Was ist IT-Projektplanung?
Die informationstechnische Projektplanung oder IT-Projektplanung ist die Anstrengung, die ein Team zu Beginn eines Projekts unternimmt, um sicherzustellen, dass die Arbeit gut vorangeht. Diese Schritte tragen auch dazu bei, dass das Projekt seinen Termin einhält und seine allgemeinen Ziele erreicht.
Die Planung ist die zweite Phase eines IT-Projekts, nach der Projektinitiierung und vor der Projektausführung. Erfahren Sie mehr über die Initiierungs- und Ausführungsphase und das IT-Projektmanagement. Wenn Sie mehr über die Priorisierung dieser Projekte erfahren möchten, besuchen Sie unseren umfassenden Leitfaden zur Priorisierung von IT-Projekten.
Wie man ein IT-Projekt plant
Die Planung eines IT-Projekts erfordert die Durchführung wichtiger früher Schritte. Dazu gehört, dass Sie Teammitgliedern und Beteiligten helfen, das Gesamtziel des Projekts zu verstehen. Außerdem muss geklärt werden, wie das Team die Arbeit definieren und überwachen wird.
IT-Projektplanung Schritte
Experten empfehlen eine Reihe von Schritten zur effektiven Planung eines IT-Projekts. Beginnen Sie mit der Einberufung einer Besprechung der Teammitglieder des Projektteams und der Beteiligten, um die Grundzüge und Ziele des Projekts zu besprechen.
Hier finden Sie 13 wichtige Schritte für die Planung eines IT-Projekts:
Schritt 1: Berufen Sie eine Besprechung zum Projektstart ein
Eine Besprechung ist unerlässlich. Es ist eine Gelegenheit, Teammitglieder, Kunden und andere wichtige Beteiligte zusammenzubringen, um die Ziele des Projekts zu besprechen und die Erwartungen festzulegen. Die Teilnehmer der Besprechung können auch mögliche Risiken besprechen.
„Bei dieser Besprechung bitten wir in der Regel alle Beteiligten, anwesend zu sein“, sagt Shai Shandil, Gründer von softsolutions consulting, einem Unternehmen, das Beratungs- und Schulungsdienste für Technologieprojekte anbietet.
Shandil sagt, dass er in den vergangenen Jahren den Mitarbeitern empfohlen hat, zu der Besprechung zu kommen, selbst wenn sie dafür fliegen mussten. Heutzutage ist diese Anforderung wahrscheinlich gelockert worden. Aber jeder sollte entweder persönlich oder per Video anwesend sein, denn die Besprechung ist entscheidend dafür, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis des Projekts und seiner Ziele entwickeln. „Wir versuchen, ein einheitliches Verständnis dessen zu erreichen, was Deliverables sind“, sagt Shandil.
Wenn Sie mehr über die Planung einer Besprechung erfahren möchten, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden für Projektanfänge und laden Sie kostenlose Vorlagen für Projektanfänge herunter.
Schritt 2: Vergewissern Sie sich der Zustimmung und des Engagements der Führungsebene
Die Unternehmensleitung muss zeigen, dass sie in das Projekt investiert und die Arbeit für wichtig hält. Auch die Führungskräfte müssen sich für das Projekt engagieren. Sie sollten an den Aktualisierungssitzungen teilnehmen und ihren Beitrag leisten.
Die Zustimmung der Führungskräfte „ist der kleinste Schritt“, sagt Shandil. „Ich spreche von einem starken Engagement der Führungskräfte, und das muss mit dem Budget vergleichbar sein, das sie bereit sind, zur Verfügung zu stellen. Wenn sie fünf Dollar bereitstellen, dann ist das in Ordnung – wenn ich hier einen Fehler mache, ist das in Ordnung. Aber wenn sie Millionen investieren und das 80 Prozent des Gesamtbudgets ausmacht, dann denken Sie: „Ich kann nicht zulassen, dass Sie einmal im Quartal oder im Monat kommen und sich ein paar Berichte ansehen. Das ist nicht genug. Ich brauche Sie, um uns zu beraten, denn Sie haben die Vision.“
Shandil sagt, dass das nicht bedeutet, dass die Führung bei jeder Scrum-Besprechung oder anderen Projektbesprechung dabei ist. „Aber wir wollen, dass sie alle zwei Wochen kommen und sich die Dinge ansehen, die wir vorantreiben“, sagt er. „Wie auch immer die Kadenz ist – ob zwei Wochen, vier Wochen oder drei Wochen – die Idee ist: „Kommen Sie zu uns und sehen Sie sich das Produkt an.“ Sie sehen es sich tatsächlich an – nicht irgendeinen Stellvertreter für das Produkt, nicht eine PowerPoint-Präsentation, sondern das eigentliche Produkt. Sie müssen dann in der Lage sein, dem Vorstand, dem Kunden oder dem Markt zu sagen: Hey, das ist es, was wir tun.“
Schritt 3: Erstellen Sie eine Projektcharta, die die Ziele enthält
Die Erstellung einer Projektcharta vor Beginn der Arbeit an einem Projekt ist unerlässlich. Die Charta enthält Einzelheiten zum Umfang, zu den Ressourcen und zum Zeitplan. Am wichtigsten ist wahrscheinlich, dass sie die Hauptziele des Projekts festlegt. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team sicher sind, dass diese angenommenen Ziele auch die richtigen Ziele sind.
„Einer der wichtigsten Aspekte bei der Planung eines IT-Projekts ist es, sich über die Ziele des Projekts im Klaren zu sein“, sagt Alan Zucker, Founding Principal von Project Management Essentials, der über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Leitung von Projekten in Fortune-100-Unternehmen verfügt. „Ziele sind das „Was wollen wir“ und „Warum wollen wir es“. Umfang ist das „Wie werden wir es erreichen“. Es ist wichtig, die Ziele zu verstehen, denn es kann mehrere Lösungen für das Problem geben und wir wollen das Problem verstehen, bevor wir entscheiden, wie wir es lösen.
„Beginnen Sie mit dem Warum.“ Beginnen Sie mit dem Ziel. Fragen stellen. Was können wir mit der Besprechung dieses Ziels erreichen? Was hoffen wir zu erreichen?“
Schritt 4: Erbringen Sie den Beweis des Prinzips
Ein wichtiger Teil des Verstehens und der Festlegung von Zielen besteht darin, das Produkt, das Ihr IT-Projekt entwickeln soll, vollständig zu verstehen. Sie müssen sicher sein, dass das Produkt technisch möglich und sinnvoll ist.
„Stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie liefern wollen“, sagt Zucker. „Ein Proof of Principle – das wird von unschätzbarem Wert sein.“
„Führen Sie einen Proof of Concept [für das Produkt] durch“, sagt Patrick Sim, Mitbegründer von RobustTechHouse, das IT-Projekte für Kunden entwickelt, und FacilityBot, das Technologie für die Verwaltung von Anlagen und Produktionsstätten einsetzt. „Und machen Sie es zuerst. Wenn Sie es nicht schaffen, vergessen Sie es.“
Wenn Sie das Produkt technisch nicht herstellen können oder Schwierigkeiten haben, es zu dem Preis zu verkaufen, den Sie brauchen, um die Kosten zu decken, dann müssen Sie das von Anfang an wissen, erklärt Sim. Und vielleicht müssen Sie das Projekt beenden. Gehen Sie zu etwas anderem über“, sagt er.
Schritt 5: Legen Sie ein Budget fest (aber seien Sie sich bewusst, dass es sich möglicherweise ändern muss)
Sie sollten ein grobes Budget für das Projekt festlegen. Schaffen Sie jedoch eine Struktur und Prozesse, die es ermöglichen, das Budget bei Bedarf zu ändern. Das ist besonders wichtig für IT-Projekte, da sich Produkte oft im Laufe ihrer Entwicklung weiterentwickeln.
Experten weisen auch darauf hin, dass ein wesentliches Merkmal von IT-Projekten (und Produkten) darin besteht, dass das Budget mit dem Erfolg des Projekts steigt.
„Ein zentrales Problem ist, dass erfolgreiche IT-Projekte gut ausgelastet sind und oft ständig neue Funktionen und Verbesserungen erfordern“, sagt Sim. „Zusätzliche Kosten werden weiterhin anfallen – insbesondere bei erfolgreichen IT-Projekten. Bei jedem erfolgreichen Produkt, das Sie da draußen sehen, werden ständig neue Funktionen hinzugefügt, richtig? Daher muss das Budget steigen. Das ist Teil des Buy-Ins, das das Management verstehen muss.“
Schritt 6: Festlegen des Projektumfangs
Sobald Sie Ihr Ziel und das vorläufige Budget festgelegt haben, ist es an der Zeit, den genauen Umfang des Projekts zu bestimmen. Sie legen die Parameter dafür fest, was das Projekt produzieren oder abschließen soll und was es nicht tun wird.
„Sobald wir wissen, was wir wollen und warum, können wir anfangen, Fragen zum Umfang zu stellen“, erklärt Zucker. „Wir können beginnen, den Umfang des Projekts auf hoher Ebene zu betrachten. Was ist im Umfang enthalten? Und, was oft genauso wichtig ist, was ist außerhalb des Umfangs?“
Sie können eine Vorlage herunterladen, die Ihnen hilft, den Umfang eines IT-Projekts detailliert festzulegen.
Schritt 7: Erstellen Sie einen Projektmanagementplan
Sobald Sie die Ziele, das Budget und den Umfang festgelegt haben, können Sie einen Projektmanagement-Plan erstellen. Dieser Plan bietet eine Gesamtstruktur für die Durchführung der Arbeit.
„Der Projektmanagementplan sollte auf das jeweilige Projekt zugeschnitten sein“, sagt Zucker. „Er ist der Leitfaden des Projektmanagers für die Durchführung des Projekts.“
Hier können Sie kostenlose Projektmanagement-Vorlagen herunterladen, die Ihnen bei der Erstellung eines Projektmanagement-Plans helfen.
Schritt 8: Legen Sie die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder von Anfang an fest
Der Projektmanagementplan enthält grundlegende Informationen darüber, wer für welche Aufgaben und Fristen verantwortlich ist. Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied von Anfang an weiß, für welche Aufgaben es zuständig ist.
Schritt 9: Entscheiden Sie sich für die beste Methodik für Ihr Projekt
Schon früh im Planungsprozess sollten Sie sich entscheiden, welche Projektmanagement-Methode Sie verwenden möchten. Das wird wahrscheinlich Agile oder eine modifizierte Version davon sein. Einige IT-Projekte verwenden noch immer eher traditionelle Methoden.
Zucker rät, sich zu fragen, „welche Art von Projekt wir durchführen und welche Art von Methodik gut zu diesem Projekt passt.“ Für viele IT-Projekte bedeutet das Agile oder eine Version davon, die die ständigen Änderungen und Anpassungen ermöglicht, die zu einem IT-Projekt gehören.
Zucker fügt hinzu, dass „die Entscheidung, ob dieses Projekt agil oder traditionell sein soll, für Sie getroffen werden kann“, da viele Unternehmen eine Vorliebe für die Methodik haben, mit der sie Projekte verwalten.
Für eine kleine Minderheit von IT-Projekten könnte traditionelles Projektmanagement – einschließlich der Wasserfall-Methodik – am besten geeignet sein, teilt Shandil mit. „Das sind in der Regel die Branchen, in denen es weniger Veränderungen gibt und die stark reguliert sind“, erklärt er. „Das Bankwesen ist ein Beispiel dafür. Ich habe mit einem Unternehmen gearbeitet, das im Wesentlichen Unternehmen online verkauft hat. Mit den Vorschriften für die Börse ... all diese Dinge ändern sich so gut wie nie. Für sie war es eine Nische und sie waren unglaublich erfolgreich. Und wir sagten: „Ihr solltet einfach weiter mit Wasserfall arbeiten; Es funktioniert wirklich gut.“
Schritt 10: Planen Sie wiederkehrende regelmäßige strategische Besprechungen
Sie müssen regelmäßige Besprechungen mit allen am Projekt Beteiligten, einschließlich Kunden und Beteiligten, durchführen. Experten empfehlen, diese Besprechungen mindestens einmal pro Quartal abzuhalten, bei kleineren Teams sogar monatlich.
Schritt 11: Produktspezifikationen aufstellen
Legen Sie zunächst Ihre Ziele fest und stellen Sie sicher, dass das Produkt, an dem Ihr Projekt arbeitet, realisierbar ist. Listen Sie dann die Spezifikationen für Ihr Produkt in aller Ausführlichkeit auf.
„Das Wichtigste sind die Spezifikationen“, sagt Sim von RobustTechHouse. „Worum geht es bei dem Projekt? Was soll produziert werden? Sie werden überrascht sein, dass viele Kunden – ich würde sagen, 60-70 Prozent – das nicht haben.“
Kunden, die weniger technikaffin sind oder über weniger Erfahrung in diesem Bereich verfügen, legen die Spezifikationen oft auf einem extrem hohen und allgemeinen Niveau fest. Sie müssen genauer wissen, was das Produkt tun soll, wie es das tun soll und wie es das tun soll, erklärt Sim. „Ohne ein detailliertes Anforderungsdokument wird die Budgetierung – sowohl für Zeit als auch für Kosten – sehr schwierig“, sagt er.
Größere Unternehmen haben jedoch ein anderes Problem: Viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Ansichten über das Produkt und seine Funktionen. „In großen Organisationen gibt es manchmal diese ganze Bürokratie, und viele Mitarbeiter haben unterschiedliche Meinungen darüber, was getan werden sollte“, fügt Sim hinzu. „Sie können sich nicht auf einen Konsens einigen: „OK, das ist das Produkt, das wir bauen wollen. Es ist also wichtig, dass wir zu guten Spezifikationen kommen.“
Schritt 12: Verstehen und behandeln Sie technische und andere Risiken
Das Projektteam muss schnell die größten Risiken für den Erfolg des Projekts (oder des Produkts) erkennen. Dabei kann es sich um technische oder andere Arten von Risiken handeln. Das Team muss sie verstehen und angehen, um einen Misserfolg zu vermeiden.
Technische Risiken – die Technologie wird aufgrund von technischen Einschränkungen oder Problemen nicht richtig funktionieren – sind bei IT-Projekten besonders wichtig. Experten raten Teams, diese möglichen Risiken frühzeitig zu erkennen und zu bearbeiten, um zu vermeiden, dass Geld für ein Projekt verschwendet wird, bei dem Probleme vorprogrammiert sind.
„Erkennen Sie die technischen Risiken frühzeitig und testen Sie, ob (das Produkt) realisiert werden kann“, schlägt Sim vor. „Zusätzliches Personal kann auf dem Weg dorthin eingesetzt werden. Wichtiger ist es, die wichtigsten technischen Risiken zu erkennen – jeden Bereich, in dem das technische Team wenig Erfahrung hat – und diese Komponente zuerst zu entwickeln.“
Shandil stimmt dem zu. „Nehmen Sie die riskanteste Sache, die für den Kunden am wichtigsten ist, und machen Sie sie zuerst“, erklärt er. „Nehmen wir an, wir bauen ein Buchhaltungssystem. Ein Teil des Risikos besteht darin, die sensiblen Daten eines Kunden zu speichern. Dann würden wir diesen Teil des Buchhaltungssystems zuerst entwickeln, es herausbringen und sicherstellen, dass es funktioniert. Sie haben das Risiko in den Griff bekommen, indem Sie das System häufig und frühzeitig eingeführt haben und sichergestellt haben, dass alle Annahmen, die Sie in Bezug auf Datenschutzgesetze usw. getroffen haben, in der gesamten Organisation oder im ganzen Land gemacht haben – diese werden frühzeitig behandelt. So kommen Sie nicht zum Ende eines Projekts und haben unbekannte, nicht greifbare Probleme.“
Schritt 13: Holen Sie sich frühzeitig und häufig das Feedback der Benutzer ein
Wenn Ihr Team ein neues IT-Produkt entwickelt, ist es wichtig, so früh wie möglich zu prüfen, wie es funktioniert (oder auch nicht). Das bedeutet, dass Sie während der Entwicklung des Produkts das Feedback der Benutzer einholen.
Experten empfehlen, das minimum viable product zu erstellen. Das bedeutet, das neue Produkt so schnell wie möglich in die Hände der Benutzer zu geben, auch wenn nur eine oder zwei grundlegende Funktionen funktionieren. Mit ihrem Feedback zu dieser frühen Version helfen Ihnen die Nutzer dann, das Produkt weiterzuentwickeln.
„Gehen Sie früh auf den Markt und holen Sie sich echtes Benutzerfeedback“, fügt Sim hinzu. „Zu viele Projekte bleiben in der Budgetierungs- und Feature-over-Engineering-Hölle stecken und kommen nie in Gang.“
Shandil sagt, dass viele Unternehmen potenzielle Benutzer dafür bezahlen, das neue Produkt auszuprobieren, um ihre Reaktionen zu erhalten. Bei einem neuen Buchhaltungssystem zum Beispiel „könnte Ihre Strategie darin bestehen, mit Buchhaltern zu sprechen und zu sagen: „Schauen Sie, wir bringen dieses Produkt auf den Markt. Könnten Sie zu uns kommen und einen Testlauf machen – für 20 Dollar pro Stunde oder was auch immer – und mir Ihre Meinung dazu sagen, wie es in einer Cloud-Umgebung funktionieren würde? Wir nennen das Benutzerinterviews. Aber im Grunde ist es eine Feedback-Schleife, die es Ihnen ermöglicht, Risiken schnell, kostengünstig und einfach zu minimieren.“
Traditionelle Komponenten des Projektmanagements, die bei Agile für IT-Projekte anders sind
Die Planung für ein traditionelleres Projektmanagement, z. B. nach der Wasserfallmethode, umfasst eine Reihe von Schritten und Dokumenten. Bei IT-Projekten, die nach der Agile-Methode durchgeführt werden, sind diese Schritte weniger üblich oder werden anders durchgeführt.
So verwenden Teams im traditionellen Projektmanagement häufig einen Projektstrukturplan (WBS). Das detaillierte Diagramm zeigt alle Aufgaben, die ein Team abhaken muss, um ein Projekt abzuschließen. Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie mit einem Projektstrukturplan beginnen.
Agile Projekte verwenden keine Projektstrukturpläne. Aber ein Agiles Product Backlog oder eine Product Roadmap dienen oft ähnlichen Zwecken.
Traditionelles Projektmanagement kann auch Schritte und Dokumente beinhalten, um:
- Risikomanagementplanung einführen
- Planung der Kommunikation mit Teammitgliedern, Kunden und Beteiligten
- Planung des Veränderungsmanagements
- Budgetplanung durchführen
- Planung der benötigten Ressourcen und des Personalbestands
- Planen Sie alle Projektaktivitäten
Wenn Teams Agile verwenden, um ihre IT-Projekte zu planen und durchzuführen, führen sie viele der oben genannten Schritte durch, allerdings anders und oft weniger formell. Stattdessen sind diese Schritte manchmal Teil von Sprints und Iterationen.
Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie Agile funktioniert – und ob Ihr Team Agile richtig einsetzt oder nur sagt, dass es Agile einsetzt.
Beispiel für einen IT-Projektplan
Beispiel für einen Agilen IT-Projektplan herunterladen – Microsoft Excel
Diese Beispielvorlage für einen Agile-Projektplan ist bereits fertig ausgefüllt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihr IT-Projekt planen können. Die Beispielvorlage enthält Einträge für bestimmte Agile Sprints sowie für die Funktionen innerhalb dieser Sprints. Außerdem finden Sie Abschnitte für die Teammitglieder, die für die einzelnen Elemente verantwortlich sind, geplante Start- und Endtermine sowie den aktuellen Status.
Vorlage für agile Projektpläne
Agile Projektplan-Vorlage – Microsoft Excel herunterladen
Sie können diese Planvorlage für ein Agile-Projekt anpassen, um Ihr Agile-IT-Projekt für Ihre eigenen Zwecke zu planen und zu überwachen. Die Vorlage enthält Abschnitte, in denen Sie Aufgaben, Verantwortlichkeiten für die Aufgaben, Start- und Enddaten sowie den Status hinzufügen können. Die Dauer für jede Aufgabe wird automatisch berechnet. Diese Vorlage enthält auch ein Gantt-Diagramm (eine visuelle Darstellung Ihres Projektzeitplans), das sich automatisch anpasst, wenn Sie der Tabelle Ihre eigenen Daten hinzufügen.
Wie sich die Planung bei IT-Projekten von der bei Nicht-IT-Projekten unterscheidet Nicht-IT-Projekte
IT-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass vom Beginn bis zum Ende des Projekts viele Anpassungen und Änderungen vorgenommen werden. Bei vielen Nicht-IT-Projekten gibt es viel weniger Änderungen. Daher erfordert die Planung für viele IT-Projekte andere Ansätze.
Hier sind zwei Hauptunterschiede:
- Die Wahrscheinlichkeit, dass bei IT-Projekten traditionelle Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen, ist wesentlich geringer: Traditionelle Projektmethoden wie Wasserfall sind für einige Bauprojekte eine gute Option. Signifikante Planänderungen sind bei solchen Projekten weniger wahrscheinlich. Bei Softwareentwicklungs- und anderen IT-Projekten kommt es jedoch immer wieder zu erheblichen Änderungen, so dass hier eher Agile oder modifizierte Agile-Methoden eingesetzt werden sollten.
- Budgets ändern sich mit größerer Wahrscheinlichkeit: Budgets in IT-Projekten können sich ändern, wenn unvorhergesehene Hürden oder Probleme Anpassungen erfordern. Aber Budgets können sich auch mit dem Projekterfolg ändern. Das kann passieren, wenn ein neues IT-Produkt (das im Laufe eines Projekts entwickelt wurde) erfolgreich und bei den Kunden beliebt wird.
„Ein Unterschied zwischen Nicht-IT und IT besteht darin, dass der Abschluss eines IT-Projekts eigentlich der Anfang von etwas ist“, sagt Shandil. „Wenn Sie ein anderes Projekt abschließen, ist das das Ende von etwas.“
Wenn die Bautrupps ein Gebäude fertigstellen, ist auch das Baubudget fertig. Aber wenn Softwareentwickler eine Software fertigstellen und die Kunden sie lieben, schlagen diese Kunden ständig Änderungen vor, um sie zu verbessern. Das bedeutet, dass das Budget für erfolgreiche Software und IT wächst, wenn sie erfolgreich ist.
„Wenn Sie 2 Millionen Dollar für Software ausgegeben haben, werden Sie 8 Millionen Dollar ausgeben, bevor Sie in den Ruhestand gehen oder die Software auslaufen lassen“, erklärt Shandil.
Tipps für die IT-Projektplanung
Experten empfehlen, Projektteams zu bilden und zu unterhalten. Sie sollten auch festlegen, welche Planungsdokumente notwendig sind und welche nicht, und wie Sie die Arbeit und den Fortschritt dokumentieren.
Hier sind einige der wichtigsten Expertentipps für die IT-Projektplanung:
- Behalten Sie fortlaufende Projektteams bei: Manche Unternehmen stellen für jedes einzelne Projekt ein eigenes Team zusammen. Zucker sagt jedoch, dass es von Vorteil ist, Teams mit meist denselben Mitgliedern – so genannte persistente Teams – zu unterhalten, die von Projekt zu Projekt arbeiten. Die Teammitglieder lernen sich gegenseitig kennen und wissen, was jeder am besten kann, wodurch die Projektarbeit effizienter verläuft.
„Persistent Teams können in beiden Umgebungen eingesetzt werden: Ob agil oder traditionell“, sagt Zucker. - Stellen Sie sicher, dass Ihr Ziel das richtige Ziel ist: Viel zu oft geben Unternehmens- oder Projektleiter ein Ziel für ein Projekt bekannt und beginnen sofort mit der Planung, um es zu erreichen. Aber sie analysieren nicht immer, ob dieses Ziel das richtige ist oder ob die Verwirklichung dieses Ziels das erreicht, was sie sich für das Unternehmen wünschen.
„Ich habe das alles schon oft erlebt“, erzählt Zucker. „Sie überlegen sich 15 Sekunden lang, was ich erreichen will, und gehen dann sofort ins Detail, um herauszufinden, wie die Sache umgesetzt werden soll. Lassen Sie uns sicherstellen, dass es das ist, was wir tun wollen.“ - Stellen Sie sicher, dass Sie den endgültigen Erfolg auf die richtige Weise definieren: Der Erfolg von IT-Projekten hängt nicht von der Anzahl der Funktionen ab, die Sie einer Software oder einem digitalen System hinzugefügt haben, rät Shandil. Es geht um die Zufriedenheit der Kunden.
„Das beste Ergebnis sind zufriedene Kunden, also würden wir normalerweise denken: Wie viele Funktionen haben Sie diesen Monat herausgebracht? Stattdessen sollten wir denken: Wie viele zufriedene Kunden gibt es? Haben wir sie mit den Funktionen, die wir diesen Monat herausgebracht haben, glücklich gemacht?“, schlägt er vor. - Fokussieren Sie sich nicht zu sehr auf detaillierte schriftliche Dokumente: Die Agile-Methodik ist weniger darauf ausgerichtet, formale schriftliche Dokumente zu verlangen als traditionellere Methoden. Aber selbst bei Agile ist eine gewisse Dokumentation des grundlegenden Projektmanagementplans und des Umfangs wichtig. Was Sie jedoch nicht wollen, ist Zeit mit dem Verfassen von Dokumenten zu verschwenden, die sofort wieder veraltet sind und den Projektfortschritt behindern.
„Der Nachteil ist, dass man dadurch weniger flink ist, weil es Zeit kostet, diese Dinge zu schreiben. Oftmals projizieren Sie in die Zukunft. Vielleicht wissen Sie nicht einmal genau, was Ihr Produkt ist. Entscheiden Sie, welche Dokumentation wirklich notwendig ist und bearbeiten Sie sie dann. Auch das ist eine Fähigkeit – zu entscheiden, was absolut notwendig ist und was nicht“, rät Sims. - Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf die Vorabplanung: Dieser Tipp hängt mit der begrenzten Dokumentation zusammen. Verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit der detaillierten Planung, bevor Ihre Arbeit beginnt. Natürlich sollten Sie einige grundlegende Ziele und eine Struktur festlegen. Aber dann machen Sie sich an die Arbeit.
„Planen Sie jetzt, um später zu planen“, sagt Shandil. „Und lernen Sie in der Zwischenzeit noch etwas dazu.“
Das bedeutet, dass Ihr Team für eine begrenzte Zeit an dem Produkt oder Projekt arbeiten kann – zum Beispiel während eines einwöchigen Sprints in Agile. „Die Teammitglieder werden in dieser Arbeitswoche mehr lernen und dann vielleicht schnell Pläne für die nächste Arbeitswoche machen. Und darauf bauen Sie dann auf“, sagt Shandil. „Der entscheidende Unterschied für uns ist, dass man etwas abliefern muss, weil man sonst nichts lernt.“ - Verstehen und nutzen Sie das Konzept des Minimal Viable Product: Ein minimal lebensfähiges Produkt ist ein Konzept, das Entwickler dazu ermutigt, eine Basisversion eines neuen Produkts so schnell wie möglich in die Hände der Benutzer zu geben. Das bedeutet, dass es sich nicht um das fertige Produkt handelt, aber es funktioniert auf einer grundlegenden Ebene und kann einem Benutzer eine Vorstellung von dem Konzept vermitteln. Dieses frühe Nutzerfeedback kann Ihnen dann helfen, weitere Funktionen hinzuzufügen und das Produkt weiterzuentwickeln.
„Das beste Feedback kommt von den tatsächlichen Benutzern“, sagt Sim. - Schaffen Sie eine Arbeitsvereinbarung über die Arbeitskultur: Zu Beginn eines Projekts empfiehlt Shandil seinen Kunden, sich auf eine Arbeitsvereinbarung zu einigen, in der grundlegende Regeln und Prinzipien für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter festgelegt werden.
„Das bringt die Mitarbeiter dazu, mehr wie ein Team und weniger wie ein Haufen einzelner Mitarbeiter zu handeln“, sagt er. „Wir haben also ein Regelwerk für das Team entwickelt.“
Zu den Regeln könnte zum Beispiel gehören: Schweigen ist Zustimmung. „Auf diese Weise verstehen die Mitarbeiter, dass sie zu Diskussionen beitragen sollten, und wenn sie das nicht tun, können sie später nicht sagen, dass sie nicht einverstanden waren“, erklärt Shandil.
- Stellen Sie sicher, dass jeder den Fortschritt eines Projekts leicht sehen, überwachen und verfolgen kann: Jedes Teammitglied, jeder Kunde und jeder Beteiligte sollte in der Lage sein, den Status und den Fortschritt eines Projekts leicht zu erkennen. Teammitglieder können sehen, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist, und Mitarbeiter außerhalb des Projekts können sich ein Bild von der Arbeit machen, die gerade stattfindet. Das kann dazu beitragen, politische, finanzielle und andere Unterstützung für dieses und zukünftige Projekte zu gewinnen.
Shandil erinnert sich an einen Fall, in dem er bei einer australischen Gesundheitsorganisation arbeitete, die aufgekauft wurde. Der CEO des einkaufenden Unternehmens besuchte die Büros und sah in der IT-Abteilung ein großes Whiteboard, auf dem Projekte verzeichnet waren.
„Sie schaut auf diese Tafel und sagt: „Wow, ihr macht eine Menge Arbeit. Ich glaube nicht, dass meine Jungs unten in Sydney so viel Arbeit haben“. Wir wussten, dass das nicht stimmte. Sie haben es nur nicht sichtbar gemacht. Dieser Gedanke ist für uns sehr wichtig, denn sie könnte an den Wissensarbeitern vorbeigehen und in unseren Köpfen spielt sich ein Haufen Zeug ab. Sie hat keine Ahnung, richtig? Das auf den Tisch zu bringen und Mitarbeiter, die nicht unbedingt einen technischen Hintergrund haben, dazu zu bringen, sich in diesen Prozess einzuarbeiten – das ist enorm wichtig.“ - Denken Sie darüber nach, wie Sie die Cybersicherheit angehen wollen: Die Cybersicherheit ist für alle IT-Projekte wichtig. Bei einigen IT-Projekten kann sie die wichtigste Komponente sein, die schon früh im Prozess berücksichtigt werden muss.
Das bedeutet, dass die Cybersicherheit zu den ersten Risiken gehören sollte, die ein Team evaluiert und für die es plant. Sim sagt, er habe Projekte erlebt, bei denen die Teamleiter abschätzten, was nötig wäre, um die notwendige Cybersicherheit für das Produkt zu gewährleisten. Und dieses Budget für die Cybersicherheit war am Ende fünfmal so hoch wie das angenommene Budget für das gesamte Projekt.
„Sie wissen, dass das (Projekt) keinen Sinn mehr macht, oder? „Es ist besser, das in einem sehr frühen Stadium der Arbeit herauszufinden als später.“
Die Misserfolgsrate bei IT-Projekten
Die Misserfolgsquote bei IT-Projekten ist ziemlich hoch. Seit 1994 veröffentlicht die Standish Group ihre CHAOS-Berichte über den Erfolg von IT-Projekten. In ihrem Bericht für 2015 stellte sie fest, dass 36 Prozent der IT-Projekte im Jahr 2015 erfolgreich abgeschlossen wurden. Weitere 46 Prozent waren „herausgefordert“, d. h. das Projekt wurde abgeschlossen und war betriebsbereit, überschritt aber das Budget, wurde nach der Frist fertiggestellt oder bot weniger Funktionen als ursprünglich geplant. Weitere 19 Prozent der Projekte scheiterten vollständig und wurden abgebrochen.
Der Bericht „Pulse of the Profession“ 2021 des Project Management Institute stellte eine gewisse Verbesserung des Erfolgs von IT-Projekten gegenüber den Vorjahren fest. Dennoch zeigen die Zahlen, dass es noch viel Raum für weitere Verbesserungen gibt. Der Bericht stellte fest, dass 64 Prozent der IT-Projekte innerhalb des Budgets und 59 Prozent innerhalb des Zeitplans abgeschlossen wurden. Der Bericht stellte fest, dass 33 Prozent der IT-Projekte scheiterten und ihr Budget nicht einhielten.
Warum IT-Projekte scheitern
Experten sagen, dass IT-Projekte aus vielen Gründen scheitern. Zu den Gründen gehören unklare Ziele, schlechte Kommunikation zwischen den Leitern des Projektteams und den Beteiligten sowie unzureichendes Benutzerfeedback zu Beginn des Prozesses.
Im Folgenden finden Sie Einzelheiten zu bestimmten Problemen:
- Projektleiter und Teammitglieder sind untereinander und mit den Beteiligten nicht synchronisiert: Bei gescheiterten Projekten kommunizieren Projektleiter und Teammitglieder nicht oft genug mit Kunden und Beteiligten. Wenn sie kommunizieren, dann schlecht, und jede Seite hat eine andere Vorstellung von den Projektzielen und -vorgaben.
- Konfuse Verantwortlichkeit: Teamleiter und Teammitglieder können auch darüber verwirrt sein, wer für welche Aufgaben und Rollen im Projekt insgesamt verantwortlich ist.
- Unklare Anforderungen: Ein wichtiger Faktor für gescheiterte IT-Projekte ist die mangelnde Klarheit über die Produktanforderungen, die zu Beginn des Projekts im Mittelpunkt stehen.
- Zu starke Segmentierung der Arbeit und schlechte Übergaben: Zu guten Projektteams gehören Mitglieder aus verschiedenen Unternehmensabteilungen, die zusammenarbeiten können und sicherstellen, dass sie und ihre größeren Teams nicht in Silos arbeiten. Diese Silos können große Probleme verursachen, wenn ein Projekt zwischen Abteilungen verschoben wird.
„Die alte Methode ist fast so wie die des Kalten Krieges“, sagt Shandil. „Jemand geht zu einer Parkbank, legt etwas darunter und geht dann weg. Dann kommt jemand und holt es ab. Wir wissen, dass das nicht funktioniert.“
Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen müssen in funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten, rät Shandil. „Die Idee, ein engagiertes, funktionsübergreifendes Team zu haben, bedeutet, dass es keine Übergaben gibt.“ - Die Vorplanung und die Arbeit am Produkt dauern zu lange: Unternehmen lassen sich oft zu viel Zeit mit der Planung und Vorarbeit für das Produkt, das im Mittelpunkt steht. Sie sollten einige Vorplanungen und Vorarbeiten durchführen, aber so schnell wie möglich eine Version des Produkts in die Hände der Benutzer geben.
Die lange Planung und Entwicklung birgt eine weitere Gefahr: wird der Markt das Produkt, das sie planen, überholt haben. „Wenn Sie ein Jahr brauchen, um etwas auf den Markt zu bringen, ist das an sich schon zu lang“, sagt Sim. „Und die Technologie könnte das, was Sie vorhaben, überholen.“
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