sie zu?

Nachdem Sie Ihre große Liste möglicher Stakeholder erstellt haben, ist es wichtig, die Rollen der Stakeholder anzusehen, damit Sie die Stakeholder angemessen zuordnen können. Es gibt bestimmte Arten von Stakeholdern, die an jedem Projekt beteiligt sein können und die identifiziert werden, um bestimmte Rollen zu übernehmen. Dazu können gehören:


Ein Executive Sponsor: Laut der Cornell University ist ein Executive Sponsor ein Manager, der letztendlich für die Sicherung der Ausgabenbefugnisse und der Ressourcen für das Projekt verantwortlich ist. Laut der Cornell School of Business fungiert der Executive Sponsor in der Regel als ein lautstarker und sichtbarer Verfechter, legitimiert die Ziele des Projekts, hält sich über die wichtigsten Projektaktivitäten auf dem Laufenden und ist der ultimative Entscheidungsträger für das Projekt." In unserem Szenario könnte diese Person Vizepräsident für Marketing und/oder Entwicklung im Kundenunternehmen sein. Ihre Agentur interagiert möglicherweise nicht oft mit ihnen, aber sie hat die endgültige Genehmigung aller Änderungen des Umfangs und unterzeichnet die Genehmigungen in jeder Phase.


Ein Projektsponsor: Dieser Stakeholder ist auf einer detaillierteren Ebene beteiligt und beaufsichtigt den Projektmanager. Dieser Stakeholder verfolgt in der Regel den Fortschritt der Aufgaben auf einer höheren Ebene bis zum Abschluss und beaufsichtigt auch den Projektmanager.


Externe: Einige dieser Stakeholder sind extrem vom eigentlichen Projekt entfernt und können Unternehmensaktionäre, Auftragnehmer, Aufsichtsgruppen und mehr sein. Normalerweise benötigen diese Stakeholder nur minimale Informationen, müssen aber das Gefühl haben, dass sie gehört werden.


Intern: Zu diesen Stakeholdern gehören das Management auf Agentur- und Kundenseite, die Personalabteilung auf beiden Seiten (die während des gesamten Projekts möglicherweise um mehr Personal gebeten werden), die IT-Abteilung und die Entwickler, die für die Erstellung des Projekts erforderlich sind.

Beginn der Stakeholder-Analyse

Sobald Sie alle Arten von Stakeholdern im Zusammenhang mit Ihrem Projekt identifiziert haben, können Sie damit beginnen, sie zu analysieren und sie Ihren Kriterien zuzuordnen. Hier ist es wichtig, wichtige Fragen zu stellen – und bei der Beurteilung Ihrer Stakeholder und ihrer Bedürfnisse so ehrlich wie möglich zu sein.


Wichtige Faktoren, die zu berücksichtigen sind

 

  1. Wer sind die Stakeholder, die den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben? Dazu gehören vor allem Kunden - in der Regel ihr Projektteam, der Projektsponsor und der leitende Sponsor.
  2. Welche Stakeholder werden von Ihrem Projekt am stärksten betroffen sein? Dies kann Personen aus der ersten Gruppe umfassen, aber auch externe Personen. Mit einem Bauprojektkönnten beispielsweise die Anwohner, Umweltaktivisten und potenzielle Bewohner des endgültigen Gebäudes zu dieser Gruppe gehören
  3. Wie sollten Sie mit wichtigen Personen umgehen, die eigentlich nicht als Stakeholder betrachtet werden? Beispielsweise gibt es in Ihrem Softwareprojekt möglicherweise Führungskräfte an anderer Stelle im Software-Team, die eine Schlüsselrolle in ihrer Abteilung haben und bei bestimmten Dingen auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Halten Sie diese Personen minimal involviert, da sie die Macht haben könnten, Bedenken zu erheben oder Hindernisse zu schaffen.
  4. Wer kontrolliert die Ressourcen? Dabei handelt es sich um Stakeholder auf Kunden- und Agenturseite, falls Sie eine Anwendungsbereichs- oder Budgetänderung beantragen oder anfordern mehr zugewiesene Ressourcen aus einer bestimmten Disziplin benötigen.
  5. Was sind die wichtigsten Motivationen und Interessen Deiner Stakeholder? Bei der Entscheidung über die Beweggründe der Stakeholder sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
  • Wer einen finanziellen Anteil hat.
  • Wer ein emotionales Interesse hat (unterschätze das nicht; wenn dieses Projekt jemandes "Baby" war, ist es entscheidend, sie bei Laune und auf dem laufenden zu halten).
  • Was sind die wichtigsten Motivationen für jeden Stakeholder?
  • Wer sind die größten Unterstützer.
  • Wer sind die größten Nicht-Unterstützer oder Pessimisten.

Erste Schritte mit Stakeholder-Analyse und Zuordnung

Nachdem Sie die obigen Übungen abgeschlossen haben, sollten Sie über genügend Informationen verfügen, um mit der Analyse Ihrer wichtigsten Stakeholder zu beginnen und wo sie in Ihre Karte oder Matrix befinden sollten.


Vivian Kloosterman ist Managing Director bei VK Consulting Environmental Engineers Ltd. in Neuseeland und Gründer der Online Business School Continuing Professional Development,die mehrere Kurse zum Stakeholder-Management und zur Analyse anbietet.


"Mithilfe einer Matrix, die Stakeholder nach ihrem Einfluss und Interesse bildet, können Sie sich ein Bild vom Grad der Beteiligung Ihrer Stakeholder machen", sagt Kloosterman. "Das zeigt dann, welche Art von Engagement Sie mit ihnen haben müssen. Sie verstehen, was Ihre Stakeholder motiviert und wie Sie sie für sich gewinnen müssen."


Kloosterman schlägt eine einfache Matrix vor, auf der Sie Ihre Kunden zuordnen können:

Jetzt können Sie beginnen, die relative Bedeutung und Bedürfnisse jedes Stakeholders visuell zu erfassen. Fügen Sie zunächst die Namen Ihrer Stakeholder in die Matrix ein, wo sie Ihrer Meinung nach am besten hin passen. Die oben erwähnte Person auf der Kundenseite, die in der Abteilung hohen Stellenwert hat und deren Meinung viel Gewicht hat, könnte in den Quadranten "Über alles Informiert" fallen, da sonst die Gefahr besteht, dass diese Person das Projekt stört - auch wenn sie technisch nicht Teil des Projektteams ist.


Wenn Sie die Matrix ausfüllen, können Sie verschiedene Farben verwenden, um die Namen zu schreiben. Wenn Sie wissen, dass ein Mitglied des Projektteams für eine Komponente des Projekts nicht voll hinter einer Komponente des Projekts steht, können Sie ihren Namen vielleicht auch rot markieren und nicht nur ihren Namen an die Stelle setzen, an die sie gehen muss. Durch die Farbcodierung von Stakeholdernamen versteht jeder auf der Agenturseite des Projekts, dass die Kommunikation mit ihr möglicherweise mehr Erklärung enthalten muss oder häufiger erfolgen muss. Wenn Sie mit ihr und ihren Kommunikationen richtig umgehen, werden Sie vielleicht zu einer großen Unterstützerin und Sie können ihren Namen grün färben.

Vorteile der Stakeholder-Analyse und -Zuordnung

Wenn Sie die Meinungen und den Einfluss Ihrer wichtigsten Stakeholder nutzen, um das Projekt mitzugestalten, sind Sie und das Projekt besser für den Erfolg gerüstet. Das Beste ist, dass Sie nicht wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden, um mit denjenigen zu kommunizieren, die es einfach nicht nötig haben.


Darüber hinaus können Ihre wichtigsten Stakeholder mit dem größten Gewicht und Einfluss Ihnen helfen, Ressourcen zu gewinnen, konkurrierende Anforderungen nach Ressourcen oder Zeitleisten zu priorisieren und potenzielle Hindernisse zu identifizieren.


Daher ist es wichtig, diese Stakeholder mit höherer Priorität zu identifizieren und zu verwalten. Die Stakeholder-Analyse und -Matrix, mit der Sie begonnen haben, können Ihnen und Ihrem gesamten Team helfen, zu sehen, wer auf welche Weise verwaltet werden muss, damit das Projekt die besten Ergebnisse erzielt.


"Achten Sie darauf, dass Sie sich des Einflusses aller Stakeholder bewusst sind und wie er sich im Laufe eines Projekts verändert", sagt Kloosterman. Was auch immer Sie zu Beginn des Projekts zuordnen, erfasst diesen Snapshot, aber stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder-Matrix ein organisches Dokument ist. "Seien Sie sich des ständigen Wandels bewusst und berücksichtigen Sie ihn, indem Sie die Kommunikation und das Engagement ändern", sagt sie.

Stakeholder-Kommunikation: Wer muss wissen, was und wann?

Sobald Sie Ihre Stakeholder und deren Einfluss, Interesse und Zustimmung identifiziert haben, können Sie einen Kommunikationsplan für Stakeholder erstellen. Beginnen Sie mit einem einfachen Raster mit den Stakeholdern, die Sie eingestuft haben, und notieren Sie, welche Arten von Kommunikation sie erwarten und benötigen. Hier ein Beispielplan:


Vorlage für den Stakeholder-Kommunikationsplan

 

Vorlage zum Stakeholder-Kommunikationsplan herunterladen - WORD

 

Das Raster könnte Runden von Text- und Design-Überprüfungen sowie tägliche, wöchentliche oder monatliche Aktualisierungen zu Fortschritt, Budget und nächst anstehende Aufgaben umfassen.


Sie können Ihre Kunden daran teilhaben lassen, indem Sie das Raster auf einem freigegebenen Laufwerk speichern und ein automatisiertes Tool verwenden, um die richtigen Personen-Updates in der richtigen Häufigkeit per E-Mail zu versenden. Sie können einen wöchentlichen Hochrangigen Bericht für die Kunden über eine persönliche E-Mail des Projektmanagers erstellen. Ihre internen Stakeholder werden einen Bericht über den Arbeitsaufwand sehen wollen - prognostizierte Stunden im Vergleich zu Stunden, die in naher Zukunft voraussichtlich geleistet werden.


Einige Stakeholder (wie die Führungskräfte) benötigen möglicherweise eine formellere Art der Kommunikation, aber weniger häufig. Vielleicht würden diese Stakeholder eine monatliche PowerPoint-Präsentation bevorzugen, die über den Status, die veröffentlichten Funktionen und Updates, die bisher eingegangenen Beiträge und Feedbacks und so weiter berichtet.

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